juhtnööre. 2 DOKUMENTIDE LOETELUD 2.1 Eesti Maaülikooli dokumentide loetelu Eesti Maaülikooli dokumentide loetelu jõustus 14.08.2012. Dokumentide loetelu on koostatud funktsioonipõhiselt. Dokumendi esimene lehekülg on informatsioon ja sisukord. Tabel ülesehitus on järgmine: esimene rida funktsiooni nimetus, teisel real seitse veergu, milleks on sarja tähis, dokumendiliigi või sarja nimetus, säilitustähtaeg, teabekandja, juurdepääsupiirang, vastutav struktuuriüksus ning märkused. Dokumentide loetelu sisaldab üheksat funktsiooni: juhtimine, personalitöö, finantsarvestus, haldus- ja majandustegevus, info haldamine, õppetöö, täiendõpe, teadus- ja arendustöö, välissuhted. Dokumentide loetelu põhifunktsioonid vastavad EMÜ põhikirjale. Osal funktsioonidel on ka allfunktsioonid. Personalitööl (tähis 2) on allfunktsioonideks personali planeerimine, värbamine ja arvestus (tähis 2
Tähis Sari Säilitusaeg Juurdepääsupiirang 7-1 Riigikontrolli Alaline Avalik majandusaasta aruanded 7-4 Lepingud AK/avalik 7-5 Arved 7a. Maj. A. lõpust Avalik 7-13 Aruanded AK riigiasutustele
sajandil kujunenud kehandi kõrval säilinud ka 17. ja 18. sajandi hoonete osi. Teadmised: Ajalooline maja Tartu kesklinnas. Endisest vangla hoonest tehti kortermaja. 5. Koolituslähetus Metaandmed: Pealkiri: Koolituslähetus Liik: Käskkiri (lähetus) Suund: sisemine Juurdepääsupiirang: Avalik Registreerimise kuupäev: 10.12.2014 Registreerimise nr: 5.1-‐4/1320 Kellelt: Peadirektor Osakond: Teenistus-‐ ja töösuhete korraldamine Päritolu: Algatusdokument Informatsioon: • Lähetuse aeg 17.12.2014-‐18.12.2014; • lähetuse eesmärk: koolitus; • lähetuskoht: Tallinn;
salastatakse 30 aastat -konfidentsiaalse tasemega riigisaladus - teave salastatakse kuni 50 aastaks -salajase tasemega riigisaladus- teave salastatakse kuni 50 aastaks -täiesti salajase tasemega riigisaladus - teave salastatakse kuni 75 aastaks 3 · Delikaatsed isikuandmed Sisaldavad arhivaalid- käsitelevad isiku tervislikku seisundit, seksuaalelu, toimepandud kuritegusid, kohustuslikku karistust ning kriminaalmenetlust ja lapse põlvnemise saladust. Arhivaalidele kehtib juurdepääsupiirang 30 aastat alates isiku surmast, 110 aastat alates tema sünnist, kui surma pole võimalik tuvastada või 75 aastat alates dokumendi tekkimisest, kui isiku surma ega sündi pole võimalik tuvastada. Juurdepääs sellistele arhivaalidele on võimalik kohtu nõudmisel, juurdlusorganil või asjaomase isiku kirjalikul loal või pärast isiku surma tema abikaasa, vanematel, lastel, lasteaialastel, vendadel, õdedel; · Ärisaladuseks tunnistatud teavet sisaldavad arhivaalid
avalikke ülesandeid täitva eraõigusliku isiku infosüsteemis töödeldavate korrastatud andmete kogum, mis asutatakse ja mida kasutatakse seaduses, selle alusel antud õigusaktis või rahvusvahelises lepingus sätestatud ülesannete täitmiseks. (2) Andmekogus töödeldavate korrastatud andmete kogum võib koosneda ka üksnes teistes andmekogudes sisalduvatest unikaalsetest andmetest. 14. Juurdepääsupiirangu tähtajad (1) Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabele kehtestatakse juurdepääsupiirang alates dokumendi koostamisest või saamisest ning kuni vajaduse möödumiseni või sündmuse saabumiseni, kuid mitte kauemaks kui viieks aastaks. Asutuse juht võib seda tähtaega pikendada kuni viie aasta võrra, kui juurdepääsupiirangu kehtestamise põhjus püsib. (2) Riiklikku ja teenistuslikku järelevalvet ning täitevvõimu üksikotsuste ettevalmistamist käsitletavate dokumentide suhtes kohaldatakse juurdepääsupiirangut
(2) Rahvusarhiiv võimaldab arhivaaliga tutvuda. Arhiivis kohapeal arhivaaliga tutvumise eest Rahvusarhiiv tasu ei võta. (3) Rahvusarhiiv võib arhivaali kasutamist piirata teabekandja halva füüsilise seisundi tõttu või kui kasutamine võib arhivaali kahjustada, tagades võimaluse korral juurdepääsu arhivaalis sisalduvale teabele. ( (5) Rahvusarhiivile üleantavale eraõiguslikule dokumendile juurdepääsu tingimused sätestatakse lepingus. Lepingus sätestatud juurdepääsupiirang ei tohi kehtida kauem kui 50 aastat alates dokumendi üleandmisest. § 11. Kohaliku omavalitsuse arhiiv (1) Kui kohalik omavalitsus on moodustanud käesoleva seaduse jõustumise ajaks arhiivi, siis hindab dokumente, kogub ja säilitab kohaliku omavalitsuse organi või asutuse tegevuse tulemusena loodud või saadud arhivaale ning võimaldab neile juurdepääsu ja korraldab nende kasutamist kohaliku omavalitsuse arhiiv.
Isiku privaatsuse kaitse. Probleemiks on siin ,,privaatsuse" mõiste erinev defineeritus sh Euroopa Liidu maades. 2. Riigi ja avalikkuse julgeoleku huvide kaitse. Probleemiks suhteliselt ebaselged viisid kaitsmiseks. Demokraatlikes maades kaitstakse seades ajaline juurdepääs 30-60 aastat. Autoritaarsetes riikide isikute grupiti. 3. Ettevõtete ja isikute majanduslike huvide kaitse. Demokraatiamaades kaitstakse arhiiviseaduse või eriseadusega suhteliselt jäigalt, kehtestatakse 30-60 aastane juurdepääsupiirang. 4. Autoriõiguse kaitse. On kõigis demokraatiamaades ja enamuses ebademokraatlikes maades üldjuhul täpselt defineeritud subjektid ning levinuim piirang on kuni 70 aastat dokumendi tekkest. Kümme aastat tagasi oli Euroopa Liidus valdav seisukoht, et neid seadusi ei ole võimalik täielikult unifitseerida. Praeguseks näib olukord olevat mõnevõrra muutunud, juurdepääsureegleid soovitakse vähemalt harmoniseerida, määrates erandid selgelt õiguspärastatult.1
ARHIVAALIDE LOETELU -funktsiooni nimetus -sarja tähis -sarja pealkiri -sarja säilitustähtaeg. Arhivaalide loetelu tabeli vormingusse kuuluvad · Arhivaali järjekorranumber · Pealkiri · Toimikute hulk, mis asjaajamisperioodi jooksul sarjas on tekkinud. NB! Ühe toimiku paksus ei või olla rohkem kui 200-250 lehte · Asjaajamisperiood, mille jooksul toimikud tekkisid · Andmed arhivaalide eraldamise kohta (hävitamine või üleandmine) · Andmekandja · Juurdepääsupiirang · Arhivaalide hulk asjaajamisperioodide kaupa · Hoiukoht arhiivihoidlas. Arhivaalide loetelu võib vormistada e-kandjale ja vastavalt vajadusele teha sellest väljatrükke (näiteks arhivaalide üleandmisel hoidlasse). Arhivaale hoitakse asjaajamises vastavuses arhivaalide loeteluga kuni arhivaalide üleandmiseni arhiivihoidlasse või hävitamiseni. ARHIVEERIMINE
tööpäeva jooksul alates teabenõude registreerimisele järgnevast päevast. Kui teabenõuet ei ole võimalik täita teabenõudja esitatud andmete puudulikkuse tõttu, siis tuleb viie tööpäeva jooksul teabenõudjat sellest teavitada. Teabenõude täpsustamiseks või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib teabenõude täitmise tähtaega pikendada 15 tööpäevani, sellest viie tööpäeva jooksul teabenõudjat teavitades. Missugustele dokumentidele on määratud juurdepääsupiirang? Ülikoolisiseseks (asutusesiseseks) kasutamiseks mõeldud dokumentidele kehtestab juurdepääsupiirangud ülikooli rektor oma käskkirjaga struktuuriüksuste juhtide ettepanekute põhjal. Kes peab dokumentidest tulenevate ülesannete täitmist ning asjade tähtaegset lahendamist kontrollima? Dokumendi tähtaegse täitmise kontrolli teostavad dokumendihaldurid. Toimikute moodustamine (kuhu koondatakse dokumendid asjaajamisperioodi vältel ja
tööpäeva jooksul alates teabenõude registreerimisele järgnevast päevast. Kui teabenõuet ei ole võimalik täita teabenõudja esitatud andmete puudulikkuse tõttu, siis tuleb viie tööpäeva jooksul teabenõudjat sellest teavitada. Teabenõude täpsustamiseks või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib teabenõude täitmise tähtaega pikendada 15 tööpäevani, sellest viie tööpäeva jooksul teabenõudjat teavitades. Missugustele dokumentidele on määratud juurdepääsupiirang? Ülikoolisiseseks (asutusesiseseks) kasutamiseks mõeldud dokumentidele kehtestab juurdepääsupiirangud ülikooli rektor oma käskkirjaga struktuuriüksuste juhtide ettepanekute põhjal. Kes peab dokumentidest tulenevate ülesannete täitmist ning asjade tähtaegset lahendamist kontrollima? Dokumendi tähtaegse täitmise kontrolli teostavad dokumendihaldurid. Toimikute moodustamine (kuhu koondatakse dokumendid asjaajamisperioodi vältel ja
ärakirjad paigutatakse kausta. 10. Väljasaadetava kirja registreerimine: 1) dok reg nr ja kpv 2) sissetulnud dok nr ja kpv 3) menetlust algatanud dok saatja sideandmed 4) dok liik 5) doki pealkiri 6) doki lisade nim-d ja arv 7) saatmise moodus ja vorming 8) resolutsioon, täitja/koostaja 9) täitmise tähtpäev /täitmise käik 10) kpv ja nr 11) adressaat ja kirja sisu / 12) sarja tähis 13) juurdepääsupiirang ÜLDPLANK 1. Üldplank on dokumendiplank, millele on kantud püsielemendina autor ja logo. Üldplanke vormistatakse paber- ja/või digitaalkandjale. 2. Üldplangi alusel saab teha kirjaplanki (lisades kontaktandmete välja) ning dokumendiliigi planki (lisades dokumendiliigi nimetuse ning koostamise koha). 3
9.2.2. teave turvasüsteemide või turvameetmete kirjelduse kohta; 9.2.3. eelnõud ja selle juurde kuuluvad dokumendid või töölehed enne nende allakirjutamist; 9.2.4. põhjendatud juhtudel asutusesiseselt adresseeritud dokumendid, mida dokumendiregistris ei registreerita (arvamused, teated, memod, õiendid, nõuanded); 9.2.5. isikuandmeid sisaldavad dokumendid. 9.3. Isikuandmeteks, mille suhtes kehtib juurdepääsupiirang ja mis on ette nähtud asutusesiseseks kasutamiseks, loetakse delikaatsed ja muud eraelulised andmed (edaspidi eraelulised isikuandmed). 9.4. Delikaatsed isikuandmed on: 9.4.1. poliitilisi vaateid, usulisi ja maailmavaatelisi veendumusi kirjeldavad andmed, välja arvatud andmed seadusega ettenähtud korras registreeritud eraõiguslike juriidiliste isikute liikmeks olemise kohta; 9.4.2
õdedel ning teistel isikutel ja asutustel isikuandmete kaitse seaduse ( RT I 1996, 48, 944; 1998, 59, 941; 111, 1833; 2000, 50, 317) ja avaliku teabe seadusega ettenähtud alustel ja korras ning kooskõlas vastavat valdkonda reguleerivate seadustega. (3) Delikaatseid isikuandmeid, mis käsitlevad isiku tervislikku seisundit ja seksuaalelu, ja lapse põlvnemise saladust sisaldavale arhivaalile kehtib juurdepääsupiirang 30 aastat, alates isiku surmast, või 110 aastat, alates isiku sünnist, kui isiku surma pole võimalik tuvastada, või 75 aastat, alates dokumendi tekkimisest, kui isiku surma ega sündi pole võimalik tuvastada. (4) Kuriteo tõkestamise, kurjategija tabamise või kriminaalmenetluses tõe väljaselgitamise huvides võib juurdlus- või eeluurimisorgan kehtestada asjassepuutuvate isikute isikuandmeid sisaldavale arhivaalile juurdepääsupiirangu, teatades sellest arhivaali valdajale
· Toimikute/dokumentide loetelu Dokumentide loetelu kehtestatakse tähtajatult asutuse struktuuri ja allüksuste kaupa. Dokumentide kohta märgitakse vähemalt: 1. arhiivimoodustaja nimi 2. osakonna või funktsiooni tähis ja nimetus 3. sarja tähis ja nimetus 4. säilitustähtaeg või arhiiviväärtus Dokumentide loetelu võib täiendada dokumentide haldamiseks vajalike lisaandmetega, näiteks sarja moodustavate dokumentide piirdaatumid, toimikute või muude üksuste arv, juurdepääsupiirang, asukoht või vastutav struktuuriüksus. Dokumentide liigituse põhiüksuseks dokumentide loetelus on sari. Dokumentide loetelu võib üles ehitada kas lähtuvalt struktuurist või lähtuvalt funktsioonidest. Igal asutusel on üldised funktsioonid, mida ta täidab: · juhtimine, · personalitöö, · raamatupidamine jne ja põhi- e erifunktsioonid need on funktsioonid, mis tulevad asutuse põhikirjast asutuse tegevusvaldkonnast.
Teabevaldaja on kohustatud avalikustama järgmise tema ülesannetega seotud olemasoleva teabe: 1) riigi ja kohaliku omavalitsuse üksuste üldistava majandusstatistika ja majandusprognoosid; 2) riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ning nende struktuuriüksuste põhimäärused; 3) riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele esitatavate avalduste ja muude dokumentide vormid ning nende täitmise juhendi; Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabele kehtestatakse juurdepääsupiirang alates dokumendi koostamisest või saamisest ning kuni vajaduse möödumiseni või sündmuse saabumiseni, kuid mitte kauemaks kui viieks aastaks. Asutuse juht võib seda tähtaega pikendada kuni viie aasta võrra, kui juurdepääsupiirangu kehtestamise põhjus püsib. Teabevaldaja on kohustatud tunnistama asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks: (nimeta olulisemad dokumendihalduse seisukohalt)
Kinnistusraamat 33. Millises andmekogus hoitakse andmeid Eesti etevõtete kohta? Äriregister, Krediidiinfo 34. Mis ja millises formaadis on e-arve? E-arve on elektrooniline arve, mis on XML vormingus 35. Kas e-kirja teel PDF kujul saabuv arve on e-arve? ei. ainult XML 36. Mis kasu on e-arvete kasutamisest? Looduse säilitus, kiire dokumendi saamine 37. Millised dokumendid peavad olema avalikus dokumendiregistris nähtavad? Pole juurdepääsu piiranguid. 38. Kui dokumendil on peal juurdepääsupiirang, siis millised metaandmed peavad olema kodanikele kättesaadavad antud dokumendi kohta? Pealkiri, number, osapoolte initsiaalid, piirangu alus, piirangu tähtaeg, kirja sissekuupäev, kuupäev, millal tehti märge. 39. Nimetage delikaatsed isikuandmed (5) poliitilisi vaateid, usulisi ja maailmavaatelisi veendumusi kirjeldavad andmed, välja arvatud andmed seadusega ettenähtud korras registreeritud eraõiguslike juriidiliste isikute liikmeks olemise kohta;
- Avalik-õiguslikud juriidilised isikud (SA Viljandi Haigla, TÜVKA) - Kõik need, kes täidavad seaduse või lepingu alusel avalikke ülesandeid. Teabenõude esitamise viisid: kiri, faks, suuline, e-kiri. Teabenõue tuleb registreerida. Vastata tuleb 5 tööpäeva jooksu. Keerulisema asja puhuk 15 päeva. Anonüümsele teabenõudele ei pea vastama. Vastata tuleb üldjuhul soovitud viisil. Teabevaldaja keeldub teabenõude täitmisest, kui: · Teabele kehtib juurdepääsupiirang · Teabevaldaja ei valda teavet · Teabenõudja sideandmed puuduvad · Kohus on tunnistanud teabenõudja teovõimetuks. Teabenõude kulud katab üldjuhul teabevaldaja. Teabenõudja ei tohi ametialaste ülesannete täitmise ettekäändel nõuda teavet isiklikul eesmärgil. Kohtulikus korras kuulub avalikustamisele järgmine teave: Riigi ja OV majandusprognoosid Kuritegevuste statistika Dokumentide vormid Ametijuhendid Ametnike telefoninumbrid ja e-mailid
RA võimaldab arhivaaliga tutvuda. Arhiivis kohapeal arhi-vaaliga tutvumise eest RA tasu ei võta. RA võib arhivaali kasutamist piirata teabekandja halva füüsilise seisundi tõttu või kui kasutamine võib arhivaali kahjustada, tagades võimaluse korral juurdepääsu arhivaalis sisalduvale teabele. RA väljastab isiku õiguste või tehingute tõendamiseks arhiiviteatise. RA-le üleantavale eraõiguslikule dokumendile juurdepääsu tingimused sätestatakse lepingus. Lepingus sätestatud juurdepääsupiirang ei tohi kehtida kauem kui 50 aastat alates dokumendi üleandmisest. Rahvusarhiiv: Rahvusarhiiv on Haridus- ja Teadusministeeriumi valitsemisalas olev valitsusasutus, mille põhiülesanne on asutuse või isiku poolt avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide hindamine, arhivaalide kogumine ja säilitamine ning neile juurdepääsu võimaldamine ja nende kasutamise korraldamine. RA kogub kokkuleppel
omavalitsuse asutus või avalik-õiguslik juriidiline isik. Nõuded dokumendiregistrile Teabenõude esitamine ja menetlusse võtmine. Esitamise viis, kehtivad nõuded, registreerimine, täitmine. Avalikustamisele kuuluv teave ja avalikustamise viisid. Veebilehe pidamise kohustus ja Eesti teabevärav (eesti.ee) Piiratud juurdepääsuga teave on teave, millele juurdepääs on seadusega kehtestatud korras piiratud. Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabele kehtestatakse juurdepääsupiirang alates dokumendi koostamisest või saamisest ning kuni vajaduse möödumiseni või sündmuse saabumiseni, kuid mitte kauemaks kui viieks aastaks. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud isikuandmeid sisaldavale teabele kehtib juurdepääsupiirang selle saamisest või dokumenteerimisest alates 75 aastat või isiku surmast alates 30 aastat, või kui surma ei ole võimalik tuvastada, siis 110 aastat, alates isiku sünnist. Andmekogud
Ümmargune ja ovaalne laud loovad vabama õhustiku kui kandiline Läbirääkimiste laud ei ole lillelaat! Lipud ei tohi varjata osalejaid! Koosoleku läbiviimine Päevakord tuleb osalejatele saata vähemalt paar päeva varem Ühele päevakorrapunktile planeerida 20 30, kõige rohkem 40 50 min. Koosoleku sobivaim pikkus: 1 1,5 tundi Oluline, et kohtumine mööduks positiivses meeleolus Protokoll/aruanne tuleb vormistada korrektselt ning õigeaegselt. Kui kehtestatakse juurdepääsupiirang, siis tuleb lisada selle kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine jm. oluline. Kutsed Ametlikud ja mitteametlikud kutsed Mõlemal juhul peavad sisaldama järgmist teavet: Kutsuja Keda kutsutakse (kas ainult üks inimene või ka abikaasa/kaaslane) Ürituse toimumise kuupäev ja kellaaeg Ürituse toimumise koht Riietus (vajadusel) Millal ja kellele teatada osalemisest Vajadusel eritingimused (parkimine, jätkupidu) Ametlik kutse
pole andmekogu kui terviku esitamine dokumentide loetelus sarja tasandil võimalik – andmekogul puuduvad selged sarja tunnused. Kui teave esineb asutuses nii dokumentidena kui ka andmetena vastavas andmeko- gus, esitatakse dokumentide loetelus seosed vastava dokumendisarja ja andmekogu vahel. Üldjuhul kehtib nii andmekogu andmetele kui ka dokumendisarjale üks säili- tustähtaeg, juurdepääsupiirang jms (vt NÄIDE 5). 50 Dokumendi- ja arhiivihaldus NÄIDE 5. Andmekogus oleva teabe esitamine dokumentide loetelus Funktsioon 3 TÖÖ- JA TEENISTUSSUHETE KORRALDAMINE Tähis Sarja pealkiri Säilitustähtaeg Teabekandja Märkused 3-1 Personalikäskkirjad 10 aastat P 3-2 Puhkusekäskkirjad 10 aastat D Andmed ka
üksnes otsuse resolutsiooni või ei avalikusta otsust, kui otsus sisaldab delikaatseid isikuandmeid ja kui otsuse isikuandmetega avalikustamine võib ka käesoleva paragrahvi lõikes 2 sätestatut järgides oluliselt kahjustada isiku eraelu puutumatust. Kohus lahendab taotluse määrusega. Kohus avalikustab omaalgatuslikult või huvitatud isiku taotlusel ainult jõustunud otsuse resolutsiooni, kui otsus sisaldab teavet, millele on seadusega ette nähtud muu juurdepääsupiirang. (5) Maakohtu või ringkonnakohtu määruse peale, millega keelduti käesoleva paragrahvi lõigetes 24 nimetatud taotluse rahuldamisest, võib taotleja esitada määruskaebuse. Maakohtu määruse peale esitatud määruskaebuse kohta tehtud ringkonnakohtu määruse peale ei saa Riigikohtule edasi kaevata. 14. Tagaseljaotsus kaja esitamine, menetluse taastamine Tagaseljaotsus jõustub, kui selle peale ei esitata kaja ega apellatsioonkaebust või kui kaja
annaabi.ee 
