ARHIIVI ARVESTUSTÖÖ VASTUSED (1)

Rahvusarhiiv – Riigikantselei halduses olev valitsusasutus ehk arhiivinduse keskus Eestis. Põhiülesandeks on tagada ühiskonna kirjaliku mälu – dokumentaalse kuluuripärandi säilimine ja kasutamine tänastele ja tulevastele põlvkonda. 4 – Valgas, Rakveres , Kuressaares, Haapsalus . Eesmärk on luua õiguslikud tingimused üleminekul paberivabale asjaajamisele – digitaalsele dokumendi- ja arhiivihaldusele.
Arhiiviseadus – Seadusega sätestatud õigusakt, mis sätestab arhivaalide kogumise, hindamise, Aarhiveerimise, säilitamise ja nende juurdepääsu korraldamise ning tegevuse alused.
Arhiivieeskiri – Reguleerib ja täpsustab dokumentide hindamist ja arhivaalide säilitamist – avalikke ülesandeid täitvate asutuste või isikute juures kuni üleandmiseni. Kehtib: Rahvusarhiivile, Kohaliku omavalitsuse arhiivile, asutusele või isikule, kes täidab avalikke ülesandeid.
Arhiivi moodustamise põhimõtted - Arhiivi moodustamisel lähtub asutus:
* Päritolupõhimõttest, mille kohaselt ühe asutuse dokumendid kuuluvad kokku ja neid ei või segada teist päritolu dokumentidega;
  *Algse korra austamise põhimõttest, mille kohaselt säilitatakse kord, mille arhiiv sai asutuse tegevuse käigus.

Funktsiooni üleandmisel teisele asutusele liidetakse asjaajamises lõpetamata dokumendid teise asutuse arhiiviga. Dokumentide algne päritolu ja liitmise aeg peavad olema jälgitavad.

Asutus käsitleb kõiki oma dokumente, sh andmekogudes olevat teavet olenemata teabekandjast ühe terviku, s.o arhiivi osana .

Asutus hoiab ning kasutab dokumente selliselt , et see ei kahjusta nende seisundit ega ohusta nende autentsust, usaldusväärsust, terviklikkust ja kasutatavust.

Arhivaali valdaja tagab arhivaali kasutamise selliselt, et see ei kahjusta arhivaali seisundit ega ohusta selle edasist säilimist.

Dokumentide liigitusskeem -

 (1) Asutus töötab oma dokumentide liigitamiseks välja funktsioonide, struktuuri ja tööprotsesside ning nendega seotud toimingute analüüsil põhineva liigitusskeemi.
 (2) Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel.
 (3) Liigitusskeem peab sisaldama vähemalt:
 1) asutuse nimetust;
 2) funktsiooni nimetust ja selle tähist;
 3) sarjade nimetusi ja nende tähiseid.
 (4) Arhiivimoodustajate liigitusskeem peab põhifunktsioonide osas sisaldama lisaks:
 1) funktsiooni kirjeldust (tegevused või tööprotsessid, mida tehakse funktsiooni täitmiseks);
 2) volitust funktsiooni teostamiseks ehk viidet õigusakti(de)le;
 3) sarjade nimetused ja tähised eelmises liigitusskeemis, kui need erinevad.
 (5) Sarnaste funktsioonidega asutustele võib välja töötada ühtse liigitusskeemi.
Liigitusskeemi tasandid
 Liigitusskeemi tasandid on:
 funktsiooni tasand;
  sarja tasand.
 Liigitusskeemi igal tasandil võib luua alltasandeid.
 Liigitusskeemi funktsiooni tasandil võib esitada asutuse struktuuriüksuse nimetuse.
Sari seob ühe või mitme tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel:
 1) dokumendiliik ;
 2) sisu või teema;
 3) funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse ;
 4) koht asjaajamissüsteemis;
 5) säilitustähtaeg;
 6) juurdepääsutingimus.
Dokumentide hindamise põhimõtted-
Dokumentide hindamisel lähtub avalik arhiiv:
 1) asutuse või isiku olulisusest ja positsioonist ühiskonnas ja avaliku halduse hierarhias;
 2) asutuse või isiku funktsioonidest ja muust dokumentide kontekstist;
 3) dokumentide uurimispotentsiaalist;
 4) dokumentides oleva teabe unikaalsusest ja autentsusest;
 5) dokumentide olulisusest avaliku võimu teostamisel ja isikute õiguste või tehingute tõendamise vajadusest;
 6) kasutatavusest ja seotusest teiste dokumentidega;
 7) dokumentide ajaraamist, millest need pärinevad või mida need käsitlevad;
 8) kogumistraditsioonist;
 9) dokumentide loomisel kasutatud materjalidest ja vormingutest;
 10) juurdepääsutingimustest;
 11) asutuse või isiku või ühiskonna huvigruppide hinnangust dokumendi väärtusele;
 12) dokumentide säilitamiseks vajalikust ressursist või avaliku arhiivi käsutuses olevatest eelarvevahenditest. Avalik arhiiv võib üheliigiliste dokumentide kogumit hinnates säilitamiseks välja valida statistiliselt esindusliku väljavõtu. Avalik arhiiv võib hindamisega välja valida näidiseid.
Dokumentide hävitamise põhimõtted nii paberkandjal kui ka andmekandjatel – Asutus võib oma dokumendid eraldada hävitamiseks pärast säilitustähtaja möödumist. Arhivaale ei hävitata. –arhiivimoodustaja taotleb avalikult arhiivilt luba oma dokumentide hävitamiseks eraldamiseks juhul, kui dokumentide arhiiviväärtus või selle puudumine pole varem välja selgitatud . Asutus võib dokumendi teabekandja hävitada juhul, kui dokumendis olev teave on üle viidud teisele teabekandjale. Üleviimise protseduur, teostaja , aeg, kasutatud riist- ja tarkvara peavad olema dokumenteeritud ja kontrollitavad nind teave autentsus, usaldusväärsus, terviklus ja kasutatavus peavad olema tagatud. Hävitamise dokumenteerimine . Asutus dokumenteerib oma dokumentide hävitamise hävitamisaktiga. Hävitamisaktis esitatakse hävitamiseks eraldatavate dokumentide kohta vähemalt järgmised andmed:

viide avaliku arhiivi hindamisotsusele

tähis liigitusskeemi või muu arhiivi koosseisu loetleva dokumendi järgi

sarja nimetus või toimiku pealkiri

piirdaatumid

toimikute või muu üksuste hulk

dokumentide säilitustähtaeg

viide õigusaktidele, mis reguleerivad dokumendi säilitamist või hävitamist, kui need on olemas

märge hävitamise viisi, aja, koha ja läbiviija kohta.
Arhivaalide korrastamise põhimõtted ja tasandid - Arhiivikorrastamisega võimaldatakse:
*arhivaalide üleandmine arhiivi;
*arhivaalide säilimine;
*juurdepääs arhivaalidele.
Ühe arhiivimoodustaja arhivaalid korrastatakse üheks arhiiviks olenemata dokumendi tüübist, liigist või teabekandjast.
Korrastustasandid
Arhiivikorrastamisel kasutatakse hierarhilist struktuuri, mille peamised korrastustasandid on:
*arhiivi tasand;
*sarja tasand;
*säiliku tasand.
Arhivaalide ettevalmistamine püsivaks säilitamiseks
Paberarhivaalide korrastamisel arhiivi üleandmiseks:

võetakse arhivaalid välja säilitamiseks mittesobivast ümbrisest;

eemaldatakse mittearhiiviaines ning paberiga kontaktis olevad metallkinnitid;

järjestatakse arhivaalid kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel;

lehed nummerdatakse pehme grafiitpliiatsiga;

lehed ja ümbrised kuivpuhastatakse;

lisatakse arhiivipüsivast dokumendipaberist leht säiliku esilehe ette ja kinnituskirje leht säiliku lõppu ning kinnitatakse või paigutatakse arhiiviümbrisesse.
Paberarhivaalidest moodustatud säilikud paigutatakse horisontaalselt hoiustatavasse arhiivikarpi, säilikud ja arhiivikarbid tähistatakse vastavalt arhiivi nõuetele.
Arhivaalide üleandmise kohustus ja tähtaeg-
Arhivaalid antakse üle arhiivi, kelle pädevusse kuulub arhivaalide vastuvõtmine.
Andmekogu arhiivile üleandja lepitakse kokku koostöös arhiivi ja andmekogu vastutava töötlejaga1.
Arhivaalid tuleb arhiivi üle anda hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist. Korraga antakse arhiivi üle mitte vähem kui viie aasta arhivaalid.
Enne käesoleva eeskirja jõustumist loodud ja saadud paberarhivaalid antakse üle 20 aastat pärast nende tekkimist või kokkuleppel arhiiviga ühiselt koos hiljem tekkinud arhivaalidega.
Arhiiviruum, arhiivihoidla, nõuded nendele-

Hoidlas peavad olema aastaringselt tagatud nõuetele vastavad ja stabiilsed kesk­konnatingimused. Keskkonnatingimuste nõuded ja õhusaaste piirmäärad on sätestatud eeskirja lisaga.

Hoidla keskkonnatingimusi peab regulaarselt kontrollima nõuetekohaselt kalibreeritud seadmetega.

Hoidlad ehitatakse ilma akendeta. Kui hoidlas on aknad, tuleb need kohandada viisil, mis välistab otsese päevavalguse.

Hoidla põranda kandevõime peab vastama hoidla sisustuse ja arhivaalide kaalule ja paigutusele hoidlas.

Hoidla peab vastama arhivaalide säilimist tagavatele tuleohutusnõuetele.

Hoidlas kasutatakse üldjuhul õhkkütet. Õhkkütte, samuti ventilatsioonisüsteemi õhk peabolema filtreeritud.

Elektri-, gaasi- ja veevarustussüsteemid ei tohi asuda hoidlas või selle ligiduses, välja arvatud juhul, kui neid vajatakse otseselt arhivaalide säilitamise või kasutamisega seotud eesmärgil.

Hoidla peab olema turvatud varguse, sissemurdmise, vandalismi ja terrorismi vastu.

Hoidla väljapääsuteedel peab olema pimedas nähtav märgistus.

Hoidla peab olema sisustatud viisil, mis tagab efektiivseima õhu ventileerimise ja välistab niiskusrikaste alade tekkimist.

Hoidlas tohib kasutada valgustust ainult seal ettenähtud tegevuste läbiviimise ajal.

Hoidlas ei tohi olla muud mööblit või seadmestikku, kui arhivaalide säilitamiseks ja käsitsemiseks vajalik ning see ei tohi kokkupuutel arhivaalidega neid kahjustada.

Hoidlat, selle õhuvahetussüsteeme ja säilikuid peab regulaarselt puhastama . Puhastus­vahendid ei tohi arhivaale kahjustada.

Digitaalarhivaalide säilitamisel tuleb juhinduda Vabariigi Valitsuse 20.12.2007 määrusega nr 252 „Infosüsteemide turvameetmete süsteem” sätestatud infosüsteemide kolmeastmelise etalonturbe süsteemi ( ISKE ) rakendamisjuhendi tüüpmoodulite turvameetmetest vastavalt digitaalarhivaalide säilitamisel kasutatavatele infrastruktuuri, IT-süsteemide, võrkude ja rakenduste komponentidele ning infovarade turbeastmele.
Nimistu ja selle koostamine – Arhiivi kirjelduste kogum. Nimistu on arhivaalide peamine otsija juurdepääsuvahend avalikus arhiivis. Arhiivi kirjeldus esitatakse üljuhul ühes nimistus.Keerukale ja mahukale arhiivile võib koostada mitu nimistut. Mitme nimistu kasutusele võtmise aluseks on põhjalikud muutused arhiivimoodutaja ülesannetes, organisatsioonis ja arhiivi koosseisus . Nimistusesitatudarhiivikirjelduskooskõlastatakseavalikuarhiivigaennearhiivikorrastamiselõpuleviimist.
Ohuplaneering- protsess, mille käigusmääratletakseenamtõenäosed
ohuallikadinimestele, hoonetele, hoidlatelejaarhivaalidele, võetakse
meetmeidpotentsiaalseteohtudeennetamiseksjakahjudevähendamiseks,
töötatakseväljakindladtegevusedõnnetustelereageerimiseljatagajärgede
likvideerimisel.
Ohuplaan-dokument, kusfikseeritaksepersonaliõnnetustelereageerimiseprotseduurid: tegutsemisskeemiderinevateõnnetustekorralinimestejaarhivaalidepäästmisel, kahjustustelikvideerimisemeetodidjavajalikningvõimaliksaadaolevabi. Ohuplaanlähtubigakonkreetsearhiivieripärastjavajadustest.
Arhiivi kirjeldamise põhimõtted- Avalikarhiivtagabarhivaalidelejuurdepääsu:

Avalikusarhiivisvõiselleveebikeskkonnas

Vahendadesteavetvastusenaisikuvõiasutusepäringule.
Arhiiviväärtus ja selle omistamine - Arhiiviväärtus:
*Arhiiviväärtuslik – säilitustähtaegläbi, siisantakseülearhiivi. Eikuuluhävitamisele
*Lihtsustatudkorrashävitatav – eelhindamisotsusepõhjalvõimalikhävitadailmatäiendavatlubaküsimata
*Tavakorrashävitatav – tulebküsidaennehävitamistarhiivilthindamisotsust
Säilitustähtajamääramiseksanalüüsitaksedokumendiväärtustasutuse
jaoks, shvõimalikkukasutamist.Võiböelda, etsäilitustähtaegongidokumendiväärtuse
hinnang. Põhimõte on, etdokumentetulebhoidaniikauakuivajalikjaniivähekuivõimalik.
Säilitustähtaegmäärataksekõikideleasutusedokumendiliikidele.Säilitustähtaegvõib
tulenedamõnestõigusaktist – näiteksRaamatupidamisseadussätestabsäilitustähtajad
raamatupidamisedokumentidele.Samuti on säilitustähtajadesitatudministeeriumide
koostatuddokumentidenäidisloeteludes.Lõplikultmäärabagasäilitustähtajaomaasutuses
olemasolevateledokumendiliikideleikkaasutusise.
Säilitustähtaegmääratakseüldiselttäisaastates – 3 aastat, 10 aastat, 50 aastat.Vahel on vaja
sidudasäilitustähtaegmingisündmusetoimumisega – näiteks 10 aastatpealelepingutähtaja
lõppemist. Asutusejaokskõigeolulisemateledokumendiliikideleantaksesäilitustähtaeg
“alatine”. See tähendab, etasutuskavatsebneiddokumentealleshoidaomategevuselõpuni.
Kuiavalikarhiivhindamisekäigusleiab, etmõneddokumendidvõivadhuvipakkudaka
aastasadadepärast, antakseneilennarhiiviväärtus. See tähendab, etneiddokumenteeitohi
mittekunagihävitada.
Säilitamiseeesmärk on tagada, etdokumendid on füüsiliseltkasutatavadjanendesisuloetav
niikauakuidokumentivajatakse.
Dokumentidesäiliminesõltubtugevaltdokumenditüübistjaandmekandjast.
Paberdokumentidekõigehullemateksvaenlasteks on liigniiskus, liigakõrgevõimadal
temperatuur, tolm, otsenepäikesevalgus.Lühemasäilitustähtajagapaberdokumendideivaja
erilistesäilitustingimusteloomist.
Arhivaalidekasutaminejateabevahendamine (teatis) - ?
Arhiiv- asutusevõiisikudokumentideterviklikkogum
Arhivaal – document , milleleavalikarhiiv on hindamisetulemusenaandnudarhiivväärtuse.
Avalikarhiiv- arhiiviasutusRahvusarhiivijakohalikuomavalitsusearhiivitähenduses.
Arhiivmoodustaja – asutus, kelletegevusekäigusvõibtekkidaarhivaale.
Sari- korrastusüksusarhivaalidehaldamiseks.Säilikuvõibmoodustada:

Ühtesarjakuuluvatestkokkurühmitud (toimik, map, karpjne) arhivaalidest.

Üksikarhivaalidest (kiri, fotojne)
Arhiiviskeem_hierarhilineliigtusskeem, mismäärabkindlaksarhiivväärtusegaainesekorrastusüksused, nendetähistused, järjestusejanimetused.
Arhivaal –dsokument, milleleavalikarhiiv on hindamisetulemusenaandnudarhiiviväärtuse (arhiiviseadus).
Liigitusskeem-
1. Asutusefunktsioonideningtegevustevõisarjadehierarhilineesitus

Asutusedokumentideloeteluosaksolesvsarjadejateisteliigitusüksustestrukteeritudloetelu.
1