Asjaajamiskorra analüüs (6)

TALLINNA MAJANDUSKOOL
ASJAAJAMISKORRA ANALÜÜS
Tallinna Ülikool
Juhendaja :
Tallinn 2008
Asutuse nimi: Tallinna Ülikool
Asukoha aadress: Narva mnt 25, 10120 Tallinn
Telefon: (+372) 6409 101
Meiliaadress: [email protected]
Veebiaadress: http://www.tlu.ee/
Kas asjaajamiskord sisaldab nõudeid ja protseduure järgmistele dokumendi- ja arhiivihalduse toimingutele:

• dokumentide loomine ja saamine- jah
  
• registreerimine, liigitamine ja säilitustähtaegade määramine- jah
  
• säilitamine asutuses- jah
  
• arhivaalide kaitse- jah
  
• juurdepääsutingimused- jah
  
• kasutamise jälgimine- ei
  
• hävitamine ja üleandmine- jah
  

Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid reguleerivaid akte, milliseid?
Ei ole.
Kes vastutab järgmiste asjaajamistoimingute eest:

• asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine- Ülikooli asjaajamise eest vastutab rektor. Ülikooli asjaajamist korraldab rektoraadi büroo. Struktuuriüksuse asjaajamise eest vastutab struktuuriüksuse juht, kes oma tegevuses juhindub asjaajamiskorrast. Ülikooli struktuuriüksuste asjaajamise eest vastutavad struktuuriüksuste töötajad, kellele töölepinguga on pandud vastav kohustus. Struktuuriüksuse juht tutvustab asjaajamiskorda igale uuele töötajale, kes rektoraadi büroos kinnitab allkirjaga sellega tutvumist ja saab juhised ning paroolid tööks dokumendihaldusprogrammiga. Asjaajamiskorra nõudeid peavad täitma kõik ülikooli töötajad.
  
• dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine- Ülikooli saabunud korrespondents sorteeritakse ja jaotatakse kantseleis, kus avatakse ja registreeritakse rektoraadile (kui ei ole märget ISIKLIK) ja ülikooli nimele adresseeritud post. Kui isikliku kirja avamisel selgub , et see on ametlik, vastutab registreerimise eest kirja saanud töötaja. Struktuuriüksustele, asutustele või isikutele adresseeritud post saadetakse registreerimiseks edasi struktuuriüksustesse. Ümbriku avamisel kontrollitakse selles oleva dokumendi vastavust nõuetele. Puudulikult vormistatud (allkirjastamata, ettenähtud lisad puuduvad jne) dokumendid saadetakse tagasi. Saabunud dokument märgistatakse registreerimistempli jäljendiga, millele märgitakse ülikooli nimi, registreerimise kuupäev ja registrinumber. Templi asukoht on esimese lehe alumises paremas nurgas. Registreerimise eest vastutab ametiisik, kellele dokument saabus.
  
• dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine- Avalikustamisele kuuluv teave on ülikooli koduleheküljel www.tlu.ee. Teabele juurdepääsu tagab dokumendiregister, mis on kasutatav veebilehelt.
  

• arhivaalide hoidmine, korrastamine ja avalikku arhiivi üleandmine- Arhivaale väljastab hoidlast ja nende tagastamist kontrollib arhivaar . Kui arhivaalile ei kohaldata juurdepääsupiirangut, väljastab ülikooli arhivaar isiku või asutuse avalduses taotletud arhivaali kohta ärakirja, väljavõtte, duplikaadi, koopia, arhivaali alusel koostatud teatise või edastab suulist teavet. Juurdepääsupiiranguga arhivaalide kasutamine reguleeritakse rektori käskkirjaga.
  
• dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli korraldamine- Dokumendi sisulise ja tähtajalise lahendamise eest vastutab resolutsioonis märgitud täitja, mitme täitja puhul resolutsioonis esimesena märgitu. Täitja valmistab ette ja vormistab vastavalt nõuetele vastusdokumendi ning edastab selle tähtaegselt allkirjastamiseks. Dokumendi tähtaegse täitmise kontrolli teostavad dokumendihaldurid.
  

Mis on asutuse asjaajamisperioodiks?
Asjaajamise perioodiks on kalendriaasta
Missuguseid pitsateid kasutatakse, millistel dokumentidel?

• Ülikooli suurt (d 4,0 cm) logoga pitsatit (lilla) kasutatakse diplomite,akadeemiliste õiendite, tunnistuste ja erilist autentsust nõudvate dokumentide(ülikoolidevaheliste lepingute) kinnitamisel.
  
• Ülikooli väikest (d 3,5 cm) logoga pitsatit (sinine) kasutataksedokumentide kinnitamisel, mis vajavad rektori, prorektorite või nende poolt volitatudisikute allkirja. Logoga pitsatid asuvad rektoraadi büroos ja nende eest vastutab büroojuhataja.
  
• Teaduskonna pitsatit (d 3,0 cm sinine) kasutatakse teaduskonnas dekaani ja prodekaaniallkirjaga väljastatavate dokumentide kinnitamisel. Asub teaduskonna dekanaadis jaselle eest vastutab töötaja, kellele see on ametijuhendiga kohustuseks tehtud.
  
• Üleülikoolilise struktuuriüksuse pitsatit (d 3,0 cm sinine) kasutatakse struktuuriüksusejuhi allkirjaga dokumentide kinnitamisel. Asub struktuuriüksuses ja selle eest vastutabtöötaja, kellele see on ametijuhendiga kohustuseks tehtud.
  
• Ülikooli instituutide ja Tallinna Ülikooli akadeemilise raamatukogu pitsatit (d 3,5sinine) kasutatakse asutuse juhi allkirjaga dokumentide kinnitamisel. Asub asutusekantseleis ja selle eest vastutab töötaja, kellele see on ametijuhendiga kohustusekstehtud.
  
• Ülikooli asutuse ("Elamu", kolledžid) pitsatit (d 3,0 cm sinine) kasutatakse asutuse juhiallkirjaga dokumentide kinnitamisel. Asub asutuse kantseleis ja selle eest vastutabtöötaja, kellele see on ametijuhendiga kohustuseks tehtud.
  

Missugust kirjastiili ja kirjasuurust kasutatakse dokumentide vormistamisel ?
Dokumendid vormistatakse üldjuhul arvutil , selleks kasutada püstkirja šriftiga Times New
Roman , Arial või ZapHumnist Dm BT suurusega 12 (soovitatavalt). Ühe ja sama dokumendi vormistamisel ei ole soovitatav kasutada mitut eri šrifti ja tunduvalt erinevaid kirjasuurusi.
Arvutil kasutada reavahet Single, 1,5 Lines, Auto. Dokumentide eelnõude puhul reavahet
Double . Dokumendi kõik rekvisiidid trükitakse plokkstiilis, st kõik read algavad samast
vertikaalist.
Kas on olemas asutuse dokumendiringluse kord või skeemid ? Selgita.
Missuguseid dokumendiliike antud asutus kasutab ja mis plangile neid vormistatakse ning kellel on õigus neid välja anda?
Dokumendiliike asjaajamiskord välja ei too .Ülikoolis on kasutusel kahte liiki planke – kirja- ja üldplank, mis erinevad neile trükitavate rekvisiitide poolest.
Kus hoitakse ja kes peab hoidma dokumendiplanke ning kuidas käib nende kasutamise kord?
Dokumendiplangid olgu kättesaadavad ainult selleks volitatud isikutele, kellele see kohustus on kinnitatud ametijuhendiga ja kes vastutavad hoidmise ja kasutamise eest.
Missuguseid dokumendiliike registreeritakse ja missuguseid ei registreerita?
Registreerimisele kuuluvad dokumendid:

• ülikoolis koostatud ja allkirjastatud õigusaktid (määrused, otsused, käskkirjad, korraldused )
  
• ülikoolis koostatud protokollid ja aktid
  
• lepingud
  
• saabunud ja väljasaadetavad kirjad ( avaldused , märgukirjad, selgitustaotlused, taotlused, teabenõuded jmt)
  
• ülikooli halduses oleva asutuse, struktuuriüksuse, ametniku või töötaja pooltülikoolile esitatud aruanded, selgitused , seletused ja muud dokumendid, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks
  

Mitteregistreeritavad dokumendid:

• kutsed, õnnitlused ja kaastundeavaldused
  
• reklaamtrükised, prospektid
  
• isiklikud kirjad, rahakaardid
  
• koosolekukutsed, teadaanded, päevakorrad
  
• anonüümkirjad
  
• valel aadressil saabunud kirjad (need saadetakse tagasi)
  

Dokumente, mis on vormistamise käigus ebaõnnestunud või milliseid ei ole enam vaja ega
pea säilitama, kuid sisaldavad informatsiooni ülikooli kohta, ei tohi visata otse prügikasti,
vaid nende hävitamiseks tuleb kasutada paberipurustajat.
Kellel on õigus registreerida dokumente (dokumendihaldusteenistusel, struktruuriüksustel) ja kuidas on määratletud dokumentide tähistuste, (indeksite) süsteem?
Käsiposti, faksi või e-postiga väljasaadetavad dokumendid registreeritakse üldises korras,
registreerimise eest vastutab sel juhul dokumendi koostaja . Dokumendid registreeritakse dokumendiregistris , kuhu tuleb pärast salvestamist salvestada ka kõik määrused, otsused, käskkirjad, korraldused ja nende lisad, väljasaadetavad ja sisemised kirjad, aktid, tõendid. Dokumentide registreerimise eest vastutavad dokumendihaldurid. Dokumendid registreeritakse vastavalt dokumendiliigile ettenähtud korras dokumendiregistris. Komisjonide dokumendid registreeritakse dokumendiregistris asjapõhisena (st nii kirjavahetus , protokollid kui otsused on ühe dokumendiregistriindeksi all) vastava funktsiooni all.
Kus registreeritakse dokumente, missugust elektroonilist dokumendihaldussüsteemi kasutatakse?
Saabunud dokumendid registreeritakse dokumendiregistris saabumise päeval. Dokumendid, mis on kindla kuuluvusega ega vaja juhi resolutsiooni (rektoraadi otsustust), edastatakse vastavalt sisule allüksustele täitmiseks. Dokumendi registreerimine on ühekordne. Kasutatakse dokumendihaldussüsteemiks Webdesktopi programmi.
Kas antud asjaajamiskorras on olemas erinevate dok liikide kohta dok registrisse kandvate andmete loetelu ja kui on, siis millistele dok liikidele?
Ei ole.
Kas on asjaajamiskorras ara määratletud järgmised õigused ja kellel on õigused järgmisteks toiminguteks:

• ametnike ja töötajate dokumendihaldussüsteemile juurdepääsu õigused- Dokumendiregister tagab juurdepääsu registreeritud juurdepääsupiiranguta dokumendile või paberdokumendi asukohaviidale. Juurdepääsupiiranguga dokumendi puhul sisaldab dokumendiregister andmeid juurdepää­supiirangu ja selle tähtaja kohta.
  
• ametikohajärgsed dokumentide sisestamise, loomise ja menetlemise käigus märgete (edaspidi menetlusmärke tegemise õigused, kohustused ja vastutus (mida see sisaldab - nt resolutsioon , saabumismärge)- Dokumendid, mis on kindla kuuluvusega ega vaja juhi resolutsiooni (rektoraadi otsustust), edastatakse vastavalt sisule allüksustele täitmiseks. Dokumendid, mis on kindla kuuluvusega ega vaja juhi resolutsiooni (rektoraadi otsustust), edastatakse vastavalt sisule allüksustele täitmiseks. Saabunud dokumendid registreeritakse dokumendiregistris saabumise päeval.
  

Kas kasutatakse digitaalallkirja ametikohajärgsete ülesannete täitmiseks vajalike dokumentide allkirjastamisel?
Digitaalallkirja kasutusele võtmine ja sellest tingitud muudatused asjaajamiskorras
sätestatakse rektori käskkirjaga.
Kuidas käib ja kellel on õigus teha järgmisi toiminguid :

• dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord (kes sissetulevad dok läbi vaatab)- Registreeritud dokument antakse rektorile, prorektoritele või struktuuriüksuse juhile resolutsiooni saamiseks. Sekretär edastab rektoraadi resolutsiooniga (struktuuriüksuse dokumendiregistripidaja struktuuriüksuse juhi resolutsiooniga) dokumendi dokumendiregistris tööülesandena täitmiseks, teadmiseks või ettepanekute tegemiseks (vastavalt vajadusele) peatäitjale, täitjale või täitjatele.
  

• asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord (tähtajad on millised)- Dokumendid esitatakse kooskõlastamiseks algul astmelt madalamale ametnikule või asutusele ning seejärel kõrgemale. Dokumentide asutusesisese kooskõlastamise märgiks on eelnõu viseerimine. Õigusaktide (v.a personalialased ja õigusaktid, mis käsitlevad ühe osakonna pädevuses olevaid küsimusi) ülikoolisiseseks kooskõlastamiseks kasutatakse kooskõlastuslehte (kui kooskõlastusi on rohkem kui kaks). Dokument tuleb ülikoolisiseselt kooskõlastada kahe tööpäeva jooksul. Mõjuvatel põhjustel võib tähtaega pikendada, informeerides sellest dokumendi koostajat. Suuremahulised dokumendid (üle 10 lehe) esitatakse osakondadele kooskõlastamiseks koopiatena.
  
• asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord (millised dok milliste töötajateni peavad jõudma)- Ülikoolisisesed dokumendid tehakse teatavaks elektroonilise dokumendiregistri kaudu ja vajadusel paberil (isikkoosseisu ja üliõpilasi puudutavad käskkirjad, korraldused), viimasel juhul dokumendid paljundatakse ja jagatakse asjaosalistele. Teavete elektrooniliste dokumentide kohta peab jagama struktuuriüksuse dokumendihaldur. Ülikooli nõukogu ja valitsuse määrused ja otsused avaldatakse veebilehel, koosolekute protokollid edastatakse elektrooniliselt (vajadusel paberil) osavõtjatele.
  
• puhkusel (lähetuses) oleva töötaja e-posti kirjakasti kontrollimine- Ei ole kajastatud asjaajamiskorras.
  
• dokumentide allkirjastamise (kellel on õigus allkirjastada dokumente ja mitmes eksemplaris erinevaid dok liike allkirjastatakse), ametliku kinnitusega tõestamise kord - kellel on õigus seda teha ja missuguse dokumendiliike kinnitatakse- Ei ole antud asjaajamiskorras välja toodud.
  

Missugused dokumendid kuuluvad avalikustamisele ning missugust avalikustamise viisi käsutatakse?
Avalikustamisele kuuluv teave on ülikooli koduleheküljel www.tlu.ee. Teabele juurdepääsu tagab dokumendiregister, mis on kasutatav veebilehelt. Avalikustatakse aktid, kirjavahetused, protokollid, korraldused, käskkirjad, määrused (otsused) ning täiendkoolituse ja keelekeskuse dokumendid.
Kas on reguleeritud missugune teave on piiratud juurdepääsuga teave ehk asutusesiseseks kasutamiseks?
Ülikoolisiseseks (asutusesiseseks) kasutamiseks mõeldud dokumentidele kehtestab juurde­ pääsupiirangud ülikooli rektor oma käskkirjaga struktuuriüksuste juhtide ettepanekute põhjal.
Kas asjaajamiskorras on kirjas teabenõude kohta kehtivad nõuded (registreerimine, täitmise viis)?
Teabenõue registreeritakse saamise päeval, kandes registrisse järgmised andmed:
- ees- ja perekonnanimi ;
- asutuse või juriidilise isiku nimi;
- teabenõudja sideandmed, mille kaudu teavet väljastada;
- taotletava teabe sisu või dokumendi liik, nimetus või dokumendirekvisiidid,
- teabenõude täitmise viis.
Nõuet ei pea registreerima, kui see on esitatud suuliselt ja sellele on kohe vastatud või kui
see on anonüümne. Teabenõudele peab vastama viivitamatult kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul alates teabenõude registreerimisele järgnevast päevast. Kui teabenõuet ei ole võimalik täita teabenõudja esitatud andmete puudulikkuse tõttu, siis tuleb viie tööpäeva jooksul teabenõudjat sellest teavitada. Teabenõude täpsustamiseks või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib teabenõude täitmise tähtaega pikendada 15 tööpäevani, sellest viie tööpäeva jooksul teabenõudjat teavitades.
Missugustele dokumentidele on määratud juurdepääsupiirang?
Ülikoolisiseseks (asutusesiseseks) kasutamiseks mõeldud dokumentidele kehtestab juurdepääsupiirangud ülikooli rektor oma käskkirjaga struktuuriüksuste juhtide ettepanekute põhjal.
Kes peab dokumentidest tulenevate ülesannete täitmist ning asjade tähtaegset lahendamist kontrollima?
Dokumendi tähtaegse täitmise kontrolli teostavad dokumendihaldurid.
Toimikute moodustamine (kuhu koondatakse dokumendid asjaajamisperioodi vältel ja kes moodustab toimikuid, mida märgitakse toimikute seljale)?
Asjaajamisperioodi vältel koondatakse dokumendid registraatoritesse ehk moodustatakse toimikud vastavalt dokumentide loetelus märgitud sarjale. Toimikusse paigutatakse ühe asjaajamisaasta dokumendid. Erandi võivad moodustada toimikud, mille jätkamise vajaduse või otstarbekuse tingib asjade lahendamise käik või töö laad (nt: isiklik toimik , ajutise töörühma ja komisjoni toimik, hoone järelevalvetoimik). Toimiku seljale märgitakse:
- pealkiri ehk sarja nimetus;
- tähis asjaajamises;
- aastaarv(ud);
- vajadusel toimiku number.
Kas dokumentide loetelu koostatakse funktsioonipõhiselt või struktuuripõhiselt?
Ülikooli dokumentide loetelu kehtestatakse tähtajatult struktuuriüksuste loetelude põhjal.
Dokumentide loetelus rühmitatakse dokumendid sarjadesse funktsioonide kaupa põhimõttel abifunktsioonid eespool põhitegevust:
- juhtimine;
- info haldamine ;
- personalitöö;
- majandustegevus ;
- koostöö ja suhtekorraldus ;
- järelevalve;
- teadus-arendustegevus;
- õppetöö korraldamine.
Dokumendisarjade pealkirjade sõnastamisel on lähtutud haridus - ja teadusministeeriumi dokumentide näidisloetelust ja ülikoolis eksisteerivatest dokumentidest. Ühte sarja paigutatakse vaid sarnase praktilise väärtuse ja ühesuguse säilitustähtajaga dokumendid.
Ametniku teenistusest või töötaja töölt vabastamise või teenistus - või töösuhte peatumise korral asjaajamise üleandmise kord (mis dokumendiga see vormistatakse, mida see dokument sisaldab)?
Enne töökohalt vabastamist või töösuhte peatumisel on töötaja kohustatud asjaajamise üle
andma töölt lahkumise päevaks või vahetu juhi poolt määratud tähtajaks. Töötajad annavad lahkumise korral oma kasutuses olnud töövahendid üle vahetule töökorraldajale. Struktuuriüksuste juhid, asjaajamise eest ja varaliselt vastutavad töötajad peavad asjaajamise üleandmise vormistama asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisaktiga, mis peab sisaldama:
- täitmisel olevate lepingute loetelu;
- pooleli olevate õigusaktide eelnõude loetelu;
- lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu;
- üleantavate üksikdokumentide, toimikute ja arhivaalide loetelu;
- isiklikul vastutusel oleva vara loetelu.
Aktile kirjutavad alla asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja vastava töövaldkonna vastutusala direktori, prorektori või rektori poolt määratud üleandmise juures viibivad töötajad. Akti kinnitab üleandja vahetu töökorraldaja. Akt registreeritakse dokumendiregistris ja säilitatakse struktuuriüksuses, kus toimus üleandmine. Kui akt vormistatakse digitaalselt, siis tagatakse juurdepääs aktile kõigile allakirjutajatele. Säilitamiseks trükitakse akt paberkandjale.
Kus hoitakse alatise säilitustähtajaga arhivaale?
Alatise ja üle 10-aastase (pikaajalise) säilitustähtajaga arhivaalid antakse üle ülikooli arhiivi kolme aasta jooksul pärast nende loomist või saamist ja nendega seotud asjaajamise lõppemist. Juurdepääsu nendele arhivaalidele reguleerib käesolev asjaajamiskord. Alatisele säilitamisele kuuluvate arhivaalide üleandmine Riigiarhiivi toimub vastavalt arhiivieeskirjale ja seda teeb ülikooli arhivaar.
Kes koostab ja millal koostatakse arhivaalide loetelu?
Toimikute, millega seotud asjaajamine on lõppenud, põhjal koostatakse arhivaalide loetelu, mis on asutuse toimikute leidmise ja nende allesoleku kontrollimise vahend. Loetelu eesmärgiks on arhivaalide jälgimine ning neile juurdepääsu võimaldamine. Arhivaalide loetelu peetakse elektrooniliselt tabelina dokumendiregistris. Loetelu täiendatakse igal aastal struktuuriüksuse dokumendihalduri poolt oma arhivaalide kohta 3 (kolme) kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu. Arhivaalide loetelu koostamise aluseks on ülikooli dokumentide loetelu. Arhivaalide loetelu täitmise eest vastutab struktuuriüksuse juht.
Mis dokumendiga antud asjaajamiskord kinnitatakse?
Ei ole välja toodud.
Kas antud asjaajamiskorral on lisatud juurde lisasid erinevate dokumendiliikide vormistamise kohta ja kui on siis nimetage need lisad.
Ei ole.