andmetöötlusega kokku vabade ametikohtade täitmiseks korraldavatel konkurssidel osalemisel, lepingute sõlmimisel ja erinevate tõendite väljastamisel. Igapäevaselt kasutan töös dokumendihaldussüsteemi Delta, kuhu lähevad ülesse erinevad dokumendid, mis sisaldavad delikaatseid andmeid ning paljude dokumentide puhul tuleb kasutada juurdepääsupiirangut reguleerivat märget ehk antud juhul AK-d (ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS). Dokumendile vastava juurdepääsupiirangu aluse ja piirangu kehtivuse aja märkimise eest ning dokumendile määratud juurdepääsupiirangu edasise haldamise eest vastutan mina kui dokumendi koostaja. Juurdepääsupiirangu märgin dokumendile dokumendi koostamisel. Samuti teen pistelist 2 kontrolli dokumendihalduses registreeritud dokumentidele, kontrollides juurdepääsupiirangut. Juurdepääsupiirangu märkimisel lähtun õigusaktidest ning märgin
Juba registreetitud dokumendid uuesti ei registreetita. 11.Loetlege põhiandmed, mis kantakse dokumendiregistrisse erinevat liiki dokumentide kohta! Asutuses välja antud õigusaktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) akti andja nimetus; 2) akti liik; 3) pealkiri; 4) number; 5) kuupäev ja vajaduse korral kellaaeg; 6) jõustumise kuupäev; 7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 8) andmed kehtivuse kohta (kehtiv, kehtetu, kehtivuse tähtaeg); 9) andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta. Kui akti jõustumine on seotud akti teatavakstegemise või avaldamisega, siis jõustumise kuupäeva registrisse ei kanta. Protokollide ja aktide kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed (1) Asutuses koostatud protokollide ja aktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
3.2.6. kui adressaadina on märgitud teine asutus, institutsioon või isik. Sel juhul saadetakse dokument märgitud adressaadile; 3.2.7. rämpspost 3.3. Asutuses välja antud õigusaktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 3.3.1. akti andja nimetus; 3.3.2. akti liik; 3.3.3. pealkiri; 3.3.4. number; 3.3.5. kuupäev ja vajaduse korral kellaaeg; 3.3.6. jõustumise kuupäev; 3.3.7. juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 3.3.8. andmed kehtivuse kohta (kehtiv, kehtetu, kehtivuse tähtaeg); 3.3.9. andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta. 3.4. Asutuses koostatud protokollide ja aktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 3.4.1. organi nimetus (protokollide korral); 3.4.2. number; 3.4.3. Kuupäev; 3.4.4. päevakord, teema või pealkiri; 3.4.5
füüsilisele isikule? § 5 lg 2,3. 4. Teabenõude mõiste. 5. Teabenõudja mõiste. 6. Millise tähtaja jooksul tuleb täita teabenõue? 7. Teabevaldaja kohustused. 8. Teabenõude kohta kehtivad nõuded. 9. Teabenõude täitmise tähtaeg. 10. Teabenõude täitmise kulude katmine. 11. Teabevaldaja kohustuse teave avalikustada. 12. Kellele AvTS on teinud kohustuseks veebilehe pidamise? 13. Mis on andmekogu? Mõiste. 14. Juurdepääsupiirangu tähtajad. 15. Kes teevad järelevalvet avaliku teabe seaduse (AvTS) täitmise üle? 16. Mis eesmärki teenib isikuandmete kaitse seadus? 17. Millised on delikaatsed isikuandmed? NB! Vaja kõiki täpselt teada! 18. Kes on andmesubjekt? 19. Mida tähendab seaduslikkuse põhimõte? 20. Mida tähendab eesmärgikohasuse põhimõte? 21. Mida tähendab minimaalsuse põhimõte? 22. Mida tähendab andmete kvaliteedi põhimõte? 23. Mida tähendab turvalisuse põhimõte? 24
dokumentide kohta vastavalt dokumendi liigile. Dokumentide tähtaegse täitmise eest vastutab osakonnajuhataja. Dokumentidele vastamine, nende täitmine või lahendamine sõltub õigusaktides antud tähtaegadest. Dokumentide teatavakstegemisel kasutatakse ametisiseselt e-posti ning dokumendihaldusprogrammi. Veterinaar- ja Toiduamet avalikustab avalikustamisele kuuluva teabe oma veebileheküljel. Juurdepääsupiiranguga dokumendi puhul sisaldab dokumendiregister andmeid juurdepääsupiirangu ja selle tähtaja kohta. Teabenõude menetlemine toimub vastavalt seadusele ettenähtud korras. Asjaajamise peab lahkuv teenistuja üle andma hiljemalt teenistusest vabastamise päevaks. Puhkusele minev teenistuja annab asjaajamise üle viimasel päeval enne puhkust. Kolmeteistkümnes peatükk andis ülevaate dokumentide säilitamisest, hävitamisest ning toimikute moodustamisest. Veterinaar-ja Toiduameti asjaajamiskord jättis mulle kolmest kõige parema mulje. See oli piisavalt
võimalik leida dokumenti registrisse kantud põhiandmete alusel. Dokumendiregistrisse kantavad andmed § 25. Õigusaktide kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed (1) Asutuses välja antud õigusaktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) akti andja nimetus; 2) akti liik; 3) pealkiri; 4) number; 5) kuupäev ja vajaduse korral kellaaeg; 6) jõustumise kuupäev; 7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 8) andmed kehtivuse kohta (kehtiv, kehtetu, kehtivuse tähtaeg); 9) andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta. (2) Kui akti jõustumine on seotud akti teatavakstegemise või avaldamisega, siis jõustumise kuupäeva registrisse ei kanta. § 26. Protokollide ja aktide kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed (1) Asutuses koostatud protokollide ja aktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
Varukoopiate tegemise ja hoidmise korra ning ajaperioodi kehtestab asutuse juht. 3. jagu Dokumendiregistrisse kantavad andmed § 25. Õigusaktide kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed (1) Asutuses välja antud õigusaktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) akti andja nimetus; 2) akti liik; 3) pealkiri; 4) number; 5) kuupäev ja vajaduse korral kellaaeg; 6) jõustumise kuupäev; 7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 8) andmed kehtivuse kohta (kehtiv, kehtetu, kehtivuse tähtaeg); 9) andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta. § 26. Protokollide ja aktide kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed (1) Asutuses koostatud protokollide ja aktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) organi nimetus (protokollide korral); 2) number; 3) kuupäev; 4) päevakord, teema või pealkiri;
3-3 Teenistus- Pärast P Juurdepääsu piiratakse lehed teenistussuhte AvTS § 35 lg 1 p 11 ja lõppemist 12 alusel antakse üle Otsustaja: personalijuht Riigikantseleile 3-4 jne Teabele juurdepääsu piiramine peab alati tuginema seadusele. Asutuse juht võib kehtestada teabele juurdepääsupiirangu dokumentide loeteluga, näidates ära sarjad, milles sisalduvatele dokumentidele võib juurdepääsupiirangu kehtestada. Sellisel puhul peab dokumentide loetelus olema selgelt esitatud juurdepääsupiirangu keh- testamise alus. Samuti on soovitatav dokumentide loetelus näidata ametikoht, kes otsustab konkreetsele dokumendile juurdepääsupiirangu kehtestamise üle. 7.2.10 Muude dokumendihalduse ülesannete ohjamine
12. Mida kujutab endast dokumendi elukäigu kontseptsioon? Loomine dokumendi kavandi koostamine, dokumendifaili salvestamine, dokumendi allkirjastamine, jt Saamine dokumendi tervikluse kontroll, dokumendi konventeerimine sobivasse vormingusse, jt Registeerimine liigitusüksuse valimine, liigitusüksuse avamine ja säilitustähtaja omistamine, juurdepääsupiirangu seadmine, jt Hoidmine ja kasutamine arhivaalide loetelu pidamine, säilivuse kontroll, kasutamise järgimine, jt Eraldamine säilitamise ajakava järgimine, eraldamisele kuuluvate dokumentide määramine, dokumentide eraldamine teise süsteemi ülekandmiseks, jne Hävitamine hävitamisakti kava koostamine, hävitamisakti kava kooskõlastamine, hävitamisakti vormistamine, dokumentide hävitamine
· maandada asutuse tegevusega seotud riske 12. Mida kujutab endast dokumendi elukäigu kontseptsioon? Loomine dokumendi kavandi koostamine, dokumendifaili salvestamine, dokumendi allkirjastamine, jt Saamine dokumendi tervikluse kontroll, dokumendi konventeerimine sobivasse vormingusse, jt Registreerimine liigitusüksuse valimine, liigitusüksuse avamine ja säilitustähtaja omistamine, juurdepääsupiirangu seadmine, jt Hoidmine ja kasutamine arhivaalide loetelu pidamine, säilivuse kontroll, kasutamise järgimine, jt Eraldamine säilitamise ajakava järgimine, eraldamisele kuuluvate dokumentide määramine, dokumentide eraldamine teise süsteemi ülekandmiseks, jne Hävitamine hävitamisakti kava koostamine, hävitamisakti kava kooskõlastamine, hävitamisakti vormistamine, dokumentide hävitamine Üleandmine
Ei ole. Kas on asjaajamiskorras ara määratletud järgmised õigused ja kellel on õigused järgmisteks toiminguteks: ametnike ja töötajate dokumendihaldussüsteemile juurdepääsu õigused- Dokumendiregister tagab juurdepääsu registreeritud juurdepääsupiiranguta dokumendile või paberdokumendi asukohaviidale. Juurdepääsupiiranguga dokumendi puhul sisaldab dokumendiregister andmeid juurdepääsupiirangu ja selle tähtaja kohta. ametikohajärgsed dokumentide sisestamise, loomise ja menetlemise käigus märgete (edaspidi menetlusmärke tegemise õigused, kohustused ja vastutus (mida see sisaldab - nt resolutsioon, saabumismärge)- Dokumendid, mis on kindla kuuluvusega ega vaja juhi resolutsiooni (rektoraadi otsustust), edastatakse vastavalt sisule allüksustele täitmiseks. Dokumendid, mis on kindla kuuluvusega ega vaja juhi
dokumendi element- informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu. Dokumendi elukäik- Aktiivne ( dok sisalduvat teavet kasutatakse aktiivselt), Väheaktiivne (säilitatakse arhiiviruumis), Mitteaktiivne (hävitatakse või arhiveeritakse) Dokumendi elukäik: Loomine (koostamine, salvestamine,allkirjastamine), Saamine (terviklikkuse kontroll, konventeerimine sobivamasse vormi), Registreerimine (liigitusüksuse valimine, avamine ja säilitustähtaja valimine, juurdepääsupiirangu seadmine), Hoidmine ja kasutamine ( arhivaaride loetelu pidamine, säilivuse kontroll, kasutamise jälgimine), Eraldamine (säilitamise ajakava jälgimine, eraldamisele kuuluvate dok määramine, dok eraldamine teise süsteemi edasikandmiseks), Hävitamine (hävitamisakti koostamine, kooskõlastamine, vormistamine, hävitamine), Üleandmine (arhiiviskeemi koostamine ja kooskõlastamine, arhiivinimistu koostamine ja kooskõlastamine, arhivaalide üleandmine)
kandvate andmete loetelu ja kui on, siis millistele dok liikidele? Ei ole. Kas on asjaajamiskorras ara määratletud järgmised õigused ja kellel on õigused järgmisteks toiminguteks: ametnike ja töötajate dokumendihaldussüsteemile juurdepääsu õigused- Dokumendiregister tagab juurdepääsu registreeritud juurdepääsupiiranguta dokumendile või paberdokumendi asukohaviidale. Juurdepääsupiiranguga dokumendi puhul sisaldab dokumendiregister andmeid juurdepääsupiirangu ja selle tähtaja kohta. ametikohajärgsed dokumentide sisestamise, loomise ja menetlemise käigus märgete (edaspidi menetlusmärke tegemise õigused, kohustused ja vastutus (mida see sisaldab - nt resolutsioon, saabumismärge)- Dokumendid, mis on kindla kuuluvusega ega vaja juhi resolutsiooni (rektoraadi otsustust), edastatakse vastavalt sisule allüksustele täitmiseks. Dokumendid, mis on kindla kuuluvusega ega vaja juhi
saladust sisaldavale arhivaalile kehtib juurdepääsupiirang 30 aastat, alates isiku surmast, või 110 aastat, alates isiku sünnist, kui isiku surma pole võimalik tuvastada, või 75 aastat, alates dokumendi tekkimisest, kui isiku surma ega sündi pole võimalik tuvastada. (4) Kuriteo tõkestamise, kurjategija tabamise või kriminaalmenetluses tõe väljaselgitamise huvides võib juurdlus- või eeluurimisorgan kehtestada asjassepuutuvate isikute isikuandmeid sisaldavale arhivaalile juurdepääsupiirangu, teatades sellest arhivaali valdajale. (5) Ärisaladuseks tunnistatud teavet sisaldavale arhivaalile kehtib juurdepääsupiirang 20 aastat, alates teabe tunnistamisest ärisaladuseks. Ärisaladust sisaldava arhivaali kasutamine enne juurdepääsupiirangu lõppemist on võimalik omaniku loal või kohtu-, juurdlus- või eeluurimisorgani nõudel. (6) Omanik võib eraarhivaali üleandmisel arhiivi kehtestada arhivaalile juurdepääsupiirangud
· peetakse digitaalselt, · andmed seotakse omavahel nii, et neid ei saaks jälgi jätmata muuta, · koosneb allregistritest (dokumendiliikide või sarjade järgi), · varustatud otsingusüsteemiga, · dokumendi andmeid säilitatakse registris sama kaua kui dokumenti, · on avalik seaduses sätestatud ulatuses, · juurdepääs veebilehe kaudu, · tagab juurdepääsu dokumendile või sisaldab paberkandjal või muul kandjal dokumendi asukohaviida, · sisaldab andmeid juurdepääsupiirangu ja selle tähtaja kohta. Dokumentide registreerimise üldnõuded Asutus on kohustatud registreerima dokumendiregistris üleannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid. Dokumendi loomise, saamise või saatmise viis ega teabekandja ei saa olla dokumendi registreerimata jätmise põhjuseks. Dokument on registreeritud, kui talle on antud indeks ja tema kohta on registrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile.
3) riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele esitatavate avalduste ja muude dokumentide vormid ning nende täitmise juhendi; Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabele kehtestatakse juurdepääsupiirang alates dokumendi koostamisest või saamisest ning kuni vajaduse möödumiseni või sündmuse saabumiseni, kuid mitte kauemaks kui viieks aastaks. Asutuse juht võib seda tähtaega pikendada kuni viie aasta võrra, kui juurdepääsupiirangu kehtestamise põhjus püsib. Teabevaldaja on kohustatud tunnistama asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks: (nimeta olulisemad dokumendihalduse seisukohalt) 1) riikliku järelevalve menetluse käigus kogutud teabe kuni selle kohta tehtud otsuse jõustumiseni; 2) teabe, mille avalikuks tulek kahjustaks riigi välissuhtlemist; 3) teabe, mis sisaldab delikaatseid isikuandmeid; 4) teabe, mis sisaldab isikuandmeid, kui sellisele teabele juurdepääsu võimaldamine kahjustaks
Läbirääkimiste laud ei ole lillelaat! Lipud ei tohi varjata osalejaid! Koosoleku läbiviimine Päevakord tuleb osalejatele saata vähemalt paar päeva varem Ühele päevakorrapunktile planeerida 20 30, kõige rohkem 40 50 min. Koosoleku sobivaim pikkus: 1 1,5 tundi Oluline, et kohtumine mööduks positiivses meeleolus Protokoll/aruanne tuleb vormistada korrektselt ning õigeaegselt. Kui kehtestatakse juurdepääsupiirang, siis tuleb lisada selle kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine jm. oluline. Kutsed Ametlikud ja mitteametlikud kutsed Mõlemal juhul peavad sisaldama järgmist teavet: Kutsuja Keda kutsutakse (kas ainult üks inimene või ka abikaasa/kaaslane) Ürituse toimumise kuupäev ja kellaaeg Ürituse toimumise koht Riietus (vajadusel) Millal ja kellele teatada osalemisest Vajadusel eritingimused (parkimine, jätkupidu) Ametlik kutse Saadetakse välja vähemalt 4 6 nädalat enne ürituse toimumist
metaandmete loend. Iga loendis toodud metaandmeelemendi juures on viited samatähenduslikele elementidele teiste riikide ja rahvusvahelistes metaandmestandardites ja -mudelites. Andmekaitse inspektsioon: Avaliku teabe seaduse üldjuhend Välja antud 2010, uus Avaliku teabe seadus 2012 Eesmärk: Juhend selgitab head haldustava avaliku teabe seaduse täitmisel. Käsitlusala: Avalik teave; Dokumendiregistri pidamine Teabele juurdepääsupiirangu seadmine Kontaktteave asutuse võrgulehel Asutuse personaliteabe avalikkus ja piirangud Asutuse palgateabe avalikkus ja piirangud Planeeringute avalikkus ja piirangud Standardimine Standardimine on tegevus, millega määratakse üldiseks ja korduvaks kasutamiseks sätted olemasolevate või potentsiaalsete probleemide lahendamiseks, eesmärgiga saavutada antud kontekstis korrapärasuse optimaalne tase. Standardimine seisneb põhiliselt standardite koostamises, avaldamises ja kasutamises
annaabi.ee 
