Arhivaalide säilitamine passiivse elutsükli ajal (0)

ARHIVAALIDE SÄILITAMINE PASSIIVSE ELUTSÜKLI AJAL
Passiivse elutsükli ajal hoitakse arhivaale organisatsiooni arhiivihoidlas. Selle perioodi tegevused:
-alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid koondatakse hoidlasse
-tagatakse hoiutingimused (karbistamine)
-tagatakse juurdepääs ja arhivaalide kasutamine
-arhiiviväärtusega arhivaalid eraldatakse üleandmiseks avalikku arhiivi. Ettevõtted võivad arhivaalid anda edasiseks säilitamiseks eraarhiivi.
-pikaajalise säilitustähtajaga arhivaale säilitatakse kuni säilitustähtaja lõpuni ja eraldatakse siis hävitamiseks hävitamisakti alusel.
ARHIVAALIDE KOONDAMINE ARHIIVIHOIDLASSE
Hiljemalt kolme aasta möödumisel arhivaali loomisest või lahendamisest koondatakse alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga (üle 10aasta) arhiivid arhiivihoidlasse.
Lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalid võivad jääda täitjate kätte tööruumides.
Kui arhivaalide hoidmine tööruumides pole turvaline ja hoidlas ruumi jätkub, on õigem ka lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalid anda hoidlasse.
Oluline on tagada, et need arhivaalid säiliksid autentsetena, kasutatavatena ja juurdepääsetavana kogu säilitusaja jooksul. Organisatsiooni asjaajamiskorras kehtestatakse arhivaalide hoidlasse koondamise põhimõte, s.t. kas hoidlasse antakse
-kõik arhivaalid või
-ainult alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid.
Arhivaalid antakse üle korrastatult.
Üleandmist tõendavaks dokumendiks on arhivaalide loetelud .
ARHIVAALIDE KARBISTAMINE
Vastuvõetud arhivaalid pannakse hoidlas arhiivipüsivast materjalidest arhiivikarpidesse.
Säilikute hulk karbis peab olema kasutamise hõlbustamiseks optimaalne, s.t igas karbis peab olema ca 2 cm ulatuses vaba ruumi. Üksteise peale paigutatakse kuni kolm karpi .
Säilikud on soovitav hoida horisontaalasendis vältimaks dokumentide deformeerumist.
Lühi- ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaale on lubatud hoida ka vertikaalasendis.
Kuna ühe arhivaalide loetelu säilikud peavad paiknema üheskoos iga – aastase saabumise järjekorras, tuleb arvestada arhiiviainese juurdekasvuga ja vastava sarja juurde jätta ruumi edaspidi lisanduvale säilikute paigutamiseks.
Arhivaalide kiireks leidmiseks koostatakse sarjade asukoharegister.
Register annab teada, kus ( riiul , kapp ja laud) konkreetse sarja säilikud asuvad.
Näide: viit 1a/3/4 sarja asukohana tähendab, et arhivaalid on paigutatud esimese kahepoolse riiuli a-poole kolmanda kapi neljandale laudile.
ARHIIVIHOIDLA
Aktiivsest asjaajamisest väljunud arhivaalide säilitamise eesmärk on tagada dokumentide säilitamine ja kasutamine.
Arhiiviväärtusega ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaale säilitatakse spetsiaalselt selleks otstarbeks ehitatud või kohandatud ruumis e hoidlas, mida muuks otstarbeks ei kasutata.
Hoidla sisseseadmisel tuleb arvestada:
-millist arhiiviainest hakatakse säilitama (paberdokumendid, fotod, disketid )
-kui kaua arhivaale planeeritakse säilitada
-kui suurt kogust on vaja säilitada.
Arhiivihoidla peab vastama järgmistele tingimustele:
-ruum peab olema lukustatav
-ruum peab vastama tuleohutusnõuetele
-arhiivihoidlat peab teistest ruumidest eraldama tulekindel uks
-vajalik on automaatne valve - ja alarmsüsteem
-hoidla väljapääsuteedel peab olema pimedas nähtav märgistus
-hoidlat ei tohi läbida vee- ja kanalisatsioonitorustik.
-soovitatav on ehitada hoidla ilma akendeta. Akende olemasolul peavad need olema tihendatud, varustatud turvakardinate või trellidega, UV-filtrite ja ruloodega
-hoidlas peaks olema õhkküte, ventilatsioonisüsteemi õhk peab olema filtreeritud
-ruumi optimaalne kõrgus on 240-260 cm.
-põranda kandevõime peab vastama arhivaalide hulgale
-tagada tuleb stabiilne temperatuuri ja niiskusrežiim (optimaalne temperatuur paberi säilitamisel on +15….+20 C ja niiskus 30-50%)
-hoidla sisustatakse spetsiaalmööbliga – töödeldud puidust või metallist riiulite ja kappidega. Riiulid paigutatakse ruumis akende suhtes risti. Liikuvate riiulite kasutamine annab ruumi kokkuhoidu 40%. Riiulite optimaalne kõrgus on 215 cm. Võimaliku veekahjustusohu tõttu peaks riiulid olema põrandast 10-15 cm kõrgusel.
Hoidlas on keelatud:
-suitsetada
-kasutada lahtist tuld
-hoida kõrvalisi esemeid, toiduaineid, koristusvahendeid
-kasvatada toataimi.
ARHIIVI OHUPLAAN
Dokumendid on väärtuslikud nii kultuurilises, ajaloolises kui ka majanduslikus mõttes.
Arhiivis on dokumendi ainueksemplar, mis tähendab, et õnnetuste puhul on dokumentide asendamine võimatu.
Siit vajadus kaitsta dokumente kõikvõimalike ohtude eest.
Arhiivieeskiri sätestab arhiivimoodustaja kohustuse koostada ohuplaan

• Arhivaalidele tekkida võiva ohu ennetamiseks
  
• Arhivaalide hävimise ärahoidmise tagamiseks.
  

Ohuplaan on dokument, mis määrab õnnetustele reageerimise protseduurid ja kahjustuste likvideerimise meetodid.
Ohuplaan näeb ette arhivaalide kaitset, päästmise meetmeid hädaolukordades ja hädaolukorraga kaasnevate tagajärgede likvideerimist.
Ohuplaani koostavad kohustuslikult
-arhiivid
- riigiasutused
-kohaliku omavalitsuse asutused
-avalik-õiguslikud juriidilised isikud
-avalikku ülesandeid täitvad juriidilised ja füüsilised isikud
Arhiivid, sh kohaliku omavalitsuse arhiivid ja eraarhiivid kehtestavad ohuplaani eraldi aktina, teised asutused ja isikud võivad kehtestada ohuplaani eraldi aktina või mõne teise ohutust käsitleva akti osana.
Kohaliku omavalitsuse arhiivid ja eraarhiivid kooskõlastavad ohuplaani Rahvusarhiiviga.
Ohuplaani koostamisel
- Analüüsitakse riske – määratletakse võimalikud ohud ja prognoositakse nende mõju hoonele, personalidele.
Riskiallikad jagatakse nelja gruppi:
-Ohud väljastpoolt hoonet (riskiallikate lähedus: tööstushooned, militaarobjektid, lennuvälja õhukoridorid)
-Hoonesisesed ohud (kommunikatsioonide, seadmete seisund, tuleohutuse eiramine)
-Arhivaalide koostismaterjalide ebastabiilsisest tingitud ohud (nitraatfilmide isesüttimine ebasobivates keskkonnatingimustes)
-Ohud inimgruppidelt (vandalism, pommiähvardus, vargus), millega kaasneb paanika .
-Planeeritakse ennetusmeetmed, st võimalikud ohud likvideeritakse või viiakse nende toimumise tõenäosus minimaalsele tasemele.
Meetmed võivad olla
-Ehituslikud, ruum on projekteeritud ja ehitatud vastavalt normidele ja eeskirjadele
-Tehnilised, on olemas automaatne tulekahjusignalisatsioon, esmaste tulekustutusvahendite kättesaadavus, arhivaalide säilitamine karpides
-organisatsioonilised meetmed, ohuplaani olemasolu, personali koolitus, valve tagamine.

• Töötatakse välja õnnestustele reageerimise protseduurid, st määratletakse iga töötaja kohustused ja vastutus võimalikes ohuolukordades, moodustatakse kriisimeeskond. Määratakse kommunikatsioone haldav isik, kes on kohustatud teadma hoones paiknevaid infrastruktuure (elektri-, keskkütte-, vee-, kanalisatsiooni-, gaasi-, ventilatsioonisüsteemi ja alarmseaded, tuletõrjehüdrantide asukohti, kõikide ruumide võtmete aukohti).
  

Koostatakse juhendid
-tegutsemiseks tulekahju korral
-tegutsemiseks keskküttesüsteemi avarii korral
-pommiähvarduse korral
-kahjustatud arhivaalide töötlemiseks.

• Koostatakse ohuplaan.
  

Ohuplaan koosneb järgmistest osadest:
1. Tiitelleht , millele vormistatakse
-kinnitusmärge
-asutuse nimetus
-aadress, telefon, faks , e-posti aadress
-arhiivi eest vastutava isiku nimi
-ohuplaani koostamise aeg
-ohuplaani asukohad.
2.Sisukord
3.Tekst:
-asutuse ja hoone lühiiseloomustus
-kommunikatsioonisüsteemide lülitussõlmed
-personali vastutusalad hädaolukordades
-tegutsemine hädaolukordades (tuleõnnetuse, veeõnnetuse, biokahjustuse, elektrikatkestuse, inimründe puhul).
-hädaolukorrast teavitamise kord erinevate ohtude korral (esmane tegevus, evakueerumise plaan, võtmete asukohad)
-hädaabivarustus ja varud
-teenused
-väljaõpe
-plaanid ja skeemid.
Ohuplaani tekstistruktuuri vt www.ra.ee
Ohuplaan kinnitatakse käskkirjaga.
JUURDEPÄÄS ARHIVAALIDELE
Juurdepääs avalikule arhivaalile on vaba alates tema loomisest või saamisest, v.a need arhivaalid, mis sisaldavad

• Riigisaladuseks tunnistatud teavet
  
• Eraelulisi ja delikaatseid isikuandmeid
  
• Ärisaladust.
  

Juurdepääsupiirangud kehtestatakse järgmiselt:

• Riigisaladust sisaldavad arhivaalid
  

Riigisaladuse tasemed on:
-piiratud tasemega riigisaladus (riigisaladuse seadus) - seda teavet sisaldavad teabekandja salastatakse 30 aastat
-konfidentsiaalse tasemega riigisaladus - teave salastatakse kuni 50 aastaks
-salajase tasemega riigisaladus- teave salastatakse kuni 50 aastaks
-täiesti salajase tasemega riigisaladus - teave salastatakse kuni 75 aastaks

• Delikaatsed isikuandmed
  

Sisaldavad arhivaalid- käsitelevad isiku tervislikku seisundit, seksuaalelu , toimepandud kuritegusid , kohustuslikku karistust ning kriminaalmenetlust ja lapse põlvnemise saladust. Arhivaalidele kehtib juurdepääsupiirang 30 aastat alates isiku surmast, 110 aastat alates tema sünnist, kui surma pole võimalik tuvastada või 75 aastat alates dokumendi tekkimisest, kui isiku surma ega sündi pole võimalik tuvastada.
Juurdepääs sellistele arhivaalidele on võimalik kohtu nõudmisel, juurdlusorganil või asjaomase isiku kirjalikul loal või pärast isiku surma tema abikaasa, vanematel, lastel, lasteaialastel, vendadel, õdedel;

• Ärisaladuseks tunnistatud teavet sisaldavad arhivaalid
  

Juurdepääsupiirang kehtib 20 aastat alates teabe tunnistamisest ärisaladuseks. Varem on võimalik arhivaale kasutada omaniku loal, kohtu-, juurdlus -, eeluurimisorganinõudmisel;

• Asutuse siseseks kasutamiseks määratud arhivaalid
  

Juurdepääsupiirang kehtib kuni 5 aastat.
NB! Igal isikul on õigus nõuda arhivaali valdajalt andmeid teda puudutava teabe kohta.
ARHIVAALIDE KASUTAMINE
Ei tohi kahjustada arhivaali seisukorda ega ohustada säilimist. Juriidilise või füüsilise isiku taotlusel on organisatsioon kohustatud väljastama arhivaalidest ärakirju, väljavõtteid ja teatiseid, samuti võimaldama tutvuda arhivaalidega arhiivis.
Arhiiviteatis on juriidilise jõuga dokument, mis koostatakse arhivaalide põhjal kirjaliku järelpärimise alusel.
Arhiiviteatised jagunevad:
-biograafilised, mis sisaldavad andmeid isiku kohta
-temaatilised teatised koostatakse mingi kindla teema kohta.
Kodanikele väljastatakse biograafilisi teatisi tööstaaži, töötasu, hariduse, kodakondsuse jne kohta nende kirjaliku avalduse alusel.
Avalduses tuleb märkida, millisel eesmärgil ja kellele esitamiseks vajatakse arhiiviteatist.
Arhiiviteatised koostatakse kindla vormi kohaselt.
Dokumendi allkirjastab organisatsiooni juht ja allkiri kinnitatakse pitseriga.
Arhiiviärakiri (koopia) on arhivaali kogu teksti sõnasõnaline reproduktsioon, mille on ametlikus korras tõestanud arhiivimoodustaja.
Arhiiviväljavõte on arhivaali teksti osa sõnasõnaline ärakiri, mis on ametlikus korras tõestatud arhiivimoodustaja poolt.
Ametnikel on õigus oma üleannete täitmiseks kasutada arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud arhivaale.
Säilikute laenutamine (väljaviimine hoidlast) tuleb registreerida selleks ettenähtud registreerimisraamatus, kuhu märgitakse järgmised andmed:
-laenutamise kuupäev
-laenutatava arhivaali andmed (sarja tähis, arhivaali number, sarja pealkiri)
-struktuuriüksus ning isik, kellele laenutatakse
-laenutaja allkiri
-arhivaali tagastamise tähtaeg
-vastuvõtja allkiri
-märge arhivaali tagastamise kohta.
Kohtu-, juurdlus- ja eeluurimisasutuste nõudmisel säilikust väljavõetud originaaldokumentide asemele pannakse arhiivitöötaja poolt ametlikult kinnitatud koopiad koos dokumentide väljavõtmise kohta koostatud aktiga, milles märgitakse kellele, mis eesmärgil dokumendid on antud.
Tagamaks arhivaalide säilimine on hoidlasse juurdepääsuõigus ainult arhiivitöö eest vastutaval isikul ja tema asendajal.
Arhivaalide kasutamine tuleb korraldada selliselt, et on tagatud arhivaalide säilimine. Tihti kasutatavast või halvas füüsilises seisukorras arhivaalist tuleb valmistada kasutuskoopia.
Juurdepääsu ja arhivaalide kasutamise kord kehtestatakse tippjuhi õigusaktiga, kus määratakse kindlaks,

• Kellel on juurdepääs arhivaalidele
  
• Juurdepääsupiirangud
  
• Arhiivi eest vastutav isik
  
• Arhivaalide kasutamise kord (nõuded teatiste vormistamise, arhivaalide väljaandmise kohta).
  

ARHIVAALIDE ERALDAMINE
Arhivaalid eraldatakse

• Üleandmiseks alatiseks säilitamiseks arhiiviasutusse (avalikku või eraarhiivi)
  
• Hävitamiseks.
  

AVALIKE ARHIVAALIDE ERALDAMINE ARHIIVIASUTUSSE ÜLEANDMISEKS
Avalikud arhiivid koguvad arhivaale eesmärgiga

• Dokumenteerida ühiskonda ja selle arengut
  
• Dokumenteerida arhiivimoodustajate tegevuse olulisi külgi
  
• Võimaldada ühiskonnaelu teaduslikku uurimist .
  

Arhivaalide üleandmise tulemusena vabanevad organisatsioonid arhivaalide hoidmise ja neile juurdepääsu tagamisega seotud kulutustest ja vastutusest.
Arhiiviväärtusega avalike arhivaalide üleandmise kohustus tekib 20 aastat pärast arhivaali tekkimist (asjaajamises lõpetamist).
Arhivaalid antakse üle 5 aasta jooksul pärast üleandmise kohustuse tekkimist.
Kui organisatsioonil tekib vajadus arhivaale üle anda enne üleandmiskohustuse tekkimist, näiteks kui
-arhiivimoodustaja likvideeritakse või
-arhivaalid on hävimisohus, saab seda teha kokkuleppel avaliku arhiiviga.
Üleandmise korda selgitavate juhistega on enne arhivaalide üleandmist kasulik tutvuda www.ra.ee Juhised arhivaalide üleandmiseks avalikku arhiivi.
Üleandmist reglementeerivad
-arhiiviseadus- sätestab, et avalikke arhivaale võib üle anda ainult avalikku arhiivi.
-arhiivieeskiri- esitab arhivaalide üleandmise ja üleandmise dokumenteerimise korra ja sätestab, et avalikku arhiivi annavad oma avalikud arhiiviväärtusega arhivaalid
-riigiasutused
-valitsusasutused
-valitsusasutuste hallutavad üleriigiliselt tegutsevad riigiasutused
-kohaliku omavalitsuse asutused
-avalik-õiguslikud juriidilised isikud
-eraõiguslikud juriidilised isikud, kes on kantud arhiiviregistrisse arhivaalide erilise väärtuse tõttu.
NB! Arhiiviväärtuse määrab avalik arhiiv.
Korruptsioonivastane seadus- sätestab, et majanduslike huvide deklareerimine on kohustuslik ametnikel, kelle ametikohast tuleneb õigus vastu võtta teistele isikutele kohustuslikke otsuseid, teha toiminguid , osaleda riigi- või munitsipaalvara erastamise, võõrandamise, kasutusse andmise otsuste tegemisel. Selline ametnik peab oma kohustusi ausalt ja õiguspäraselt täitma.
Selliste isikute deklaratsioonid hävitatakse viie aasta möödudes või saavad arhiiviväärtuse ja antakse üle avalikku arhiivi.

• Planeerimis-ja ehitusseaduses - on määratud, et kuni üleandmiseni avalikku arhiivi peab projekteerimisettevõtja kõik tema koostatud ehitusprojektid täies ulatuses säilitama.
  
• Ehituse dokumenteerimise nõuded - (VV määrus 30. septembrist 1997 nr 182) määrab, ei ehitusprotsessis koostatud tehnilised dokumendid kogub ka süstematiseerib ehitusettevõtja, kes need korrastatult (köidetult) edastab ehituse omanikule e tellijale.
  

Kuna ehitise likvideerimise ja lammutamiseni vastutavad ehitusprojekti ja ehitusaegse dokumentatsiooni säilitamise eest kohalik omavalitsus ja ehitise omanik.
Projekti säritab projekteerija oma arhiivis.
Pärast ehitise likvideerimist annab kohalik omavalitsus ehitusprojekti alaliseks säilitamiseks avalikku arhiivi.
Üleandmiseks peavad arhivaalid olema arhiivieeskirja nõuete kohaselt ette valmistatud ja kirjeldatud.
Asjaajamis- ja arhiveerimistoimingud peavad olema järjepidevad.
Asjaajamises tekkinud kord on aluseks edasisele korrastamisele.
Dokumentide loeteluga loodud arhivaalide struktuur ja tähistus on tulevasele arhiivile põhialuseks – säilikud nummerdatakse sarjapõhiselt.
ARHIVAALIDE ÜLEAANDMISEKS ETTEVALMISTAMISE PROTSEDUUR
1.Organisatsioon pöördub
Järelvalvet teostava avaliku arhiivi poole (telefonikõne, e-kiri, ametikiri), et täpsustada üleandmiskohustus ja –tähtaeg
2.Organisatsioon koostab arhiiviskeemi (nimistu kavandi ), mis määrab kindlaks korrastusüksused (arhiiv, sari), nende nimetused ja järjestuse.
Arhiiviskeemi koostamisel lähtutakse arhiivimoodustaja (organisatsiooni) funktsioonidest, dokumentide loetelust ja arhivaalide loetelust
3.Organisatsioon esitab taotluse arhiiviskeemi kooskõlastamiseks.
Taotluses, mis vormistatakse ametikirjana, esitatakse
Viide arhivaalide üleandmise aluseks olevale seadusesättele.
Arhiivimoodustaja tegevuse lõpetamisel tuleb viidata lõpetamise aluseks olevale õigusaktile;
Näide: Seoses Männikase Kooli tegevuse lõpetamisega (Linnavalitsuse 01. veebruari 2008.a korraldus nr 25) soovime Pärnu Maaarhiivile üle anda järgmised arhivaalid

• Arhiivimoodustaja nimi (viimane ametlik nimi);
  
• Arhivaalide tüüp ja liik (paberalusel, elektrooniline , filmi või fonodokument);
  
• Säilikute arv koos piirdaatumitega
  
• Kehtivad juurdepääsupiirangud
  

Näide: Arhiivimoodustaja – Männikase Kool

Paberalusel arhiiviväärtusega arhivaalid

Hulk – 50 säilikut

Aastad 2005 – 2007

Juurdepääsupiirangud puuduvad

Arhivaalide kohta on koostatud arhiiviskeem

Kooli tegevuse kohta on koostatud ajalooõiend

Arhivaalid on korrastatud vatstavalt arhiivieeskirja nõuetele.
Taotlusele lisatakse

• Arhiiviskeem
  
• Arhivaalide kohta koostatud teatmestu: ajalooõiend, eessõna, õiendid dokumentide hävitamise või kahjustuste kohta.
  

Arhiiviskeemi koostamisel

• Võetakse aluseks dokumentide loetelu ja arhivaalide loetelu
  
• Tutvustatakse korrastatavate arhivaalide koosseisuga
  

Arhiiviskeem on nimistu kavand.
4. Taotluse menetlemine- avalik arhiiv vaatab taotluse läbi ja kooskõlastab arhiiviskeemi ühe kuu jooksul, arvates taotluse saamise päevast. Arhiiviskeemi kooskõlastamata jätmisel tuleb avalikul arhiivil esitada motiveeritud põhjendus.
5. Arhiivi korrastamine- organisatsioon koostab kooskõlastatud arhiiviskeemi alusel arhiivinimistu ja korraldab arhivaalid sellele vastavalt.
ARHIIVINIMISTU
Nimistu on otsivahend, mis võimaldab arhivaalide olemi kindlakstegemist ja juurdepääsu arhivaalidele.
Nimistus esitatakse arhiivikirjeldus ja loetletakse säilikud. Arhiivikirjeldamisega antakse ülevaade arhiivimoodustamisest.
Arhiivikirjeldused moodustavad teatmestu.
Arhiiv kirjeldatakse tasanditel
-arhiiv
-sari
-arhivaal.
Arhiiv kirjeldatakse üldjuhul ühes arhiivinimistus, kuid mahukale arhiivile võib koostada mitu nimistut.
Kirjelduselementideks on

• Arhiivimoodustaja kirjelduselemendid:
  

-moodustaja põhiandmed (nimi)
-moodustaja ajalugu (tegevusaeg ja – koht, staatus, ülesanded ja tegevusalad, struktuur)
-täiendavad andmed;

• Arhiiviainese kirjelduselemendid:
  

-põhiandmed (viit, pealkiri, piirdaatumid, kogus)
-kirjeldusüksuse ajalugu (hoiustamise ajalugu)
-sisu ja struktuur (hindamine ja hävitamine, korrastussüsteem)
-juurdepääsupiirangud (teatmestu, ainese keel, füüsiline seisund, õiguslik staatus, juurdepääsutingimused, autoriõigused).
Sarjade järjestamisel nimistus paigutatakse

• Ettepoole üldisema sisuga sarjad
  
• Tegevuse eemärke käsitlevad arhivaalid ettepoole eemärkide saavutamisest kajastavatest arhivaalidest
  
• Kronoloogiliselt varasemad sarjad ettepoole hilisematest
  
• Tekstilised arhivaalid ettepoole mittetekstilistest arhivaalidest.
  

Säilikud tähistatakse nimistu piires.
Nimistusse võib täiendavalt märkida säiliku tüübi, formaadi ja muid arhivaalide füüsiliseks haldamiseks vajalikke andmeid.
Nimistule lisatakse:
-tiitelleht
-sisukord jne
Nimistu vormistatakse kahes eksemplaris.
Nimistu näidise koos näitliku

• Arhiivimoodustaja kirjelduse
  
• Arhiivi kirjelduse
  
• Sarja kirjeldusega
  

Leia www.ra.ee avaldatud juhisest „Arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi“.
Palun vormistada arhiivinimistu, vt sellelt lehelt ja koosta ise vabalt valitud säilikutest (umbes 8 säilikut) - nagu dokumentide ja arhivaalide loetelugi.
6. Arhivaalide hindamine-
Avalik arhiiv peab üleandmise hetkeks olema arhivaalid hinnanud.
Enne vastuvõtmist kontrollib arhiiv
-arhivaalide olemit
-arhivaalide korrastatust
-teatmestu olemasolu
-arhivaalide füüsilist ja sanitaarhügieenilist seisukorda.
Koos arhivaalidega esitab organisatsioon hindamise läbiviimiseks ka
-dokumentide loetelu
-arhivaalide loetelu
-arhiivimoodustaja põhimääruse/põhikirja
-arhiivinimistu.
7.Üleandmis-vastuvõtuakti koostamine-
Kui arhivaalid on kontrollitud, koostab avalik arhiiv üleandmise dokumenteerimiseks üleandmisvastuvõtuakti kahes eksemplaris, millest üks jääb üleandjale ja teine vastuvõtjale. Aktile annab numbri avalik arhiiv.
8. Arhivaalide üleandmine-
Toimub poolte kokkuleppel kindlaks määratud kuupäeval üleandja kulul. Arhivaalide transportimisel tuleb tagada arhivaalide säilivus

• Arhivaalid tuleb pakkida vastavalt formaadile, seisukorrale ja teabekandjatüübile
  
• Arhivaalide veoks valitud sõiduk peab olema kinnine , vettpidav ja soojustatud .
  
• Tagada tuleb arhivaalide kaitse kahjustamise ja varguse eest.
  

Lisaks arhivaalidele tuleb avalikule arhiivile üle anda:

• Nimistud kahes eksemplaris
  
• Muud täiendavad otsivahendid
  
• Dokumentatsioon , kus on andmed arhivaalide säilimise, nendele juurdepääsu ning nende kasutamise tagamiseks
  
• Muud dokumendid (tõendid, joonised, likvideerimisotsused)
  

ERAARHIVAALIDE ÜLEANDMINE AVALIKULE VÕI ERAARHIIVILE
Arhiiviväärtusega eraarhivaalide üleandmisel avalikku arhiivi kehtivad samad eeskirjad, mis avalike arhivaalide puhul.
Eraarhivaal antakse avalikku arhiivi
-kingitusena kinkelepingu alusel koos omandiõigusega üleminekuga,
-pärandina
-hoiulepinguga ilma omandiõiguse üleminekuta või
-ostu-müügilepingu alusel.
Kui eraarhivaalidele kehtestatakse juurdepääsu piirangud, tuleb need sätestada lepingus.
Eraarhivaalide üleandmiseks arhiivi säilitamiseks vormistatakse
-leping ja
-üleandmis-vastuvõtmisakt.
Akt ja leping koostatakse kahes eksemplaris, neist üks jääb üleandjale ja teine vastuvõtjale.
Likvideeritud eraõiguslike juriidiliste isikute (OÜ; AS; MTÜ) eraarhivaale säilitatakse vastavalt
-äriseadustikule
-sihtasustuste seadustele
-mittetulundusühingute seadusele.
Eraõiguslikud juriidilised isikud on vastutavad oma tegevuse tulemusena loodud või saadud dokumentide säilimise eest seadusega ettenähtud tähtaja jooksul.
Likvideerimisel võivad nende säilitamisele kuuluvad dokumendid kokkuleppel arhiiviga üle anda arhiivi või likvideerijale.
Dokumentide üleandmisel arhiivi läheb vastutus nende säilimise eest arhiivile.
Pankrotistumise puhul pankrotiseadus sätestab, et juriidilise isiku likvideerimisel peab pankrotihaldur ette nägema vahendid dokumentide säilitamiseks ja vastutab nende säilitamise eest kuni üleandmiseni säilitamisteenust osutavale isikule või arhiivile.
Üldjuhul antakse eraarhivaalid üle eraarhiivi. Arhivaalide üleandmine eraarhiivi toimub kokkuleppel eraarhiiviga. Eraarhiivis on arhivaalide säilitamine tasuline .
ARHIVAALIDE ERALDAMINE HÄVITAMISEKS
Hävitamist nõudvad andmekandjad tekivad kahel viisil:

• Operatiivse töö tulemusena (dokumentide mustandid, koopiad, arvuti väljatrükid, disketid). Sellised andmekandjad tuleb kohe hävitada
  
• Säilitustähtaja ületamine tulemusena
  

Arhivaale pole vaja kauem säilitada kui dokumentide loetelus ettenähtud on. Halb on praktika, kus säilitustähtaegadest ei peeta kinni.
Arhivaalide hävitamine on vajalik selleks, et
-täita seadustes kehtestatud hävitamise nõue
-vabastada hoidla uute arhivaalide hoidmiseks
-konfidentsiaalne teave ei satuks avalikkuse ette, konkurentide või isikute kätte, kellele see pole mõeldud ja kes võivad seda valesti tõlgendada.
Arhivaali võib hävitada järgmistel juhtudel:

• Säilitustähtaja möödumisel- asjaajamises ja arhiivihoidlas säilitustähtaja ületanud arhivaalid tuleb hävitada kohe peale säilitustähtaja lõppu
  
• Teabekandja kõlbmatuks muutumisel- eelnevalt tuleb teave üle kanda teisele teabekandjale.
  

Arhivaalide hävitamise korraldamise õiguspärasuse eest vastutab arhivaali omanik või valdaja. Asjaajamise korras määratakse andmekandjate nõuetekohade hävitamise eest vastutab ametiisik.
Dokumendisarja haldaja ja arhiivitöö eest vastutav isik viivad läbi säilitustähtaja ületanud dokumentide väärtuse hindamise.
Hindamisel lähtutakse arhivaalide
-kasutatavust
-tõestus- ja informatsioonilisest väärtusest
-ajaloolisest ja kultuuriväärtusest
-seisukorrast ja korrastatusest
-dokumendi säilitustähtajast.
Kuigi hindamine on subjektiivne tegevus, peavad hindamiskriteeriumid olema formaliseeritud.
Kui seadused või ametkondlikud näidisloetelud konkreetset säilitustähtaega ei anna, tuleb hindamisel
-lähtuda dokumendi unikaalsusest
-kahest samasugusest teabekogumist eelistada kasutatavamat vormi või formaati
-eelistada originaali koopiale
-hinnata, milline on dokumendi seos teiste dokumentidega
-eelistada koonddokumente
-eelistada algset statistilist teavet, kuna see on suurema väärtusega korrastatud teabega võrreldes, sest hetkel võib aktuaalne olla juba midagi muud
-arvestada, et kõik avaliku sektori dokumendid, mis on loodud enne 1945. a, on alatise säilitustähtajaga.
Dokumendi teabeväärtus väheneb, kui teave on tehnilistel põhjustel raskesti kasutatav (digitaaldokument).
Pärast hindamist koostatakse hävitamisakti kavand. Kavandi koostamisel lähtutakse
-dokumentide loetelust
-arhivaalide loetelust.
Avalike arhivaalide hävitamiseks esitab arhiivimoodustaja avalikule arhiivile, kelle arhiivi järelvalve alla ta kuulub, järgmised dokumendid:
-avalduse
-hävitamisakti kavandi
-organisatsiooni põhimääruse/põhikirja
-dokumentide loetelu
-arhivaalide loetelu.
Avalikku arhivaali võib eraldada hävitamiseks ainult avalikku arhiivi poolt läbiviidud hindamise tulemuse.
Hindamistulemuse kohta vormistab arhiiviasutus hindamisotsuse, lähtudes arhivaali arhiiviväärtuse olemasolust või selle puudumisest. Hindamisotsuse ärakirja esitab arhiiv hävitamist taotlenud organisatsioonile.
Eraõiguslikud juriidilised isikud, kes ei kuulu arhiivijärelvalve alla, teostavad ise arhivaalide hindamist.
Eraarhivaale võib hävitada ainult omaniku loal.
Avalik arhiiv vormistab hindamisotsuse ühe kuu jooksul ja saadab selle ärakirja organisatsioonile. Seejärel koostatakse hävitamisakt.
Hävitamisakt kantakse arhivaalide kohta järgmised andmed:

• Eraldatava arhivaali (üheliigiliste arhivaalide grupp) järjekorranumber, s.t ühte sarja kuuluvad arhivaalid loetletakse summaarselt.
  
• Arhivaali tähis dokumentide loetelu järgi
  
• Arhivaali nimetus
  
• Eraldatavate arhivaalide piirdaatumid
  
• Arhivaalide hulk (ühte sarja kuuluvad arhivaalid loetletakse summaarselt)
  
• Säilitustähtaeg dokumentide loetelu järgi
  
• Viide õigusaktile (selleks on dokumentide loetelu)
  
• Eraldatavate arhivaalide üldhulk
  
• Arhivaalide hävitamise viis
  
• Tegeliku hävitamise kuupäev ja koht (peab toimuma ühe kuu jooksul pärast lubava hindamisotsuse saamist)
  

Kuni tegeliku hävitamiseni tuleb
-arhivaale hoida vastavuses arhivaalide loeteluga
-jälgida juurdepääsupiirangutest kinnipidamist.
Arhiiviasutuse lubava hindamisotsuse alusel tuleb arhivaalid hävitada ühe kuu jooksul pärast hingamisotsuse saamist.
Arhivaale võib hävitada ainult hävitamisakti alusel ja seal peab olema märgitud, mil viisil ja millal dokumendid hävitati.
Pärast arhivaalide hävitamist märgitakse arhivaalide loetelu lahtrisse eraldamine hävitamisakti kuupäev ja number.
10