täpsustatakse pealkirja ja muudetakse säilitustähtaega. Toimikust eemaldatakse mustandid ja koopiad. Alatised dokumendid liidetakse samaliigiliste toimikutega. Järelejäänud ajutisi dokumente määratakse ümber toimikute loetelude alusel. Väärtusekspertiisi tulemuste põhjal koostatakse toimikute nimistud. Nimistud on säilikute pealkirjade süstematiseeritud loetelu koos säiliku järjekorranumbri, lehtede arvu ja piirdaatumitega. Nimistu on arvestusdokument, mis tagab dokumentide kiire leidmise. Näide ühest nimistust Säiliku number 1-... Indeks asjaajamises P/2-4 Säiliku pealkiri Direktorite käskkirjad, Personali nimekiri jne Piirdaatumid 30.märts 1994-september 1995 Lehtede arv 235 Märkused (vajadusel) TOIMIKUTE VORMISTAMINE
Akti kinnitab üleandja vahetu ülemus. Juhi vahetumisel kinnitab kõrgemalseisva asutuse juht. Akt registreeritakse dokumendiregistris ja säilitatakse organisatsioonis, kus toimus asjaajamise üleandmine. 30 Dokumentide hoidmine asutuses(paberkandjal dokumendid, dokumendihaldussüsteem 31 Arhiiviseadus ja arhiivieeskiri 32 Eesti arhiiviasutuste võrk www.ra.ee 33 Säilitamisele kuuluvate dokumentide arvestusdokument (ARHIVAALIDE LOETELU EESMÄRK) 34 Säilitamisele kuuluvate dokumentide kasutamise korraldamine 35 Säilitamisele kuuluvate dokumentide üleandmine avalikku arhiivi 36 Paberkandjal dokumentide ettevalmistamine õleandmiseks arhiivi 37 Säilitamisele kuuluvate dokumentide hävitamine ja kaitse 38 Arhiivijärelvalve ja selle teostajad 39 Juurdepääs säilitamisele kuuluvate dokumentidele, juurdepääsuüiirang
Teoreetiliselt algab arhiivihaldus juba dok. loomisega, sellest oleneb teabekandja valik. Asutus peab otsustama milline informatsioon talletada, milline mitte (sõnaline). Ning kuidas talletada, mis elektroonilisele ja mis paberkandjale. Jäädvustamisviis on muutunud oluliseks. Nn. pikaajaliseks säilitamiseks paberkandjale. Elektroonilisi versioone kasut. Rohkem infovahetuseks. Regulatsioon tuleb määrata asjaajamiskorras, kuidas dokumenteeritakse ja kes mida teeb. Arhivaalide ülevaade: arvestusdokument asjaajamises lõpetatud arhivaalide kohta nende olemi kindlaks tegemiseks ja juurdepääsu tagamiseks. Dokumendid peavad olema loetletud ja kirjeldatud enne kui nad hoiustatakse, selleks luuakse arhivaalide loetelu. Arhivaalide loetelu on mõeldud asutuse väheaktiivsete dokumentide haldamise peamiseks töövahendiks. Loetelu peab olema täielik, st sinna kantakse ka toimikud, mis on tekkinud väljaspool kehtivat liigitusskeemi. Arhivaalide loetelu järgi saab hallata dok
annaabi.ee 
