Arhiiv referaat (1)

Tallinna Majanduskool
Sekreti - ja ametnikutöö osakond
Edith Edovald
Arhiiv
Referaat
Juhendaja :
Helina Prints

Tallinn 2009

SISUKORD

SISSEJUHATUS............................................................................................................................3
1. MÕISTE................................….........…...............................……........….…..............…..........4
2. AVALIKUD ARHIIVID .........................................................…..........................................…4
3. RAHVUSARHIIV .....................................................…...…......................................…............5
4. RIIGIARHIIV ...........................................…....................…........................…..............….......6
5. ERAARHIIV ........................................….............................…............................................….7
6.FILMIARHIIV..........................……..........................................................................................7
7.ARHIIVIJÄRELVALVE............................................….......…........…....................................8

SISSEJUHATUS

Dokumenditele on iseloomulik, et nad luuakse ükshaaval, kuid nad ladestuvad kogumitena. Sellel nähtusel põhineb üks peamistest dokumentide haldamise tehnikatest – dokumentide liigitamine . Tegelikult ei oleks dokumentide ükshaaval haldamine – näiteks nendele säilitustähtaja määramine või hävitamise otsustamine – praktiliselt võimalik.
Levinumateks dokumentide koondamise rühmadeks on toimik, sari ja arhiiv. Nende vahel on osa – terviku seos, nii et toimikud moodustavad sarja ja hulk sarju moodustab asutuse arhiivi.
Sõnal "arhiiv" on mitu tähendust. See tähendab nii asutuse kõikide dokumentide kogumit (asutuse arhiiv) kui ka asutust või selle struktuuriüksust, mis tegeleb teiste asutuste dokumentide säilitamisega.
Mõnikord nimetatakse arhiiviks ka asutuse struktuuriüksust, mis tegeleb asutuse enese dokumentide säilitamisega.
Lisaks on sõnal "arhiiv" mitu arhiivindusevälist tähendust, nagu failide hoiustamiseks ja juurdepääsuks mõeldud serverarvuti; spetsiaaltarkvara abil kokku pakitud fail või failide kogum; raamatukogu osa, milles säilitatakse trükiste puutumatut tagavara jpm.

1. MÕISTE

Arhiiv on arhivaalide kogumise, säilitamise, korrastamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus.
Arhiiv on ka Rahvusarhiivi struktuuriüksus.
Asutuse või isiku arhiiv on asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum.
Arhiivis säilitatakse arhivaale.
Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule.
Arhivaalid jagunevad avalikeks ja eraarhivaalideks.

2. AVALIKUD ARHIIVID

Avalike arhiivide liigid:
Avalikud arhiivid on vastavalt riigi või kohaliku omavalitsuse üksuste poolt finantseeritavad riigi või kohaliku omavalitsuse arhiivid.
Riigi arhiivid on Rahvusarhiiv, maa-arhiivid ja eriarhiivid.
Kohaliku omavalitsuse arhiivid on linna- ja vallaarhiivid ning kohalike omavalitsuste ühisasutusena moodustatud arhiivid.
Arhiveerimine – arhivaalide korrastamine, kirjeldamine, nende üleandmine arhiivi
Arhiivindust korraldab Eestis Rahvusarhiiv.
Rahvusarhiiv koosneb kahest kesksest arhiivist: Riigiarhiiv ja Ajalooarhiiv .
Riigi- ja Ajalooarhiivide tööd korraldavad maa-arhiivide tööd.
Riigiarhiivile alluvad :

• Harju maa-arhiiv
  
• Lääne-Viru maa-arhiiv
  
• Saare maa-arhiiv
  
• Läänemaa maa-arhiiv
  

Ajalooarhiivile alluvad:

• Viljandi maa-arhiiv
  
• Pärnu maa-arhiiv
  
• Tartu maa-arhiiv
  
• Valga maa-arhiiv
  
• Jõgeva maa-arhiiv
  

Kohaliku omavalitsuse arhiivid:

• Linnaarhiivid: Tallinna linnaarhiiv, Narva linnaarhiiv, Maardu linnaarhiiv
  
• Vallaarhiivid
  
• Valdade ja linnade ühisahriivid
  

3. RAHVUSARHIIV

Rahvusarhiiv on Riigikantselei halduses tegutsev valitsusasutus , mis on moodustatud «Arhiiviseaduse» alusel Vabariigi Valitsuse 29. detsembri 1998. a määrusega nr 300 «Rahvusarhiivi moodustamine».
Oma ülesannete täitmisel esindab Rahvusarhiiv riiki.
Rahvusarhiivi asukoht on Tartus. Rahvusarhiivi aadress on J. Liivi 4, 50409 Tartu.
Rahvusarhiivi struktuuriüksusteks on Ajalooarhiiv, Riigiarhiiv, maa-arhiivid, Filmiarhiiv, arendusbüroo, haldusbüroo ja digitaalarhiivi büroo.
Rahvusarhiivi põhiülesanne on seadusest või seaduse alusel antud õigusaktidest tulenevalt riigivõimu teostamine oma pädevuse piires, talle üleantud rahvusliku kultuuripärandi säilitamine ja kaitse ning sellele juurdepääsu korraldamine.
Rahvusarhiiv täidab järgmisi «Arhiiviseaduses» sätestatud ülesandeid:

osaleb arhiivinduse arengu kavandamises;

osaleb arhiivindust ja asjaajamist reguleerivate õigusaktide eelnõude väljatöötamises ja nende kooskõlastamises;

korraldab arhiivijärelevalvet;

on «Arhiiviregistri» volitatud töötleja;

vaatab läbi riigi arhiivide aastaeelarve eelnõud ja vajaduse korral lisaeelarve kohta käivad ettepanekud ning esitab nende alusel koostatud Rahvusarhiivi aastaeelarve eelnõu koos seletuskirjaga Riigikantseleile;

tegeleb arhiivinduse teaduslike ja metoodiliste küsimustega;

korraldab arhiivindusalast täiendõpet;

annab arvamuse arhiivindusalaste koolituskavade kohta;

korraldab arhivaaride kutseeksameid ja väljastab kutsetunnistusi;

korraldab arhivaalide ja neid käsitlevate trükiste avaldamist.

Lisaks «Arhiiviseaduses» sätestatud ülesannetele täidab Rahvusarhiiv teisi seadusega või seaduse alusel antud õigusaktidega talle pandud ülesandeid.
Oma ülesannete täitmiseks Rahvusarhiiv:

valdab, kasutab ja käsutab tema valdusesse antud riigivara vastavalt «Riigivaraseadusele» ja selle alusel antud õigusaktidele;

sõlmib lepinguid;

teostab riigihankeid põhimäärusest tulenevate ülesannete täitmiseks;

saab riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustelt, juriidilistelt ja füüsilistelt isikutelt oma ülesannete täitmiseks vajalikku teavet ja teeb neile ettepanekuid asjaajamise ja arhiveerimise korraldamiseks;

teeb Riigikantseleile ettepanekuid Rahvusarhiivi tegevusvaldkonda puudutavates küsimustes;

korraldab järelevalvealuste riigi- ja kohalike omavalitsuste asutuste ja avalik-õiguslike juriidiliste isikute asjaajamiskordade ning dokumentide loetelude, asjaajamist käsitlevate muude dokumentide ja õigusaktide eelnõude kooskõlastamist või nende kohta arvamuste andmist;

annab soovituslikke juhendeid dokumentide säilitustähtaegade määramise, arhivaalide korrastamise, kirjeldamise, arhiivi üleandmise, säilitamise, kaitse ja kasutamise nõuete täitmiseks;

osaleb rahvusvaheliste arhiivindusalaste organisatsioonide ja liitude tegevuses;

teeb koostööd Eesti ja välisriikide arhiivide, muuseumide, raamatukogude ja teadusasutustega;

selgitab välja väljaspool Eesti Vabariiki asuvad Eesti arhiiviväärtusega arhivaalid ning teeb ettepanekuid ja osaleb nende tagasisaamise korraldamises.
Ajalooarhiiv ja Riigiarhiiv on Rahvusarhiivi üleriigiliselt kogumise ja arhiivijärelevalvega tegelevad struktuuriüksused. Maa-arhiiv on Rahvusarhiivi regionaalne struktuuriüksus.

4. RIIGIARHIIV

Riigiarhivaar juhib rahvusarhiivi.
Riigiarhivaari ülesanded:

korraldab Rahvusarhiivi tegevust ning otsustab sellega seotud küsimusi;

esindab Rahvusarhiivi ja annab volitusi Rahvusarhiivi esindamiseks;

vastutab riigivara säilimise ja heaperemeheliku kasutamise eest ning otsustab Rahvusarhiivi valduses oleva riigivaraga seotud küsimusi kooskõlas seadusega;

otsustab riigihangete teostamise Rahvusarhiivi ülesannete täitmiseks vajamineva vara hankimiseks ja teenuste tellimiseks;

vastutab Rahvusarhiivi tegevust korraldavate õigusaktide täpse ja otstarbeka täitmise eest;

annab Rahvusarhiivi tegevusest aru riigisekretärile;

teostab teenistuslikku järelevalvet «Vabariigi Valitsuse seaduse» ja Rahvusarhiivi põhimäärusega ettenähtud korras;

nimetab ametisse ja vabastab ametist riigiarhivaari asetäitja – Ajalooarhiivi direktori, riigiarhivaari asetäitja – Riigiarhiivi direktori, Filmiarhiivi direktori, Ajalooarhiivi ja Riigiarhiivi osakonnajuhatajad, maa-arhivaarid ning arendusbüroo, haldusbüroo ja digitaalarhiivi büroo ametnikud, arhiivinõunikud ja teised väljaspool struktuuriüksusi asuvad teenistujad ;

kohaldab tema poolt ametisse nimetatud teenistujatele ergutusi ja määrab distsiplinaarkaristusi, saadab teenistujaid välislähetusse ning viib läbi talle vahetult alluvate teenistujatega iga-aastased vestlused;

kinnitab Rahvusarhiivi sisekorraeeskirja, asjaajamiskorra, raamatupidamise sise-eeskirja, tema poolt ametisse nimetatud teenistujate ametijuhendid , struktuuriüksuste põhimäärused ning teised Rahvusarhiivi juhtimiseks ja tegevuse korraldamiseks vajalikud õigusaktid;

teeb riigisekretärile ettepaneku Rahvusarhiivi põhimääruse, struktuuri või koosseisude muutmiseks;

teeb riigisekretärile ettepaneku avaliku konkursi väljakuulutamiseks Rahvusarhiivi ametnike vabadele, «Avaliku teenistuse seaduse» alusel konkursi korras täidetavatele ametikohtadele;

on Rahvusarhiivi konkursi- ja atesteerimiskomisjoni esimees või nimetab sellele kohale ühe Rahvusarhiivi teenistujatest;

esitab riigisekretärile ettepanekud Rahvusarhiivi tulude ja kulude aastaeelarve eelnõu, vajaduse korral lisaeelarve eelnõu kohta ning eelarve täitmise aastaaruande;

valvab eelarve täpse ja otstarbeka täitmise üle, teeb vajaduse korral ettekirjutusi eelarvevahendite kasutamiseks;

teostab arhiivijärelevalvet seaduses sätestatud ulatuses ja korras;

otsustab vajadusel arhivaalide jaotamise avalike arhiivide vahel;

annab «Arhiiviseaduse» alusel tegevuslubasid arhiiviteenuse osutamiseks;

otsustab arhiiviväärtusega arhivaalide eraldamise hävitamiseks;

moodustab komisjone ja töörühmi, kaasates nende töösse riigi- ja kohalike omavalitsuste asutuste töötajaid ja teisi asjatundjaid;

korraldab sisekontrolli;

täidab teisi ülesandeid, mis talle on pandud seadusega, Vabariigi Valitsuse määruste ja korraldustega ning riigisekretäri poolt.

5. ERAARHIIV

Eraarhiiv on ahiiviteenuse osutaja poolt asutatav arhivaalide säilitamisteenust pakkuv arhiiviasutus. Eraarhiiv lähtub oma tegevuses seadusest ja arhiivieeskirjast.
Eraarhiivi kohustused:
• Arhivaalide nõuetekohane säilitamine, kaitse ja nendele juurdepääsu tagamine
• Isikuandmete ja ärisaladuse kaitse
• Arhiiviruumi vastavus kehtestatut nõuetele
• Arhivaari kutsenõuetele vastava töötaja olemasolu tagamine
• Arhiivi tegevuse lõpetamise korral arhivaalide edasine säilitamine, korraldades arhivaalide tagastamise omanikule või kooskõlastatult arhivaalide omanikuga, ahivaalide üleandmine teise arhiivi.

6. FILMIARHIIV

Filmiarhiiv on eriarhiivina Rahvusarhiivi struktuuriüksus eritüübilistele teabekandjatele jäädvustatud arhivaalide kogumiseks ja säilitamiseks.
Filmiarhiiv kogub ja säilitab üleriigiliselt audiovisuaalseid arhivaale ja teostab seaduses sätestatud korras arhiivijärelevalvet.
Filmiarhiiv täidab «Arhiiviseadusega» avalikule arhiivile pandud ülesandeid.
Filmiarhiivi põhiülesandeks on üleriigiliselt arhiiviväärtusega audiovisuaalsete ( film , foto, video- ja helisalvestised) arhivaalide (edaspidi arhivaalid) kogumine, säilitamine ja neile juurdepääsu tagamine ning arhiivijärelevalve teostamine.
Oma põhiülesande täitmiseks Filmiarhiiv:

kogub arhiiviväärtusega arhivaale kehtestatud pädevuse piires;

säilitab arhivaale, tagab nende kaitse ja juurdepääsu neile, töötab välja eelistusjärjekorra arhivaalide tagatis-kasutusfondi loomiseks;

tegeleb arhiivinduse teaduslike ja metoodiliste küsimustega ning osaleb oma pädevuse piires säilitustähtaegade määramise, arhivaalide korrastamise, kirjeldamise, arhiivi üleandmise, säilitamise, kaitse ja kasutamise kohta soovituslike juhendite väljatöötamises;

teostab arhiivijärelevalvet seaduses sätestatud korras;

hindab arhivaale ja teeb riigiarhivaarile ettepaneku avalikelt arhivaalidelt arhiiviväärtuse ära võtmiseks või otsustab arhiiviväärtuseta avalike arhivaalide eraldamise hävitamiseks;

annab audiovisuaalsete dokumentide osas arvamuse järelevalvealuste riigi- ja kohalike omavalitsuste asutuste ja avalik-õiguslike juriidiliste isikute asjaajamiskordade kohta enne nende kehtestamist, muutmist ja täiendamist;

annab audiovisuaalsete dokumentide osas arvamuse järelevalvealuste asutuste dokumentide loetelude ja säilitustähtaegade kohta enne nende kehtestamist;

juhendab järelevalvealuseid asutusi ja isikuid asjaajamise ja arhiivinduse valdkonnas ning "Arhiiviseaduse" ja "Arhiivieeskirja" rakendamisel;

väljastab arhiiviteatisi, koopiaid ja väljavõtteid;

korraldab arhivaalide kasutamist, sealhulgas arhivaalide ja nendes sisalduva informatsiooni avaldamist ning arhivaalide reprodutseerimist;

levitab arhiivindusalast teavet ja teadmisi ning korraldab konverentse, seminare ja muid arhiivindusalaseid üritusi;

teeb koostööd Rahvusarhiivi teiste struktuuriüksustega, haridus - ja teadusasutuste, muuseumide, raamatukogude, mittetulundusühingute ning teiste asutuste ja isikutega;

teeb riigiarhivaarile ettepanekuid kultuuri-, ajaloolise või praktilise väärtusega eraarhivaalide kandmiseks arhiiviregistrisse;

osaleb Rahvusarhiivi säilitusstrateegia väljatöötamisel;

täidab teisi ülesandeid, mis on Filmiarhiivile pandud riigiarhivaari või Riigiarhiivi direktori poolt.

7. ARHIIVIJÄRELVALVE

Arhiivijärelvalve on meetmete süsteem, mis tagab kontrolli avalike arhivaalide kogumise, arhiveerimise, säilitamise, kaitse, juurdepääsu korraldamise, arhivaalide kohta andmete arhiiviregistrisse kandmise ning hävitamise üle ja asutuste asjaajamise vastavuse seadusele, arhiivieeskirjale ja asjaajamist reguleerivatele õigusaktidele.
Järelevalvet teostavad oma pädevuse piires:

• riigiarhivaar;
  
• arhiiviinspektor;
  
• maa- arhivaar ;
  
• eriarhiivi direktor ;
  
• linna- või vallaarhivaar.
  

Teostajatel on õigus vahetult kontrollida ja saada oma pädevuse ulatuses asutuselt ja isikutelt dokumente ja teavet arhiveerimise, arhivaalide säilitamise, kasutamise ja kaitse küsimustes.
Arhiivijärelvalve teostaja :

kontrollib arhivaalide säilitamise, juurdepääsu ja kaitse vastavust seaduse ja seaduse alusel kehtestatud nõuetele;

kontrollib arhiivieeskirja täitmist;

kontrollib arhivaalidele määratud säilitustähtaja vastavust seaduse ja seaduse alusel kehtestatud nõuetele;

kontrollib arhivaalide üleandmise õiguspärasust;

kontrollib arhivaalide arvestuse pidamist;

teeb avastatud rikkumiste osas ettekirjutusi ja ettepanekuid asjaajamistoimingute kooskõlla viimiseks seaduse ja arhiivieeskirjaga;

koostab protokolle, kui avastatud rikkumiste kohta tehtud ettekirjutusi ei täideta, ja esitab need riigiarhivaarile.

8. ARHIIVIREGISTER

Arhiiviregister on riiklik register , mille vastutav töötleja on Riigikantselei ja volitatud töötleja Rahvusarhiiv. Arhiiviregistrisse kantakse andmed avalike arhivaalide või arhivaalide kogumite kohta. Arhiiviregistrisse võib kanda andmeid kultuuri-, ajaloolise või praktilise väärtusega eraarhivaalide kohta kas omaniku taotlusel või riigiarhivaari ettepanekul ja omaniku nõusolekul. Selliste arhivaalide kandmise arhiiviregistrisse otsustab riigiarhivaar.
Arhiiviregistrisse kantakse arhivaalide ja arhivaalide kogumite kohta vähemalt järgmised andmed:

• pealkiri või nimetus;
  
• 2) asukoht;
  
• 3) omanik;
  
• 4) valdaja;
  
• 5) kogus.
  

KASUTATUD ALLIKAD

http://et.wikipedia.org/wiki/Vikipeedia
www. riigiteataja .ee
www.ra.ee
2