4. Ohuplaani koostamine Ohuplaani struktuur ning sisu sõltub rmtk (hoone) vajadustest ja eripärast. Ohtude ennetusmeetmed · Hoonekonstruktsioonide kontroll, nõrkade kohtade väljaselgitamine · Kasutusel võimalikult vähesüttivad materjalid · Tuleohutuse tagamine · Evakuatsiooniteede tagamine · Hoonesiseste infrastruktuuride kontroll ja hooldus · Valve- ja alarmsüsteemide olemasolu · Nõuetekohane hoiustamine Ohuplaan · Ohuplaan on dokument, mis määrab õnnetustele reageerimise protseduurid ja kahjustuste likvideerimise meetodid ning koostatakse ohuplaneeringu tulemusena. Eristatakse: · Stiihilised ohud - tulenevad loodusmõjudest või inimvigadest (kahjutuli, veekahjustus, äike, infrastr.rikked, varingud, keem.ained jms) · Ründed lähtuvad inimtegevusest (sõda, rahutused, terroriaktid, vargused, vandalism) Ohuplaan Ohuplaan peab sisaldama:
Soodustatakse juurdepääsu arhivaalidele 3) Võimaldatakse arhivaalide üleandmine arhiivi Korrastamine: 1) Dokumendid võetakse registraatorist või kiirköitjast välja 2) Metallkinnitid (klambrid) eemaldatakse 3) Dokumendid paigutatakse säilitamiseks sobivasse ümbrikusse (mapp) ja kinnitatakse. Arhiivi hoidlas on keelatu: Suitsetada, kasutada lahtist tuld, kasvatada taimi, hoida kõrvalisi esemeid. Ohuplaan Koostamisel: * Analüüsitakse erinevaid riske (4 gruppi) ( tulekahju, veekahjustused ) * Planeeritakse ennetusmeetmed * Töötatakse välja õnnetuse reageerimise protsetuurid * Koostatakse ohuplaan ( kinnitatakse asutuse juhi käskkirjaga ) AKT - Vormistatakse üldplankile nagu ka käskkirjad ja avaldused VEEL VAJA TEADA: Kui ei ole AKT-i sisuga nõus, siis enne kui dokumendile allakirjutan on võimalus kirjutada oma eriarvamus ja see lisatakse aktile.
-hoidla sisustatakse spetsiaalmööbliga töödeldud puidust või metallist riiulite ja kappidega. Riiulid paigutatakse ruumis akende suhtes risti. Liikuvate riiulite kasutamine annab ruumi kokkuhoidu 40%. Riiulite optimaalne kõrgus on 215 cm. Võimaliku veekahjustusohu tõttu peaks riiulid olema põrandast 10-15 cm kõrgusel. Hoidlas on keelatud: -suitsetada -kasutada lahtist tuld -hoida kõrvalisi esemeid, toiduaineid, koristusvahendeid -kasvatada toataimi. ARHIIVI OHUPLAAN Dokumendid on väärtuslikud nii kultuurilises, ajaloolises kui ka majanduslikus mõttes. Arhiivis on dokumendi ainueksemplar, mis tähendab, et õnnetuste puhul on dokumentide asendamine võimatu. Siit vajadus kaitsta dokumente kõikvõimalike ohtude eest. Arhiivieeskiri sätestab arhiivimoodustaja kohustuse koostada ohuplaan · Arhivaalidele tekkida võiva ohu ennetamiseks · Arhivaalide hävimise ärahoidmise tagamiseks.
ametkondade koostöö koordineerimiseks ning olukorra analüüsimiseks moodustatud meeskond, mille koosseis ja töökorraldus ning ettevalmistus võimaldavad ööpäevaringse töö hädaolukorras. Nõrkus e turvaauk infosüsteemi (infovarade) suvaline nõrk koht või turvadefekt. Oht nähtus või sündmus, mis teatud tingimustel võib põhjustada hädaolukorra. 9 Ohuplaan plaan, mille arhiivid, riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused ja avalik- õiguslikud juriidilised isikud ning seaduses või selle alusel sätestatud avalikke ülesandeid täitvad juriidilised ja füüsilised isikud koostavad ja kehtestavad nende valduses olevate avalike arhivaalide kahjustumise või hävimise ärahoidmiseks. Ohustatud piirkond ala, millele jäävad riskiallika poolt ohustatud objektid. Rahvusvaheline hädaolukord välisriigi sündmus või sündmuste ahel, mis ohustab
•Arhiivieeskiri 3. Paberkandjal dokumentide ettevalmistamine arhiivi üleandmiseks (füüsiline korrastamine) Arhivaalide üleandmise toimingud Arhivaalide üleandmise eeldus on, et dokumendid on hinnatud arhiiviväärtuslikuks. Üleandmisel pakub rahvusarhiiv nii vahetuid nõuandeid ja juhendamist kui ka juhiseid - vaata näiteks juhist Arhivaalide üleandmine. http://www.ra.ee/public/Juhised/yleandmine.pdf 4. Arhiivihoidla, arhiiviruum. 5. Ohuplaan, selle koostisosad. Ohuplaan lähtub koostaja vajadustest. Ohuplaanis nähakse ette vähemalt: 1) tõenäolised ohuallikad; 2) arhivaalide kaitsmise, päästmise ja taastamise meetmed iga võimaliku ohu korral; 3) personali tegutsemine ohu korral; 4) vahendid ja ressursid ohu vältimiseks ja õnnetuse tagajärgede kõrvaldamiseks. 6. Dokumentide hävitamine, millega, miks kuidas? Asutus dokumenteerib oma dokumentide hävitamise hävitamisaktiga.
Alla 10 aastase säilitustähtajaga arhivaale võib hoida kuni hävitamiseni kas tööruumides või seal, kus nende säilimine ja kasutamise võimaldamine on tagatud. Nõuetele vastava arhiiviruumi olemasolu pole ainsaks garantiiks väärtuslike arhivaalide säilimisele pika aja jooksul. Arhivaalidele tekkida võiva mistahes ohu ennetamiseks ja nende kahjustumise või hävimise ärahoidmiseks ning kahjude kõrvaldamiseks peab asutustel olema kehtestatud arhiivi ohuplaan. Lühiajalise säilitustähtajaga (kuni 10 aastat) digitaaldokumente võib hoida elektroonilises dokumendihaldussüsteemis (EDHS) kuni eraldamiseni välja. See tähendab, et neid säilitatakse kuni hävitamiseni samas tehnoloogilises keskkonnas, kus nad loodi või kuhu nad sisestati. Lühiajaliste digitaaldokumentide loomisel soovitatakse kasutada vorminguid, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul.
põhjalikud muutused arhiivimoodutaja ülesannetes, organisatsioonis ja arhiivi koosseisus. Nimistusesitatudarhiivikirjelduskooskõlastatakseavalikuarhiivigaennearhiivikorrastamiselõpuleviim ist. Ohuplaneering- protsess, mille käigusmääratletakseenamtõenäosed ohuallikadinimestele, hoonetele, hoidlatelejaarhivaalidele, võetakse meetmeidpotentsiaalseteohtudeennetamiseksjakahjudevähendamiseks, töötatakseväljakindladtegevusedõnnetustelereageerimiseljatagajärgede likvideerimisel. Ohuplaan-dokument, kusfikseeritaksepersonaliõnnetustelereageerimiseprotseduurid: tegutsemisskeemiderinevateõnnetustekorralinimestejaarhivaalidepäästmisel, kahjustustelikvideerimisemeetodidjavajalikningvõimaliksaadaolevabi. Ohuplaanlähtubigakonkreetsearhiivieripärastjavajadustest. Arhiivi kirjeldamise põhimõtted- Avalikarhiivtagabarhivaalidelejuurdepääsu: 1. Avalikusarhiivisvõiselleveebikeskkonnas 2. Vahendadesteavetvastusenaisikuvõiasutusepäringule.
· digitaalse kooskõlastamise võimalus või kohustus · dokumentide teatavaks tegemise kord jne 6. Dokumentide hoidmine asjaajamises · dokumentide loetelu koostamise protseduur · funktsioonipõhine dokumentide loetelu · asjaajamisest väljunud dokumentide säilitamise kord · arhivaalide loetelu koostamine · säilitamistähtajad · juurdepääs ja arhivaalide kasutamise kord · arhiivi ohuplaan · arhivaalide eraldamine hävitamiseks jne 7. Asjaajamise üleandmine · asjaajamise üleandmine töösuhte lõppemisel s.h dokumendid elektroonsel kandjal, paroolid jms · töötajad, kelle lahkumisel koostatakse üleandmise akt · üleandmisakti vormistamise näidis jne 8. Regulatsioonid (võib kehtestada asjaajamiskorra koosseisus või eraldi õigusaktidega) · teabenõude menetlemine · dokumentide avalikustamine
koosneb komplekteerimisest, organiseerimisest ja juhtimisest) eesmärk: kasutajate nõudluse rahuldamine. · Kogude kujundamine peab vastama raamatukogu eesmärkidele ja ülesannetele ning kasutajate huvidele, vajadustele ja ootustele Tegevused kogude kujundamisel · Kogude arenduspoliitika väljatöötamine · Kogude komplekteerimine valik ja hankimine · Kogude arvestus ja töötlemine · Kogude hoiustamine ja säilitamine (säilituskava ja ohuplaan) · Kogude evalveerimine ja dekomplekteerimine · Kogude statistika Kogude kujundamiseks arenduskava · Kogude arenduskavaga määratakse kogude komplekteerimise põhimõtted, kogude korraldus ja säilitamine. · Selle eesmärk: selgelt väljendada raamatukogu tegevussuunad, hõlbustada koordineerimist ja koostööd nii raamatukogu sees kui piirkonnas Arenduskava struktuuri näide · Sissejuhatus kes ja miks koostas, kasutajaskond
Nt nitraatfilmide isesüttimine valedes keskkonnatingimustes. 4. Ohud inimgruppidelt- vandalism, vargus, pommiähvardus. - Sõltuvalt objektidest on tekkivad kahjustused erineva iseloomu ja ulatusega. Nt tulekahju korral kahjustuvad objektid tulest, veest, suitsust, saasteainetest, mehaanilistest jõududest. Ohud jagunevad väiksemateks elementideks, mis põhjustavad tegelikke kahjustusi konkreetsetele objektidele. 18) ohuplaan Loodusõnnetused ja kõikvõimalikud avariid on ühest küljest küll suhteliselt harvaesinevad, kuid samas põhjustavad nad väga ulatuslikke kahjustusi, mille likvideerimine nõuab suuri kulutusi. Sageli on õnnetusest tekkinud kahjud korvamatud, sest paljud objektid on kas ainueksemplarid või nende asendamine oleks väga kulukas. Hoidmaks ära ning ennetamaks võimalike katastroofide ja õnnetuste mõju objektidele on kõige olulisem õigeaegne valmisolek, st ohuplaani olemasolu
Dokumendihaldus – on halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa süstemaatilise ohjega. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente võimaldatakse neile pidev juurdepääs Dok. süsteemi moodustavad: 1. inimesed 2. elektrooniline dok. haldus. Süsteem (EDHS) 3. dok. halduse toimingud (asjaajamiskord, dok. loetelu, arhivaalide loetelu, ohuplaan) 4. tehniline vahend 5. tegevuse käigus loodud, saadud dokumendid Dokumendihalduse riiklikud normdokumendid ja juhendmaterjalid: Seadused Arhiiviseadus – seadus sätestab arhivaalide kogumise, hindamise, arhiveerimise, säilitamise ja nende juurdepääsu korraldamise ning arhivaalide tegevuse alused. Avaliku teabe seadus – sätestab: avalikule teabele juurdepääsu tingimused, korra ja viisid ning juurdepääsu võimaldamisest keeldumise alused
*(vastusdokument registreerimine väljasaatmine) *dokumentide paigutamine sarja toimikusse 107.Mis dokumentidega vormistatakse asjaajamise üleandmine? AKT 108.Nimeta vastuslaused, mida tuleb määratleda asutuse asjaajamiskorras ( nimeta vähemalt seitse) *asjaajamise korraldamine (kes vastutab) *dok. vastuvõtmine ja väljasaatmine *dok. registreerimine *dok. ringlus *dok. juurdepääsu tagamine *dok. säilitamine *dok. säilitamine ja arhiveerimine 109.Mis dokument on arhiivi ohuplaan, mis tegevusi analüüsitakse ohupaani koostamisel mis määrab õnnetustele reageerimise protseduurid ja kahjustuste likvideerimise meetodid. Analüüsitakse arhivaalide kaitset, päästmise ja taastamise meetmeid hädaolukordades, tagajärgede likvideerimist. 110.Mida tähendab arhivaalide eraldamine? on protseduur mille käigus asutus märatseb hävitamisele kuuluvad arhivaalid ning lubava hindamisotsuse olemasolul teostab nende otsuse. 111.Mis andmeid sisaldab saabumismärge?
4. Mis on kogude kujundamise eesmärk? kasutajate nõudluse rahuldamine! 5. Kelle huvidele peab vastama kogude kujundamine? - raamatukogu eesmärkidele ja ülesannetele ning kasutajate huvidele, vajadustele ja ootustele. 6. Nimeta tegevused kogude kujundamisel. o Kogude arenduspoliitika väljatöötamine o Kogude komplekteerimine valik ja hankimine o Kogude arvestus ja töötlemine o Kogude hoiustamine ja säilitamine (säilituskava ja ohuplaan) o Kogude evalveerimine ja dekomplekteerimine o Kogude statistika 7. Mis on kogude arenduskava eesmärk? - selgelt väljendada raamatukogu tegevussuunad, hõlbustada koordineerimist ja koostööd nii raamatukogu sees kui piirkonnas 8. Nimeta teavikute/ressursside peamised valikupõhimõtteid. o Vastavus o Hangitavate ressursside kvaliteet komplekteerimispõhimõtetele o Nõudlus
juriidiliste isikute dokumendiregistris? ei registreerita- allkirjastamta kirjad, anonüümne kiri, valele aadressile saadetud kiri 10. Nimeta olulisemad asutusesised asjaajamise korraldamist reguleerivad normdokumendid. Kirjelda lühidalt iga dokumendi olulisust (teie arvates) ja eesmärki. Asutusesisesed õigusaktid/ normdokumendid 1) Asjaajamise kord või dokumentide süsteem või kvaliteet juhtimise süsteem 2) Arhiivi ohuplaan 3) Teabenõuete menetlemise plaan Iga dokument omab väärtust, kuna sisaldab asutuse jaoks olulist teavet ja tõestab asutuse ülesannete ja kohustuste täitmist. Mida suurem on asutuse sõltuvus teabe olemasolust ja kättesaadavusest, seda kõrgemad on asutuse nõuded dokumentide haldamisele. Haldamist reguleeritakse erinevate normatiivaktidega. Nende hulka kuuluvad: seadused (näiteks, Arhiiviseadus, Avaliku teabe seadus, Isikuandmete kaitse seadus, Töölepinguseadus);
3) Isikuandmete kaitse seadus 4) Raamatupidamise seadus 5) Töölepingu seadus 6) Digitaalallkirja seadus 7) Andmekogude seadus 8) Tõestamisseadus 9) Haldusmenetluse seadus 10) Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus Standardid 1) EVS 8:2000 (infotehnoloogia reeglid eesti keele kuultuuri keskkonnas) 2) Hea dok ja arhiivi juhised Asutusesisesed õigusaktid/ normdokumendid 1) Asjaajamise kord või dokumentide süsteem või kvaliteet juhtimise süsteem 2) Arhiivi ohuplaan 3) Teabenõuete menetlemise plaan Digitaalne asjaajamine Amphora Amphora võimaldab digitaalset dokumendihaldust ja asjaajamist. Amphora on juhtivaid digitaalse asjaajamise tarkvarasid Eestis. Tarkvara on loodud kasutajate vajadustest lähtuvalt ning mitmete funktsionaalsuste arendus on toimunud kasutajate tellimusel. Postipoiss Postipoiss on elektrooniline dokumendihalduse süsteem, mis mõeldud elektroonilisel ja paberkandjal
· Püsiva kandevõimega põrandad · Stabiilsed keskkonnatingimused · Märgistatud evakuatsiooniteed Asutuses nõuded leebemad, kui avalikus sektoris. Peab arvestama põranda kandevõimega. Riiulid metallist või immutatud puidust. Aknaid parem kui ei ole, kui on siis katta rulooga. Järgida tuleohutusnõudeid. Veekahjustused- torusid ei tohi olla, parem variant kasutada õhkkütet. Väljapääs ja teekond tähistatud. Hoidlas ei tohi olla kõrvalisis esemeid. Koostada ohuplaan, mis on mõeldud selleks, et oleks tehtud riskianalüüs. Valmisolek riskide jaoks. Plaan peab sisaldama ohu korral tegevusi nende järjekorras ja telefoni numbreid. Tulekahju korral pulberkustutid, uputuse korral külmutatakse dokumendid. Tegevuskava, kuidas toimida ohu korral. 3. Kirjeldage arhiivinduse korraldust Eestis PILET 8 1. Põhimõisted: kollektsioon Ühelaadsete esemete süstemaatiline kogu. On moodustatud
videofilmide ja teiste näitlike õppevahenditega. 2007. aastal andis muuseumi pedagoog 37 loengut Seisuga 01.01.2008 kuulub muuseumi fotokogusse 6601, esemekogusse 3738, dokumendikogusse 7450, trükiste kogusse 2920 ja abikogusse 3708 museaali. Valdavalt paiknevad museaalid ühes 30 ruutmeetrises ruumis kappides/riiulitel, mille seisukord on halb. Muuseumikogu seisukord tervikuna on rahuldav. Hoidlas on automaatne tuletõrje- ja valvesignalisatsioon, koostatud on ohuplaan . Muuseumi tugevused · hea asukoht kesklinnas muuseumide piirkonnas · muuseum on külastajate hulgas populaarne · muuseum on avatud koostööpartner · püsiekspositsioon "Inimene. Tervis. Perekond" on nii oma temaatikalt kui ka teostuselt Eestis ainulaadne ning toetab ka koolide bioloogia- ja anatoomiaalast õppeprogrammi · muuseumitunnid-loengud on seotud kooliprogrammiga · muuseumikogul on arvestatav meditsiiniajalooline väärtus
videofilmide ja teiste näitlike õppevahenditega. 2007. aastal andis muuseumi pedagoog 37 loengut Seisuga 01.01.2008 kuulub muuseumi fotokogusse 6601, esemekogusse 3738, dokumendikogusse 7450, trükiste kogusse 2920 ja abikogusse 3708 museaali. Valdavalt paiknevad museaalid ühes 30 ruutmeetrises ruumis kappides/riiulitel, mille seisukord on halb. Muuseumikogu seisukord tervikuna on rahuldav. Hoidlas on automaatne tuletõrje- ja valvesignalisatsioon, koostatud on ohuplaan . Muuseumi tugevused · hea asukoht kesklinnas muuseumide piirkonnas · muuseum on külastajate hulgas populaarne · muuseum on avatud koostööpartner · püsiekspositsioon "Inimene. Tervis. Perekond" on nii oma temaatikalt kui ka teostuselt Eestis ainulaadne ning toetab ka koolide bioloogia- ja anatoomiaalast õppeprogrammi · muuseumitunnid-loengud on seotud kooliprogrammiga · muuseumikogul on arvestatav meditsiiniajalooline väärtus
Lisa 3 – Dokumendi vorminõuded ja näidisvormingud Lisa 4 – Digitaalse allkirjastamise juhis Lisa 5 – Personalikäskkirja, puhkusekäskkirja, välislähetuskäskkirja ja sise lähetuskorralduse koostamise ja menetlemise juhis Lisa 6 – Lepingu koostamise ja menetlemise juhis Lisa 7 – Teabenõude menetlemise kord Lisa 8 – Arhiiviruumi juurdepääsu ja ohutuse tagamise kord Lisa 9 – Ohuplaan Lisa 10 – Juhis arhiiviväärtusega arhivaalide korrastamiseks ja nimistu koostamiseks Lisa 11 – Dokumentide loetelu vorm Lisa 12 – Arhivaalide loetelu vorm Lisa 13 – Hävitamisakti vorm Asjaajamiskorra näidissisukord 71 Lisa B Dokumentide loetelu näidis Funktsioon 8 KUTSEEKSAMITE KORRALDAMINE
annaabi.ee 
