7. kasutamine 8. hävitamine 9. säilitamine Elutsüklid: aktiivne(=asjaajamisperiood), poolaktiivne(max 2a), passiivne(asutuse arhiivihoidlas). Dokumendi vorming – määrab andmete organiseerimise viisi dokumendis Dokumentide elementide asukoha paberkandjal Digitaaldokumentide puhul andmefailide sisemise ülesehituse Dokumendi vormielemendid – (Vormi-, dokumendi-)element – dokumendi informatiivosa, millele on kehtestatud vorming ja asukoht dokumendil Dokumendi omadused Autentsus – dokument on just see, mida ta näib olevat (originaalallkiri) Usaldatavus – dokument, mille sisu võib usaldada, milles esitati faktid, toimingud jmt on tõene, usaldusväärne Terviklik – dokument on täielik ja teda ei ole mingil viisil muudetud Kasutatav – kasutatav on dokument, mille asukoha saab kindlaks teha elukäigu mis tahes tsüklis ja mis on kättesaadav, esitatav ning tõlgendatav.
DOKUMENDIHALDUS Dokumendihalduse korraldamine Iga organisatsioon vajab tegutsemiseks informatsiooni ja jäädvustab eda oma tegevuse käigus loodud ja saadud dokumentides. Dokumendi on organisatsiooni mälu. Informatsioon peab säilima ettenähtud aja jooksul ja olem kättesaadav ning kasutatav. Dokumentide haldamise all mõistetakse administratiivset tegevust, mille kaudu orgsnisatsioon loob, säilitab, kssutab, kaitseb ja eraldab temale kuuluvaid dokumente. Dokumendihaldus on asutuste kui ka äriettevõtete halduse ala, juhtimise ning
DOKUMENDIHALDUS 1) Asjaajamine dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi Asjaajamise eesmärk- on toetada asutuse eesmärkide saavutamist. Asjaajamisse korraldus peab olema mõistlik, põhjendatud, kõigile arusaadav ja efektiivne. Ülesanded juhtimisaparaadis 2) Põhimõisted -Dokument: jäädvustatud teave. Dokumendist jäädvustatud teavet on võimalik taasesitada ja edastada läbi aja ja ruumi. Elukäik: toimingud dokumentidega alates selle loomisest või saamisest kuni hävitamiseni
1. Asjaajamist reglementeeritavad riiklikud normdokumendid EVS-ISO 15489:2004 Dokumendihaldus on avalike ja eraõiguslike organisatsioonide loodud dokumentide haldamise juhis. Asjaajamise ühtsed alused riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ning avalike õiguslike juriidiliste isikute asjaajamisele esitatavaid nõudeid, dokumentide vormistamise nõudeid jne. Isikuandmekaitse seadus isikuandmete töötlemise tingimused ja korra, riikliku järelevalve teostamise korra isikuandmete töötlemisel, vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest.
· "Arhiiviseadus" · "Avaliku teabe seadus" · "Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus" · "Digitaalallkirja seadus" · "Haldusmenetluse seadus" · "Isikuandmete kaitse seadus" · "Keeleseadus" · ,,Riigisaladuse seadus" · "Riigivapi seadus" · "Vabariigi Valitsuse seadus" Määrused · "Arhiivieeskiri" · "Asjaajamiskorra ühtsed alused" Standardid · EVS-ISO 15489-1:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 1: Üldnõuded" · EVS-ISO 15489-2:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 2: Juhised" · EVS-ISO 15836:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dublin Core'i metaandmeelemendid" · EVS-ISO 5127:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik" · EVS-ISO 23081-1:2006 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid. Dokumentide metaandmed. Osa 1: Põhimõtted".
.................................................................................................5 2.1 Dokumendi tunnused .............................................................................................5 3 Asjaajamine....................................................................................................................8 3.1 Dokumendihalduse normdokumendid ...................................................................8 3.2 Dokumentide loetelu..............................................................................................9 3.3 Asjaajamiskord ......................................................................................................9 3.3.1 Vead ja riskid ...............................................................................................12 3.4 Dokumendi elutsükkel .........................................................................................13 3.4
DOKUMENDIPLANK 1. Dokumendiplank on kindla formaadiga paberileht, millele on trükitud koostatavate dokumentide püsielemendid. 2. Planke võivad omada asutused, ettevõtted, firmad, kellel on õigusakti andmise õigus. 3. Plangi kohustuslikud elemendid: 1) dokumendi autor; 2) liigi nimetus; 3) kuupäev; 4) dokumendi number; 5) tekst; 6) allkiri. 4. Igal asutusel peab olema 2 plangiliiki: kirjaplank ja üldplank. 5. Üldplangile vormistatakse: 1) käskkirjad; 2) protokollid; 3) aktid; 4) esildised. 6. Kirjaplangile vormistatakse ametikirjad. 7. Valgele paberile vormistatakse õigusaktiga kinnitatavad ja neile lisatavad eeskirjad, juhendid, loetelud jms. 8. Plangil kasutatakse turvaelemente, et tagada nende võltsimiskindlus ja lihtsustada dokumendi originaali eristamist koopiast.
struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks; jäädvustatud teave. Arhiiv- kogu, kuhu viiakse dokumendid pikemaajaliseks säilitamiseks (ettevõttes neid siis enam ei vajata); arhiiv on tule- ja veekindel Arhivaal- dokument, mis kuulub säilitamisele Toimik- samaliigiliste dokumentide kogu (võivad olla määratud ajaliselt, liigi järgi, nt. töölepingud) Dokumendi tüüp- andmekandja (materjal) Dokumendi liik- avaldus, protokoll Dokumendisüsteem- dokumentide korrashoiuks loodud süsteem (toimikud) Dokumendi registreerimine- dokumendi süsteemi kandmine, kui see ettevõttesse jõuab; (kõigile kirjadele tuleb korrektselt vastata) Dokumentide omadused: · Andmekandja (füüsiline omadus, nt. kivi, paber, plastmassi tükk jm.) · Sisu- kõik sündmused ja faktid, millest dokument kõneleb · Tüüp- tekst, foto, helisalvestis jm.
950 e.Kr hakati kasutama kirjutusmaterjalina nahka 500 e.Kr esimesed sekretärid Ateenas Vana-Egiptuses ja Babüloonias olid olemas valitsuse ametnikud, kelle ülesanne oli dokumente luua ja hallata Esimesed "raamatukogud" olid tänapäeva mõttes arhiivid, sisaldades maksude, laenude, inventuuride jne dokumente. 1574 Hispaanias esimene arhiivi jaoks ehitatud hoone Dokumendihalduse ajalugu Eestis Eesti vanim dokument 1237.a. paavsti saadiku Modena Wilhelmi ürik 1924 - Riigiasutuste asjaajamise juhtnöörid 1935 Esimene arhiiviseadus Dokumendihaldus arenes välja 20.saj. arhiivindusest 1990-ndate keskpaigast aastani 2000 elektroonilise dokumendihalduse arengu algus. Loodi RISO ja Informaatikakeskus ja Rahvusarhiiv. Järgnes valitsusasutuste dokumendihaldusprogrammi DHP loomine. 96-97 ametiasutustes võeti laialdaselt kasutusele arvutid, seeläbi algas kiire areng dokumendihalduses. 2003 loodi Riigikantselei dokumendihalduse osakond (ül
1. Mis on asjaajamine (definitsioon arhiiviseaduse järgi või vaba sõnastus)? Vaata üle ka mõisted: dokument, arhivaal, dokumendihaldus jt. · Asjaajamine ehk dokumentide haldamine on dokumendi loomine, registreerimine, edastamine, liigitamine, hoidmine, juurdepääs, liikumise jälgimine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi. Sellise haldamise elutsükli edukaks läbimiseks peavad olema kehtestatud teatud reeglid, korrad, mis aitavad hallata dokumendiga teostatavaid toiminguid.
Selle lõiguga tuleb jätta mulje, et suudad oma tööga panustada ettevõttesse lisaväärtust, saades sellest ka ise rahuldust. Kolmanda ja kokkuvõtva neljanda lõigu vahele jäta pisut tühja ruumi. Kokkuvõttes märgi, et motivatsioonikirjale on lisatud ka Sinu CV, mis võiks tööandjale huvi pakkuda. Lisaks võid üles näidata initsatiivi võimalikuks tööintervjuuks. Palu endaga sellel teemal lahkelt ühendust võtta ning lõppu lisa kuupäev, oma nimi ja allkiri. RSS RSS (ingliskeelne lühend sõnadest Rich Site Summary või Really Simple Syndication) on XMLil põhinev andmevorming (uudistevoo vormingu standard). Internetis kasutamiseks, peamiselt veebilehtede sisukorra või uudiste kokkuvõtete tegemiseks. RSSi levikule on kaasa aidanud ajaveebide suur populaarsus, sest RSSvormingus kokkuvõtted on mugav vahend operatiivse info saamiseks huvipakkuva lehekülje muutmisest.
arhiivi(Arhiiviseadus1998) Asjaajamine- tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimisekd(MTÜ dok.hald. ühing) DOKUMENDIHALDUS- haldusala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohje, sealhulgas organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ja dokumentidena alalhoidmisega. ASJAAJAMISKORD- alusdokument asutuse asjaajamise ja dok. halduse korraldamiseks. Kehtestab asutuse juht. LIIGITUSSKEEM- (1)asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. Asutuse dok struktureeritud loetelu. (2)FUNKTSIOON- üks või mitu tegevust, millega täidetakse kindlat asutuse eesmärki või/ja ülesannet (nn. asutusel mitu funktsiooni- toetavad põhitegevust)
c)Usaldusväärsus- dokument ei ole võltsitud, on tõene. d)kasutatavus- dokument, mida saab välja otsida, esitada ja interpreteerida. Dokumentide vahelised seosed sisaldavad infot, mida vajatakse toimingute mõistmiseks, mille käigus dokumente loodi ja kasutati. e)täpsus, vastavus, täielikkus- dokument peab veatult kajastama seda, mida edastati, otsustati või tehti. Dokument peab toetuma tegevust, millega ta on seotud või mida ta tõendab. 2. Asutuse asjaajamise eesmärgid- Iga asutus jälgib, et : *tema tegevuse käigus jäädvustataks tõene info (peaks olema selge, et ei saaks mitut moodi arusaada) *info oleks piisav asutuse tänaste kui ka tuleviku vajaduste jaoks *info säiliks piisavas mahus ja nii kaua kui seda vajatakse *info peab olema kergesti leitav ning vajalikul kandjal ja sobivas vormingus kättesaadav. 3. Asjaajamisega seotud standardid ja õigusaktid- 1)EV ST 3-92 Haldusdokumentide
ning millele võib toetuda järgnevate toimingute või tegevuse käigus Terviklik - on täielik ja teda ei ole muudetud Kasutatavus - asukoha saab kindlaks teha ning ta on sealt kättesaadav, esitatav ja tõlgendatav 4. Dokumendi metaandmed. - dokumendi kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendisüsteemis tõestamiseks, et dokument on süsteemi võetud; - kirjeldavad andmed dokumentide ja protsesside kohta Saatja organisatsioon, kuupäev, koostaja, allkirjastaja, saatja isik, aeg, dokumendi liik, allkirjastaja, ees- ja perekonnanimi, Allkirjastaja ametinimetus 5. Dokumendi- ja arhiivihalduse valdkonda reguleerivad normdokumendid (eesmärk, kasutusala). Avaliku teabe seadus- eesmärk on tagada üldiseks kasutamiseks mõeldud teabele avalikkuse ja igaühe juurdepääsu võimalus, lähtudes demokraatliku ja sotsiaalse õigusriigi ning avatud ühiskonna põhimõtetest,
ASJAAJAMINE Dokumendihalduse korraldamine Asjaajamise eesmärk - Asjaajamise eesmärk on tagada ettevõtte efektiivne toimimine, sealhulgas tegevuse dokumenteerimine, dokumentide korrektne vormistamine , dokumendiringlus, dokumentide tähtaegne täitmine, dokumentidele juurdepääs, dokumentide ja nende tõestusväärtuste säilitamine ning arhivaalide korrastamine. Dokumendi element - EVS 882-1:2006 Kirjal on järgmised elemendid (esitatakse tähestikulises järjestuses): 1. Aadress 2. Adressaat 3. Allkiri 4. Allkirjastaja 5. Autor 6
1.1 Eesmärk ja sihtrühm 6 1.2 Ülesehitus 6 1.3 Märkused, ettepanekud ja versioonid 7 1.4 Rahvusarhiivi soovituslikud juhised 7 2 Juhise normatiivne keskkond 8 3 Terminid ja määratlused 9 4 Dokumendihalduse korraldus 12 4.1 Dokumendihaldus 12 4.2 Dokumendi elukäik 14 4.3 Dokumendihalduse normatiivne keskkond 16 4.3.1 Üldist 16 4.3.2 Seadused 16 4.3.3 Vabariigi Valitsuse määrused 17 4.3.4 Ministri määrused ja käskkirjad 17 4.3
dokumenditöö korraldamist. Asjaajamiskorra peamine ülesanne on esitada asutuse dokumendihalduse poliitikad ja vastused Dokumendihaldus on üksikdokumendiga selle elukäigu haldamiseks teostatavad toimingud. Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Dokumentide loetelu on arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks koostatud loetelu. Sari on liigitusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Plank on kilndla formaadiga trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on trükitud koostatavate dokumentide püsielemendid ja jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks
- süstemaatiline kontroll dokumentide loomise, kasutamise, eraldamise üle Miks peab teadma asjaajamist? - oluline asutuse töökorralduse jaoks - tagab dokumentide kohta hea ülevaate - lihtsustab dok.ringlust - tagab nõuetekohase vormistuse ja kasutamise Kes tegelevad dok.haldusega? - kantselei - suurettevõttes: arhiivitöötajad; väikeettevõttes: sekretär/assistent Asjaajamise hea tava. - reglementeeritus igal dokumendil oma koht - vastutus nõuetest kinnipidamise eest - dokumentide vormistamine kooskõlas õigusaktidega - operatiivne dok.ringlus Dok.halduse alusdokumendid. - sisekorraeeskirjad - asjaajamiskord (nõuded) - dok.loetelu - tööprotsess Asjaajamiskord sisaldab... - vorminõuded, mallid - allkirjaõiguslikud isikud - menetlemise kord, arhiivinõuded Asjaajamise korraldust reguleerivad normdokumendid? - asjaajamiskorra ühtsed alused - avaliku teabe seadus
ASJAAJAMISE KORRALDAMINE KORDAMISKÜSIMUSED 2013 1. Mis on asjaajamine (definitsioon arhiiviseaduse järgi või vaba sõnastus)? Vaata üle ka mõisted: dokument, arhivaal, dokumendihaldus jt. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi (Arhiiviseadus). Asjaajamine tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks (Dokumendihaldurite Ühing). Asjaajamine on laiem tähendus kui dokumendihaldus, ka telefonikõnede tegemine, kirja posti viimine käivad asjaajamise alla.
Kordamisküsimused: Dokumendihaldus 1. Mis tagab nõuetekohase asjaajamise asutuses Dokumendihaldussüsteem, asjamiskord 2. Dokumendi mõiste (Arhiiviseadus ) Mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks. 3. Kuidas jaguneb dokumendiplangi pind Veerised ja täidetav pind 4. Dokumendiplangi veeriste laiused: Vasak- 3 cm Parem- 1,5 cm Ülevalt- 1,2 cm
Dokument on registre- eritud, kui: *dokumendile on antud indeks; *tema kohta on dokumendiregistrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile. Regis- treerimisega: *haaratakse dok. süsteemi; *luuakse dok.-le seos teiste dok.-tega; *fikseer- itakse dok. saamise/väljasaatmise fakt; *võimaldatakse dok. leidmine liigi, numbri, kuu- päeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude andmete kaudu kõigis dok.-i elutsükli faasides; *tagatakse dok.-dest tulenevate ülesannete tähtaeg- se lahendamise kontrollimine; *tõuseb dok. usaldusväärsus; *tagatakse avalikkuse juurd- epääs avalikele dok.-dele; *tagatakse dok-de arvestus. Dokumentide registreerimine on: *ühekordne asjaajamisteenistuses registreeritud dok. struktuuriliselt uuesti ei regist- reerita; *algatusdokumendi järgne algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse sama jrk nr-i all
avaliku- Õiguslike juriidiliste isikute asjaajamisele esitavaid nõudeid,dokumendi vormistamise nõudeid. Isikuandmete kaitse seadus-sätestab isikuandmete töötlemise tingimused ja korra isikuandmete töötlemise riikliku järelvalve korra vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest. Missuguste sisedokumentidega reglementeeritakse asutuses asjaajamist? Asjaajamise korraldamine (sh. asjaajamiskorra, dokumentide loetelu koostamine) Dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine Dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine (sh.teabenõuete täitmine) Arhivaalide hoidmine asutuses ja avalikku või eraarhiivi üleandmiseks ettevalmistamine Dokumentide tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine Mis on asutuse asjaajamiskord? Asutuse asjaajamiskord on normdokument, mis reguleerib dokumentide töökorraldust konkreetses asutuses, arvestades selle tegevuse spetsiifikat.
Lasteriiete pood asjaajamisjuhend 1. ÜLDALUSED 1. Riidepood edaspidi pood asjaajamisperiood on 1. Jaanuarist 31. Detsembrini. 2. Poe asjaajamiskorralduse eest vastutab ja seda korraldab direktor. 3. Poe asjaajamiskord kuulub täitmisele kõigile töötajatele. 4. Poe asjaajamise korraldus ja dokumendi teabekandja valik peab tagama asutuse tegevuse, õigusaktidest lähtuva dokumenteerimise ning paberkandjal dokumentide ja digitaalsel kandjal dokumentide, kui ka muudel kandjatel olevate dokumentide säilimise ja kasutatavuse neile kehtestatud säilitustähtaegade jooksul. 5. Asjaajamiskord on kõigile kättesaadav veebis. 6. Poe aadress : registrikood 10240235 Telefon: +37255908888 e-post: eesti@ee koduleht: 2. DOKUMENDI RINGLUSE KORD
AS NUNNU Ettevõtte asjaajamise kord ÜLDEESKIRJAD 1. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi. 2. Koostatud dokumendid peavad olema vastavuses haldusdokumentide vormistamise põhinõuetega 3. Asjaajamise korraldajaks on sekretär, kelle põhiülesandeks on: - dokumentide vastuvõtmine - dokumentide registreerimine - dokumentide vahendamine - dokumentide väljastamine - järelvalve dokumentide täitmise üle - dokumentide hoidmine - nõustamine asjaajamisega seotud küsimustes - asjaajamise pidev täiustamine - telefakside lähetamine - kirjade, panderollide, trükiste lähetamine - asjaajamises vajaminevate teatmematerjalide muretsemine HALDUSDOKUMENTIDE KOOSTAMINE JA VORMISTAMINE
(kantselei, asjaajamistalitus iseseisev struktuuriüksus, üldosakonna allüksus) · suures ettevõttes arhiivitöötajad · väikeettevõttes sekretär, assistent, juhiabi KAASAEGSES ORGANISATSIOONIS · elektrooniline dok.halduse süsteem - dokumendihaldur (asjaajamine, arhiivitöö, infotöötlus, IT) - süsteemihaldur (riist- ja tarkvara hooldus) · muutused tööjaotuses enamik töötajaid vormistab dokumendid ise ASJAAJAMISE HEA TAVA · reglementeeritus (igal dokumendil oma koht) · vastutus nõuetest kinnipidamise eest DOKUMENDIHALDUSE ALUSDOKUMENDID · sisekorraeeskirjad · asjaajamiskord (nõuded loomisest hävitamiseni) · dokumentide loetelu (liigitamine, säilitamine, toimikud) · tööprotsess (dokumendilähetus) - kooskõlastamine, redigeerimine, allkirjastamine, kontroll jne ASJAAJAMISKORD · organisatsioonisisene · lähtub riiklikest normdokumentidest · arvestab konkreetse organisatsiooni vajadusi, tingimusi DOKUMENT
Dokumendihaldus 1. Mis on asjaajamine, millised on asjaajamise eesmärgid? Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmisel arhiivi 2. Mis on dokumendihaldus, millised on elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku eesmärgid? Dokumendihaldus on dokumentide loomise, saamise, kasutamise ning säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem. El. dok.haldusele ülemineku eesmärgid on lihtsustatud otsimine (otsingumootor), abistav funktsioon dokumendihalduse korraldamisel ning ta peab hõlbustama asutustevahelist suhtlust. 3. Millised on elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku oodatavad tulemused, millega peab organisatsioon arvestama elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku
lahendamine, täitmine või lõpetamine) käigus tekivad dokumendid. Asjaajamine organisatsiooni ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpne ja küllaldane dokumenteerimine; dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise tagamine neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul; dokumentide menetlemise, nende ringluse, sisemise kooskõlastamise ja tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine; teabele juurdepääsu, asjaajamise üleandmise jms korraldamine (AÜA põhjal) Autentsus dokumendi omadus, mille puhul saab kindlaks teha järgmist: a) dokument on just see, mis ta on mõeldud olema; b) dokumendi loojaks või saatjaks on isik, kes pidi selle looma või saatma; c) dokument on loodud või saadetud ajal, mil see pidi loodama või saadetama. Digitaalallkiri tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mida allkirja andja kasutab, märkimaks oma seost dokumendiga.
SISUKORD SISSEJUHATUS Käesolev töö uurib kolme erineva organisatsiooni asjaajamiskorda ning kolme organisatsiooni dokumentide loetelu. Asjaajamiskorda uuriti Konguta Koolis, Pärnu Linnavalitsus ning Veterinaar- ja Toiduametis. Dokumentide loeteludest käsitleti Eesti Maaülikooli, Viru Maakohtu ning Tartu Observatooriumi omi. Asjaajamiskordade uurimise eesmärgiks on analüüsida nende sisu, ülesehitust, vastavust õigusaktidele ning teha neist lähtudes oma järeldused. Samuti analüüsida neid ning pakkuda lahendusi, kui midagi on valesti tehtud. Dokumentide loetelu uuritakse selleks, et
Üldplank ja kirjaplank: neid eristab neile trükitavate elementide koosseis. Üldplangil vaid logo ja asutuse nimi, kirjaplangil logo+kontaktandmete väli. Kasutatakse kahte formaati: A4 ja A5. Dokumendiplangi pind jaguneb veeristeks ja nende vahele jäävaks täidetavaks pinnaks. Vasak 30mm, parem 15mm, ülemine ja alumine 12mm. Täidetav pind jaguneb: kirjapeaväli, adressaadiväli, viidaväli, tekstiväli, kontaktandmete väli. Kirja elemendid: aadress, adressaat, allkiri, allkirjastaja, autor, kasutusmärge, kontaktandmed, koostaja, kuupäev, lisaadressaat, lisamärge, logo, pealkiri, seosviit, tekst, viit. Dokument arhiiviseadus+ISO 15489 Asjaajamine ja dokumendihaldus (koos) Dokumendi elutsükkel, passiivne (arhiivis,lõpp), aktiivne (loomine, saamine, registreerimine), poolaktiivne (säilitatakse, et seda kasutada). Dokumendihaldus: Metaandmed dokumendi kirjeldamiseks andmed.
mis lisatakse dokumendile. Kui kooskõlastajaks on ametiisik ainuisikuliselt, vormistatakse järgmiselt: KOOSKÕLASTAN . . .(allkiri) Teel Kaalikas Tallinna Tööinspektsiooni peainspektor _.06.2008 Dokumendi kooskõlastamine kollegiaalse arutelu tulemusena vormistatakse järgmiselt: KOOSKÕLASTATUD Tallinna Tööinspektsiooni 22. juuni 2008. a otsusega nr 4 Kinnitusmärge Allkirjaga kinnitatav dokument vormistatakse üldplangile. Kinnitusmärge trükitakse sel juhul dokumendiliigi nimetusest allpool, nn. kuupäeva ja dokumendiregistri numbri väljal 63 mm, plangi ülaservast ja 92 mm plangi vasakust veerisest. Näide: KINNITAN . . . (allkiri) Paul Puu Juhatuse esimees _.11.2008 Korraldava dokumendiga (nt. käskkirjaga) kinnitatav dokument (nt asjaajamiskord) vormistatakse valgele paberile ja kinnitusmärge trükitakse dokumendi esimese lehe ülemises parempoolses nurgas järgmiselt: KINNITATUD juhatuse esimehe 12. märtsi 2008. a käskkirjaga nr 21
erakaardid, kuhu on trükitud ainult isiku nimi ja millele saab vajadusel kirjutada juurde vajalikku informatsiooni: kodune aadress, telefon, õnnitlused ja tervitused Abielu ja abikaasakaart on kasutusel eelkõige diplomaatilises etiketis, kuid seda saab edukalt kasutada ka ametkondlikus ja eraelu suhtlemistasandil kui seltskonnas viibivad abielupaarid koos ja omavahelistes kontaktides teiste külalistega, on sobiv anda üle ühine visiitkaart. 3) Viisad dokumendil · Viisa on spetsialisti loetav allkiri koos kuupäevaga. Viisa kirjutatakse dokumendi viimasele lehele allkirjast allapoole. · Viisa vormistatakse asutusele jäävale eksemplarile: a) Ametikirjal ärakirjale b) Käskkirjal originaalile · Viisa jaguneb: a) Koostaja viisa vasakus b) Kooskõlastusviisa paremas veerus · Kui kooskõlastajal tekib dokumendi kavandi suhtes eriarvamus, lisatakse see dokumendile eraldi lehel
Asjaajamiskorras käsitletakse dokumentide vormistamist, töötlemist, registreerimist, edastamist ja süstematiseerimist ning reguleeritakse: 1. haldusdokumentide koostamise, kooskõlastamise ja allakirjutamise protseduur; 2. dokumendiringluse korraldamine asutuses alates dokumendi asutusse saabumisest või koostamisest kuni väljasaatmiseni või toimikusse paigutamiseni; 3. dokumentide ettevalmistamine säilitamiseks; 4. asjaajamise üleandmine töötajaga töölepingu muutumisel või lõpetamisel. Antud korraga tagatakse ühtne ja korrektne dokumendihaldus asutuses. Kord kehtib kõigis asutuse struktuuriüksustes. Korra täitmise eest vastutavad kõik asutuse töötajad, kes puutuvad kokku dokumentide ringluse ja haldusega. Asjaajamiskorra toimimise, ajakohastamise ning üldise täitmise eest vastutab asjaajamisteenistuse juhataja.
säilitamine asutuses- jah arhivaalide kaitse- jah juurdepääsutingimused- jah kasutamise jälgimine- ei hävitamine ja üleandmine- jah Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid reguleerivaid akte, milliseid? Ei ole. Kes vastutab järgmiste asjaajamistoimingute eest: asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine- Ülikooli asjaajamise eest vastutab rektor. Ülikooli asjaajamist korraldab rektoraadi büroo. Struktuuriüksuse asjaajamise eest vastutab struktuuriüksuse juht, kes oma tegevuses juhindub asjaajamiskorrast. Ülikooli struktuuriüksuste asjaajamise eest vastutavad struktuuriüksuste töötajad, kellele töölepinguga on pandud vastav kohustus. Struktuuriüksuse juht tutvustab asjaajamiskorda igale uuele töötajale, kes
annaabi.ee 
Sisene Facebook'ga
Sisene Google'ga
Sisene LinkedIn'ga
