Projekt "kohvik" (0)

TARTU ÜLIKOOLI NARVA KOLLEDŽ
ÜHISKONNATEADUSTE LEKTORAAT
PROJEKT „ KOHVIK “
Projektikava
NARVA 2014
SISUKORD
KOKKUVÕTE 3
1. ETTEVÕTE ÜLDTUTVUSTUS 4
1.1. Ettevõtte üldandmed 4
1.2. Ettevõtte tegevsed ja üldised eesmärgid 4
1.3. Äriline vajadus (eesmärgid) 7
1.4. Projektiideede kirjeldus 8
1.5. Swot analüüs 11
1.6. Ettevõtte välised riskid 12
1.7. Ettevõtte sisesed riskid 13
1.8. Projekti riskid 14
1.9. Tegevuste hierarhia 15
2. PROJEKTI JA ORGANISATSIOONI STRUKTUUR JA RESSURSID 17
3. PROJEKTI TEGEVUSTE AJAKAVA 18
3.1. Kommunikatsiooni plaan 20
4. PROJEKTI FINANTSPLAAN 21
LISA 1. MC Project - Tööjõuressurss ja tegevuse etapid 23
LISA 2. MC Project- Tegevustel materjalide kulu 24
LISA 3. MC Project- Tööjõuressursside palgakulu 25
LISA 4. Protokoll 26
LISA 5. Üürileping 28
KOKKUVÕTE
Projekt on koostatud catering - teenusega tegutsevale toitlustusettevõttele, kes soovib ettevõtte kasvul tegevust laiendada.
Ettevõtte alustas tegevust 2008 a. aprillis . Põhiliselt pakuti vaid catering- teenust üle Eesti meelelahutuslikel üritustel ja maakonnas .
Poolteise aasta tegevuse järgselt tekkis plaan tegevust laiendada.
Võimalus avanes avalikus konkurentsikorras üürida ruumid kohvikupinnana, omavalitsusele kuuluvas majas „Spordihoones Virtus“. Ruumide vaatlusel kujuneb probleemiks kohviku müügisaal, mis on mahutavusega vaid 24 inimest, mis ei ole kooskõlas reaalse tarbimismahuga kliendi näol.
Ruumid vajavad kapitalremonti, seega laiendatakse remonti ka kohviku eesruumile, mis esialgsel ruumide ülevõtmisel plaanis ei olnud.
Koostööks renditatavatele ruumidele sõlmitakse üürileandja ja toitlustaja vaheline edasine üürileping.
Eesmärgiks kohviku siseruumide ja eesruumi remondiga, on saavutada suuremad võimalused teenuseid laiemas mahus müüa.
Remondi alustamiseks fikseeritakse ruumide seisukord , planeeritakse remondiks kapitalirahastus, alustatakse personaliotsinguga ning tööde teostamise ehk remondiga.
Remondi ettevalmistusteks ja remondi teostamiseks kaasatakse tööjõudu, kelleks on perekonnaliikmed, head tuttavad ( projektis edaspidi- Abiline1, 2, 3). Elektritöödeks vajatakse omal alal spetsialiseerunud inimest.
Samuti võetakse tööle kokk - teenindaja ning kokaabi - koristaja , kes alustavad tööd kohvikus peale remonti ( menüü juurutamise hetkest).
Kokku on projekti planeeritud koos juhatajaga seitse inimest.
Kogu finantseering on ära kaetud ettevõtte eelnevatest tuludest ehk omafinatseeringust, millele kulus 3000 eurot. Projekt kulges kokkuvõttes kuu aega, millest remonditegevustele kulus umbes kaks ja pool nädalat.
Projekt sai teostatud edukalt, ettearvamatuid olukordi ette ei tulnud. Ka andis projektiga tegelemine juhile vastavasisuliste ülesannete täitmisel uued kogemused, mida tuli juhtida enamjaolt üksinda.

1. ETTEVÕTTE ÜLDTUTVUSTUS

1.1 Ettevõtte üldandmed

Projekt - „ KOHVIK VIRTUS“
Asukoht: Spordikeskus „VIRTUS”
Projekti korraldaja:.........................
E- mail:.......................
Info: +372...................
Koduleht : www.kohvikvirtus.wordpress.com

1.2 Ettevõtte tegevused ja üldised eesmärgid

Ettevõtte varasem eesmärk on olnud suunatud catering teenusele. Ettevõtte on oma tegevust alustatud 2008 a. kevadel aprillikuus ning on loodud erakapitalil.
Eesti turul on tegutsetud tänaseni al. 2008 – 2015 perioodis , kokku üle kuue aasta. Ettevõte pakub eesti siseses keskkonnas toitlustusteenus.
Esmane tegevus sai alguse ideest pakkuda toitlustusteenust catering- teenusena üle Eesti meelelahutuslikel üritustel. Sellest tulenevalt oli kahe aasta tegevus suures plaanis hooajaline ehk perioodiline, kus pakkusime teenust vaid kevadest- sügiseni (laadad, suurüritused Lauluväljakutel nagu Õllesummer, Laulupidu , Kontserdid, Spordiüritused jms). Sügisest- kevadeni hooajal sai teenust pakkuda vaid piiritletul kujul. Seda eelkõige ettetellitud teenuse näol (sünnipäeva peo korraldamist, kohvipausid- seminarid jms.)
Senised suuremad ettevõtmised olid olnud osaleda suurüritusel Õllesummer 2008 ja Õllesummer 2009 k.a üleeestilised väiksemad avalikud üritused nagu näiteks omavalitsuste poolt organiseeritud laadad, meelelahutusüritused jne.
Ettevõte pakub toitlustusteenust eesti siseses keskkonnas. Tegevus sai alguse ideest pakkuda toitlustusteenust catering- teenusena, üle Eesti toimuvatel meelelahutuslikel üritustel ja maakonnas.
Pooleteise aasta tegevuse järel vajas ettevõte edasiarengut püsivale pinnale soetatud ruumide näol. Siht oli leida maakonnas ruumid, et luua oma kohvik.
Eesmärkide jätkumiseks said leitud toitlustamise nõuetele vastavuses olevad ruumid, asukohaga Jõgeva linnas Spordihoones „Virtus“, mille saadavuseks tuli esitada visioonprojekt.
Edasise Projektiga „Kohvik“ on plaanitud kapitalremont kohviku müügisaalis.
Remonti laiendatakse ka müügisaali eessaalile, mis esialgu plaanis ei olnud, kuna kohviku sisemine müügisaal jääb edasisel teenuse pakkumisel liiga tagasihoidlikuks .
Ruumide remondiks kirjutatakse esmalt projekt, millele järgneb teostus .
Lühiajalised eesmärgid – teostada kohvikuruumides remont ning viia need vastavusse toidu- ja veterinaarameti nõuetega (vt tabel 3.)
Pikaaajlised eesmärgid on luua sõbraliku ja koduse keskkonnaga kliendisõbralik kohvik.
Probleemipuu aitab välja selgitada projektis ette tulevad probleemid (vt joonis 1.)
Suurimaks probleemiks on väike müügipind. Kuna spordihoone majastruktuur paremaid lahendusi ruumide juurdekasvul kohvikule pakkuda ei suuda, siis tuleb luua plaan, mida saaks edaspidiselt kliendi hoidmiseks ja meelitamiseks ette võtta, eelkõige konkurentsis püsimise eesmärgil.
Kohviku tegevus/müük toimub spordihoones tagasihoidlikul müügipinnal, millest on tingitud piiratud võimalustega müük ja seega piiratud võimalustega kliendile teenusepakkumine k.a suuremate ürituste korraldamisel nagu seminaride-, peo- ja peielaudade ja spordigruppide toitlustmine. Ka igapäeva kliendi teenindamisel, kus ette tuleb erandlikke olukordi kliendirohkuse tõttu.
Eriti on probleemi kitsaskohta tunda spordiklubide mängude ajal, kus sportlaste vajadus toitlustamisele on ülevoolavalt rahvarohke ja nõutud. Piiratud on ka kiire teenindus, vähese püsipersonali olemasolu tõttu, millest pikeneb toidu kättesaamise aeg teenusele. Ka tekitavad ebamugavust igapäevasest tavarütmist üleminek grupilisele rahvamassi toitlustamisele, mida igapäevases rutiinses müügis tavapäraselt ei teki.
Joonis 1. Probleemipuu Allikas: autori koostatud
On oluline, kas projektiks värvatakse oma ala teadmiste ja oskustega personal või mitte.
Projekti käivitumisel soovitakse leida siiski parimad personalileiud, kellel on oskused töötamaks kohvikusisestes tegevustes (remondieelsed ettevalmistused, remont ja menüü juurutamine ).
Tööle võetava personali motivatsiooni puudulikkusega võivad kaasneda projektis ajalisi tõrkeid ja viivitusi.
Samuti on oluline spordihoones majasisene (spordihoone töötajatega) koostöö, kellest sõltub projektis kaasaaitamine info jagamise osas. Tagasisides, millede küsimustes arutelu vajaks läbirääkimist, nt. spordihoone administraatori või juhatajaga. Või paluda abi majandusmehelt, kes valdab sanitartehniliste küsimusi .

1.3 Äriline vajadus(eesmärgid)

Äritegevuse alustamiseks on olemas mitmeid soodustavaid aspekte . Kõige suuremaks aspektiks on toitlustamise vajadus antud keskkonnas nagu spordihoone, kus sportlased vajavad kiiret kohapealset ja stabiilset toitlustamist. Koheselt on olemas ka lojaalsed kliendid spordihoones kohapeal, kui ka varasemalt samal rendipinnal tegutsenud ettevõtjal tekitatud kliendid.
Joonises (2) on välja toodud põhjused ja eesmärgid tegevuse algatamiseks.
Joonis 2. Eesmärgipuu. Allikas: autori koostatud
Ettevõtte juhil on praktilised oskused antud valdkonnale, mis on omandatud eelnevate pikkade tööaastatega. Samuti on juhil ootused ja lootused head, isegi kõrged. Juhil on tutvusi alustada koostööd endiste kolleegidega toitlustusvaldkonnast, kus töötajatel on vajalikud teadmised kokatööks juba olemas.
Edasiste tegevuste käigus on plaan ettevõtte juhil arendada ametialaseid oskuseid ning ettevõttes kohapeal korraldatavate koolitustega täiendades ka oma töötajaid. Seda eelkõige kohviku käivitamise perioodil, samuti kohviku tegevuses üldiselt.

1.4 Projektiideede kirjeldus

Projektiidee (-de) vajadus tuleneb probleemist alustada toitlustustegevust soodsas keskkonnas, kuid väiksel tagasihoidlikul müügipinnal, ning mis takistaks teenuse mahu kasvu tõusu.
Et konkurentsis püsima jääda rakendatakse ideid, millega soovitakse edasist võimalikku kliendimahtu säilitada ( k.a juurdekasvu tekitada).
Seega, lisaks kapitalremondile rakendatakse ideid, mis aitavad eesmärgi saavutamisele kaasa- teostada ruumides remont, sellega suurendades müügikeskkonda. Samuti oleks vaja paigaldada televiisor , lauad ja toolid , mis loob rohkemate võimalustega keskkonna.
Tabel 1. Ideede võrdlus
Ideede teostus (e. toimingud )
Eesmärgi saavutamine
Seotud strateegia
Jätkusuutlikkus
Aeg
Müügipinna leidmine
Säilitada kliendikasvu
Suhtlemine , info kogumine
Informatsiooni määratlemine
1 nädal
Remont ruumis(-des)
Laiendada müügipinda
Ehitusmaterjalide soetamine
Rohkem ruumi müügikesk- konnana
2 nädalat
Inventari paigaldus
(lauad/toolid)
Keskkonna parendamine
Osta (sobilik) inventar
Tagada kliendi mugavus
1 nädal
TV paigaldus
Meelelahutuse pakkumine
Osta televiisor
Kliendile mugavuse pakkumine
1 kuu
Kliendilt
tagasiside kogumine
Rahulolu-uuring ehk tagasiside tegevuse käigus
Küsitluse rakendamine teenindamisel
Kliendi rahulolu saavutamine
1 nädal
Ideede hindamise kriteeriumid
Eesmärgi saavutamine
Seotud strateegiaga
Jätkusuutlikkus/Teostus
Hind
Kestus
1.Müügipind
Hea
Parendada keskkonda
Korraldada remont
1,000.00 €
1 kuu
2. Lauad toolid soetamine
Hea
Ostetud inventar on soodne ja sobib keskkonda
Istekohtade hulga suurenemine
200.00 €
2 päeva
3. TV soetamine
Keskmine
Luua õdus keskkond
Paigaldada TV
250.00 €
1 päev
4. Kliendi tagasiside kogumine
Hea
Tagasiside hindamine
Kliendi rahulolu säilitamine
50.00 €
1 nädal
Allikas: autori koostatud
Tegevuse keskkond asub kitsaste võimalustega ruumides ja müügisaalis, on tõenäoline, et kaasneb küsimus tulevikuvaates konkurentsis püsimise legaalsuses ja stabiilsuses. Projektiidees on kasutusele võetud erinevaid taktikaid, kuidas säilitada võimalusi olla kliendile atraktiivne . Selleks püütakse panustada erinevate meetmetega- korraldada ruumides uuendusik remont, paigaldatatakse televiisor ning lauad ja toolid, mis kohviku sisemüügisaals on jubaolemas, kuid eessaalis mitte.
Uendused loovad mõnusa keskkonna, mille tulemusel parendatakse oluliselt kliendi vajadusi või isegi ootusi.
Kliendi rahulolu garanteerimiseks rakendatakse tagasiside lühiajaline uuring, mida teostatakse jooksvalt teeninduse käigus, suulise vestluse tasandil. See annab reaalse ülevaate tegelikust rahulolust.
Tabel 2. Eesmärgid ja tegevused (LRS)
Põhieesmärk
Saavutamise näitajad
Mõõdikud
Mõjurid / riskid
1. Kliendikasvu tõstmine
Tuginedes hea toidu- ja teeninduse kvaliteedile ja keskkonnale
Kliendi kasv
Konkurentsi mõjutatavus , personali voolavus
Konkreetsed eesmärgid
1. Ruumide remont (ka kohviku eesruumis)
Keskkonna efektiivsuse tõstmine ja lisaväärtuste loomine
Hubasem keskkond
Kliendi ootustele mittevastavus ehk teistsugused ootused
2. Helitehnika ja TV paigaldus (kohviku sise ja eesruumi)
Loob ruumi parema meeleolu ja meeldiva õhkkonna
Vähendab kliendi ärevust
Helitehnika paigaldusel ettetulevad takistused e. Teostuse keerukus rendipinnal
3. Hea ettevalmistus toidule ja teenindusele (köögist- kliendini)
Tööressursi teadlikkuse tõstmine ja koolitamine
Stabiilsuse järgimine
Motivatsiooni puudumine, vähene huvi
Tegevused
Ressurss
Rahaline v ajaline väärtus
Kestus/ aeg/ tihedus
1. Ruumide nõuetele vastavusse viimine
Koostada toitlustustegevuse plaan
Plaani koostamine- 30 päeva
Infovahetus vastavalt vajadusele
3. Koosolek(-ud)
Meeskonnaga arutelu (remonditegevuste jaotamises)
Koosoleku kestus 2 h
Vastavalt vajadusele
3. Reklaam
Kohalikud väljaanded
Reklaamile:
2 x kuus ( 2 x 16 €)
Koduleht ja turismivoldikud
Nt. reklaam kohalikus reklaamlehes
2 x kuus
Parimate ideede valikud tulenesid projekti probleemist – kohvikule kuuluvast väiksest müügipinnast. Kohvikupinna laienemist sai vaid suurendada remonditava kohviku eessruumi/saali arvelt.
Remonditud ruumidele ja toidu tehnoloogilisele ketile (s.t tooraine teekond kliendini) tuli esitada plaan, mis annab ülevaate toidu käitlemisest tervik protsessist alates köögist kuni kliendini. Samuti vastavused ruumide materjalide valikutes.
Müügitöö väljapaistvuseks rakendatatakse ka rohkem reklaami ajalehes . Edaspidiselt luuakse ka koduleht.

1.5 SWOT analüüs

SWOT analüüs võimaldab välja selgitada kõik tugevad ja nõrgad küljed ning võimalused ja ohud, mis antud ajajärgul firmale omased ja iseloomulikud on.
Kui ettevõte teadvustab endale allpool olevat analüüsi ja strateegiaid , on võimalik vastu astuda mitmetele probleemidele, mis ohustavad nii ettevõtte seest kui ka väljast. Ettevõttel tuleb antud olukorda pidevalt ümber hinnata ning teha oma tegevustes täiendusi või parandusi, sest väikeettevõtte olukord on konkurentsis väga muutlik. Jäädes kindlaks ühele strateegiaviisile, võib ajast maha jääda või konkurentsist üldse välja jääda (vt tabel 3.)
Tabel 3. SWOT tabel
Tugevused
Nõrkused

• hea maine (kvaliteet)
  
• lojaalsed kliendid
  
• hea hinna ja kvaliteedi suhe
  
• tugevad isikud: ettevõtte juhtkonnas ja oskustööliste hulgas
  
• tööressursi stabiilsus
  
• head parkimise võimalused
  
• lisateenuste pakkumine (ürituste korraldamine, söök kaasa, elav muusika )
  

• väiksed ruumid (teenuse pakkumisel)
  
• finantsprobleemid
  
• kogemuste nappus ettevõtte juhil kohviku juhtimisel
  
• puudused seadusandluses
  
• kasum on allpool vajalikku taset
  

Võimalused
Ohud

• konkurentsisuutlikkus
  
• ettevõtte laiendamine kohapeal või piirkonnas
  
• tehnoloogia uuendamine ( investeeringud omafinantseeringust)
  
• klientuurikasvust tingitud populaarsus
  

• võimalik nõudluse vähesus
  
• konkurentsikasv
  
• turu nõudluse vähenemine
  

• Allikas: autori koostatud.
  

SWOT- analüüsi järgselt võib kinnitada, et tegevuse eeldusteks määratletud tugevused on piisavalt tugevad alustamaks edasiste eesmärkide täitmist.
Suurimateks tugevusteks võib kinnitada ettevõtte mainet ka varasemast kaheaastasest perioodide tegevusest.
Samuti on olemas kohesed kliendid hoones kohapeal(sportlased, kunstikooli õpetajad ja õpilased ja majapersonal).
Oluline on ka, et juhi oskused projekti läbi viia oleksid piisavalt head. Eeliseks on, et juht omab toitlustusalast kvalifikatsiooni ja töökogemust.
Ka omab juht antud valdkonnas tutvuseid, värvata ettevõttesse vajalike teadmistega personali.

1.6 Ettevõtte välised riskid

• Ettevõtlust reguleeriv seadusandlus - toitlustusettevõttel tuleb vastavalt majandusettevõtetele esitatavatele kohustuslikele nõuetele äritegevus tunnustada.
  
• Seadusandluse risk- kus poliitiliselt on võimalus seadustikku kasutada ettevõttele kahjulikus suunas(nt täiendavad maksud jms.).
  
• Ettevõtlust reguleerib kohalik linnavalitsus , mis väljastab toitlustusteenuse tegevusloa .
  
• Linnavalitsusega tuleb kooskõlastada ka reklaami paigaldamine- teeäärsesse piirkonda nt. 300 - 500 m kohvikust, soodustamaks rohkemt külastatavust.
  
• Majanduslangus - avaldab mõjutab kogu elanikkonnale riigis k.a tegevuskeskkonnas.
  
• Konkurentsi kasvu tõus. Turule tuleb juurde konkurentsi, kes näevad samuti võimalust tegutseda sarnasel platvormil. Ka hinnasurve, mille konkurent võib tekitada.
  
• Elanike sissetulekute langus. Kui kliendil puudub finantsiline võimalus käia väljas söömas, siis ei ole ta ka kohviku klient .
  
• Elanikkonna väljaränne ettevõtte tegevuse keskkonnas- elanikud suunduvad elama mujale(nt suurlinnad ja välismaa).
  
• Toorainete kallinemine- tuleneb väliskeskkonnast tingitud hindade tõusust.
  
• Tööjõuressurssi puudus või vähesus keskkonnas – mõjutajaks nii otseselt, kui kaudselt kohviku käivet ja eksistentsi.
  

1.7 Ettevõtte sisesed riskid

• Linnavalitsuse poolselt määratud kõrged kommunaalkulud, mille hinda ei saa ettevõte ise reguleerida ning mis on arvestuslik osa püsikuludes.
  
• Tarnijatega koostööna saavutatavuse tase- kas tekib koostöös usaldus või mitte(kaubale krediiti saamine).
  

• Tarnijapoolne kauba tarnimise tihedus - st kauba jõudmise teekonna pikkus ja ajaline sobivus ettevõttele. Lisanduvad tarnijapoolsed nõudmised, kauba väiksemale tellimusemahule lisatakse transpordikulumäär seitse(7) eurot (nt. 98,99 eurot maksvale tellimusele)
  
• Kõrged remondikulud rendiruumidele- mille puudujäägil tuleks leida rahastuse juurdesaamist(EAS, Koostöökoda) või tõsta omakapitali suurust.
  
• Investeeringud tootmistehnikale ja tarvikutele(nt köögitehnika ost)- tehnika ost on liiga kulukas väljaminek . Lahendusena on ehk võimalus leida odavamaid seadmeid.
  
• Käibe langus- finantside vähesus, mille tõttu kannatab kogu ettevõtte tegevusahel.
  
• Personalivalik- personalivalik tuleneb keskkonnast eksisteerivale tööjõuturule.
  
• Kvaliteedi risk- vananenud tootmisseadmete tõttu ei ole võimalik pakkuda kvaliteetset teenust.
  

1.8 Projekti riskid

Projekti riskid võivad tekkida konkreetselt projekti sisemisel tasnadil.
Paremaks toimimiseks on kasutusele võetud erinevad etapid, mis aitavad projekti käigus omada head ülevaadet tekkivatest riskidest.(vt tabel 4.)
Tabel 4. Projektisisesed riskid
Valdkond /Risk
Tõenäosus
Mõju
(1-10)
Mõju suurus
Ennetavad
Leevendavad
Projekti teostatavuse õige ajastus
90.00%
9
8.1
Motivatsioon hea
Toetav ressurss
Finantside olemasolu
või vabavahendite puudulikkus
80.00%
9
7.2
Laenu taotlemine
Omakapitali lisamine
Kapitali ressurss-
lisarahastuse saamine
(nt. toetusfond)
80.00%
4
3.2
Finantsiline kate olemas
Odavama soetusmaksumu-
sega
Tööjõuressurss + erialane teadlikkus/ väheste oskustega ressurss
70.00%
5
3.5
Osta tööalase oskusega töötaja üle
Tööturuameti poolt pakutav tööjõud
Reklaam- kõrged finantskulud, vähene reklaamitihedus
30.00%
8
2.4
Sooduspakkumise taotlemine
Kasutada rohkem kuulutusstendide reklaami(odavam)
Turundus ja Konkurendid
60.00%
5
3
Reklaam
Leida uusi turge
(kliendigrupp)
Projektiga võib kaasneda takistavaid momente. Selleks, et neid ennetada on vaja jälgida projekti kulgu tervikuna kogu projekti vältel.
Juhul, kui tekivad probleemid on võimalus riske ennetada ning leevendada.
Välja on toodud erinevad võimalused, kuidas aidata projektisisesele tegevusele kaasa ning mida/kuidas kasutusele võtta projekti paremaks toimimiseks.

1.9 Tegevuste hierarhia

Projekti tegevustele on koostatud hierarhiline struktuur, millest saab tõhusa ülevaate tegevuste etappidele ja nende jaotusele. Struktuur on ülevaatlik kogu planeeritavast projektistning on seoseid omava loomuga.(vt joonis 3.)
Joonis 3.Tegevuste hierarhiline joonis. Allikas: Autori koostatud
Analüüsina saab tabelijaotust vaadelda, kui igat tegevuse suunda, järjestust ja teostamise jada, mis on selgelt ära määratletud. Eesmärk on teelt mitte kõrvale kalduda.
Allpool (vt tabelis 5.) on ära määratletud tegevuste jaotusmaatriks tabelina- teostaja /vastutataja, tegevuse kestus ja rahaline väärtus.
Tegevused on järjestatud kindlas kronoloogilises järjekorras, kus tegevuse ahel on projektis loogiline ning nähtav.(vt tabel 5.)
Tabel 5. Tegevuste kronoloogiline järjestus – WBS (autori koostatud)
Tegevused
Teostaja/Vastutaja
Kestus/aeg
Hind e raha
1.Koosolek- protokollimine
2. Üürilepingu sõlmimine
1. Juhataja +Juhatus
2 päeva
50.00 €
Personali valik
Juhataja
2 päeva
200.00 €
Töölepingute allkirjastamine- dokumenteerimine
Raamatupidaja
2 päeva
15.00 €
Ruumide puhastus ja inventari välja viimine
Juhataja + töötajad
1 päev
100.00 €
Remonditööde algus – lõpp
Autor + Abilised 1, 2, 3, elektrik , kokk ja kokaabi
2 nädalat
2,400.00 €
Ruumide koristamine
Kokk ja kokaabi
0,5 päeva
30.00 €
Ajakava jälgimine/ Riskide maandamine
Autor(juhataja)
2 päeva
40.00 €
Inventari paigaldamine ja puhastamine
Juhataja + kokk ja kokaabi
0,5 päeva
50.00 €
Toidukaup ( tellida )
Juhataja
0,5 päeva
10.00 €
Menüü juurutamine
Autor, kokk, kokaabi
2 päeva
150.00 €
Allikas: autori koostatud
Esmatähtsad tegevused - omada ruumidest ülevaade, millest selguvad olulised kriitilised kohad ning kus oleks edaspidiselt remonti vaja korraldada.
Ruumide kasutusele võtmiseks koostatakse haldusorganisatsiooniga viieks aastaks üürileping.
Personali ja projekti finatseeringu küsimuste lahendamiseks korraldatakse juhatuse koosolek, otsustamaks projekti finatseeringute rakendamist, millised on võimalused ning personalivajaduse suurus projektis ja edaspidi.
Töölepingute sõlmimisega tegeleb raamatupidaja (ostetud teenusena).
Ettevalmistused remondiks (k.a remonditeostusel ja lõpule viimisel ) on leida vajalikud töövahendid, ehitusmaterjalid ning korraldada tegevustele tööjaotus .
Ajakava jälgimise, vahekontrollide ja menüü juurutamisega tegeleb projektijuht .
Menüü juurutamisse kaasatakse nii kokk- teenindaja, kui ka kokaabi- koristaja.

2. Projekti ja organisatsiooni struktuur ja ressursid.

Ettevõttel on 3 osanikomanikku, kellest üks on ettevõtte juhataja. Kahe juhatuse liikme tegevus piirdub koosoleku(- te) tasandiga.
Kogu projektikestvuse aja vältel on vastutavaks isikuks juhataja.
Projekti planeeritud töötajaid kaasata/värvata kokku 7 inimest- ruumide ettevalmistuseks, remondi läbiviimiseks ning kohviku edasiseks tegevuseks.(vt joonis 3)
Joonis 4. Organisatsiooni- ja projekt "Kohvik" struktuur
Ettevalmistustöödele on plaanitud tööle võtta 3 inimest (abilised 1, 2, 3), kes teevad ruumides vajalikud tööd enne remonti ning edasise kapitalremondi.
Abiliste 1,2,3 näol värvatakse oma pereliikmeid või häid tuttavaid, kes soodustavad kiiret tegutsemise alustamist projekti stardil.
Kui remont on juba lõpufaasis kaasatakse projekti erialaste teadmise ja kvalifikatsiooniga elektrik, kes tegeleb elektritöödega, sest elektritöö nõuab spetsiifika tundmist.
Põhitöötajatena saavad tööd kokk- teenindaja ja kokaabi- koristaja, kes alustavad siis, kui remont on lõpetatud .

3. PROJEKTI TEGEVUSTE AJAGRAAFIK

Projekti ajagraafik on ära määratletud kindlate tegevuste järjekorrana: ülesanded, teostaja(-d)/vastutajad, tööteostuse alguse ja lõpu kuupäevad ning tähtajad .
Projekti reaalne tegevuse algus on novembrikuu lõpufaasis, kus remonditegevuse algusfaasiks on 01.detsember. Remondiks ja ettevalmistusteks ajaline kulu on planeeritud um. 2,5 nädala perioodile. Remonditööde lõpetamise järgselt tellitakse toidukaup ning juurutatakse menüü.(vt tabel 6.)
Siiski kestab kogu ettevõtte projekt laiemas plaanis alates umbes ruumide kättesaamise hetkest, lepingute sõlmimistest kuni teenuse reaalse müügi stardini kuuaja pikkuseks . Koostada tuleb veel ruumide vastavusse viimise kord, (toiduahela nõuetele vastavusse viimise dokumentatsioon) koostöös toidu- ja veterinaarametiga, mille koostab juhataja projekti kulgemise ajal/käigus jooksvalt, konsulteerides pidevalt veterinaarameti esindajaga.
Kui remont jõuab lõpukorrale, planeeritakse järgmise sammuna toidutooraine tellimine ning menüü juurutamine, et alustada müüki.
Gantt Diagramm – Tegevuste aja diagramm
Allikas:Autori koostatud
Gantt Diagrammis on jälgitav etapiline edasiliikumine tehtavates töödes ajas ja järjestuses .
Tööde algus ja lõpule jõudmine on diagrammis näha kuupäevaliselt(s.o 01.detsember – 17.detsember).

3.1 Kommunikatsiooni plaan

Projektisiseseks paremaks toimimiseks võetakse tarvitusele erinevad kommunikatsiooni võtted. Alljärgneva tabeli näol on saab ülevaate kommunikatsiooniplaanist, milliseid vahendeid ja võtteid ettevõtte sisemiselt projektis kasutatakse. (vt tabel 7.)
Tabel 7. Kommunikatsiooniplaan (e info edastamise viisid)
Info edastamine
Osalejad
Toimumise aeg/ periood
Isiklik suhtlemine
Juhataja + töötajad (2 in)
Iga päev
Telefonikõne
Juhataja + töötajad
Vajadusel iga päev
E- kiri (või tavaline kiri )
Juhataja + investor (-id) + töötajad
Vajadusel iga päev
Koosolekud
1. juhatus + juhataja
2. Juhataja + töötajad
1 x nädalas
2 x nädalas
Internet
Juhataja + investor(- id) + töötajad
Vajadusel iga päev
Üritused (organisatsiooni sees või väljaspool)
Juhataja + investor(- id)
1 x nädalas
Teadetetahvel
Juhataja---- töötajad
Vajadusel iga päev
Dokumendihaldus
Raamatupidaja ( koostaja )
Vajadusel iga päev
Allikas: Autori koostatud.
Suhtlemine ehk kommunikeerimise vajadus on projektis väga tähtis osa. Igasugune kommunikatsioon aitab kaasa edukat projekti kulgemist , selleks kasutatakse mitmesuguseid komunikkerimise võtteid, milleks on isklik suhtlemine, telefoni ühenduste hoidmine, internetis e- kirjadega vahetatav sidesus, koosolekute korraldamine ning teadetetahvi kasutamine. Nende võtetega saavutatakse tõhusalt ja kiiresti ülesannete õigeaaegse toimimise ja on projekti aja jälgimisel vajalik.
Ettetulevatele probleemidele on võimalik tiheda kommunkeerumisega saavutada parimaid ja kiiremaid otsuseid, mis omakorda loovad stabiilsust süsteemis.

4. PROJEKTI FINANTSPLAAN

Tabeli ülevaates näeme millistele tegevustele on raha kulunud. Rahalise ressursi suurus oli projektile planeeritud 3000 eurot.
Tabel 8. Rahavood
Rahavoogude tabelis on näha, et kogukuludest tekkis ka rahajääk, mis on positiivne näitaja. Järeldusena võib kinnitada, et vabavahendite katkestusi projektis ei tekkinud. Seega ei olnud ka raha juurde vaja taodelda (erinevatest toetusfondidest). Mis aga omakorda hoidis oluliselt projektis kokku aega (raha).
Rahalised ressursid on projektiks rakendatud ainult omafinantseeringust, millega saadi kogu projekt tervikuna ka teostatud
Tabel 9. Tulem- kasum
Tabel 10. Bilanss
LISA1.
Tabel 11. MC Project- tööjõuressurss ja tegevuse etapid
Tulemi tabel- diagramm
LISA 2.
Tabel 12. Projekti tegevuse(materjalide) kulu
LISA 3.
Tabel 13. Tõõjõuressursside palgakulu
LISA 4.
Ärinimi : NAABRIONU OÜ
Registrikood: 11478526
Asukoht: Kuusiku tee 6, Sadala, Torma vald, Jõgevamaa
48501 Eesti Vabariik
OSANIKE KOOSOLEKU PROTOKOLL
Sadala, Torma vald 04. detsember 2014 nr 1-1
Algus kell 10.00, lõpp kell 12.30
Juhatas Helika Ude
Protokollis Ivo Masing
Võtsid osa: Helika Ude, Ivo Masing, Sulev Märss
PÄEVAKORRA TEEMAD:

Kohvikuruumide ülevõtmine ja kapitaalremont

Meeskonna loomine

Rahaliste vahendite leidmine

Projektimeeskonna tööülesanded
Teema 1. Kohvikuruumide ülevõtmine ja remont
Arutleti: Ruumide ülevõtmisel vajalik üle vaadata kõik renti võetavad ruumid ja inventar. Allkirjastada rendipindade vastuvõtu leping.
Otsustati: Ruumide ülevõtmise ja allkirjastamisega tegeleb juhataja e projektijuht Helika Ude.
Teema 2. Meeskonna loomine
Arutleti: Kohviku remondiks vajatakse töötajaid, kes tegelevad ettevalmistustöödega remonditavates ruumides ja pindadel. Teostavad remonditööd ja sellele järgnevad tööd.
Vajadus järgmistele inimressursile on:

Kokk- teenindaja (erialaste teadmistega)

Kokaabi- koristaja (osaliste erialaste teadmistega)

Elektrik (kvalifitseeritud)

Vabatahtlikud abistajad (perekonnaliikmed/ head tuttavad)
Otsustati: Vajaliku meeskonna paneb kokku projektijuht Helika Ude. Kaasatud on ka vabatahtlikke abistajaid. Kokku on projekti tegevusse planeeritud 7 inimest.
Teema 3. Rahaliste vahendite leidmine
Arutleti: Kuna varasemalt on tegeletud catering- teenusega, on eelneva tegevuse järgselt rahaline ressurss olemas.
Otsustati: Rahaline ressurss võetakse kasutusse omafinantseeringuna.
Teema 4. Projektimeeskonna tööülesanded
Projektijuhi tegevused - projektitaotluse e visioonprojekti koostamine, hinnapakkumiste võtmine, projekti jälgimine ning jooksvate küsimuste lahendamine, sise- ja välis kommunikatsioon, transpordi kasutus kogu projekti realiseerumise tarbeks.
Tööjõuressurss (eeltöödeks, remondiks ning järelkoristuseks) – värvatakse vabatahtlikke ja oskustöölisi (plaatija, elektrik, kokk ja kokaabi).
Otsustati: Tööde läbiviimist teostab , reguleerib ja suunab projektijuht Helika Ude.
Helika Ude ( allkiri ) Ivo Masing (allkiri)....................................
Koosoleku juhataja....................................................Protokollija.................................................

LISA 5.

LEPING NR 1/2014

Jõgeval " ” november 2014.a.
Sihtasutus "Jõgeva Sport ", asukohaga Aia 40 Jõgeva linn, registrikood 90007974 (edaspidi nimetatud rendileandja ), mida esindab juhatuse liige ......................., ühelt poolt ja Naabrionu OÜ, asukohaga Kuusiku tee 6, Torma vald Sadala 48501, registrikood 11478526 (edaspidi nimetatud rentnik ), mida esindab Helika Ude teiselt poolt, (edaspidi nimetatud Pool ning koos ja ühiselt nimetatud Pooled), sõlmisid käesoleva lepingu (edaspidi nimetatud Leping) alljärgnevas:
1. Lepingu Dokumendid
1.1 Lepingu Dokumendid koosnevad Lepingust, Lepingu lisadest ning Lepingu muudatustest, milles lepitakse kokku pärast Lepingu sõlmimist.
1.2 Lepingule on lisatud järgmised Lisad:
1.2.1 Lisa 1 – rendile antavate ruumide spetsifikatsioon 13. novembri 2006.a inventariseerimise koondakti alusel koos joonisega;
1.2.2 Lisa 2 – rendiruumide üleandmise - vastuvõtmise akt;
1.2.3 Lisa 3 – rendi suurus;
1.2.4 Lisa 4 – alus rendilepingu sõlmimiseks;
2. Üldsätted
2.1 Pooled juhinduvad Lepingu täitmisel võlaõigusseadusest, teistest normatiivaktidest ning käesolevast lepingust.
2.2 Rendiruumid kuuluvad Jõgeva linnale omandiõiguse alusel. Rendileandjal on õigus anda ruumid allkasutusse.
2.3 Rendiruumide kasutamisel saadud tulu, samuti üüritud rendiruumist saadud tulu eest omandatud vara kuulub rentnikule.
2.4 Leping jõustub selle allakirjutamise momendist ja kehtib viis aastat.
3. Lepingu ese ja selle üleandmine ning kasutuse otstarve
3.1 Rendileandja annab ja rentnik võtab rendile rendiruumi vastavalt Lepingu lisale 1 ja 2.
3.2 Lepinguga annab rendileandja kui renditava rendiruumi valdaja rentnikule punktis 3.1. nimetatud vara ajutiseks kasutamiseks tasu eest Lepingus toodud tingimustel.
3.3 Rendiruumi üleandmisel rentnikule koostavad Pooled üleandmise-vastuvõtmise aktiga, mille allakirjutamisega loetakse rendiruumid rentniku poolt Lepingujärgseks kasutamiseks sobivas seisundis vastu võetuks. Vara üleandmise-vastuvõtmise akt on Lepingu lisaks 2.
3.4 Rendileandjal on õigus kontrollida rendiruumi kasutamise sihipärasust, nende säilitamist või hooldamist rentniku poolt.
3.5 Rendiruumide kasutusotstarve – toitlustusasutus .
4. Rendi ja muude kulude suurus ja tasumise kord
4.1 Rentnik on kohustatud tasuma rendileandjale üüri ja kõrvalkulusid Lepingu lisas 3 ettenähtud määrades.
4.2 Lepingu punktis 4.1 nimetatud kulude arvestust peab Rendileandja, kes esitab arve tasumiseks Rentnikule.
4.3 Renti saab muuta poolte kokkuleppel. Ühepoolselt võib nõuda rendi suuruse muutmist riiklikult reguleeritavate hindade, tariifide, maksete või põhivara kulunormide muutmise korral, samuti muudel Eesti Vabariigi seadusandluses ettenähtud juhtudel, aga ka ametliku Eesti Panga poolt avaldatava inflatsioonikoefitsendi alusel, teatades teisele poolele rendisumma muutustest kirjalikult 1 (üks) kuu ette. Ühepoolselt ei saa renti muuta sagedamini kui kaks korda aastas.
5. Poolte kohustused
5.1 Rendileandja kohustub:
5.1.1 Üle andma ruumid vastavalt käesoleva lepingu punktile 3;
5.1.2 mitte sekkuma rentniku majandustegevusse ja mitte tegema takistusi rendiruumide kasutamisel ja valdamisel.
5.2 Rentnik kohustub:
5.2.1 Rendiruumi valduse rendileandjalt vastu võtma, rendiruumi selle vastuvõtmisel hoolikalt üle vaatama ja rendiruumi vastuvõtmisel alla kirjutama rendiruumi üleandmise – vastuvõtmise aktile;
5.2.2 kasutama rendiruumi sihipäraselt vastavalt Lepingule ja rendiruumi otstarbele;
5.2.3 tasuma igakuiselt rendi ja kõiki teisi makseid Lepingus fikseeritud tingimustel;
5.2.4 tagastama rendiruumid rendileandjale Lepingu lõppemisel või ennetähtaegsel lõpetamisel vastavalt Lepingu tingimustele üleandmise-vastuvõtmise akti alusel;
5.2.5 kooskõlastama rendiruumis tehtavad parendused ja muudatused kirjaliku kokkuleppe vormistamise teel eelnevalt rendileandjaga. Kirjalikus kokkuleppes peab olema ära näidatud kas kooskõlastatava tegevuse näol on tegemist parenduse või muudatusega. Parenduseks käesoleva lepingu kohaselt loetakse üldjuhul uste, akende või viimistlusmaterjalide vahetamist. Muudatuseks käesoleva lepingu kohaselt loetakse üldjuhul ehitise konstruktsioonide, ruumijaotuse või tehnosüsteemide ehitustöid.
Käesoleva lepingu alusel ei ole rentnikul õigust nõuda rendiruumides parenduste või muudatuste käigus tehtud kulutuste hüvitamist rendileandja poolt;
5.2.6 lubama rendileandja esindajaid tööpäevadel koos rentniku esindajaga takistamatult rendiruumide lepingutingimuste täitmise kontrollimiseks;
5.2.7 tagama rendiruumis tuleohutuse vastavalt tuleohutuse nõuetele;
5.2.8 teatama viivitamatult rendileandjale tulekahjust , jt. õnnetustest, mis toimusid seoses rendiruumidega, samuti ruumide keskkütte-, veevarustuse -, kanalisatsiooni-, elektri-, side-, ventilatsiooni- jm. süsteemidega;
5.2.9 tagama heakorra rendiruumides ning selle ümber;
5.2.10 järgima oma majandustegevuses keskkonna ja looduskaitse nõudeid;
5.2.11 pidama kinni sanitaar-, tuleohutuse ja hoonete ekspluateerimise eeskirjadest rendiruumides;
5.2.12 tagama hosteli külastajatele hommikusöögi vähemalt ajavahemikul kl 8.00 kuni 10.00. Rentnik kooskõlastab hosteli külastajate hommikusöögi hinnad rendileandjaga.
6. Lepingu muutmine
6.1 Lepingutingimusi võib muuta Poolte kokkuleppel, välja arvatud juhul, kui Lepingu tingimuste muutmise vajadus tuleneb Eesti Vabariigi õigusaktidest.
6.2 Ühe Poole esitatud kirjaliku taotluse lepingutingimuste muutmiseks vaatab teine Pool läbi kümne (10) päeva jooksul arvates taotluse saamise päevast. Keeldumise korral teatatakse sellest teisele Poolele koos vastavasisulise põhjendusega viie (5) päeva jooksul.
7. Lepingu lõppemine ja ülesütlemine
7.1 Leping lõpeb selle ülesütlemisel, rendiruumi hävimisel või kasutuskõlbmatuks muutumisel.
7.2 Lepingu ennetähtaegne lõpetamine toimub poolte kokkuleppel.
7.3 Üks Pool võib Lepingu ennetähtaegselt erakorraliselt üles öelda Lepingus, samuti seaduses toodud alustel.
7.4 Rendileandjal on õigus Leping erakorraliselt ennetähtaegselt üles öelda, teatades sellest rentnikule kirjalikult 1 (üks) kuu ette, kui rentnik ei ole täitnud Lepingu tingimusi, alljärgnevatel juhtudel:
7.4.1 Rentnik kasutab rendiruumi vastuolus Lepingus ettenähtud sihtotstarbega;
8.4.2 Rentniku tegevus halvendab hoone, milles paikneb rendiruum (edaspidi Hoone) või rendiruumi seisundit ;
7.4.3 Rentniku tegevus häirib teiste Hoone üürnike või muul viisil kasutajate tegevust või huve;
7.4.4 Rentnik ei ole täies ulatuses tasunud rendi või muid Lepingus nimetatud tasumisele kuuluvaid makseid või võlgnevusele lisanduvat viivist 1 (ühe) kuu jooksul tasumise tähtaja möödumise päevast arvates;
7.4.5 Rentnik teeb rendiruumides ümberehitusi või parendusi ilma rendileandja loata;
7.4.6 Rentnik on andnud rendiruumi ilma rendileandja eelneva kirjaliku nõusolekuta allüürile või muul viisil kolmandate isikute kasutusse;
7.4.7 Rentnik on muul, Lepingus sätestamata viisil oluliselt rikkunud Lepinguga kokkulepitud tingimusi.
7.5 Rentnikul on õigus Leping igal ajal olenemata põhjusest erakorraliselt ennetähtaegselt üles öelda, teatades sellest rendileandjale kirjalikult ette vähemalt 3 (kolm) kuud.
8. Teadete edastamine
8.1 Pooltevahelised käesoleva lepinguga seotud teated peavad olema kirjalikus vormis, v.a. juhtudel, kui sellised teated on informatsioonilise iseloomuga , mille edastamisel teisele Poolele ei ole õiguslikke tagajärgi ja edastatud Lepingus märgitud aadressil. Aadressi muutusest on Pool kohustatud koheselt informeerima teist Lepingupoolt.
8.2 Teade loetakse kätteantuks, kui teade on üle antud allkirja vastu.
8.3 Informatsioonilist teadet võib edastada telefoni kaudu.
9. Vääramatu jõud
9.1 Lepingust tulenevate kohustuste mittetäitmist või mittenõuetekohast täitmist ei loeta Lepingu rikkumiseks , kui selle põhjuseks olid asjaolud , mille saabumist Pooled Lepingu sõlmimisel ei näinud ette ega võinud ette näha (vääramatu jõud).
9.2 Pool, kelle tegevus Lepingujärgsete kohustuste täitmisel on takistatud vääramatu jõu asjaolude tõttu, on kohustatud sellest koheselt kirjalikult teatama teisele Poolele.
9.3 Kui vääramatu jõu asjaolud kestavad üle 90 päeva, loetakse käesolev Leping lõppenuks täitmisevõimatusega seoses. Sellisel juhul ei ole kummalgi Poolel õigus nõuda teiselt Poolelt Lepingu mittetäitmise või mittekohase täitmisega tekitatud kahju hüvitamist.
10. Lõppsätted
10.1 Poolte vahel Lepingu täitmisest tulenevad vaidlused lahendatakse läbirääkimiste teel. Kokkuleppe mittesaavutamisel kuuluvad vaidlused läbivaatamisele Eesti Vabariigi seadusandlusega ettenähtud korras.
10.2 Leping tühistab kõik Poolte vahel rendiruumide üürileandmist puudutavad varasemad suulised ja kirjalikud kokkulepped.
10.3 Leping on koostatud 2(kahes) identses võrdset juriidilist jõudu omavas eksemplaris eesti keeles, millest üks eksemplar antakse rendileandjale ja teine rentnikule.
11. Poolte andmed
Rendileandja:Sihtasutus "Jõgeva Sport" Aia 40 48304 Jõgeva
reg nr 90007974
tel 7721 922
221033685789 Hansapank
Rentnik: Naabrionu OÜ, Kuusiku 6, 48501 Torma vald Sadala
reg nr 11478526
tel 53486330
SEB Eesti Ühispank

Poolte allkirjad

Käesolev leping on alla kirjutatud mõlema poole poolt kahe tuhande neljateistkümmnenda aasta novembrikuu ............................... päeval.
Rendileandja: Rentnik:
.................................................... ....................................................
(allkiri) (allkiri)
.................................................... ....................................................
(allakirjutanu nimi ja ametikoht ) (allakirjutanu nimi ja ametikoht)
31