Kui dokumenti ei kooskõlastata, tuleb dokumendile lisada kooskõlastaja kirjalik eriarvamus või kooskõlastamisest keeldumine. 6. Dokumentide allkirjutamiseks esitatakse ettenähtud korras vormistatud ja vajadusel kooskõlastatud dokument koos 1) kõigi lisade ja materjalidega, mille alusel see on koostatud; või 2) dokumentidega, mille muutmist või kehtetuks tunnistamist allakirjutatav dokument nõuab. Paberkandjal dokumendid allkirjastatakse järgmiselt: 1) käskkirjad ja protokollid allkirjastatakse ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti: 2) õigusakti lisa allkirjastab selle sisu eest vastutav isik; 3) lepingud ja aktid allkirjastatakse vajalikus hulgas eksemplarides, nende arv ja jaotus sõltub asjast huvitatud osapoolte arvust. Eksemplaride arv näidatakse dokumendi tekstis.
Põhimõisted asjaajamises Asjaajamine- kõik tegevused, mis on seotud ettevõtte erinevate dokumentidega Dokument (,,arhiivi seadusest" võetud definitsioon) mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks; jäädvustatud teave. Arhiiv- kogu, kuhu viiakse dokumendid pikemaajaliseks säilitamiseks (ettevõttes neid siis enam ei vajata); arhiiv on tule- ja veekindel Arhivaal- dokument, mis kuulub säilitamisele Toimik- samaliigiliste dokumentide kogu (võivad olla määratud ajaliselt, liigi järgi, nt. töölepingud) Dokumendi tüüp- andmekandja (materjal) Dokumendi liik- avaldus, protokoll Dokumendisüsteem- dokumentide korrashoiuks loodud süsteem (toimikud) Dokumendi registreerimine- dokumendi süsteemi kandmine, kui see ettevõttesse jõuab;
Sisu: sündmused ja faktid, mida dokument sisaldab. Tüüp: selgitab dokumendi sisu edasiandmise viisi: teksidokumendid, fotod, helisalvestised. Vorming: määrab viisi, kuidas andmed on dokumendis organiseeritud. Vormielendid: informatiivelemendid moodustavad dokumendi vormingu.(pealkiri, tekst, kuupäev, number, allkiri jne). Liik: tuleneb dokundi sisu esitamise viisist ja vormielementide kasutamisest. Kiri, protokoll, käskiri, akt jne. Seotud isikud: autor, adressaat, koostaja(vormistaja), dokumendisüsteemi haldur Kavand: dokumendi esialgne versioon. Kiri: üksikisikule või organistatsioonile nimeliselt adresseeritud dokument. Elektrooniline dokument, digitaaldokument: masinloetavale andmekandjale salvestatud dokument. Lisa: dokumendi põhiosa täiendav materjal. Aruanne, ettekanne: fakte esitav dokument või mingit tegevust, uuringut või
......................................................................................................19 4.1 Üldplank ja kirjaplank..........................................................................................19 4.2 Turvaelemendid ...................................................................................................20 5 Dokumendi vormistamine............................................................................................21 5.1 Käskkiri................................................................................................................21 5.1.1 Üldine informatsioon ...................................................................................21 5.1.2 Käskkirja koostamise protseduur.................................................................21 5.1.3 Käskkirja vorming .......................................................................................22 5
DOKUMENDIHALDUS Organisatsiooni kultuur asjaajamiskultuur Dokumendihalduse õiguslik keskkond Asjaajamiskord ja dokumentide loetelu Dokumendid (elemendid, plangid, liigid, loomine) 2008/2009 Dokumendiringlus, dokumentide menetlemine Dokumentide hoidmine, säilitamine, hävitamine Asjaajamise üleandmine-vastuvõtmine
kaudu kõigis dok.-i elutsükli faasides; *tagatakse dok.-dest tulenevate ülesannete tähtaeg- se lahendamise kontrollimine; *tõuseb dok. usaldusväärsus; *tagatakse avalikkuse juurd- epääs avalikele dok.-dele; *tagatakse dok-de arvestus. Dokumentide registreerimine on: *ühekordne asjaajamisteenistuses registreeritud dok. struktuuriliselt uuesti ei regist- reerita; *algatusdokumendi järgne algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse sama jrk nr-i all. Saabuvad dokumendid registreeritakse saabumise päeval, sisemised ja väljasaadeta- vad dokumendid registreeritakse allakirjutamise päeval. dokument on tähtaegselt vasta- tud, kui: *vastus on sideettevõttele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtpäeval; *vastus on tähtpäeval digitaalselt edastatud asjast huvitatud isikule; *vastusest on teatatus täht- päeval. Arhivaalide loetelu on vajalik: *arhivaalide üle arvestuse pidamiseks; *arhivaa-
60.Arhivaale võib hävitada ainult AINULT HÄVITAMISAKTI ALUSEL 61. Mida tähendab dokumendiringlus? Dokumendiringlus on dokumentide liikumine organisatsioonis alates nende loomisest või saamisest kuni nende täitmise või väljasaatmiseni. 62.Kas kõik organisatsioonid peavad dokumente registreerima? Millal on see otstarbekas? Kõik organisatsioonid ei pea dokumente registreerima. Otstarbekas on see siis kui vaja mingit dokumenti leida . 63.Kas käsipostiga , faksiga ja e-postiga saabunud dokumendid kuuluvad registreerimisele? Millest see oleneb? kuuluvad registreerimisele vajadusel. Oleneb sellest kui vajalik info on. Nt ametikirju ja haldusdokumente registreerime. 64.Nimeta riiklikud normdokumendid, kus on sätestatud dokumentide registreerimis kohustus avaliku sektori asutustele ja milliseid andmeid tuleb registrisse kanda? Avaliku teabe seadus ja asjaajamiskorra ühtsed alused. Registrisse tuleb alati kanda liik,
4)EVS-ISO 15489-2004 ,,Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus."- esitab tervikliku vaate ettevõtte asjaajamisele, annab suunad dokumentide ja dokumendi halduse protsetuuride süsteemide ja protsesside kohta. 5) EVS-ISO 15836-2004 ,,Informatsioon ja dokumentatsioon- metaandmeelemendid - esitatakse dokumentide kirjeldavate andmete kohta nõuded. 4. Haldusdokumendi mõiste, liigitus ja omadused- Haldusdokumendid on dokumendid, mis koostatakse asutuse juhtimis-, täidesaatva ja korraldava tegevuse dokumenteerimiseks. Nt korraldus, käskkiri, protokoll, akt, analüüs, avaldus, esildis, kiri, märgukiri, teatelis, tõend jne. Need jagunevad : *teatmelis- informatsioonilised dokumendid (kiri, akt) *korraldavad dokumendid (määrus, otsus, korraldus, käskkiri) *organisatsioonilised dokumendid (põhikiri, määrus) *kollegiaalse otsustuskogu tegevuse dokumendid
8. Koostaja 9. Kuupäev 10. Lisaadressaat 11. Lisamärge 12. Logo 13. Pealkiri 14. Seosviit 15. Tekst 16. Viit Kirja esitlusvormil on järgmised väljad · Kirjapeaväli · Adressaadiväli · Viidaväli · Tekstiväli · Kontaktandmeväli E-kirja esitlusvormil on järgmised väljad 0 Kellele 1 Koopia 2 Kuupäev 3 Pimekoopia 4 Teema Tekstiväli AUTOR - On kirja sisu eest otseselt vastutav organisatsioon või isik. Elemendi eesmärgiks on kirja saatja kindlakstegemine ja on kohustuslik. · Organisatsioon AS PÄIKE · Organisatsiooni allüksus AS Kuu Personali osakond · Ametiisik Notar Kaie Õigus · Füüsiline isik Maie Murakas Autor esitatakse nimetavas käändes
edasitoimetamiseks Diferentseeritud asjaajamine Osa asjaajamisoperatsioone - tavaliselt dokumentide vastuvõtmine, väljasaatmine, sageli ka registreerimine - toimub tsentraliseeritult; ülejäänud operatsioonid - dokumentide koostamine, tähtajalise lahendamise kontroll, toimikute pidamine jm - sooritatakse osaliselt kantseleis, osaliselt struktuuriüksustes. 4. Millised väljad (nimetused) kujundatakse kirjaplangil/üldplangil? § 11. Dokumendiplangile vormistatavad dokumendid (1) Dokumendiplankidele (edaspidi plank) vormistatakse üldjuhul: 1) kirjad; 2) protokollid ja aktid; 3) õigusaktid; 4) dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi. (2) Plank on asutusel, asutuse struktuuriüksusel, kui see on ette nähtud asutuse või struktuuriüksuse põhimääruses, ja ametnikul või töötajal, kellel on õigusakti andmise õigus. (3) Valitsuskomisjonid või asutuses tegutsevad komisjonid ja nõukogud kasutavad komisjoni ja nõukogu teenindava
Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi. Sari on on organisatsiooni ülesannete täitmise käigus tekkinud üheliigiliste või üheotstarbeliste arhivaalide kogum, mida on võimalik tervikuna hallata. Säilitustähtaeg on minimaalne ajaperiood, mille jooksul asutus peab dokumenti alles hoidma. Dokumendihaldus peab tagama: · dokumenteeritakse kõik vajalik, · loodud dokumendid säilivad ja säilitavad oma väärtuse. Asjaajamist reguleerivad normdokumendid: I Riiklikud Seadused · "Andmekogude seadus" · "Arhiiviseadus" · "Avaliku teabe seadus" · "Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus" · "Digitaalallkirja seadus" · "Haldusmenetluse seadus" · "Isikuandmete kaitse seadus" · "Keeleseadus" · ,,Riigisaladuse seadus" · "Riigivapi seadus" · "Vabariigi Valitsuse seadus" Määrused
kasutamise ning eraldamise tõhusa süstemaatilise ohjega. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente võimaldatakse neile pidev juurdepääs Dok. süsteemi moodustavad: 1. inimesed 2. elektrooniline dok. haldus. Süsteem (EDHS) 3. dok. halduse toimingud (asjaajamiskord, dok. loetelu, arhivaalide loetelu, ohuplaan) 4. tehniline vahend 5. tegevuse käigus loodud, saadud dokumendid Dokumendihalduse riiklikud normdokumendid ja juhendmaterjalid: Seadused Arhiiviseadus – seadus sätestab arhivaalide kogumise, hindamise, arhiveerimise, säilitamise ja nende juurdepääsu korraldamise ning arhivaalide tegevuse alused. Avaliku teabe seadus – sätestab: avalikule teabele juurdepääsu tingimused, korra ja viisid ning juurdepääsu võimaldamisest keeldumise alused
Haldusdokumendid Käskkiri, akt, protokoll Koostas: Pille Koit Haldusdokumendid Haldusdokumendid on õigusliku jõuga dokumendid, mis tõendavad vastuvõetud otsuseid, kinnitavad fakte ja toiminguid, fikseerivad seisukordi või sündmusi. Haldusdokument on dokument, mis koostatakse juhtimis-, täidesaatva- ja korraldava tegevuse dokumenteerimiseks Haldusdokumendid Kõik haldusdokumendid vormistatakse üldplangile ja pealkirjastatakse dokumendiliigi nimetusega trükitähtedega. Juhendid, eeskirjad, kord (nt.asjaajamiskord) vormistatakse valgele paberile. Haldusdokumendid Kõik haldusdokumendid tuleb
kopeerimine ei ole lubatud): 1) Mis on dokumendiringluse kord ja miks on seda asutuses vaja? · Kindel nõu eri dokumendirühmade liikumisele alates nende loomisest ja kuni väljasaatmiseni või arhiivi üleandmiseni. · Dokumendiringluse eesmärk on piirata dokumentide põhjendamatuid ümberpaigutusi. 2. Millised nõuded esitatakse asutuse dokumendihaldussüsteemile? · Dokumendiringlus peab olema operatiivne. Dokumendid peavad olema vormistatud korrektselt ja lahendatud tähtaajaks. Dokumente peab säilitama nõutekohaselt. 3.Kuidas toimub elektrooniline dokumendivahetus dokumendihaldussüsteemide vahel? · Elektrooniline dokumendivahetus dokumendihaldussüsteemide vahel toimub asutustevahelise dokumendivahetussüsteemi kaudu. 4.Mis on autentimine ja miks seda on vaja elektroonilises dokumendihalduses? · Autentimine on isiku identiteedi kontroll
registrikood 10240235 Telefon: +37255908888 e-post: eesti@ee koduleht: 2. DOKUMENDI RINGLUSE KORD Dokumendiringlus hõlmab: 2.1. Dokumentide registreerimist; 2.2. Dokumentide läbivaatamist 2.3. Dokumentide täitmist; 2.4. Dokumentide hoidmist ja säilitamist. 3. DOKUMENTIDE DOKUMENDIREGISTRISSE KANDMINE 3.1. Registreerimisele kuuluvad: 3.1.1. asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid; 3.1.2. lepingud; 3.1.3. saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (saatelehed, kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded jm); 3.2. Registreerimisele ei kuulu: 3.2.1. kutsed, õnnitlused ja kaastundeavaldused; 3.2.2. reklaamtrükised; 3.2.3. perioodilised trükised (ajalehed, ajakirjad jm); 3.2.4. kirjad märkega "ISIKLIK"; 3.2.5. dokumendid, milles puudub märge saatja nime ja elu- või asukoha kohta, kui nad ei sisalda olulist või kontrollimist vajavat informatsiooni; 3.2.6
komisjon peab olema pädev, sinna kuuluvad inimesed, kes on oma kvalifikatsiooni poolest võimelised orienteeruma küsimustest, mida uuritakse. valitakse komisjoni esimees, kes vastutab komisjoni töö eest. vormistab komisjoni liige, kelle määrab komisjoni esimees või kes valitakse komisjoni poolt. Tekst peab sisaldama fakte. Tekst koosneb kahest osast : a) sissejuhatav algab akti aluse trükkimisega. Siia trükitakse käskkirja kuupäev ja number, millega komisjon moodustati. b) Konstateeriv osa esitatakse tuvastatud faktid, järeldused ja ettepanekud. 2) Visiitkaart. Visiitkaardi päritolu ulatub Vanasse Hiinasse, see oli üks sidevahend, mille kaudu sõlmiti ja hoiti kontakte. Visiitkaardi jätmist kellegi juurde võrdsustati visiidiga konkreetse isiku juurde. Tänapäeval on visiitkaardi kaudu suhtlemine levinud ja populaarne üle maailma.
Kui saabunud dokumendis on viidatud teistele samas küsimuses varem koostatud dokumentidele, tuleb need leida ja lisada saabunud dokumendile. Digitaaldokumentide puhul tuleb märkida viide nende asukohale dokumendiregistris. Dokument märkega KIIRE edastatakse läbivaatamiseks viivitamata. Läbivaatamine, resolutsiooni märkimine; Dokumendi läbivaatamise tulemus vormistatakse läbivaataja poolt resolutsioonina · dokumendil; · resolutsiooniplangil; · dokumendiregistri metaandmetes (digitaalse dokumendi puhul). Resolutsioon sisaldab: 1. täitja(te) nime(d), esimene täitja on alati vastutav täitja, kes korraldab teiste täitjate tööd; 2. ettekirjutatav tegevus; 3. täitmise viis, kord ja eeldatav tulemus; 4. tähtaeg; 5. resolutsiooni autori allkiri; 6. resolutsiooni kuupäev. Resolutsioon märgitakse dokumendi esiküljele tekstist vabale kohale või eraldi lehele vastavalt asutuse asjaajamiskorrale.
standard) AÜA, Arhiiviseadus, standard EVS-ISO 15489-1:2017 8. Nimeta dokumendisüsteemi omadused vastavalt EVS-ISO 15489-1:2017 Usaldusväärsus, turvalisus, vastavus nõutele, kõikehõlmavus, süsteemsus 9. Nimeta dokumendi elukäigu mudeli etapid lähtuvalt teabe kasutamisest Loomine/saamine → registreerimine → kasutamine/hoidmine → hävitamine/üleandmine 10. Mis moodustab organisatsiooni dokumendisüsteemi Süsteemi kasutajad, dokumendid, dokumendihalduse toimingud, elektrooniline dokumendihaldussüsteem 11. Nimeta kirja esitlusvormi on väljad (EVS 882-1:2013): Tekstiväli, kirjapeaväli, adressaadiväli 12. Mitmendal sajandil arenes välja dokumendihaldus kui distsipliin ja millisest distsipliinist 20. saj, arhiivindus 13. Milliste kriteeriumite alusel hinnatakse dokumentide väärtust (kaks peamist) Tõestusväärtus, teabeväärtus 14. Millised on dokumendi kohustuslikud elemendid (TKTA)
püsiva säilitamisega arhiivis dokumendisüsteem - isikute, dokumentide, dokumendihalduse tegevuste, tehnoloogiate ja nendevaheliste seoste kogum. - on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteemi eesmärk on dokumentide haldamiseks vajaliku reeglistiku määratlemine ja rakendamine. dokumendisüsteemi tegurid- kasutajad, dokumendid, toimingud, keskkond 3. Dokumendi omadused mis need on? autentsus, usaldatavus, terviklikkus, kasutatavus Autentne - saab kindlaks teha, et a) dokument on just see, mis ta on mõeldud olema b) dokumendi loojaks või saatjaks on isik, kes pidi selle looma või saatma c) dokument on loodud või saadetud ajal, mil see pidi loodama või saadetama Usaldusväärne - sisu võib usaldada kui tõestavate toimingute, tegevuse või faktide täielikku ja täpset esitust
AS NUNNU Ettevõtte asjaajamise kord ÜLDEESKIRJAD 1. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi. 2. Koostatud dokumendid peavad olema vastavuses haldusdokumentide vormistamise põhinõuetega 3. Asjaajamise korraldajaks on sekretär, kelle põhiülesandeks on: - dokumentide vastuvõtmine - dokumentide registreerimine - dokumentide vahendamine - dokumentide väljastamine - järelvalve dokumentide täitmise üle - dokumentide hoidmine - nõustamine asjaajamisega seotud küsimustes - asjaajamise pidev täiustamine - telefakside lähetamine - kirjade, panderollide, trükiste lähetamine
Kui isikliku kirja avamisel selgub, et see on ametlik, vastutab registreerimise eest kirja saanud töötaja. Struktuuriüksustele, asutustele või isikutele adresseeritud post saadetakse registreerimiseks edasi struktuuriüksustesse. Ümbriku avamisel kontrollitakse selles oleva dokumendi vastavust nõuetele. Puudulikult vormistatud (allkirjastamata, ettenähtud lisad puuduvad jne) dokumendid saadetakse tagasi. Saabunud dokument märgistatakse registreerimistempli jäljendiga, millele märgitakse ülikooli nimi, registreerimise kuupäev ja registrinumber. Templi asukoht on esimese lehe alumises paremas nurgas. Registreerimise eest vastutab ametiisik, kellele dokument saabus. dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine- Avalikustamisele kuuluv teave on ülikooli koduleheküljel www.tlu.ee. Teabele juurdepääsu tagab
rektoraadile (kui ei ole märget ISIKLIK) ja ülikooli nimele adresseeritud post. Kui isikliku kirja avamisel selgub, et see on ametlik, vastutab registreerimise eest kirja saanud töötaja. Struktuuriüksustele, asutustele või isikutele adresseeritud post saadetakse registreerimiseks edasi struktuuriüksustesse. Ümbriku avamisel kontrollitakse selles oleva dokumendi vastavust nõuetele. Puudulikult vormistatud (allkirjastamata, ettenähtud lisad puuduvad jne) dokumendid saadetakse tagasi. Saabunud dokument märgistatakse registreerimistempli jäljendiga, millele märgitakse ülikooli nimi, registreerimise kuupäev ja registrinumber. Templi asukoht on esimese lehe alumises paremas nurgas. Registreerimise eest vastutab ametiisik, kellele dokument saabus. dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine- Avalikustamisele kuuluv teave on ülikooli koduleheküljel www.tlu.ee. Teabele juurdepääsu tagab dokumendiregister, mis on kasutatav veebilehelt.
viimine käivad asjaajamise alla. Asjaajamise eesmärk on toetada organisatsiooni eesmärkide saavutamist: hoolitseda efektiivse töökorralduse ja informatsiooni kiire kättesaadavuse eest. Asjaajamise korraldus on juhtimisprotsessi osa. Asjaajamise korralduse tõhustamise kaudu on võimalik parandada juhtimisülesannete täitmise kvaliteeti ja tõsta juhtimistöö efektiivsust. Hästi korraldatud asjaajamisel on järgmised tunnused: · dokumendid vormistatakse korrektselt, kooskõlas kehtivate õigusaktidega, et kindlustada nende juriidiline jõud; · dokumenditöö on maksimaalselt mehhaniseeritud, automatiseeritud, arvutiseeritud; · on loodud otstarbekas dokumentide arvestuse süsteem; · dokumendiringlus (dokumentide liikumine saamise või koostamise momendist täitmise või väljasaatmiseni) on operatiivne; · dokumendid lahendatakse tähtaegselt, on loodud töökindel tähtaegse lahendamise
1)Asutuse asjaajamisperiood: Tallinna Ehituskooli asjaajamisperioodiks on kalendriaasta (1. jaanuar-31. detsember) 2)Asutuse dokumendiringluse kord või skeemid: Antud asjaajamiskorras puudusid nii dokumendiringluse kord kui ka skeemid. 3)Dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord : On täiesti eraldi peatükk asjaajamiskorras: Kooli dokumendiplangid nende kasutamine ja vorminõuded. Kuhu on märgitud, et dokumendiplankidele vormistatakse haldusdokumendid, kirjad, protokollid, aktid ja käskkirjad; Koolis on kasutusel üldplank, kirjaplank ja direktori käskkirja plank, mida võib vormistada must-valgena või kasutada värvitrükki. Üldplanki ja kirjaplanki eristab plangile trükitavate elementide koosseis. Üldplangi alusel valmistatakse teisi konkreetse dokumendiliigi planke. Üldplank, kirjaplank ja direktori käskkirjaplank kujundatakse arvutis. Rekvisiitide paigutus kõikidel plankidel peab vastama näidisvormile. Kirja on pandud ka
.. Dok.tingimused. - usaldatav (mitte võltsitud) - autentne (teadaolev päritolu) Dok.süsteem? - dok.haldamise toimingud ringkäik, süsteemi kasutajad, tehnoloogia - infosüsteem, millega hallatakse dokumente Dokumentide liigitamine. - funktsionaalsed (töö, varad) - struktuuripõhised (juhtkond, planeerimine) - temaatilised (aruandlus, IT, personal) - dok.liigid / sisemised & välimised Dokumentide liigid. - käskkiri, protokoll, volitus - koopia, dublikaat, väljavõte - ... Mõisted. koopia originaaliga identne kinnitatud dokument väljavõte osa dokumendist; viidatud, kinnitatud; osa tõestatud taasesitis ärakiri rekvisiitide ja sisu täpne taasesitus; vormilt erinev dublikaat originaali kordusväljaanne; tõestatud allkirjaga Dokumenti iseloomustab... sisu sõltub juhtimisfunktsioonist, mille kohta dokument välja anti vorm õigusaktides vorminõuded struktuur sõltub liigist, sisust
allkirjastaja, autor, kontaktandmed, kuupäev, koostaja, pealkiri ja pealkirja liiginimetus, teksti, viit. Aadress - adressaadi sideandmed, mis sõltuvad saatmisviisist. Kirja saatmisel posti teel, kasutatakse postiaadressi. Kirjal vormistatakse aadress elemendi "adressaat" alla. Postiindeks trükitakse enne linna või maakonna nimetust. Linn ja maakond trükitakse suurtähtedega. Näiteks: Pärnu mnt 62 10135 TALLINN Padise vald 74001 HARJUMAA Adressaat- organisatsioon või isik, kellele kiri on suunatud. Garantiikirja adressaadiks võib olla üldjuhul organisatsioon või organisatsiooni allüksus. Adressaadi esimene rida trükitakse umbes 5,5 cm kaugusele plangi ülaservast, et aknaga ümbriku puhul peab olema adressaat aknast tervikuna nähtav. Rea pikkus adressaadiväljal ei tohi ületada 7,6 cm plangi vasakust veerisest. Näiteks: AS Nööp Raamatupidamise osakond Tallinna Tehnikakõrgkool
eesmärgid? Dokumendihaldus on dokumentide loomise, saamise, kasutamise ning säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem. El. dok.haldusele ülemineku eesmärgid on lihtsustatud otsimine (otsingumootor), abistav funktsioon dokumendihalduse korraldamisel ning ta peab hõlbustama asutustevahelist suhtlust. 3. Millised on elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku oodatavad tulemused, millega peab organisatsioon arvestama elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku planeerimisel? Asja tuum on ametniku tööd lihtsustada, kuid eelnevalt on vaja ametnikke koolitada ja õpetada neid seda kasutama. Üleminek peab toimuma etappidena ja võtab aega. Tuleb kaardistada olemasolev asjaajamissüsteem. 4. Mis on dokument? Mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või
10001 TALLINN 4. e-posti aadress, kui kiri saadetakse e-postiga Epost: [email protected] 5. Faksi aadress, kui kiri saadetakse faksiga Faks 654 5656 Faks 6556 5657 Rahvusvaheline Faks +358 6766 5656 Asukoht: kirja puhul adresaadi alla adresaadiväljakul, e-kirja puhul väljale Kellele. 2. Adresaat- on organisatsioon või isik, kellele suunatakse.On kohustuslik element. Kirja adresaadiks võib olla: Füüsiline isik Ruuta Vajalik Ametisik Ruuta Vajalik Juhatuse liige Kirja adresseerimisel ametiisikule on soovitav märkida adressaadi koosseisu organistatsiooni nimetus. Ruuta Vajalik AS Tuuleke Ruuta Vajalik
Volikirja koostamise algatus tuleb juhtkonnalt või töötajalt, kes tööülesannete tõttu peab esindama organisatsiooni. Volikirja tekstis volitatakse töötajat personaalselt esindama organisatsiooni või teostama tema nimel tehinguid.volikirja saab kasutada ainult koos isikut tõendava dokumendiga. Volikirjas isikukoodi kasutamine on lubatud seadusega pandud ülesannete täitmiseks või isiku nõusolekul. Tõend- on kirjalik dokument, mis tõendab mingit fakti. Organisatsioon annab tõendi välja kui on vaja organisatsiooniga seotud fakti tõendada, näiteks kinnitada isiku kuuluvust, omadusi, mingit olukorda jne.Tõendis ei vormistata pealkirja, pöördumist ega lõputervitust.Tõend kinnitatakse pitseriga. Missugusele plangile vormistatakse kirjad? Kirjaplangile Kuidas jagunevad asjaajamise seisukohalt kirjad? Algatuskirjad,vastuskirjad,kaaskirjad Nimeta 4 ametikirjade eriliiki? Järelpärimiskiri,garantiikiri,meeldetuletuskiri,tõend,volikiri
tagab dokumentide ebasihipärase dubleerimise asjaajamises; tagab dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegadel; aitab kaasa asutuse efektiivsuse tagamisele ning klientide ladusale teenindamisele; lähtub vastastikuse usalduse printsiibist, headest tavadest, üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest. 2.2 Dokumentide registreerimine Asutuse registreerimisele kuuluvad dokumendid registreeritakse DHS`is. Dokumendid, mis säilitatakse riiklikes andmebaasides, ei vaja täiendavat registreerimist asutuse DHS`is. 2.2.1 Asutuses registreerimisele kuuluvad dokumendiliigid (AKÜA § 4 lg 1 punkt 4) asutuses koostatud protokollid ja aktid; lepingud; paberkandjal ja elektrooniliselt saabunud ja väljasaadetav post (kirjad, avaldused, kaebused, märgukirjad, taotlused, tõendid, teatised jms). 2.2
ettevalmistamine Dokumentide tähtaegse täitmise kontrolli korralda 7. teabekandja sisu faktid, millest dokument räägib vorm viis, kuidas sisu on esitatud füüsiline vorm dokumendi välised tunnused intellektuaalne sisu väljendamise viis ( tekst, pilt, diagramm, jms. ) isikud võivad olla nii juriidilised kui füüsilised. Iga dokument nõuab kolme isiku osalust : väljaandja, adressaat, koostaja 8. Dokumendid pannakse kuupäevase täpsusega järjekorda, et neid oleks pärast arhiivis hea hallata. 9. Asjaajamiskord kirjeldab kõiki toiminguid dokumentidega ja on ettevõtte töötajatele abiks dokumentide vormistamisel, menetlemisel ja säilitamisel. 10. Selleks, et kõik vajalikud dokumendid saaksid registreeritud. 11. asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses, dokumentide vastavuse õigusaktides ja
Postipoiss on elektrooniline dokumendihalduse süsteem, mis mõeldud elektroonilisel ja paberkandjal oleva dokumenteeritud informatsiooni (kirjad, avaldused, käskkirjad, lepingud, õigusaktid, protokollid, korraldused jne.) haldamiseks. Postipoiss hõlmab dokumendi protsesse alates nende loomisest/saamisest, registreerimisest, haldamisest asutusesiseselt kuni selle arhivaaliks viimiseni. Hästi korraldatud asjaajamise tunnused Hästi korraldatud asjaajamisel on järgmised tunnused: dokumendid vormistatakse korrektselt, kooskõlas kehtivate õigusaktidega, et kindlustada nende juriidiline jõud; dokumenditöö on maksimaalselt mehhaniseeritud, automatiseeritud, arvutiseeritud; on loodud otstarbekas dokumentide arvestuse süsteem; dokumendiringlus (dokumentide liikumine saamise või koostamise momendist täitmise või väljasaatmiseni) on operatiivne; dokumendid lahendatakse tähtaegselt, on loodud töökindel tähtaegse lahendamise kontrolli
a) Dokumendiregistrisse b) Juhi kalendrisse c) Dokumendile 17. Kuidas toimid asustusse saabunud avalduse, märgukirja või teabenõudega kui asja lahendamine ei kuulu asutuse pädevusse? Edastatakse avaldus, märgukiri või teabenõue vastavalt kuuluvusele, teatades sellest saatjale kirjalikult. 18. Õigusaktid ja protokollid allkirjastatakse ühes eksemplaris Lepingud ja aktid allkirjastatakse nii palju kui on huvitunuid Ametkirjad allkirjastatakse kahes eksemplaris 19. Millal tuleb dokumendil allkirja juurde kirjutada ka allkirja andja nimi? Juhul kui söökirjast ei ole võimalik välja lugeda allkirjastaja nime, tuleb allkirja juurde kirjutada ka allkirja andja nimi. 20. Kas allkirja on võimalik dokumendil millegi muuga asendada? a) Jah b) Ei 21. Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjale teatatakse läbivaatamise ja
annaabi.ee 
Sisene Facebook'ga
Sisene Google'ga
Sisene LinkedIn'ga
