Andmebaas - Informaatika kursusetöö (0)

Eesti Mereakadeemia
Merendusteaduskond
Triin Engmann KP21
Andmebaas
Informaatika kursusetöö
Juhendaja : M. Spitsõn
Tallinn 2009

Sisukord

Sisukord 2
Sissejuhatus 3
1.Andmebaas 4
1.1Andmebaasi avamine 4
2. Tabelid 5
2.1Tabelite loomine 5
2.2Tabelitega töötamine 6
2.3Tabelite seostamine 7
3.Vormid 8
3.1Vormide tegemine 8
3.2Tööriistakast 9
4.Päringud 10
4.1 Päringute koostamine 10
5 Aruanded 11
5.1Aruande koostamine 11
Kokkuvõte 12

Sissejuhatus

Pikaajaline kogemus MS Access ’i põhiste süsteemide arendamisel lubab meil klientidele pakkuda mugavaid, lihtsaid ja võimsaid andmetöötluslahendusi. Garanteerime Teile stabiilsed, tõrgeteta töötavad rakendused .
Access’i peale saab ehitada väga mugavaid andmebaaside kasutajaliideseid ning teisi sarnaseid töölauakeskkondi. Võimas raportite mootor võimaldab küllaltki vähese vaevaga luua ka väga keerukaid aruandeid. Access’i väga tugevaks küljeks on andmetöötlusmootor, mis suudab andmetega läbi viia paljusid keerukaid operatsioone ja seda küllaltki aja- ja ressursisäästlikult.
Access ei eelda alati täiendava andmebaasiserveri ostmist. Kui andmeid pole väga palju, saab kasutada ka Access’i enda andmebaasiformaati. Samas on Access võimeline kasutama andmeid teistest andmebaasidest. Access’i saab panna tööle andmeintegraatorina, mis kogub ja töötleb andmeid erinevatest baasidest.
Nii võib Access’i baasil luua näiteks aruandlussüsteeme, kuhu jooksevad kokku andmed erinevatest firma tarkvarasüsteemidest nagu laosüsteem, personalisüsteem ja raamatupidamissüsteem.

Andmebaas

Andmebaas on süstematiseeritud ja omavahel seotud andmete kogum, mis on ettenähtud andmete säilitamiseks ja edaspidiseks töötlemiseks. Põhilised tegevused andmebaasiga on andmete säilitamine, andmete lisamine ja eemaldamine, andmete muutmine, andmete väljavalimine mitmesuguste kriteeriumite kohaselt.
Raamatukogu andmebaas sisaldab endas andmeid klientide, raamatute ja laenutuste kohta. Antud andmebaas on oluline, et võimaldada raamatukogus kiiremat teenindust , et saaks kiiresti vaadata, millised raamatud on välja laenutatud ja millised raamatud on sees ja et uute laenutuste või uute raamatu korral saaks kiiresti andmeid lisada.

Andmebaasi avamine

Andmebaasi loomiseks vajutasin Blank Database. Avanes File New Database aken, kus andsin loodavale andmebaasile nime ning valisin koha, kuhu andmebaasi fail salvestatakse.
Andmebaasi aken:

Tabelid

Tabelid on kõige esimene ja kõige olulisem grupp andmebaasiobjekte. Siin hoitakse andmeid, mida tavaliselt kasutatakse teiste andmebaasiobjektide (päringud, vormid aruanded) vahendusel.
Oma andmebaasis lõin järgmised tabelid: Klientid, Raamatud, Laenutused, Linnad, Maakonnad . Klientide tabel sisaldab kõiki olulisemaid andmeid raamatukogu kasutajate kohta, samuti on raamatute tabelis olulisemad andmed raamatute kohta. Laenutuste tabel sisaldab infot laenutuste kohta (laenutuste kuupäevad, tagastuskuupäevad). Maakondade tabelisse on koondatud kõik maakonnad ja linnade tabelisse kõik lugejate seas esindatud linnad.

Tabelite loomine

Uue tabeli tegemiseks on mitmeid võimalusi. Kõige tavalisem moodus on Create table in Design view ehk tabeli tegemine konstruktoris. Kõik oma tabeid tegin ka just nimelt selle võimalusega.
Avanevas aknas määrasin :

• Väljade nimed (Klientide tabelis näiteks: Kliendi ID, Eesnimi, Perekonnanimi , Riik, Maakond, Linn, Tänav).
  
• Andmetüübid (Klientide tabelis siis vastavalt: Autonumber, Text, Text, Text, Text,Text, Text).
  
• Võib lisada ka selgitused (Oma andmebaasis ma selgitusi ei lisanud).
  

Igas tabelis määrasin ka võtmevälja( Primary Key), milleks Klientide tabelis on Kliendi ID. Salvestamiseks vajutasin Save ja valisin tabeli nimeks Kliendid.

Tabelitega töötamine

Selleks, et vaadata tabelis olevaid andmeid tuleb teha topeltklõps tabeli nimele . Tabelis liikumiseks saab kasutada hiirt, kursoriklahve, samuti nuppe ja kerimisriba., mis asub akna alumises osas:
Andmete sorteerimiseks mingi välja alusel on vaja liikuda sellele väljale ja vajutada ühele sorteerimisnuppudest: , et järjestada kas kasvavalt või kahanevalt. (Sort Ascending, Sort Descending).
Otsitava kirje leidmiseks on vaja valida väli, mille alusel otsida ja vajutada otsingu nuppu ( Find )
Seejärel tuleb sisestada vajalik väärtus sõnade Find What kõrvale, valida tingimused ja vajutada nuppu Find Next.

Tabelite seostamine

Erinevad tabelid sisaldavad andmeid erinevate objektide kohta. Tabelite seostamiseks peavad nad sisaldama ühesuguseid välju. Sel juhul saab kasutada andmeid korraga mitmest tabelist. Selline seos võimaldab vältida andmete dubleerimist. (Relationship).
Oma andmebaasis lõin seosed kõigi tabelite vahel. Linnade ja maakondade tabelid on ühendatud Klientide tabeliga, kuna hiljem vahetasin klientide tabelis maakondade ja linnade nimed koodide vastu. Klientide tabel on samuti seotud laenutuste tabelitega ja laenutuste tabel on omakorda seotud raamatute tabeliga.

Vormid

Kui tabel on nii suur, et ei mahu ekraanile tuleb kasutada kerimisribasid, mis aga teeb andmete vaatamise või sisestamise ebamugavaks. Mugavam on kasutada vorme. Vormiga võib sooritada samu operatsioone mis tabelitega.
Minu andmebaasis on 5 vormi ja need on järgmised: Klientide info – klientide lisamiseks ja vaatamiseks. Laenutused – uute laenutuste lisamiseks. Vorm linnade lisamiseks ja samuti vorm raamatute lisamiseks. Lisaks on ka vorm raamatute info kohta, kuhu lisasin ka diagrammi, et oleks ülevaade kirjastuste kohta.

Vormide tegemine

Lihtsate sisetusvormide tegemiseks on mitu võimalust. Soovitatav on kasutada vormi loomisele vormivõlurit (Form Wizard). Kõik oma vormid tegingi selle võimaluse abil. Selleks
aktiveerisin andmebaasi aknas Forms ja andsin korralduse New. Avanevas aknas valisin Form Wizard ja rippmenüüst tabeli, mille kohta soovisin vormi teha> OK.
Avanevas vormivõluri aknas valisin väljad, mida soovisin vormil näha ja saatsin nad noolekesele klõpsates parempoolsesse aknasse > Next.
Valisin lahtri paigutuse vormil > Next.
Valisin vormi stiil. > Next.
Sisestasin vormi nime> Finish
Raamatute info vormile lisasin kujundvaates diagrammi (Unbound Controls).

Tööriistakast

Vormi konstruktoris on kasutusel Toolbox nupuriba. Siin asuvate nuppude abil saab vorme veel mitut moodi täiendada – suvalist teksti kirjutada, valikvälju teha, pilte, nuppe, illustreerivaid jooni ja ristkülikuid lisada.
Mina kasutasin oma andmebaasis Comboboxi , et oleks võimalik vormil valida raamatu nime ja samas muutuksid ka kõik teised andmed antud raamatu kohta.

Päringud

Päringud on grupp andmebaasi objekte. Päringute olemust ja vajadust saab edasi anda järgmiste märksõnadega: koondaja, filtreerija -sortija, arvutaja, tegevuspäringute spetsiifilised võimalused. Päring on põhivahend vajaliku info väljastamiseks ühest või mitmest tabelist.

4.1 Päringute koostamine

Päringu koostamiseks on soovitatav kasutada päringu loomist kujundvaates (Design view). Antud võimalust kasutasingi oma andmebaasis. Koostasin kaks update queryt linna ja maakonna koodide vahetamiseks javeel laenutuste päringu, tagastamata raamatute päringu ja päringu parameetri järgi, mis otsib üles raamatud märksõnade järgi.
Päringu koostamiseks aktiveerisin andmebaasi aknas Queries ja andsin korraldus New > Design view. Avanevas aknas määrasin:

• Valisin tabelid
  
• Valisin tabelitest topeltklõpsuga vajalikud väljad
  
• Määrasin kirjete väljastamist piiravad tingimused
  
• Määrasin sortimistingimused
  
• Määrasin, kas kirjet näidatakse või mitte
  

5 Aruanded

Aruanded on eelkõige mõeldud paberile printimiseks . Seega on üheks väga oluliseks osaks just aruande viisakas välimus. Aruande aluseks võib olla 1 tabel, mitu omavahel seotud tabelit või päring.

Aruande koostamine

Aruande tegemiseks on mitu võimalust: konstruktoris (Create report in Design view) ja võluri abil ( Create report by using wizard). Soovitatav on kasutada aruande loomist võluri abil. Selleks aktiveerisin aruande aknas Reports ja valisin New. Avanevas aknas valisin Report wizard ja rippmenüüst tabeli, mille kohta soovisin aruande teha > OK. Avanevas aruandevõluri aknas valisin väljad, mida soovisin aruandes näha ja saatsin noolekesega parempoolsesse lahtrisse > Next Valisin lahtrite paigutuse aruandes > Next. Valisin aruande stiili > Next. Sisestasin aruande nime > Finish.
Koostasin kolm aruannet: meeldetuletused , raamatu otsimine märksõna järgi ja raamatud. Raamatu otsimine märksõna järgi avaneb parameetri järgi. Aruandele raamatud lisasin ka diagrammi.

Kokkuvõte

Access on andmebaasi loomise programm. Andmebaas on süstematiseeritud ja omavahel seotud andmete kogum, mis on ettenähtud andmete kogumiseks, säilitamiseks ja edaspidiseks töötlemiseks. Programmis oon väga suured võimalused andmebaasi vastavalt vajadusele seadistada, kuid lahendused on enamasti ikkagi lihtsad.
Accessi on väga kasulik kasutada raamatukogus heaks ülevaateks kõigi andmete üle ja kiireks teeninduseks.
12