Asjaajamiskord ja dokumentide loetelu (0)

Sisukord

Sisukord 1
Sissejuhatus 2
1.Asjaajamiskorrad 3
1.1Konguta Kooli asjaajamiskord 3
1.2Pärnu Linnavalitsuse asjaajamiskord 3
1.3Veterinaar- ja Toiduameti asjaajamiskord 5
2Dokumentide loetelud 7
2.1Eesti Maaülikooli dokumentide loetelu 7
2.2Viru Maakohtu dokumentide loetelu 9
2.3Tartu Observatooriumi dokumentide loetelu 11
Kokkuvõte 13
Kasutatud kirjandus 14

Sissejuhatus

Käesolev töö uurib kolme erineva organisatsiooni asjaajamiskorda ning kolme organisatsiooni dokumentide loetelu. Asjaajamiskorda uuriti Konguta Koolis, Pärnu Linnavalitsus ning Veterinaar - ja Toiduametis. Dokumentide loeteludest käsitleti Eesti Maaülikooli, Viru Maakohtu ning Tartu Observatooriumi omi. Asjaajamiskordade uurimise eesmärgiks on analüüsida nende sisu, ülesehitust, vastavust õigusaktidele ning teha neist lähtudes oma järeldused. Samuti analüüsida neid ning pakkuda lahendusi, kui midagi on valesti tehtud. Dokumentide loetelu uuritakse selleks, et tuvastada ja analüüsida, kas need on koostatud funktsiooni- või struktuuripõhiselt, millised on sarjad , kas on ka allsarju ja allfunktsioone, kas esineb juurdepääsupiiranguid, kes on sarjade eest vastutajad, millised on säilitustähtajad. Selleks valiti internetist saadaval olevad dokumentide loetelud ja asjaajamiskorrad võimalikult erinevate tegevusvaldkondadega organisatsioonidest, et saada võimalikult põhjalik ja laiahaardeline ülevaade. Töö on jaotatud kaheks peatükiks, millest esimese eesmärk on tutvuda asjaajamiskordadega ning teises peatükis käsitletakse dokumentide loetelusid . Mõlemad peatükid on jaotatud omakorda kolmeks alapeatükiks.

Asjaajamiskorrad

Konguta Kooli asjaajamiskord

Konguta Kooli asjaajamiskord jõustus 31.08.2011 Konguta Kooli juhataja käskkirjaga. Kõik nõutud punktid „ Asjaajamiskorra ühtsed alused” 1. peatüki § 4 alusel on välja toodud, kuid minu hinnangul on need üsna pealiskaudsed . Võiks arvata, et kohati on asjaajamiskord pigem formaalne . Kooli asjaajamiskord on üles ehitatud paragrahvidena, järjekord ja sõnastus on sarnane eelnevalt mainitud määruse paragrahvile. Asjaajamiskord koosneb 6. leheküljest ja 14. peatükist). Esimene paragrahv on ülevaatlikult üldsätted, kus on võimalik tuvastada, mis informatsiooni dokument täpsemalt sisaldab. Asjajamisperiood on üks õppeaasta (1. september- 31. august). Põhjalikult on välja toodud dokumendi kohustuslikud rekvisiidid ning lisarekvisiidid ning muu dokumentide vormistamisega seotud informatsioon. Väga pealiskaudne teave on dokumendiringluse korra kohta. Jäi selgusetuks, kuidas see toimub. Täpsemat ülevaadet oleks oodanud ka dokumentide tähistuste süsteemi, dokumendiplankide, dokumendi läbivaatamise ja saatmise , kooskõlastamise, teatavakstegemise korra kohta. Põhjalikult oli välja toodud dokumentide avalikustamise, juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord. Kindlasti võiks olla sisukam paragrahv 13, mis sisaldas teavet Konguta Kooli dokumentide hoidmise ja hävitamise korra kohta. Positiivse mulje jättis dokumendi üldine vormistus ja ülesehitus – see oli selge ja arusaadav ning mugav lugeda.

Pärnu Linnavalitsuse asjaajamiskord

Asjaajamiskord jõustus 31.07.2009. Asjaajamiskord koosneb 41 leheküljest ja on jaotatud kaheksaks peatükiks ja need omakorda 149. paragrahviks. Samuti sisaldab asjaajamiskord 11 lisa (dokumendiplankide näidised). Asjaajamisperioodi pikkus on üks kalendriaasta .
Eraldi peatükina oli välja toodud informatsioon kasutatava dokumendihaldussüsteemi kohta. Dokumentide vormistamise peatükk oli väga põhjalik. Seal oli ära toodud täpne kirjeldus, milline peaks plank olema (lehe veerised , kujunduse põhimõtted, liigid). Samuti plankide kasutamise, hoidmise ja tellimise kord. Dokumentide vormistamise nõuded, kasutatavad elemendid olid detailselt kirjeldatud. Toodud oli ka näiteid. Arvan, et see on väga positiivne, kuna sellisel juhul tekib vähem arusaamatusi, kuidas tuleks erinevaid dokumente vormistada. Samas jätab see ka organisatsioonist korrektse mulje, kui dokumendid on ühtselt vormistatud . Dokumendiringluse jaoks oli loodud eraldi peatükk, kust sai lugeda nii asutusesisese- kui ka ka ringluse kohta. Samuti oli olemas teave dokumendiregistri kohta. Dokumentide kooskõlastamise kohta oli loodud kuus peatükki, kust võis saada teavet selle viisi, korra, kooskõlastatavate dokumentide, tähtaja kohta. Dokumentide allkirjastamise kohta sai samuti palju vajalikku informatsiooni põhimõtete, pädevuse ning esitamise korra kohta, kuid samas ka digitaalse allkirjastamise põhimõtete kohta. Punktide kaupa oli välja toodud registreerimisele kuuluvad ja mittekuuluvad dokumendid. Detailne info oli dokumentide vastuvõtmise, registreerimise ja väljasaatmise korra kohta. Eraldi oli välja toodud paberkandjal ja digitaaldokumendi vastuvõtmine, samuti suulise teabe dokumenteerimine . Dokumendi registrisse kandmise kohta oli täpne toimingute protseduur alates infolauas dokumendi dokumendiregistrisse kandmisest kuni dokumendi registreerituks lugemisest . Ka dokumentide väljasaatmise kohta oli eraldi paragrahvid nii paberkandjal kui digitaaldokumentide kohta ning teave ka selle kohta, kuidas selle korraldamine toimub. Dokumentide täitmise ja lahendamise eest vastutamise kord oli välja toodud (ka tähtajad), kontroll dokumendi tähtaegse täitmise üle. Samuti see, millal loetakse asi lahendatuks. Viies peatükk oli pühendatud teabe avalikustamisele, juurdepääsupiirangutele. Eraldi oli välja toodud teabenõude menetlemise etapid, teabe avalikustamine veebilehel. Samas oli välja toodud ka asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teave. Juurdepääsupiirangute juurde oli märgitud, et dokumentide loetelus kehtestatakse sarjad, milles sisalduvatele dokumentidele võib piirangud kehtestada. Juhtnöörid olid antud ka dokumentide liigitamise aluste, dokumentide loetelu koostamise ja kehtestamise kohta. Põhjalik ülevaade oli tehtud erinevate toimikute moodustamine korra kohta. Dokumentide säilitamise korra kohta sai samuti detailse kirjelduse, kus oli äratoodud arhivaalide loetelu koostamise etapid, säilitamise eesmärgid, toimikute arhiivi üleandmise kava, arhivaalide arhiivi üleandmise kava ning arhivaalide hävitamise kord. Asjaajamise üleandmise korra kohta sai samuti täpse juhendi, kuidas toimida.
Järelduseks saab öelda, et Pärnu Linnavalitsuse asjaajamiskord on väga põhjalik ning ma arvan, et ka reaalselt kasutuskõlblik. Kuna ta on aga väga pikk ja detailne, võib tekkida probleem kõikide asjade meeldejätmisega. Siiski on positiivne, et on loodud ühtne asjaajamiskord, mis jätab minimaalselt ruumi mitmetimõistmisteks. Ülesehitus oli samuti asjakohane ning loogiline, kuid dokumendi lugemine nõudis päris suurt pingutust, kuna oli üsna keeruliselt sõnastatud. See-eest on Pärnu Linnavalitsuses töötavatel inimestel koht, kust leida asjaajamiseks vajaminevat ühtset informatsiooni. Hea mulje jättis ka see, et lõpus olid toodud dokumendiplankide näidised. Sisu vastas Vabariigi Valitsuse määruse „Asjaajamiskorra ühtsed alused“ 1. peatüki § 4-le.

Veterinaar- ja Toiduameti asjaajamiskord

Asjaajamiskord on kinnitatud Veterinaar- ja Toiduameti direktori käskkirjaga 06.01.2009. Asjaajamiskord koosneb 35 leheküljest ja on jaotatud 13. peatükiks ja need omakorda alapeatükkideks. Ameti asjaajamisperioodiks on kalendriaasta 1.jaanuarist-31.detsembrini. Asjaajamises kasutatakse elektroonilist dokumendihalduse programmi. Paberkandjal dokumentide kõrval kasutatakse asjaajamises ka skaneeritud ja muul viisil saadud või loodud digitaalsel kujul dokumente. Ametil ja töötajatel on asjaajamiseks kasutatav ametlik elektronposti aadress. Kolmandas peatükis on toodud vormindusnõuded dokumendiplankidele ( vapid , turvaelemendid, lehekülje veerised jne), samuti kasutusel olevad plangi liigid (üld-, kirja-alkoholiregistri otsuse plank jne). Dokumendiplangid vormistatakse digitaalsel kujul ning neid hoitakse haldusbüroo vanemspetsialisti poolt määratud kõrvalistele isikutele kättesaamatus kohas ning neid antakse töötajatele välja allkirja alusel ning selle kohta tehakse kanne registrisse. Eraldi oli peatükina välja toodud elementide loetelu, mida tuleb dokumentides kasutada. Allkirjastamine on kohustuslik, kui see on sätestatud õigusaktides, kuid mittekohustuslik informatiivse sisuga kirjadel. Kirjal võib olla ka mitu allkirjastajat. Dokumendil peavad olema autori kontaktandmed, allkirja andmise kuupäev, vajadusel lisa-adressat ja lisamärge (kirja puhul füüsiline lisa, e-kirja puhul manus ). Logo ja vappi koos ei kasutata. Ülevaade oli ametis kasutusel olevatest pitsatitest. Pitsatid hoitakse lukustatud kapis. Toodud olid ka dokumentide vormistamise nõuded ( font , kirja suurus jne), dokumendi vormistamise etapid, ametis kasutusel olevad dokumendiliigid, ametkirjaliigid. Dokumendid kooskõlastab esimesena selle koostaja . Seejärel esitab koostaja dokumendi kooskõlastamiseks vahetule juhile. Kõik rahalised lepingud kooskõlastatakse juristi ja eelarvebüroo juhatajaga. Digitaalsete dokumentide kooskõlastamine toimub spetsiaalses arvutiprogrammis. Seitsmendas peatükis anti ülevaade dokumendiringlusest. Saabuvate dokumentide ringlus : vastvõtmine ja läbivaatamine, registreerimine, läbivaatamine juhtkonna poolt, edastamine digitaaldokumendina täitjatele, dokumendi originaali paigutamine toimikusse. Saabunud dokumendid jagatakse registreerimisele kuuluvateks ja mittekuuluvateks. Registreerimisele ei kuulu kirjad märkega „ISIKLIK“, kutsed , anonüümsed dokumendid, reklaamtrükised, perioodika. Muud dokumendid kuuluvad registreerimisele. Samuti oli ära toodud andmed, mis kantakse dokumendiregistrisse dokumentide kohta vastavalt dokumendi liigile. Dokumentide tähtaegse täitmise eest vastutab osakonnajuhataja. Dokumentidele vastamine, nende täitmine või lahendamine sõltub õigusaktides antud tähtaegadest. Dokumentide teatavakstegemisel kasutatakse ametisiseselt e-posti ning dokumendihaldusprogrammi.
Veterinaar- ja Toiduamet avalikustab avalikustamisele kuuluva teabe oma veebileheküljel. Juurdepääsupiiranguga dokumendi puhul sisaldab dokumendiregister andmeid juurdepääsupiirangu ja selle tähtaja kohta. Teabenõude menetlemine toimub vastavalt seadusele ettenähtud korras.
Asjaajamise peab lahkuv teenistuja üle andma hiljemalt teenistusest vabastamise päevaks. Puhkusele minev teenistuja annab asjaajamise üle viimasel päeval enne puhkust. Kolmeteistkümnes peatükk andis ülevaate dokumentide säilitamisest, hävitamisest ning toimikute moodustamisest.
Veterinaar-ja Toiduameti asjaajamiskord jättis mulle kolmest kõige parema mulje. See oli piisavalt põhjalik, ei olnud liiga pealiskaudne nagu Konguta Koolil. Samas seda oli lihtsam lugeda kui Pärnu Linnavalitsuse asjaajamiskorda. Ülesehitus oli ka loogiline ja lihtsalt arusaadav. Ka dokumendi vormistus oli korrektne . Ma arvan, et Veterinaar- ja Toiduameti töötajatel on sellest dokumendist ka reaalselt igapäeva asjaajamises kasu. Asjaajamiskord vastas „Asjaajamiskorra ühtsete aluste” 1. peatüki § 4-le nõuetele. Lisaks määruses toodud nõuetele oli lisatud ka omalt poolt vajaminevaid juhtnööre.

Dokumentide loetelud

Eesti Maaülikooli dokumentide loetelu

Eesti Maaülikooli dokumentide loetelu jõustus 14.08.2012. Dokumentide loetelu on koostatud funktsioonipõhiselt. Dokumendi esimene lehekülg on informatsioon ja sisukord. Tabel ülesehitus on järgmine: esimene rida funktsiooni nimetus, teisel real seitse veergu, milleks on sarja tähis, dokumendiliigi või sarja nimetus, säilitustähtaeg, teabekandja, juurdepääsupiirang, vastutav struktuuriüksus ning märkused. Dokumentide loetelu sisaldab üheksat funktsiooni: juhtimine, personalitöö, finantsarvestus , haldus- ja majandustegevus , info haldamine , õppetöö, täiendõpe, teadus- ja arendustöö, välissuhted. Dokumentide loetelu põhifunktsioonid vastavad EMÜ põhikirjale. Osal funktsioonidel on ka allfunktsioonid. Personalitööl (tähis 2) on allfunktsioonideks personali planeerimine , värbamine ja arvestus (tähis 2.1), töötervishoid ja tööohutus (tähis 2.2). Finantsarvestusel (tähis 3) on allfunktsioonideks eelarve ja aruandluse korraldamine (tähis 3.1), raamatupidamine (tähis 3.2). Info haldamine allfunktsioonideks on asjaajamine ja arhiivindus (tähis 5.1), raamatukogu (tähis 5.2). Allsarjad puuduvad. Funktsioonid on järjestatud nii, et juhtimis- ja tugifunktsioonid on eespool ning põhifunktsioonid tagapool. Sarjad on moodustatud vastavalt dokumendiliigile (nt sari volikirjad ja garantiikirjad), kirjavahetus vastavalt teemale . Funktsioonid, allfunktsioonid ning sarjad on tähistatud vastavalt Rahvusarhiivi dokumendi- ja arhiivihalduse juhisele.
Sarjadele on määratud ka säilitustähtajad. Tähtsamatele sarjadele alatine (nt ülikooli istungite protokollid , nõukogu määrused, rektori käskkirjad, pikaajalised koostöölepingud, töötajate andmebaas , majandusaasta aruanne jne). Raamatupidamisalaste dokumente säilitustähtaeg on enamasti 7 aastat. Kirjavahetuse säilitustähtajad on enamasti 5 või 10 aastat. Arhiivinimistute säilitustähtaeg on alatine. Õppetööga seotud dokumendid säilitatakse enamasti 5 või 10 aastat ning olulisemad (protokollid, isikutoimikud) alatiselt või 50 aastat.
Osale sarjadele on märgitud ka juurdepääsupiiranguid ning märkuse lahtrisse ka viite vastavale seadusele. Näiteks valitsuse koosolekute protokollid, kuratooriumi istungite protokollid, alaliste komisjonide koosolekute protokollid, ruumikomisjonide koosolekute protokollid jms on asutusesiseks kasutamiseks vastavalt Avaliku teabe seadusele § 35 lg 2 p 2, mis ütleb, et dokumendi kavandi ja selle juurde kuuluvad dokumendid võib enne nende vastuvõtmist või allakirjutamist määrata asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks. Volikirju ja garantiikirju, töötajate andmebaasi, isikutoimikuid ning isikukaarte, töölepinguid, väljastamata tööraamatuid, personalitöö kirjavahetust, tervisekontrolli andmed ning muud töötajate isiklikku andmeid puudutavad dokumendid võib samuti kasutada asutusesiselt, kuna Avaliku teabe seadus määratleb selle teabeks, mis sisaldab delikaatseid isikuandmeid, mis võib oluliselt kahjustada eraelu puutumatust, samuti oli seal viited § 40 lg 3, mis kehtestab juurdepääsupiirangu dokumenteerimisest alates 75 aastat või isiku surmast alates 30 aastat, või kui surma ei ole võimalik tuvastada, siis 110 aastat, alates isiku sünnist. Vastavalt avaliku teabe seadusele § 35 lg 2 p 11, 12 (delikaatsed isikuandmed) kehtivad juurdepääsupiirangud ka palgalehtede alusdokumentidele, kassadokumentidele, töövõimetuslehtedele, pangaväljavõtetele, lisatasu korraldustele, üliõpilaste isikuandmetega seotud dokumentidele, kirjavahetusele õigusküsimustes, ülikoolisisesele kirjavahetusele, arhiivi kirjavahetusele, lõputööde protokollidele. Hoonetega seotud dokumentidele kehtib samuti juurdepääsupiirang vastavalt avaliku teabe seadusele, mis määratleb asutusesiseks kasutamiseks teabe turvasüsteemide, turvaorganisatsiooni või turvameetmete kirjelduse kohta. Juurdepääsupiirang kehtib ka riigihangete dokumentatsioonile vastavalt Riigihangete seadusele. Teadus- ja arendustöö funktsiooni alla kuuluvatele dokumentidele kehtib juurdepääsupiirang vastavalt Avaliku teabe seadusele, mis võimaldab asutusesiseseks kasutamiseks tunnistada teabe, mis võib kahjustada ärisaladust või teabe tehnoloogiliste lahenduste kohta, kui sellise info avalikuks tulek kahjustaks teabeavaldaja huve.
Dokumentide loetelus on märkused ka teabekandjate kohta. Personali puudutavad dokumendid on tarkvarasüsteemis Axaptas või paberkandjal, õppetööd puudutavad dokumendid õppeinfosüsteemis (ÕIS). Juhtimise funktsiooni all olevad dokumendid on peaaegu kõik nii paberil kui ka dokumendihalduse infosüsteemis. Raamatupidamist puudutavad dokumendid on enamik paberkandjal.
Loetellu on märgitud ka sarjade eest vastutav struktuuriüksus, ülikooli asutus või töötaja. Juhtimise all olevate sarjade eest vastutaja on peamiselt akadeemiline sekretär või struktuuriüksuse dokumentide eest vastutaja. Personaliosakond vastutab personalitöö dokumentide eest, tööohutusega seotud dokumentide eest töökeskkonna peaspetsialist . Finantsarvestust puudutavate dokumentide eest vastatav struktuuriüksus on finantsteenistus. Raamatupidamise dokumentide eest vastutab rahandusosakond, haldus- ja majandustegevuse dokumentide eest aga varahaldusosakond, arhiivi ja arhiveerimist puudutavate dokumentide eest vastutaja on arhiiviosakond, raamatukogu vastutab raamatukogundust puudutavate dokumentide eest, õppetööga seotud dokumendid olid õppeosakonna vastutusalas, avatud ülikooli vastutusalasse kuuluvad täiendõppega seotud dokumendid ning teadus- ja arendustööga seotud dokumendid on teadus- ja arendusosakonna vastutusel.
EMÜ dokumentide loetelu on väga põhjalik ja korrektne, vastas „Arhiivieeskirjale“ ja Rahvusarhiivi „Dokumendi- ja arhiivihalduse“ juhisele. Kõik nõutud punktid olid täidetud: dokumendid liigitatud, funktsioonid, allfunktsioonid ja sarjad õigesti tähistatud ja järjestatud, dokumentidele säilitustähtajad määratud, juurdepääsupiirangud märgitud ning sealjuures ka viide vastavalt seadusele, samuti olid märgitud teabekandjad ning vastutatav struktuuriüksused või isikud. Ainuke viga, mis ma märkasin oli see, et kirjavahetuse oleks võinud sarjasiseselt paigutada viimaseks . Muuhulgas oli dokument hästi loetav ja korrektselt vormistatud ja kõik vajalik kiiresti ülesleitav.

Viru Maakohtu dokumentide loetelu

Viru Maakohtu dokumentide loetelu jõustus 11.09.2011. Dokumentide loetelu on funktsioonipõhine, tabel koosneb seitsmest veerust, mille pealkirjadeks on tähis, sarja nimetus, säilitustähtaeg, struktuuriüksus ja andmekandja , märkused, juurdepääsupiirang, juurdepääsupiirangu kehtivus. Funktsioone on 12 ning järjekord on järgmine: õigusmõistmine kriminaalasjades, õigusemõistmine tsiviilasjades, õigusemõistmine väärteoasjades ja kaebused kohtuvälise menetleja otsuse peale, kinnisturaamatu pidamine, kinnistusraamatu pidamine, abieluvararegistri pidamine, äri- ja kommertspandi-, mittetulundusühingute ja sihtasutuste ning laevakinnistusraamatu registri pidamine, õigusemõistmise üldküsimused ja õigusteabe analüüs, juhtimine, asjaajamine, personalitöö, raamatupidamine, majandustegevus. Funktsioonidel allfunktsioone ei ole. Selles dokumentide loetelus on põhifunktsioonid asetatud ettepoole ning juhtimis- ja tugifunktsioonid tagapoole. Sarjad on tähistatud korrektselt. Sarjad on moodustatud dokumendi liigi ning teema alusel, kirjavahetuse sarjad on moodustatud teema alusel. Mittetulundusühingute ja sihtasutuste registri dokumentide sarjal on kolm allsarja, kirjavahetus äri- ja kommertspandi-, mittetulundusühingute ja sihtasutuste registri küsimuste sarjal on kaks allsarja.
Säilitustähtajad on põhifunktsioonidest tulenevatel dokumentidel olulisematel toimikutel ja protokollidel alatised , muudel 5 aastat ning kirjavahetusel samuti 5 aastat. Juhtimise funktsioonist tulevatel üldkäskkirjadel ja protokollidel on alatine säilitustähtaeg. Arhivaalide säilitatakse vastavalt seadusele arhivaalide avalikku arhiivi üleandmiseni või hävitamiseni. Raamatupidamisega, puhkuste ja lähetustega, seotud dokumente säilitatakse 7 aastat.
Märgitud on ka juurdepääsupiirangud. Kriminaalasjadega seotud otsused ja kirjavahetus, tsiviilasjadega seotud kirjavahetus kodanikega, kohtuotsused on reguleeritud juurdepääsupiiranguga vastavalt avaliku teabe seadusele, mis kohustab tunnistama asutusesiseseks kasutamiseks teabe, mis on kogutud kriminaal - või väärteomenetluses, samuti on juurdepääsupiirang kehtestatud dokumentidele, mis sisaldab töötajate delikaatseid isikuandmeid ( tervisekontroll , tööõnnetusi uurivad toimikud jne).
Teabekandjatena on kasutusel nii paberkandjad kui ka elektrooniline abivahendid . Enamasti on kasutusel mõlemad korraga. Kasutatakse ka dokumendihaldussüsteemi.
Kõikidele sarjadele pole vastutajaid välja toodud. Põhifunktsioonide juures on vastutaja kantselei või arhiiv. Juhtimisfunktsioonide alla kuuluvate sarjade eest vastutab enamasti kohtu esimees või kohtudirektor. Asjaajamise dokumentide eest vastutajad on kantselei ning arhiiv. Personalitööd puudutavate dokumentide eest vastutaja on personalijuht ning raamatupidamise dokumentide eest vastutajaks on määratud arhiiv.
Minu hinnangul ei vastanud Viru Maakohtu dokumentide loetelu „Arhiivieeskirjale“ ja Rahvusarhiivi „Dokumendi- ja arhiivihalduse“ juhisele. Esiteks peaksid olema juhtimis- ning tugifunktsioonid eespool ning põhifunktsioonid tagapool. Funktsioonide tähised on puudulikud – kolmas, viies ning kaheksas funktsioon on loetelust välja jäetud. Samuti võiks olla märkuste lahter viimane mitte tabeli keskosas. Iga uue funktsiooniga alustades võiks olla uuesti tabeli päised märgitud, kuna väga ebamugav on dokumenti algusesse ja jälle tagasi kerida. Samuti polnud kõikidel sarjadel määratud vastutatavat struktuuriüksust või isikut. Viru Maakohtu dokumentide loetelu jättis kokkuvõttes lohaka mulje.

Tartu Observatooriumi dokumentide loetelu

Tartu Observatooriumi dokumentide loetelu jõustus 15.03.2011. Loetelu on koostatud funktsioonipõhiselt. Tabel koosneb kaheksast veerust: tähis, sarja pealkiri, säilitustähtaeg, teabekandja, kasutuskoht, juurdepääsupiirang, avalikustamine ning märkused. Tabeli pealdises on funktsioon ja funktsiooni tähis. Funktsioone on 9: juhtimine, asjaajamine ja arhiivitöö korraldamine, personalijuhtimine, töötervishoid ja töökaitse, haldustegevus, raamatupidamine, teadusraamatukogu töö, teadus- ja arendustegevus, teadusprojektide finantseerimine ja korraldamine. Allfunktsioonid puuduvad. Allsarju on funktsiooni teadusprojektide finantseerimise ja korraldamise sarjades Eesti Teadusfondi garantiid (2 allsarja), Eesti- sisesed projektid (2 allasarja), Euroopa Liidu raamprogrammide projektid (3 allsarja), struktuurifondide projektid (7 allsarja) ning rahvusvahelise koostöö projektid (3 allsarja). Sarjad on moodustatud vastavalt dokumendiliigile (nt direktsiooni koosolekute protokollid) ning teemale (nt kirjavahetus asjaajamise ja arhiivitöö küsimustes).
Enamkasutatavad säilitustähtajad on alatine (nt asutuse põhimäärus, direktori käskkirjad põhitegevuse kohta, dokumendiregister, arhivaalide loetelu jm pikka säilitusaega nõudvad sarjad), 25 aastat (teadus-ja arendustööga otseselt seotud dokumendid), 10 aastat (nt kirjavahetus, direktori käskkirjad, asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise aktid jne), 7 aastat (raamatupidamisega seotud dokumendid, käskkirjad lähetuste ja puhkuste kohta, töötervishoiuga seotud dokumendid jne), 5 aastat (kirjavahetus, teabenõuded, dokumentide loetelu jne), 3 aastat (personali koosseisu nimekirjad, kirjavahetus haldusküsimustes, garantiikirjad jne).
Märgitud olid ka juurdepääsupiirangud ja vastav seadus, kuid märkimata oli seadusest paragrahv, mille alusel piirang määratud on. Vastavalt avaliku teabe seadusele on asutusesiseseks kasutamiseks määratud enamik personali ja töötervishoiuga seotud dokumendid (ilmselt delikaatset isikuandmete puutumatuse tõttu), kirjavahetus juhtimise küsimustes, koostöölepingud Eesti teadusasutustega, arhiiviga seotud dokumendid. Samuti on asutusesiseseks kasutamiseks määratud haldustegevusega, raamatupidamisega, projektide arendamisega seotud dokumendid jne.
Teabekandjatena on kasutatud nii digitaalset- kui ka paberkandjat. Enamasti on kasutatud mõlemat korraga või ainult digitaalset andmekandjat.
Juhtimisega seotud dokumentide eest vastutab sekretär, arhiiviga seotud dokumentide eest arhiivi töötaja, personaliga seotud dokumentide ees personalijuht, töötervishoiu ja haldustegevusega seotud dokumentide eest haldusdirektor, raamatupidamisdokumentide eest raamatupidaja , teadustegevusega seotud dokumentide eest aga peamiselt projektijuht .
Tartu Observatooriumi dokumentide loetelu oli koostatud asjalikult ja korrektselt, seda oli mugav lugeda ning ma usun, et vajaminevad dokumendid on ka kiiresti leitavad. Samuti vastas ta enamasti „Arhiivieeskirjale“ ja Rahvusarhiivi „Dokumendi- ja arhiivihalduse“ juhisele, kui välja arvata see, et juurdepääsupiirangute juures oli küll viide õigusaktidele, kuid konkreetset paragrahvi ja lõiget mitte. See-eest funktsioonid ja sarjad olid õigesti tähistatud, märgitud olid teabekandjad, säilitustähtajad, sarjade eest vastutajad. Kokkuvõttes jättis see dokumentide loetelu hea mulje, kuna oli näha, et dokumendi viimistluse ja vormistusega oli nähtud vaeva.

Kokkuvõte

Erinevate organisatsioonide asjaajamiskordasid lugedes selgus, et mooduseid nende koostamiseks on mitmeid. Konguta Kooli asjaajamiskord jättis mulje, et sellega ei ole väga palju vaeva nähtud. Välja olid küll toodud õigusaktides nõutud punktid, kuid jäi kahtlus , kas sellest dokumendist ka tegelikult kasu on, kas seda saab reaalselt kasutada. Sõnastus oli enamasti väga napisõnaline ning ma usun, et seal jääb liiga palju ruumi mitmetimõistmisele. Pärnu Linnavalitsuse asjaajamiskord oli minu hinnangul kordi põhjalikum ning kindalasti saab seda asjaajamises kasuliku juhendina kasutada. See võimaldab linnavalitsuses asjaajamist ühtselt korraldada. Miinusena tooksin välja teksti keerukuse, kohati pidi mitmeid kordi lugema, et aru saada, mida öelda tahetakse. Kolmest asjaajamiskorrast jättis mulle kõige parema mulje Veterinaar- ja Toiduameti oma. See ei olnud liiga pealiskaudne, kuid samas ka mitte liiga keerukas lugeda. Kõik oluline oli ära märgitud, ma usun, et töötajatel on sellest palju kasu asjaajamisel. Oli tunda, et dokumendi koostamisega on vaeva nähtud. Samuti oli viimistlus korrektne.
Dokumentide loetelu oli nii Eesti Maaülikoolil, Viru Maakohtul kui ka Tartu Observatooriumil koostatud funktsioonipõhiliselt. Dokumentide loetelust jättis mulle halvima mulje Viru Maakohtu oma, kus suurima veana jäi silma see, et funktsioonid olid valesti reastatud – põhifunktsioonid olid seatud ettepoole kui juhtimis- ja tugifunktsioonid. Samuti olid funktsioonide tähised valesti märgitud. Seetõttu jättis lohaka mulje, selliseid vigu ei tohiks organisatsioon endale lubada. Kõige põhjalikum ja korrektsem dokumentide loetelu oli Eesti Maaülikoolil. Kõik õigusaktidest tulenevad nõuded olid täidetud. Dokument oli korrektne ja mugav lugeda. Ka Tartu Observatooriumi dokumentide loetelu jättis hea mulje, eriti meeldis mulle dokumendi välimus, sellega oli vaeva nähtud. Sisu juures märkasin seda, et juurdepääsupiirangutel oli märgitud küll vastav õigusakt, kuid konkreetset paragrahvi mitte. Muus osas olid kõik nõuded täidetud.
Kuigi seadustes on välja toodud ühtsed nõuded, on antud töö kokkuvõttena võimalik öelda, et erinevad organisatsioonid saavad asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu vastavalt oma tahtele ja soovile koostada sellisena, mida saab ka reaalselt kasutada või lihtsalt selleks, et oleks järjekordne paber olemas.

Kasutatud kirjandus

http://kool.konguta.ee/pages/files/asjaajamise_kord.pdf

http://rahvusarhiiv.ra.ee/public/Juhised/arhiivihaldus.pdf

http://www.aai.ee/avalik/TO_dokumentide_loetelu.pdf

http://www.emu.ee/ylikoolist/avalik-teave/vajalikke-dokumente/dokumentide-loetelu/

http://www.kohus.ee/orb.aw/class=file/action=preview/id=56315/Dokumentide+loetelu.pdf

http://www.parnu.ee/fileadmin/user_upload/Parnu_LV_asjaajamiskord.pdf

http://www.vet.agri.ee/static/files/254.ASJAAJAMISKORD_seisuga_06_01_09.pdf

https://www.riigiteataja.ee/akt/122032011010

https://www.riigiteataja.ee/akt/129122011229
14