Tehnilise
dokumentatsiooni liigid:Sissejuhatus.Antud
teoorias käsitletakse
inimeste käitumist organisatsioonis tööliste ja teenistujate ning
nende otseste juhtide tasemelt lähtudes. Peatähelepanu on suunatud
inimeste vahelistele suhetele ja nende tööalasele käitumisele,
eesmärgiga mõista vastavaid seaduspärasusi ja organisatsioonis
toimuvat.
Organisatsioonilise käitumise aluste
tundmine võimaldab
juhil analüüsida
olukordi , et mõjutada oma alluvate käitumist ,
suurendada nende tööalast aktiivsust ja seeläbi tõsta
organisatsiooni
efektiivsust .
Kaasaegse
organisatsiooniteooria puhul on lähtutud küll äritegevusega seotud
organisatsioonidest, kuid antud teooria on kasutatav ka mujal:
riigi-, teadus-,
haridus -, tervishoiu jt asutustes ja muudes
organisatsioonides, kus on tegemist inimeste tööalaste suhetega.
Organisatsiooni
mõiste-
organisatsioon kujutab endast kindla inimrühma terviklikult
korraldatud ühendust, mis võimu ja eestvedamise mõjutusel,
tegevusi kooskõlastades püüab saavutada ühist eesmärki.
Organisatsiooni
vaadeldakse süsteemina, mis koosneb kolmest osast ehk allsüsteemist:
Inimesed-
moodustavad organisatsioonisisese sotsiaalse süsteemi, mis koosneb
üksikisikutest ning suurematest või väiksematest rühmadest.
Struktuur-
näitab inimorganisatsiooni ametlikke ehk formaalseid suhteid.
Organisatsiooni tegevus eeldab erinevate ametikohtade olemasolu:
töölised valmistavad toodangut, teenindajad müüvad või
teenindavad, raamatupidajad peavad arvestust
majandusoperatsioonide üle, juhid kindlustavad kõige selle häireteta tegevuse.
Tehnoloogia-
tähendab inimeste tegutsemiseks vajalikke materiaalseid ja tehnilisi
vahendeid.
Väliskeskkond-
organisatsiooni mõjutab otseselt
mikro-ehk lähikeskkond:
kliendid, konkurendid, koostööpartnerid jt. ning
makro-ehk
üldkeskkond, mis mõjutab kõiki sellesse kuuluvaid
organisatsioone ühesuguselt: üldine majanduslik olukord, valitsuse
poliitika, sotsiaalne ja kultuuriline keskkond.
Inimeste
motiveerimisel on väga tähtis roll organisatsiooni eesmärkidel,
mis määravad nende käitumise.
Motivatsioon -
on motiivide kogum, mis ajendab inimest kindlal viisil
toimima .
Motiveering-on
tahtelisele käitumisele eelnev tõukejõud, aje, tung.
Motivatsiooni
tõukejõud:Saavutamine- tung püstitada eesmärke, viia asju lõpuni ja alustada uutega. Saavutus on olulisem kui tasu selle eest.
Sotsiaalsus - tung olla seotud teiste inimestega, sooviga osaleda tõhusas töögrupis.
Kompetentsus- soov jõuda asjade sisuni, tahe väga hästi töötada ja oma võimeid arendada.
Võim- tung mõjutada inimesi ja olukordi, olla kuuldav ja nähtav.
Inimvajadused:
- Primaarsed ehk esmavajadused - on inimese füsioloogilised vajadused joogi, toidu, õhu, magamise ja normaalse temperatuuri järele.
- Sekundaarsed vajadused- on sotsiaalset ja psühholoogilist laadi (ebamäärased, pole otseselt tunnetavad). N: soov töötada üksinda.
Vajadused:
- Esmajärgulised vajadused- toit, õhk, vesi, uni, turvalisus ja majanduslik (tööga kindlustatus)
- Kõrgema astme vajadused- sõprus, ühtekuuluvus, austus , eneseteostus .
Kaasaegsed
juhid peaksid:
- Kindlaks määrama ja tunnustama oma alluvate vajadusi,
- Mõistma, et alluvatel on erinevad vajadused,
- Püüdma jooksvalt rahuldada osalisi vajadusi,
- Arvesse võtma, et üleliigne kiitmine võib vähendada motivatsiooni, eriti kõrgema astme vajaduste puhul.
Eesmärk-
on organisatsiooni, selle osa või üksikisiku tegevuse taotlus ,
lõpptulemus, milleni kavatsetakse jõuda. Eesmärk võib olla
mõtteline või kirjapandud. Eesmärke väljendatakse omaduste,
kvaliteedi, koguste, normide, ülesannete jms. kaudu.
Tähtsuse omistamise teooria
Inimesed
omistavad enda ja teiste käitumisele erinevat tähtsust.
Kui juht
jälgib alluva tegevust või selle tagajärgi, huvitab teda, kas see
on kogu töö suhtes kasulik või mitte. Püüdes mõista alluva
käitumist, teeb ta selle põhjuste kohta esialgse järelduse.
Seejärel püüab juht ette näha alluva edasist käitumist või seda
mõjutada.
Tähtsuse
omistamist mõjutavad kolm tegurit:
kas tegevus on suhteliselt pidev või mitte eriti sagedane .
kas antud ülesande puhul tegutseb inimene teisiti kui muude ülesannete puhul.
kas analüüsitava isiku kaaslased käituvad analoogses olukorras sarnaselt või mitte
Kolme
hinnangu tulemus annab alluva tegutsemisele mitu seletust isiku
võimete, jõupingutuse, ülesande raskuse või olukorra soodsuse
kohta, mida võiks liigitada järgmiselt:
- isiklikud omadused (võimekus, jõupingutus),
- situatsioonitegurid (ülesande raskus, õnn).
Raha
ja motivatsioon
Raha
majanduslik väärtus- tähendab seda, et raha on vahetus-,
jaotus- ja majanduslike ressursside vahend.
Raha
sotsiaalne väärtus- inimesele, kes on sotsiaalse süsteemi osa,
on rahal veel kaudne mõju.
Raha
on oluline tegur kõigi motivatsiooniteooriate seisukohalt.
Kõik motivatsiooni tõukejõud on seotud rahaga: saavutustungiga inimesed jälgivad tähelepanelikult oma ja teiste sissetulekuid, et neid võrrelda. Sotsiaalsustungiga inimestele on see vahend, et külastada pubi või saada suure osamaksuga klubi liikmeks. Raha annab inimestele võimu, et ta saaks mõjutada teisi inimesi.
Inimvajaduste mudelite puhul aitab raha otseselt rahuldada alamastme vajadusi, kuid on kaudselt seotud ka kõrgema astme vajadustega.
Ootuste mudeli puhul võib raha olla tugevaks motiveerijaks, kui inimene seda väga soovib, usub oma edusse ülesandega toimetulekul ja on kindel, et paremale tegutsemisele järgneb rahaline hüvitus.
Õiglus- alluv tegutseb efektiivsemalt juhul, kui hüvitus vastab kuludele või selle mõnevõrra ületab.
Tähtsuse omistamise- seisukohalt seostavad alluvad edukat tegutsemist ja sellega kaasnevat hüvitust oma võimetega ja ebaedu raskete tingimustega, mille eest nad ei vastuta ja järelikult pole ka alust hüvituse vähendamiseks.
töötulemuste hindamine-vajalik nii heaks juhtimiseks kui ka alluvatele.
Töörahulolu
(UUS
OSA 11.09)
Igale asutusele on oluline
alluvate suhtumine oma töösse. Negatiivne suhtumine on probleemide
tunnuseks, lahendamata probleemid on aga eelseisvate raskuste
põhjustajateks.
Töössesuhtumine on inimese
tundmus, mille objektiks on tema tööalane tegevus. Negatiivset suhtumist iseloomustavad negatiivsed emotsioonid , norutunne,
nördimus, viha jms. selle tulemusena lahkuvad sageli kõrge
kvalifikatsiooniga töötajad ja organisatsioonil tuleb tööle võtta
väljaõppeta inimesi ning teha nende arendamiseks kulutusi;
allesolevad töötajad suhtuvad oma töö tulemustesse ükskõikselt,
mis põhjustab toodangu kvaliteedi ja teeninduskultuuri taseme
languse. Negatiivse suhtumisega töötajad puuduvad pisimagi põhjuse
korral, nendega on seotud distsipliiniprobleemid, nad võivad
korraldada „logelemisstreike“, st. sihilikult aeglustada
töötempot. Lõppkokkuvõttes mõjutab see organisatsiooni kulusid ja konkurentsivõimet. Positiivset töössesuhtumist iseloomustavad
positiivne hoiak nagu töörõõm ja innustus .
Hästijuhitavates asutustes on
alluvad rahul, nende töötulemused on head. Juhid püüavad igati
toetada soodsa õhkkonna tekkimist ja säilitamist, mis omakorda
aitab parandada inimeste suhtumist.
Positiivsed tunded, head
teadmised ja õiged argumendid kujundavad inimesel positiivse hoiaku
teiste inimeste, keskkonna või olukorra suhtes.
Tööga seonduv hoiak on
töörahulolu või- rahulolematus . Töörahulolu on meeldiv,
positiivne emotsionaalne seisund, mis tuleneb isiku ametist või
tööalasest tegevusest.
Peale eeltoodu mõjutavad
inimese üldist töörahulolu ka muud tegurid: tööväline keskkond,
tervislik seisund jm. uuringute põhjal oleneb töörahulolu ka
asutuse suurusest , inimese kvalifikatsioonist, sotsiaalsest
seisundist, soost ja vanusest . Töörahulolu on osa rahulolust kogu
eluga.
Tööväline keskkond
Mõjutab inimese töösse
suhtumist kaudselt. Kuna töö on tähtis osa paljude inimeste elust,
mõjutab töörahulolu ka üldist rahulolu kogu eluiga.
Töörahulolu puhul tuleb
arvestada ka tööelu mitmekülgsust. Kuigi töö mingi külg tekitab
suurt rahulolu ja inimene hindab seda kõrgelt, võib ta mõnes
suhtes olla aga rahulolematu.
Hoiakute kujunemine võtab
kaua aega, seetõttu ilmneb ka töörahulolu vastavalt sellele kuidas
alluv saab infot oma töö kohta. Töötajate vajadused võivad
ootamatult muutuda. Kui juht jätab töörahulolu unarusse, võib see
muutuda väga kiiresti rahulolematuseks. Seetõttu peavad tööliste
hoiakud olema juhtide tähelepanu all nädalast nädalasse, kuust
kuusse ja aastast aastasse.
Juht peab pidevalt püüdma
vastust leida järgmistele küsimustele:
Kas on võimalik midagi parandada?
Missugused alluvad on pidevalt kõige rahulolematumad? Miks?
Missuguseid hoiakuid peale töörahulolu peaks veel uurima ?
Missugune mõju on alluvate negatiivsetel hoiakutel ?
Kuidas saada kõige paremini infot töötajate hoiakutest?
Kuidas kasutada neid teadmisi kõige paremini?
Töörahulolu
tase pole püsiv, vaid see oleneb peale varemkäsitletud
motivaatorite ja väliskeskkonna ka muudest teguritest: töötaja
vanusest, tasemest ja asutuse suurusest jm.
Mida vanem
on inimene, seda enam püüab ta rahul olla oma töö ja eluga. Ta on
saavutanud oma võimetele ja võimalustele vastava taseme. Vanem
inimene vähendab oma ootusi realistlikumale tasemele ja kohandub
olukorraga. Ta talub paremini harva toimuvat edutamist ja on peagi
silmitsi võimaliku erruminekuga. Sellest tulenevalt on vanemate
inimeste töörahulolu suhteliselt kõrgem.
Kõrgema
tasemega töötajad on samuti oma tööga enam rahul. Nende töötasu
on suurem, töötingimused paremad ja nende töö vastab enam nende
võimetele.
Väiksemates
asutustes on töörahulolu tase tavaliselt kõrgem kuna suur asutus
püüab inimesi alla suruda, piirata isiklikku lähedust, sõprust.
Väikese asutuse liikmed tunnevad end enam ühtse meeskonnana.
Töösse suhtumise ilmingud ja tagajärjed
Töörahulolu
kõrge tase avaldub inimese pühendumises tööle ja asutusele
ustavuses.
Pühendumine
tööle, tööga haaratus on tase, milleni töötajad on ise
valmis sukelduma töösse, ajale ja energia kulule mõtlemata. Töö
on sellisele inimesele kõige olulisem, see on eneseteostuse viis.
Tähtsa töö hea tegemine tõstab töötaja enese „mina“.
Töökaotus oleks niisugusel juhul tõeline trauma . Täielikult tööle
pühendunud inimene usub tõenäoliselt tööeetikasse. Tal on suur
kasvuvajadus ja ta tunneb rõõmu sellest, kui saab osaleda otsuste
vastuvõtmises. Selle tulemusena puudub ta harva töölt või jääb
hiljaks. Ta on valmis töötama pikki tunde ja üritab teha kõike
kõrgeimal tasemel.
Rahulolevad
töötajad
- Püüavad tagada eriti kõrget kvaliteeti
- On valmis püstitama silmapaistvaid töörekordeid
- On valmis teenindama klienti enam, kui see oskab oodata
Töörahulolematuse
korral võivad alluvad reageerida aga mitmeti:
- Tõmbuda psühholoogiliselt tagasi, olles mõtetega mujal või nagu tukkuda päeva ajal.
- Tõmbuda füüsiliselt tagasi, puududes erilise põhjuseta, hilinedes või lahkudes varem töölt, tehes pikki puhkepause või aeglustades sihilikult oma töötempot
- Käituda ründavalt või maksta kätte oletatava ülekohtu eest.
Rohkearvulised
uuringud kinnitavad, et töörahulolematuse tagajärjeks on madalam
töötulemuslikkus, kaadri voolavus , puudumine, hilinemine, vargused ja muu ebasoovitav käitumine.
Tööjõuvoolavusel
on rida negatiivseid tagajärgi, eriti selle kõrge taseme puhul:
- Võimeka alluva lahkumisel on raske leida sobivat asendajat
- Otsesed ja kaudsed kulud on suured
- Hinnatud töökaaslase lahkumine mõjub halvasti allesjäänutele
- Nii tööalased kui sotsiaalsed eeskujud vajavad asendamist
- Kannatab organisatsiooni maine, mistõttu on raske leida head asendajat
Tööjõuvoolavusest
võib olla ka kasu:
- Tekib enam võimalusi allesjäänud töötajate edutamiseks ja seega asutuse sisemiseks uuenemiseks
- Vastvärvatud töötajate asjatundlikkus nakatab ka teisi
- Ebasoovitava liikme lahkumine tervendab õhkkonda
Töölt
puudumine
Rahulolematu
inimene püüab vältida ebameeldivat kohta, sellega kaasneb ka sagedasem töölt puudumine. See seos pole aga otsene, kui on kaadri
voolavuse puhul, sest puudumise põhjuseks võib olla ka rahuloleva
inimese tervisehäire. Rahulolematu töötaja võib leida oma hoiaku
väljendamiseks ka teistsuguse väljundi. Tavaliselt leitakse aga
lihtsam väljapääs. Negatiivsest tööhoiakust tingituna puudutakse
kõige enam esmaspäeviti ja reedeti. Sellisele hoiakulisele ja
tahtelisele puudumisele tuleb pöörata tõsist tähelepanu, sest see
häirib normaalset tööd, põhjustab rahulolematust ja võib nakatada ka teisi töötajaid. Firmad kasutavad selleks
boonussüsteeme, mis arvestab töölt mittepuudumisi.
Võib
kasutada ka muid viise: näiteks välja loosida loteriipõhimõttel
nende töötajate vahel, kes pole aasta jooksul puudunud,
turismireisi või midagi muud ihaldatavat. Põhjuseta puudujate puhul
tuleb aga rakendada karistusmeetodeid. Ka tervisest tingitud
puudumisi on võimalik vähendada, parandades töötingimusi või
rakendades tervistavaid programme .
Tööle
hilinemine või varem lahkumine
On
sisuliselt samuti töölt puudumine, olgu see lühiajaline (mõni
minut) või mitu tundi. Eesti Vabariigis loetakse töölt puudumiseks
üle kolme tunnilist eemalviibimist. Põhjuseta puudumise korral võib
sellele järgneda vastav karistus, ka vallandamine. Hilinemised on
väga tülikad, sest see takistab tööga õigeaegset toimetulekut,
häirib klientide teenindamist ja rikub normaalseid töösuhteid.
Kuigi hilinemisel võib olla mõjuv põhjus, nagu liiklusummik on
tööle hilinemine või omavoliline eemaldumine töötajate
negatiivse hoiaku tunnuseks, mis vajab juhtide tähelepanu.
Samasuguseks
negatiivse hoiaku ilminguks on viilimine: tööga venitamine ,
aeglane töötamine, vaheaegade pikendamine , mõjuva põhjuseta
ärakäimised jne. Töötaja tõmbub aktiivsest töötegemisest
tahtlikult tagasi.
Ka
vargused võivad olla rahulolematuse tunnuseks. Alluvad võivad sel
teel kompenseerida ebaõiglaselt saadavat madalat töötasu või
selle eest kätte maksta.
Varguste
puhul on väga oluline eristada põhjuseid (ebaõigluse tunne,
ebaausus) probleemi tunnustest (puudujäägid, raha või esemete
kadumised). Tajutava ebaõigluse puhul ei hakka mitte igaüks
varastama, selle tee valivad ikkagi inimesed, kellele pole selged
aususe ja ebaaususe mõisted.
Kuna
alluvate rahulolematus võib põhjustada asutusele märgatavat kahju,
vajab juhtkond piisavalt infot, et ennetada võimalikke probleeme.
Rahulolu uurimine
Töörahulolu
uurimisest on juhtimistegevuses mitmekülgset kasu:
- Saadakse infot alluvate tööhoiakutest
- Tänu uuringu ettevalmistusele, läbiviimisele ja tulemuste läbiarutamisele paraneb info liikumine
- Uuring on oluliseks pingemaandajaks, sest inimesed saavad välja öelda selle, mis on neil hingel
- Uuringu tulemused annavad infot töökorralduse parandamiseks
- Aitavad planeerida
- Võimaldavad jälgida uute projektide rakendumist
Suuline intervjuu -sobib
väikese hulga töötajate puhul
Kirjalikud
ankeetküsitlused- on
levinuim viis töörahulolu uuringuks
Tagasiside
alluvatele-
peab järgnema niipea kui võimalik. Ainult sel juhul võivad alluvad
uskuda, et juhtkond on neid kuulda võtnud ja kavatseb nende ideede
baasil midagi ette võtta. See annab neile kindlustunde, et need
ideed olid ja on ka edaspidi teretulnud. Avalikustamine on
töörahulolu uuringu puhul oluline algusest lõpuni. Kõigepealt
tuleb alluvatele selgitada uuringu eesmärki, seejärel teha
teatavaks selle tulemused ja lõpuks antakse teada, mida hakatakse
parandama. Kui olukorda on väga raske muuta, tuleb seda alluvatele
selgitada.
Lubatu tuleb aga kindlasti
ellu viia.
Ka juhtide rahulolu on niisama
tähtis kui alluvate oma. Kui vahetu ülemus on rahulolematu, kandub
see üle tema alluvatele ja ka väljapoole asutust perekonna ja
seltskondlike kontaktide läbi.
Töötajate
hoiakute muutmine (uus 16.09)
Töötajate suhtumise muutmine
pole kerge, kuid see on saavutatav. Igal juhul tuleb sellega vaeva
näha, sest muidu järgnevad rahulolematusega kaasnevad tagajärjed.
Eelkõige
tuleb välja selgitada rahulolematuse põhjused ja neid teades valida
sobiv tegevusliin. Inimesed käivad tööl eelkõige selleks ,et raha
teenida. Õige palgapoliitikapuhul paranevad nii individuaalsed kui
brigaadilised töötulemused, suurenev palgasumma aga on rahulolu
tekitajaks. Seejuures on väga oluline et peetaks silmas õigluse
tajumist. Kui inimesi pingutama sundiv eesmärk püstitada koos
nendega, pakub selle saavutamine erilist rahuldust suure
saavutusjõuga alluvatele. Igasugused hüvitussüsteemi muutused
mõjutavad otseselt alluvate töörahulolu. Teine oluline
tegutsemissuund on seotud töökeskkonnaga. Töötingimuste
parandamine avaldab töötajate muljet ka sel juhul, kui pole
võimalik kõike nende poolt soovitut ellu viia. Paljudele inimestele
ei meeldi ebaselgus. Seda aitavad vähendada ameti- ja tööjuhendid,
mis muudavad selgemaks nende rollikujutlused ja tehtava töö
olemuse.
Töötajad
on samuti pahased informatsioonipuuduse üle, seetõttu tuleb anda
neile piisavalt tagasisidet nii sageli kui võimalik. Mõnikord võib
rahulolematuse põhjuseks olla väärinformatsioon. Olukorra selgitamine või õigete andmete teavitamine parandab nende suhtumist
kiiresti.
Alluvatele
on väga oluline juhipoolne huvi nende vastu, seetõttu tuleb
huvituda nende tunnetest, kuulata ära nende arvamused ja
ettepanekud. Mõne lühiajalise rühmaarutelu käigus võib lasta
töötajatel nende tunded välja elada ja püüda seejärel leida
üheskoos väljapääsu rahulolematust põhjustavast olukorrast.
Alluvaid tuleks kaasata nende tööga seotud probleemide aruteludesse
ja otsustamistegevusse. Selleks võib kasutada mitmesuguseid
osalusdemokraatiavorme.
Individuaalse
rahulolematuse põhjuseks võib ambitsioonikatel ja võimekatel
töötajatel olla ametialase tõusu võimaluse puudumine. Et hoida
neid oma firmas, töötatakse välja karjäärijuhtimise plaane .
Osalusdemokraatia
Enamikus
asutustes on palju alluvaid, kes usuvad, et nad olenevad teistest ja
et nende isiklikud jõupingutused avaldavad asutuse tulemuslikkusele
väikest mõju. Selline võimetusetunne vähendab nende enesekindlust
ja eneseusku nad ei usu oma tegutsemise õnnestumisse ja pingutavad
seetõttu vähem. Madalat eneseusku põhjustavad alluvate kontrolli
alt väljas olevad suured organisatsioonilised muutused (näiteks
firmade liitumised) mis ei arvesta inimeste kompetentsust ning ei
anna mingit otsustamisõigust.
Õnneks
on alluvate madalat eneseusku võimalik tõsta neile suuremate
volituste ja õiguste andmise teel. Alluvate tööalase enesekindluse suurendamisel võib kasutada nelja lähenemisviisi:
- Aidata neil suurendada oma kutsemeisterlikkust (õige treenimine , juhendamine ja oskuslikult suunatud probleemse tegevuse katsetamine)
- Tuua eeskujuks häid rollimudeleid, võimaldades neil jälgida oma edukaid kaaslasi
- Kasutada mõjutamist ja veenmist (kiitmine, julgustamine, enesekindlust suurendav sõnaline tagasiside)
- Toetada emotsionaalselt, vähendada stressi ja ärevust rollide selgitamise, abistamise ja võltsimatu hoolega alluvate eest.
Juhtide
oskusliku tegutsemise korral hakkavad alluvad uskuma, et nad on
kompetentsed ja hinnatud, et nende töö on tähtis ja kasulik ja et
neil on võimalused oma annete kasutamiseks. Juhtidel on palju
vahendeid, et toime tulla alluvate võimetustundega selleks tuleb
töötulemustest anda tagasisidet ja kujundada hüvitussüsteemid.
Tähtsaimaks lähenemisviisiks on aga mitmesuguste osalusprogrammide
sisseviimine, mille tulemusena tunnevad alluvad, et neil on võimalik
mõjutada oma töökeskkonda ja et nad on mingil määral omanikud .
Osalus
on üksikisiku kaasahaaratus rühma olukordade lahendamisse
eesmärgiga motiveerida nende kaastööd rühma eesmärkide
saavutamiseks ja julgustada neid enesele vastutust võtma.
Motiveeritus
kaastööle tähendab seda, et inimene on valmis omaalgatuslikult
ja loovalt tegutsema asutuse eesmärkide nimel. Osalus parandab
eelkõige alluvate motiveeritust, aidates neil aru saada eesmärkide
saavutamise teedest . Seeläbi suureneb nende vastutus eesmärkide
saavutamise eest. Kui inimesed midagi tahavad, siis leiavad nad
selleks ka tee. Niisugustes tingimustes näevad alluvad juhis oma
püüdluste toetajat. Alluvad on pigem valmis oma juhiga koos
aktiivselt töötama kui tema vastu seisma. Iga töörühma edu
aluseks on see, et rühma liikmed tahaksid teha meeskonnatööd. On
oluline et alluvad saaksid võimaluse oma sõna sekka öelda,
kuulumata ise kõrgema taseme hulka. Tänu haridustasemele ja kogemustele võivad töölistel olla sageli suurepärased võimed,
mis aitavad lahendada nende tööga seotud probleemi. Et erinevad
asutused tegutsevad erinevates tingimustes on osalusest saadav kasu
erinev. Asutuse kui terviku puhul on selleks suurem töömaht
(toodangu väljalase, kauba käive) ja kõrgem kvaliteet või teeninduskultuur , sest alluvatel on sageli häid ettepanekuid nii
toodangu hulga kui kvaliteedi parandamiseks. Alluvatel võib olla ka
häid ideid kulude vähendamiseks. Osalus aitab parandada alluvate
motiveeritust, sest nad tunnevad end antud olukorraga enam seotuna ja
tunnustatuna. Paraneb nende eneseusaldus, töörahulolu ja koostöö
juhtidega. Uuringute põhjal on osalevad alluvad tavaliselt enam
rahul nii oma töö kui ülemusega. Selle tulemusena vähenevad
konfliktid ja stress , tunnustatakse asutuse eesmärke ja seistakse
vähem vastu muutustele. Alluvatel võib samuti väheneda
kaadrivoolavus ja töölt puudumine, sest nad peavad oma töökohta
heaks ja iseend edukamaks. Osaluse käigus paraneb inimestevaheline suhtlemine . Tööprobleemide arutelu selgitab olukorda ja aitab kaasa
valearusaamade vältimisele. Kui alluvatel on rohkem infot asutuse
tegevuse ja finantside kohta, võimaldab see neil teha paremaid soovitusi .
Osalus, võim ja liidristiilid
Osalust
võib vaadelda juhtide ja alluvate vahelise jaotusprotsessina, mille
käigus kumbki pool arendab vastastikuseid suhteid: juht annab
valikuliselt, informeerib, konsulteerib, juhendab, hindab või tasub
iga alluva vaeva eest; iga alluv aga panustab erineval määral
ülesannete täitmise läbi, lojaalsusega või juhi tunnustamise
teel. Kui juht arvab , et alluv on väga võimekas ja vahetussuhted on
väga head siis võimaldab juht sellel alluval rohkem otsustamist
mõjutada. Juhid on oma alluvatega kahepoolsetes sotsiaalsetes
vahetussuhetes. Nad ilmutavad oma usaldust alluvate võimekuse
suhtes, usaldades neile mõningast võimu, ja saavad vastutasuks
alluvate loovuse ja pühendumise.
Võim:
- Kindel suurus, mille võib keegi ära kaotada ja teine leida
- See saadakse tänu oma positsioonile juhtimissüsteemis kõrgema astme juhtkonna poolt,
- Seda saab kellelegi anda ainult ülalt alla.
- See saadakse tänu oma ideedele ja tegevusele,
- See tuleb teistelt inimestelt nii ametlikke kui mitteametlikke kanaleid pidi,
- Võim liigub igas suunas.
Võimukäsitluse
ja osalusse suhtumise põhjal eristatakse kolme juhtimisstiili:
Autokraatliku
stiiliga juht – on isevalitseja, kes koondab endale kogu võimu
ja lahendab juhtimisküsimused ainuisikuliselt. Alluvate töö toimub
täpselt eeskirjade järgi. Nad peavad tegema seda, mida neil on
kästud teha. Sellised juhid võtavad endale kogu võimu, alluvatele
määravad aga täisvastutuse. Alluvate tegevuse üle on range
kontroll, juht sekkub igasse pisiasja. Alluvad kardavad eksida, sest
nende mõjutamiseks kasutatakse ähvardusi ja karistusi. Sellise juhi
alluvatel on vähe informatsiooni asutuse asjade kohta ja vähe
võimalusi enesealgatuseks. Autokraatlikku stiili peetakse tavaliselt
halvaks mida võib nimetada diktatuuriks. Selline juht naudib oma
võimu ja selle kasutamisõigusi. Enamik alluvatest ei soovi sellist
stiili, sest see põhjustab hirmu- ja nurjumistunnet.
Teisitimõtlejatel pole sellises asutuses kohta, neil tuleb harjuda
või lahkuda. Autokraatlikul juhtimisstiilil on ka häid külgi see
võimaldab:
- Kiiresti otsustada eriti kriisiolukorras,
- Kasutada vähekompetentseid alluvaid
- Tänu tööülesannete täpsele määratlusele tunda alluvatel end kindlamana.
Ka
igapäevase ja konveiertöö puhul ei õigusta end täielikult
autokraatlik stiil, vaid selle pehmem vorm- heatahtlik autokraatia ,
mida iseloomustab alluvatega arvestamine mitmesuguste soodustuste
kasutamine ja hüvitamine.
Osaleva stiiliga juht – selline juht jagab võimu. Osalust eeldavad küsimused arutatakse läbi üheskoos, otsustab kas juht üksinda või seda tehakse üheskoos. Alluvaid informeeritakse nende tööd mõjutavatest tingimustest. Osalemise teel vastu võetud otsused pole ühepoolsed, nagu isevalitseja juhistiili puhul, vaid need on alluvatega konsulteerimise või ühise nõupidamise tulemus. Alluvaid informeeritakse nende tööd mõjutavatest teguritest ning neilt oodatakse ideid ja soovitusi. Osalevale juhistiilile on omane toetava ja kollegiaalse käitumisemudeli kasutamine. See juhistiil sobib laialdaselt.
Vaba
ehk mittesekkuva stiiliga juht – väldib võimu ja vastutust.
Oma eesmärkide püstitamisel ja probleemide lahendamisel oleneb ta
suuresti rühmast. Rühma liikmed arendavad end ise ja kannavad hoolt
oma motivatsiooni eest. Liidri roll on niisama minimaalne, kui on
rühma roll autokraatliku stiili puhul. Sellise juhistiili puhul võib
rühm hakata tegutsema risti vastu asutuse eesmärkidele ja viia
kaosesse. Seetõttu ei kasutata seda juhistiili domineerivana, vaid
ainult olukordades , kus juht võib jätta kogu valikuõiguse rühmale.
Niisugusel juhul eeldab see rühmaliikmete suurt vastutustunnet ja
tugevat motiveeritust.
Eeltoodu
põhjal ei peaks juht kasutama üht konkreetset liidristiili, vaid
olema selle valikul paindlik. Konkreetse stiili valik oleneb töö
või probleemi olemusest, alluvate suhtumisest olukorrast (rahulik
või kriisiolukord) jne.
Osalusprogrammid (18.09)
Osalusprogrammid võiks
reastada nende tähtsuse järgi järgmiselt:
- Konsulteeriv juhtimine
- Soovitusprogrammid
- Kvaliteedi mõjutamine
- Keskastme juhtide osalus
- Tööstusdemokraatia
- Omavalitsuslikud töörühmad
- Töölisomand
- Töörahulolu ringid
Osaleva
juhtimise puhul kasutatakse organisatsiooni laialthaaratavat ja
väga mõjusat lähenemisviisi, mille puhul alluvates areneb tõeline
osalustunne.
Konsulteeriv
juhtimine on sageli kasutatav individuaalne osalus. Alluvatel
palutakse leida olukorrast väljapääs, jagada oma kogemusi või
anda nõu enne otsustamist. Konsulteeriv juht ei pruugi seda arvesse
võtta, see on osaluse võimalus. Juht ei pruugi konsulteerida mitte
iga probleemi puhul ja iga alluvaga. Mõne alluvaga konsulteeritakse
sageli ja teisega üldse mitte. Konsulteeriv juhtimine on tavaliselt
informaalne, lühiajaline ja tagasihoidliku mõjuga.
Soovitusprogrammid – töötajatel palutakse teha ettepanekuid töö parandamiseks. Alluvate soovitused võimaldavad hoida kokku kulusid ja saada sellest materiaalset hüvitust. Soovitusprogrammidega on haarataud väike osa töötajatest, sest selle puhul kasutatakse iseseisvat algatust. Mitte igaühel pole häid ideid. Alluvate huvi vähenemise põhjuseks on ka see, et sageli viivitatakse ettepaneku rakendamisega või see lükatakse tagasi. Peale selle käsitleb mõni juht alluva ettepanekut kriitikana oma võimete ja oskuste kohta ning võtab tõrjuva hoiaku. Mõni juht teeb aga näo, et arvestab, kuid tegelikult jätab olukorra muutumatuks.
Kvaliteedi
mõjutamine – eeldab rühmatöö kasutamist, sest sellega
seotud probleemid on väga seotud. Kvaliteedi mõjutamisel on levinud
kolm osalusvormi: kvaliteedinõukogud ja ringid ning kvaliteedi
terviklik juhtimine.
Kvaliteedi
nõukogu koosseisu kuuluvad juhid ja töötajate esindajad.
Kvaliteediga seotud probleemide lahendamiseks korraldatakse
perioodilisi nõupidamisi.
Kvaliteedi
ring koosneb vabatahtlikest osavõtjatest, kellele õpetatakse
eelnevalt majandusarvutusi ning probleemide lahendamist. Ringi
tegevuse eesmärk on igasugune kvaliteedi parandamine: selleks võib
olla toote või teenuse kvaliteet, töötingimused, tööviljakus.
Tegevus on stardivõimaluseks suurema osaluse saavutamisel. Rühma
liikmed kogunevad regulaarselt, tavaliselt tööajal. Ettepanekud
esitatakse juhtkonnale hindamiseks ja rakendamiseks. Kõige enam on
see levinud tootmises ja kindlatel tegevusaladel. Ringi liikmetena
tunnevad alluvad, et neil on mõningane mõju oma asutuses isegi
siis, kui mitte kõiki ettepanekuid ei kiideta heaks. Kvaliteedi ringis osalemine võimaldab alluval areneda, saavutada midagi ja olla
tunnustatud. Nende poolt väljatöötatud ettepanekud on kergemini
rakendatavad kuna neid peetakse omadeks.
Ringile edukuse saavutamiseks tuleks järgida järgmisi eeltingimusi:
- Vali liikmete tööalased probleemid
- Probleemid olgu konkreetsed, lühiajalised ja mõõdetavate tulemustega.
- Saavuta tippjuhtide pidev toetus
- Hüvita piisavalt
- Treeni esmajuhtide töökergendamise võimeid
Kvaliteedi
terviklik juhtimine haarab kogu organisatsiooni. Toote või
teenuse kvaliteet oleneb igast asutuse liikmest ja igast osast
tööprotsessis. Kõike seda uuritakse pingsalt ja pidevalt, et leida
kvaliteedi parandamiseks võimalusi. Alluvatel viiakse läbi õppused
nagu kvaliteediringide puhul, et nad oskaksid probleeme lahendada ja
rühmatööd teha. Ametliku tööplaani koostamisest võtavad osa
kõik alluvad. Käsitletavad probleemid haaravad seotult kõiki
alasid.
Keskastme
juhtide osalus on kesk- ja alamastme juhtide osalemise vorm.
Neile on kättesaadav kogu tippjuhtimise informatsioon, ülemused
võivad aga piiranguteta nende koosolekutest osa võtta. Tegevuskavad
arutatakse enne tippjuhtkonnale esitamist väga hoolikalt läbi,
mistõttu neid lükatakse harva tagasi.
Keskastme
juhtide osaluse kasutamine:
- Arendab keskastme juhtide võimeid ja loovust , annab kogemusi.
- Soodustab koostööd, koordineeritust
- Süvendab põhjalikkust ja vastutustunnet oma otsuste eest
- Võimaldab neil osaleda juhtimises (on nende soov!)
- Soodustab noorte juhtide erialast tõusu.
Nagu
igasuguse teise programmi kasutamine, nii võib ka keskastme juhtide
osalus ebaõnnestuda.
Tööstusdemokraatia
puhul saavad töötajate esindajad osaleda juhtkonna nõupidamistel,
kui otsustatakse neisse puutuvaid küsimusi. Neil töölistel on samasugune hääletusõigus, kui juhtidel. Tööstusdemokraatia puhul
suureneb tööliste osalus kõrgematel juhtimistasemetel, mis annab
neile teatava võimaluse kaasa rääkida nii peamiste poliitikate
väljatöötamises kui operatiivsete otsuste vastuvõtmises. Kuigi
tähtsate küsimuste üle otsustamises osaleb väga väike osa
töölistest, on nad selles ikkagi esindatud .
Autonoomne
ehk isejuhtiv töörühm on suurte volitustega töörühm, millel
on õigus kontrollida oma tegevust ja selle tulemusi, juurde võtta
või loobuda oma liikmetest jne. Tavaliselt on sellise meeskonna
liikmed vajalike mitmekülgsete võimetega: nad suudavad planeerida,
määrata ressursside vajadust ja tööülesandeid. Peale oma põhitöö
kulutatakse palju aega organisatsiooni missiooni määratlemisele,
palgasüsteemi täiustamisele või tegevuse laiendamise plaanidele.
Kuna rühm ise valib, orienteerib ja treenib oma liikmeid, ollakse
oma valikuga rahul. Uued liikmed kohanevad rühmaga kergesti. Tööjõu
voolavus on sellistes rühmades väike.
Rühmas
on kõige tähtsam roll täita selle liidril, kes peab kindlustama
rühma vajalike vahenditega, treenima ja juhendama rühma liikmeid
ning olema infoliiniks rühma ja organisatsiooni teiste osade vahel.
Liider aitab lahendada rühmasiseseid probleeme ja motiveerib rühma
liikmeid. Tavaliselt oleneb osa liikmete töötasust meeskonna või
organisatsiooni edukusest. Täieliku töövõime saavutamiseks kulub
isejuhtival töörühmal aga mitmeid aastaid.
Töölisomand
tähendab alluvate tegutsemist loosungi “osta firma, kus sa
töötad!” all. Alluvatel on võimalik kas osta oma firma aktsiaid
või saada neid aasta kasumi eraldisest hüvitusena hea töö eest.
Aktsiaid omavad alluvad mõistavad paremini firma probleeme, nad
tunnevad suuremat huvi selle finantstegevuse vastu ja võtavad
seetõttu juhtkonna tegevuse teatava kontrolli alla. Selle tulemusena
paraneb juhtimine, tõuseb moraal ja tööviljakus. Nende tööliste
osas on kaadrivoolavus väiksem. Tööliste huvi oma firma
finantstulemuste vastu avaldub enam väiksemates ettevõtetes.
Töörahulolu ringid võimaldavad esile tuua alluvate tööalaseid probleeme ja leida sobivaid lahendusi. Nende ringide tegevust võib korraldada analoogselt kvaliteediringidele, ainult probleemistik on seotud alluvate töörahuloluga. Kuna toote või teenuse kvaliteet oleneb kaudselt töörahulolust, võib neid ringe lugeda ka kvaliteedi ringideks. Kui alluvatele anda otsustamisel liiga vaba voli, võib see põhjustada töökorralduses tõsiseid häireid. Tulemuste avalikustamine muudab aga teised juhid ettevaatlikuks.
Osalusprogrammide rakendamisel
tuleb arvestada seda, et need ei anna otseseid tulemusi. Kui osalust
raskendada õigel ajal ja õigel viisil, luuakse sellega eelsoodumus alluvate kaasahaaratuse tunde tekkimiseks ja nende enesekindluse
arendamiseks.
Üheks tõsiseks osalusega
seotud puuduseks on see, kui osalust kasutatakse alluvatega
manipuleerimiseks.
Vaatamata arvukatele
piirangutele on osalusprogrammid saavutanud olulist edu, sest
inimloomuses on soov kontrollida temaga seotud asju. Seetõttu on
osalus leidnud laialdast kasutamist enamarenenud riikides ja muutub
tähtsaks abivahendiks edu saavutamisel arengumaades.
Suhtlemine ja selle tähtsus
Kus iganes
inimene töötab, on tema oluliseks tegevuseks
suhtlemine-informatsiooni edastamine ja vastuvõtmine, teabe
liikumine sest see haarab ka inimpsühholoogiat ja sotsioloogiat.
Suhtlemine-
on inimestevaheline teabevahetuse protsess, mille käigus toimub
vastastikune tajumine ja tundmaõppimine ning sotsiaalsete suhete
jaluleseadmine.
Suhtlemine
aitab kõrvaldada teadmatust või ebakindlust ja kujundada paremat arusaamist . Efektiivne suhtlemine tagab organisatsiooni eesmärkide
täitmise.
Tänu
suhtlemisele:
- Annavad juhid korraldusi ja on kursis tehtuga
- Saavad alluvad juhiseid ja on kursis teiste tööga
- Saavad erinevad osakonnad ja töötajad oma tööd kooskõlastada
Kui tööd
ei saa koordineerida, tabab firmat krahh. Efektiivne suhtlemine
soodustab töötulemuslikkuse tõusu ja suurendab töörahulolu.
Inimesed saavad oma tööst paremini aru ja nad tunnevad end sellega
enam seotud olevat. Tänu õigele informeerimisele võivad inimesed
vajaduse korral isegi loobuda oma soodustustest või leppida madalama
töötasuga. Mida rohkem teavad alluvad firma probleemidest ja
juhtkonna taotlustest, seda enam püüavad nad olla kasulikud.
Organisatsioonisisese
suhtlemise puhul on väga oluline juhtkonna roll, nende vajadused ja
arusaamad.
Suhtlemises osalejate järgi eristatakse nelja suhtlemistasandit:
- Isikusisene ehk sisekõne, mille tulemusena kujunevad “mina” pilt ja suhted teiste inimestega,
- Isikutevaheline suhtlemine, teabe vahetamine, teineteise tajumine ja mõjutamine
- Rühmasisene suhtlemine vastavalt rühmanormidele ja rollidele
- Organisatsioonitasandil suhtlemine: allüksuste vahel ja organisatsioonis tervikuna, haarab kõiki eelnevaid tasandeid.
Kõigil
neil tasandeil võib kasutada kolme suhtlemisvormi: suulist,
kirjalikku ja piltlikku
Suuline
suhtlemine- on vahetu tegevus, mille puhul on võimalik näha
teist poolt ning tema suhtumist, esitada küsimusi ja anda
täiendavaid seletusi, kontrollida asjast õiget arusaamist,
parandada osapoolte seisukohti
Kirjalik
suhtlemine- on kasutusel juhul, kui teade tuleb jäädvustada,
paljundada, korduvalt kasutada või edastada kaugemale. Kirjalik
suhtlemine on kulukam (aeg ja vahendid) ja ei võimalda nii
efektiivselt täpsustada üksikasju kui suuline suhtlemine. Selle
tulemuseks võivad olla ebaselged tõlgendused.
Piltlik ehk visuaalne suhtlemine- on tavaliselt täienduseks suulisele
või kirjalikule suhtlemisele, et luua edastatavast teabest parem
ettekujutus. Selleks kasutatakse jooniseid, skeeme , diagramme ,
fotosid, videofilme ja muid vahendeid.
Suhtlemine
jaguneb kolmeks liigiks :
- Vahetu suhtlemine- kahe või enama inimese vahel suuliselt, kasutades ka sõnatuid ehk mitteverbaalseid suhtlemisvorme,
- Kaudne suhtlemine- kasutades kolmandaid isikuid, dokumente või tehnilisi vahendeid ( telefon, faks, arvuti),
- Massiline teabelevi ehk- massikommunikatsioon , kasutades kaasaegseid sidevahendeid
Organisatsioonis
toimub suhtlemine kahel viisil:
- Ametlikult, vastavalt võimule
- Mitteametlikult, eitades ametlikke õigusi ja võimu.
Ametlik
suhtlemisvõrk luuakse teadlikult, kavandades selliseid korralduste andmise ahelad , et vajalik teave jõuaks õigeks ajaks
õigesse kohta.
Mitteametlik suhtlemisvõrk kujuneb välja iseenesest, organisatsioon liikmete
tööalase seotuse ja isiklike suhete põhjal.
Kahepoolne suhtlemine
Idee ilmumine - kui idee pole väärtuslik, on kõik ülejäänu kasutu.
Kodeerimine - mille käigus antakse sõnumile arusaadav vorm, valides sobiva sõnastuse ja vormi
Edastamine- mille puhul valitakse sõnumi edastamiseks sobiv suhtlemisviis. Edastaja peab püüdma hoida infokanalid vabadena suhtlemisbarjääride või segamiste eest, et sõnum saaks häireteta jõuda vastuvõtjani ja äratada tema tähelepanu.
Vastuvõtt- kui seda ei toimu, on teave kadunud ja suhtlemist ei toimu. Suulisel suhtlemisel peab vastuvõtja olema hea kuulaja ja arusaaja, kirjalikul suhtlemisel peab sõnumit sisaldav paber kohale jõudma, faksi ja –arvutiside puhul peab tehnika olema korras.
Dekoreerimine-
on teabe muutmine arusaadavaks
Heaks
kiit- kui vastuvõtjad on kättesaadud sõnumist aru saanud, on
neil võimalus seda omaks võtta või tagasi lükata.
Teabe
kasutamine- on suhtlemise eesmärk. Vastuvõtja või infost
loobuda, täita talle antud ülesande, lükata oma tegevuse edasi või
teha midagi muud. Seega on see samm kahepoolses suhtlemises väga
oluline.
Tagasiside-
toimub juhul, kui teabe saaja vastab saatjale. Sellega sulgub
infoahel. Tagasiside võimaldab sõnumi saatjal teada, kas see jõudis
pärale ja võeti kasutusele.
Suhtlemisel
võivad ilmneda järgmised probleemid (23.09):
- Suhtlemise käigus ilmnenud eriarvamused võivad võimenduda
- Kui saadav info ei sobi kokku inimese väärtushinnangute või varasemainfoga, võib tekkida ebakõla
- “Oma näo” säilitamise soov teiste arvustamise puhul.
Kuna
suhtlemisel osalevad inimesed, pole see üksnes infovahetus, vaid
tuleb arvestada ka osapoolte tundeid ja taotlusi.
Soovitused
kahepoolseks suhtlemiseks:
- tee enesele selgeks, mida ja milleks tahad edastada
- täpsusta oma mõte ja viimistle sõnastus
- kanna hoolt teise poole huvitatuse ja aktiivsuse eest ning jälgi reageerimist
- hinda suhtlemise efektiivsust - vastukaja.
Suhtlemistõkked
Suhtlemistõkked
ehk takistused, mis võivad osaliselt või täielikult blokeerida
info liikumise, filtreerida infost välja mingi osa või anda sellele
ebaõige tähenduse. Suhtlemistõkked võivad tuleneda keskkonnast ja
olukorrast, teate edastajast või vastuvõtjast.
Keskkonnast
ja olukorrast tingitud suhtlemistõkked on järgmised:
- müra sidekanalis: halb kuuldavus või nähtavus, halb käekiri jne.
- Keelebarjäärid: halb võõrkeeleoskus, slängi või arusaamatu terminoloogia kasutamine,
- Suhtlejate staatusevahed ametkondlik isoleeritus , kultuurierinevustest tingitud mõistmisraskused,
- Kellaaeg , ruum, kõrvaliste isikute kohalolek .
Edastaja
poolt loodud tõkked on:
- Elementaarse kontakti mitteloomine enne suhtlemist,
- Segane ja arusaamatu väljendumine väsimuse, hajalioleku või asjatundmatuse tõttu,
- Pika monoloogi pidamine mistõttu teise poole tähelepanu hajub,
- Piirdumine ainult kõige olulisemaga, kujundlike detailide ja põhjenduste ärajätmine, mistõttu sõnum muutub kahvatuks ja ebaveenvaks
- Teabe ülelihtsustamine mittemõistmise vältimiseks võib tekitada igavust või trotsi.
Vastuvõtjast
tulenevad tõkked on:
- Mõttelaiskusest tingitud tähelepanu hajumine
- Jäik ootusmudel: jälgitakse ainult ootuspärase teema või probleemiga seotut, mistõttu jääb muu väärtuslik teave vajaliku tähelepanuta või unustatakse,
- Keevaline reageerimine mingile võtmeärritajale (sõnale, väitele),
- Omaenda vastus esinemisele mõtlemine,
- Kahtlev hoiak informatsiooni edastaja asjatundlikkuse suhtes või antipaatia tema vastu.
Suhtlemissümbolid
Suhtlemisel
võib kasutada erinevaid vahendeid ehk sümboleid: sõnu, pilte,
mitteväljenduslikke vahendeid.
Sõnad
on kõige enam kasutatavateks suhtlemissümboliteks. Sõna võib
olla vihje, sotsiaalne märgusõna – positiivne või negatiivne
info, mis mõjutab inimeste reageerimist suhtlemisel. Kuna sõnade
tähendus võib olla erinev ja nende edasiandmine raske isegi õige
lõigu puhul, on oluline nende arusaadavus ja loetavus . Nähtust,
mille puhul kirjaoskaja inimene ei saa tekstist aru, nimetatakse
kirjaoskamatuseks.
Pildid
ja joonised aitavad selgitada sõnalist suhtlemist, selleks
kasutatakse diagramme, jooniseid, skeeme, kaarte, visandeid, fotosid, mudeleid jne.
Enamasti
kasutatakse piltlikku suhtlemist täiendusena sõnalisele
suhtlemisele.
Mittesõnalise
suhtlemise puhul kasutatakse sõnadeta või hääletuid
märguandeid, mida ei räägita ega kirjutata . Sõnatuks märguandeks
võib olla mingi tegevus, kaasvestleja rääkimisviis või kehakeel .
Suhtlemises kasutatakse ka mitmesuguseid suhtlemise abivahendeid.
Riietus, soeng, jumestus , ehted, piip , prillid, lõhnaained ja muud
seesugused vahendid on märgid suhtumisest iseendasse ja teistesse.
Mõni amet esitab nendele vahenditele erilisi nõudeid.
Ametlik ülalt – alla informeerimine
Ülalt –
alla informeerimise puhul suundub info asutuse ülemistelt
tasanditelt alumistele.
Edukaks
suhtlemiseks on vajalikud järgmised eeltingimused:
juht peab saavutama alluvapoolse positiivse suhtumise. Ta peab end veenma selles, et suhtlemine on oluline osa tema tööst.
Juht peab olema hästi informeeritud, otsima alluvaid huvitavat informatsiooni ja varustama neid sellega, et ka nemad tunneksid end informeerituna.
juhil on vaja teadlikult planeerida seda, kuidas informeerida alluvaid enne tegutsemist.
tuleb saavutada usaldussuhe info edastaja ja vastuvõtja vahel. Vastasel juhul alluv ei kuula või ei usu sõnumit.
Alluvad vajavad tavaliselt
neljasugust informatsiooni.
Tööjuhendid annavad ülevaate töökeskkonnast või tööülesannetest. Eriti vajalikud on need uute töötajate puhul, sest nende kõrged ootused võivad kergesti sattuda vastuollu tegelikkusega, mille tagajärjeks on rahulolematus. Tööjuhendi kasutamisel vähene uute töötajate puhul tööjõuvoolavus.
Tagasiside ülesande täitmisest pakub alluvatele väga suurt huvi, sest see
- Annab hinnangu tehtust,
- Aitab otsustada, kuidas edasi tegutseda,
- Näitab teiste huvi,
- Tõstab inimese enesekindlust ja kompetentsusetunnet,
- Parandab töössesuhtumist ja tegutsemise efektiivsust.
Teated, uudised peavad olema alluvatele uudsed, mitte teiste allikate kaudu tuttavad.
Sotsiaalne toetus on samuti alluvate poolt vajatav tagasiside. Iga inimene tahab tunda, et temast peetakse lugu ja teda hinnatakse.
Alt – üles informeerimine
Alt
– üles informeerimisel võib esineda järgmisi probleeme:
informatsiooni liikumise aeglus , viivitamine.
informatsiooni “filtreerumise” puhul jõuab juhini ainult osaline, alluva poolt valitud informatsioon.
et vältida informatsiooni filtreerumist, kannavad alluvad selle vahel ette otse tippjuhile, minnes mööda vaheastmete juhtidest (infolühis).
alluvatel on õigustatult suur vajadus saada vastus oma probleemidele.
informatsiooni moonutamine on teate tahtlik muutmine kellegi isiklike huvide tõttu.
Alt –
üles informeerimise parandamiseks tuleb eelkõige kindlaks määrata,
missuguseid teateid soovivad juhid oma alluvatelt saada. Need võiksid
olla:
- juhi aruandlusega seotud valdkonnad
- vaidlusalused teemad
- ülemuse nõuannet vajavad asjad
- lahkuminekud firmapoliitikast
- soovitused organisatsiooni muutmiseks
Alluvate
koosolekud
on laialdaselt kasutatav meetod. Alluvate väikestes rühmades
räägitakse tööprobleemidest, alluvate vajadustest ja
juhtimistegevusest.
Lahtiste
uste poliitika puhul
julgustatakse alluvaid juhi poole pöörduma iga murega. Seejuures
tuleks kinni pidada juhtimishierarhiast.
Tööväline
suhtlemine toimub
mitteametlikult selleks annavad võimaluse spordi- ja hobirühmad,
osakonnapeod, väljasõidud ja muu juhtkonna poolt rahastatav tegevus
mille käigus võib saada kasulikku infot.
Suhted organisatsioonis
Inimese ja organisatsiooni
vaheliste konfliktide allikateks on:
- Üldkehtivate normide järgimine
- Organisatsioonipoolse sekkumise õigustatus
- Inimese õigus privaatsusele
- Organisatsiooni poolt kehtestatud distsipliininõuded
Tehnilised
normid on seotud tehnoloogilise protsessi, tehnika kasutamise ja
tööga.
Organisatsioonilised
normid kajastuvad mitmesugustes dokumentides milleks on firma
struktuuri skeem, ameti- ja tööjuhendid, protseduurireeglid jne.
Nende normide olemasolu lihtsustab firmasisest käitumist, soodustab
koostöösuhteid ja aitab vältida konfliktide tekkimist.
Privaatsus-on
inimese õigus elada segamatult ja omaette , see on õigus eraelule.
Privaatsuse õiguste põhjal on lubamatu sekkuda isiku eraellu ja
levitada tema kohta salajast informatsiooni, mis võib teda
emotsionaalselt kahjustada.
Alluvate
privaatsuse tähenduse arvestamiseks tuleks välja töötada
privaatsuse kaitse poliitika. Selle põhimõtted aitaksid
rakendada tüüpreegleid ja toime tulla iga võimaliku ebatavalise
olukorraga.
Inimese
privaatsusesse sekkumisega võivad olla seotud järgmised tööalased
tegevused:
- Salajane jälgimine ja salajaste salvestuste tegemine,
- Järelvalveseadeldiste kasutamine
- Andmepankade koostamine,
- Isiksuse testid (kasutatakse töökohale kandideerivate inimeste valiku puhul)
- Valedetektorite kasutamine inimese aususe kontrollimisel,
- Meditsiiniline kontroll,
- Alkoholismiravi,
- Narkomaaniaravi,
- Geneetiline testimine,
- Alluva elustiili jälgimine,
- Isiklike suhete uurimine.
Diskrimineerimiseks
loetakse töötajate eristamist rassi, rahvuse, soo, usu, puuete jt
näitajate põhjal. Töötaja hindamise aluseks võib olla ainult
tema töö tulemuslikkus.
Distsipliin
Distsipliin
on kindlaksmääratud kord. Iga organisatsioon püüab maksma
panna oma norme ja standardeid. Juhtkonna tegevus võib olla
seejuures kahesugune : takistav ja olukorda parandav .
Takistav,
ärahoidev distsipliin seisneb alluvate ergutamises, et nad
järgiksid kehtivaid norme ega rikuks neid.
Parandav,
korrektiivne distsipliin on reeglite rikkumisele järgnev
tegevus, et alluv käituks tulevikus standardite järgi.
Distsiplinaarkaristuse
eesmärgid on:
- Parandada normide rikkujat
- Hoiatada teisi analoogse käitumise eest
- Soodustada püsivate ja efektiivsete rühmastandardite kujunemist
Konfliktid
Konflikt on lahkheli, mille tulemusena tekkiv pinge ajendab osapooli üksteise vastu tegutsema. Töökonflikti tekkepõhjuseks võib olla rahulolematus organisatsiooni eesmärkide või nende saavutamise viisidega.
Konfliktis osalejate hulk võib olla erinev. See võib esineda isikusiseselt, isikutevaheliselt, rühmadevaheliselt või haarata kogu organisatsiooni.
Inimese sisekonflikt esineb valiku tegemisel kahe erineva tegevusajendi vahel. Sisekonflikte võib olla kolme liiki:
Valiku tegemine kahe võrdselt meeldiva eesmärgi vahel. Eesmärkideks võivad olla näiteks võrdselt ahvatlevad töökohad.
valiku tegemine ebameeldivate võimaluste vahel, näiteks juhul, kui mingi tegevuse tulemuseks võib olla kas tööst ilmajäämine või kaaslaste põlgus.
Valiku tegemine juhul, kui sama nähtus on nii meeldiv kui ebameeldiv. Näiteks osavõtt konkursist kõrgemale ametikohale, mis võimaldaks suuremat eneseteostust ja töötasu, kuid mis võib sõprade silmis näida karjerismina.
Isikutevahelised konfliktid on paljudele inimestele tõsiseks probleemiks, sest need on seotud isiku emotsioonidega.
Isikutevaheliste
konfliktide tekkepõhjused on:
- Isiksuse omadused (iseloomujooned, väärtushinnangud, ideaalid, maailmavaade jms.), mis satuvad vastuollu teise inimese omadustega
- Staatuse languse oht, soov säilitada “oma nägu” , kaitsta oma väärikust
- Olukorra erinev tajumine: kui inimene on millegi tajumisel väga kindel, peaks see tema arvates olema niisama ilmne ka teistele
- Suhtlemise probleemid
- Erinevad seisukohad organisatsiooni või selle osade eesmärkidest, organisatsiooniliste muudatuste vajalikkusest ja nende teostamise viisidest jne.
Rühmadevahelised
konfliktid
on organisatsioonides tavaline nähtus. Iga rühm püüab õõnestada
võistlevat rühma, et olla parem.
Rühmadevaheliste
konfliktide tekkepõhjused on:
- Tegevuse kooskõlastamatus, erinevad seisukohad rühmade eesmärkidest
- Oma rühma paremaks pidamine
- Võistlus piiratud ressursside eest
- Rühmade vastastikune tööalane sõltuvus jne.
Organisatsioonikonflikt
haarab kogu organisatsiooni ja selle osi. Sellise konfliktiga
kaasnevad isikusisesed, isikute ja rühmadevahelised konfliktid.
Organisatsioonikonflikti
põhjuseks võib olla:
- Organisatsiooni eesmärgi või missiooni muutus
- Eesmärkide saavutamise strateegiate muutmine
- Juhtimisstruktuuri mittevastavus olukorrale või struktuuri muutmine
- Mittesobiv juhtimisstiil
- Põhjalikud tehnilised ümberkorraldused
- Informatsiooni kulgemise ja suhtlemise vead
- Kaugelearenenud ja lahendamata jäetud konflikt üksikisikute või rühmade vahel.
Konflikti
tagajärjed võivad
olla nii kasulikud kui kahjulikud, olenevalt sellest, kas konflikt on
suhteid parandav või suhteid lõhkuv. Konflikti eeliseks on selle edasiviiv jõud, sest see sunnib inimesi leidma paremaid lahendusi ja
looma uut.
Pikaajaline
või äge konflikt on kahjulik, sest see häirib koostööd, arendab
umbusaldust ja kahtlusi , tekitab kaotajale stressi ja mõne alluva
motivatsioonitaseme langust.
Konfliktidega toimetulek
Konfliktide
lahendamise strateegiad
Vältimine – füüsiline või vaimne tagasitõmbumine, püüe jääda kõigis probleemides neutraalseks või püüe maha suruda eriarvamuste võimalused.
Kohandumine, tasandamine – teise poole vajadused ja huvid paigutatakse oma vajadustest kõrgemale, et saavutada näilist harmooniat.
Võitlus – Võidu saavutamine jõuvõtetega.
Kompromiss – mõlemad pooled annavad järele, et saavutada üksmeelt.
Koostöö probleemi lahendamine on lõpliku lahenduse leidmine mudeli “võitja – võitja” järgi. Mõlemad osapooled püüavad arvestada ja rahuldada teise poole huvisid.
Kõik need
strateegiad võivad sobida ettekavatsetud võidu või kaotuse
saavutamiseks.
Kehtestav käitumine selle käigus väljendab inimene oma tundeid, mõtteid,
soove ja vajadusi teisele poolele, paludes muuta olukorda ja anda
ausat tagasisidet.
Kehtestava käitumise vastandiks on agressiivne käitumine, mille käigus
püütakse pealetükkivalt esile tõsta iseennast ja maksma panna oma
huve ja vajadusi, teist poolt aga maha suruda, nende tunnetest ja
õigustest hoolimata.
Peale
kehtestava ja agressiivse käitumise esineb ka passiivne
käitumine, mille puhul inimene surub maha oma tundeid ja soove,
et vältida konflikte. Ta laseb teistel domineerida ja püüab neis
esile kutsuda kaastunnet . Tavaliselt aga kutsub selline käitumine
esile teiste põlguse.
Stress ja nõustamine
Stress
on pingelise elu poolt tekitatud organismi üldine pingeseisund.
Stress võib olla nii kasulik kui kahjulik. Stress on kasulik siis,
kui ta annab inimesele jõudu ja julgust .
Paljude
elukutsete puhul on stress paratamatu. Kui pinge hakkab suurenema,
võib see põhjustada ebasoodsa ülepinge inimese
mõtlemisprotsessidele, emotsioonidele ja füüsisele.
Tööalane
stress võibolla halbade töötingimuste, õnnetusjuhtumite,
pidevate konfliktide kui tagakiusamise tulemus, mis võib inimese
viia ahastuse piirini.
Tugev
tööväline stress võib tekkida lähedase inimese surma
abielulahutuse isiklike rahaliste raskuste tõttu.
Töökohal
esinevad traumeerivad häired on seotud eneseuhkuse purunemise
või oma võimetesse usu kaotamisega.
Tööalase
stressi põhjused võivad olla:
- Ülemäärane vaimne või füüsiline töökoormus
- Ajapiirangud, mis sunnivad ületunnitööle
- Halvad töötingimused ( valgustus , müra, temperatuur jm.)
- Halb juhtimine, näiteks autokraatne stiil või vastutustundetud juht
- Mittesobiv juhtimisstruktuur , mille tulemusena saadakse korraldusi mitmelt juhilt
- Ebakindel poliitiline kliima
- Tööalaste õiguste mittevastavus kohustustele ja vastutusele
- Rollikonflikt või –ebamäärasus, eriti juhul, kui alluv ei tea täpselt, mida temalt oodatakse või missugune on tema ametlik rollimudel
- Erinevused organisatsiooni ja alluva väärtushinnangute ning vajaduste vahel
- Reeglitest ja juhenditest tulenevad ülemäärased piirangud
- Igasugused muudatused, eriti suureulatuslikud või vähesobivad
- Nurjumine, pettumus
Alluvate nõustamine
On nende emotsioonidega seotud
probleemide arutelu, et aidata neil paremini toime tulla. Nõustamisel
püütakse parandada alluva vaimset tervist. Nõustamisel vahetatakse ideid ja mõtteid kahe inimese, nõustaja ja nõustatava vahel. Seega
on nõustamine, suhtlemine, informatsiooni vahetus. Kuna nõustamine
aitab alluval toime tulla oma probleemidega, siis aitab see parandada
organisatsiooni tulemuslikkust, sest alluv muutub enam koostöötavaks,
muretseb vähem oma probleemide pärast, on rahulolevam ja muutub
igas suhtes paremaks.
Nõustamistegevus
Seisneb ühes või enamas järgmistest tegevustest ehk funktsioonidest:
- Nõu andmine – mida peaks isik nõustaja arvates tegema
- Kindlustunde tagasiandmine, julgustamine
- Suhtlemise parandamine
- Emotsionaalsest pingest vabastamine
- Mõtlemise klaarimine, selgendamine
- Ümberorienteerimine
Nõu andmine ongi paljude inimeste meelest nõustamine, kuid tegelikkuses on see ainult üks nõustamistegevus. Nõu andmisel peab nõustaja ise leidma alluva probleemist väljapääsu ja koostama tegevuskava.
Kindlustunde
tagasiandmine seisneb inimeste julgustamises, et nad ei kardaks
olla probleemidega silmitsi ja tunneksid end edasises tegutsemises
kindlana.
Suhtlemise
parandamine nõustamisel võib parandada nii alt üles kui ülalt
alla kulgevat informeerimist. Alt üles informeerimisel loob see
alluvatele võimaluse väljendada oma tundeid juhtkonnale. Ülalt
alla informeerimise parandamiseks aitab nõustaja alluvatel paremini
aru saada firma poliitikatest, kui need põhjustavad probleeme.
Emotsionaalse
pinge vabastamine nõustamise tähtis funktsioon inimene võib vabaneda pettumusest ja probleemidest tingitud emotsionaalsest
pingest, kui tal on võimalik sellest kellelegi rääkida.
Mõtlemise
klaarimine, selgendamine mõtlemine ei selgine mitte ainult
nõustamise käigus, vaid ka pärast seda, nõustamissuhete
tulemusena.
Ümberorienteerimine
see haarab kaasa ka alluva psüühilise mina tänu tema eesmärkide
ja väärtushinnangute muutmisele. See võib aidata inimesel aru
saada temale kehtivatest piirangutest ja neid heaks kiita.
21
Kõik kommentaarid