ASJAAJAMISKORRA ANALÜÜS (0)

ASJAAJAMISKORRA ANALÜÜS
Tallinna Ülikool
Juhendaja :
Tallinn 
Asutuse nimi: Tallinna Ülikool
Asukoha aadress: Narva mnt 25, 10120 Tallinn
Telefon: (+372) 6409 101
Meiliaadress: [email protected]
Veebiaadress:  http://www.tlu.ee/
Kas  asjaajamiskord  sisaldab nõudeid ja protseduure järgmistele dokumendi- ja
arhiivihalduse toimingutele:
 dokumentide loomine ja saamine- jah
 registreerimine, liigitamine ja säilitustähtaegade määramine- jah
 säilitamine asutuses- jah
 arhivaalide kaitse- jah
 juurdepääsutingimused- jah
 kasutamise jälgimine- ei
 hävitamine ja üleandmine- jah
Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid
reguleerivaid akte , milliseid?
Ei ole.
Kes vastutab järgmiste asjaajamistoimingute eest:
 asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine-
Ülikooli asjaajamise eest vastutab rektor. Ülikooli asjaajamist korraldab rektoraadi
büroo. Struktuuriüksuse asjaajamise eest vastutab struktuuriüksuse juht, kes oma
tegevuses juhindub asjaajamiskorrast. Ülikooli struktuuriüksuste asjaajamise eest
vastutavad struktuuriüksuste töötajad, kellele töölepinguga on pandud vastav
kohustus. Struktuuriüksuse juht tutvustab asjaajamiskorda igale uuele töötajale, kes
rektoraadi büroos kinnitab allkirjaga sellega tutvumist ja saab juhised ning paroolid
tööks dokumendihaldusprogrammiga. Asjaajamiskorra nõudeid peavad täitma kõik
ülikooli töötajad.
 dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine- Ülikooli saabunud
korrespondents sorteeritakse ja jaotatakse kantseleis, kus avatakse ja registreeritakse
rektoraadile (kui ei ole märget ISIKLIK) ja ülikooli nimele adresseeritud post. Kui
isikliku kirja avamisel selgub, et see on ametlik, vastutab registreerimise eest kirja
saanud töötaja. Struktuuriüksustele, asutustele või isikutele adresseeritud post
saadetakse registreerimiseks edasi struktuuriüksustesse. Ümbriku avamisel
kontrollitakse selles oleva dokumendi vastavust nõuetele. Puudulikult vormistatud
(allkirjastamata, ettenähtud lisad puuduvad jne)  dokumendid  saadetakse tagasi.
Saabunud dokument märgistatakse registreerimistempli jäljendiga, millele märgitakse
ülikooli nimi, registreerimise kuupäev ja registrinumber. Templi asukoht on esimese
lehe alumises paremas nurgas . Registreerimise eest vastutab ametiisik , kellele
dokument saabus.
 dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine- Avalikustamisele
kuuluv teave on ülikooli koduleheküljel www.tlu.ee. Teabele juurdepääsu tagab
dokumendiregister, mis on kasutatav veebilehelt.
 arhivaalide hoidmine, korrastamine ja avalikku arhiivi üleandmine- Arhivaale
väljastab hoidlast ja nende tagastamist kontrollib  arhivaar . Kui arhivaalile ei kohaldata
juurdepääsupiirangut, väljastab ülikooli arhivaar isiku või asutuse avalduses taotletud
arhivaali kohta ärakirja, väljavõtte, duplikaadi, koopia, arhivaali alusel koostatud
teatise või edastab suulist teavet. Juurdepääsupiiranguga arhivaalide kasutamine
reguleeritakse rektori käskkirjaga.
 dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise
kontrolli korraldamine- Dokumendi sisulise ja tähtajalise lahendamise eest vastutab
resolutsioonis märgitud täitja, mitme täitja puhul resolutsioonis esimesena märgitu.
Täitja valmistab ette ja vormistab vastavalt nõuetele vastusdokumendi ning edastab
selle tähtaegselt allkirjastamiseks. Dokumendi tähtaegse täitmise kontrolli teostavad
dokumendihaldurid.
Mis on asutuse asjaajamisperioodiks?
Asjaajamise perioodiks on kalendriaasta
Missuguseid pitsateid kasutatakse, millistel dokumentidel?
 Ülikooli suurt (d 4,0 cm) logoga pitsatit (lilla) kasutatakse diplomite,akadeemiliste
õiendite, tunnistuste ja erilist autentsust nõudvate dokumentide(ülikoolidevaheliste
lepingute) kinnitamisel.
 Ülikooli väikest (d 3,5 cm) logoga pitsatit (sinine) kasutataksedokumentide
kinnitamisel, mis vajavad rektori, prorektorite või nende poolt volitatudisikute
allkirja. Logoga  pitsatid  asuvad rektoraadi büroos ja nende eest vastutab
büroojuhataja.
 Teaduskonna pitsatit (d 3,0 cm sinine) kasutatakse teaduskonnas dekaani ja
prodekaaniallkirjaga väljastatavate dokumentide kinnitamisel. Asub teaduskonna
dekanaadis jaselle eest vastutab töötaja, kellele see on ametijuhendiga kohustuseks
tehtud.
 Üleülikoolilise struktuuriüksuse pitsatit (d 3,0 cm sinine) kasutatakse
struktuuriüksusejuhi allkirjaga dokumentide kinnitamisel. Asub struktuuriüksuses ja
selle eest vastutabtöötaja, kellele see on ametijuhendiga kohustuseks tehtud.
 Ülikooli instituutide ja Tallinna Ülikooli akadeemilise raamatukogu pitsatit (d
3,5sinine) kasutatakse asutuse juhi allkirjaga dokumentide kinnitamisel. Asub
asutusekantseleis ja selle eest vastutab töötaja, kellele see on ametijuhendiga
kohustusekstehtud.
 Ülikooli asutuse ("Elamu", kolledžid) pitsatit (d 3,0 cm sinine) kasutatakse asutuse
juhiallkirjaga dokumentide kinnitamisel. Asub asutuse kantseleis ja selle eest
vastutabtöötaja, kellele see on ametijuhendiga kohustuseks tehtud.
Missugust kirjastiili ja kirjasuurust kasutatakse dokumentide vormistamisel ?
Dokumendid vormistatakse üldjuhul arvutil , selleks kasutada püstkirja šriftiga Times New
Roman , Arial või ZapHumnist Dm BT suurusega 12 (soovitatavalt). Ühe ja sama dokumendi
vormistamisel ei ole soovitatav kasutada mitut eri šrifti ja tunduvalt erinevaid kirjasuurusi.
Arvutil kasutada reavahet Single , 1,5 Lines, Auto. Dokumentide eelnõude puhul reavahet
Double . Dokumendi kõik rekvisiidid trükitakse plokkstiilis, st kõik read algavad samast
vertikaalist.
Kas on olemas asutuse dokumendiringluse kord või  skeemid ? Selgita.
Missuguseid dokumendiliike antud asutus kasutab ja mis plangile neid vormistatakse ning
kellel on õigus neid välja anda?
Dokumendiliike asjaajamiskord välja ei too .Ülikoolis on kasutusel kahte liiki planke – kirja-
ja üldplank, mis erinevad neile trükitavate rekvisiitide poolest.
Kus hoitakse ja kes peab hoidma dokumendiplanke ning kuidas käib nende kasutamise
kord?
Dokumendiplangid olgu kättesaadavad ainult selleks volitatud isikutele, kellele see kohustus
on kinnitatud ametijuhendiga ja kes vastutavad hoidmise ja kasutamise eest.
Missuguseid dokumendiliike registreeritakse ja missuguseid ei registreerita?
Registreerimisele kuuluvad dokumendid:
 ülikoolis koostatud ja allkirjastatud õigusaktid (määrused, otsused, käskkirjad,
korraldused )
 ülikoolis koostatud  protokollid  ja  aktid
  lepingud
 saabunud ja väljasaadetavad kirjad ( avaldused , märgukirjad, selgitustaotlused,
taotlused, teabenõuded jmt)
 ülikooli halduses oleva asutuse, struktuuriüksuse, ametniku või töötaja pooltülikoolile
esitatud  aruanded ,  selgitused , seletused ja muud dokumendid, kui nende esitamise
nõue tuleneb õigusaktidest või on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks
Mitteregistreeritavad dokumendid:
 kutsed, õnnitlused ja kaastundeavaldused
 reklaamtrükised, prospektid
 isiklikud kirjad, rahakaardid
 koosolekukutsed, teadaanded, päevakorrad
 anonüümkirjad
 valel aadressil saabunud kirjad (need saadetakse tagasi)
Dokumente, mis on vormistamise käigus ebaõnnestunud või milliseid ei ole enam vaja ega
pea säilitama, kuid sisaldavad informatsiooni ülikooli kohta, ei tohi visata otse prügikasti,
vaid nende hävitamiseks tuleb kasutada paberipurustajat.
Kellel on õigus registreerida dokumente (dokumendihaldusteenistusel, struktruuriüksustel) ja
kuidas on määratletud dokumentide tähistuste, (indeksite) süsteem?
Käsiposti, faksi või e- postiga väljasaadetavad dokumendid registreeritakse üldises korras,
registreerimise eest vastutab sel juhul dokumendi koostaja . Dokumendid registreeritakse
dokumendiregistris , kuhu tuleb pärast salvestamist salvestada ka kõik määrused, otsused,
käskkirjad, korraldused ja nende lisad, väljasaadetavad ja sisemised kirjad, aktid, tõendid.
Dokumentide registreerimise eest vastutavad dokumendihaldurid. Dokumendid
registreeritakse vastavalt dokumendiliigile ettenähtud korras dokumendiregistris. Komisjonide
dokumendid registreeritakse dokumendiregistris asjapõhisena (st nii  kirjavahetus , protokollid
kui otsused on ühe dokumendiregistriindeksi all) vastava funktsiooni all.
Kus registreeritakse dokumente, missugust elektroonilist dokumendihaldussüsteemi
kasutatakse?
Saabunud dokumendid registreeritakse dokumendiregistris saabumise päeval. Dokumendid,
mis on kindla kuuluvusega ega vaja juhi resolutsiooni (rektoraadi otsustust), edastatakse
vastavalt sisule allüksustele täitmiseks. Dokumendi registreerimine on ühekordne.
Kasutatakse dokumendihaldussüsteemiks Webdesktopi programmi.
Kas antud asjaajamiskorras on olemas erinevate dok liikide kohta dok registrisse
kandvate andmete loetelu ja kui on, siis millistele dok liikidele?
Ei ole.
Kas on asjaajamiskorras ara määratletud järgmised õigused ja kellel on õigused
järgmisteks toiminguteks:
 ametnike ja töötajate dokumendihaldussüsteemile juurdepääsu õigused-
Dokumendiregister tagab juurdepääsu registreeritud juurdepääsupiiranguta
dokumendile või paberdokumendi asukohaviidale. Juurdepääsupiiranguga dokumendi
puhul sisaldab dokumendiregister andmeid juurdepääsupiirangu ja selle tähtaja kohta.
 ametikohajärgsed dokumentide sisestamise, loomise ja menetlemise käigus
märgete (edaspidi menetlusmärke tegemise õigused, kohustused ja vastutus (mida
see sisaldab - nt resolutsioon, saabumismärge)- Dokumendid, mis on kindla
kuuluvusega ega vaja juhi resolutsiooni (rektoraadi otsustust), edastatakse vastavalt
sisule allüksustele täitmiseks. Dokumendid, mis on kindla kuuluvusega ega vaja juhi
resolutsiooni (rektoraadi otsustust), edastatakse vastavalt sisule allüksustele täitmiseks.
Saabunud dokumendid registreeritakse dokumendiregistris saabumise päeval.
Kas kasutatakse digitaalallkirja ametikohajärgsete ülesannete täitmiseks vajalike
dokumentide allkirjastamisel?
Digitaalallkirja kasutusele võtmine ja sellest tingitud muudatused asjaajamiskorras
sätestatakse rektori käskkirjaga.
Kuidas käib ja kellel on õigus teha järgmisi toiminguid :
 dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord (kes sissetulevad dok läbi
vaatab)- Registreeritud dokument antakse rektorile, prorektoritele või
struktuuriüksuse juhile resolutsiooni saamiseks. Sekretär edastab rektoraadi
resolutsiooniga (struktuuriüksuse dokumendiregistripidaja struktuuriüksuse juhi
resolutsiooniga) dokumendi dokumendiregistris tööülesandena täitmiseks, teadmiseks
või ettepanekute tegemiseks (vastavalt vajadusele) peatäitjale, täitjale või täitjatele.
 asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord (tähtajad on millised)-
Dokumendid esitatakse kooskõlastamiseks algul astmelt madalamale ametnikule või
asutusele ning seejärel kõrgemale. Dokumentide asutusesisese kooskõlastamise
märgiks on eelnõu viseerimine. Õigusaktide (v.a personalialased ja õigusaktid, mis
käsitlevad ühe osakonna pädevuses olevaid küsimusi) ülikoolisiseseks
kooskõlastamiseks kasutatakse kooskõlastuslehte (kui kooskõlastusi on rohkem kui
kaks). Dokument tuleb ülikoolisiseselt kooskõlastada kahe tööpäeva jooksul.
Mõjuvatel põhjustel võib tähtaega pikendada, informeerides sellest dokumendi
koostajat. Suuremahulised dokumendid (üle 10 lehe) esitatakse osakondadele
kooskõlastamiseks koopiatena.
 asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord (millised dok milliste töötajateni
peavad jõudma)- Ülikoolisisesed dokumendid tehakse teatavaks elektroonilise
dokumendiregistri kaudu ja vajadusel paberil (isikkoosseisu ja üliõpilasi puudutavad
käskkirjad, korraldused), viimasel juhul dokumendid paljundatakse ja jagatakse
asjaosalistele. Teavete elektrooniliste dokumentide kohta peab jagama
struktuuriüksuse dokumendihaldur. Ülikooli nõukogu ja valitsuse määrused ja otsused
avaldatakse veebilehel, koosolekute protokollid edastatakse elektrooniliselt (vajadusel
paberil) osavõtjatele.
 puhkusel (lähetuses) oleva töötaja e-posti kirjakasti kontrollimine- Ei ole
kajastatud asjaajamiskorras.
 dokumentide allkirjastamise (kellel on õigus allkirjastada dokumente ja
mitmes eksemplaris erinevaid dok liike allkirjastatakse), ametliku
kinnitusega tõestamise kord - kellel on õigus seda teha ja missuguse
dokumendiliike kinnitatakse- Ei ole antud asjaajamiskorras välja toodud.
Missugused dokumendid kuuluvad avalikustamisele ning missugust avalikustamise viisi
käsutatakse?
Avalikustamisele kuuluv teave on ülikooli koduleheküljel www.tlu.ee. Teabele juurdepääsu
tagab dokumendiregister, mis on kasutatav veebilehelt. Avalikustatakse aktid, kirjavahetused,
protokollid, korraldused, käskkirjad, määrused (otsused) ning täiendkoolituse ja keelekeskuse
dokumendid.
Kas on reguleeritud missugune teave on piiratud juurdepääsuga teave ehk
asutusesiseseks kasutamiseks?
Ülikoolisiseseks (asutusesiseseks) kasutamiseks mõeldud dokumentidele kehtestab juurde
pääsupiirangud ülikooli rektor oma käskkirjaga struktuuriüksuste juhtide ettepanekute põhjal.
Kas asjaajamiskorras on kirjas teabenõude kohta kehtivad nõuded (registreerimine,
täitmise viis)?
Teabenõue registreeritakse saamise päeval, kandes registrisse järgmised andmed:
- ees- ja perekonnanimi ;
- asutuse või juriidilise isiku nimi;
- teabenõudja sideandmed, mille kaudu teavet väljastada;
- taotletava teabe sisu või dokumendi liik, nimetus või dokumendirekvisiidid,
- teabenõude täitmise viis.
Nõuet ei pea registreerima, kui see on esitatud suuliselt ja sellele on kohe vastatud või kui
see on anonüümne. Teabenõudele peab vastama viivitamatult kuid mitte hiljem kui viie
tööpäeva jooksul alates teabenõude registreerimisele järgnevast päevast. Kui teabenõuet ei ole
võimalik täita teabenõudja esitatud andmete puudulikkuse tõttu, siis tuleb viie tööpäeva
jooksul teabenõudjat sellest teavitada. Teabenõude täpsustamiseks või kui teabe
väljaselgitamine on aeganõudev, võib teabenõude täitmise tähtaega pikendada 15 tööpäevani,
sellest viie tööpäeva jooksul teabenõudjat teavitades.
Missugustele dokumentidele on määratud juurdepääsupiirang?
Ülikoolisiseseks (asutusesiseseks) kasutamiseks mõeldud dokumentidele kehtestab
juurdepääsupiirangud ülikooli rektor oma käskkirjaga struktuuriüksuste juhtide ettepanekute
põhjal.
Kes peab dokumentidest tulenevate ülesannete täitmist ning asjade tähtaegset lahendamist
kontrollima?
Dokumendi tähtaegse täitmise kontrolli teostavad dokumendihaldurid.
Toimikute moodustamine (kuhu koondatakse dokumendid asjaajamisperioodi vältel ja
kes moodustab toimikuid, mida märgitakse toimikute seljale)?
Asjaajamisperioodi vältel koondatakse dokumendid registraatoritesse ehk moodustatakse
toimikud vastavalt dokumentide loetelus märgitud sarjale. Toimikusse paigutatakse ühe
asjaajamisaasta dokumendid. Erandi võivad moodustada toimikud, mille jätkamise vajaduse
või otstarbekuse tingib asjade lahendamise käik või töö  laad  (nt: isiklik toimik , ajutise
töörühma ja komisjoni toimik, hoone järelevalvetoimik). Toimiku seljale märgitakse:
- pealkiri ehk sarja nimetus;
- tähis asjaajamises;
- aastaarv(ud);
- vajadusel toimiku number.
Kas dokumentide loetelu koostatakse funktsioonipõhiselt või struktuuripõhiselt?
Ülikooli dokumentide loetelu kehtestatakse tähtajatult struktuuriüksuste loetelude põhjal.
Dokumentide loetelus rühmitatakse dokumendid sarjadesse funktsioonide kaupa põhimõttel
abifunktsioonid eespool põhitegevust:
- juhtimine;
- info  haldamine ;
- personalitöö;
-  majandustegevus ;
- koostöö ja  suhtekorraldus ;
- järelevalve;
- teadus-arendustegevus;
- õppetöö korraldamine.
Dokumendisarjade pealkirjade sõnastamisel on lähtutud  haridus - ja teadusministeeriumi
dokumentide näidisloetelust ja ülikoolis eksisteerivatest dokumentidest. Ühte sarja
paigutatakse vaid sarnase praktilise väärtuse ja ühesuguse säilitustähtajaga dokumendid.
Ametniku teenistusest või töötaja töölt vabastamise või  teenistus - või töösuhte
peatumise korral asjaajamise üleandmise kord (mis dokumendiga see vormistatakse,
mida see dokument sisaldab)?
Enne töökohalt vabastamist või töösuhte peatumisel on töötaja kohustatud asjaajamise üle
andma töölt lahkumise päevaks või vahetu juhi poolt määratud tähtajaks. Töötajad annavad
lahkumise korral oma kasutuses olnud töövahendid üle vahetule töökorraldajale.
Struktuuriüksuste juhid, asjaajamise eest ja varaliselt vastutavad töötajad peavad asjaajamise
üleandmise vormistama asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisaktiga, mis peab sisaldama:
- täitmisel olevate lepingute loetelu;
- pooleli olevate õigusaktide eelnõude loetelu;
- lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu;
- üleantavate üksikdokumentide, toimikute ja arhivaalide loetelu;
- isiklikul vastutusel oleva vara loetelu.
Aktile kirjutavad alla asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja vastava töövaldkonna vastutusala
direktori, prorektori või rektori poolt määratud üleandmise juures viibivad töötajad. Akti
kinnitab üleandja vahetu töökorraldaja. Akt registreeritakse dokumendiregistris ja säilitatakse
struktuuriüksuses, kus toimus üleandmine. Kui akt vormistatakse digitaalselt, siis tagatakse
juurdepääs aktile kõigile allakirjutajatele. Säilitamiseks trükitakse akt paberkandjale.
Kus hoitakse alatise säilitustähtajaga arhivaale?
Alatise ja üle 10-aastase (pikaajalise) säilitustähtajaga  arhivaalid  antakse üle ülikooli arhiivi
kolme aasta jooksul pärast nende loomist või saamist ja nendega seotud asjaajamise
lõppemist. Juurdepääsu nendele arhivaalidele reguleerib käesolev asjaajamiskord. Alatisele
säilitamisele kuuluvate arhivaalide üleandmine Riigiarhiivi toimub vastavalt arhiivieeskirjale
ja seda teeb ülikooli arhivaar.
Kes koostab ja millal koostatakse arhivaalide loetelu?
Toimikute, millega seotud  asjaajamine  on lõppenud, põhjal koostatakse arhivaalide loetelu,
mis on asutuse toimikute leidmise ja nende allesoleku kontrollimise vahend. Loetelu
eesmärgiks on arhivaalide jälgimine ning neile juurdepääsu võimaldamine. Arhivaalide
loetelu peetakse elektrooniliselt tabelina dokumendiregistris. Loetelu täiendatakse igal aastal
struktuuriüksuse dokumendihalduri poolt oma arhivaalide kohta 3 (kolme) kuu jooksul pärast
asjaajamisperioodi lõppu. Arhivaalide loetelu koostamise aluseks on ülikooli dokumentide
loetelu. Arhivaalide loetelu täitmise eest vastutab struktuuriüksuse juht.
Mis dokumendiga antud asjaajamiskord kinnitatakse?
Ei ole välja toodud.
Kas antud asjaajamiskorral on lisatud juurde lisasid erinevate dokumendiliikide
vormistamise kohta ja kui on siis nimetage need lisad.
Ei ole.