Ostujuhtimise eksami konspekt (0)

Loeng 1
Tarneahela komponendid: toormaterjal, komponendid, tootja, hulgimüüja, jaemüüja,tarbija
Tarneahela juhtimise alla kuulub kõikide osade juhtimine a la kliendisuhted , teenindus, nõudlus , tellimuste täitmine, tarnijasuhted, tootearendus , tagastus.
Tarneahela juhtimine- äriprotsesside integreerimine alates klientidest kuni algtarnijateni, kes pakuvad tooteid ja teenuseid.
Tellimine (ordering,buying)- ostutellimuse koostamine ja tarnijale edastamine temaga varem kokkulepitud tingimuste raames. Tellimus esitatakse olemasoleva info põhjal tarnija toodete või teenuste kohta. Ostuprotsessi olulised etapid nagu päring ja läbirääkimised ei ole veel aset leidnud.
Täiendtellimus (home call)- sama mis eelmine ainult et tarnijaga on nüüd kokku lepitud ostumahud ja muu oluline (tingimused, makseaeg ).Tarnijat teavitatakse tellimuse suurusest ja soovitud tarneajast.
Ostmine ( operatiivne ostmine, buying)- hanke läbiviimisega seotud tegevused nagu tellimine, transpordi korraldamine ja tasumine ostu eest.
Ostmine ( ostutegevus , purchasing)- ettevõtte väliste ressursside haldamine /juhtimine. Sisaldab kõiki tegevusi, mis vajalikud selleks et saada hankijalt vajalik toode ettevõttes õigesse kohta. Erineb hankimisest, sest hankimine sisaldab endas ka tarnijate ja tarnijate turgude haldamist.
Hankimine/hanketegevus (procurement)- kõik tegevused, mille alusel võib ettevõte saada toote või teenuse ning arve selle eest tarnijalt . Laiem mõiste kui ostutegevus. Tarneahela juhtimise valdkonnas tehtav töö, mis tagab vajalike materjalide ja tooraine olemasolu, et saaks tagada põhitegevuse. Organisatsiooni väliste ressursside haldamine.
Ostujuhtimine (purchasing management )-tegeleb ostuprotsessi kõigi etappide haldamisega. Lisaks tegelevad ostujuhid ka tarnijate haldamisega ja ostupersonli haldamisega.
Hankejuhtimine(procurement management)- hõlmab kogu hankeprotsessi juhtimist. Ei hõlma hangete ja ostudega tegelevate töötajate ehk ostupersonali juhtimist.
Strateegiline ostujuhtimine ( strategical purchasing management)- sama mis eelmine ainult ei sisalda operatiivset ostutegevuse juhtimist
Peamine ettevõtte ostutegevuse eesmärk on efektiivsuse ja kõrge teenindustaseme saavutamine klienditeeninduse protsessis. Ostma peaks nii vähe kui võimalik et tagada maksimaalne teenindustase.
Kliendid võivad olla nii välised kui ka ettevõtte sisesed erinevate osakondade näol.
Hanketegevuse ülesandeks on kindlustada ettevõttes vajaminevate materjalide pidev saadavus nii hetkel kui ka pikemas perspektiivis. Mõjutada materjalide ja teenuste ostukulude vähendamist. Luua tarneahela liikmetele hea ettekujulus oma ettevõttest. (head suhted klientide ja tarnijatega)
Ostufunktsioonide juhtimine tähendab eesmärkide seadmist nende täitmise jälgimist ja ressursside juhtimist
Kategooriajuhtimine on olukorra analüüsimine, swot ja portfoolio analüüs, strateegia loomine
Lepingu elutsükli haldamine- päringute koostamine, hindamiskriteeriumite määratlemine, tarnija valik, lepingu haldamine. täpsustuste koostamine
Operatiivne ostutegevus- tellimuse koostamine, tallimuse ja tarne haldamine, vastuvõtt laos, arvelduste haldamine, kaebuste haldamine
Tarnijate haldamine- siseklientide rahulolu haldamine, tarnijate soorituse hindamine, tarnijate strateegia loomine
Juhtimise tasemed :
Strateegiline tase: ostutegevuse planeerimine ja arendamine ja juhtimine ostja-tarnija suhte arendamine, nõudluse pikaajaline prognoos, tarnijate valik,
Eesmärgiks pikaajalised hankelepingud ja strateegiliste toodete hinnatase
Taktikaline tase: tarnijate turu kaardistamine, päringute koostamine, pakkumiste analüüs, parima valik, läbirääkimised, ostulepingute ja eelarvete koostamine, kategooriajuhtimine
Operatiivne tase- varude jälgimine ja ostuvajaduse tuvastamine , taastellimuste koostamine ja edastamine, tarnete kooskõlastamine ja jälgimine, tarne probleemide haldamine, ostuarvete õigsuse kontroll.
Loeng 2
Hankeid tehakse tootmisettevõtetele tootmise tarvis materjalide ostmiseks ja kaubandusettevõtetele edasimüügiks kaupade saamiseks. Lisaks ka ettevõtete tegevuste võimaldamiseks toodete ja teenuste näol. Hooned, masinad , seadmed .
Otsesed hanked - on seotud ettevõtte tegevuseks vajalike materjalide, kompontentide, teenuste hankmimisega. Iseloomustav joon on hangete pidev jätkumine ja kordumine.
Kaudsed hanked- nende puhul soetatakse ettevõttele kaupu, materjale ja teenuseid, mis ei ole vajalikud firma põhitegevuseks. Ntks ehitised, jäätmekäitlus, puhastusteenus, töörõivad, tervishoid , reisiteenus, IT-tugi, arvutiriistvara , telefonid .
Investeeringuhanked on kinnisvara, masinate, seadmete hanked. Need teostatakse ühekordselt või pika aja tagant ja on suure väärtusega.
Reaktiivne hankimine- reageeritakse muutustele ostuturul tagantjärele. Pearõhk tarnevõime tagamisel ja müügi ja tootmise kindlustamine vajalike materjalidega.
Hankimine on kulude tekitaja. Ostutegevuse käigus tagastatakse vigased tarned. Ostjad ei osale täpsustuste koostamise. Ostjad raporteerivad tootmisele või müügile. Ostutegevus on ettevõttes toetav tegevus
Rõhuasteus on igapäevsel rutiinsel tegevusel. Toote või teenuse hind on oluline. Probleemide eest vastutab tarnija. Suur tarnijate arv tagab tarnevõime. Suured varud tagavad piisava tarnevõime. Infot ei jagata tarnijatega ja nendega ei tehta koostööd.
Proaktiivne hankimine- üritatakse mõjutada muutusi ostuturul ja juhtide neid soovitud suunas
See võib toota lisaväärtust ja sellest saadakse kasu. Tarnevead eemaldatakse ettevaatavalt. Ostjad osalevad tootearenduses ja täpsustuste koostamisel ning raporteerivad juhtkonnale. See on ettevõtte üks peamistest protsessidest
Rõhuasetus on pikaajalisel arendustegevusel. Olulised on ostu kogukulud ja saadud lisaväärtus. Suur tarnijate arv tähendab kaotatud võimalusi. Suured varud tähendavad eelkõige raiskamist. Ühise õnnestumise nimel jagatkse infot kõigi osadega. Oluliste tarnijatega pidev koostöö.
Ostutegevus on omandanud strateegilise tähenduse, sest on tekkinud surve konkurentsi poolt. Juhtkonna suhtumine mõjutab. Saab kasutada infosüsteeme mis seda võimaldab.
Passiivne hanketegevus tekitab kulusid , püüab minimeerida kulusid, ootab et tarnijad võtaksid ise ühendust, usaldab tarnijatelt saadud infot. Aktsepteerib või lükkab tagasi tarnija poolt tehtud ettepanekud
Aktiivne hanketegevus otsib lisaväärtust, püüab arendada äritegevust, otsib uusi tarnijaid, turustab ettevõtet ja selle vajadusi tarnijale, arendab tarnija poolt tehtud ettepanekuid.
Muutusi ostu- või hanketegevuses tekitavad uue juhi tulemine, majandusolukord jne.
Strateegiline hankimine on pidev protsess mille ülesandeks on parimate tarnijate leidmine ja loodud tarnijasuhete kasutamine väärtuse loomiseks ettevõttes.
Arenemine ja tulemuste hindamine, parimate tarnijate tuvastamine, info hõivamine, pakkumiste võrdlemine, tarnija valimine, pidev tarnijate käitmise jälgmine.
Ainuallika hankimine ( single sourcing)- kasutatakse ainult üht allikat ostmiseks kuigi on ka teisi pakkujaid . Kasulik siis kui on väikesed ostumahud sest siis on väiksemad adminkulud. Teised tarnjiad oleks logistiliselt halvas kohas. Tahetakse tarnijaga partnerlust
Ainuüks-allika hankimine(sole sourcing)- sama mis eelmine ainult, et turul ongi ainult üks pakkuja
Mitme-allika hankimine(multiple sourcing)- kasutatakse mitut tarnijat samalajal . Kasulik , et saad tugevat läbirääkimispositsiooni, vähenevad tarnetega seotud riskid , kui suured mahud saab kasutada mitut tarnijat.
Paralleelhankimine(dual sourcing)- mitme-allika hankimine, kus üks on primaarne ja teine sekundaarne . Ostjale jääb suur läbirääkimisvõim.
Hübriidhankimine( hybrid sourcing)- kombineeritud nii ainuallika kui ka mitme-allika põhimõtted.
Strateegia valida vastavalt turuolukorrale või toote elutsükli faasile .
Ostupoliitika- ühtne arusaam ostuosakonna tegevustest, ülesannetest ja eesmärkidest.
Globaalne hankimine. Sellega tulevad odavamad materjalid ja komponendid, odavam tööjõud ja väiksem tööjõukulu. Konkurentsivõime kasv.
Loeng 3
Nõudlus- tarbijate vajadus või soov osta kindlal perioodil teatud kaupu või tarbida teenuseid.
Pidevnõudlus- pika elutsükliga toodete puhul, nõudlus püsiv kogu aaasta (esmatarbekaup). Varude täiendamine toimub regulaarselt. Iga tooteartikli nõudlust prognoositakse ja otsustakse palju tellitakse varusid
Hooajaline nõudlus- olenevalt aastajast. Lühikese elutsükliga. Nõudlus on lühiajaline aga intensiivne. Varude juhtimisel esmatähtis ennustada millal ja millistes kogustes tekib tarbijatel vajadus. Varude täiendamise ja kaupade tagastamise võimalus on piiratud või puudub.
Ebaregulaarselt muutuv nõudlus- prognoosimine raske või võimatu, pole seostatav kindla perioodiga
Piiritletav nõudlus- nõudlus mingite toodete järele lõppeb kui uued tooted vahetavad välja turul olnud kaubad . Nõudluse vähenemine järkjärguline. Nõudluse juhtimisel lähtutakse planeerimisest olemasolevate andmete alusel.
Tuletatud nõudlus-nõudlus mingi toote järele tuleneb nõudlusest mingi teise toote järele. Lõpptoote prognoositava tootmiskoguse olemasolul on lihtne tuletada tootmiseks vajalike materjalide ja komponentide hulka.
Strateegiline juhtimise tase- Ostu- ja hankedirektor, Hankejuht
Strateegiline ja taktikaline juhtimine- ostujuht , ostja, sisseostja, ostukoordinaator
Spetsialisti tase- kategooria juht, ostuassistent
Ostutöötajate ülesanded: ostuvajaduse tuvastamine, uute hankeallikate otsimine, tarnijate valimine ja hindamine, ostja ja tarnija koostöö arendamine; ostuläbirääkimiste pidamine; ostutegevuse mõõtmine; parima kvaliteedi hinna tagamine; tarnijaturu jälgimine; nõudluse muutuste ennetamine
Vastutus: tagab materjalide või valmistoodete pideva saadavuse; vastutab tarnijasuhete, lepingute kvaliteedi, ostetavate kaupade hinna ja kvaliteedi suhte, ostukulude eest
Tsentraliseeritud hankimine
Mahtude ühendamine võimaldab saada tugevamat positsiooni läbirääkimistel
Võimalus saavutada madalad transpordikulud ; ostuorganisatsioon on efektiivne ja kulusäästlik; kerge juhtida; varude haldamine on tõhusam; parem võimalus hangete läbiviimiseks globaalsel tasemel
Puudused: ei pruugi sobida kõigile ettevõtte siseklientidele; ei pruugita alati arvestada allüksuste vajadustega ning seal võivad tekkida defitsiidiolukorrad; ostutöötajad on kaugel siseklientidest ja nendega suhtlemine on tülikas
Detsentraliseeritud hankimine
Ostuotsuste tegemine ja ostuprotsessi läbiviimine toimub operatiivselt; siseklientide vajadusi on hea arvesse võtta; tarnijate ja ostetud asjade kasutajate vahel on otsekontakt; tarnijat on hea kaasata tootearendusse; raporteerimine lihtsam; koordineerimise vajadus väiksem
Puudused: kogused väiksed ehk pole tugevat positsiooni läbirääkimsitel; lepingud , ostuhinnad ja tingimused on allüksustes erinevad; standardiseerimine on raskesti teostatav; hankimise kogukuusid on raske jälgida ja mõjutada; ei saa globaalselt hankida, põhiraskus kohalikel tarnijatel
Millal tsentraliseerida?
Kui on ettevõttel palju sarnaseid ostuvajadusi; allüksused paikenvad geograafiliselt lähestikku ja on hästi ühendatud; tarnijal on läbirääkimistel tugev positsioon; mastaabiefektil on suur mõju ostutingimustele; hinnamuutused ja hinnatundlikkus on suured
Millal detsentraliseerida?
klientidel on suur mõju ettevõtte hankeotsustele; allüksuste vajadused on väga erinevad; geograafiliselt paikevad kaugel; allüksused suured; hinnatasemed tarnijaturgudel on stabiilsed.
Kategooriajuhtimine: toodete jaotamine oluliste tunnuste alusel gruppidesse ehk kategooriatesse ja nendele erinevate juhtimisvõtete rakendamine
Eesmärk on kulusid vähendada, efektiivsuse ja ettevõtte kasumi suurendamine . Peamiselt jaekaubanduses.
E-hankimise eelised: paberimajanduse vähendamine, dokumendihalduse lihtsustamine ; ajakulu vähenemine päringu saatmise ja pakkumise saamise vahel; vigade arvu vähenemine; ostu- ja tellimuskulude vähenemine; hankeprotsessi haldamise lihtsustamine; läbipaistvus
Piirangud; osadel pole IT baasi; ebapiisavad lahendused; suured arenduskulud; kultuur ei sobi e- hangetega
Outsourcing teenuste väljasttellimine- tööde ja teenuste teistelt organisatsioonidelt ostmise protsess. Üldjuhul tellitakse ettevõtte kõvaltegevusi, juhul kui endal puudub kompetents või loodetakse tarnijalt kulusäästlikuma tulemust.
Loeng 4
Ostuprotsessi etapid:

ostuvajaduse tuvastamine;

kriteeriumite määratlemine;

tarnijaturu kaardistamine, tarnija otsing;

tarnijate eelvaliku tegemine;

päringu koostamine ja edastamine;

pakkujate konsulteerimine;

pakkumiste analüüs ja võrdlemine ja parima valik;

läbirääkimised;

tarneprotsess;

teenuse/toote kvaliteediga rahulolu hindamine
Ostuvajadus tuvastatakse vastavalt müügi- ja tootmisplaanile, varude suurusele laos ja klientide prognoosidele
Tarnijate leidmise allikad: tütarettevõtted; ettevõtte andmebaasid ; internet ; ärituttavad ja konkurendid; kolleegid ; müügiesindajad; messid
Et tarnijaturgu kaardistada on vaja infot toodete teenuste hinna kohta; nende sisu funktsionaalsuse omaduste jne kohta; protsesside tootlikkuse kohta; tarnija võimekust on vaja teada ja töökorralduslikku taset
Lisaks veel et kui suur on tarnijaettevõte; kas tegevus on rahvusvaheline; kui tuntud on turul; maine?; rahulolu?; kasumlikkus , rentaablus. Fundamentaalnäitajad pmst. Veel et kas on konkurentsieelised , tegutsemis riigi poliitika ja majandus.
Toote või teenusega seoses on vaja teada milline on teenuse või toote tähtsus tarnijale; milline on tähtsus piirkonnas kus toodetakse; milline on tarnija turundusstrateegia; kui arenenud tehnoloogiat nad kasutavad
Oma ettevõtte turustamine tarnijale. Head suhted aitavad kaasa. Ettevõttel peab olema hea maine. Esmakohtumisel tuleb selgitada mida vajatakse; kas vajadused sobivad tarnijaga; milliseid tulevikunägemusi võiks uus klient tarnijale pakkuda; kas kliendil on eeldusi kasvada, tegutseda efektiivselt ja tulusalt?
Tarnijate eelvalik on vajalik, et leida ettevõtte kriteeriumitele vastavad ternijad; vähendada tarnijate arvu kellele saata pakkumiskutse; välistada mittesobilikud tarnijad
Eelvaliku kriteeriumid: tarnija geograafiline kaugus; tarnijaettevõtte suurus; toodete loetelu ; majanduslik jätkusuulikkus; hinnatase; kavliteeditase; maine
Informatsiooni päring- äriprotsess, mille käigus ettevõte kogub võimalikelt tarnijatelt kirjalikku infot nende ettevõtete ja nende toodete/teenuste kohta, et teha parimaid ostuotsuseid
Riskide hindamine. Selleks uuritakse turuosa muutust, dokumendihaldust, automatiseerituse taset, turgu kus tarnija tegutseb
Kutse pakkumise tegemiseks(request for tender )- kutse osaleda müügipakkumise tegemise protsessis. sellega kaasnevad dokumendid on teenuse või toote kirjeldus; pakkumise tingimused ja nende sisu ja formaat ; hindamiskriteeriumid; protsessigraafik ja lepingutingimused
Töödeulatus (scope of work )- dokument määratleb suhted ostja, tarnija ja nende alltöövõtjate vahel. See täpsustab tarnija suutlikkuse; füüsilised tegevused poolte vahel; soorituse mõõtmise ja kvaliteedijuhtimise põhimõtted; toimingute ja mahtude kirjeldused; muudatuste juhtimise põhimõtted
Hinnapäring (request for proposal )- eesmärk on leida teenusele või tootele parim lahendus. Kasutatakse kui eesmärk on teada kuid ei olda kindlad kuidas seda saavutada.Kasutatakse standardsete teenuste ja toodete hankimiseks.
Pakkumise koostamine (tarnija kutsutakse pakkumist tegema) peab jälgima kutses etteantud formaati või kui seda pole tehtud siis tuleks teha järgnevalt: üldine info pakkuja kohta; pakkuja kontaktandmed ; toodete teenuste kirjeldus ja hinnad; lepingutingimused
Pakkumiste analüüs: kui tahetakse pikaajalisi tarnesuhteid siis kaasatakse analüüsi kogu meeskond
Etapid: vajadused ja eesmärgid; lahenduse sobivus ; hind kulud, kasud riskid; toimiva koostöö eeldused; tarnija oskused ja kompetents; tarnija majanduslik olukord; pikaajaline areng;
Pakkumiste hindamine: pakkumiste kvalifitseerimine , võrdlemine, iga pakkumise kogukulude arvutus.
Tarnija valik. See toimub nii pakkumise kui ka tarnijat puudutava info alusel. Aspektid: riskitegurid, partneri tegevuse läbipaistvus, keskkonnassätlikkus, maine, omanikud juhtkond , fundamnetaalnäitajad, teenuste kvaliteet
Määratakse võtmekriteeriumid ja nende osakaal (kaalutud keskmise valiku meetod)
Tarneklauslid ehk Incoterms 2010. Määratlevad ostja ja müüja kohustused kauba tarnimisel.
Kes sõlmib ja kelle kulul sõlmitakse veoleping , kes kannab mis kulud jne. E, F,C,D rühmad.
Põhilised on EXW ex works ja FCA free carrier.
Loeng 5
Hanke ja müügiläbirääkimistel on ostja eesmärgiks saavutada võimalikult palju ise vähe panustades. Müüja see vastu püüab maksimeerida oma huve müüdava koguse ja müügihinna kaudu ning minimeerida panustamist tarnetega seonduvasse.
Ehk üks osapool tahab saavutada eesmärki teise osapoole arvelt.
Need pole eriti kestvad lepingud. Pigem on kestvamad need kus saavutatakse win-win olukord.
Ettevalmistus:

• milline on meie tegelik positsioon läbirääkimisstel?
  
• kui oluliseks peavad erinevad tarnijad hanget enda jaoks?
  
• kuidas tarnija tajub oma positsiooni meie suhtes?
  
• kes osalevad läbirääkimistel?
  
• millest koosnevad tarnija kulud?
  
• milliseid kululiike on võimalik läbirääkimistel mõjutada?
  

Ostja positsiooni nõrgestavad tegurid on näiteks: ebapiisav ettevalmistus läbirääkimisteks;
ebapiisav turuolukorra tundmine ; võimusuhete mittemõistmine; vähe pakutavaid alteranatiive,
tarnija kulustruktuurist mittearusaamine; vähene kogemus; puudulik keeleoskus; tarnija vaatenurga mittemõistmine; tarnija nägemusi ei võeta arvesse ei pöörata tähelepanud
Läbirääkimisteks valmistumisel tuleb läbi käia järgmised punktid:
Tarnija läbirääkimisjõu hindamine:
Eesmärkide seadmine :
Läbirääkimiste strateegia valik.
Taktikad: võta või jäta; parendamine täiustamine; hollandi oksjon (ostja saab parima pakkumise kui toob lauale teiste tarnijate pakkumiste võrdlused)
hea kaasalne- halb kaaslane (näidatkse väga pessimistlik ja siis saadakse pakkumine tänu sellele) ; agressiivne läbirääkimine
Sõlmitav leping võib olla kas lihtsustatud (hind kogus kvaliteet üldtingimused) VÕI
detaline (kõik teemad lahtikirjutatud korralikult ja täpselt)
Olulised mõlema puhul: Millal tingimused jõustuvad? Lepingu objekt? Tarneaeg ?
Milline Incoterm? Kvaliteet? Hind? Makseviis? Garantii ja reklamatsioonid? Konfidentsiaalsus ?
Lõpetamine ? Trahvid ? Erimeelsused? Kontaktisikud? Koostöö?
Tooteinfo ostutellimusel peab sisaldama:
toote artiklikood,
– toote artikli nimetus,
– toote tegelik laosaldo,
– toote vaba, broneeringuteta laosaldo,
– toote pakkeüksus,
– tarneaeg,
– tellimuspunkt ,
– standard- või ostuhind ,
– allahindluse tingimused,
– tarnetingimused, tarneklausel
Koguse info ostutellimusel:
– tooteartikli nimetus,
– tooteartikli kood,
– tellitav kogus,
– toote ühik,
– hind, mis oli antud pakkumisel (vajadusel),
– tellimuse maksumus (vajadusel),
– pakkeüksuse tüüp,
– pakkeüksuste arv,
– täiendav tooteinfo (vajadusel).
› Tarnija andmed ostutellimusel:
– tarnijaettevõtte nimi,
– tarnijaettevõtte aadress,
– isiku nimi, kellele edastatakse tellimus (kui on teada),
– tarnijat esindava isiku meiliaadress,
– tarnijat esindava isiku telefoninumber.
› Tellija andmed ostutellimusel:
– tellijaettevõtte nimi,
– tellijaettevõtte firma logo,
– tellijaettevõtte aadress,
– tellijat esindava isiku meiliaadress,
– tellijat esindava isiku telefoninumber.
› Tellimusega seotud andmed ostutellimusel:
– tellimuse number,
– tellimuse kuupäev,
– soovitud / kokku lepitud tarneaeg,
– saaja aadress, tarnekoht, tarneaadress (võib erineda tellija
aadressist),
– viide makse garanteerimisele (kui pole tegemist ettemaksuga),
– tarnetingimus (vajadusel),
– tarneviis, logistikateenuse pakkuja jne (vajadusel),
– transpordijuhised (vajadusel),
– arve saatmise aadress (postiaadress, e-posti aadress),
– lisainformatsioon (vajadusel).
Tarned peavad olema läbipasitvad ehk info tarne erinevatest eteppidest peab jõudma tellijani.
Eetilisi ning juriidilisi probleeme võivad tekitada müüja ja ostja erinevad konkureerivad eesmärgid.
Ebaeetiline ostutöötaja tekitab ettevõttele finantskahju ning kahjustab mainet
Selleks peab ettevõttes olema koostatud teatud eetilise käitumise standard
Näiteks:

• Pea kinni kokkulepitud ajagraafikutest.
  
• Kontrolli, et pead läbirääkimisi otsustajatega.
  
• Järgi suhtlemisel häid kombeid.
  
• Valmistu kohtumisteks ja koosolekuteks korralikult.
  
• Austa kohalikke (rahvuslikke) kombeid ja traditsioone.
  
• Pea kinni antud lubadustest.
  
• Ara anna lubadusi, mida ei suuda täita või mille jaoks pole sul volitusi.
  
• Tunnista oma vigu.
  
• Ara sunni tarnijat võtma vastu otsust, mida ta ei suuda täita.
  
• Vasta tarnija poolt esitatud küsimustele kohe.
  
• Anna tarnijale tagasisidet.
  
• Anna tarnijale võimalus vigu parandada.
  
• Ära kasuta ebaõiget positsiooni või otsustusõigust.
  
• Kui tarnija pakutav kingitus tundub ahvatlevana, keeldu sellest viisakalt.
  

Põhimõtted:

• Alati tuleb tegutseda enda ettevõtte põhimõtete järgi
  
• Hea koostöö töökaaslastega
  
• Valida tarnijaid objektiivselt, lepingust saada ettevõttele maksimaalset tulu
  
• Tegutseda viisil mis eeldab ausust ning usaldust, mitte lasta väljastpoolt mõjutada
  
• Austada head äritava
  

Loeng 6
Väljakutsed tarnijatega: nende paiknemine erinevates geograafilistes piirkondades.
erinev keel, kultuur, kaubandustraditsioonid
Lisaks on tarnijaturud pidevad muutumises. Kogu aeg tekivad uued tarnijad ja tooted ning olemasolevatel muutub tehnoloogia , suurus, võimekus. Ning selle jaoks peab pidevalt turgu jälgima ja leidma enda ettevõtte vajadustele sobivad tarnijad.
Turud jagunevad :
Vabaturg. Seda iseloomustab toodete või teenuste suur valik ning ostjal on seal tugev positsioon läbirääkimistel.
Piiratud turg . Seal on toodete ja teenuste müüjatel suur turuosa. Ostjal on raske saavutada head positsiooni läbirääkimistel.
Monopoolne turg. Seal tegutseb ainult üks tarnija. Ostjal väga keeruline olukord sest tarnija saab kõike dikteerida.
Eeldused koostöö ja partnerlussuhete õnnestumiseks:
Osapoolte eesmärgid on sarnased
Osapoolte vastastikune mõju teineteisele on suur
Riskid partnerlusel: liigne sõltuvus tarnijast, keeruline mõjutada tarnijat tegema vajalikke muutusi
Koostöösuhete probleemid:

• väär eeldus, et tarnija ja ostja eesmärgid on ühtelangevad,
  
• konkurentsi poolt tekitatava tõhustamisvajaduse minetamine,
  
• tarnija kulusid ja sooritust on raske jälgida,
  
• avatud kulude põhimõtte kasutamine,
  
• „kulud + marginaal ” hinnakujunduse riskid,
  
• raskused suunata tarnija arengut,
  
• raskus saada õigustatud osa müügikattest tarneahela muutmisel efektiivsemaks.
  

Partnerlus selgitatult on tarneahela suhe, mis on moodustatud kahe tarneaehal liikme vahel et saavutada ühiseid ning firmakohaseid eesmärke ja kasusid. Keskendutakse pikaajalistele eesmärkidele. Oluline tunnus on pidev info vahetamine ostja ja tarnija vahel.
Tarnijate haldamisega seotud rutiinsed tegevused:

• tellimuste koostamine, tellimuskinnituste vastuvõtmine, tarnete jälgimine ja võimalike probleemide haldamine,
  
• tarnija tegevuste jälgimine ja ohjamine,
  
• koostöö ja tarneprotsessi arendamine,
  
• tarnija koolitamine ja arendamine,
  
• innovatsioon ja tootearendus läbi koostöö,
  
• tarnija sooritusvõime mõõtmine ja tagasiside andmine.
  

Tarnija ohjamise hanketegevuse instrumendid :

• konkurentsiolukorra loomine tarnija jaoks,
  
• tarnijaturu hea tundmine,
  
• tarnija teostusvõime mõõtmine, hindamine (vastavalt sellele kuidas on tarned täidetud vastvalt lepingule) ja tagasiside andmine,
  
• eesmärkide saavutamist toetav stimuleerimissüsteem,
  
• ühesuguste tegutsemismudelite loomine,
  
• ühised koostööprojektid.
  

Tarnijad kategoseeritakse A,B,C rühma
A-võtmetarnijad.(kadumisel võimatu leida varutarnijat)
B-ettevõttele olulised tarnijad. (kui on olemas varutarnija siis pole kadumisel probleeme)
C- aeg ajalt ostetakse väikseid koguseid
Tarnija suutlikkuse hindmise protsessis hinnatavad aspektid:

• ettevõtte majanduslik olukord,
  
• ettevõtte finantsaruanded ,
  
• tarnimisvalmidus,
  
• tehnilised võimalused ja/või oskused,
  
• kvaliteedi juhtimise süsteem ja kvaliteediprotsessid,
  
• toodete/teenuste nõutav kvaliteeditase,
  
• tarnija tegutsemise vastavus kliendi organisatsiooni ostupoliitikale,
  
• tarnija eeldatav tarnevõime,
  
• tarnija arenguvõimalused ja -soov,
  
• tarnija kohanemisvõime,
  
• osutatavate logistikatoimingute tase,
  
• ostuhinna-ja kogukulude suhe.
  

Hindamine peaks põhinema näiteks. varasematel kogemustel, tulemustel .
Vastuvõetud näidistel või testitulemustel.
Tarnijale põhjaliku hinnangu andmine ehk küsimustik millele palutakse vastata ning tarnijate külastamine.
Loeng 7
Kliendi ja tarnija suhted võivad olla:
Distantseeriud/ taktikalised . Vastassuhe, distantssuhe, osalussuhe. Sellised on enamik etevõtete vahelised suhted. Need on lühiajalised ja põhinevad hinnal. Enamasti formaalsed . Ühe või mitme äritehingu koostamiseks . Detailne leping sätestab mõlema osapoole õigused ja kohustused
Partnerlus/strateegilised suhted Sidussuhe, usaldussuhe.. Need on usalduslikud ja avatud võit-võit suhted. Pikaajalised ja põhinevad vastastikuse kasu saamisel. Kaasatud on juhtkonnad. Tihedad suhted organisatsioonide erinevate allüksuste vahel. Pikaajaline raamleping kuid võib olla ka ilma selleta.
Üldiselt arenevad suhted taktikalistest strateegilisteks.
Hankestrateegiate areng toimub järgmiselt. konsolideeritakse tarnijaid/hankemahtusid, tarnijaid integreeritakse ettevõtte tegevusse, püütakse teha koostööd väärtuse juhtimisel.
Konsolideerimine tähendab tarnijate arvu vähendamist, mastaabiefekti tekitamist allesjäänud tarnijatega. Kasvama peaks efektiivsus ja tarnijate huvi.
Hanke strateegiat mõjutavad: ostuhind, varu, transport, lepingu maht, uued tarnijad/asendustooted, kontaktid tarnijatega, nõudluse jälgimine ja prognoos.
Tarnijate integreerimine ettevõtte tegevusse tähendab, et luuakse partnerlussuhted parimate tarnijatega, mis kasvatab efektiivsust . Toimuma hakkab tihedam infovahetus . Suureneb usaldus.
Väärtuse juhtimine. Konseptsioon , mis tegeleb materjalivajaduste hindamisega tooteareanduse varajases staadiumis , et väljatöötatav toode koosneks madalaimate kogukuludega sisenditest. Eesmärk on leida kompromiss erinevate lahenduste kulude ja nende lahenduste funktsionaalsuse vahel. See eeldab vastuseid küsimustele: Kas nimetatud komponendist on võimalik toote puhul loobuda ? Kas komponendil on suurem ressurss kui on vajalik? Kas toote kaalu on võimalik vähendada? Kas teiste komponentidega saaks midagi asendada ? kas tehakse mittevajalikke töötlemisoperatsioone? Kas toote pakendit on võimalik lihtsustada või odavamaks muuta? Kas komponenti on odavam ise toota või sisse osta?
Hankestrateegia väljatöötamisel on oluline, et saadakse aru ostetavate toodete ja teenuste eripäradest ja nende mõju klientide vajaduste rahuldamisel ja ettevõtte eesmärkide saavutamisel. Hankestrateegia määratleb ettevõtte strateegia. Ettevõtte peamised eesmärgid saavutatakse vaid juhul kui tunnustatakse ostutegevuse rolli ettevõttes.
Hanketrateegiad muutuvad siis, kui: muutuvad ostetavad tooted; toimuvad muutused ettevõttes; muutused tarnijate seas; uued valikuvõimalused; muutub seadlusandus
Ettevõtete vajadus hankestrateegia järele sõltub ostetavate materjalide strateegilisest tähtsusest lisandväärtuse loomise seisukohalt ja nende materjalide kogukulu mõju ettevõtte kasumlikkusele. Tarnijaturgudel tegutsemise keerukus.
Ostustrateegia väljatöötamisel arvestatakse ettevõtte huvi ostuturul; võimalusi ja piiranguid ostuturul; ostuturu pidevat muutust; eri tooterühmade omapära.
Etapid:

klassifitseerimine-

tarnijaturu analüüs-

strateegiline positsioneerimine -

tegevuskava koostamine
Klassifitseerimine- tooteartikli mõju ettevõtte kasumlikkusele; tarneriskid; kategooriad (strateegilised (detailset infot vaja ja analüüse), pudelikaela tooted (nõudluse prognoos keskpikaks perioodiks ), kaalukad tooteartiklid (lühiajaline nõudluse prognoos), mittekriitilised tooted(optimaalne ostukogus))
Tarnijaturu analüüs- ettevõte peab hindama tarnijate läbirääkimis jõudu. Milline on tarnija osa turust jne. Toote ainulaadsus, logisitline situatsioon.
Strateegiline positsioneerimine- vastvalt ostuporfelli maatriksile, kus ühel teljel on ettevõtte tugevused ja teisel tarnija tugevused. Vastavalt sellele kas tasakaalustada, ära kasutada või mitmekesistada.
Tegevuskava koostamine- olenevalt ostja ja tarnija tasemest. Näiteks tugev ostja ja nõrk tarnija eeldab et saab kasutada hinnasoodustust.
Kulud:
Ostumise kogukulud= Ostmise protsessis tehtud kulud (enne ostmist, ostmise ajal ja pärast ostmist)
Kogukulude kontseptsioon ( Total Cost of Ownership, TCO)- arvutatakse välja ja liidetakse toote elutsükli jooksul tekkivad kulud
Seda on vaja arvutada, kui tegemist on rahaliselt suurte ostudega või tegemist on teenuste ostudega. Lähtutakse ostuhinnast, millele lisanduvad muud tegevusega seotud otsesed ja kaudsed kulud.
Enne ostu tekkivad kulud :ostuvajaduse tuvastamisel, vajaduse analüüsimisel, tarnija ostmisel , päringute koostamisel ja tarnijate valikul
Operatiivse ostutegevusega tekkivad kulud: toote või teenuse hind; tellimine; tarne jälgimine; tarnimine ; vastuvõtt laos; maksud ; arveldamine , probleemide lahendamine
Ostule järgnevalt tekkivad kulud: toodete tagastamine; remont ja ümbertöötlemine; hooldus ; tootearendus; toote utiliseerimine; kaotatud müügi kulud
Kõige suuremat kasu annab ostmise kogukulu analüüsi tegemine järgmiste hangete puhul:
ettevõtte hankega seotud kulud on suhteliselt suured; hankimine toimub teatud regulaarsusega; ostja arvab et hankega on seotud suured kaudsed kulud; ostja arvab et tehingukulud on eraldivõetuna väga suured
Ostutegevuse sooritusvõimet hinnatakse selle järgi, kuidas on suudetud täita püstitatud strateegilised eesmärgid ning kuidas ostutegevus suudab tuua kasu ettevõttele ja tekitada juurde lisaväärtust. Tulemuseesmärk, mis on püstitatud, peab olema reaalselt mõõdetav ja tähtajaline ja reaalselt saavutatav. Tulemuseesmärgid peaksid olema seatud tootesortimendi juhtimises, tarnete haldamises, käibekapitali kasutamises
Hanketegevuse tulemusnäitajad peaksid olema sellised, et mõõdetavatel suurustel on seos organisatsiooni eesmärkida ja strateegiaga; näitajad on lihtsad ja üheselt arusaadavad; peavad olema jälgitavad kõikidel ettevõtte tasanditel; katavad hankeprotsessi kõiki olulisi valdkondi. Hankeorganisatsiooni kui terviku tulemuslikkuse muutmiseks on vaja teada infot: tarnijate igapäevast sooritustase; tegevuse ja soorituse pidev parandamine; tarnijate loovus ja uuenduslikkus; tarnijaturugude tundmine ja vastava teadmise ärakasutamine ettevõttehuvides

• Tarnijate igapäevane sooritustase; Kuidas saab tarnija hakkama oma toimingutega
  
• Tarnija tegevuste pidev parandamine: kas ja kuidas on muutunud tarneprotsess sujuvamaks, kuidas muutuvad hanke kogukulud
  
• Tarnijaorganisatsiooni loovus ja innovaatilisus: milliseid uusi ideid ja tegevusmudeleid on arendatud
  
• Hankeorganisatsiooni poolt ettevõtte muudele allüksustele pakutav tugi ja kasu: millist kasu suudetakse pakkuda tootearendusele, tootmisele, turundusele, müügile?
  
• Tarnijaaturgude tundmine- kuidas kasutatakse seda läbirääkimistel
  

Olulised tegevusnäitajad

Tarnijate arv ostutöötaja kohta

Tooteartiklite arv ostutöötaja kohta

Tellimuste/tarnete arv ostutöötaja kohta

Ostude rahaline maht ostutöötaja kohta

Likviidsete ja mittelikviidsete toodete suhe

Toodete ringlussagedus laos

Lao käibesagedus

Tellimuspartii suuruse ja optimaalse ostupartii suhe

Oma käibevahendite ja tarnija käibevahendite kasutamise suhe.

Keskmine makseaeg tarnijale.

Toote ostuhinna ja turu keskmise müügihinna suhe.

Tegelik keskmine ostuhind / eelarveline ostuhind.

Laoväärtus / seotud kapital .

Mittelikviidsete materjalide väärtus / kogu laoväärtus.

Ostutöötaja operatiivne tööaeg / tarnijate arv..

Ostumaht / tellimuste arv (keskmine tellimuse maksumus).

Ostude tegelik kogukulu / ostude eelarveline kogukulu.
Hinda isloomustavad näitajad: ostuhind/ standardhind ja ostuhind/ eelarveline hind
Kvaliteeti iseloomustavad näitajad: probleemidega tarnete arv (tk/kuu)/tarnete arv(tk/kuu)
Tarneid iseloomustavad näitajad: hilinenud tarvete arv/tarnete arv ja õigeaegsete tarnete arv/ ostutellimuste arv
Laoväärtust iseloomustvad näitajad: sisenevad saadetised/ lao väärtus, laoväärtus/ seotud kapital
Operatiivse ostutöö näitajad: ostja operatiivne tööeg(h)/ tarnijate arv (tk), tarnijate arv/ personali suurus
ostumaht/ tellimuste arv; tegelik kogukulu/ eelarveline kogukulu
Tulemusindikaatorid määratakse järgmistes valdkondades: ostuhindade konkurentsivõimelisus; tarnevõime ja tarnekindlus ; personali väljaõpe; infosüsteemide vastavus nõudmistele; toodete ringlemissagedus ja saadavus