Microsoft access (0)

58
Access - lihtne ja vajalik
LISA 1. Näidis andmebaas SUGUPUU .mdb CD’l 2
SISSEJUHATUS 3
1.ANDMEBAASI MÕISTE TUTVUSTUS 5
2.ANDMEBAASISÜSTEEMI ACCESS KÄIVITAMINE JA ANDMEBAASI LOOMINE 7
3.ANDMEBAASI TABELID 9
4.EBASOBIVATE ANDMETE BLOKEERIMINE 14
4.1.Vormingud 14
4.2.Sisestuseeskiri 15
4.3.Väärtusreegel 15
5. TABELITE SEOSTAMINE 17
5.1.Mitme tabeliga andmebaas 17
5.2.Seose tüübid 20
5.3.Seoste loomine ja haldamine 20
6.PÄRINGUD 23
6.1.Päringu mõiste 23
6.2.Päringu loomine 24
6.3.Päringu salvestamine ja muutmine 26
7.PÄRINGU LIIGID 27
7.1.Selekteerimispäring 27
7.2.Toimingpäring 30
7.3.Koondtabelpäring 33
8. ARUANDED 34
8.1.Aruande loomine 34
8.2.Aruande loomine aruandetarga abil 35
8.3.Aruande loomine või täiendamine kujundusvaates 38
8.4.Alamaruanded 43
8.5.Aruande omadused 44
9.VORMID 45
9.1.Vormi loomine 45
9.2.Vormi loomine vormitarga abil 46
9.3.Vormi loomine või täiendamine kujundusvaates 48
9.4.Omadused 54
SUMMARY 56
KASUTATUD KIRJANDUS 57

LISA 1. Näidis andmebaas SUGUPUU.mdb CD’l

SISSEJUHATUS

Üks majandusinfosüsteemide olulisemaid komponente on andmebaasisüsteem. Tänaseks on selles valdkonnas standardiks kujunenud relatsioonilised andmebaasisüsteemid, mis tuginevad SQL’le (Structured Query Language ). Kuni 1990-ndate aastate alguseni oli SQL suurte süsteemide pärusmaa (UNIX, mainframe operatsioonisüstemis) ja rakenduste hind (sageli algas üksnes andmebaasi juurutuse hind 100 tuhandest dollarist) oli jõukohane suurfirmadele (enterprise tase, käibed alates 3,5 miljardist kroonist, International Data Corporation ). SQL andmebaaside eelis on ühtsel andmeformaadil tuginevate andmevaramute (data warehouse) loomise võimalus. Lihtsam on integreerida erinevaid tarkvararakendusi, mis kasutavad sama SQL-andmebaasi, nt erinevate firmade poolt loodud tootmis- ja finantsraamatupidamissüsteeme [5].
Microsoft Access on Microsoft Office’ga kaasas olev andmebaasisüsteem. Andmebaasisüsteemi Access töökeskkond on sarnane Microsoft Word’i ja Microsoft Excel ’i töökeskkonnaga. Access on mugav vahend andmebaaside loomiseks ja andmete töötlemiseks, mis ei eelda programmeerimisoskusi. Relatsioonilise andmebaasisüsteemi Access abil saab graafilises keskkonnas lihtsalt koostada andmebaase, mille tabelite andmed on omavahel seotud. Tabelite põhjal saab luua päringuid vajalike andmete leidmiseks ja esitamiseks ning disainida andmete sisestamise ja muutmise vorme või aruandeid.
Accessi paketi koosseisus on mitu näidisrakendust (nt Northwind.mdb). Access sobib hästi tööks arvutivõrgus, sisaldades mitmetasandilist paroolisüsteemi andmetele juurdepääsu tõkestamiseks ning kirjete ja tabelite automaatlukustamiseks.
Paketi koosseisu kuuluvad ka mitmed targad, mis suurendavad oluliselt töökiirust. Andmebaasitark Database Wizard koostab automaatselt üle 20 andmebaasi. Kui kasutaja vastab targa küsimustele, genereeritakse automaatselt kõik vajalikud tabelid, vormid ja aruanded. Impordi-/eksporditark aitab korraldada andmevahetust teiste allikatega . Tabelianalüüsitark võimaldab suurest lameandmebaasi tabelist (nt Excel’i tabelist) koostada vajaliku struktuuriga relatsioonandmebaasi tabeleid. Lihtpäringutark abistab algajaid päringute koostamsel. Filtreerimine vormi või valiku alusel võimaldab suurest tabelist kiiresti vajalikke kirjeid leida.
Käesolev bakalaureusetöö on õppematerjaliks andmebaasisüsteemi Access 2000 esmaste kasutamisoskuste tutvustamiseks koos näidete ja ülesannetega. Töö koosneb kümnest peatükist, mille käigus käsitletakse nelja andmebaasi objekti – tabelid, päringud, aruanded ning vormid. Kogu materjal läbitakse CD’l lisatud näidisandmebaasi SUGUPUU.mdb näite varal . Tabelite ning päringute tutvustamisel asetatakse rõhk algusest lõpuni isetegemisele, et paremini mõista andmebaasi olemust. Aruannete ning vormide tegemisel kasutatakse andmebaasisüsteemiga Access kaasasoleva andmebaasitarga Database Wizward abi. Õppuritelt eeldatakse Windows ’i kasutamisoskust ja Microsoft Office baasteadmisi.
Töö 1. peatükis tutvustatakse andmebaasi mõistet, kasulikust ja objektide tüüpe [4]. Peatükis 2 tegeletakse andmebaasisüsteemi Access käivitamise ning loodava andmebaasi salvestamise õpetamisega [1]. Peatükis 3 käsitletakse andmebaasi põhikomponendi - tabeli kujundamist [3] ning tutvustatakse väljatüüpe ja nende omadusi [1]. Peatükisk 4 tutvustatakse andmebaasi sisestatavate andmete vormingute loomise võimalusi ja kirjeldatakse kuidas koostada sisestuseeskirju ning väärtusreegleid väljadele sisestatava informatsiooni piiramiseks [1, 2]. Peatükis 5 vaatletakse relatsioonilisele andmebaasile omast andmete jaotamist mitmesse tabelisse ning nende tabelite vahel kehtestatavate seoste erinevate tüüpide loomist. Andmebaasist vajalike andmete kättesaamiseks koostatava päringu mõistet ning erinevate päringute liike tutvustatakse peatükkides 6 ja 7 [1]. Peatükkides 8 ja 9 tutvustatakse erinevate aruande- ning ekraanivormi loomise võimalusi. Kasutades andmebaasisüsteemiga kaasasolevat andmebaasitarka, koostatakse näidisandmebaasi näitel lihtsad aruanded ning ekraanivormid, mida hiljem õpitakse kohandama vastavalt oma vajadustele. Peatükis 10 on ülesannete vastused või viited näidisandmebaasile. Töö lisas on esitatud näidisandmebaas CD’l.
Antud töö terminoloogia põhineb raamatutele [1, 2].

ANDMEBAASI MÕISTE TUTVUSTUS

Andmebaas kujutab endast nn andmete arhiivi. Oletame, et te tegelete äriga. Igas äris on omad kliendid. Iga kliendi kohta on vormistatud blankett , milles on täidetud lahtrid informatsiooniga, mida on oluline teada ühe kliendi kohta firma seisukohalt. Blanketi lahtriteks võivad olla näiteks kliendi nimi, aadress, kontaktisik jne. Sarnaselt vormistatud blankette hoitakse klientide kartoteegis omas kindlas järjekorras. Kuid sellise arhiivi haldamine ning informatsiooni töötlemine on vaeva ning aega nõudev.
Kui kohandada eelnev kartoteekidega äri ümber andmebaasi keelde siis näeks pilt välja selline:

• kartoteekide asemel kasutatakse TABELEID,
  
• täidetud blankette kartoteegis nimetatakse KIRJETEKS,
  
• ning blanketi lahtreid nimetatakse VÄLJADEKS.
  

Illustreeritult:
Joonis 1.1 Andmebaasi tabel
Selliseid kartoteeke on äris tavaliselt palju rohkem. Kogutakse infot näiteks ka hankijate , töötajate, ostu- ja müügiarvete jne kohta.
On olemas kaks olulist põhjust, miks hoida informatsiooni andmebaasis :

• Aja kokkuhoid – andmebaasis hoitavaid andmeid saab kiirelt muuta, eemaldada, sorteerida, filtreerida ja otsida. Olemasoleva informatsiooni põhjal on lihtne koostada automaatseid aruandeid.
  
• Andmete täpsus – andmete täiendamine, muutmine ning eemaldamine teostatakse ainult andmebaasi ühes kohas. Aruanded on kompaktsemad ning sisaldavad ainult seda informatsiooni, mida soovitakse näha.
  

Sellistele tingimustele vastav andmebaas on Microsoft Access 2000.
Access on RELATSIOONANDMEBAAS – selle asemel, et hoida kogu informatsiooni ühes tabelis, jagatakse andmed kategooriatesse ning iga kategooria kohta tehakse oma tabel. Seega relatsiooniline andmebaas koosneb kahest või enamast tabelist, mis on seotud ühiste väljadega, mida nimetatakse võtmeteks.
Andmebaasisüsteem Access koosneb järgmistest objektidest:

• tabelid (tables) – andmebaasi põhikomponendid, milles hoitakse andmeid
  
• päringud (queries) – eeskiri vajalike andmete kättesaamiseks tabelitest
  
• vormid ( forms ) – dialoogiaknad, milles olevate kontrollelementide abil saab tabelite andmeid mugavalt esitada, muuta ja lisada
  
• aruanded (reports) – tabelites esinevate andmete esitus dokumendi kujul, mis on väga hea igasuguste kokkuvõtete ja ülevaadete tegemiseks
  
• makrod (macros) – vahend korduvate tegevuste automatiseerimiseks
  
• moodulid (modules) – programmitekst keeles Visual Basic .
  

Antud õppematerjalis tutvutakse neist nelja esimesega.

ANDMEBAASISÜSTEEMI ACCESS KÄIVITAMINE JA ANDMEBAASI LOOMINE

Windows pakub alati mitu võimalust programmide käivitamiseks. Kõige levinum viis on kasutada tööriistaribal asuvat nuppu
ning valida All Programs  Microsoft Access. Avaneb dialoogiaken (joonis 2.1).
Joonis 2.2 Andmebaasi loomiseaken
Andmebaasisüsteem Access pakub töö alustamiseks kolme võimalust:

• Blank Acess database – andmebaasi loomine alustades nullist
  

• Access database wizards, pages, and projects –andmebaasi loomine targa abil
  
• Open an existings file –olemasoleva andmebaasi avamine .
  

Andmebaasisüsteemiga Access on kaasas tark Wizard, mis aitab andmebaasi ehitada ja kasutada. Tark koosneb reast dialoogiakendest, mis küsivad küsimusi ning loovad seejärel vastuste põhjal andmebaasi tabeli (päringu, aruande, vormi). Antud õppematerjali eesmärgiks on aga teha võimalikult palju iseseisvalt, alustades nullist.
Uue andmebaasi salvestamiseks märgistatakse valik Blank Access database ning klikkatakse nupul . Andmebaasisüsteem Access kuvab dialoogiakna (joonis 2.2).
Joonis 2.3 Andmebaasi salvestamiseaken
Fail salvestatakse sobivale kettale ja kataloogi nimega SUGUPUU.mdb .Peale nupule
vajutamist, avaneb andmebaasi peaaken, milles pääseb ligi kõigile leiduvatele objektidele.

ANDMEBAASI TABELID

Andmebaasi põhikomponendiks on tabelid, milles andmeid hoitakse.
Joonis 3.4 Andmebaasi peaakna tabelivaade
Tabeli loomiseks võib kasutada dialoogiakent New Table (joonis 3.2). Selleks, kas:

• klikatakse andmebaasiakna tabelivaatel nupul
  
• valitakse menüükäsk Insert  Table.
  

Joonis 3.5 Tabeli loomise dialoogiaken
Teine võimalus on tabel luua andmebaasiakna tabeliosalt, mis pakub kolme võimalust (joonis 3.1):

• Create table in Design view – tabeli loomine kujundusaknast, määrates ise väljadele nimed, tüübid ning teised näitajad
  
• Create table by using wizard – tabeli loomine kasutades targa abi
  
• Create table by entering data – tabeli loomine andmetabelisse andmete ja väljanimede sisestamise teel.
  

Kasutagem tabeli loomiseks kujundusakent (joonis 3.3).
Joonis 3.6 Tabeli kujundusaken
Tabeli loomist tuleb alustada väljadele nime andmisest ning neile tüüpide ja muude näitajate määramisest. Iga väli asub kujundusaknas omaette real , mille esimeses veerus on välja nimetus, teises veerus sellel väljal hoitavate andmete tüüp ning kolmandas veerus välja kirjeldus. Välja nimetus võib-olla maksimaalselt 64 märki pikk ning võib koosneda mitmest sõnast ja sisaldada tühikuid ning täppidega tähti. Mugavam on kasutada siiski lühemat nimetust .
Väljatüüpe on kokku üheksa:
Tüüp
Sisu
Text
Tekst. Kuni 255 sümbolit. Tekst võib sisaldada arve, tähti, kirjavahemärke, tühikuid ja erimärke.
Memo
Märgid. Kuni 65 535 sümbolit. Nagu tekstiväligi, kuid mahutab tunduvalt rohkem.
Number
Arvu-tüüp. Täis- või murdarvud . Saab kasutada arvutustes.
Currency
Raha tüüp. Sisaldab numbreid koos valuutatähisega nende ees. Tööks rahasummadega on soovitav kasutada raha tüüpi, sest tagab suurema arvutustäpsuse.
Data/Time
Kuupäeva/kellaaja-tüüp. Nende väljadega saab teha arvutusi .
AutoNumber
Loenditüüp. Sisaldab igale kirjele vastavaid unikaalseid arve. Seda tüüpi võib-olla tabelis ainult üks, selle väärtust tõstab andmebaasisüsteem Access automaatselt iga uue kirje lisamisel.
Yes/No
Loogilised väärtused. Jah/Ei. Selle tüübi võib ülesse ehitada ka teiste kahesõnaliste kombinatsioonide põhjal, nagu tõene/väär, sees/väljas, mees/naine, jne.
OLE- Object
OLE- objekti tüüp. Väljadele võib salvestada fotosid, jooniseid, pilte, Exceli tabeleid või Wordi dokumente. Välja maksimaalne maht on 1GB.
Hyperlink
Hüperlingi-tüüp. Sisaldab linke www-aadressidele, andmebaasis asuvatele objektidele, failidele ja teistele hüperlinkidele. Kuni 3 x 2048 märki.
Lookup Wizard
Otsingutarga-tüüp. Käivitab otsingutarga, mis laseb valida tabeli või loenditüübi, mis kuvatakse andmete sisestamisel kasutatavas ripploendis.
Igal väljatüübil on oma omaduste komplekt:
Omadused
Mida määrab
Field Size
Välja surus. Teksti- või arvuvälja pikkus. Valitakse vaikimisi välja tüübist lähtudes, mida võib vastavalt vajadusele muuta.
Näide. Kui on teada, et tekst on tekstivälja vaikepikkusest lühem või pikem.
Format
Formaat . Andmete kuvamise/esitamise viis.
Decimal Places
Kümnendkohtade arv. Kümnendkohtade arv pärast koma .
Input Mask
Sisestuseeskiri. Andmete sisestamise eeskiri.
Näide. Eeskiri tagab, et nimede esitähed on suured, ülejäänud väikesed.
Caption
Pealkiri. Välja vastava tabeli veeru pealkiri, kui soovid, et see oleks erinev välja nimest.
Default Value
Vaikeväärtus. Väärtus, mis on väljal kirjas, kui midagi ei ole veel sisestatud .
Näide. = Date () – vaikeväärtuseks on tänane kuupäev
Validation Rule
Väärtusreegel. Kontrollimise eeskiri andmete sisestamisel.
Näide. Kontrollib et, arvtüüpi väljale ei sisestata muid (tähe)märke.
Validation Text
Väärtustekst. Veateade sisestusvea korral, kui sisestatav ei vasta väärtusreeglitega määratud nõuetele.
Näide. Sisestatu ei ole number!
Required
Nõutav. Kas väli peab olema täidetud.
Yes – siis ei tohi väli tühi olla.
Allow Zero Length
Null-pikkus lubatav. Kas tühjad stringid on lubatud.
No – ei tohi olla tühje stringe.
Indexed
Indekseeritud. Kas välja sisu kasutatakse indeksina.
Yes (Dublicates OK) – sellel väljal olev väärtus määrab üheselt mingi kirje teises tabelis, mis on käesoleva tabeliga seotud (sellele väljale vastav võti asub teises tabelis).
Yes (No Dublicates) – sellel väljal olev väärtus määrab üheselt käesoleva tabeli kirje (võti).
Tabeli välja kirjeldus Description pikkus võib-olla kuni 64 märki ja väljastatakse ekraanile olekuribal ( status bar), kui kursor viiakse tabeliandmevaate või vormivaate vastavale väljale. Kirjeldusel on oluline koht ka suuremate andmebaaside ehitamise juures, kui tööga tegeleb korraga mitu inimest. Samuti aitab kirjeldus meenutada väljade sisu ja otstarvet, kui andmebaasi loomisest on möödunud pikem aeg.
Andmebaasisüsteemi Access tabelid peavad sisaldama vähemalt ühe välja, mille sisu on iga kirje jaoks erinev. Seda välja nimetatakse võtmeks ( primary key). Enamasti on võtmeväljaks mõni üksik väli. Selle välja omaduseks on Indexed=Yes (No Dublicates). Korduv-väärtusi ühe ja sama tabeli piires võtmel ei lubata. Tihti on võti AutoNumber-tüüpi aga võib ka olla näiteks Text-tüüpi. Võtmeks võib-olla ka väljade kombinatsioon. Võtmeväljaks võib määrata olemasoleva välja või võib lasta andmebaasisüsteemil Access see ise luua.
Olgu eesmärgiks luua lihtne andmebaas, mis koosneb sugulastest. Esimese välja nimetus olgu Isik_ID ning välja tüüp AutoNumber. Selle omadus Format=0000, lisab ette nullid, kui number on väiksem kui neljakohaline. Teine välja nimetus olgu Nimi ning tüübiks Text. Selle omadusteks on Field Size=15 ja Required=Yes, mis tagab, kui minna andmete sisestamisel sellest väljast tabulatsiooniklahviga üle, väljastatakse veateade. Sageli võivad väljatüübid jääda oma vaikeväärtuste juurde, kuid alati on mõttekas neid kohendada vastavalt oma vajadustele. See aitab hoida kokku arvuti mälu ning piirangute – sisestuseeskiri, vaikeväärtus ja väärtusreegel – seadmisega tagatakse andmete sisestamise õigsus.
Nagu eelnevalt sai mainitud , peab olema igal tabelil võti. Selleks viiakse kursor võtmevälja ritta , milleks on antud näite puhul Isik_ID ning klikkatakse tööriistariba nupul
Primary Key.
Loodud tabeli salvestamiseks kas:

• kasutakse menüükäsku File  Save
  
• klikatakse tööriistariba (toolbar) vastaval nupul
  
• kasutatakse kiirkorraldust Ctrl+S.
  

Kui tabelile ei ole veel nime antud, siis küsitakse seda (joonis 3.4).
Joonis 3.7 Tabeli salvestamine
Anname tabelile nimeks SUGUPUULIIKMED.
Kui tabeli võti oleks jäänud defineerimata, siis ei laseks Access esimest korda salvestada, ilma et üle ei küsitaks, kas defineerida tabelile võti või mitte (joonis 3.5).
Joonis 3.8 Võtme defineerimine
Järgnevaks sammuks oleks tabeli kirjetesse andmete sisestamine . Selleks, kas:

• valitakse menüükäsk View  Datasheet View
  
• klikatakse tööriistariba vastaval nupul .
  

Avaneb tabeli andmevateaken (joonis 3.6).
Joonis 3.9 Andmetabel

Ülesanne 3.1.
Sisestage loodud tabelisse oma pere liikmete andmed.

EBASOBIVATE ANDMETE BLOKEERIMINE

Vormingud

Andmebaasisüsteemis Access on lubatud ise määratleda andmetele vormingud, millest on kasu andmete vormidel ja aruannetes kuvamisel.
Tekstivormingu abil saab määrata väljal asuva teksti väljanägemist ja ka seda, mitu tähemärki väljale sisestada tohib.
Sümbol
Kuidas toimib
>
kuvab järgneva teksti suurte tähtedega
L=1 And
suurem kui

väiksem kui
>=
suurem või võrdne kui
Perekonnanimi -> Nimi, kasvavast kahanevaks.
Joonis 8.28 Aruandetark- summeerimisvalikud
Summeerimistehete kuvamiseks klikatakse nupul Summary Options (joonis 8.5). Selleks, et aktiveeruks Summary Options nupp , peab aruanne sisaldama arvulisi välju. Avanevas dialoogiaknas Summary Options (joonis 8.6) saab valida arvutuste tüübi: Sum, Avg, Min, Max. Samuti arvutatakse vahekokkuvõtete protsent üldkokkuvõttes (Calculate procent of total for sums), prinditakse ka üksikread (Detail and Summary) või ainult kokkuvõtteread (Summary Only).
Joonis 8.29 Aruandetark- leheküljepaigutus
Joonis 8.30 Aruandetark- aruande stiil
Järgmise sammuna valitakse leheküljepaigutuse (joonis 8.7). Erinevaid paigutusvõimalusi saab vaadata märgistatedes vastava raadionupu Layout.
Aruande stiil koosneb taustatoonidest, fontidest, fondisuurustest ja muudest vorminguvahenditest. Sobiva stiili leidmiseks klikkatakse nende peal (joonis 8.8).
Joonis 8.31 Aruandetark- aruande nimi
Targa viimases dialoogiaknas antakse aruandele nimi (joonis 8.10). Töö edasiseks jätkamiseks on kaks võimalust:

• Modify the Report ’s Design – kujundusvaate täiendamine
  
• Preview the report – aruande prindieelvaatega tutvumine.
  

Aruande loomine või täiendamine kujundusvaates

Aruannet täiendatakse või alustatakse selle tegemist aruande kujundusaknast (8.10), tulemust kontrollitakse prindivaateaknast. Muudatuste tegemine ei ole keerukas, kuid võtab siiski küllalt palju aega.
Joonis 8.32 Aruande kujundusvaade

Tsoonid

Aruanne on jagatud mitmeks osaks, mida nimetatakse TSOONIDEKS. Tsoonid on kahekaupa paaris aruande detailitsooni lähedal, mis moodustavad aruande kondikava .
Tsoonid, mis aruandes sisalduda võivad, on:
Tsoon
Kus asub ja kuidas kasutada
Aruande päis ja jalus
Asub aruande alguses ja lõpus. See tsoon on kogu aruande kohta käiva koondinfo jaoks. Aruandepäis sisaldab tavaliselt aruande pealkirja, kuupäeva või muud kogu aruannet puudutavat infot. Jalus sisaldab kogu aruande kohta käivat summaarvutusi.
Lehekülje päis ja jalus
Asub iga lehekülje üla- ja alaservas. Leheküljepäises ja -jaluses sisaldub tagasihoidlikus vormingus tavaliselt kas aruande nimi, kuupäev ja/või lehekülje number.
Tsooni päis ja jalus
Asub iga andmegrupi üla- ja allservas ja võib sisaldada andmeid iga grupi kohta. Ühes aruandes võib olla rohkem kui üks tsoon, iga andmete grupi jaoks üks. Tsoonijaluses sisaldub tavaliselt vahesumma.
Detailid
Asub iga tsooni või aruandepäise järel, kui aruandes rohkem tsoone pole. Määrab aruanderidade sisu. Kui andmed on grupeeritud, võib prinditud aruandes detailitsooni korrata mitu korda.
Näide. Kui aruanne on grupeeritud perede järgi, siis kuvatakse detailitsoonis andmed grupeerituna iga pere järgi.
Detailitsoon võib sisaldada arvutuslikke välju.
Aruande kujundusvaates on igal tsoonil kindel asukoht. Hall riba sisaldab tsooni nime ja selle all kuvatavad ühikud on näha iga kord, kui aruande vastav tsoon aruandevaates välja prinditakse. Tsoonide laiust võib muuta, eraldusribasid hiirega pukseerides.

Uue tsooni loomine

Uue tsooni loomiseks:

• klikatakse kujundusvaates tööriistariba nupul
  
• valitakse menüüst View  Sorting and Grouping.
  

Kuvatakse dialoogiaken Sorting and Grouping (joonis 8.12).
Tsooni lisamiseks märgistatakse tühjal real üks väli ripploendist Field/Expression.
Joonis 8.33 Tsooni lisamine
Grupi omadused
Tegevus
Group Header
kas sisaldab selles grupis päisetsooni
Group Footer
kas sisaldab grupi jalust
Group On
grupi suuruse valik
Näide. Kuupäevi saab grupeerida kas kõigi väärtuste või päevade, nädalate, kuude, aastate jne järgi.
Group Interval
intervalli pikkuse valimine
Keep Together
kas grupp kuvatakse tervenisti ühel leheküljel või on mõni tsoon jagatud rohkem kui ühele lehele:
No- tsooni võib jagada
Whole Group – tsoon on alati ühel lehel
With First Detail – grupi päis on alati ühel lehel vähemalt ühe detailikirjega.

Andmepäiste ja -jaluste lisamine ja kustutamine

Aruandepäise ja -jaluse lisamiseks valitakse kujundusvaates View  Report Header/Footer (joonis 8.10). Menüüsse tekib valiku Report Header/Footer kõrvale kontroll- linnuke . Aruandepäisest ja -jalusest vabanemiseks korratakse sama protseduuri ning kontroll-linnuke kaob.
Kui soovitakse kuvada ainult aruande päis või jalus, muudetakse selle kõrgus nulliks. Selleks lohistatakse päise/jaluse alumine äär päise/jaluse ülemise ääre juurde.

Leheküljepäiste ja –jaluste lisamine

Leheküljepäise ja –jaluse lisamiseks valitakse kujundusvaatest View  Page Header/Footer (joonis 8.10). Menüüsse tekib valiku Page Header/Footer kõrvale kontroll-linnuke. Leheküljepäisest ja -jalusest vabanemiseks korratakse sama protseduuri ning kontroll-linnuke kaob.

Tabeli või päringu sidumine aruandega

Tabeli või päringu saab siduda aruandega omaduste aknast Properties. Selleks:

• klikatakse kujundusvaates aruande vasakus ülaservas aruande selektoril (joonis 8.10) ja valitakse aknast Propertis vahekaart Data
  
• klikatakse valikul Record Sourse ning valitakse tabel või päring, mille kohta aruannet koostatakse.
  

Tööriistakast

Kõigil eri tüüpi objektidel, mida aruanne sisaldada võib, on tööriistakastis eraldi nupp (joonis 8.12).
Joonis 8.34 Tööriistakast

Aruande objektide lisamine

Objekti lisamiseks, valitakse vajalikku tüüpi objekt tööriistakastist (joonis 8.12), klikatakse aruande kujundusaknas sobival kohal.
Andmebaasisüsteemil Access on kolme põhilist objektitüüpi:

• seotud ( bound controls) – kuvatakse tabeli või päringu väljade sisu
  
• mitteseotud (unbound) – jooned, kastid , pildid jms
  
• arvutuslikud (calculated) – esitatakse arvutuste teel saadavaid andmeid. Näide. Kuupäevad, leheküljenumbrid, mingite väljade summad , vahed, korrutised jne.
  

Seotud objektide lisamine

Tabeli või päringu välja lisamiseks tuleb aktiveerida väljaloendiaken Field List, selleks klikatakse tööriistariba nupul . Lohistatakse hiirega nimetatud aknast väli soovitud kohta aruande kujundusaknas. Selle tulemusena tekib sinna välja nime ja välja andmeid sisaldav ristkülik.

Sidumata objektide lisamine

Sidumata objekti lisamiseks klikatakse tööriistakasti (joonis 8.12) vastaval nupul ning viiakse seejärel kursor aruande kujundusvaatesse soovitud kohale. Lohistatakse seda vastavalt sellele, millises suuruses tahetakse seda aruandel näha. Objekt peab kindlasti algama ja lõppema aruande ühes ja samas tsoonis.
Tavalise teksti lisamiseks, näiteks aruande nime, kasutatakse tööriistakasti (joonis 8.12) nuppu Label. Kui soovitakse lisada rohkem, kui ühe rea teksti, vajutatakse uue rea alustamiseks Ctrl+Enter.

Arvutuslike väljade lisamine

Arvutuslik väli trükitakse väljakasti. Kuhu tsooni arvutus paigutada, oleneb sellest, mis tüüpi tulemusi soovitakse näha – kas arvutus käib iga kirje kohta eraldi või kirjete grupi kohta. Avaldise alustamiseks tipitakse võrdusmärk (=). Avaldise loomisel võib kasutada ka dialoogiakna Expression Builder abi. Selleks märgistatakse tekstikast ning klikatakse seejärel tööriistariba nupul Propertis. Avaldis tekib vahekaardi Data kastis Control Source. Lisaks võib kasutada ka sama vahekaardi kasti Running Sum, mis loob vahesummasid.

Kuupäeva ja leheküljenumbri lisamine

Kuupäevad ja leheküljenumbrid lisatakse tavaliselt aruande päisesse või jalusesse.
Kuupäeva lisamiseks klikatakse esmalt tsoonis, kus seda näha soovitakse ning valitakse seejärel Insert  Data and Time. Avanevast dialoogiaknast Data and Time valitakse meelepärane vorming .
Leheküljenumbrite lisamiseks käitutakse analoogiliselt, valitakse Insert  Page Number ning sobiv esitus avanevast dialoogiaknast Page Number.

Aruande objektide redigeerimine

Objekti redigeerimiseks märgistatkse see esmalt. Kui soovitakse redigeerida korraga rohkem kui ühte objekti, hoitakse märgistamise ajal Shift klahvi all.
Objekti:

• teksti sisu muutmiseks vajutatakse klahvi F2
  
• kustutamiseks vajutatakse klahvi Delete
  
• suuruse muutmiseks venitatakse märgistatud objekti ümber tekkinud vastavat musta ruudukest, kuni saavutatakse sobiv suurus
  
• pukseerimiseks klikatakse hiirega sellel. Objekti saab nihutada, kui kursor on käe kujuline.
  

• Värvide lisamiseks kasutatakse vormindamisriba (joonis 8.10):
  

Nupp
Nimetus
Tegevus
Fill / Back Color
muudab objekti või lahtri tagapõhja värvi
Font /Fore Color
muudab objekti teksti värvi
Line/ Border Color
muudab objekti äärise värvi

• Objekti ümbritseva äärise välimust saab muuta kasutades vormindamsriba nuppea:
  

Nupp
Nimetus
Tegevus
Line/Border Width
muudab objekti äärise paksust
Special Effects
muudab objekti äärise stiili

• joone või ristküliku värvust ja laiust saab muuta:
  

Nupp
Nimetus
Tegevus
Line/Border Color
muudab joone/ristküliku värvust
Line/Border Width
muudab joone/ristküliku laiust

• objektide süvendamiseks või ülestõstmiseks kasuta nuppu.
  

Pärast objekti välimuse redigeerimist on võimalik selle kõiki vorminguid kopeerida teisele objektile, kasutades tööriistariba nuppu
Format Painter . Selleks märgistatakse objekt, mille vormingut soovitakse kopeerida ning seejärel klõpsatakse nupul Format Painteri. Tehes aga nimetatud nupul topeltklõpsu, saab vormindada korraga rohkem kui ühte objekti. Seejärel klõpsatakse objekti(de)l, kuhu vormingut kopeerida soovite.
Täiustatud aruandele võib määrata ka mõne andmebaasisüsteemi Access poolt pakutava vormingustiili kasutades selleks automaatvormindamist. Selleks kasutatakse tööriistariba nuppu
AutoFormat .
Objekte, aruande tsoone ja aruannet tervikuna saab redigeerida ka omaduste aknast Properties.

Alamaruanded

Aruannetele võib lisada alamaruandeid. Selleks peab alamaruanne olema eelnevalt kujundatud. Tavaliselt paigutatakse alamaruanded aruande-, lehe- või grupipäisesse või –jalusesse. Alamaruande paigutamiseks sobivasse kohta kasutatakse tööriistakasti (joonis 8.12) nuppu .
Alamaruande asemel võib kasutada ka diagramme . Selleks käivitatakse diagrammitark valides menüükäsk Insert  Chart .

Aruande omadused

Aruande igal objektil, aruande osal ja kogu aruandel on rida omadusi (Properties), mida saab muuta omadusteaknast .
Omadusteakna avamiseks:

• klikatakse vastaval objektil olles hiire paremat klahvi ning valitakse avanevast hüpikmenüüst Properties
  
• klikatakse tööriistakasti vastaval valikul
  
• klikatakse tööriistariba nupul .
  

Sarnaste objektide omadusi saab muuta üheaegselt, kui nende tähistamisel hoida Shift klahvi all.
Ülesanne 8.1.
Täiendage aruannet PERED järgnevalt:

• Lisage aruandele kujundusvaates tsooni Pered_ID jalus ning sinna arvutuslik väli perekonna liikmete arvu leidmise jaoks.
  
• Täiendage detailide tsooni väljaga Sünniaeg tabelist SUGUPUULIIKMED.
  
• Kaunistage aruande väljanägemist vastavalt soovile joontega, erivärvi tekstiga jne.
  

VORMID

Vormid on vahend andmete sisestamiseks ja redigeerimiseks. Andmebaasisüsteemi Access vormi abil saab kuvada ainult vajalikke välju. Võib luua isegi märkeruute ja ripploendeid, et andmete sisestamist kergemaks muuta. Vorm võimaldab tööd seotud tabelitega. Erinevatele kasutaja gruppidele saab kujundada erinevaid ekraanivorme . Tänu graafilisele keskkonnale võib neis sisalduda mitmesuguseid kontrollelemente, pilte, diagramme, alamaknaid jne. Ekraanivormi on otstarbekas kasutada juhul, kui andmeid tuleb sageli sisestada, muuta või vaadelda.
Ekraanivormid võimaldavad:

• sisestada, vaadata, muuta ja printida infot
  
• teha arvutusi ja kuvada nende tulemusi
  
• kuvada pilte, diagramme või alamekraanivorme
  
• esitada andmeid pilkupüüdval kujul
  
• kujundada rakenduse töökeskkonda.
  

Vormi loomine

Vormide loomiseks võib kasutada dialoogiakent New Form (joonis 9.1). Selleks, kas:

• klikatakse andmebaasiakna vormivaate nupul
  
• valitakse menüükäsk Insert  Form.
  

Joonis 9.35 Uue vormi loomine

• Veeruline automaatvorm (AutoForm: Columnar) – loob märgitud tabeli või päringu põhjal veerulise vormi. Väljanimed moodustavad ühe veeru ja andmed teise. Seda tüüpi automaatvormis on ühe lehe kohta üks kirje.
  
• Tabulaarne automaatvorm (AutoForm: Tabular) – loob märgitud tabeli või päringu põhjal tabulaarse vormi. Esitab andmed ridades nagu andmetabeliski, kuid iga rea jaoks on rohkem ruumi.
  
• Tabelikujuline automaatvorm (AutoForm: Datasheet) – loob märgitud tabeli või päringu põhjal tabelikujulise vormi. Vorm näeb välja täpselt nagu andmetabel. Seda tüüpi vormi on soovitav kasutada alamvormina.
  
• Diagrammitark (Chart Wizard) – loob diagrammist koosneva vormi.
  
• Liigendtabelitark (Privot Table Wizard) – loob Excel’i liigendtabeli.
  

Teine võimalus on vorm luua andmebaasiakna vormiosalt, mis pakub kahte võimalust (joonis 9.2):

• Create form in Design view – vormi loomine kujundusaknast, alustades nullist
  
• Create form by using wizard – vormi loomine kasutades targa abi.
  

Joonis 9.36 Andmebaasi peaakna vormivaade
Alustageme vormi loomist sarnaselt aruandele, kasutades targa abiga.

Vormi loomine vormitarga abil

Ekraanivorme on suhteliselt keeruline koostada, kuna kasutajal on võimalik valida väga paljude võimaluste vahel. Seepärast on soovitav kasutada vormitarga abi. Vormitark kuvab erinevaid dialoogiaknaid, sõltuvalt valitud andmetest.
Esmalt avaneb dialoogiaken, kus märgistatakse väljad, mida soovitakse vormis kasutada (joonis 9.3).
Joonis 9.37 Vormitark- väljade valimine
Olgu eesmärgiks kujundada sugupuus esinevate perede ning nende liikmete andmete sisestamise vorm. Selleks valitakse väljadeloendist Table/Queries sobiv tabel ning lisatakse vajalikud väljad loendisse Select Fields (joonis 9.3). Valitud väljadeks oleks seega:

PERED: kõik kirjeldatud väljad (kasuta nuppu )

PERELIIKMED : kõik kirjeldatud väljad, va PERE_ID (kasutades nuppu )

SUGUPUULIIKMED: Sünniaeg, Surmaaeg, Haridus , Amet, Perekonnaseis (kasutades nuppu ).
Kui sobivad tabelid ning väljad on valitud, klikatakse nupul Next. Avaneb järgmine dialoogiaken (joonis 9.4).
Joonis 9.38 Vormitark- alamvormi lisamine
Avanevasdialoogiaknas palutakse valida andmete grupeering ehk alamvormide jaotus. Elementide grupeerimine vormil on sarnane väljade grupeerimisele aruandes (joonis 8.4). Antud näite puhul toimub grupeerimine tabeli PERED järgi. Selleks tehakse topelt hiireklõps vastaval tabelil.
Joonis 9.39 Vormitark- paigutuse määramiseks
Järgnevas dialoogiaknas saab valida vormile või alamvormile väljade paigutuse, märgistades sobiva valiku (joonis 9.5).
Joonis 9.40 Vormitark- vormistiil
Vormile stiili valimiseks klikatakse vastaval valikul (joonis 9.6).
Joonis 9.41 Vormitark- vormile nime andmine
Viimases dialoogiaknas antakse vormile nimi (joonis 9.7). Kui vormil on ka alamvorm, antakse sellele samuti nimi.
Joonis 9.42 Vormi andmevaade

Vormi loomine või täiendamine kujundusvaates

Vormi täiendatakse või alustatakse selle tegemist vormi kujundusvaateaknast (joonis 9.9).
Joonis 9.43 Vormi kujundusvaade
Vormile objektide lisamine ning redigeerimine käib analoogiliselt aruannetele (ptk 8.3.7-8.3.12).

Tabulatsioonijärjekorra muutmine

Andmete sisestamisel vormi, vajutatakse järgmisele väljale liikumiseks klahvi Tab. Tabulatsioonijärjekord määrab kindlaks, millisele väljale kursor järgmisena liigub. Accessi poolt määratavat järjekorda saab muuta vormi kujundusvaates. Selleks valitakse menüükäsk View  Tab Order ning Access kuvab dialoogiakna Tab Order (joonis 9.10) .
Joonis 9.44 Tabulatsioonijärjekorra muutmine
Väljade järjekorda saab muuta lohistades neid hiirega sobivasse kohta.

Alamvormide lisamine

Alamvorm võib-olla esitatud vormil tabelina või vormina. Esitusviisi võib vahetada. Mõlemal esitusviisil saab andmeid kerida. Alamvorm tuleb eelnevalt eraldi disainida ja salvestada ning seejärel pukseerida hiirega põhivormile. Põhivormil andmeid kerides muutub alamvormi sisu. Vormil võib-olla ka mitu alamvormi.
Alamvormi lisamiseks klikatakse tööriistakasti (joonis 8.12) vastaval nupul Subform/Subreport . Lohistatakse seejärel hiirega vormi kujundusaknasse sobivasse kohta vajaliku suurusega kast. Andmebaasisüsteem Access käivitab alamvormi targa.

Kontrollelementide lisamine

Vormidele saab lisada ka tööriistakasti abil kontrollelemente (joonis 8.12): lülitusnuppe , käsunuppe , valikugruppe , loetelukaste
ja kombineeritud loetelusid
jm. Kui kontrollelementide lisamise ajal on tööriistakasti targanupp
sisse lülitatud, siis kasutatakse lisamisel targa abi.

Käsunuppude lisamine (Command Button )

Kõigepealt valitakse operatsiooni tüüp ja operatsioon , mida nupuga soovitakse sooritada (joonis 9.11).
Joonis 9.45 Käsunupu lisamine- operatsiooni valik
Järgmisele dialoogiaknale liikumiseks klikatakse nupul Next.
Joonis 9.46 Käsunupp- stiili määramine
Järgnevalt valitakse nupu tekst või pilt nupule (joonis 9.12). Piltidega nupud on tekstinuppudest sobivamad, sest nende puhul pole vaja ingliskeelset teksti eestikeelsega asendada. Enamasti on võimalik valida mitme pildi hulgast.
Joonis 9.47 Käsunupp- nupu nime määramine
Viimases dialoogiaknast valitakse nupule nimi, mis eristab teda teistest vormil olevatest objektidest (joonis 9.13).
Andmebaasisüsteem Access genereerib automaatselt protseduuri, mis käivitatakse nupul klikates.

Valikugrupp ( Option Group)

Valikugrupi puhul moodustatakse vormil kõigepealt vajaliku suurusega grupp (ristkülik).
Joonis 9.48 Valikugrupp- valikute määramine
Joonis 9.49 Valikugrupp- vaikimisi valiku määramine
Edasi tipitakse valikute nimed ja valitakse (joonis 9.14), kas mõni nendest on vaikimisi sisse lülitatud (joonis 9.15).
Joonis 9.50 Valikugrupp- valiku väärtuse määramine
Joonis 9.51 Valikugrupp- valiku väärtuse funktsiooni määramine
Seejärel valitakse väärtused (joonis 9.16), mis omistatakse igale valikule (vaikimisi järjekorranumbrid) ja kas valitud väärtus peetakse meeles või salvestatakse mingile väljale (9.17).
Joonis 9.52 Valikugrupp-kontrollelemendi määramine
Joonis 9.53 Valikugrupp- nime määramine
Lõpuks määratakse valikuks kasutatavad kontrollelement (joonis 9.18): kas kontrollkast ( check box), valikunupp (option button) või lülitusnupp (toggle button), ja valikugrupi stiil. Viimases aknas omistatakse valikugrupile nimi (joonis 9.19).

Kombineeritud loetelu ( Combo box)

Kombineeritud loetelude korral võib kasutaja valida ühe loetelus toodud väärtustest või tippida oma väärtuse.
Joonis 9.54 Kombineeritu loetelu
Joonis 9.55 Kombineeritud loetelu- väärtuste valik
Selliste loetelude puhul määratakse kõigepealt, kas valitavad väärtused tipitakse või võetakse mingist tabelist (joonis 9.20), edasi millisest päringust või tabelist väärtused võetakse (joonis 9.21).
Joonis 9.56 Kombineeritud loetelu- veergude arvu määramine
Joonis 9.57 Kombineeritud loetelu- veergude laiuse määramine
Mitu veergu loeteluaknas kuvatakse (joonis 9.22) ja milliseid välju selleks kasutatakse (joonis 9.23).
Joonis 9.58 Kombineeritud loetelu- millises veerus on valitud väärtus
Joonis 9.59 Kombineeritud loetelu- välja väärtuse salvestamiseks määramine
Määratakse veeru laius ning millises veerus on valitav väärtus (joonis 9.24) ja millisele väljale see salvestatakse (joonis 9.25).
Joonis 9.60 Kombineeritud loetelu- loetelule nime andmine
Viimase sammuna omistatakse loetelule nimi (joonis 9.26).

Omadused

Vormi igal objektil, vormi osal ja kogu vormil on rida omadusi (Properties), mida saab muuta omadusteaknast .
Ülesanne 9.1.
Täiendage vormi PERED järgnevalt:

• Lisage vormile pealkiri “Ekraanivorm perekonna andmete sisestamiseks:”
  
• Lisage piltidega käsunupud järgnevate tegevuste jaoks: uue kirje lisamine, kirje otsimine, järgmine kirje, eelmine kirje, esimene kirje, viimane kirje ning ekraanivormi sulgemine . Käsunupu tegevuste kirjeldamiseks kasutage omadust ControlTip Text.
  
• Alamvormis PERELIIKMED asendage väljatüüpi objektid Isik_ID, Staatus_ID, Haridus_ID ning Perekonnaseis_ID vastavate kombineeritud loetelu objektidega.
  
• Kasutage tabulatsioonijärjekorra muutmist.
  

Access – Simple and Useful
Bachelor’s thesis
Katrin Taliaru

SUMMARY

The present bachelor’s thesis is about Access 2000 database system. The author of the thesis composed a workbook introducing the basics of Access 2000 and providing practical examples and exercises to the students . The workboor consists of ten chapters which deal with the four diferent objects of a database – tables, queries, reports and forms. A CD-Rom is attached which comprise a sample date base SUGUPUU.mdb. Special emphasis is put individual practising, which enables students to better understand the essence of database. The Database Wizard of Access is being used to compose the reports and forms. The students are expected to have proficiency in using Windows and Microsoft Office.
The chapters are dealing with the following :
Ch 1. Meaning and utilization of a database, types of objects.
Ch 2. Activation of the Access database system, saving a database.
Ch 3. Composing tables; major components of a database.
Ch 4. Means of creating the forms of the data to be entered. Composing Input Mask and Validation Rule to limit the information to be entered in the fields.
Ch 5. Allocating the data into multiple tables, which is typical for relation databases; creating diferent types of relationships validated between the tables.
Ch 6 & 7. Meaning and types of queries, composed to retrieve required data from the database.
Ch 8 & 9. Means of creating diferent reporting and forms. With the help of the attached Wizard several simple reports and forms are composed. The ways of adapting the obtained reports and forms according to the special need are demonstrated.

KASUTATUD KIRJANDUS

A. Barrows, Microsoft Access 2000 võhikutele, Tallinn: GT Tarkvara , 2000, 226 lk.

A. Mägi, Microsoft Access 97 käsiraamat. Tallinn: GT Tarkvara, 1998, 240 lk.

A. Linntam, Microsoft Access andmebaaside loomine. Tallinn: Külim, 2000, 128 lk.

Ф.С. Баркер, Исполъзование Мicrosoft Access 97. Киев: Диалектика, 1997, 368 c.

M. Tammeraja Ärielu nr.9 1998. a.