välja valida statistiliselt esindusliku väljavõtu. Avalik arhiiv võib hindamisega välja valida näidiseid. Dokumentide hävitamise põhimõtted nii paberkandjal kui ka andmekandjatel Asutus võib oma dokumendid eraldada hävitamiseks pärast säilitustähtaja möödumist. Arhivaale ei hävitata. arhiivimoodustaja taotleb avalikult arhiivilt luba oma dokumentide hävitamiseks eraldamiseks juhul, kui dokumentide arhiiviväärtus või selle puudumine pole varem välja selgitatud. Asutus võib dokumendi teabekandja hävitada juhul, kui dokumendis olev teave on üle viidud teisele teabekandjale. Üleviimise protseduur, teostaja, aeg, kasutatud riist- ja tarkvara peavad olema dokumenteeritud ja kontrollitavad nind teave autentsus, usaldusväärsus, terviklus ja kasutatavus peavad olema tagatud. Hävitamise dokumenteerimine. Asutus dokumenteerib oma dokumentide hävitamise hävitamisaktiga
6. Dokumentide hävitamine, millega, miks kuidas? Asutus dokumenteerib oma dokumentide hävitamise hävitamisaktiga. Dokumentide hävitamine § 13. Dokumentide eraldamine hävitamiseks (1) Asutus võib oma dokumendid eraldada hävitamiseks pärast säilitustähtaja möödumist. Arhivaale ei hävitata. (2) Arhiivimoodustaja taotleb avalikult arhiivilt luba oma dokumentide hävitamiseks eraldamiseks juhul, kui dokumentide arhiiviväärtus või selle puudumine pole varem välja selgitatud. (3) Asutus võib dokumendi teabekandja hävitada juhul, kui dokumendis olev teave on üle viidud teisele teabekandjale. Üleviimise protseduur, teostaja, aeg, kasutatud riist- ja tarkvara peavad olema dokumenteeritud ja kontrollitavad ning teabe autentsus, usaldusväärsus, terviklus ja kasutatavus peavad olema tagatud. Dokumente võib hävitada purustamise teel või põletamise teel. Mõisted. Läbi töötada:
(4) Sari seob ühe või mitme tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel: 1) dokumendiliik; 2) sisu või teema; 3) funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse; 4) koht asjaajamissüsteemis; 5) säilitustähtaeg; 6) juurdepääsutingimus. 4. peatükkDokumentide hindamine § 9. Hindamise eesmärgid (1) Hindamine on avaliku arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus. (2) Hindamisega otsustatakse, millised dokumendid on osa rahvuslikust kultuuripärandist ja mida seepärast säilitatakse püsivalt arhivaalidena. 5. peatükkDokumentide hävitamine § 13. Dokumentide eraldamine hävitamiseks (1) Asutus võib oma dokumendid eraldada hävitamiseks pärast säilitustähtaja möödumist. Arhivaale ei hävitata. (2) Arhiivimoodustaja taotleb avalikult arhiivilt luba oma dokumentide hävitamiseks eraldamiseks
Vahel on vaja siduda säilitustähtaeg mingi sündmuse toimumisega näiteks 10 aastat peale lepingu tähtaja lõppemist. Asutuse jaoks kõige olulisematele dokumendiliikidele antakse säilitustähtaeg "alatine". See tähendab, et asutus kavatseb neid dokumente alles hoida oma tegevuse lõpuni. Kui avalik arhiiv hindamise käigus leiab, et mõned dokumendid võivad huvi pakkuda ka aastasadade pärast, antakse neile nn arhiiviväärtus. See tähendab, et neid dokumente ei tohi mitte kunagi hävitada. Säilitamise eesmärk on tagada, et dokumendid on füüsiliselt kasutatavad ja nende sisu loetav nii kaua kui dokumenti vajatakse. Dokumentide säilimine sõltub tugevalt dokumendi tüübist ja andmekandjast. Paberdokumentide kõige hullemateks vaenlasteks on liigniiskus, liiga kõrge või madal temperatuur, tolm, otsene päikesevalgus. Lühema säilitustähtajaga paberdokumendid ei vaja eriliste säilitustingimuste loomist.
Säilitustähtaeg määratakse täisaastates Vahel seotakse säilitustähtaeg mingi kindla sündmusega ( näit. 10 a peale lepingu tähtaja lõppemist) Organisatsiooni kõige olulisematele dokumendiliikidele antakse alatine säilitustähtaeg st org-n hoiab neid dokumente alles oma tegevuse lõpuni. Kui avalik arhiiv hindamise käigus leiab, et mõned dokumendid võivad huvi pakkuda ka aastasadade pärast, antakse neile dokumentidele nn arhiiviväärtus ja neid dokumente ei tohi kunagi hävitada. DOKUMENTIDE SÄILITAMINE JA KASUTAMINE Dokumentide säilitamise eesmärk on tagada, et dokumendid on füüsiliselt kasutatavad ja nende sisu loetav nii kaua kui dokumenti vajatakse Dokumentide säilitamine sõltub dokumendi tüübist ja andmekandjast Paberdokumentide kõige suuremad vaenlased on: liigniiskus, liiga kõrge või liiga madal temperatuur, tolm, otsene päikesevalgus.
moodustavad pressifotod aastatest 19171996. Regulaarseteks kogumisallikateks, kust fotosid rahvusarhiivi on tulnud, on olnud Eesti ajalehtede ja ajakirjade toimetused ning Eesti Teadeteagentuuri fototeegid, fotograafid jt. eravaldajate fotokogud (Filmiarhiiv, 2014). Säilikute eksponeerimine ja laenutamine Arhivaalide peaeesmärk pole kõike materjale koguda vaid arhivaalide mõte on arhiveerida, säilitada ja teha kõik säilitatud materjalid inimestele kättesaadavaks. Objektide, mille arhiiviväärtus ei ole nii kõrge ja mis on väga heas korras, neid laenutatakse välja kergemini kui objekte, mille arhiiviväärtus on kõrge (väga vana, ainulaadne ja erilise tähtsusega) ja mida saab näha ainult arhiivi loa alusel. Eksponeerimine raskendab arhiivi kogude säilitamist ja mõnikord selle isegi võimatuks teha. Eriti keeruliseks teeb asjaolu, kui originaalesemete eksponeerimist pole kuidagi võimalik vältida. Selle tõttu rakendatakse mitmeid abinõusid.
asutuse nimetust, funktsiooni nimetust ja selle tähist, sarjade nimetusi ja nende tähiseid. Sari seob ühe või mitme tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel: dokumendiliik, sisu või teema, funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse, koht arhiivimoodustaja asjaajamissüsteemis, säilitustähtaeg, juurdepääsu tingimus. Hindamine. Hindamine on avaliku arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus. Hindamisega otsustatakse, millised dokumendid on osa kultuuripärandist ja mida seepärast säilitatakse püsivalt arhivaalidena. Dokumentide hindamisel lähtub arhiiv: asutuse, isiku või organisatsiooni olulisusest ja positsioonist ühiskonnas ja avaliku halduse hierarhias; asutuse, isiku või organisatsiooni funktsioonidest ja muust dokumentide kontekstist; dokumentide uurimispotent-siaalist, leiduva teabe
Arhiivindus hõlmab arhiivinduse teooria ja praktika, arhiivinduse ajaloo, arhiivinduse organisatsiooni jm. 2. Dokumentide hindamine ja hävitamine (eesmärk; hindamise kriteeriumid; protsesside kirjeldus) HINDAMINE( Asutuse vaates arhiivipidamise alla) Tähendab dokumentida arhiiviväärtuse kindlaks tegemist. Väärtus ühiskonna jaoks, teabe ja tõestusväärtus. Hindamine on arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus. Hindamisega otsustatakse, millised dokumendid on osa kultuuripärandist ja mida seepärast säilitatakse püsivalt arhivaalidena. Hindamine on avaliku arhiivi vastutusrikkaim ja raskeim töö, kuna pole võimalik ette ennustada, millist teavet vaja võib minna. 2 tasandit: a)RA hindab ühiskonna ja riigivaates, mida võib vaja minna uurijatele, milliseid fakte on vaja koguaeg tõestada; b) organisatsioonitasand koostatakse dok
Dok loetelu vt vanast vihikust juurde!!! Vaata funktsioone.. Dok. loetelu kehtestab dokumentide liigitamise skeemi ja säilitamise tähtaja. Kõik dok. paigutatakse toimikusse vastavalt dokumentide loetelule. Dok. loetelust saab teada juurdepääsupiirangud, arhiviväärtuse, toimikute asukoha ja haldamise eest vastutaja. Saab ka kontrollida dok elukäiku. Peab sisaldama: asutuse nimetus, funktsioon, sarja tähis, sarja nimetus, säilitustähtaeg + teabekandja, arhiiviväärtus, asukoht, juurdepääs. Peab kajastama peetavaid andmekogusid. Põhiüksus on dokumendisari. Koostamise põhimõte on 1. Funktsiooni või struktuuripõhine 2. Tähtajatu 3. Dokumentide liigitusüksus on sari Sari on organisatsiooni ülesannete täitmise käigus tekkinud üheliigiliste või üheotstarbeliste arhivaalide kogum, mida on võimalik hallata tervikuna. Toimik on asjaajamisperioodi jooksul sarjas tekkinud dokumentide kogum nende füüsiliseks haldamiseks
Belgia visionäär, jurist ja rahuaktivist. Üks neist, keda võib pidada infoteaduse `isadeks'. Süstemaatilise biblioloogia rajaja. 3. Mis on dokumenteerimine? Tegeliku sündmuse, nähtuse, idee või struktuuri täpne kirjalik jäädvustamine, mis toimub kirjeldatava asja tingimustel. 4. Mis on arhiiv? Asutuse või isiku dokumentide terviklik kogu. Hindamine on avaliku arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus. 5. Mis on sari? Korrastusüksus, mis ühendab funktsiooni-, liigi-, sisu- või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid arhivaale. Sarja võib korrastamisel liigendada allsarjadeks. 6. Mis on säilik? Korrastusüksus arhivaalide haldamiseks. Säiliku võib moodustada: o ühte sarja kuuluvatest kokku rühmitatud (toimik, mapp, karp jms) arhivaalidest; o üksikarhivaalist (kiri, foto jne). 7. Mis on liigitusskeem?
· EVS882 -1:2006 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri". II Asutuse individuaalsed · Asjaajamisjuhend · Toimikute/dokumentide loetelu Dokumentide loetelu kehtestatakse tähtajatult asutuse struktuuri ja allüksuste kaupa. Dokumentide kohta märgitakse vähemalt: 1. arhiivimoodustaja nimi 2. osakonna või funktsiooni tähis ja nimetus 3. sarja tähis ja nimetus 4. säilitustähtaeg või arhiiviväärtus Dokumentide loetelu võib täiendada dokumentide haldamiseks vajalike lisaandmetega, näiteks sarja moodustavate dokumentide piirdaatumid, toimikute või muude üksuste arv, juurdepääsupiirang, asukoht või vastutav struktuuriüksus. Dokumentide liigituse põhiüksuseks dokumentide loetelus on sari. Dokumentide loetelu võib üles ehitada kas lähtuvalt struktuurist või lähtuvalt funktsioonidest. Igal asutusel on üldised funktsioonid, mida ta täidab: · juhtimine, · personalitöö,
tuleb (vahest ehk enamgi) rakendada üldlevinud dokumendi- ja arhiivihalduse aluspõhimõtteid. Järjest raskem on näha piiri, kust lõpeb dokumentide ja algab arhiivi haldamine. Tänapäeval on klassikalised dokumendi- ja arhiivihalduse protsessid omavahel läbi põimunud ning toimuvad samal ajal. Arhiivikirjeldused nii paber- kui ka digitaal dokumentide jaoks saadakse otse dokumendihaldussüsteemidest, säilitustähtajad on määratud ja arhiiviväärtus välja selgitatud juba enne dokumentide tekkimist jne. Ka käesolev juhis näeb dokumendi- ja arhiivihaldust ühe tervikuna. Juhise koostas rahvusarhiivi töörühm koosseisus Pille Noodapera (arendusbüroo nõunik, töörühma juht), Tuuli Tarandi (ajalooarhiivi asutuste osakonna inspektor) ja Hanno Vares (arendusbüroo nõunik - juhataja asetäitja). 1 Käsitlusala 1.1 Eesmärk ja sihtrühm Juhise eesmärk on anda soovitusi riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele doku-
Passiivne kabinetis Esmane Kasutatavus Dokument asutuse hindamine, hoidlas, arhiivis säilitustähtaeg TEISENE Peavad säilima kogu dokumendi elutsükli jooksul ! VÄÄRTUS Teine Poolaktiivne hindamine, arhiiviväärtus Dokument Dokumendi metaandmed näitab dokumendi ajalugu kabinetis riiulis või hävitamisotsus 1 Asjaajamiskultuur Dokumendihalduse korraldus
kellel on ligipääs. · Süstematiseerimine sarjadesse · Indekseerimiseks · Ülesleidmiseks · Säilitustähtaegade määramiseks Dokumentide liigitamine: · Funktsiooniti (mis on eesmärk) · Struktuuripõhiselt (osakondade kaupa) · Liikide järgi (avaldused pannakse kõik ühte pakki) Dokumendi loetelu väljad: · Arhiivimoodustaja nimi · Osakonna või funktsiooni tähis ja nimetus · Sarja tähis ja nimetus · Säilitustähtaeg või arhiiviväärtus Keelereeglid (keeleabi) Kuupäevad- 21.12.2012 a. ei tule järgi ; 21. detsember 2012 ; 1. jaanuaril 2013 algab uus aasta Telefoninumbrid- +372 567 5678 (lugemist alustatakse tagant poolt, neli ja ülejäänud) Hinnad- EUR (valuuta lühend, seda ei tohi kasutada), euro või (eurotähis) on parem, 25 75 s, .- tähendab, et sente ei ole, 2,00 raamatupidamises Lühendite järgi punkti ei käi, väljaarvatud k.a (käesoleval aastal).
dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. Liigitusskeemi tasandid on: funktsiooni tasand; sarja tasand Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel: dokumendiliik; sisu või teema; funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse koht asjaajamissüsteemis; säilitustähtaeg; Juurdepääsutingimus Liigitusskeemi kavand kooskõlastatakse avaliku arhiiviga. Dokumentide hindamine on avaliku arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus. Hindamiskriteeriumid Hindamise läbiviimine Hindamisotsus Dokumentide eraldamine hävitamiseks Hävitamise dokumenteerimine. (hävitamisakt) Arhivaalide üleandmise kohustus ja tähtaeg antakse üle avalikku arhiivi, kelle pädevusse kuulub arhivaalide vastuvõtmine. tuleb avalikku arhiivi üle anda, kui neid ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks, kuid hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist või saamist.
annaabi.ee 
