Dokumendihalduse mõisted (0)

KUJUL:
Mõiste- definitsiooni (allika viide ) + selgitav kommentaar
Administraator – süsteemi kasutajaroll, mille ülesandeks on dokumendisüsteemi konfigureerimine ja toimimise tagamine. (Kasutatakse ka „ haldur ”)
Ainuidentifikaator – süsteemi poolt loodud, dokumenti unikaalselt identifitseeriv, tavaliselt numbriline tunnus.
Asi – üksikküsimus asutuse asjaajamises, millega seotud asjaajamistoimingute (asja algatamine, lahendamine, täitmine või lõpetamine) käigus tekivad dokumendid .
Asjaajamine – organisatsiooni ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpne ja küllaldane dokumenteerimine; dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise tagamine neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul; dokumentide menetlemise , nende ringluse, sisemise kooskõlastamise ja tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine; teabele juurdepääsu, asjaajamise üleandmise jms korraldamine (AÜA põhjal)
Autentsus – dokumendi omadus, mille puhul saab kindlaks teha järgmist: a) dokument on just see, mis ta on mõeldud olema; b) dokumendi loojaks või saatjaks on isik, kes pidi selle looma või saatma; c) dokument on loodud või saadetud ajal, mil see pidi loodama või saadetama.
Digitaalallkiri – tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mida allkirja andja kasutab, märkimaks oma seost dokumendiga.
Digitaaldokument – dokument, mis on salvestatud digitaalselt ja mida saab arvuti abil kasutada, edastada ja töödelda.
Dokumendimall – dokumendi näidisvormingu järgi kujundatud fail või veebivorm, mis dokumenteerimisel täidetakse sisulise informatsiooniga (MS Wordis on digitaalsed dokumendimallid .dot failid).
Dokumendihaldus – a) dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhus ja süstemaatiline korraldamine, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamine ning dokumentidena alalhoidmine. (Standardi EVS-ISO 15489-1:2004 põhjal)
b) asjaajamise käigus dokumentidega tehtavad toimingud, millega tagatakse nende autentsus, usaldusväärsus, terviklus ja kasutatavus kogu elukäigu jooksul.
Dokumendihaldussüsteem – (vt EDHS)
Dokumendiregister – avaliku teabe seaduses toodud dokumendiliikide registrite või dokumentide loetelu koondnimetus.
Dokumendiringlus – dokumentide liikumine asjaajamise/töövoo käigus.
Dokumendisüsteem – infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteemi komponentideks on: dokumendid, protsessid, tehnoloogia ja inimesed.
Dokumendi elukäik – kontseptsioon, mis hõlmab a) ajalist kestust dokumendi loomisest või saamisest selle hävitamise või arhiiviasutusse andmiseni ning b) dokumendihalduse toiminguid selle aja kestel.
Dokumendivahetuskeskus (DVK) – on elektrooniliste dokumendihaldussüsteemidele keskne komponent (infosüsteem), mille ülesandeks on hajutatult paiknevate EDHS-ide liidestamine X-tee vahendusel.
Dokument – mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.
Dokumentide loetelu – asutuse tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks koostatud loetelu.
Eeldokument - Jäädvustatud informatsioon või objekt, mida saab käsitleda tervikuna. Käesolevas dokumendis kasutatakse mõistet “eeldokument” niisuguse informatsiooni kohta, mis ei ole hõlmatud dokumendina, s.t. liigitatud, registreeritud ja muutmiseks lukustatud. Mõnedest eeldokumentidest saavad dokumendid. ( MoReq2 põhjal).
Hõlmamine – dokumendi seostamine asutuse tegevuskontekstiga, määrates sellele koha dokumendisüsteemis kas a) seostades dokument liigitusskeemiga või b) salvestades ja suunates see dokumendiringlusesse.
(Dokumendi) kasutatavus – tunnused, et dokumendi asukoht kindlaks teha ning dokument sealt kätte saada, seda esitada ja tõlgendada.
Kontrolljälg – dokumentide ja metaandmete töötluskäigu kontrolli ja dokumendihaldussüsteemi sisu taastamist võimaldav turvalogi.
Liidestamine
Liigitamine – dokumentide seostamine liigitusskeemiga registreerimise käigus.
Liigitusskeem - asutuse ülesannete ja tegevuste (funktsioonide) ja / või dokumentide hierarhiline esitus; asutuse dokumentide loetelu osaks olev sarjade jt. liigitusüksuste struktureeritud loetelu.
Metaandmed – dokumendihalduse kontekstis määratletakse metaandmeid kui andmeid, mis kirjeldavad dokumentide konteksti, sisu ja arhitektuuri ning nende haldamise ajalugu.
Register – dokumendihaldussüsteemi osa, milles dokumendid on seotud ainuidentifikaatoritega, st dokumendid on registreerimisel järjestiku nummerdatud. Registrid luuakse dokumendiliikidele (kirjavahetuseregister, lepingute register) või sarjadele (käskkirjad, protokollid ) (vrd: dokumendiregister).
Registreerimine – dokumendile selle hõlmamisel viida (ainuidentifikaatori) andmine: a) registrinumbri andmine; b) seostamine liigitusüksusega ja sarja tähise andmine.
Roll – nimetus, mida isik kannab, täites ülesannet, mis ei peegeldu tema ametinimetuses. (Ka „kasutajaroll”).
Sari - liigitusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente.
Seosviit – sissetulnud kirja kuupäev ja viit .
Terviklus – dokumendi omadus, mis näitab, et dokument on täielik ja seda ei ole muudetud.
Toimik – dokumentide organiseerimise üksus sarja piires.
Turvaklass – sarja, toimiku, dokumendi või dokumendi osa turvalisuse tase vastavalt õigusaktidest ja asutuse sisemisest töökorraldusest tulenevatele nõuetele.
Usaldusväärsus – dokumendi omadus, mis näitab, et dokumendi sisu võib usaldada kui tõestatavate toimingute, tegevuse või faktide täielikku ja täpset esitust ning millele võib toetuda järgnevate toimingute või tegevuse käigus.
Viit – kirjale või asjale registreerimisel antud tähistus, mis osutab selle kohale dokumendisüsteemis ning koosneb sarja tähisest ja dokumendi registrinumbrist.