dokumendisüsteemi kasutajad. NB Sõnad “dokumendisüsteem” ja “dokumendihaldussüsteem” ei ole samatähenduslikud. Dokumendihaldussüsteem tähendab mõnda spetsiaalset dokumendihalduse tarkvarasüsteemi: Webdesktop, Amphora, GoPro, Postipoiss, Delta, Directo, Axapta. Peamised organisatsiooni dokumentide haldamise toimingud on dokumentide loomine ja saamine dokumentide liigitamine dokumentide registreerimine dokumentidele säilitustähtaja määramine dokumentide säilitamine dokumentidele juurdepääsu tagamine dokumentide kasutamise jälgimine dokumentide hävitamiseks eraldamine või arhiivi üleandmine DOKUMENTIDE LOOMINE JA SAAMINE Dokumendid luuakse organisatsioonis tööprotsessi käigus. Tihti valmib dokument läbi mitme mustandversiooni, mida organisatsiooni dokumendisüsteemi ei hõlmatagi.
ARHIIVIVÄÄRTUSE OMISTAMINE Dokumentidele määratakse säilitustähtaeg eesmärgiga tagada, et neid hoitakse alles nii kaua kui neid vajatakse. Säilitustähtaja määramiseks analüüsitakse dokumendi väärtust asutuse jaoks, sh võimalikku kasutamist. Võib öelda, et säilitustähtaeg ongi dokumendi väärtuse hinnang. Põhimõte on, et dokumente tuleb hoida nii kaua kui vajalik ja nii vähe kui võimalik. Säilitustähtaeg määratakse kõikidele asutuse dokumendiliikidele. Säilitustähtaeg võib tuleneda mõnest õigusaktist näiteks Raamatupidamisseadus sätestab säilitustähtajad raamatupidamise dokumentidele
Dokumentide hoidmine asjaajamises Dokumendid luuakse, neid hallatakse, säilitatakse ja kasutatakse ning lõpuks enamik neist hävitatakse. Dokumentide säilitamine peab tagama nende kasutamise võimaluse ettenähtud säilitustähtaja jooksul. Paberkandjal säilitamine hõlmab järgmisi toiminguid: · Dokumentide liigitamine sarjadesse dokumentide loetelu alusel, toimikute moodustamine · Arhivaalide üle arvestuse pidamine arhivaalide loetelu alusel · Juurdepääsu tagamine dokumentidele · Arhivaalide ettevalmistamine pikaajaliseks säilitamiseks · Toimikute üleandmine organisatsiooni arhiivihoidlasse · Säilitustähtaja ületanud arhivaalide hävitamine
Passiivse elutsükli ajal hoitakse arhivaale organisatsiooni arhiivihoidlas. Selle perioodi tegevused: -alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid koondatakse hoidlasse -tagatakse hoiutingimused (karbistamine) -tagatakse juurdepääs ja arhivaalide kasutamine -arhiiviväärtusega arhivaalid eraldatakse üleandmiseks avalikku arhiivi. Ettevõtted võivad arhivaalid anda edasiseks säilitamiseks eraarhiivi. -pikaajalise säilitustähtajaga arhivaale säilitatakse kuni säilitustähtaja lõpuni ja eraldatakse siis hävitamiseks hävitamisakti alusel. ARHIVAALIDE KOONDAMINE ARHIIVIHOIDLASSE Hiljemalt kolme aasta möödumisel arhivaali loomisest või lahendamisest koondatakse alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga (üle 10aasta) arhiivid arhiivihoidlasse. Lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalid võivad jääda täitjate kätte tööruumides. Kui arhivaalide hoidmine tööruumides pole turvaline ja hoidlas ruumi jätkub, on õigem ka
Ainuidentifikaator süsteemi poolt loodud, dokumenti unikaalselt identifitseeriv, tavaliselt numbriline tunnus. Asi üksikküsimus asutuse asjaajamises, millega seotud asjaajamistoimingute (asja algatamine, lahendamine, täitmine või lõpetamine) käigus tekivad dokumendid. Asjaajamine organisatsiooni ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpne ja küllaldane dokumenteerimine; dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise tagamine neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul; dokumentide menetlemise, nende ringluse, sisemise kooskõlastamise ja tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine; teabele juurdepääsu, asjaajamise üleandmise jms korraldamine (AÜA põhjal) Autentsus dokumendi omadus, mille puhul saab kindlaks teha järgmist: a) dokument on just see, mis ta on mõeldud olema; b) dokumendi loojaks või saatjaks on isik, kes pidi selle looma või saatma; c) dokument on loodud või saadetud ajal, mil see pidi loodama või saadetama.
Isiku autentimine toimub isikutunnistusele kantud digitaalset tuvastamist võimaldava sertifikaadi alusel või muu isiku digitaalset tuvastamist võimaldava vahendi abil või paroolipõhiselt vastavalt dokumendihaldussüsteemi kasutamise korrale. 8. Dokumendi vormistamisel ja teabekandja valikul tuleb lähtuda: dokumendi liigist; sarjast, kuhu dokument kuulub, ja säilitustähtajast; nõudest tagada dokumendi ja tema tõestusväärtuse säilimine säilitustähtaja jooksul; võimalusest dokumenti nõuetekohaselt arhiveerida. 9. Kes või mis võib omada planki?(3) Valitsuskomisjonid või asutuses tegutsevad komisjonid ja nõukogud kasutavad komisjoni ja nõukogu teenindava asutuse planke, lisades asutuse nimele komisjoni või nõukogu nime. Seadusega ettenähtud komisjonidel või nõukogudel võivad olla oma plangid. 10. Dokumendi kohustuslikud elemendid on:
dokumendihalduse poliitikad ja vastused Dokumendihaldus on üksikdokumendiga selle elukäigu haldamiseks teostatavad toimingud. Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Dokumentide loetelu on arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks koostatud loetelu. Sari on liigitusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Plank on kilndla formaadiga trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on trükitud koostatavate dokumentide püsielemendid ja jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks Dokumendiliik on ühesuguse otstarbe ja rekvisiitidega dokumentide rühm
(3) Asutus käsitleb kõiki oma dokumente, sh andmekogudes olevat teavet olenemata teabekandjast ühe terviku, s.o arhiivi osana. (4) Asutus hoiab ning kasutab dokumente selliselt, et see ei kahjusta nende seisundit ega ohusta nende autentsust, usaldusväärsust, terviklikkust ja kasutatavust. (5) Arhivaali valdaja tagab arhivaali kasutamise selliselt, et see ei kahjusta arhivaali seisundit ega ohusta selle edasist säilimist. § 4. Arhiivi hoidmine (1) Dokumente hoitakse alles kuni säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni liigitusskeemist tulenevate sarjade kaupa. Säilitustähtaja jooksul või avalikku arhiivi üleandmiseni peavad dokumendid olema ülesleitavad ja kättesaadavad. . 3. peatükkDokumentide liigitamine § 6. Liigitusskeem Liigitusskeemi on vaja selleks, et asutusel oleks olemas struktureeritud loetelu ja raamistik dokumentide hõlmamiseks ja haldamiseks .
Algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse ühe asjaajamisperioodi piires üldjuhul ühe järjekorranumbri all 36. Mitmes eksemplaris allkirjastatakse õigusaktid ja protokollid 1, kui seadusest ei tulene teisiti LUGEGE: kirjastandardit , standardit, mis teile paljundasin (EVS-ISO 15489-1:2017; TKTA (juhis rakendajatele) Korrake üle kõik dokumendiliigid (nende vormistamine. kiri, kk, akt protokoll). Arhiivihaldus 1. Säilitustähtaja jaotus ja säilitustähtajad õigusaktides Lühiajaline kuni 10 aastat, pikaajaline kuni 50 aastat ja alatine Raamatupidamise dok- 7a alates majandusaasta lõpust Maksekohustuslase arved- 7a väljastamine/saamise päevast Töölepingud- 10a Riskianalüüsi tulemused- 55a Tööõnnetused- 55a Lõppenud juriidilise isiku dokumendid- 10a 2. Millised asutused lähtuvad oma tegevuses arhiiviseaduse ja arhiivieeskirja nõuetest, kellele
Juhiste koostamisel on eelkõige silmas peetud seda, et asutustes ja erakätes tekkiv oluline, huvitav ja arhiiviväärtuslikuks hinnatud dokumendid jõuaks rahvusarhiivi kvaliteetselt nii, et seda saaks kasutada veel sadade aastate pärast. Juhised hõlmavad järgmisi dokumendi- ja arhiivihalduse valdkondi: Dokumendi- ja arhiivihaldus: dokumendisüsteemi väljatöötamine, liigitamine, dokumentide kasutatavuse tagaine. Säilitustähtaja määramine ja arhivaalide hävitamine: säilitustähtaja määramine, hävitamine. Arhivaalide hoid, säilitamine ja füüsiline korrastamine: hoid, ohuplaani koostamine, üleandmine. Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi käigus: seire, eraldamine, auditeerimine. Erinevad korrastussüsteemid. Eri aegadel on arhiivide korrastamiseks ja kirjeldamiseks kasutatud erinevaid süsteeme. Nõukogude perioodil lähtuti arhiivikorrastamisel kronoloogiapõhimõttest. Kõik
vastuskirjade ja muude asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (memod, ettepanekud, arvamused jms). Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt nii, et need käsitleksid asja terviklikult. Kirjavahetuse lõpetab selles asjas viimati koostatud või saadud dokument. 2. Lahendatud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandjale ja formaadis, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. 3. Raamatupidamise algdokumente, registreid, lepinguid, raamatupidamise aruandeid, ja muid äridokumente, mis on vajalikud majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks, peab raamatupidamiskohustuslane säilitama seitse aastat Maksukohuslane või piiratud maksukohuslane peab säilitama kronoloogilises järjestuses tema poolt või tema eest väljastatud arvete koopiad ning soetatud kaupade ja saadud
Tegevused dokumendi elukäigu juures
Planeerimine – eelneb loomisele – jah dokumenti tuleb hallata kogu elukäigu
jooksul
Loomine ja saamine – Kaua peab säilitama -
arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise korda, nende säilitamist ja kaitset avalikus arhiivis ning neile juurdepääsu korraldamist, sealhulgas arhiiviteatise väljastamist avaliku arhiivi poolt. Sätestab arhiivi moodustamise põhimõtted: Päritolupõhimõte ei tohi erinevate asutuste dokumente segi ajada Algse korra austamise põhimõte asutuse poolt antud korra järgi säilitada, mitte muuta. Arhiivi hoidmine Säilitustähtaja lõpuni Avalikku arhiivi üleandmiseni Arhiivipüsivusnõuded Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. Liigitusskeemi tasandid on: funktsiooni tasand; sarja tasand Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel: dokumendiliik; sisu või teema; funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse koht asjaajamissüsteemis; säilitustähtaeg; Juurdepääsutingimus
2) arhivaalide kaitsmise, päästmise ja taastamise meetmed iga võimaliku ohu korral; 3) personali tegutsemine ohu korral; 4) vahendid ja ressursid ohu vältimiseks ja õnnetuse tagajärgede kõrvaldamiseks. 6. Dokumentide hävitamine, millega, miks kuidas? Asutus dokumenteerib oma dokumentide hävitamise hävitamisaktiga. Dokumentide hävitamine § 13. Dokumentide eraldamine hävitamiseks (1) Asutus võib oma dokumendid eraldada hävitamiseks pärast säilitustähtaja möödumist. Arhivaale ei hävitata. (2) Arhiivimoodustaja taotleb avalikult arhiivilt luba oma dokumentide hävitamiseks eraldamiseks juhul, kui dokumentide arhiiviväärtus või selle puudumine pole varem välja selgitatud. (3) Asutus võib dokumendi teabekandja hävitada juhul, kui dokumendis olev teave on üle viidud teisele teabekandjale. Üleviimise protseduur, teostaja, aeg, kasutatud riist- ja
Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. § 47. Lahendatud digitaaldokumentide hoidmine · Lahendatud digitaaldokumente hoitakse andmekandjal ja vormingus, mis tagavad nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE § 48. Asjaajamise üleandmise kohustus · Enne teenistus- või töökohalt vabastamist või teenistus- või töösuhte peatumisel on ametnik või töötaja kohustatud asjaajamise üle andma selle vastuvõtjaks määratud ametnikule või töötajale teenistusest või töölt lahkumise päevaks või vahetu juhi määratud tähtajaks. · Asutus on kohustatud tagama asjaajamise järjepidevuse ning
tegevusvaldkonnast. Funktsionaalne dokumentide loetelu on eelistatum selle pärast, et asutuse struktuur muutub tavaliselt kiiremini kui tema funktsioonid. Säilitustähtaeg on minimaalne periood, mille jooksul sarja kuuluvaid dokumente peab enne nende eraldamist avalikku arhiivi üleandmiseks või hävitamiseks. Dokumentide säilitustähtaeg kehtestatakse kooskõlas õigusaktidega ning lähtudes asutuste tegelikest vajadustest. Säilitustähtaja kehtestamisel arvestatakse dokumentide unikaalsust, kättesaadavust ning praktilist väärtust dokumentide tähtsust kolmandatele isikutele. Dokumendi säilitustähtaeg vastab dokumendisarjale kehtestatud säilitustähtajale, mis määratakse · aastates (7 aastat) · tähtajana, mis on seotud kindla sündmuse toimumisega · alatisena. Alatine säilitustähtaeg dokumentide loetelus kajastab asutuse väärtushinnangut ühe või teise
...........................................................................................7 7.ARHIIVIJÄRELVALVE........................................................................................................8 SISSEJUHATUS Dokumenditele on iseloomulik, et nad luuakse ükshaaval, kuid nad ladestuvad kogumitena. Sellel nähtusel põhineb üks peamistest dokumentide haldamise tehnikatest dokumentide liigitamine. Tegelikult ei oleks dokumentide ükshaaval haldamine näiteks nendele säilitustähtaja määramine või hävitamise otsustamine praktiliselt võimalik. Levinumateks dokumentide koondamise rühmadeks on toimik, sari ja arhiiv. Nende vahel on osa terviku seos, nii et toimikud moodustavad sarja ja hulk sarju moodustab asutuse arhiivi. Sõnal "arhiiv" on mitu tähendust. See tähendab nii asutuse kõikide dokumentide kogumit (asutuse arhiiv) kui ka asutust või selle struktuuriüksust, mis tegeleb teiste asutuste dokumentide säilitamisega.
vorminõuetele. Mis on dokumenidhaldus-halduse ala,mis tegeleb dokumentide loomise,saamise,alalhoidmise,kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega Dokument-organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate täitmise või äritegevuse käigus loodud,saadud ning tõestuseks ja teadmiseks alalhoitud informatsioon. Dokumendi haldamise toimingud-dokumentide loomine ja saamine,registeerimine,liigitamine, Säilitustähtaja määramine,säilitamine,juurdepääsu tagamine,dokumentide kasutamise jälgimine. Dokumendi elukäik-toimingud dokumentidega alates selles loomisest kuni hävitamise või arhiiviasutuss ülekandmiseni. ÕIGUSAKTID: Arhiiviseadus-seadus sätestab arhivaalise kogumise,hindamise,arhiveerimise,säilitamise ja nende juurde- pääsu korraldamise ning arhiivide tegevuse alused. Ariivieeskiri-sätestab dokumentide säilitustähtaegade kehtestamise,arhivaalide
valdkondi. Pikaajaliste digitaaldokumentide hoiule andmine Rahvusarhiivi, Arhiivikirjelduse elementide loetelu, 2012 2012 Veekahjustustega arhivaalide käsitsemine, 2011 Arhivaalide hoid, säilitamine ja füüsiline korrastamine, 2010 Arhivaalide üleandmine, 2009 Dokumendi- ja arhiivihaldus, 2009 Digitaaldokumentide arhiveerimise nõuded, 2008 (uuendamisel) Säilitustähtaja määramine ja arhivaalide hävitamine, 2008 Isikuarhiivide korrastamine, 2007 Mittetulundusühingute arhiivide korrastamine, 2007 Arhiivimaterjalide eksponeerimine, 2006 Soovitused tugifunktsioonide dokumentide hindamiseks, 2006 Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi käigus, 2006 Ohuplaani koostamine, 2005 Digitaalse info hävitamine ASUTUSESISESED Dok. Halduse ALUSDOKUMENDID:
nr ja kuupäeva (e viida) dokumendi element- informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu. Dokumendi elukäik- Aktiivne ( dok sisalduvat teavet kasutatakse aktiivselt), Väheaktiivne (säilitatakse arhiiviruumis), Mitteaktiivne (hävitatakse või arhiveeritakse) Dokumendi elukäik: Loomine (koostamine, salvestamine,allkirjastamine), Saamine (terviklikkuse kontroll, konventeerimine sobivamasse vormi), Registreerimine (liigitusüksuse valimine, avamine ja säilitustähtaja valimine, juurdepääsupiirangu seadmine), Hoidmine ja kasutamine ( arhivaaride loetelu pidamine, säilivuse kontroll, kasutamise jälgimine), Eraldamine (säilitamise ajakava jälgimine, eraldamisele kuuluvate dok määramine, dok eraldamine teise süsteemi edasikandmiseks), Hävitamine (hävitamisakti koostamine, kooskõlastamine, vormistamine, hävitamine), Üleandmine (arhiiviskeemi koostamine ja kooskõlastamine, arhiivinimistu koostamine ja kooskõlastamine, arhivaalide üleandmine)
4.2. Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja võimalikult lühike. 4.3. Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normile. 4.4. Dokumendi vormistamisel ja teabekandja valikul tuleb lähtuda: 4.4.1. dokumendi liigist; 4.4.2. sarjast, kuhu dokument kuulub, ja säilitustähtajast; 4.4.3. nõudest tagada dokumendi ja tema tõestusväärtuse säilimine säilitustähtaja jooksul; 4.4.4. võimalusest dokument nõuetekohaselt arhiveerida. 4.5. Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat. 4.6. Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt, tagatakse nende identsus. 4.7. Dokumendiplanke hoitakse digitaalsel andmekandjal ning kasutatakse vastavalt juhataja korraldustele. 4.8. Dokumendiplangid jagunevad: 4.8.1. Üldplank, millel pealses on logo ning jaluses märgitud asutuse kontaktandmed ja registrikood
tarkvara kasutamise tõttu. (Tööalase e-posti aadressi kasutamine isiklikel eesmärkidel peaks olema selgelt väljendatud asutuse regulatsioonides, juhendites ja koolitustel.) E-kiri kui dokument E-posti sõnum on dokument ja arhivaal võrdväärselt kõigi teiste asutuse dokumentidega. Kuigi e- postist ollakse harjunud mõtlema kui sidevahendist, millestki telefoni ja kirja taolisest, siis tegelikult on e-post asutusele oluline dokument, mida tuleb kaitsta, hallata ja registreerida ning säilitustähtaja möödudes hävitada. Saadetud või saadud e-kirjad, mis sisaldavad tõendust organisatsiooni tegevuse kohta, on ametlikud dokumendid, mida tuleb säilitada vajaduse kohaselt. E-kirja väärtust hinnatakse tema sisu järgi. E-kiri on tõendus tegevusest (nt juhend või nõusolek teatud tegevuse sooritamiseks), informatiivne (teade personalile) või isiklik (Managing Electronic... 1997). Isiklikud ja informatiivsed e-kirjad kustutatakse e-posti süsteemist pärast nende ajutist kasutamist
mitteaktiivse Asjaajamine peab tagama asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise nõuetekohaste dokumentide vormistamise dokumentide kiire ringluse dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise dokumentide tähtaegse täitmise dokumentide ja neis sisalduva teabe säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaja jooksul Asutuse asjaajamiskord Asutuse juht kehtestab asutuse asjaajamiskorra, milles sätestatakse: asutuse asjaajamisperiood või perioodid asutuse dokumendiringluse kord või skeemid dokumendiblankide kasutamise kord registreeritavate dokumentide liigid; registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu
Asutusest saadetakse dokumendid välja: elektrooniliselt e-posti teel; faksiga, postiga; - käsipostiga; ja isiklikult edastades. 2.9.3 Dokumentide säilitamine Asjaajamisaasta vältel kogutud dokumendid süstematiseeritakse dokumentide loetelu alusel sarjadesse ja neid hoitakse asjaajamisaasta lõpuni toimikutes. XXX dokumentide loetelu ja andmekandjate loetelu vaadatakse üle kord aastas enne uue asjaajamisaasta algust ja kinnitatakse juhatuse otsusega. Dokumentide säilitustähtaja kehtestamisel lähtutakse lisaks seadustes ja teistes õigusaktides kindlaksmääratud säilitustähtajast. Uus dokumentide loetelu kehtestatakse, kui asutuse struktuuris või ülesannetes toimuvad ulatuslikud muudatused, mille tagajärjel muutuvad asjaajamiskord ja dokumentide koosseis, samuti asutuse kogu asjaajamise ümberstruktureerimisel. Elektroonilised dokumendid hoitakse DHS'is, võttes aluseks kehtivat dokumendiloetelu.
Ametikiri allkirjastatakse kahes eksemplaris (originaal ja ärakiri), st väljasaadetava ametikirja ärakiri allkirjastatakse või tõestatakse ametiliku kinnitusega. Alatise säilitustähtajaga dokumendid tuleb allkirjastada tindisulepeaga. Kui selline dokument on allkirjastatud digitaalselt, tuleb teha ka väljatrükk, mille juht allkirjastab omakäeliselt ja mis säilitatakse ettevõtte arhiivis. Nõue on kehtestatud selleks, et tagada dokumendi tõestusväärtuse säilimine ettenähtud säilitustähtaja jooksul. Kopeerimisega saadud allkirja jäljend ei asenda allkirja. Allkirjaga samal ajal kirjutatakse dokumendile ka kuupäev. Kui dokument allkirjastatakse nii paberkandjal kui digitaalselt, tuleb tagada nende identsus. 2 Dokumendi kooskõlastamine teise asutusega Kui dokumendi jõustumiseks on ette nähtud selle kohustuslik kooskõlastamine teise organisatsiooniga,
-Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua, kui säilitatakse dokumenti. ----Dokumentide hävitamine on vajalik, et neis sisalduv informatsioon ei satuks kolmandate isikute kätte. Eesmärgiks on kaitsta inimesi, kes võivad andmete väärkasutuse tõttu kannatada saada. - Hävitamisele kuuluvad järgmised andmekandjad: · dokumentide mustandid, dokumentide koopiad, arvuti väljatrükid, disketid, CD-d; · asjaajamises ja arhiivihoidlas säilitustähtaja ületanud dokumendid. -Arhivaale võib hävitada ainult hävitamisakti alusel. -Dokumente ei tohi hävitada rebimise või põletamise teel. -Dokumendid hävitatakse purustamise või teabe kustutamise teel. -Paberkandjal olevate dokumentide purustamisele kehtivad järgmised rahvusvahelised standardid: 1. Turvalisuse aste: kirjalike dokumentide jaoks, mis tuleb muuta loetamatuks riba laius 12 mm, riba pikkus lõpmatus; 2.turvalisuse aste:
3. Indeks dokumentide loetelu järgi 4. Säiliku pealkiri 5. Säiliku alustamise ja lõpetamise kuupäev 6. Säilitusaeg 7. Lehtede arv Asutuse nimi on sätestatud põhimääruses. Kui asutuse nimi on aastaga muutunud kantakse säiliku kaanele mõlema nimed täielikult (nimetavas käändes). Toimiku pealkiri peab avama toimiku sisu. Piirdaatumite märkimisel tuuakse kuu nimetus välja sõnalises väljenduses (02. veebruar 2012). Iga toimiku ette ja lõppu jäetakse puhtad lehed. Säilitustähtaja saame dokumentide loetelust. Asutuse arhiivi arvestusdokumendid: 1. Dokumentide saabumise ja väljumise arvestusraamat 2. Fondide nimekiri. Fondi tähistame väikese f-ga 3. Nimistud MÕISTED Kartoteek- on arhiivi dokument, milles on andmed dokumentide sisust nende osade kohta. Ajalooõiend- koosneb kolmest osast: 1. Asutuse likvideerimist või reorganiseerimist kajastavad aktid 2.Asutuse tegevuse piirdaatumid 3.Asutuse funktsioonid ja nende muutused Arhiiviteatis
neil on ühine seos,hävitamine,meelde tuletada tööülesandeid määrata meeldetuletuse ajad,tehtuid toiminguid kindlaks teha ,mida oleme reg nud kuhu oleme reg nud kellele oleme reg nud mis nr tega kes on lahendanud,saame ära määratleda asjaajamis korras-kes vastutab ,kuidas hävitame ,kuidas määrame dokumendi ringluse,juurdepääsu õigused ,säilitus tähtajad elektrooniline dokumendi haldus: ((dokumendi saamine-dokumendi registreerimine- liigitamine-säilitustähtaja määramine-säilitamine ja erladamine-dokumendi hävitamine amphora-võimaldab digitaalset dokumendi haldust ja asjaajamist.Amphora on juhtivaid digitaalse asjaajamise tarkvarasid Eestis.Tarkvara on loodud kasutajate vajadustest lähtuvalt ning mitmete funktsionaalsuste on toimunud kasutajate tellimusel. Postipoiss-on elektrooniline dokumendi haldusesüsteem,mis mõeldud elektroonilisel ja paberkandjal oleva dokumenteeritud informatsiooni(kirjad,avaldused,käskkirjad
12) dokumentide säilitamiseks vajalikust ressursist või avaliku arhiivi käsutuses olevatest eelarvevahenditest. Avalik arhiiv võib üheliigiliste dokumentide kogumit hinnates säilitamiseks välja valida statistiliselt esindusliku väljavõtu. Avalik arhiiv võib hindamisega välja valida näidiseid. Dokumentide hävitamise põhimõtted nii paberkandjal kui ka andmekandjatel Asutus võib oma dokumendid eraldada hävitamiseks pärast säilitustähtaja möödumist. Arhivaale ei hävitata. arhiivimoodustaja taotleb avalikult arhiivilt luba oma dokumentide hävitamiseks eraldamiseks juhul, kui dokumentide arhiiviväärtus või selle puudumine pole varem välja selgitatud. Asutus võib dokumendi teabekandja hävitada juhul, kui dokumendis olev teave on üle viidud teisele teabekandjale. Üleviimise protseduur, teostaja, aeg, kasutatud riist- ja tarkvara peavad olema
Teda hinnatakse kui esimese eesti rahvusliku ajaloolaste koolkonna isa juhtivad ajaloolased, sh Otto Liiv, Hans Kruus olid tema seminaristid jne. Arhiivikomisjoni töö tulemusel moodustati Eestisse kaks riiklikku arhiivi: Tartusse Eesti Riigi Keskarhiiv (ERKA) ajalooliste materjalide kogumiseks, säilitamiseks ja kasuta- miseks. Tallinnasse Riigiarhiiv (RA) mille ülesandeks oli riigiasutuste jooksvate materjalide kogumine pärast nende säilitustähtaja möödumist asutuses. Arhiivi praktilise loomise juures oli aktiivselt ametis Friedrich Nineve (1857-1929), kellest sai 16. mail 1921 ERKA abijuhataja kt-ks. Päeva, mil arhiiv sai endale juhtkonna, peetakse arhiivi sünnipäevaks. Nineve seisukohaks oli: et arhiivid Eestis alluksid haridusministeeriumile, riigisekretärile ehk parlamendile (nagu Inglismaal, Prantsusmaal jm). Selliselt allus Tartusse loodud Eesti Riigi
asjaajamiskorras on nii ette nähtud. 3) Juht allkirjastab paberkandjal kirja kahes eksemplaris (originaal + ärakiri). Kui alatise säilitustähtajaga ametikiri allkirjastatakse digitaalselt, siis · digitaaldokumendi allakirjutaja allkirjastab omakäeliselt ka paberkandjal kirja või · assistent kinnitab ametlikult dokumendi koopia. See on vajalik ametikirja tõestusväärtuse tagamiseks ettenähtud säilitustähtaja jooksul. 4) Assistent/ koostaja registreerib dokumendi dokumendiregistris. Digitaalallkirjaga kiri registreeritakse enne allkirjastamist. Seejärel saadetakse kiri adressaadile. 5) Kirja koostaja/ assistent paigutab paberpõhise kirja ärakirja või salvestab digitaalallkirjaga kirja dokumentide loetelus ettenähtud sarja toimikusse. 8. Kirjeldage sisemiste dokumentide ringlust (tegevused nende õiges järjekorras). 1) Töötaja koostab ja vormistab dokumendi eelnõu
süsteemi kasuta määra mine välja tavuse mine töötamine tagamine Dokumendi- ja arhiivihaldus Säilitustähtaja määramine Arhivaalide hoid, Asjaajamise Juhised ja arhivaalide hävitamine säilitamine ja füüsiline ja arhiivitöö korrastamine kontrolli mine
Pertinentsprintsiip tugines klassifikaatoritele, eriti osavad oldi selles osas Saksamaal (kasutusel enne provenientsi ) Jaguneb a) raamatud; b) toimikud; c) lahtised lehed. Iga arhivaal on unikaalne teavik, mille korrastamise ja kirjeldamise aluseks on selles leiduva teabe iseloom. PILET 1 1. Põhimõisted: arhiivindus, arhiivihaldus Arhiivihaldus - dokumentide haldamise tegevused, mille hulka kuuluvad säilitustähtaja määramine, säilitamine, hävitamiseks eraldamine, arhiivi üleandmiseks korrastamine ja kirjeldamine (tegevusala, mis käsitleb dokumentide säilitamist, kogumist, juurdepääsu tagamist.) Arhiivindus - Teadusharu, mis töötab välja tegevusala uurimise, korraldamise jne. Ajaloo abiteadus, mis käsitleb dokumentide kogumist, säilitamist, kasutamist ja trükis avaldamist. Arhiivindus hõlmab arhiivinduse teooria ja
kaotsiminek põhjustab tegevuse takerdumist ja rahas mõõdetavaid kahjusid 12. Mida kujutab endast dokumendi elukäigu kontseptsioon? Loomine dokumendi kavandi koostamine, dokumendifaili salvestamine, dokumendi allkirjastamine, jt Saamine dokumendi tervikluse kontroll, dokumendi konventeerimine sobivasse vormingusse, jt Registeerimine liigitusüksuse valimine, liigitusüksuse avamine ja säilitustähtaja omistamine, juurdepääsupiirangu seadmine, jt Hoidmine ja kasutamine arhivaalide loetelu pidamine, säilivuse kontroll, kasutamise järgimine, jt Eraldamine säilitamise ajakava järgimine, eraldamisele kuuluvate dokumentide määramine, dokumentide eraldamine teise süsteemi ülekandmiseks, jne Hävitamine hävitamisakti kava koostamine, hävitamisakti kava kooskõlastamine,
· näidata asutustel oma tegevuste läbipaistvust · maandada asutuse tegevusega seotud riske 12. Mida kujutab endast dokumendi elukäigu kontseptsioon? Loomine dokumendi kavandi koostamine, dokumendifaili salvestamine, dokumendi allkirjastamine, jt Saamine dokumendi tervikluse kontroll, dokumendi konventeerimine sobivasse vormingusse, jt Registreerimine liigitusüksuse valimine, liigitusüksuse avamine ja säilitustähtaja omistamine, juurdepääsupiirangu seadmine, jt Hoidmine ja kasutamine arhivaalide loetelu pidamine, säilivuse kontroll, kasutamise järgimine, jt Eraldamine säilitamise ajakava järgimine, eraldamisele kuuluvate dokumentide määramine, dokumentide eraldamine teise süsteemi ülekandmiseks, jne Hävitamine hävitamisakti kava koostamine, hävitamisakti kava kooskõlastamine, hävitamisakti vormistamine, dokumentide hävitamine
kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendi süsteemis. Andmed dok registreerimise ja haldamise ajaloo kohta. Dokumendi liik – tuleneb dokumendi sisu ehitamise viisist ja vormielementide kasutmisest (nt kiri, protokoll, avaldus) Dokumendi elukäik – kõik tegevused dokumendiga alates tema loomisest või saamisest kuni hävitamiseni või säilitamisele eraldamisele Etapid: 1. planeerimine 2. loomine või saamine 3. töötlemine 4. indekseerimine 5. liigitamine 6. säilitustähtaja määramine 7. kasutamine 8. hävitamine 9. säilitamine Elutsüklid: aktiivne(=asjaajamisperiood), poolaktiivne(max 2a), passiivne(asutuse arhiivihoidlas). Dokumendi vorming – määrab andmete organiseerimise viisi dokumendis Dokumentide elementide asukoha paberkandjal Digitaaldokumentide puhul andmefailide sisemise ülesehituse Dokumendi vormielemendid – (Vormi-, dokumendi-)element – dokumendi informatiivosa, millele
alles hoida kontrolljälg dokumenditoimingute (st hõlmamise või registreerimise, liigitamise, indekseerimise, hoiu, juurdepääsu ning kasutamise, migreerimise ja eraldamise) kohta; o hoida alles võime kindlaks teha toimingud, mille käigus üksikdokumendid loodi, ka siis, kui süsteemid on ühendatud või migreeritud. 23. Mis on eraldamine? Dokumendihalduse toimingud säilitustähtaja jooksul ning dokumentide hävitamise või üleandmise otsustega seotud tegevus. 24. Mis on andmekogu? Riigi, kohaliku omavalitsuse või muu avalikõigusliku juriidilise isiku või avalikke ülesandeid täitva eraõigusliku isiku infosüsteemis töödeldavate korrastatud andmete kogum, mis asutatakse ja mida kasutatakse seaduses, selle alusel antud õigusaktis või rahvusvahelises lepingus sätestatud ülesannete täitmiseks. 25
linna- või vallaarhivaar. Teostajatel on õigus vahetult kontrollida ja saada oma pädevuse ulatuses asutuselt ja isikutelt dokumente ja teavet arhiveerimise, arhivaalide säilitamise, kasutamise ja kaitse küsimustes. Arhiivijärelvalve teostaja: 1. kontrollib arhivaalide säilitamise, juurdepääsu ja kaitse vastavust seaduse ja seaduse alusel kehtestatud nõuetele; 2. kontrollib arhiivieeskirja täitmist; 3. kontrollib arhivaalidele määratud säilitustähtaja vastavust seaduse ja seaduse alusel kehtestatud nõuetele; 4. kontrollib arhivaalide üleandmise õiguspärasust; 5. kontrollib arhivaalide arvestuse pidamist; 6. teeb avastatud rikkumiste osas ettekirjutusi ja ettepanekuid asjaajamistoimingute kooskõlla viimiseks seaduse ja arhiivieeskirjaga; 7. koostab protokolle, kui avastatud rikkumiste kohta tehtud ettekirjutusi ei täideta, ja esitab need riigiarhivaarile. Eesti Filmi Andmebaas
Asjaajamiseseadust olemas ei ole. Standardid- kehtestatud nõuded, mis aitavad aru saada asjaajamisest ka teistes riikides (samasugused tingimused). Dokumendi elukäik- algab dokumendi planeerimisest, seejärel loomine või saamine, siis dokumendi töötlemine (edastamine täiendamiseks või kontrollimiseks), indekseerimine (dokumendi süsteemis talle koha leidmine), dokumendi liigitamine (milline liik, toimik, dokumendil on seerianumber, mille alusel see toimikusse paigutatakse), säilitustähtaja määramine, dokumendi kasutamine, siis kas dokumendi hävitamine või säilitamine. Asjaajamise seaduslik pool Arhiiviseadus, Arhiivieeskiri, Avaliku teabe seadus (avalike andmete levitamine; avalik teave on teave, mis on väljastatud riigile kuuluvate asutuste poolt), Digitaalallkirja seadus, Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus, Asjaajamiskorra ühtsed alused määrus (peab läbi lugema), Andmekogude seadus, Avaliku teenistuse seadus, Haldusmenetluse
dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse esmane e. algatuskiri koos vastuskirjade ja muude dokumetidega, mis asja lahendamise käigus tekkisid. Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt nii, et nad käsitleksid asja terviklikult. Lahendatud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandjale ja formaadis, mis tagab nende säilimise autentsena ja terviklikuna kehtestatud säilitustähtaja jooksul. Lahendatud digitaaldokument vormistatakse paberkandjale juhul, kui ta kuulub alalisele säilitamisele ja kui ei ole võimalik tagada dokumendi säilimist digitaalkandjal autentsena ja terviklikuna ettenähtud säilivustähtaja jooksul. Kui dokument on asutusse saabunud või välja saadetud elektronpostiga ja temast säilitatakse väljatrükk, säilitakse paberkandjal ka vastav elektronposti teade.
*tekst *autor *allkirjastaja *kuupäev 19. Kirja kuupäeva ja kellaaja märkimine, too näide 20. Aprill 2013 18:20 20.Millest koosneb viit 1-3/2012/45 1 *1 sarjatähis- tegevussuuna tähis, funktsioon *3 sarjatähis- sarjajärjekorra number tegevussuuna piires *2012 - aasta * 45 kirjajärjekorra number vastavalt dok. registris * 1 dokumendi individualiseeriv number 21. Dokumendi põhiliigud: organisatsioonisisene õigusakt kiri protokoll akt 22.Sisu ja säilitustähtaja järgi liigitatakse käskkirju (nimeta liigid) *põhitegevuse käskkirjad *personalikäskkirjad *puhkusekäskkirjad *lähetuskäskkirjad 23.Nimeta dokumendihalduse liike *saabunud dokumentide ringlus *väljasaadetavate dokumentide ringlus *sisedokumentide ringlus 24.Koostaja märgime nimeliselt kirjale , kui need on erinevad isikud 25.Järjesta dokumendiringluse etapid: *dokumentide allkirjastamine *dokumentide registreerimine *dokumentide väljasaatmine 26
4.1 Planeerimine ................................................................................................13 3.4.2 Dokumendi loomine ja saamine...................................................................13 3.4.3 Dokumentide registreerimine.......................................................................13 3.4.4 Dokumentide liigitamine .............................................................................15 3.4.5 Säilitustähtaja määramine ............................................................................15 3.4.6 Dokumentide säilitamine .............................................................................16 3.4.7 Juurdepääs....................................................................................................16 3.4.8 Dokumentide liikumise jälgimine ja kasutamine.........................................16 3.4.9 Hävitamine...............
Kui on oht, et andmed dokumentidel võivad muutuda mitteloetavateks, tuleb niisugustest dokumentidest teha koopiad või säilitada need elektroonselt. Algdokumente elektroonilisel kujul säilitava FIE jaoks on oluline teada, et elektroonilisel kujul säilitatavaid algdokumente peab olema võimalik kirjalikult taasesitada (RPS § 7 lg 4), samuti peab elektroonilisel kujul säilitatavaid dokumente olema võimalik teisendada loetava kujuga elektrooniliseks andmestikuks kogu sätestatud säilitustähtaja jooksul (MKS § 57 lg 6). Raamatupidamiskohustuslane on kohustatud kõiki majandustehinguid kirjendama raamatupidamisregistrites mõistliku aja jooksul pärast majandustehingu toimumist. et oleks tagatud õigusaktidega ettenähtud aruannete tähtaegne esitamine (RPS § 6 lg 2). Raamatupidamisregistrid (zurnaalid, raamatud, abiraamatud, Exceli tabelid jms) on vajalikud arvestusandmete koondamiseks, neist peab olema kättesaadav detailne info FIE
Vorm peab vastama õigusaktides kehtestatud vorminõuetele Struktuur sõltub dokumendi liigist ja sisust Dokument peab olema vormistatud korrektselt ja vastavuses konkreetse dokumendiliigi vorminguga. Ametlikud dokumendidvormistatakse paber-ja /või digitaalkandjale. Teabekandja valikul tuleb lähtuda dokumendi Liigist Säilitustähtajast Nõudest tagada tõestusväärtuse säilimine ettenähtud säilitustähtaja jooksul Arhiveerimise võimalusest. Paberkandjale vormistatakse dokumendid dokumendiplankidele. Plankidele vormistatakse: Ametikirjad Õigusaktid (käskkkirjad, korraldused) Protokollid Aktid jt dokumendid Plangile ei vormistata õiguakti lisa. Dokumendi plank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljd teatud informatsiooni ülesmärkimiseks.
[muuda]Asjaajamine peab tagama · asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise · nõuetekohaste dokumentide vormistamise · dokumentide kiire ringluse · dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile · dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise · dokumentide tähtaegse täitmise · dokumentide ja neis sisalduva teabe säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaja jooksul [muuda]Asutuse asjaajamiskord [muuda]Asutuse juht kehtestab asutuse asjaajamiskorra, milles sätestatakse · asutuse asjaajamisperiood või perioodid · asutuse dokumendiringluse kord või skeemid · dokumendiblankide kasutamise kord · registreeritavate dokumentide liigid; registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem · dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu
säilitustähtajaks 7 aastat; · tollidokumendid - Tolliseadustiku § 21, säilitustähtajaks 7 aastat; · personalidokumendid - Töölepingu seaduse § 21, säilitustähtajaks 50 aastat; · tööõnnetuste ja kutsehaigusedokumendid - Töötervishoiu ja tööohutuse seaduse § 24, säilitustähtajaks 55 aastat · Tsiviilseadustiku Üldosa Seadus ja Võlaõigusseadus kolm põhilist funktsiooni: · dokumentide säilimise tagamine ettenähtud säilitustähtaja jooksul; · vajalike dokumentide hõlpsam leitavus; · ruumi kokkuhoid Maksuametil õigus kontrollida viimase kolme kuni kuue aasta dokumente Autmaatidest ja kassaaparaatidest pärinevad algdokumendid (tsekid) kopeeritakse Elektroonsel kujul säilitatavad algdokumendid kirjaliku taasesitamise tagamine Raamatupidamisdokumendid · algdokument · Koonddokument- üheliigiliste algdokumentide kohta · raamatupidamisõiend (memoriaalorder) raamatupidaja poolt koostatav
annaabi.ee 
