Arhiivivärtuse omistamine (0)

ARHIIVIVÄÄRTUSE OMISTAMINE
Dokumentidele määratakse säilitustähtaeg eesmärgiga tagada, et neid hoitakse alles nii kaua kui neid vajatakse. Säilitustähtaja määramiseks analüüsitakse dokumendi väärtust asutuse jaoks, sh võimalikku kasutamist. Võib öelda, et säilitustähtaeg ongi dokumendi väärtuse hinnang. Põhimõte on, et dokumente tuleb hoida nii kaua kui vajalik ja nii vähe kui võimalik. Säilitustähtaeg määratakse kõikidele asutuse dokumendiliikidele. Säilitustähtaeg võib tuleneda mõnest õigusaktist – näiteks Raamatupidamisseadus sätestab säilitustähtajad raamatupidamise dokumentidele. Samuti on säilitustähtajad esitatud ministeeriumide koostatud dokumentide näidisloeteludes. Lõplikult määrab aga säilitustähtaja oma asutuses olemasolevatele dokumendiliikidele ikka asutus ise.
Säilitustähtaeg määratakse üldiselt täisaastates – 3 aastat, 10 aastat, 50 aastat. Vahel on vaja siduda säilitustähtaeg mingi sündmuse toimumisega – näiteks 10 aastat peale lepingu tähtaja lõppemist. Asutuse jaoks kõige olulisematele dokumendiliikidele antakse säilitustähtaeg “alatine”. See tähendab, et asutus kavatseb neid dokumente alles hoida oma tegevuse lõpuni.
Kui avalik arhiiv hindamise käigus leiab, et mõned dokumendid võivad huvi pakkuda ka aastasadade pärast, antakse neile nn arhiiviväärtus. See tähendab, et neid dokumente ei tohi mitte kunagi hävitada.
Säilitamise eesmärk on tagada, et dokumendid on füüsiliselt kasutatavad ja nende sisu loetav nii kaua kui dokumenti vajatakse.
Dokumentide säilimine sõltub tugevalt dokumendi tüübist ja andmekandjast. Paberdokumentide kõige hullemateks vaenlasteks on liigniiskus , liiga kõrge või madal temperatuur, tolm, otsene päikesevalgus. Lühema säilitustähtajaga paberdokumendid ei vaja eriliste säilitustingimuste loomist.
Digitaaldokumentide säilimisel esineb rohkem riske kui paberdokumentide puhul. Olulisteks säilimise mõjuriteks on nende puhul ka magnetvälja tase, vibratsioon jpm.  Digitaaldokumendid vajavad kõikidel juhtudel algusest peale aktiivseid säilitusmeetmeid.
Asutuse seisukohalt tähendab säilimise tagamine dokumentide säilitustähtajale vastavate säilitamise tingimuste loomist. Seejuures esimeses järjekorras tegeletakse kõige suuremate ohtudega. Näitena on tähtis veeõnnetuste, mis võib korraga hävitada terve arhiivi, vältimine.
Paljudes asutustes on dokumentidele heade säilitustingimuste tagamiseks ning nende haldamise kergendamiseks sisse seatud spetsiaalne arhiiviruum. Sellesse koondatakse pikema säilitustähtajaga dokumendid, mida vahetus asjaajamises enam kuigi tihti ei vajata.
Arhiiviruumis luuakse säilitamiseks optimaalsed tingimused. Arhiivis on dokumente lihtsam kasutada, korrastada, hävitamiseks ette valmistada või teostada muid vajalikke haldamistoiminguid. Lisaks on dokumente arhiiviruumis kindlam hoida, kui selles on täidetud vajalikud tuvanõuded.
Soovitatav temperatuur paberdokumentide hoidmiseks arhiiviruumis on 15–20° C ja suhteline õhuniiskus 30–50 %. Kõige tähtsam on siiski, et nii temperatuur kui ka õhuniiskus püsiksid stabiilsed ja kõiguksid võimalikult vähe. Arhiiviruum peab olema kaitstud ka sissetungide, tule-, vee- jt õnnetuste vastu.
Arhivaalide hindamise ehk nende korrastamisega tegeleb ainult avalik arhiiv.
Kriteeriumid on :
• Kasutatavus avaliku võimu teostamisel või isikute õiguste ja kohustuste tagamisel
• Teabe- ja tõestusväärtus
• Arhivaalide ajalooline ja kultuuriline väärtus
• Arhivaalide välistunnused, seisukord , korrastamine
• Teiste arhivaalidega olemasolevad seosed
• Dokumendi säilitustähtaeg
Olenevalt arhivaalide säilitustähtajast võib asutus hoida arhivaale erinevates hoiutingimustes. Arhiiviväärtusega arhivaale ja neid, mille säilitustähtaeg ületab 10 aastat, tuleb säilitada selleks ehitatud või kohandatud spetsiaalses arhiiviruumis ehk hoidlas. Alla 10 aastase säilitustähtajaga arhivaale võib hoida kuni hävitamiseni kas tööruumides või seal, kus nende säilimine ja kasutamise võimaldamine on tagatud. Nõuetele vastava arhiiviruumi olemasolu pole ainsaks garantiiks väärtuslike arhivaalide säilimisele pika aja jooksul. Arhivaalidele tekkida võiva mistahes ohu ennetamiseks ja nende kahjustumise või hävimise ärahoidmiseks ning kahjude kõrvaldamiseks peab asutustel olema kehtestatud arhiivi ohuplaan.
Lühiajalise säilitustähtajaga (kuni 10 aastat) digitaaldokumente võib hoida elektroonilises dokumendihaldussüsteemis (EDHS) kuni eraldamiseni välja. See tähendab, et neid säilitatakse kuni hävitamiseni samas tehnoloogilises keskkonnas, kus nad loodi või kuhu nad sisestati.
 Lühiajaliste digitaaldokumentide loomisel soovitatakse kasutada vorminguid, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. Tarkvaraplatvormist ja kindlast rakendustarkvarast sõltumatute ja avatud vormingute valikul võib lähtuda arhiivieeskirjas ja digitaalarhiivinduse strateegias 2005-2010 toodud vormingutest
Pikema säilitustähtajaga digitaaldokumendid soovitatakse säilitada CD-Ril mõnes arhiivivormingus (vaata arhiivieeskirja §70) vastavalt dokumendi tüübile. CD-Re võib asutuses hoida samas arhiiviruumis, kus hoitakse ka paberalusel dokumente. On oluline, et pärast salvestamist ja kontrollimist viiakse andmekandja kohe säilitusruumi. Kui on ette näha, et andmekandjale salvestatud info leiab kasutamist, siis tuleb teha kasutuskoopia. Kasutuskoopiat ja arhiivikoopiat ei tohi segi ajada.
 Kasutatud materjal:

• http://et.wikipedia.org/wiki/Arhivaal
  
• http://et.wikipedia.org/wiki/Arhiivihaldus
  
• Rahvusarhiivi juhised „Arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi“ 2003
  
• Rahvusarhiivi juhised „ Dokumendi- ja arhiivihaldus “ 2003
  
• Rahvusarhiivi juhised „Digitaalse info hoidmine CD-Ril“
  
• Arhiivieeskiri