Dokumendid luuakse või saadakse asutuse mingisuguse tegevuse vältel või pärast tegevust. Dokumente luuakse tegevuste tõestamiseks ja dokumenteerimiseks. Dokumendi sisu, vorm ja struktuur Dokument on koostatud kindla vormi ja nõuete kohaselt ühe sündmuse või juriidilise fakti kirjalikuks tõenduseks. Dokumendi vorming määrab, kuidas dokumendi elemendid on organiseeritud/paigutatud paberil või esitatud failis. Dokumendi element on informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu. Digitaalne dokument Kõik digitaaldokumendid on baastasandil elektrooniliste impulsside või seisundite jadad. Dokumendi sisu, vormi ja struktuuri kohta käiv info on salvestatud kodeeritud kujul (failivorming). Ühest dokumendist saab teha eri failivormingutes versioone. Digitaalne info on salvestatud andmekandjale ja on selleks kogutud failidesse. Digitaaldokumendi erinevus paberdokumendist Digitaaldokument on dünaamiline; koopia ja originaal on raskesti eristatavad;
Elulookirjeldus CV Kaaskiri Motivatsioonikiri 105.Üldiseks kasutamiseks mõeldud teabele juurdepääsu, teabenõude lahendamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise korda reguleerib: AVALIKU TEABE SEADUS 106.Nimeta saabuvate (algatuskirja) ringluse toimingud: *dokumentide vastuvõtmine *dokumentide läbivaatamine ja sorteerimine *dokumentide registreerimine *dokumentide menetlemine *(vastusdokument registreerimine väljasaatmine) *dokumentide paigutamine sarja toimikusse 107.Mis dokumentidega vormistatakse asjaajamise üleandmine? AKT 108.Nimeta vastuslaused, mida tuleb määratleda asutuse asjaajamiskorras ( nimeta vähemalt seitse) *asjaajamise korraldamine (kes vastutab) *dok. vastuvõtmine ja väljasaatmine *dok. registreerimine *dok. ringlus *dok. juurdepääsu tagamine *dok. säilitamine *dok. säilitamine ja arhiveerimine 109.Mis dokument on arhiivi ohuplaan, mis tegevusi analüüsitakse ohupaani koostamisel
6.4.2 Asjaajamiskorra kaasajastamine 31 7 Dokumentide loetelu 32 7.1 Üldist 32 7.2 Dokumentide loetelu väljatöötamine 33 7.2.1 Andmete kogumine ja konteksti tundmaõppimine 33 7.2.2 Liigitusskeem 34 7.2.3 Asutuse funktsioonide analüüs 35 7.2.4 Funktsioon, tegevus, toiming – dokumentide tekkekontekst 36 7.2.5 Dokumentide liigitusskeemi tuletamine funktsioonide analüüsist 40 7.2.6 Liigitusüksuste järjestamine 47 7.2
DOKUMENDI SISU, VORM JA STRUKTUUR- dok. on koostatud kindla vormi ja nõuete kohaselt ühe sündmuse või juriidilise fakti kirjalikuks tõenduseks. Dok. vorming määrab, kuidas dokumendi elemendid on organiseeritud/paigutatud paberil või esitatud failis. Dok. sisu sõltubfunktsioonist, mille kohta dok. on antud. Vorm peab vastama õigusaktidest kehtestatud nõuetele, struktuur sõltub dok liigist ja sisust. DOKUMENDI ELEMENT- on informatiivelement, mis kuulub dok. vormingu koosseisu. DOKUMENDI PÕHIOMADUSED- Autentsus- dok. on just see, mis ta olema peab, loojaks või saatjaks on isik, kes selle saatma või looma pidi, dok. on loodud või saadetud ajal, mil see pidi loodama või saadetama. Usaldusväärsus- dok. omadus, mis näitab, et dok sisu võib usaldada kui tõestatavate toimingute, tegevuse või faktide täielikku ja täpset esitust ning millele võib toetuda järgnevate toimingute või tegevuse käigus. Terviklus- dok. on terviklik ja seda ei ole muudetud
Register dokumendihaldussüsteemi osa, milles dokumendid on seotud ainuidentifikaatoritega, st dokumendid on registreerimisel järjestiku nummerdatud. Registrid luuakse dokumendiliikidele (kirjavahetuseregister, lepingute register) või sarjadele (käskkirjad, protokollid) (vrd: dokumendiregister). Registreerimine dokumendile selle hõlmamisel viida (ainuidentifikaatori) andmine: a) registrinumbri andmine; b) seostamine liigitusüksusega ja sarja tähise andmine. Roll nimetus, mida isik kannab, täites ülesannet, mis ei peegeldu tema ametinimetuses. (Ka ,,kasutajaroll"). Sari - liigitusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Seosviit sissetulnud kirja kuupäev ja viit. Terviklus dokumendi omadus, mis näitab, et dokument on täielik ja seda ei ole muudetud. Toimik dokumentide organiseerimise üksus sarja piires.
poolaktiivsed dokumendid(kasutatakse igapäevases tegevuses harva), passiivsed dokumendid(igapäevategevuses enam ei kasutata). Sisu: sündmused ja faktid, mida dokument sisaldab. Tüüp: selgitab dokumendi sisu edasiandmise viisi: teksidokumendid, fotod, helisalvestised. Vorming: määrab viisi, kuidas andmed on dokumendis organiseeritud. Vormielendid: informatiivelemendid moodustavad dokumendi vormingu.(pealkiri, tekst, kuupäev, number, allkiri jne). Liik: tuleneb dokundi sisu esitamise viisist ja vormielementide kasutamisest. Kiri, protokoll, käskiri, akt jne. Seotud isikud: autor, adressaat, koostaja(vormistaja), dokumendisüsteemi haldur Kavand: dokumendi esialgne versioon. Kiri: üksikisikule või organistatsioonile nimeliselt adresseeritud dokument. Elektrooniline dokument, digitaaldokument: masinloetavale andmekandjale
või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks 3. Dokumendihaldus Halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega 4. Dokumendihaldussüsteem Elektrooniline tarkvara dokumentide haldamine, kontrollimine ja neile juurdepääsu tagamine Dokumendihaldussüsteemid: Amphora, Webdesktop, Postipoiss, Delta (Alfresco põhine arendus), Sharepointi põhised arendused jt 5. Dokumendisüsteem Infosüsteem - dokumentide haldamine, hõlmamine ja neile pideva juurdepääsu tagamine (kogu nende elukaare jooksul) 6. Dokumendiliik Nimetus, mis tähistab ühesuguste tunnustega (otstarve, tähendus, vormistus) dokumente
Dokumendi omadused Autentsus – dokument on just see, mida ta näib olevat (originaalallkiri) Usaldatavus – dokument, mille sisu võib usaldada, milles esitati faktid, toimingud jmt on tõene, usaldusväärne Terviklik – dokument on täielik ja teda ei ole mingil viisil muudetud Kasutatav – kasutatav on dokument, mille asukoha saab kindlaks teha elukäigu mis tahes tsüklis ja mis on kättesaadav, esitatav ning tõlgendatav. Asjaajamine - Asjaajamine käesoleva seaduse mõistes on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi Dokumendihaldus – on halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa süstemaatilise ohjega. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente võimaldatakse neile pidev juurdepääs Dok. süsteemi moodustavad: 1. inimesed 2
kvaliteetselt ja kontrollitult, mistõttu faili algne versioon (nt DOC, RTF jms) hoiule andmisele ei kuulu. Alates 1. jaanuarist 2013. a (Asjaajamiskorra ühtsed alused) tuleb asutustel luua üle 10-aastase säilitustähtajaga digitaaldokumendid arhiivivormingus. Arhiivikirjelduse koostamine. Hoiule antavate pikaajaliste digitaaldokumentide tervikkirjeldus koostatakse kahes osas arhiivimoodustaja kirjeldusena ja arhiiviainese (funktsiooni, sarja, toimiku, dokumendi) hierarhilise kirjeldusena. Kirjelduste koostamisel taaskasutatakse UAMis võimalikult palju EDHSis juba olemasolevaid metaandmeid. Kui asjaajamise käigus EDHSi sisestatud metaandmete hulk ja koosseis ei ole piisav dokumentide hilisemaks kasutamiseks digitaalarhiivis, saab kirjeldusi käsitsi UAMis täiendada. Arhiivikirjelduse koostamisel tuleb kasutada vähemalt Arhiivikirjelduse elementide loetelus toodud kohustuslikke elemente
informatsiooni ülesmärkimiseks Dokumendiliik on ühesuguse otstarbe ja rekvisiitidega dokumentide rühm Dokumendi elukäik - on dokumendiga tehtavad toimingud alates selle loomisest kuni hävitamiseni või arhiiviasutusse üle andmiseni. Dokumendi vorming määrab viisi, kuidas dokumendi elemendid on organiseeritud st paigutatud paberil või esitatud faili siseselt. Dokumendi element on informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu. Dokumendi omadused: Audentsus audentne on dokument, mille puhul saab kindlaks teha, et dokument on just see, mis ta on mõeldud olema Dokumentide loojaks või saajaks on isik, kes pidi selle looma või saama Usaldusväärsus - usaldusväärne on dokument, mille sisu võib usaldada kui tõestavate toimingute, tegevuse või faktide täielikku ja täpset esitust ning millele võib toetuda järgnevate toimingute või tegevuse käigus.
seosed, mis põhinevad asutuse tegevusel. Dokumendiliikidel põhinev dokumentide rühmitamine Väikesed organisatsioonid, kus on vähe funktsioone ja vähe dokumente rühmitatakse dokumente nende liikide järgi. Dokumendiliikide järgi rühmitamise korral on iga dokumendiliigi jaoks oma toimik Näit. 1. Kirjad 2. Käskkirjad 3. Protokollid 4. Aktid 5. Isiklikud toimikud DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE Dokument hõlmatakse organisatsiooni asjaajamises dokumendisüsteemi Selle käigus luuakse dokumenti kirjeldavad andmed e metaandmed Registreerimise kaudu seotakse dokument vastava funktsiooniga, mille täitmise käigus ta tekkis ning teiste dokumentidega Dokumendi registreerimine tõestab dokumendi olemasolu Paberdokumente on registreeritud aegade jooksul registreerimisraamatutes
Asjaajamiskorras AAK on üheselt mõistetav, kasutajasõbralik, toimiv Allüksuse põhimääruses Ametijuhendites AAK koostamisel lähtutakse: Riiklikest õigusaktidest Organisastiooni asjaajamine peab tagama asutuse ülesannete Oma organisatsiooni tegevuse iseärasustest täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses Organisatsioon kehtestab õigusaktiga asjaajamiskorra dokumenditöö reglementeerimiseks. PEAB TAGAMA DOKUMENTIDE
Mooduli nimetus KARJÄÄRI PLANEERIMINE JA ETTEVÕTLUS Teema „Asjaajamine ja dokumendihaldus. Töötamise õiguslikud alused“ arvestuse kordamisküsimused. 1. Asjaajamise ja dokumendihalduse erisused. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi Asjaajamine - tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks. Dokumendihaldus - tegevused dokumendi-süsteemi loomiseks ja haldamiseks; dokumentide koostamiseks ning dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks Nimeta riiklikud õigusaktid, mis reglementeerivad dokumenditöö korraldust organisatsioonis. Organisatsiooni tegevusi mõjutavad nõuded, mis tulenevad paljudest õigus- ja muudest normatiivaktidest:
Plank on kindla formaadiga paberileht, millele on kantud koostatavate dokumentide püsielemendid. Planke eristab neile trükitavate rekvisiitide koosseis. Üldplangi alusel võib moodustada dokumendiliigi planke. Dokumendiplangid kujundatakse "Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustes" toodud näidisvormingu alusel. Dokumendil on kohustuslikud ja vastavale dokumendiliigile omased rekvisiidid. Üldplangile vormistatakse käskkirjad, protokollid, aktid, esildised (dokumente mis ei adresseerita) Kirjaplangile vormistatakse ametikirjad, mis on moodustatud üldplangi alusel. 9. Dokumentide põhiliigid on kirjad, akt Protokoll 10. Organisatsioonisisesed õigusaktid (käskkiri, otsus) millal koostatakse? Käskkiri- on korraldav dokument, mille annavad välja organisatsiooni (asutuse, ettevõte) juht ja tema
ASJAAJAMISE KORRALDAMINE KORDAMISKÜSIMUSED 2013 1. Mis on asjaajamine (definitsioon arhiiviseaduse järgi või vaba sõnastus)? Vaata üle ka mõisted: dokument, arhivaal, dokumendihaldus jt. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi (Arhiiviseadus). Asjaajamine tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks (Dokumendihaldurite Ühing). Asjaajamine on laiem tähendus kui dokumendihaldus, ka telefonikõnede tegemine, kirja posti
1. Mis on asjaajamine (definitsioon arhiiviseaduse järgi või vaba sõnastus)? Vaata üle ka mõisted: dokument, arhivaal, dokumendihaldus jt. · Asjaajamine ehk dokumentide haldamine on dokumendi loomine, registreerimine, edastamine, liigitamine, hoidmine, juurdepääs, liikumise jälgimine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi. Sellise haldamise elutsükli edukaks läbimiseks peavad olema kehtestatud teatud reeglid, korrad, mis aitavad hallata dokumendiga teostatavaid toiminguid. · Dokument - mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse
Tsiviilseadustiku üldosa seadus- kes on füüsiline ja kes juriidiline isik (eraõiguslik ja avalik õiguslik juriidiline isik, kuidas neid lõpetada), Töölepingu seadus, Töötervishoiu ja tööohutuse seadus, Vabariigi valitsuse seadus, Äriseadustik. asjataja.blogspot.com Rahvusarhiiv- dokumendihalduse ABC (testid) Asjaajamiskorra ühtsed alused 1. peatükk ÜLDALUSED 2. jagu Asutuse asjaajamisele ja dokumendihaldusele esitatavad nõuded § 2. Üldised nõuded (1) Asutuse asjaajamine peab tagama: 1) asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses; 2) dokumentide vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele; 3) dokumentide kiire ringluse; 4) dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile; 5) dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise; 6) tähtaegse dokumentide täitmise ning asjade lahendamise kontrolli;
Digitaalne tempel - tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mida digitaalse templi sertifikaadi omanik kasutab tõendamaks digitaalse dokumendi terviklust ning oma seost sellise dokumendiga. Dispositsioon määratakse konkreetne tegu või tegevusetus, mis tunnistatakse õigusrikkumiseks või kuriteoks. Dok. registreerimine- hõlman dok süsteemi, saab endale reg.nr ja kuupäeva (e viida) dokumendi element- informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu. Dokumendi elukäik- Aktiivne ( dok sisalduvat teavet kasutatakse aktiivselt), Väheaktiivne (säilitatakse arhiiviruumis), Mitteaktiivne (hävitatakse või arhiveeritakse) Dokumendi elukäik: Loomine (koostamine, salvestamine,allkirjastamine), Saamine (terviklikkuse kontroll, konventeerimine sobivamasse vormi), Registreerimine (liigitusüksuse valimine, avamine ja säilitustähtaja valimine, juurdepääsupiirangu
KORDAMISKÜSIMUSED kontrolltööks: Määratle, mis on... dokument (laiemas tähenduses) – jäädvustatud terviklik teave dokument (kitsamas tähenduses) – jäädvustatud terviklik teave, mis on küllaldane faktide või toimingute tõendamiseks dokumendihaldus – tegevused dokumendisüsteemi loomiseks ja haldamiseks; dokumentide koostamiseks ning dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks dokumendihaldussüsteem – dokumendisüsteemi tehnoloogiline osa dokumentide koostamiseks, hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks dokumendisüsteem – isikute, dokumentide, dokumendihalduse tegevuste, tehnoloogiate ja nendevaheliste seoste kogum. Dokumendisüsteemi eesmärk on dokumentide haldamiseks vajaliku reeglistiku määratlemine ja rakendamine o Millest koosneb dokumendisüsteem? • Dokumendid jm teaberessurss • Dokumentide (ja arhiivi) h
Sisukord 1 Sissejuhatus....................................................................................................................4 2 Dokument.......................................................................................................................5 2.1 Dokumendi tunnused .............................................................................................5 3 Asjaajamine....................................................................................................................8 3.1 Dokumendihalduse normdokumendid ...................................................................8 3.2 Dokumentide loetelu..............................................................................................9 3.3 Asjaajamiskord ......................................................................................................9 3
· EVS 8:2000 "Infotehnoloogia reeglid Eesti keele ja kultuuri keskkonnas" · EVS882 -1:2006 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri". II Asutuse individuaalsed · Asjaajamisjuhend · Toimikute/dokumentide loetelu Dokumentide loetelu kehtestatakse tähtajatult asutuse struktuuri ja allüksuste kaupa. Dokumentide kohta märgitakse vähemalt: 1. arhiivimoodustaja nimi 2. osakonna või funktsiooni tähis ja nimetus 3. sarja tähis ja nimetus 4. säilitustähtaeg või arhiiviväärtus Dokumentide loetelu võib täiendada dokumentide haldamiseks vajalike lisaandmetega, näiteks sarja moodustavate dokumentide piirdaatumid, toimikute või muude üksuste arv, juurdepääsupiirang, asukoht või vastutav struktuuriüksus. Dokumentide liigituse põhiüksuseks dokumentide loetelus on sari. Dokumentide loetelu võib üles ehitada kas lähtuvalt struktuurist või lähtuvalt funktsioonidest.
Dokumendihaldus 1. Mis on asjaajamine, millised on asjaajamise eesmärgid? Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmisel arhiivi 2. Mis on dokumendihaldus, millised on elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku eesmärgid? Dokumendihaldus on dokumentide loomise, saamise, kasutamise ning säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem. El. dok.haldusele ülemineku eesmärgid on lihtsustatud otsimine (otsingumootor), abistav funktsioon
ajalugu ja mitmesugused karakteristikud ning mille kogumise eesmärgiks on objekti kasutatavuse ja usaldusväärsuse tagamine. Metaandmeid on vaja ka objektide identifitseerimiseks, paindlike otsisüsteemide loomiseks, ning konteksti säilitamiseks. Mis mõõdus on A4 paber? 210 × 297 mm Millised on dokumendiplankide kaks erinevat liiki, tooge näiteid kummastki?! 1. üldplank millele on kantud püsielemendina väljaandja nimi ja vapp (logo) 2. dokumendiliigi plank ametikirja, käskkirja ja teised plangid, mis on moodustatud üldplangi alusel Mida tähendab lühend OCR ja milleks me antud tegevust kasutame arvutis? OCR (inglise keeles Optical character recognition) ehk optiline märgituvastus on programm, mis võimaldab tõlkida paberdokumente, PDF-faile ning pildistatud dokumente redigreeritavasse vormingusse. Kuidas toimub dokumentide hävitamine? Dokumendid hävitatakse hüdropurustajas, paberhundis. Avalikud asutused saavad dokumente
ARHIIVINDUSE ALUSED KORDAMINE JA EKSAMIPILETID 2012/13 KEVAD PÕHIMÕISTED Arhiivindus, arhiivihaldus Arhiiv Kollektsioon Arhiivimoodustaja Dokument Arhivaal Säilik Sari TEEMAD Arhiivinduse arengulugu Dokumendi elukaar: dokumendihaldus, arhiivihaldus, asjaajamise korraldamine Liigitamine: dokumentide liigitusskeem, arhiiviskeem Korrastamine: provenientsprintsiip, pertinentsprintsiip Kirjeldamine: kirjelduselement, kirjeldustasand Teatmestu: arhiivi ülevaade, nimistu, arhivaalide loetelu Hindamine: teabeväärtus, tõestusväärtus Hävitamine Avalikku arhiivi üleandmine Arhiivinduslikud printsiibid Dokumendid luuakse alati kindlatel põhjustel, nad on eelkõige jälg neid loonud asutuse tegevusest. Arhiivi korrastamisel
Näide: 8 May 2009 (Inglismaa) Asukoht: adressaadi kolmanda reaga samal kõrgusel ja ca 9,5 sm kaugusel plangi vasakust veerisest. VIIT - On kirjale või asjale registreerimisel antud tähistus, mis osutab kirja kohale dokumendisüsteemis. Elemendi eesmärk on - Tõestada registreerimine, - Hõlmata kiri dokumendisüsteemi - Hõlbustada dokumendi haldamist ja otsingut Registreeritavatel dokumentidel on see kohustuslik element. Viida koosseisu kuuluvad sarja tähis dokumentide loetelu järgi ja dokumendi järjekorranumber dokumendiregistri järgi Näide: 3-5/112 Kus 3-5 on sarja tähis dokumentide loetelu järgi, kus kirja pärast täitmist säilitatakse; 3- tegevussuuna tähis; 5 sarja järjekorranumber tegevussuuna piires; 112 kirja järjekorranumber dokumendiregistris Kirjale võib lisada dokumenti individualiseeriva numbri, mis näitab mitmes dokument see on antud kirjavahetuse koosseisus. Näide: 3-5/112-2
2.4.1 Dokumendiplangid Asutuses on kasutusel nii paberkandjal kui ka elektrooniliselt kahte liiki dokumendiplangid: kirjaplank formaadis A4 (210 mm x 297 mm); üldplank formaadis A4 (210 mm x 297 mm). 2.4.2 Kirjaplangile vormistatavad dokumendid ametikirjad. 2.4.3 Üldplangile vormistatavad dokumendid Koosolekute protokollid, nõukogu otsused, juhatuse otsused, korraldused, käskkirjad, ringkirjad, teated, aktid. 2.4.4 Valgele paberile vormistatavad dokumendid Asutusesisene kirjavahetus, dokumentide projektid/eelnõud, ühisdokumendid, st kui dokumendile kirjutavad alla kahe või enama asutuse esindajad ja juhendid. 2.4.5 Ümbriku vormistamine Asutusest väljasaadetavatele ümbrikutele peab märkima asutuse andmed. 2.5 Rekvisiitide vormistamise nõuded Dokumente koostavad ja vormistavad töötajad, kelle töövaldkonda teema kuulub. Kõikidele
Dokument- on mistahes teabekandjal jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Arhivaal-on dokument millele avalik arhiiv on andnud hindamise tulemusena arhiiviväärtuse. Arhivaal on osa rahvuslikust kultuuripärandist, säilitatakse püsivalt Rahvusarhiivis. Dokumendi element- on informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu. Dokumendivorming- määrab viisi, kuidas dokumendi elemendid on organiseeriud, st paigutatud paberil või esitatud faili siseselt. Dokumendi elukäik- Dokumendi elukäigu mõiste. Kolme tsükli iseloomustus. Dokumendi elukäik kujutab toiminguid dokumendiga alates dokumendi loomisest või saamisest kuni eraldamiseni dokumendisüsteemist (hävitamiseni või arhiiviasutusse andmiseni). Dokumendid läbivad oma eluaja jooksul järgmised tsüklid:
õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites. 25. Mis on organisatsiooni tegevust korraldav haldusakt Käskkiri 26. Kuidas/kus viidatakse käskkirja lisadele Teksti korraldavas osas vastava punkti lõpus 27. Millisel juhul näidatakse Organisatsioon või organisatsiooni allüksus allkirjastaja koosseisus (EVS882-1:2013) Kui see ei selgu elemendist autor 28. Nimeta elemendi VIIT koostisosad NT: 2-10/11-6 2- funktsiooni tähis 10- sarja tähis 11- registreerimisel antud number 6- dokumenti individualiseeriv number 29. Mis on element LISAMÄRGE? Märge kirjale lisatud lisade osutamiseks 30. Millal ja miks vormistatakse kirjal seosviit? Lisatakse ühel teemal kirjutatud kirjale, et oleks lihtsam hallata. Võimaldab siduda sissetuleva ja väljamineva kirja. 31. Millisel juhul vormistatakse ametkirja pealkiri Pealkiri on kohustuslik 32. Kus viidatakse e-kirja lisadele Teksti sees 33
vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses, dokumentide vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele, dokumentide kiire ringluse, dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile, dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise, tähtaegse dokumentide täitmise ning asjade lahendamise kontrolli, dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegade. 12. Sarja moodustavad dokumendid ja toimikud, millel on sarnane koht asutuse asjaajamises ja mida ühendab üks või mitu ühist tunnust. Toimikud, aga moodustuvad dokumentidest. 13. Kuna asjaajamise põhimõte on dokumentide vormistamine, töötlemine, registreerimine, edastamine ja süstematiseerimisega seotud tegevus. Kui seda valesti käsitleda, võib ettevõttes tekkida suured kahjud. 14. Aktiivne, poolaktiivne, passiivne, 15. Registreerimisele kuuluvad:
koht on 5,5 cm kaugusel plangi ülaservast ning kuupäeva ja numbri asukoht on 6,3 cm kaugusel plangi ülaservast üldjuhul rekvisiitide parempoolses veerus. Väljasaadetavad dokumendid tuleb vormistada vähemalt ühe turvaelemendiga dokumendiplangile, et tagada dokumendiplankide võltsimiskindlus ning lihtsustada dokumendi originaali eristamist koopiast. 6.Mis on plank ja millised dokumendid vormistatakse plankidele? · Plank - on halduses osaliselt ettetrükitud tekstiga leht andmete sisestamiseks. Plankidele vormistatakse kirjad, protokollid, aktid, õigusaktid ja dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi. 7.Nimetage dokumendi kohustuslikud elemendid! · Dokumendi väljaandja nimi või nimetus, kuupäev, tekst, allkiri. 8.Mis on dokumendi kuupäev ja millega see on seotud?
(Gartner Group). Samuti enimlevinud maailma suurlahendus Eesti turul (11 installatsiooni). Tegu on veebipõhise lahendusega, mis ühendab kogu funktsionaalsuse, mis on vajalik organisatsiooni ressursside ja kollektiivse teabe veelgi tulemuslikumaks kasutamiseks. DocLogix - üle Baltikumi arendatav dokumendihaldussüsteem, millega saab hallata kogu asutuse dokumente alates nende saamisest/loomisest kuni nende arhiveerimiseni. Samuti võimaldab tarkvara hallata asutuste partnerite kontaktandmeid, teostada otsinguid süsteemis ja genereerida aruandeid. Selle arendamisel lähtutakse rahvusvahelistest standarditest, Eesti, Leedu ja Läti seadusandlusest, mis on väga laialt integreeritud Microsofti tarkvaradega (Office; Outlook). Amphora - Internetis töötav dokumentide ja projektide haldamissüsteem, töö korraldamist lihtsustav abivahend. Amphora võimaldab paremini planeerida aega ja inimeste tegevust,
kord? Dokumendiplangid olgu kättesaadavad ainult selleks volitatud isikutele, kellele see kohustus on kinnitatud ametijuhendiga ja kes vastutavad hoidmise ja kasutamise eest. Missuguseid dokumendiliike registreeritakse ja missuguseid ei registreerita? Registreerimisele kuuluvad dokumendid: ülikoolis koostatud ja allkirjastatud õigusaktid (määrused, otsused, käskkirjad, korraldused) ülikoolis koostatud protokollid ja aktid lepingud saabunud ja väljasaadetavad kirjad (avaldused, märgukirjad, selgitustaotlused, taotlused, teabenõuded jmt) ülikooli halduses oleva asutuse, struktuuriüksuse, ametniku või töötaja pooltülikoolile esitatud aruanded, selgitused, seletused ja muud dokumendid, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks Mitteregistreeritavad dokumendid: kutsed, õnnitlused ja kaastundeavaldused reklaamtrükised, prospektid
kord? Dokumendiplangid olgu kättesaadavad ainult selleks volitatud isikutele, kellele see kohustus on kinnitatud ametijuhendiga ja kes vastutavad hoidmise ja kasutamise eest. Missuguseid dokumendiliike registreeritakse ja missuguseid ei registreerita? Registreerimisele kuuluvad dokumendid: ülikoolis koostatud ja allkirjastatud õigusaktid (määrused, otsused, käskkirjad, korraldused) ülikoolis koostatud protokollid ja aktid lepingud saabunud ja väljasaadetavad kirjad (avaldused, märgukirjad, selgitustaotlused, taotlused, teabenõuded jmt) ülikooli halduses oleva asutuse, struktuuriüksuse, ametniku või töötaja pooltülikoolile esitatud aruanded, selgitused, seletused ja muud dokumendid, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks Mitteregistreeritavad dokumendid:
annaabi.ee 
Sisene Facebook'ga
Sisene Google'ga
Sisene LinkedIn'ga
