Avalikud
suhted on organisatsiooni suhted teiste organisatsioonidega,
sihtgruppidega või kõige laiemalt avalikkusega üldse, mille abil
teadvustatakse neile organisatsiooni poliitikat, eesmärke jms.
Avalike
suhete alal töötajat nimetatakse suhtekorraldajaks või avalike
suhete korraldajaks.
Avalike
suhete alal on vaja:
- Plaanimisoskust
- Strateegia kujundamise aluste tundmist
- Praktilisi teadmisi pressikonverentside korraldamisest
- Head suulist ja kirjalikku eneseväljendamisoskust
- Oskust kasutada kaasaegseid infovahendeid
Avalikud
suhted on juhtimisfunktsioon, mis
- väärtustab avalikkuse suhtumist ,
- määratleb avalikkuse huvidega kooskõlas olevad üksikisiku käitumisviisid või organisatsiooni poliitika ja toimingud ning
- plaanib ja viib ellu programmid teenimaks avalikkuse mõistmist ja heakskiitu.
Avalike
suhete ülesandeks on anda võimalus organisatsiooni eesmärkide
saavutamiseks suhete korraldamise kaudu
tema
tegevust mõjutavate institutsioonide või gruppidega –
hankijatega, üldsusega, silmapaistvate üksikisikutega.
Avaliku
suhted
toimivad kahel tasandil:
- avalikkuse üldtasandil (meedia kujundab arvamust)
- isiklikel kogemustel põhinev arvamus
Suhtekorralduses
tuleb sageli tegelda probleemide lahendamise (ka vältimisega).
Probleemide lahendamise kujutamisel on levinud neljaastmeline mudel:
Probleemi
defineerimisel võib kasutada järgmisi lisaküsimusi:
Mis
on andnud põhjust ebakindluseks?
Kus
on see probleemiks?
Millal
on see probleemiks?
Keda
see puudutab?
Miks
annab see organisatsioonile või sihtgruppidele põhjust
muretsemiseks?
Plaanimine
ja tegevuskava koostamine koosneb:
rollide ja missiooni defineerimine
põhitegevuste kindlaksmääramine
efektiivsuse kriteeriumide kindlaksmääramine
eesmärkide kindlaksmääramine
tegevusplaani koostamine:
- programmi koostamine
- ajakava koostamine
- eelarvete koostamine
- vastutuse määramine
- plaani testimine
eesmärkide saavutamise kindlustamine
kommunikatsioon
plaani tutvustamine isikutele, keda see puudutab
Avalike
suhete abil on võimalik:
- toetada organisatsiooni eesmärkidesaavutamist
- tutvustada organisatsiooni poliitikat
- laiendada organisatsiooni tuntust
- muuta ettekujutust, arvamust ja käitumist
- motiveerida personali
- ühendada müügi- ja turundusosakondade pingutused
- kujundada organisatsioonile hea maine ja seda säilitada
- aidata kindlustada usaldusväärsust
SUHTEKORRALDUS MINEVIKUS
19.
sajandi lõpul ja 20. sajandi algul hakkasid ettevõtted palkama
inimesi, kelle ülesandeks oli ettevõtte huvide kaitsmine
ajakirjanduse ja riigi ees.
1930-ndate
lõpul hakati Suurbritannias avalikkuse analüüsimist ja tema
vajaduste uurimist tunnistama eraldi uurimisvaldkonnana.
Pärast
II maailmasõda loeti avalikeks suheteks igasugune ettevõtte ja
selle väliskeskkonnaga seotud tegevus, millega ei kaasne reklaami
ostmine.
1950-ndatel
lõid reklaamiagentuurid enda juurde avalike suhete osakondi .
Ameeriklased jagavad sellel sajandil toimunu 6 etapiks:
1.1900-1917
algusaastad.
Uuriva
ajakirjanduse populaarsuse kasv, poliitikute oskus ära kasutada
avalikke suhteid reformide läbiviimisel.
2.1917-1919
I maailmasõda.
Kogemused
inimeste patriootlikkuse mõjutamisel ja suunamisel.
3.1919-1929
Kahekümnendate kasvuaastad.
Kuidas
viia tarbijateni uuel tehnoloogial põhinevad tooted, heategevuse
arenemine.
4.1930-1945
Majanduskriisi periood ja II maailmasõda.
Võimalus
kasutada avalikke suhteid majandusliku krahhi ja teravate
poliitiliste vastasseisude tingimustes.
5.1945-1965
Sõjajärgne periood.
Sõjatööstusele
orienteeritud majanduse suundumine teeninduskesksusele, avalike
suhete tähtsuse tõus,
uute
kommunikatsioonivahendite esilekerkimine.
6.1965-tänapäev
Globaalse infoühiskonna periood.
Kõrgtehnoloogia,
kommunikatsioonikanalikte arvu kasv,
ülemaailmne
konkurents.
AVALIKKUS
Avalikkuseks
nimetatakse sihtgruppe, kes on organisatsioonile olulised,kes võivad
organisatsiooni mõjutada või kelle arvamus on organisatsioonile
oluline. Avalikkus koosneb erinevate huvidega gruppidest.
Vajalik
on teada, millised grupid kuuluvad avalikkuse sellesse ossa, mis on
organisatsioonile oluline.
Sihtgruppide
määramiseks kasutatakse kas üksikult või kombineeritult järgmisi
tunnuseid:
- geograafilised – looduslikud või poliitilised piirkonnad
- demograafilised – sugu, sissetulek, vanus, perekonnaseis ,haridus
- psühholoogilised – vaimsed väärtushinnangud ja elustiil
- sotsioloogilised – roll, staatus, kuulumine gruppidesse
Näited:
Kohalike
omavalitsuste huvigrupp –
Valijaskond,
elanikkond, maksumaksjad, toetuste saajad, turistid, potentsiaalsed
turistid, riigiametid, ettevõtjad.
Ettevõttest
üldiselt huvitatud grupid –
Tarbijad, hankijad , riigiametkonnad, töötajad, konkurendid, pangad , partnerid
välismaal.
Avalikkuse
saab jaotada neljaks grupiks:
1.Need,kes
ei huvitu organisatsiooni tegevusest ja arvavad ,et ei suuda seda
mõjutada.
2.Inimesed,kes
on organisatsiooni probleemidest teadlikud ja sooviksid asjade kulgu muuta,kuid praktilisi samme ette ei võta.
3.Inimesed,
kes on organisatsiooni probleemidest teadlikud,kuid arvavad, et ei
ole suutelised asjade kulgu muutma.
4.Need,kesarvavad,et
suudavad organisatsiooni käitumist muuta ja seda ka üritavad.
Avalikkuse
võib liigitada ka aktiivsuse järgi:
- kõigest huvitujad
- parasjagu “kuumadest” teemadest huvitujad
- üksikutest probleemidest huvitujad
- apaatsed
SISESUHTED
Sisesuhted
on organisatsiooni suhted töötajatega.
Edukaks
avalike suhete organisatsioonisiseseks korraldamiseks peaksid olema
täidetud järgmised tingimused:
- usaldus tööandja ja töövõtja vahel ning firmasaladuse hoidmine
- info levik kõigis suundades
- iga töötaja rahulolu oma staatusega
- pidev töö ilma tülideta
- tervistsäästev keskkond
- ettevõtte edukus
- optimism tuleviku suhtes
Organisatsiooni
edukus sõltub selle iga lüli laitmatust tööst.
Töötaja
edukuse tingimused on järgmised:
- tulemused
- keskendumine – võime keskenduda tööandja või kliendi vajadustele
- inimsuhetes rühmatöö oskused,oskus suhelda juhtkonnaga ka siis, kui juhiga ei olda nõus. Mõistmine, mida temalt kui töötajalt nõutakse.
- positiivne hoiak kui stiil.
AVALIKE
SUHETE MUDELID
Organisatsioonil
on võimalik suhtekorraldust läbi viia firmasiseselt või osta
vastavat teenust suhtekorraldusfirmalt.
Ameerika professor Grunig pakub välja 4 avalike suhete mudelit:
1.Press
Ettevõte
saadab meediakanalile oma informatsiooni.
2.Avalikkuse teavitamine
Ettevõte
palkab inimese, kes suhtleb infokanalitega või otse sihtgruppidega.
3.Kahepoolsed
asümmeetrilised avalikud suhted
Kommunikatsioon
on kahepoolne,kui organisatsioon püüab väljaselgitada inimese
käitumise motiive ning käitub nii, et saavutada tema mõistmine ja
sellele vastav käitumine. On arvestatud rohkem organisatsiooni kui
avalikkuse huve.
4.Kahepoolsed
sümmeetrilised suhted
Need
suhted baseeruvad organisatsiooni soovil arvestada avalikkusega,
isegi siis, kui see põhjustaks organisatsioonile ebamugavust ja
lisakulutusi. Sellised suhted oleksid ideaalvariant,mida küll
praktikas väga vähe leidub.
SUHTEKORRALDAJAD
Suhtekorraldajad
jaotatakse 4 kategooriasse:
Eraorganisatsiooni avalike suhete korraldaja
Riigisektori avalike suhete korraldaja (kohalikud omavalitsused , riigiettevõtted, riiklikud ametkonnad).
Riiklike infoteenistuste töötajad (info kogumisega seotud ametnikud)
Avalike suhete alaste konsultatsioonibüroode töötajad
Suhtekorraldajad
jaotatakse ülesannete keerukuse ja tööviisi alusel nelja
kategooriasse:
Tehniline töötaja
Meediaga suhtlemine ja pressimaterjalide kirjutamine.
Kommunikaator
Kommunikatsiooni
korraldamine ettevõtte ja avalikkuse vahel
Ekspert
Probleemide
määratlemine ja nende lahendamine
Rühmatöötaja
Probleemide
lahendusprogrammide väljatöötamine ja nende elluviimine koostöös
teiste juhtidega.
KAASNEVAD
MÕISTED
TURUNDUS – ettevõtte klientide vajaduste teadvustamine ,nende muutuste
prognoosimine ning rahuldamine.
TARBIJASUHTED
– tarbija peab jääma rahule juba esimesel kokkupuutel firmaga.
AVALIK
TÄHELEPANU – firmat puudutava teabe tasuta kajastamine
massiteabevahendites,mille algatajakseipruugi firma ise olla.
REKLAAM
– tasuline firma toodete ja teenuste tutvustamine.
MÜÜGITOETUS
– soodusmüügid, loteriid, kupongide kasutamine
KOMMUNIKATSIOON
– organisatsioonisisene ja –väline. Teadetetahvlid, koosolekud,
e-mail, ajakirjandus, TV.
SPONSORLUS – vahend mõjutamaks inimesi,kes huvituvad spordist, kunstist või
kespooldavad heategevuslikku käitumist.
SUHTED
MEEDIAGA .
Suhetes
meediaga on oluline:
a)valida
hoolikalt infot, mida kasutatakse uudistes ja ülevaadetes
b)nõustuda
telefoniintervjuude andmisega
c)korraldada
pressikonverentse,kui edastatav informatsioon on piisavalt tähtis
d) kohtuda ühe ajakirjanikuga,mille tulemusel valmib põhjalikum lugu
e)kohtuda
väiksemate ajakirjanike gruppidega, kes pole üksteisega otseselt
konkureerivatest meediaettevõtetest
f) kutsete saatmine külalislahkust toonitavatele üritustele hea maine ja
suhete loomiseks
g)ettevõttesse
külastuste korraldamine
h)püüda
muuta objekt ajakirjanike silmis huvitavaks
Avalike
suhete praktikas kasutatakse termineid, mis on suunatud
finantseerimisele, investeerimisele, käitumisele kriisides ning
sisemistele ja välimistele suhetele.
FINANTSSUHTED
Ettevõttel
tuleb finantsringkondi teavitada oma tegevustulemustest kindlate ajavahemike jooksul ning korraldada aastakoosolekuid.
Tegevustulemuste kajastamine ajakirjanduses ja finantsanalüütikute
poolt aitab leida uusi aktsionäre ning kinnistada vanu.
SUHTED
INVESTORITEGA ( investorsuhted )
Suurettevõtted
on sageli loonud vastava osakonna, kes korraldab suhteid
olemasolevate ja potentsiaalsete investoritega.
LOBBYTÖÖ
Lobbytöö
on suhtearendus riigiametnikega. Lobbytööd tehakse selleks, et
mõjutada riigi poolt tehtavaid otsustusi jaet vastuvõetud seaduste
rakendamine toimuks ettevõttele võimalikult soodsalt .
VÄÄRTPABERITE
JUHTIMINE.
Jälgitakse
aktsiaturgudel toimuvaid muutusi, mis võivad organisatsiooni
mõjutada. Organisatsiooni kohandamine muutunud olukorraga,
aktsionäride teavitamine.
KRIISIJUHTIMINE
Organisatsiooni
ettevalmistamine negatiivsete sündmuste toimumise vastu ja nende
toimumise tõenäosuse ja laastava mõju vähendamine.
SISEMINE
KOMMUNIKATSIOON (SISESUHTED)
Infovahetus töötajatega,kes antud
organisatsioonis töötavad või keson sellega töö tõttu seotud.
VÄLISED
SUHTED
Sageli
on sisemised suhted, mis hõlmavad töötajaid ja osakondi, jäetud
personaliosakonna tööks, ülejäänud suhteid loetakse
välissuheteks ja nendega tegeleb avalike suhete osakond .
PRESSIESINDAJAD
Pressiesindajaid
kasutavad riiklikud ametkonnad, avaliku elu tegelased ja avalikkuse
huvidega tihedalt seotud eraettevõtted.
PROPAGANDA
Propaganda
on mõne idee propageerimine. Avalikke suhteid eristab propagandast:
- Eetikanormide olemasolu, mis keelavad valetamise
- Hoolimine avalikkuse huvidest
- Valmisolek dialoogiks,kompromissideks,läbirääkimisteks
Propaganda
on ühepoolne ja suletud, avalikes suhetes on suur tähtsus avatusel
ja dialoogil.
SISEMINE
JA VÄLINE SUHTEKORRALDUS
Väiksemas
organisatsioonis tegeleb tegevjuht ise avalike suhete korraldamisega:
organiseerib presentatsioone,peab lõunaid kohalike omavalitsuste
juhtidega, korraldab sponsorlust.Suuremas organisatsioonis on selleks
eraldi inimene.
Ettevõtte
sisese suhtekorralduse eeliseks on, et avalike suhete korraldajad
organisatsiooni töötajana on kursis organisatsiooni ja selle
kultuuriga. Kuid see võib olla ka puuduseks, kui ollakse
organisatsiooniga nii harjunud ,et ei suudeta midagi uut enam pakkuda.
Eeliseks on veel see,et organisatsioonis teavad enamasti kõik
üksteist ja kommunikatsioonikanalid on juba välja kujunenud. Puudus
on see,et sisemise avalike suhete osakonna ülevalpidamisega
kaasnevad püsikulud (makstava palga näol).
Organisatsiooniväliste
teenuste kasutamise eeliseks on,et konsultant vaatab organisatsiooni
uue pilguga ja oskab ehk märgata seda,mida oma töötajad ei
märkaks. Samas kaasneb tema tööga organisatsiooni tundmaõppimine.
Konsultatsiooniteenused
suhete korraldamise alal on järgmised:
Suhete korraldamine meediaga.
Kampaania sõnumite formuleerimine
Soovituste andmine põhiküsimustes
Ürituste korraldamine
Ettevõtte maine kujundamine
Probleemide defineerimine
Sihtgruppide kindlaksmääramine
Nõuanded avalikkusega suhtlemisel
Kriisijuhtimise korraldamine
Suhted seadusandjatega (lobbytöö)
Finantsiliste avalike suhete korraldamine
Abi tähtsate otsuste langetamisel
Kujundustööd
Suhted töötajatega
Nõuanded strateegilistes küsimustes
Sponsorluse korraldamine
Näituste korraldamine
Rahvusvaheliste suhete korraldamine
Neid
tegevusi (suhteid) on võimalik grupeerida :
- Ettevõtte suhted, suhted avalikkusega,väärtpaberite juhtimine,lobbytöö ja suhted riigiasutustega, suhted survegruppidega, sponsorlus, rahvusvahelised suhted,kriisijuhtimine
- Finantsilised suhted,suhted investeerijatega
- Suhted töötajatega
- Suhted meediaga,näitused,presentatsioonid
KONSULTATSIOONIBÜROOD
Konsultatsioonibüroode
teenuste maksumus põhineb enamasti ajal,mida nad kulutavad kliendile
esitatavatele teenustele. Kulutuste hulka arvestatakse ka
juhtimiskulud ja administratiivkulud . Võib arvestada ka teatavat
lepingutasu avalike suhete alase programmi läbiviimise eest.
Lepingutasule lisanduvad kulutused,mida arvestatakse eraldi:
- Majutus -,reisi- ja toitlustuskulud
- Reklaamikulud
- Audiovisuaalsete esitlustega seotud kulud
- Kujundus- printimiskulud,fotokoopiate hind
- Sündmuste: konverentside,näituste,esitluste jms. Seonduvad kulud
- Filmide ja videote valmistamiskulud,fotode hind
- Meediauuringud
- Postikulud,telefoni- ja faksikulud
- Pressimaterjalide koostamise,jaotamise hind
- Uurimiskulud
Kui
konsultatsioonifirma ostab teenust väljastpoolt,lisatakse kliendile
tasumiseks kulutuste arve pluss vahendusprotsent (15-20%).
Väliseid
avalike suhete korraldajaid kasutatakse,kui
- Ettevõtte juhtkonnal pole seni olnud kogemusi suhtekorraldusprogrammide läbiviimisel
- Organisatsioon asub kaugel kommunikatsiooni- ja finantskeskustest
- Ettevõttel on väga palju kontakte
- Kõrgetasemelist suhtekorraldust vajatakse vaid lühiajaliselt
- Eesmärkide saavutamiseks on vajalik erapooletu hinnang väljastpoolt
ORGANISATSIOONI
MISSIOON
Eesmärkide
saavutamiseks vajatakse strateegiat, milles on määratud kuidas saavutatakse kommertseesmärke, soovitavat turuosa. Plaanid
koostatakse juhtkonna poolt. Taktikalised plaanid sünnivad töö
käigus.
Strateegia
ja väärtushinnangud määravad kindlaks, kuidas organisatsioon
käitub.
EESMÄRGID,
VÄÄRTUSED, STRATEEGIA ja NORMID moodustavad ettevõtte missiooni.
SISESUHTED
Sisesuhetest
võtavad osa inimressursid ja personal.
Töötajate
teavitamiseks võib kasutada arutlusi väiksemates gruppides,
laualehti, üritusi töötajatele, videot, ettevõtte ajalehte,
internetti kuni ettevõtte töötajate üldkoosolekuni välja.
Vahendid
- Töökohtumised. Tippjuhtkond teavitab keskastme juhtkonda, see teavitab madalama astme juhtkonda, kes teavitab töötajaid. Kohtumised peaksid olema lühikesed, väikestes gruppides ja toimuma regulaarselt.
- Vahendajad. Info levitamisel võib kasutada heade esinemisoskustega inimesi, kes annavad edasi juhtkonna teabe.
- Juhtidega kohtumised. Ettevõtte juhtide kohtumised töötajatega.
- Arvamusavaldused. Küsimused-arvamused võib esitada juhtkonnale läbi otseste ülemuste või anonüümselt.
- Videod. Ettevõtted võivad tutvustada oma eesmärke, majanduslikku seisu.
Mille
üle arutleda?
Toodangu
müük, finantstulemused, lepingud, konkurentide tooted,
tööõnnetused,ettevõtte müügid välismaal.
Kulude-tulude
analüüs, kasumi jaotamine, eri toodete kasumlikkus
Ettevõtete
liitumine, töö väärtustamine, töötajaskonna
vähendamine- suurendamine , laienemisplaanid.
Töötajate
vahetamine, koolitused , tööohutus.
Praktika
Praktilist
uurimist kasutatakse,et:
- Leida sisemise kommunikatsiooni eesmärke, mis toetavad organisatsiooni üldeesmärke.
- Teada saada ettevõtte eri gruppide infovajadust
- Õpetada töötajaid väljendama oma vaateid ja soove
- Korraldada töötajatele suhtlemistreeninguid
- Selgitada välja informaalsed kommunikatsioonikanalid, mida juhtkond ehk ei teagi
- Uurida välja, millised ettevõttes eksisteerivad grupid on kindlakäelist juhtimist vajavad ja millised suudavad iseseisvalt töötada
PSÜHHOLOOGILISED
ASPEKTID
Organisatsioonid
püüavad teadvustada sihtgruppidele oma eesmärke ja ideid ning
soovivad,et need omaks võetaks. Suhtumise muutus ei pruugi alati
viia käitumise muutumisele.
Avalikke
suhteid psühholoogilisest küljest käsitledes võib tähelepanu
pöörata järgmistele punktidele:
See
on seotud inimese tundlikkusega.
Pöörata
tähelepanu, millistele stiimulitele järgneb teatud käitumine.
Inimesel
tekib esmamulje eelnevatest kogemustest lähtuvalt.
Põhiliseks
inimese käitumise suunajaks peavad psühholoogid alateadvust.
Käitumist
mõjutavad seadusandlus ja ühiskondlik arvamus.
Grupid
mõjutavad inimese käitumist.
Suhtumise
muutmise võib jagada etappideks:
a)haarata
inimeste tähelepanu,et sõnum
teadvustuks
b)veenduda,
et sõnumist saadi aru
c)lahenduse
aktsepteerimine
d)sõnumi
meeldejätmine
e)käitumine
vastavalt sõnumile
Heaks
loetakse, kui 3-5% auditooriumist võtab uue seisukoha omaks.
Kommunikatsioonikanalite
kiire areng võimaldab uuenduste levikut.
Paljud
inimesed järgivad juhtide eeskuju.
Vähemused
võivad muuta enamiku vaateid, kui nad väljendavad muutlikke suundi
ühiskonnas.
Kommunikatsioonilpüütakseend
veenda põhiargumendi poolt või vastu.
Vastuargumentide
kasutamine nõrgestab väidet, kuid annab kokkuvõttes parema efekti,
eriti kui auditoorium on vastandlikul seisukohal.
Kui
inimesed on lähedalt käsitletava teemaga seotud, on vaja vähe, aga
tugevaid argumente.
Kui
inimesed ei tunne põhjalikult käsitletavat teemat, on parem, kui
argumente on palju.
Kui
grupp inimesi pooldab küsimuste ebaõiget lahendamist, siis üksikud
asuvad sageli neid pooldama.
Sageli
tehakse otsused ebapiisava informatsiooni tingimustes.
Tihti
lastakse alguses esitatud faktidel ennast rohkem mõjutada kui hiljem
esitatuil. Seetõttu on soovitatav kriitiline informatsioon esitada
kohe alguses.
Ka
pikaajalised kampaaniad suudavad tegelikult mõjutada püsivalt vaid
väikest osa inimestest.
Inimeste
käitumise mõjutamine on arvatust keerukam (ka televisiooni puhul).
Kampaanias
huumori kasutamine võib anda negatiivse efekti, sest konkreetne
sõnum võib jääda naljade varju.
Äärmuslikud
vahendid on tavaliselt ebatõhusamad keskpärastest vahenditest.
Igas
situatsioonis on vaja arvestada auditooriumi informeeritust.
EETIKA JA SEADUSED
Eetika
Mitmete
suhtekorraldusorganisatsioonide liikmetele kehtestatud eetilised
tingimused on järgmised:
- Käituda ausalt ja õiglaselt
- Arvestada avalikkuse huve
- Olla kindel, et ettevõtte töötajad käituvad nõuete kohaselt
- Ärge garanteerige tulemusi, mille toimumine on kahtluse all või mis ei sõltu teist.
- Kontrollida täielikult informatsiooni enne selle kasutamist
- Meediale maksete, kingituste tegemine on lubamatu.
Seadused
Suhtekorraldaja peab oma tegevuses kinni pidama ettevõtte ja klientide
asukohariikide seadustest . Silmas tuleb pidada ka autori õigusi.
PRAKTILINE
SUHTEKORRALDUS
Kampaania
Kampaania
kavandamisel jaotatakse tegevus etappideks:
- Uurimine , analüüs, probleemide kindlaksmääramine
- Tegevusprogramm ja eelarve
- Kommunikatsioon, programmi elluviimine
(
John White´järgi)
Frank
Jefkinsi kampaania kavandamise kava:
- Tulemuste hindamise alused
Avalike
suhete programmi elementide tutvustus:
SWOT -analüüsi
puhul pööratakse tähelepanu:
Tugevad küljed (strenghts)
Millisel
alal on organisatsioon tasemel, milles on ta parem oma
konkurentidest.
Nõrgad küljed (weaknesses)
Millisel
alal on organisatsioon nõrgem, mida saab teha tema tugevamaks
muutmiseks.
Võimalused (opportunities)
Milline
on olukord turul, mis alal on konkurents nõrk.
Ohud (threats)
Kas
toimuvad muutused võivad organisatsiooni nõrgestada.
- Eesmärkide kindlaksmääramine
Kindlapiirilised
eesmärgid aitavad tegevust suunata.
Tähelepanu
peab pöörama kõikidele rühmadele, keda soovitakse mõjutada
(nende huvidele,väärtushinnangutele).
Kõigepealt
tuleb välja töötada strateegia, kuidas saavutada eesmärke,
seejärel kasutada taktikat (avalike suhete meetodeid ).
Tuleb
koostada eelarve ja hinnata programmi iga osa täitmisega seotud
kulutusi.
Kommunikatsioonivahendite
(kirjad, videod, reklaammaterjalid, plakatid , massimeediavahendid,
küsitlused, kohtumised
jt.
kontaktiviisid) abil saab korraldada infovahetust inimeste ja
gruppide vahel.
Avalikes
suhetes infovahetuse korraldamisel soovitatakse tähele panna
kaheksat põhimõistet:
Teate saatja peab olema saaja silmis usaldusväärne.
Kommunikatsioon
peab vastama olukorrale, milles ta toimub.
Sõnum
peab vastama saaja tõekspidamistele ja ootustele.
Sõnum
peab olema arusaadav.
Teate
kordamine aitab vältida selle unustamist.
Soo
on vajalik usaldusväärsuse saavutamiseks.
Tuleb
kasutada info saajale tuntud kommunikatsioonikanaleid.
Tuleb
arvestada teate saaja taset, elulaadi, harjumusi.
Kampaania
kavandamine
Kampaania
korraldamisel vajalikud pidepunktid:
sissejuhatus – projekt, praegune olukord;
tagapõhi – olemasolev info, uuringud;
eesmärgid – millised eesmärgid on reaalsed ;
strateegia – sõnum, mis on vaja teadvustada;
taktika – tegevus, ajakava, kommunikatsioonikanalid;
vahendid – eelarve, ajakulu ;
hindamine
Kampaaniad
võivad ebaõnnestuda, kui:
- eksisteerivad inimrühmad, keda peaaegu midagi ei huvita;
- inimesed otsivad infot, mis vastab nende tõekspidamistele, mistõttu vastupidisesse infosse suhtuvad tõrjuvalt.
- üht ja sama informatsiooni tõlgendavad inimesed erinevalt.
- info ei muuda alati hoiakuid.
KOMMUNIKATSIOONIKAVA
Kommunikatsioonikava
koostatakse organisatsiooni suhtlemise korraldamise plaanide
elluviimiseks.
Kommunikatsioonilõheks
nimetatakse organisatsiooni ja inimeste arvamuse erinevust.
Inimeste
eelistus eri toodete kohta sõltub paljuski sellest, milline on nende
arvamus tootjafirmast.
Kommunikatsioonikava
koostamine algab organisatsiooni maine uuringust nii seespool kui ka
väljaspool organisatsiooni. Seejärel koostatakse sõnum, mis võtab
kokku organisatsiooni põhiideed. Siis määratakse kindlaks
organisatsiooni positsioon. Organisatsiooni positsioon teadvustatakse
eri rühmadele ja selle põhjal kujuneb organisatsiooni identiteet.
Õnnestunud identiteedi kujunemisel võidetakse avalikkuse tunnustus.
Avalike suhete
hindamise võimalused ajakirjanduses on järgmised:
- ilmunud artiklite, arvamusavalduste arv
- nende maht (artiklite pikkus)
- asukoht väljaandes (esileheküljel, uudisteküljel või mujal)
- artikliga kaasnevate fotode suurus, asukoht
- pealkirja suurus, silmatorkavus
- ajakirjandusväljaande positsioon
- lugejaskond
- tehtud kulutused
- positiivsete, negatiivsete ja neutraalsete artiklite arv
- kirjutiste mõju organisatsiooni eesmärkidele ja käitumisele.
SUHTED
AJAKIRJANDUSEGA
Suhted meediaga
on avalike suhete üks tähtsamaid valdkondi.
Meediat
võib jagada avalike suhete korraldaja poolt kontrollitavaks ja
kontrollimatuks.
Kontrollitava
meedia korral pakub suhtekorraldaja omal soovil informatsiooni.
Kontrollimata meedia korral ei saa suhtekorraldaja seda mõjutada.
Suhteid
meediaga hõlbustavad järgmised soovitused:
- õppige hoolikalt tundma teile olulisi ajakirjanikke ja meediavaldkonda
- mõistke ajakirjanike erinevust ja et igaüks vajab isiklikku lähenemist
- ajakirjaniku rolli mõistmine hõlbustab nendega suhtlemist
- ärge alahinnake ajakirjanikke
- vähetuntud väljaannete ajakirjanikesse tuleb suhtuda sarnaselt teistele
Artikli
lugejaskonna määratlemisel on tuntud “30-3-30” mudel.
Lugejad, kes pühendavad artiklile kõige rohkem 30 sekundit.
Põhiidee
peaks olema väljendatud pealkirjas.
Lugejad, kes kulutavad artiklile kuni 3 minutit. Loevad läbi lühikokkuvõtte, alapealkirjad, fotode allkirjad , rasvaselt kirjutatud read.
Lugejad, kes kulutavad artiklile 30 minutit.
Ajakirjandusega
suheldes on soovitatav kinni pidada järgmistest pidepunktidest:
- Teadvustage oma huvid ja eesmärgid. See loob võimaluse koostada konkreetse tegevusprogrammi.
- Mõelge läbi võimalikud tagajärjed.
- Ärge tehke oletusi puuduliku info põhjal.
- Uurige tagapõhja.
- Eesmärgid peavad olema selged.
- Mõelda suhete korraldamine põhjalikult läbi. Publik jagada konkreetseteks sihtrühmadeks.
- Kasutada nii paljusid kanaleid kui võimalik.
- Informatsioon ei tohi olla vastuoluline .
- Lähenege gruppidele neile omase väljenduslaadiga. Teave edastada võimalikult lihtsalt ja selgelt.
- Kinni pidada eetikast, mitte valetada.
Näpunäited
edasiviivaks suhtlemiseks:
- Kasutage teravmeelseid väljendeid – emotsionaalset keelt
- Ärge üritage vestluse käiku ja oponentide käitumist ette ennustada.
- Väitluses ärge kartke initsiatiivi üles näidata, kuna see võimaldab vestlust suunata.
- Tutvustage lisaks lõppjäreldustele ka oma mõttekäiku.
Soovitused
meediasuhete arendamiseks :
- Usaldusväärsus
- Lihtsusta ajakirjanduse tööd (ajakohased materjalid, fotod)
- Kajasta lugu avalikkuse seisukohalt, mitte aga organisatsiooni vaatepunktist.
- Uudised peaksid olema kergesti loetavad.
- Kõige tähtsam fakt tuleb esitada kõige enne.
- Ärge korraldage pressikonverentsi, kui Teil pole ajakirjanduse mõistes uudist.
- Kui ei teata vastust küsimusele, tuleks lihtsalt vastata
“ ma
ei tea, aga ma uurin selle välja”.
- Tõde tuleb rääkida, isegi kui see on valus .
INFO EDASTAMINE
KIRI
Kirjutada
tuleb lihtsalt ja idee peab olema selgelt väljendunud.
TELEFONIKÕNE
Idee
edastusaeg peaks jääma 30 sekundi piiridesse.
PRESSITEADE
Ühesuguse
teate edastamine mitmetele meediaettevõtetele.
FAKSI SAATMINE
Enamik
uudisteagentuure eelistab faksi saatmist.
KOHTUMISED
AJAKIRJANIKEGA
Ajakirjanikele korraldatakse külaskäik ettevõttesse või lõuna koos
spetsialistidega või mõne isikuga juhtkonnast.
PRESSIKONVERENTS
Korraldatakse
tähtsa sündmuse puhul. Teinekord koos presentatsiooniga.
ERIALANE
KOHTUMINE
Korraldatakse
sarnaste huvidega inimestele.
ARTIKLI
KIRJUTAMINE
Artiklis
tutvustatakse ettevõtet, esitatakse ideid, mida soovitakse avaldada.
HELINDID
Võib salvestada vestluse organisatsiooni juhtkonna mõne liikmega ja
pakkudaseda raadiojaamadele.
VIDEOLINDID
Piisavalt suure
eelarve korral võib valmistada videoteateid televisioonile.
ELEKTROONILISED TEATED
E-post.
KIRI
TOIMETAJALE
Lühike kiri
toimetajale võib olla arutelu algatajaks ja tekitada huvi ettevõtte
vastu.
AJAKIRJANDUSVÄLJAANNETE
KÜLASTAMINE
See on
efektiivne regionaalse ajakirjanduse ja erialaväljaannete puhul.
PRESSIKONVERENTSI
KORRALDAMINE
Materjalid
jaotatakse pressile enne pressikonverentsi algust. Materjalidena võib
jagada pressikonverentsi kokkukutsumise põhjuse täpsema kirjelduse,
teemaga seotud fotod, ettevõtte üldtutvustuse (majandusnäitajad,
prognoosid jms.).
Pressikonverentsi
korraldamiseks varuda aega 2-3 nädalat. Tähtis on, et ajakirjanikke
tuleks piisaval arvul. Pressikonverentsi koht peaks olema
juurdepääsetavas kohas ja vastama tehnilistele nõuetele. Kutsed on soovitav varakult välja saata. Enne toimumispäeva tuleks helistada
ajakirjanikele,kellelt pole tulnud vastust nende ilmumise kohta
pressikonverentsile. Pressikonverentsi korraldamise tehnilise poole
eest vastutav spetsialist peaks kohal viibima.
Pressikonverentsi
korraldaja peab saabuma esimesena ja vastu võtma külalised.
Pressikonverentsile
võiks kutsuda ka fotograafid, kes hiljem pakuvad oma pilte eri
väljaannetele.
PRESSITEADE
Pressiteade on
viis ajakirjanduse informeerimiseks.
Pressiteade
peab olema konkreetne, selgelt sõnastatud, sisaldama faktilist
materjali, olema hea väljanägemisega.
Pressiteade
peab sisaldama selgelt esitatud andmeid organisatsiooni kohta,selle
kirjutamise kuupäeva, teate väljasaatja esindaja täpseid andmeid.
Pressiteade kirjutatakse A4 paberile. Lehe ülaosas peaksid olema ettevõtte logo , nimi, aadress, kontaktandmed, samuti pealkiri “Pressiteade”
või “Uudised pressile”.
Materjali lõpus
on kontaktisiku aadress ja telefoninumber.
Kirjutamisel
tuleb silmas pidada:
- Sõnastus lihtne ja lakooniline
- Info selle kohta, mille pärast pressiteade on kirjutatud, peab olema selgelt esile toodud
- Sissejuhatavad laused peavad sisaldama põhilise informatsiooni
- Info peaks olema esitatud tähtsuse järjekorras
- Nimed peavad olema kindlastiõiged
- Parem mitte tsiteerida firmajuhtide teksti, vaid kasutada kaudset kõneviisi
- Jälgida, et ei oleks kirja- ega grammatikavigu
- Valmis pressiteadet tuleb näidata ülemusele kinnitamiseks
- Pressiteate lõpetab allkiri. Allkirja all asuvale trükitud nimele võib lisada ametinimetuse
- Allkirjaploki järele võib lisada täiendavaid märkusi
Pressiteatega
koos võib levitada ka fotosid, jooniseid, aruandeid.
Pressiteade
tuleb saata õigele meediakanalile.
Teatud aeg
kulub teate kajastamiseni meedias. Sel ajal hangitakse lisainfot,
kontrollitakse fakte, valmistatakse materjale ette.
ARTIKLITE
KIRJUTAMINE
- Artikli kirjutamisel alustada kõige tähtsamast
- Info grupeerida ja käsitleda eraldi lõikudes
- Pealkiri peab olema lugema meelitav
- Artikkel peab olema lugejale huvipakkuv
- Teksti liigendamiseks kasutatakse loetelusid,eri suurusega pealkirju,illustreerivaid materjale
- Võib kasutada pseudonüümi
- Kõik esitatud andmed tuleb kontrollida
- Vältida tuleks ülivõrdeid
- Eelistada üldkasutatavaid sõnu vähekasutatavatele
- Kirjutaja isikut ei tules tekstis liigselt rõhutada
- Tavaline kiri onparemini loetav kui ainult suurtähtedega tekst
PRESENTATSIOONIDE
KORRALDAMINE
Informatsiooni
kogumine antud teemavaldkonna ja konkurentide kohta
- Presentatsiooni ettevalmistamine
Läbi
mõelda alustamine, keskpaik ja lõpetamine. Alguses äratada publiku
tähelepanu (tutvustatakse seda, millest hiljem juttu tuleb).
Presentatsiooni käigus tutvustatakse sõnumit,mida soovitakse publikule teadvustada. Presentatsiooni lõpul uuritakse,kas sõnum on
jõudnud publikuni ja tehakse kokkuvõte
Sõnavõtu
jaoks panna tekst esmalt märksõnadena kirja
Tuleb
arvestada,et kogu plaanitud tegevus mahuks ajakava sisse.
Valida,
kas piirdutakse vaid ettekandega või lastakse osa tööd ära teha
ka auditooriumil.
Valida
välja ruum ja kontrollida selle tehnilisi võimalusi.
Rääkida
selgelt ja mõõduka kiirusega.
INTERVJUUD
Intervjuud
antakse kirjutavale pressile, raadiole või televisioonile.
Raadio
Raadiointervjuule
on soovitav minna aegsasti – umbes pool tundi enne intervjuu
algust. Soovitav on hoida käepärast paberit märksõnadega.
Tähelepanu tuleks keskendada vestluspartnerile.
Rääkida
tuleks mõõduka kiirusega, vältida liialt pikki mõttepause ja
parasiitsõnu.Tähtis on arvestamine hingetõmbepausidega.
Soovitatakse hinge mitte tõmmata lause lõpus.
Televisioon
Soovitatakse
vastata küsimustele ja mitte langeda pikkadesse monoloogidesse. Ärge
kandke ekstravagantset rõivastust!
Positiivsest
rääkige esmajärjekorras,negatiivset võib väljendada selle
kontekstis. Vaadake intervjueerija otsa, mitte otse kaamerasse . Ärge
katkestage teiste juttu,vaid oodake ära sobiv võimalus oma
seisukoha avaldamiseks. Intervjueerijat ärge kõnetage eesnime pidi.
Ei tohi kaotada enesekindlust.
TRÜKISED
Ettevõtet
võib tutvustada voldikute abil. Samuti võib kasutada ka mahukamaid
trükiseid. Materjalid, mille maht on üle nelja lehe, tuleb kokku
köita. Värviliste või toonitud paberi kasutamine aitab muuta
üldpilti paremaks ka siis, kui kasutatakse vaid ühevärvilist
trükki.
VIDEOMATERJALID
Videotel
on positiivne mõju konverentsidel, presentatsioonidel ja näitustel
sissejuhatava elemendina.
Igal
ettevõttel ei pea end tutvustavat videot olema. Kui aga siiski
soovitakse end video abil televisioonis tutvustada,tuleks silmas
pidada:
- Alghelile ei tasu peale salvestada muid helisid
- Ei lisata pildile tiitreid
- Videopilti ei kaasata reporterit
SPONSORLUS
Sponsorlus
võimaldab tutvustada ettevõtte logot, teadvustada ettevõtte ideid
ja eesmärke, saavutada laiemat tuntust.
Sponsorluse
viisid:
- Sportlase, kultuuritegelase jt. Toetamine
- Mõne ürituse korraldamise (spordivõistlus, heategevuskontsert) toetamine
- Televisiooni-, raadiosaate toetamine
- Toetus ühiskondlike objektide ehitamisel , ülalpidamisel
MESSID
Messid
võimaldavad tutvustada oma firmat ja leida uusi partnereid.
Ajakirjanikele tuleks tutvustada kuumimaid uudiseid ettevõtte ja tegevusharu kohta. Jälgida,et infomaterjalid ettevõtte kohta
oleksid pressikeskuses pidevalt saadaval.
KRIISIJUHTIMINE
Kriis
on olukord, kus võimalik negatiivne mõju seiskab äritegevuse,
kahjustab mainet, ajab eemale põhiaktsionärid.
Kriiside liigid:
Lennuõnnetused,
tulekahjud, juhtivtöötaja surm jms.
Töötajate
rahulolematus, autode konstruktsioonivead jms.
Kestavad
kuid, isegi aastaid. Nt. kuulujutud mõne ettevõtte kohta.
Kriisijuhtimine
kuulub tippjuhtkonna ülesannete hulka.
Tuleb
moodustada kriisijuhtimise meeskond,koostada kirjalik plaan
käitumiseks kriisi alguses,selle ajal ja möödumisel.
Määrata
kindlaks töötajatele konkreetsed ülesanded.
Kriisikeskust
tuleb töös hoida ööpäevaringselt. Esialgne pressiteade peab
olema valmis varsti peale kriisi puhkemist.
Kriisi
vaibumisel tuleb analüüsida,milliseid järeldusi saab teha kriisist
ning kuidas saadud kogemusi kasutada sarnaste olukordade vältimiseks
tulevikus.
50 punkti
Autor soovib selle materjali allalaadimise eest saada 50 punkti.
~ 14 lehte
Lehekülgede arv dokumendis
2012-10-30
Kuupäev, millal dokument üles laeti
28 laadimist
Kokku alla laetud
0 arvamust
Teiste kasutajate poolt lisatud kommentaarid
triini14
Õppematerjali autor
annaabi.ee 
Kõik kommentaarid