Dokumendihalduse eksam (0)

Kutsekool - Infoteadus - Dokumendihaldus

5 VÄGA HEA

EKSAMIKS
1. ORGANISATSIOONI DOKUMENDIHALDUSE KORRALDAMINE
Põhimõisted
Dokument – on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on saadud või loodud asutuse või isku käigus.
Tõestusväärtus – võime kajastada funktsioonide täitmist või tehingute läbiviimist, dokument on autentne või usaldusväärne .
Teabeväärtus – dokumendis sisalduvad andmed sündmuste, isikute jms kohta.
Dokumendiga seotud isikud – autor ( organisatsioon ), adressaat/saaja, koostaja (annab sisu), vormistaja, allkirjastaja, dokumendisüsteemi haldur .
Metaandmed – dok. kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendi süsteemis. Andmed dok registreerimise ja haldamise ajaloo kohta.
Dokumendi liik – tuleneb dokumendi sisu ehitamise viisist ja vormielementide kasutmisest (nt kiri, protokoll , avaldus)
Dokumendi elukäik – kõik tegevused dokumendiga alates tema loomisest või saamisest kuni hävitamiseni või säilitamisele eraldamisele
Etapid:

planeerimine

loomine või saamine

töötlemine

indekseerimine

liigitamine

säilitustähtaja määramine

kasutamine

hävitamine

säilitamine
Elutsüklid: aktiivne(= asjaajamisperiood ), poolaktiivne(max 2a), passiivne(asutuse arhiivihoidlas).
Dokumendi vorming – määrab andmete organiseerimise viisi dokumendis

Dokumentide elementide asukoha paberkandjal
Digitaaldokumentide puhul andmefailide sisemise ülesehituse

Dokumendi vormielemendid – (Vormi-, dokumendi-)element – dokumendi informatiivosa, millele on kehtestatud vorming ja asukoht dokumendil
Dokumendi omadused

Autentsus – dokument on just see, mida ta näib olevat (originaalallkiri)
Usaldatavus – dokument, mille sisu võib usaldada, milles esitati faktid, toimingud jmt on tõene, usaldusväärne
Terviklik – dokument on täielik ja teda ei ole mingil viisil muudetud
Kasutatav – kasutatav on dokument, mille asukoha saab kindlaks teha elukäigu mis tahes tsüklis ja mis on kättesaadav, esitatav ning tõlgendatav.

Asjaajamine - Asjaajamine käesoleva seaduse mõistes on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine , süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi
Dokumendihaldus – on halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa süstemaatilise ohjega.
Dokumendisüsteem

infosüsteem , millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente
võimaldatakse neile pidev juurdepääs

Dok. süsteemi moodustavad:

inimesed

elektrooniline dok. haldus. Süsteem (EDHS)

dok. halduse toimingud ( asjaajamiskord , dok. loetelu , arhivaalide loetelu , ohuplaan)

tehniline vahend

tegevuse käigus loodud, saadud dokumendid
Dokumendihalduse riiklikud normdokumendid ja juhendmaterjalid :
Seadused

Arhiiviseadus – seadus sätestab arhivaalide kogumise, hindamise, arhiveerimise , säilitamise ja nende juurdepääsu korraldamise ning arhivaalide tegevuse alused.
Avaliku teabe seadus – sätestab: avalikule teabele juurdepääsu tingimused, korra ja viisid ning juurdepääsu võimaldamisest keeldumise alused
Märgukirja ja selgitustaotluse vastamise seadus – sätestab isiku pöördumisele vastamise korra, niivõrd kui see ei ole sätestatud teise seadusega.
Isikuandmete kaitse seadus – eesmärgiks on isikuandmete töötlemisel füüsilise isiku põhiõiguste ja põhivabaduste kaitsmine kooskõlas avalike huvidega
Digitaalallkirjaseadus – digitaalallkirja kasutamiseks vajalikud tingimused.
Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus
Andmekogude seadus
Haldusmenetluse seadus
Avaliku teenistuse seadus
Töölepinguseadus
Keeleseadus
Äriseadustik

Vabariigi valitsuse määrused

Arhiivieeskiri
Asjaajamiskorra ühtsed alused

Muud

Ministri määrused
Ministeeriumi käskkirjad

Standardid

EVS-ISO 15489-1:2004 üldnõuded
EVS-ISO 15489-2:2004 juhised

Muud juhendmaterjalid

Rahvusarhiivi juhised
Riigikantselei juhendmaterjalid

Organisatsiooni dokumendisüsteemi loomine:
süsteemi hõlmatavate dokumentide kindlaksmääramine
asjaajamiskord – esitab nõuded orgi-i dokumentide haldamisele alates nende loomisest või saamisest kuni eraldamiseni arhiiviasutusse või hävitamiseni, kasutajate ülesanded dokumentide haldamisel
dokumentide loetelu – kehtestab dokumentide liigitamise skeemi ja säilitamise tähtajad . Dokumendid toimikutes vastavalt loetelule. Kontroll dok. elukäigu üle.
tööprotsessi kirjeldused – koostatakse vajadusel olulisemate, sagedamini korduvate tegevusprotsesside korraldamise sätestamiseks.
Asjaajamiskord ja dokumentide loetelu
Asjaajamiskord: organisatsioonisisene dokument, mis reguleerib konkreetses organisatsioonis dokumenditöökorraldust.
On dokument või dokumentide kogum, mis esitab nõuded dokumentide haldamisele organisatsioonis

lähtutakse riiklikest normdok.

arvestades konkreetse organ. vajadusi ja tingimusi
Üldsätted, dokumentide vormistamine, dokumendiringluse korraldamine, dokumentide registreerimine, dokumentide menetlemine , dokumentide hoidmine asjaajamises, asjaajamise üleandmine
Koostamise protseduur vt raamatust lk 61
Dokumendi loetelu koostamise protseduur vt lk 70-71
Dok loetelu vt vanast vihikust juurde!!! Vaata funktsioone..
Dok. loetelu kehtestab dokumentide liigitamise skeemi ja säilitamise tähtaja. Kõik dok. paigutatakse toimikusse vastavalt dokumentide loetelule. Dok. loetelust saab teada juurdepääsupiirangud, arhiviväärtuse, toimikute asukoha ja haldamise eest vastutaja. Saab ka kontrollida dok elukäiku.
Peab sisaldama: asutuse nimetus, funktsioon, sarja tähis, sarja nimetus, säilitustähtaeg + teabekandja, arhiiviväärtus , asukoht, juurdepääs. Peab kajastama peetavaid andmekogusid. Põhiüksus on dokumendisari.
Koostamise põhimõte on

Funktsiooni või struktuuripõhine

Tähtajatu

Dokumentide liigitusüksus on sari
Sari on organisatsiooni ülesannete täitmise käigus tekkinud üheliigiliste või üheotstarbeliste arhivaalide kogum, mida on võimalik hallata tervikuna .
Toimik on asjaajamisperioodi jooksul sarjas tekkinud dokumentide kogum nende füüsiliseks haldamiseks . Ühe toimiku maht ca 250-300 lehte.
Dokumentide loetelu muudetakse kui

Arhiivimoodustaja ülesannete või struktuuri muutmise tulemusena tekkivad uued dokumentide sarjad

Kui muutud dokumendisarjale kehtestatud säilitustähtaeg

Avaliku arhiivi motiveeritud ettepaneku alusel
Uus dokumentide loetelu koostatakse kui

Struktuuris või ülesannetes toimuvad ulatuslikud muudatused, mille tagajärjel muutuvad asjaajamiskord ja dokumentide koosseis
Dokumentide loetelu kasutatakse
1. Dokumentide tähistamiseks

Dokumentide ülesleidmiseks

Säilitustähtaegade määramiseks
Tööprotsessi kirjeldus:

Dokumendi loomine (elektrooniline)

Kooskõlastamine (E)

Regitreerimine (E)

Allkirjastamine (digitaalallkirjaga, audentimisega, omakäelise allkirjaga)

(Väljatrükk paberkandjal)

Teavitamine (E, koopia või väljavõte)

Tutvumismärke võtmine

Kontroll (E)

Seosed teiste süsteemidega(E)

Arhiveerimine (E, paberkandjal)
Organisatsioonisisesed dokumendid:
Asjaajamiskord
Tööprotsesside kirjeldused, muud dokumendid
Dokumentide loetelu
dokumendihaldussüsteemi funktsionaalsusnõuete tundmaõppimine
Peab võimaldama :
1. rakendada õigusloomet
2. registreerida erinevaid dokumendiliike
3. vastu võtta ja lugeda digitaalallkirjastatud dokumente
4. jälgida dok. liikumist ja menetlust reaalajas
5. otsida dokumente erinevate tunnuste alusel
6. ligipääsu jne
Dokumentide tehniliseks vaatlemiseks on aega 1 tööpäev,
või äärmisel juhul järgmine tööpäev
Dokumendi täitmise aeg on vastavalt seaduses
ettenähtud ajale või dokumendil märgitud tähtajale
valesti saabunud kiri edastada hiljemalt
5 tööpäeva jooksul õigele adressaadile
2. DOKUMENTIDE KOOSTAMINE JA VORMISTAMINE
Ametkirja vorming – vorm kahes eksemplaris (originaal kirjaplangile ja ärakiri samas formaadis puhtale paberilehele)
Vormingusse kuuluvad järgmised elemendid plangil paiknemise järjekorras:

autor – kirja sisu eest vastutav organisatsioon või isik (org, organisatsiooni allüksus, ametiisik , füüsiline isik)

logo / vapp – on kirja autorit identifitseeriv visuaalne kujund.

kasutamismärge – on kirja kasutamise korda tähistav märge, vormistatakse vajadusel.

adressaat – on org või isik, kellelele kiri suunatakse

aadress – sideandmed, et kiri jõuaks adressaadini

pealkiri – kirja sisule antud nimetus, et hõlbustada kirja leidmist ja eristada seda teistest dokumentidest.

Tekst – kirja põhisisu, adressaadile informatsiooni edastamine.

allkiri – kirja sisu selle eest vastutajaga siduv omakäeline või digitaalallkiri

allkirjastaja – füüsiline isik, kellel on õigus anda allkirja autorina või autori nimel

lisamärge – märge kirjale lisatud dokumendile osutamiseks

lisaadressaat – on org või isik, kellele saadetakse kiri teadmiseks, mitte täitmiseks. Eesmärk on kolmanda osapoole teavitamine kirja sisust ja adressaadi teavitamine kolmandast osapoolest.

Koostaja – kirja kavandi ettevalmistanud isik.

seosviit – sissetulnud kirja kuupäev ja viit

Kuupäev – kirja lõpliku valmimise kuupäev, ajahetk, kui allkirjastaja on kirja aktsepteerinud.

viit – kirjale registreerimisel antud tähistus, mis osutab kirja kohale dokumendisüsteemis
Ametikirja koostamine vt lk 92-93
Eriliigid – tellimiskiri, võlanõue , pretensioon, volikiri , garantiikiri, soovituskiri , äraütlemiskiri, teatis , tõend, avaldus, tänukiri, õnnitluskiri , kaastundekiri, memo , kutse vastuvõtule
Avaldus – on dokument, millega isik pöördub tavaliselt isiklikes küsimustes organisatsiooni poole. Jagunevad:
Töötajate avaldused
Avaldused eraisikutelt väljaspool asutust
Vormistatakse valgele paberile A4 formaadis
Vt lk 109
E-kiri, meilietikett – vt vanast vihikust, vt näidet lk 129
Käskkiri vt lk 131
Protokoll – koostatakse nõupidamiste või koosoleku käigu ja vastuvõetud otsuste fikseerimiseks. Näide lk 145
Lühiprotokollis vormistatakse ainult päevakord ja vastuvõetud otsus(ed).
Protokoll vormistatakse üldplangile või protokollplangile

dokumendiliigi nimetus PROTOKOLL 5,5 koos nõupidava organi nmetusega (JUHATUSE KOOSOLEKU PROTOKOLL)

koostamise koht, alates 6,3

kuupäev

number (viit)

koosoleku alguse ja lõpu kellaajad

tekst (informatsioon osavõtjate kohta)1)koosoleku juhataja 2)protokollija 3)võtsid osa 4)puudusid 5) kutsutud, edasi päevakord ning päevakorrale järgneb KUULATI(inimeste nimed ja mis teemast räägib), siis sõna võttis/võtsid ja lõpuks otsus, mis ühiselt otsustati

allkirjad (vähemalt kaks allkirja koosoleku juhataja ja protokollija allkirjad) allkirjad kõrvuti

jaotuskava

autor
Akt – koostatakse komisjoni/volitatud isiku poolt faktide, olukorra, sündmuse vm fikseerimiseks – tõendamiseks. Näide lk 161
1. dokumendiliigi nimetus AKT
2. koostamise kuupäev
3. number/ viit
4. koostamise koht
5. kinnitusmärge 9,5
6. pealkiri
7. tekst (sissejuhatav ja konstateeriv osa. Sissejuhatavas osas akti koostamise aluse trükkimisega, järgnevalt loetletakse komsjoni koosseis. Konst . Osas tuuakse välja faktid, järelduse ja ettepanekud. Lõpus näidatakse originaaleksemplaride arv ja jaotuskava.
8. allkirjad (komisjoni esimees, komisjoni liikmed
9. viisa (eraettevõttes, arhivaalide hävitusakt – viseerida nende töötajate poolt, kelle dokumente hävitatakse)
Lisadele viidatakse allkirjast allpool. Vormistatakse eraldi lehel, lisab aktile
3. DOKUMENDIRINGLUSE KORRALDAMINE JA DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE
Postiga , e-postiga, faksiga ja käsipostiga saabunud/ saadetud dokumentide ringlemine organisatsioonis, vt lk 163-165, konspekti vaadata
Dokumentide registreerimise kohustus vt lk165
Registreerimisele kuuluvad ja mittekuuluvad dokumendid vt lehelt
Ühekordse registreerimise nõue – ühekordne, uuesti ei registreerita
Algatusdokumendi järgne – algatuskiri ja vastukiri registreeritakse sama järjekorranumbri all
Dokumendiregistrile esitatavad nõuded
Tehnoloogiliselt, organisatsiooniliselt, füüsiliselt kaitstud andmete omavolilise muutmise või hävitamise eest
Olema tagatud juurdepääs registreeritud juurdepääsupiiranguteta dokumentidele
Andma informatsiooni dokumendi menetluse kohta
Kajastab dokumendi liikumist
Dokumendiregistrit säilitatakse sama kaua kui registris registreeritud dokumente
Juurdepääs dokumendiregistrile ja registreeritud dokumentidele
Olema tagatud juurdepääs registreeritud juurdepääsupiiranguteta dokumentidele. Juurdepääsupiirangute puhul vajalik viide juurdepääsu piirangut kehtestavale dokumendile ja piirangu tähtaeg
4. DOKUMENTIDE MENETLEMINE
Dokumentide läbivaatamine ja edastamine (paber- ja digitaaldokumendid).
Menetlemine tähendab mingi küsimuse lahendamiseks tarvilikke ja kindlas järjestuses tehtavaid toiminguid .
Menetlemine tähendab, et
1. Juhtkond vaatab läbi dokumendid ja annab korralduse ehk resolutsiooni asja lahendamise käigu kohta
2. dokumendiga seotud küsimus lahendatakse, dokumendi käsitlemise käigus koostatakse, vormistatakse vastusdokument
3. kontrollitakse asjade tähtaegset täitmist
4. tehakse teatavaks asja lahendamise tulemus või vastus
Vt lk 173-174
Dokumentide läbivaatamine ja edastamine
- dok. suunatakse peale registreerimist läbivaatamiseks asjaga tegelevatele strukt.üksuse juhile või kõrgemalseisvale juhile, kes määrab lahendaja
- paberdokumendi puhul tuleb lisada varem samad dokumendid, mis samu küsimusi puudutavad otsida üels ja lisada saabunud dokumendile.
- digitaldokumendi puhul tuleb märkida viide nende asukohale dokumendiregistris
Tippjuhile esitatakse üldjuhul läbivaatamiseks tähtsamad dokumendid org. tegevuse põhiküsimuste kohta vm dok. mille käsitlemine nõuab juhi otsust.
Tippjuhi asetäitjale esitatakse dok. läbivaatamiseks tööjaotuse ja pädevuse kohaselt, mis eeldab nendelt juhtidelt usaldusväärsust ja ka kvalifikatsiooni.
Dokumentide täitmise tähtajad

Lahendatakse asi 30 päeva jooksul, kui õigusaktis ei tulene teisiti
Teabenõue täidetakse viivitamatult või 5 tööpäeva jooksul
Märgukirja ja selgitustaotlusele vastatakse viivitamata, kuid mitte hiljem kui 30 kalendripäeva jooksul dokumendi registreerimist. Täiendava uurimise vajaduse korral võib pikendada kahe kuuni.
Kui küsimuse lahendamine ei kuulu organisatsiooni pädevusse, edastatakse dok kuuluvuse järgi 5 tööpäeva jooksul.
Informeeritakse sellest kirja saatjat

Dokumendi kooskõlastamine (kooskõlastamise viisid, tähtajad)
Kooskõlastamine kahel viisil: allkirjastamisega, teise dokumendiga
Võib olla organisatsioonisisene ja –väline.
Esimesena kooskõlastab dokumendi koostaja ja seejärel vahetu ülemus ning spetsialistid , keda küsimus puudutab. Viimaseks kooskõlastajaks on tavaliselt jurist . Ametiredeli järgi – altpoolt ülespoole.
Kooskõlastamine teise asutusega vormistatakse

Kooskõlastusmärkega
Kirja teel
Digitaalselt

Asutusevaheline kooskõlastamine - tähtaega hakatakse arvestama dokumendi saabumisele järgnevast kuupäevast
Paberdokumendi allkirjastamine – käskkirjad ja protokollid allkirjastatakse ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti.
õigusakti lisa allkirjastab selle sisu eest vastutav isik
lepingud ja aktid allkirjastatakse vajalikus hulgas eksemplarides ( asjast huvitatud osapoolte arvust)
ametikiri allkirjastatakse kahes eksemplaris
allkirjaga samal ajal kirjutatakse dokumendile ka kuupäev
digitaaldokumentide allkirjastamine – digitaalallkiri on kohustuslik:

nii et ettenähtud seaduses
kirjaga võetakse endale kohustusi
kirjaga antakse õigusi

dokumentide allkirjastamisel digitaalallkirjaga võib kasutada

isikutunnistusele kantud digitaalset allkirjastamist võimaldavat sertifikaati või muud digitaalkirja seaduse nõuetele vastavat sertifikaati

digitaaldok allkirjastatakse esimesena. Digitaaldok ja paberkandjal dokumendi vastuolu korral kehtib digitaaldokument .
digitaaldokumentide autentimine – digitaaldok asemel levib autentimine nii asutusevahelises kui ka asutuse enda dokumendihaldussüsteemis. Autentimine toimub

ID- kaardile kantud digitaalset tuvastamist võimaldav sertifikaadi alusel
Paroolipõhiselt

Kui digitaalallkiri on

Juriidiliselt pädev
Protseduuriliselt keeruline
Selle kasutamine on kinni rakendustes
Piisavalt hea
Suhteliselt lihtne protseduur

Asja lahendatuks lugemine
(1) Asi loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on õigusaktidega ettenähtud korras sooritatud ja asjaosalistele on sellest teatatud või kui dokumendi saatjale on vastatud.
(2) Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks või asi lahendatuks, kui:
1) vastus on sideettevõttele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtajal;
2) või dokument on asjast huvitatud isikule digitaalselt kättesaadavaks tehtud või sellest on isikule teatatud;
3) või on sooritatud muud õigusaktidega ettenähtud toimingud.
(3) Kui asja lahendamine ei vaja õigusaktide kohaselt eraldi dokumendi koostamist, teeb täitja dokumendiregistrisse ja paberdokumendi korral dokumendile täitmismärke, näidates, kuidas, millal ja kes asja lahendas.
5. DOKUMENTIDE HOIDMINE JA SÄILITAMINE
Dokumentide hoidmine asjaajamises
Lühiajalisele säilitamisele kuuluvad arhivaalid

Hoitakse struktuuriüksustes

kuni 3 aastat
kuni hävitamiseni eraldamiseni (vastavus arhivaalide loeteluga)

Alatisele ja pikaajalisele säilitamisele kuuluvad arhivaalid
Korrastamse aeg – hiljemalt kolme aasta möödumisel loomisest või saamisest
Asjaajamise üleandmine
töölt lahkumise päevaks või vahetu juhi määratud tähtajaks
Arhivaalide loetelu koostamine
Kolme kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu tuleb koostada arhivaalide loetelu
Arhivaalide loetelu on vajalik:
- arhivaalide üle arvutuse pidamiseks
- arhivaalide olemi kindlakstegemiseks
- arhivaalide juurdepääsu tagamiseks
- dokumentide kasutamise võimaldamiseks
Arhiveerimine
Arhiveerimine on arhivaalide korrastamine, kirjeldamine ja nende üleandmine arhiivi.
Arhiivihoidlasse antakse üle alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid.
Arhivaalide üleandmine hoidlasse
Üleandmise kohustus -20 aastat pärast avaliku arhivaali tekkimist ja aa lõpetamist

.DOC Laadi alla originaalfail 8 lk · .doc · 94 allalaadimist

50 punkti Autor soovib selle materjali allalaadimise eest saada 50 punkti.

~ 8 lehte Lehekülgede arv dokumendis

2014-11-08 Kuupäev, millal dokument üles laeti

94 laadimist Kokku alla laetud

0 arvamust Teiste kasutajate poolt lisatud kommentaarid

195633 Õppematerjali autor

Dokumendihalduse eksamimaterjal. Mõisted, seadused, kõik oluline ühte kokku toodud.

Dokumendihaldus asjaajamine arhiivindus dokumendid dokumentide koostamine dokumentide vormistamine dokumendihalduse normdokumendid loetelu arhivaalid organisatsioon protokol dokumendid aktid dokumentide loetelu asjaajamiskord

Sarnased õppematerjalid

docx

Dokumendihalduse eksam

1. Asjaajamist reglementeeritavad riiklikud normdokumendid EVS-ISO 15489:2004 Dokumendihaldus on avalike ja eraõiguslike organisatsioonide loodud dokumentide haldamise juhis. Asjaajamise ühtsed alused riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ning avalike õiguslike juriidiliste isikute asjaajamisele esitatavaid nõudeid, dokumentide vormistamise nõudeid jne. Isikuandmekaitse seadus isikuandmete töötlemise tingimused ja korra, riikliku järelevalve teostamise korra isikuandmete töötlemisel, vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest.

Majandus

docx

DOKUMENDIHALDUS

Märgukirjale ja selgiustaotlusele vastamise seadus Haldusmenetluse seadus Töölepingu seadus Avaliku teenistuse seadus Raamatupidamise seadus Keeleseadus Karistusseadustik Äriseadustik Arhiivieeskiri Asjaajamisekorra ühtsed alused EVS-ISO 15489:2004 Dokumendihaldus EVS 8821-1:2006 Kiri Organisatsiooni dokumendisüsteemi alusdokumendid: Tänapäeval puutuvad dokumentidega kokku kõik organisatsiooni töötajad, kes peavad teadma oma kohustusi, ülesandeid ja õigusi dokumentide haldamisel. Juhtkond kehtestab õigusaktidega kõigile organisatsiooni töötajatele täitmiseks kohustuslikud dokumentide haldamise alusdokumendid: 1. Asjaajamiskord esitab nõuded organisatsiooni dokumentide haldamisele

Dokumendihaldus

pdf

Konspekt

Aineprogramm Dokument, elukäik ja omadused DOKUMENDIHALDUS Organisatsiooni kultuur asjaajamiskultuur Dokumendihalduse õiguslik keskkond Asjaajamiskord ja dokumentide loetelu Dokumendid (elemendid, plangid, liigid, loomine) 2008/2009 Dokumendiringlus, dokumentide menetlemine

Dokumendihaldus

docx

DOKUMENDIHALDUS - eksami küsimused

11 Dokumentide liigitusskeem asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. Liigitusskeem peab sisaldama: asutuse nimetust, funktsiooni nimetust ja selle tähist, sarjade nimetusi ja nende tähiseid. Liigitusskeem kehtestatakse dokumentide loetelus. Liigitusskeemi tasandid: funktsiooni tasand ja sarja tasand. Funktsioonipõhiline liigitamine! Dokumentide loetelu on dokumendihalduse alusdokument, mille abil saab planeerida ja ohjata dokumendi tervet elukäiku. Dokumentide loetelu-rühmitamine sarnaste tunnuste põhjal. Loetelu peab sisaldama kõik asutuse funktsioonid ja nende täitmise käigus tekkivad dokumendisarjad sõltumata andmekandjast. Dokumendi loetelu on vajalik. *süstematiseerimiseks sarjadesse, *dokumentide indekseerimiseks, *ülesleidmiseks, * säilitustähtaegade määramiseks

Ühiskond

doc

Asjaajamise korraldamine

1. Mis on asjaajamine (definitsioon arhiiviseaduse järgi või vaba sõnastus)? Vaata üle ka mõisted: dokument, arhivaal, dokumendihaldus jt. · Asjaajamine ehk dokumentide haldamine on dokumendi loomine, registreerimine, edastamine, liigitamine, hoidmine, juurdepääs, liikumise jälgimine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi. Sellise haldamise elutsükli edukaks läbimiseks peavad olema kehtestatud teatud reeglid, korrad, mis aitavad hallata dokumendiga teostatavaid toiminguid.

Asjaajamine

docx

ASJAAJAMISKORRA ANALÜÜS

ASJAAJAMISKORRA ANALÜÜS Tallinna Ülikool Juhendaja: Tallinn Asutuse nimi: Tallinna Ülikool Asukoha aadress: Narva mnt 25, 10120 Tallinn Telefon: (+372) 6409 101 Meiliaadress: [email protected] Veebiaadress: http://www.tlu.ee/ Kas asjaajamiskord sisaldab nõudeid ja protseduure järgmistele dokumendi- ja arhiivihalduse toimingutele: dokumentide loomine ja saamine- jah registreerimine, liigitamine ja säilitustähtaegade määramine- jah säilitamine asutuses- jah arhivaalide kaitse- jah juurdepääsutingimused- jah kasutamise jälgimine- ei hävitamine ja üleandmine- jah Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid reguleerivaid akte, milliseid? Ei ole. Kes vastutab järgmiste asjaajamistoimingute eest: asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine- Ülikooli asjaajamise eest vastutab rektor. Ülikooli asjaajamist korraldab rektoraadi büroo. Struktuuriüksuse asjaajamise eest vastutab struktu

Asjaajamiskord

doc

Asjaajamiskorra analüüs

TALLINNA MAJANDUSKOOL ASJAAJAMISKORRA ANALÜÜS Tallinna Ülikool Juhendaja: Tallinn 2008 Asutuse nimi: Tallinna Ülikool Asukoha aadress: Narva mnt 25, 10120 Tallinn Telefon: (+372) 6409 101 Meiliaadress: [email protected] Veebiaadress: http://www.tlu.ee/ Kas asjaajamiskord sisaldab nõudeid ja protseduure järgmistele dokumendi- ja arhiivihalduse toimingutele: dokumentide loomine ja saamine- jah registreerimine, liigitamine ja säilitustähtaegade määramine- jah säilitamine asutuses- jah arhivaalide kaitse- jah juurdepääsutingimused- jah kasutamise jälgimine- ei hävitamine ja üleandmine- jah Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid reguleerivaid akte, milliseid? Ei ole. Kes vastutab järgmiste asjaajamistoimingute eest: asjaajamiskorra ja dokumentid

Asjaajamise alused ja dokumendikeel

doc

ASJAAJAMISE KORRALDAMINE – KORDAMISKÜSIMUSED 2013

ASJAAJAMISE KORRALDAMINE KORDAMISKÜSIMUSED 2013 1. Mis on asjaajamine (definitsioon arhiiviseaduse järgi või vaba sõnastus)? Vaata üle ka mõisted: dokument, arhivaal, dokumendihaldus jt. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi (Arhiiviseadus). Asjaajamine tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks (Dokumendihaldurite Ühing). Asjaajamine on laiem tähendus kui dokumendihaldus, ka telefonikõnede tegemine, kirja posti viimine käivad asjaajamise alla.

Ühiskond

Rohkem sarnaseid