Dokumendihaldus (0)

• juhtimine,
  
• personalitöö,
  
• raamatupidamine jne
  

• aastates (7 aastat)
  

• tähtajana, mis on seotud kindla sündmuse toimumisega
  

• alatisena.
  

• töötajate isiklikuks kasutamiseks valmistatud või saadud õigusakte jms;
  
• dokumentide koopiaid, samuti dokumente, mida asutuse ülesannete täitmise käigus ei menetleta.
  

• asutuse asjaajamisperiood või –perioodid, milleks võib olla kalendriaasta, majandusaasta või muu periood lähtuvalt asutusele seadusega pandud ülesannetest. Komisjonide ja muude ajutiste üksuste asjaajamisperioodiks võib olla kogu nende tegevusperiood;
  
• asutuse dokumendiringluse kord või skeemid ;
  
• dokumendi plangid ja nende kasutamise kord;
  
• registreeritavad dokumendiliigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem;
  
• dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu;
  
• dokumendi läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord;
  
• asutusesisene dokumendi kooskõlastamise kord;
  
• asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord;
  
• digitaalallkirja andmise ja kasutamise kord;
  
• dokumentide avalikustamise ja neile juurdepääsu tagamise kord;
  
• juurdepääsupiirangute kehtestamine asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud dokumentidele;
  
• vastust või lahendamist vajavate dokumentide täitmise kontrolli kord;
  
• dokumentide hoidmise ja hävitamise kord;
  
• ametniku teenistusest või töölt vabastamise või teenistussuhte või töösuhte peatumise korral asjaajamise üleandmise kord;
  
• muud toimingud tulenevalt asutuse ülesannetest.
  

Dokumendiplangid

Kõik haldusdokumendid vormistatakse trükitud plankidele, mille võltsimiskindluse suurendamiseks ja originaali koopiast eristamise kergendamiseks tuleb plankidel valmistamisel kasutada vähemalt ühte turvaelementi. Turvaelementideks võivad olla:

• vesimärk;

• reljeef- või värvitrükis vapi või muu sümboli kujutis;

• plangi number;

• vesimärgiga või toonitud paber;

• reljeefpitsatiga või muul viisil valmistatud element.

• autor;
  
• kuupäev;
  
• tekst;
  
• allkirjastaja.
  

• aadress;
  
• adressaat;
  
• kasutusmärge;
  
• kontaktandmed ;
  
• koostaja ;
  
• lisaadressaat ;
  
• lisamärge;
  
• pealkiri;
  
• seosviit;
  
• viit ;
  
• muud dokumendi elemendid.
  

• Põhitegevuse käskkirjadeks (reguleerivad asutuse sisemist töökorraldust);
  
• Personalikäskkirjadeks (isikkoosseisu kohta);
  
• Puhkusekäskkirjadeks (võib vormistada ka korralduse);
  
• Lähetusekäskkirjadeks (võib vormistada ka korralduse).
  

• Millal koosolek toimus;
  
• Kes osalesid;
  
• Milline oli päevakord;
  
• Kes mida ütles,
  
• Mida otsustati.
  

• peetakse digitaalselt,
  
• andmed seotakse omavahel nii, et neid ei saaks jälgi jätmata muuta,
  
• koosneb allregistritest (dokumendiliikide või sarjade järgi),
  
• varustatud otsingusüsteemiga,
  
• dokumendi andmeid säilitatakse registris sama kaua kui dokumenti,
  
• on avalik seaduses sätestatud ulatuses,
  
• juurdepääs veebilehe kaudu,
  
• tagab juurdepääsu dokumendile või sisaldab paberkandjal või muul kandjal dokumendi asukohaviida,
  
• sisaldab andmeid juurdepääsupiirangu ja selle tähtaja kohta.
  

• asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid;
  
• asutuses koostatud protokollid ja aktid ;
  
• saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded jm);
  
• lepingud ;
  
• suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata;
  
• asutusele tema valitsemisalas või halduses oleva asutuse, asutuse struktuuriüksuse, ametniku või töötaja poolt esitatud aruanded , selgitused, seletused jm dokumendid, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või on see vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks;
  
• muud õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid.
  

• kutsed, õnnitlused ja kaastundeavaldused;
  
• reklaamtrükised;
  
• perioodilised trükised (ajalehed, ajakirjad jm);
  
• informatiivse sisuga trükised, kui nende esitamine konkreetsele asutusele ei ole kohustuslik vastavalt seadusele või kõrgemalseisva asutuse või ametniku korraldusele;
  
• kirjad märkega ISIKLIK ;
  
• dokumendid, milles puudub märge saatja nime ja elu- või asukoha kohta, kui nad ei sisalda olulist või kontrollimist vajavat informatsiooni;
  
• kui adressaadina on märgitud teine asutus, institutsioon või isik. Sel juhul saadetakse dokument märgitud adressaadile.
  

• pealkiri e sarja nimetus vastavalt dokumentide loetelule (kajastab toimikusse koondatud dokumentide koosseisu ja sisu;
  
• indeks asjaajamises (tuleneb Rahvusarhiivi dokumentide loetelust, sisaldab funktsiooni, sarja ja autori tähist);
  
• aastaarv;
  
• vajadusel toimiku number.
  

• asutuse nimi;
  
• struktuuriüksuse nimi ja tähis;
  
• funktsiooni nimetus ja tähis;
  
• sarja nimetus ja tähis;
  
• säilitustähtaeg;
  
• toimiku või muu üksuse järjekorranumber ja pealkiri;
  
• toimikute või muude üksuste hulk;
  
• arhivaalide piirdaatumid, so esimese ja viimase arhivaali kuupäev.