Dokumentide hoidmine asjaajamises/ Arhiveerimine (0)

Dokumentide hoidmine asjaajamises
Dokumendid luuakse , neid hallatakse, säilitatakse ja kasutatakse ning lõpuks enamik neist hävitatakse. Dokumentide säilitamine peab tagama nende kasutamise võimaluse ettenähtud säilitustähtaja jooksul.
Paberkandjal säilitamine hõlmab järgmisi toiminguid :

• Dokumentide liigitamine sarjadesse dokumentide loetelu alusel, toimikute moodustamine
  
• Arhivaalide üle arvestuse pidamine arhivaalide loetelu alusel
  
• Juurdepääsu tagamine dokumentidele
  
• Arhivaalide ettevalmistamine pikaajaliseks säilitamiseks
  
• Toimikute üleandmine organisatsiooni arhiivihoidlasse
  
• Säilitustähtaja ületanud arhivaalide hävitamine
  
• Säilikute üleandmine avalikku või eraarhiivi
  

Dokumentide säilitamise kohustus laieneb igale organisatsiooni tegevuse käigus loodud või saadud dokumendile, olenemata
- funktsioonist, mille täitmise käigu ta on tekkinud
- dokumendi tõestus- ja infoväärtusest
- teabekandja tüübist.
Dokumentide säilitamistähtaeg sõltub nende sisust ja loomise eesmärgist ning on määratud seaduste ja muude reguleerivate aktidega ( arhiiviseadus , arhiivieeskiri, asjaajamiskord )
Menetluse lõpetanud dokumendid liigitatakse dokumentide loetelu alusel sarjadesse.
Sarja säilitustähtaeg määrab sarja paigutatud dokumentide säilitamise aja.
Säilitustähtaeg kehtestatakse arhiivieeskirjas.
Säilitustähtaega arvestatakse kuupäevast, millal dokument

• Loodi
  
• Saadi või
  
• Toimus kindlaksmääratud sündmus.
  

Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomise, saamise või asja lõpetamise kuupäevast.
Organisatsioonis säilitatakse dokumente kuni
-dokumendisarjale kehtestatud säilitustähtaeg on möödunud ja selle võib eraldada hävitamiseks
-üleandmiseni avalikku arhiivi.
Dokumentide säilitamisel tuleb tagada nende kättesaadavus ja kasutatavus kogu säilitamise perioodi jooksul, pidades silmas , et dokument peab olema kättesaadav nende jaoks, kellel seda vaja on ja ei tohi olla kättesaadav nendele, kellel selleks õigused puuduvad.
Dokumentide hoidmist organisatsioonis on otstarbekas käsitleda dokumendi elukäigu tsüklite kaupa.
DOKUMENTIDE SÄILITAMISNE AKTIIVSE ELUTSÜKLI AJAL
Aktiivne elutsükkel- asjaajamisperiood (tavaliselt 1 kalendriaasta )
Selle perioodi tegevused:
-dokumendid pannakse toimikusse/salvestatakse
-toimikud säilitatakse töökohtadel
-asjaajamisperioodi lõpus kontrollitakse toimikute süstematiseerimise kvaliteeti.
Dokumentide paigutamise toimikutesse
Lõplikult vormistatud dokument või saadud dokument, millest tulenenud probleemid on ettenähtud korras lahendatud , pannakse dokumentide loeteluga määratud sarja toimikusse.
Dokumentide loetelu peab olema kättesaadav kõigile töötajatele, kes tegelevad dokumentidega.
Paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides asjaajamisperioodide kaupa. Toimikute paksus ei tohi ületada 2,5-3 cm. Kui asjaajamisperioodi kestel tekib dokumendisarjas palju dokument tuleb moodustada mitu toimikut.
Kui ettevõttes tekib asjaajamisperioodil vähe dokumente, võib ühte toimikusse koondada mitme asjaajamisperioodi dokumendid, kui mitte üle 5 aasta.
Meeldetuletus
Dokumentide rühmitamise aluseks on dokumendi liik, sisu, ülesanne, mille käigus dokument tekkis, väljaandja, sarnane praktiline väärtus, säilitustähtaeg, originaalsus , teabekandja.
Dokumente saab rühmitada sarja toimikutesse:
-dokumendiliikide kaupa (käskkirjad, protokollid , aktid)- liigitunnusele lisaks tuleb sarjade moodustamisel kasutada veel muid tunnuseid(autori, sisu, originaalsuse jt tunnuseid), sest erinevate funktsioonide täitmisel tekkivatel samaliigilistel dokumentidel on erinev säilitustähtaeg ja sel juhul ei saa neid rühmitada ühte sarja
-asjadena ( kirjavahetus )- kirjavahetuse toimikutest koosnev sari moodustub ühe ülesande täitmise käigus või sarnaste toimingute sooritamisel tekkinud dokumentidest.
Kirjad paigutatakse järjekorras:
-esimene ehk algatuskiri
-asja lahendamise käigus tekkinud dokumendid kronoloogilises järjekorras
-viimasena koostatud või saadud dokument, millega küsimus lõplikult lahenes
-järelevalvetoimikutena (isiklikud toimikud kohtutoimikud)
Dokumentide rühmitamise toimikutesse
-võimaldab dokumente kiiresti leida,
-tagab operatiivse arhiivihalduse (dokumentide hindamisel, hävitamisel, üleandmisel).
Koos sarja liigitamisega saab iga dokument endale säilitustähtaja.
Operatiivse töö tulemusena asjaajamises tekkinud liigseid koopiaid ja väljatrükke ei paigutata toimikutesse. Need tuleb kohe hävitada, kasutades selleks soovitatavalt aktiveskit või paberikogujaid.
Toimikute kaanele märgitakse vähemalt
-sarja tähis
-pealkiri
-asjaajamiseperiood.
Menetletud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandajale formaadis, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna kehtestatud säilitustähtaja jooksul.
DOKUMENTIDE SÜSTEMATISEERIMINE TOIMIKUS ASJAAJAMISPERIOODI LÕPUL
Asjaajamisperioodi lõpul kontrollib sarja pidamise eest vastutav isik alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga toimikute korrasolekut (süstematiseerimise kvaliteeti):
-eemaldab liigsed koopiad , väljatrükid, allakirjutamata ja lõpetamata dokumendid
-süstematiseerib dokumendid kronoloogilises, alfabeetilises või muus loogilises järjekorras.
Lühiajalise säilitustähtajaga (kuni 10 aastat k.a) dokumendid süstematiseerimist ei vaja
Asjaajamises hoitakse dokumente lukustatavas kappides või riiulitel ruumides, kuhu ei pääse kõrvalised isikud.
DOKUMENTIDE SÄILITAMINE POOLAKTIIVSE ELUTSÜKLI AJAL
Dokumente säilitatakse asjaajamises ka poolaktiivse elutsükli ajal.
Poolaktiivne elutsükkel kestab max kaks aastat pärast asjaajamisperioodi lõppemist.
Selle perioodi tegevused:
-dokumentide loetelu iga sarja kohta koostatakse arhivaalide loetelu
-arhivaale hoitakse asjaajamises vastavalt arhivaalide loetelule
-alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga dokumendid arhiveeritakse
-alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid antakse arhiivihoidlasse
-lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalide osas otsustatakse nende jätmine asjaajamisse või üleandmine arhiivihoidlasse
-lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalis hävitatakse ettenähtud korras kohe peale säilitustähtaja möödumist.
ARHIVAALIDE LOETELU KOOSTAMINE
Kolme kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu tuleb koostada arhivaalide loetelu.
Arhivaalide loetelu peaks koostama isik, kes on märgitud dokumentide loetelus sarja eest vastutajana. Väikestes asutustes võib arhivaalide loetelu koostada ka sekretär, assistent või arhiivi eest vastutav isik.
Koostamise põhimõte tuleb kehtestada asjaajamiskorras.
Arhivaalide loetelu on vajalik
-arhivaalide üle arvestuse pidamiseks, arhivaalide olemi kindlakstegemiseks
-arhivaalide juurdepääsu tagamiseks
-dokumentide kasutamise võimaldamiseks.
Arhivaalide loetelu avatakse iga dokumentide loetelus oleva sarja kohta. Loetelu täiendatakse iga asjaajamisperioodi lõppedes, edaspidi tehakse loetelusse kanded ka arhivaalide eraldamisel

• Hävitamiseks (hävitamisakti kuupäev)
  

Või

• Üleandmiseks (üleandmisakti kuupäev).
  

Arhivaalide loetelu vormingusse kuuluvad:
-organisatsiooni nimetus
-dokumendi liiginimetus
ARHIVAALIDE LOETELU
-funktsiooni nimetus
-sarja tähis
-sarja pealkiri
-sarja säilitustähtaeg.
Arhivaalide loetelu tabeli vormingusse kuuluvad

• Arhivaali järjekorranumber
  
• Pealkiri
  
• Toimikute hulk, mis asjaajamisperioodi jooksul sarjas on tekkinud.
  

NB! Ühe toimiku paksus ei või olla rohkem kui 200-250 lehte

• Asjaajamisperiood, mille jooksul toimikud tekkisid
  
• Andmed arhivaalide eraldamise kohta (hävitamine või üleandmine)
  
• Andmekandja
  
• Juurdepääsupiirang
  
• Arhivaalide hulk asjaajamisperioodide kaupa
  
• Hoiukoht arhiivihoidlas.
  

Arhivaalide loetelu võib vormistada e-kandjale ja vastavalt vajadusele teha sellest väljatrükke (näiteks arhivaalide üleandmisel hoidlasse).
Arhivaale hoitakse asjaajamises vastavuses arhivaalide loeteluga kuni arhivaalide üleandmiseni arhiivihoidlasse või hävitamiseni.
ARHIVEERIMINE
Poolaktiivse elutsükli lõpus valmistatakse arhivaalid ette üleandmiseks arhiivihoidlasse. Hoidlasse antakse alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid. Lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalid võivad jääda täitjate kätte tööruumides.
Kui arhivaalide hoidmine tööruumides pole turvaline ja hoidlas ruumi jätkub, on õigem ka lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalid anda hoidlasse.
Üleandmise põhimõte pannakse kirja organisatsiooni asjaajamiskorras.
Arhiivikorrastamisega

• Valmistatakse arhivaalid ette üleandmiseks arhiivihoidlasse
  
• Soodustatakse juurdepääs arhivaalidele
  
• Tagatakse arhivaalide otstarbekas säilitamine.
  

Korrastamisel lähtutakse

• Provenientsiprintsiibist
  

Ühe arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalid kuuluvad kokku, neid ei või segada teist päritolu arhivaalidega

• Registratuuriprintsiibist
  

Säilitatakse arhiivimoodustaja asjaajamise käigus tekkinud korraldus, olemasolevad seosed, viited arhivaalide vahel, et teha kindlaks arhivaalide loomise või saamise kontekst.
Arhiivi võimalikud korrastajad on:

• Töötaja, kelle tegevuse käigus toimik tekkis
  
• Arhiivi eest vastutav isik
  
• Litsentsi omav teenustöö pakkuja väljastpoolt organisatsiooni.
  

Praktiline kogemus näitab, et võõra teenuseosutaja poolt korrastatud arhivaale pole hiljem mugav kasutada.
Paberkandjal arhivaalid valmistatakse pikaajaliseks säilitamiseks ette järgmiselt:
-dokumendid võetakse registraatorist või kiirköitjast välja
-kontrollitakse dokumentide süstematiseerimise kvaliteeti toimikus, olemasolevad liigsed koopiad ja väljatrükid eraldatakse. Dokumendid süstematiseeritakse kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel
-metallkinnitid (kirjaklambrid) eemaldatakse
-dokumendid paigutatakse säilitamiseks sobivasse ümbrisesse, mappi, karpi ja kinnitatakse nii, et dokumendid ei saaks välja kukkuda
-lehed nummerdatakse
-koostatakse lehtede arvu kinnitav kirje (kinnituskirje)
-vormistatakse säiliku kaas.
Dokumentide kadumise ja toimikust hõlpsa eemaldamise vältimiseks paigutatakse nad arhiivipüsivast materjalist arhiivikaante või mappide vahele.
Säiliku algusesse (esileheks) ja lõppu pannakse puhas paberileht .
Säilikus olevate eriti oluliste dokumentide kohta on otstarbekas koostada sisukord, mis paigutatakse säiliku algusesse.
Arhiivipüsivate materjalide soovitusloetelu vaata Rahvusarhiivi veebilehelt www.ra.ee
Dokumentide kinnitamisel mapis või kaante vahel tuleb jälgida, et tekst jääks loetavaks .
Kui dokumendi äär on liiga kitsas , tuleb kleepida serva külge pabeririba, mille kaudu kinnitatakse dokument.
Selliselt kinnitatakse näiteks suureformaadilised tabelid A3, mis säilitatakse kokkumurtult.
Dokument tuleb kokku murda selliselt, et kasutamisel oleks dokumenti lihtne lahti keerata.
Dokumendid, mis õmblemisele ei kuulu (fotod, aukirjad jms), paigutatakse ümbrikusse ja kinnitatakse ümbriku üht serva pidi.
Väikseformaadilised dokumendid tuleb paigutada ühtlaselt kogu toimiku ulatuses, nii et see oleks igast äärest võrdse paksusega. Toimiku paksus on 200-250 lehte. Kui dokumente on rohkem, moodustatakse mitu köidet.
LEHTEDE NUMMERDAMINE
Kõik dokumendid säilikus nummerdatakse pehme musta grafiitpliiatsiga lehe parempoolses ülanurgas, kusjuures
-fotod nummerdatakse tagaküljel ülemises vasakus nurgas
-tühje, ilma tekstita lehti ja ümbrikke ei nummerdata
-formaadis A3 kokkumurtud leht, mis on üht serva pidi õmmeldud, nummerdatakse ühe lehena.
Keskkelt kokkumurtud ja keskelt kinnitatud leht nummerdatakse kahe lehena.
-leht pealekleebitud väikeseformaadiliste dokumentidega nummerdatakse ühe lehena. Kui need dokumendid on aga kleebitud lehele üht serva pidi, nummerdatakse nad kõik eraldi lehtedena.
-juhul, kui ühele lehele on kleebitud (üldiselt ei soovitata ) fotod, siis võetakse see arvele ühe lehena ja toimiku kinnituskirjes märgitakse lehel olevate fotode arv.
-kuni 16 leheküljeline trükis nummerdatakse jooksvas numeratsioonis. Mahukamaid trükiseid ei nummerdata ja kinnituskirjes näidatakse, missuguste lehtede vahele on trükis paigutatud
Näide: Lehtede 33 ja 34 vahel on 110-leheküljeline trükis.
-osaliselt täidetud raamatutes, kaustikutes nummerdatakse ainult kasutatud lehed. Kinnituskirje vormistatakse esimese puhta lehe esiküljele
Kui nummerdamisel on tekkinud vigu, siis
-rohkearvuliste vigade puhul tuleb säilik uuesti nummerdada. Vanad numbrid kriipsutatakse läbi ühe kaldjoonega, uus number kirjutatakse kõrvale
-väiksema hulga ebatäpsuste korral tehakse parandus. Nummerdamata jäänud lehed saavad eelmise lehe numbri, millele lisatakse literad „a“, „b“ jne.
Kui kahele järjestikkus asuvale lehele on kirjutatud sama number, märgitakse teise lehe numbrile juurse litera „a“. Kui mõni number on vahele jäänud, märgitakse see ära kinnituskirjes,
KINNITUSKIRJE
Koostatakse säiliku lõppu paigutatud puhta (nummerdamata) paberilehe esikülje ülaossa.
Kirjes näidatakse numbrite ja sõnadega nummerdatud lehtede arv, vajadusel nummerdamise iseärasused ja säiliku seisukord , koostaja allkiri ja nimi ning koostamise kuupäev.
Kinnituskirje võib vormistada:
-prinditult
-käsikirjaliselt, kasutades osaliselt eeltrükitud blanketti
- tervikuna käsikirjaliselt.
(recto – lehe esikülg, verso - lehe pööre)
Näide:
Säilikus on 313 (kolmsada kolmteist) nummerdatud lehte järjekorranumbritega 1-313.
Leht 120 omab literad „a“ ja „b“. Vahele on jäänud 55.
(allkiri)
Teet Mäger
10.02.2008
Kõik hilisemad muudatused (dokumentide väljavõtmine säilikust) peavad kajastuma uues tõestavas kirjes. Väljavõetud originaali asemele paigutatakse selle kinnitatud ärakiri.
Näide: Leht 33 on asendatud kinnitatud koopiaga. Originaal on üle antud (kellele) vastavalt 12. veebruari 2008 aktile nr 25.
(allkiri)
Teet Mäger
12.02.2008
KAANE VORMISTAMINE
Säiliku kaanele vormistatakse valguskindla (pleekimiskindla) tindiga järgmised andmed:
-arhiivimoodustaja (organisatsiooni) nimetus ja selle muudatused asjaajamisperioodi jooksul
-funktsiooni või allüksuse nimetus ja selle muudatused
-sarja tähis dokumentide loetelu järgi
-köite number, kui moodustus rohkem, kui 1 toimik
-pealkiri
-piirdaatumid (säiliku alustamise ja lõpetamise kuupäevad)
Alustamise kuupäev on toimiku esimese dokumendi kuupäev.
Kui esimene dokument on saabunud kiri, siis on kuupäevaks registreerimistemplile märgitud kuupäev.
Kui esimene dokument on väljasaadetud dokument, siis on alustamise kuupäevaks dokumendi allakirjutamise kuupäev.
Sama põhimõtte järgi märgitakse toimiku lõpetamise kuupäev
-säiliku lehtede arv kinnituskirje järgi
-säilitustähtaeg
-arhiiviviit (tähtis arhivaalide loetelu järgi).
AKTSIASELTS SUUR
Funktsioon: PERSONALITÖÖ
SARI 4-2
Tegevdirektori personalikäskkirjad
Alustatud 02. märts 2001
Lõpetatud 30.detsember 2001
Lehtede arv 313
Säilitada 50 aastat
ARHIVAALIDE ANDMINE ORGANISATSIOONI ARHIIVIHOIDLASSE
Arhivaalid antakse arhiivihoidlasse sarjade kaupa arhivaalide loetelu alusel.
KONTROLLTÖÖ
ARHIVAALIDE SÄILITAMINE PASSIIVSE ELUTSÜKLI AJAL
Passiivse elutsükli ajal hoitakse arhivaale organisatsiooni arhiivihoidlas. Selle perioodi tegevused:
-alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid koondatakse hoidlasse
-tagatakse hoiutingimused (karbistamine)
-tagatakse juurdepääs ja arhivaalide kasutamine
-arhiiviväärtusega arhivaalid eraldatakse üleandmiseks avalikku arhiivi. Ettevõtted võivad arhivaalid anda edasiseks säilitamiseks eraarhiivi.
-pikaajalise säilitustähtajaga arhivaale säilitatakse kuni säilitustähtaja lõpuni ja eraldatakse siis hävitamiseks hävitamisakti alusel.
ARHIVAALIDE KOONDAMINE ARHIIVIHOIDLASSE
Hiljemalt kolme aasta möödumisel arhivaali loomisest või lahendamisest koondatakse alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga (üle 10aasta) arhiivid arhiivihoidlasse.
Lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalid võivad jääda täitjate kätte tööruumides.
Kui arhivaalide hoidmine tööruumides pole turvaline ja hoidlas ruumi jätkub,
7