Arhiivieeskiri (0)

Arhiivieeskiri
1. peatükkÜldsätted 
§ 1. Määruse reguleerimisala
 (1) Arhiivieeskiri (edaspidi  eeskiri ) reguleerib ja täpsustab dokumentide hindamist ja arhivaalide säilitamist avalikke ülesandeid täitvate asutuste või isikute juures kuni üleandmiseni avalikule arhiivile, arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise korda, nende säilitamist ja kaitset avalikus arhiivis ning neile juurdepääsu korraldamist, sealhulgas arhiiviteatise väljastamist avaliku arhiivi poolt.
 (2) Eeskiri kehtib:
 1) Rahvusarhiivile;
 2) kohaliku omavalitsuse arhiivile;
 3) asutusele ja isikule, kes täidab avalikke ülesandeid avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide osas (edaspidi asutus).
 (3) Avalik õiguslikule või riigi- või kohaliku omavalitsuse muuseumile ja raamatukogule, haridus -, teadus- ja arendusasutusele ning sihtasutusele, kes valdab kultuuri- ja ajalooväärtusega dokumendi- või teabekogu, kehtib eeskiri „Arhiiviseaduses” sätestatud ulatuses vastavalt seaduses või asutuse põhimääruses või põhikirjas sätestatule.
§ 2. Mõisted
 (1) Käesolevas eeskirjas kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses:
 1) arhiiv on asutuse või isiku dokumentide terviklik kogum;
 2) avalik arhiiv on arhiiviasutus Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi tähenduses;
 3)  arhiivimoodustaja on asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale.
 (2) Käesolevas eeskirjas mõeldakse dokumentide all ka arhivaale, kui ei ole sätestatud teisiti.
2. peatükkArhiivi moodustamine 
§ 3. Arhiivi moodustamise põhimõtted
 (1) Arhiivi moodustamisel lähtub asutus:
 1) päritolupõhimõttest, mille kohaselt ühe asutuse dokumendid kuuluvad kokku ja neid ei või segada teist päritolu dokumentidega;
 2) algse korra austamise põhimõttest, mille kohaselt säilitatakse kord, mille arhiiv sai asutuse tegevuse käigus.
 (2) Funktsiooni üleandmisel teisele asutusele liidetakse asjaajamises lõpetamata dokumendid teise asutuse arhiiviga. Dokumentide algne päritolu ja liitmise aeg peavad olema jälgitavad.
 (3) Asutus käsitleb kõiki oma dokumente, sh andmekogudes olevat teavet olenemata teabekandjast ühe terviku, s.o arhiivi osana.
 (4) Asutus hoiab ning kasutab dokumente selliselt , et see ei kahjusta nende seisundit ega ohusta nende autentsust, usaldusväärsust, terviklikkust ja kasutatavust.
 (5) Arhivaali valdaja tagab arhivaali kasutamise selliselt, et see ei kahjusta arhivaali seisundit ega ohusta selle edasist säilimist.
§ 4. Arhiivi hoidmine
 (1) Dokumente hoitakse alles kuni säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni liigitusskeemist tulenevate sarjade kaupa. Säilitustähtaja jooksul või avalikku arhiivi üleandmiseni peavad dokumendid olema ülesleitavad ja kättesaadavad.
 .
3. peatükkDokumentide liigitamine  
§ 6.  Liigitusskeem
Liigitusskeemi on vaja selleks, et asutusel oleks olemas struktureeritud loetelu ja raamistik dokumentide hõlmamiseks ja haldamiseks
 .
 (2) Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel.
§ 7. Liigitusskeemi tasandid
 
Sari on tüüp dokumentide kogumiseks
 (4) Sari seob ühe või mitme tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel:
 1)  dokumendiliik ;
 2) sisu või teema;
 3) funktsioon või tööprotsess (id), mille käigus dokumendid luuakse ;
 4) koht asjaajamissüsteemis;
 5) säilitustähtaeg;
 6) juurdepääsutingimus.
4. peatükkDokumentide hindamine 
§ 9. Hindamise eesmärgid
 (1) Hindamine on avaliku arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus.
 (2) Hindamisega otsustatakse, millised dokumendid on osa rahvuslikust kultuuripärandist ja mida seepärast säilitatakse püsivalt arhivaalidena.
5. peatükkDokumentide hävitamine 
§ 13. Dokumentide eraldamine hävitamiseks
 (1) Asutus võib oma dokumendid eraldada hävitamiseks pärast säilitustähtaja möödumist. Arhivaale ei hävitata.
 (2) Arhiivimoodustaja taotleb avalikult arhiivilt luba oma dokumentide hävitamiseks eraldamiseks juhul, kui dokumentide arhiiviväärtus või selle puudumine pole varem välja selgitatud .
 (3) Asutus võib dokumendi teabekandja hävitada juhul, kui dokumendis olev teave on üle viidud teisele teabekandjale. Üleviimise protseduur , teostaja, aeg, kasutatud riist- ja tarkvara peavad olema dokumenteeritud ja kontrollitavad ning teabe autentsus , usaldusväärsus , terviklus ja kasutatavus peavad olema tagatud.
§ 14. Hävitamise dokumenteerimine
 (1) Asutus dokumenteerib oma dokumentide hävitamise hävitamisaktiga.
 
6. peatükkArhivaalide üleandmine avalikku arhiivi 
 
§ 17. Eraarhivaalide üleandmine avalikku arhiivi
 (1) Eraarhivaali võib üle anda:
 1) kingitusena kinkelepingu alusel koos omandiõiguse üleminekuga ;
 2) pärandina;
 3) hoiule (ilma omandiõiguse üleminekuta) lepingu alusel;
 4) ostu-müügilepingu alusel.
 (2) Eraarhivaalide üleandmisel võib omanik kehtestada neile juurdepääsupiiranguid. Juurdepääsupiirangud sätestatakse lepingus ja need ei tohi ajaliselt ületada 50 aastat alates dokumendi üleandmisest.
7. peatükkArhiivikorrastamine 
§ 19. Arhiivikorrastamise põhimõtted
 (1) Arhiivikorrastamisega võimaldatakse:
 1) arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi;
 2) arhivaalide säilimine avalikus arhiivis;
 3) arhivaalide kasutamine avalikus arhiivis.
 (2) Ühe arhiivimoodustaja arhivaalid korrastatakse üheks arhiiviks, olenemata dokumendi tüübist, liigist või teabekandjast.
§ 22. Arhivaalide püsivaks säilitamiseks ettevalmistamine
 (1) Paberarhivaalide korrastamisel avalikku arhiivi üleandmiseks:
 1) võetakse arhivaalid välja säilitamiseks mittesobivast ümbrisest;
 2) eemaldatakse mittearhiiviaines ning paberiga kontaktis olevad metallkinnitid;
 3) järjestatakse arhivaalid kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel;
 4) lehed nummerdatakse pehme grafiitpliiatsiga;
 5) lehed ja ümbrised kuivpuhastatakse;
 6) lisatakse arhiivipüsivast dokumendipaberist leht säiliku esilehe ette ja kinnituskirje leht säiliku lõppu;
 7) lehed paigutatakse lahtiselt arhiiviümbrisesse või kinnitatakse köitepaeltega arhiivimappi või -kaantesse ja paigutatakse arhiiviümbrisesse.
 (2) Paberarhivaalidest moodustatud säilikud paigutatakse horisontaalselt hoiustatavasse arhiivikarpi, säilikud ja arhiivikarbid tähistatakse vastavalt avaliku arhiivi nõuetele.
 (3) Kahjustunud paberarhivaalide puhul konsulteeritakse edasise tegevuse osas avaliku arhiiviga.
 (4) Digitaalarhivaalid antakse Rahvusarhiivi:
 1) tarkvaraplatvormist ja kindlast rakendustarkvarast sõltumatus või avatud vormingus ehk arhiivivormingus vastavalt eeskirja lisale 1;
 2) tihendamata või kadudeta tihendatud ja krüpteerimata.
 3) ühtse XML kujul kapslina.
 (5) XML kujul kapsel digitaalarhivaalide ja nende kirjelduste üleandmiseks moodustatakse Rahvusarhiivi koostatud XML skeemi alusel.
 (6) Digitaalallkirja kapslis üleantavate digitaalarhivaalide puhul kasutatakse eeskirja lisas 1 nimetatud arhiivivorminguid.
 (7) Üleantavates tekstifailides kasutatakse UTF-8 (Unicode) ISO 10646 märgikoodi.
 (8) Mitte-arhiivivormingus digitaalarhivaalid konverteeritakse enne arhiivi üleandmist arhiivivormingusse. Vormingu ja konverteerimistoimingud otsustab avalik arhiiv koostöös arhiivimoodustajaga.
8. peatükkArhiivikirjeldamine 
§ 26. Nimistu
 (1) Nimistu on arhiivikirjelduste kogum. Nimistu on arhivaalide peamine otsi- ja juurdepääsuvahend avalikus arhiivis.
 (2) Arhiivikirjeldus esitatakse üldjuhul ühes nimistus. Keerukale ja mahukale arhiivile võib koostada mitu nimistut. Mitme nimistu kasutusele võtmise aluseks on põhjalikud muutused arhiivimoodustaja ülesannetes, organisatsioonis ja arhiivi koosseisus .
 (3) Nimistus esitatud arhiivikirjeldus kooskõlastatakse avaliku arhiiviga enne arhiivikorrastamise lõpuleviimist.
9. peatükkArhivaalide säilitamine ja kaitse avalikus arhiivis 
§ 28. Nõuded hoidlale
 (1) Hoidlas peavad olema aastaringselt tagatud nõuetele vastavad ja stabiilsed keskkonnatingimused. Keskkonnatingimuste nõuded ja õhusaaste piirmäärad on sätestatud eeskirja lisas 2.
 (2) Hoidla keskkonnatingimusi peab regulaarselt kontrollima nõuetekohaselt kalibreeritud seadmetega.
 (3) Hoidlad ehitatakse ilma akendeta. Kui hoidlas on aknad, tuleb need kohandada viisil, mis välistab otsese päevavalguse.
 (4) Hoidla põranda kandevõime peab vastama hoidla sisustuse ja arhivaalide kaalule ja paigutusele hoidlas.
 (5) Hoidla peab vastama arhivaalide säilimist tagavatele tuleohutusnõuetele.
 (6) Hoidlas kasutatakse üldjuhul õhkkütet. Õhkkütte, samuti ventilatsioonisüsteemi õhk peab olema filtreeritud.
 (7) Elektri-, gaasi- ja veevarustussüsteemid ei tohi asuda hoidlas või selle ligiduses, välja arvatud juhul, kui neid vajatakse otseselt arhivaalide säilitamise või kasutamisega seotud eesmärgil.
 (8) Hoidla peab olema turvatud varguse, sissemurdmise, vandalismi ja terrorismi vastu.
 (9) Hoidla väljapääsuteedel peab olema pimedas nähtav märgistus .
 (10) Hoidla peab olema sisustatud viisil, mis tagab efektiivseima õhu ventileerimise ja välistab kõrge niiskusega piirkondade tekkimist.
 (11) Hoidlas tohib kasutada valgustust ainult seal ettenähtud tegevuste ajal.
 (12) Hoidlas ei tohi olla muud mööblit või seadmestikku, kui arhivaalide säilitamiseks ja käsitsemiseks vajalik ning see ei tohi kokkupuutel arhivaalidega neid kahjustada.
 (13) Hoidlat, selle õhuvahetussüsteeme, sisustust ja säilikuid peab regulaarselt puhastama . Puhastusvahendid ei tohi arhivaale kahjustada.
 (14) Digitaalarhivaalide säilitamisel tuleb juhinduda Vabariigi Valitsuse 20. detsembri 2007. a määrusega nr 252 „ Infosüsteemide turvameetmete süsteem” sätestatud infosüsteemide kolmeastmelise etalonturbe süsteemi ( ISKE ) rakendamisjuhendi tüüpmoodulite turvameetmetest vastavalt digitaalarhivaalide säilitamisel kasutatavatele infrastruktuuri, IT-süsteemide, võrkude ja rakenduste komponentidele ning infovarade turbeastmele.
§ 29. Nõuded arhivaalide kasutamisele
 (1) Hoidla ja arhivaalide kasutamine ning arhivaalide turvalisuse tagamine sätestatakse avaliku arhiivi sisemist töökorraldust reguleeriva õigusaktiga.
 (2) Eriti väärtuslikust, tihti kasutatavast või halvas füüsilises seisukorras arhivaalist valmistatakse tagatiskoopiaid ja kasutuskoopiaid. Tagatiskoopia valmistatakse viisil, mis tagab koopia pikaajalise säilimise.
 (3) Koopiate valmistamisel tuleb jälgida arhivaalide eripärasusi, mis tulenevad nende formaadist, kaalust , koostiskomponentidest, korrastusviisist või muudest tunnustest.
 (4) Arhivaalide transportimisel pakitakse need vastavalt formaadile, seisundile ja teabekandja tüübile ning tagatakse nende kaitse kahjustumise ja varguse eest.
10. peatükkArhivaalidele juurdepääsu korraldamine 
§ 33. Arhivaalide kasutamise tagamine
 (1) Arhivaalide kasutamiseks peab avalikus arhiivis olema uurimissaal või vastavalt sisustatud töökoht.
 (2) Arhivaalide ja nende kasutuskoopiate kasutamiseks peab kasutaja olema registreeritud. Avalikul arhiivil on õigus nõuda isikut tõendavat dokumenti.
 (3) Kasutuskoopia olemasolul väljastab avalik arhiiv koopia. Originaalarhivaali väljastamise üle kasutuskoopia olemasolul otsustab avalik arhiiv.
§ 34. Teabe vahendamine vastusena päringule
 (1) Avalik arhiiv vahendab teavet arhivaalide olemasolu kohta ja arhivaalides sisalduvat teavet vastusena asutuste ja isikute suulistele ja kirjalikele päringutele.
 (2) Vastusena suulisele päringule vahendatakse teavet vaid arhivaalide olemasolu kohta kas suuliselt või kirjaliku lühivastusena.
 (3) Vastusena kirjalikule päringule vahendab avalik arhiiv teavet päringu esitaja vajadustest lähtuvalt.
 (4) Õiguste või tehingute tõestamiseks vajaliku teabe vahendamiseks väljastab avalik arhiiv arhiiviteatisi.
 (5) Avalik arhiiv ei lahenda päringut, kui:
 1) sellest ei selgu päringu esitaja isik ja tema kontaktandmed ;
 2) sellest ei selgu faktilised asjaolud , mille kohta teavet taotletakse;
 3) selles esitatud lähteandmed ei ole küllaldased objekti käsitlevate arhivaalide leidmiseks;
 4) sellele vastamine nõuab suuremahulist uurimistööd.
 (6) Avalik arhiiv teavitab päringu esitajat asjaoludest, mille tõttu pole päringu menetlemine võimalik.
§ 35.  Arhiiviteatis
 (1) Arhiiviteatise taotlemiseks esitatakse päring kirjalikus vormis. Päringus tuuakse ära vähemalt järgmised andmed:
 1) päringu esitanud isiku nimi või asutuse nimetus;
 2) päringu esitaja kontaktandmed;
 3) faktilised asjaolud, mille kohta teavet taotletakse.
 . (6) Arhiiviteatis väljastatakse ühe kuu jooksul päringu saamisest alates. Kui teatise väljastamine nimetatud tähtaja jooksul ei ole võimalik, teatatakse päringu esitajale tähtaja pikenemisest esimesel võimalusel, või kui arhiiviteatist ei ole võimalik väljastada, siis selle põhjus.
 (7) Arhiiviteatise väljastamise eest tasub päringu esitaja riigilõivu vastavalt „Riigilõivuseadusele”.
§ 40. Määruse jõustumine
  Määrus jõustub 1. jaanuaril 2012. a.