Arhiivindus (0)

Arhiivindus 20.02.2013
Tiina Randalu
Üks vanemaid arhiive on :

• Ajaloo arhiiv ( Liivi tn Tartu)
  
• Eesti riigiarhiiv
  
• Eesti filmiarhiiv
  
• Partei arhiiv
  
• Linna ja maakonna arhiivid
  
• Vallaarhiivid
  
• Asutusearhiivid
  

Arhiiv- asutus, kus säilitatakse arhivaale.
Arhivaal - ameti või isikupäritoluga infokandja, mida säilitatakse tema tähtsuse tõttu ühiskonnale ( salvestised, dokumendid jne,)
Arhivaar - on teadusliku ettevalmistust omav arhiivitöötaja.
Arhiivindus- riikliku tegevuse haru, mis hõlmab teaduslikke ja õiguslikke arhiivasutuse töö organiseerimise küsimusi.
Asutuse arhiiv- arhiiv, kus säilitatakse dokumente nende üleandmiseni riiklikule säilitamisele. Asutuse arhiivi seisukorra eest vastutab asutuse juht.
Asutuse arhiiv
Asutuse arhiivitöö korraldatakse põhimäärusele vastavalt. Selles määratakse kindlaks arhiivi õiguslik seisund. Arhiivi ülesanded on :

Dokumentide vastuvõtt säilitamiseks

Säilivuse tagamine

Dokumentide arvestus arhiivis

Dokumentide kasutamise organiseerimine .
Asutuse arhiivis säilitatakse järgmisi dokumente:

Asjaajamises lõpetatud dokumendid

Likvideeritud asutuse dokumendid

Kultuuritegelaste ja teadlaste isikfondid ( toimik )

Trükised, mis on vajalikud arhiivi tööks.
Asutuse arhiividele (ruumidele) esitatavad nõuded
Vastavalt säilitatava dokumendi mahule eraldatakse asutuse arhiivile kas eraldi hoone või hoone osa, mis on spetsiaalselt ehitatud arhiivi jaoks.
Asutuse arhiivi vajab järgmisi ruume :

Hoidla dokumentide säilitamiseks

Ruumid dokumentide vastuvõtmiseks

Tööruum uurijatele

Tööruum arhiivi töötajatele
Asutuse arhiivi hoidlad peavad olema eemal laboratooriumitest, tootmishoonetest, ja olmeruumidest, kus säilitatakse või kasutatakse keemilisi või toiduaineid. Neil ei tohi olla ühiseid ventilatsiooni kanaleid, hoidlaid on varustatud tagavara väljapääsuga. Arhiiviruumides ei tohi olla kanalisatsiooni, gaasi, veetorusid. Harutorud on lubatud spetsiaalse kaitsevahendiga kaitstud. Välisuksed ja piidad on tuld tõkestavad, akendele paugutatakse metallraamid. Tuletõrje signalisatsioon paigaldatakse ja kasutatakse spetsiaalset elektrijuhtmestikku. Kaitsmed ja lülituskangid asuvad väljaspool hoidlat. Vastavalt ruumisuurusele on paigaldatud tulekustutid. Niiskust kontrollitakse vähemalt 2x nädalas kindlal kellaajal. Lubamatu on otsene päike, võimalusel aknad põhjapoole ja katta ruloodega.
Dokumendid säilitatakse mappides või karpides kinnistes riiulites. Riiulite vaheline laius on 75cm. Riiulid paigutatakse küttesüsteemist vähemalt 60cm kaugusele. Dokumendid asetsevad iga-aastase vastuvõtmise järjekorras, nii et iga asutuse dokumendid on ühes kohas. Kappidele kleebitakse sildid , kuhu kirjutatakse :

• Asutuse nimi
  
• Fondi või nimistu number
  
• Karbis olevate dokumentide piirdaatumid.
  

Pakke võib asetada nii horisontaalselt kui vertikaalselt., või paremalt vasakule, ülevalt alla. Kui on palju fonde, teha kartoteek.
Toimikute väljastamise hoidlast

• Registreerimise raamatusse või tabelisse märgitakse, kas toimik väljastatakse samasse asutusse või teise kohta.
  
• Dokumentide väljastamisel koostatakse akt
  
• Väljastamine toimub avalduse alusel
  

Toimikute oleku ja seisukorra kontroll
Ülesanneteks on:

Teha kindlaks nimistu järgi arvel olevate toimikute faktiline olem

Selgitada välja konserveerimist ja restaureerimist vajavad toimikud
Isikkoosseisu toimikute olemit ja seisukoha kontrolli tehakse vähemalt 1x 10 aasta jooksul. Alatiste toimikute kontrolli 1x 5 aasta jooksul. 1 kordset kontrolli vastavalt vajadusele, pärast toimikute ümberpaigutamist teise ruumi. Arhiivitöötaja vahetusele või asutuse likvideerimisele.
Toimingute ettevalmistamine säilitamiseks
Pärast asjaajamise aasta lõppemist, valmistatakse dokumendid ette järgnevaks säilitamiseks ja kasutamiseks:

Tehakse teadusliku ja praktilise väärtuse ekspertiis

Vormistatakse toimikud

Koostatakse nimistud ehk nimekirjad

Ajutisele säilitamisele kuuluvatele dokumentidele täidetakse loetelus eraldi lahter (nt märkused)

Antakse toimikud üle asutuse arhiivi
Ekspertiisi tulemusena komisjoni poolt otsustatakse, millised dokumendid ja milliste väärtustega jäävad säilitamisele, kas toimikute loetelude järgi, toimikule antud pealkiri avab piisavalt toimiku sisu ja kas säilitamise tähtaeg on määratud õigesti. Vajaduse korral täpsustatakse pealkirja ja muudetakse säilitustähtaega. Toimikust eemaldatakse mustandid ja koopiad . Alatised dokumendid liidetakse samaliigiliste toimikutega. Järelejäänud ajutisi dokumente määratakse ümber toimikute loetelude alusel.
Väärtusekspertiisi tulemuste põhjal koostatakse toimikute nimistud.
Nimistud on säilikute pealkirjade süstematiseeritud loetelu koos säiliku järjekorranumbri, lehtede arvu ja piirdaatumitega. Nimistu on arvestusdokument, mis tagab dokumentide kiire leidmise.
Näide ühest nimistust
Säiliku number
1-…
Indeks asjaajamises
P/2-4
Säiliku pealkiri
Direktorite käskkirjad, Personali nimekiri jne
Piirdaatumid
30.märts 1994-september 1995
Lehtede arv
235
Märkused (vajadusel)
TOIMIKUTE VORMISTAMINE
Olenevalt säilitustähtaegadest vormistatakse toimikud kas täielikult või osaliselt.
Täielikult vormistatakse alatised (kuni 10 aastased) ja isikkoosseisutoimikud
Ajutised toimikud vormistatakse osaliselt. On lubatud toimikuid hoida kiirköitjates ja jätta dokumendid süstematiseerimata.
Alatisele ja pikaajalisele säilitamisele jäetavad toimikud
vormistatakse järgmiselt:
1) dokumendid võetakse välja kiirköitjatest ehk registraatoritest
2) dokumendid süstematiseeritakse
3) eemaldatakse metallkinnitid (klambrid, metall jne sest need hakatakse roostetama, sest rooste sööb paberit)
4) dokumendid paigutatakse arhiivimappidesse või karpidesse ja seda nimetatakse juba säilikuks
5) säiliku lehed nummerdatakse
6) koostatakse säiliku lehtede arvu tõestav kirje
7) vormistatakse säiliku kaas
Toimikuid peab saama vabalt lugeda, murtud ei tohi olla dokumentide ääred, kust võib kaduma minna oluline tekst. Kinnitamisviis ei tohi põhjustada dokumentide füüsilist kahjustamist.
Säiliku piires järjestatakse dokumendid kronoloogiliselt.
Toimikute vormistamine 02.04.2013
Säilikute lehtede numbrid pannakse lehtede paremale ülemisele nurgale. Suureformaadilised dokumendid (A3) nummerdatakse avatult, mitmest osast koosnev toimik nummerdatakse iga leht eraldi.
Toimikus olevate lehtede arv märgitakse tõestavas kirjes nii: nt. Toimikus on 45(nelikümmend viis) nummerdatud lehte, järjekorranumbritega: 1-45 ja tõestavale kirjele kirjutab alla säiliku korrastaja, lisades kuupäeva ja ametinimetuse. Säiliku kaanele kantavad andmed:
1. Asutuse nimi
2. Struktuuriüksuse nimi
3. Indeks dokumentide loetelu järgi
4. Säiliku pealkiri
5. Säiliku alustamise ja lõpetamise kuupäev
6. Säilitusaeg
7. Lehtede arv
Asutuse nimi on sätestatud põhimääruses. Kui asutuse nimi on aastaga muutunud kantakse säiliku kaanele mõlema nimed täielikult (nimetavas käändes). Toimiku pealkiri peab avama toimiku sisu. Piirdaatumite märkimisel tuuakse kuu nimetus välja sõnalises väljenduses (02. veebruar 2012). Iga toimiku ette ja lõppu jäetakse puhtad lehed. Säilitustähtaja saame dokumentide loetelust.
Asutuse arhiivi arvestusdokumendid:

Dokumentide saabumise ja väljumise arvestusraamat

Fondide nimekiri. Fondi tähistame väikese f-ga

Nimistud
MÕISTED
Kartoteek- on arhiivi dokument, milles on andmed dokumentide sisust nende osade kohta.
Ajalooõiend- koosneb kolmest osast:
1. Asutuse likvideerimist või reorganiseerimist kajastavad aktid
2.Asutuse tegevuse piirdaatumid
3.Asutuse funktsioonid ja nende muutused
Arhiiviteatis
Arhiiviteatis on ametlikult tõestatud õiend, millel on juriidiline jõud. Sellega teatakse või kinnitatakse päringut. Teatist väljastatakse kodaniku avalduse põhjal. Teatis koostatakse asutuses säilitatavate originaaldokumentide alusel. Dokumentide tõestamata koopiate kasutamisel tehakse teatise tekstis selgitav märkus (tõestamata koopia). Arhiiviteatis koostatakse kirjaplangile ja nimetus on arhiiviteatis. Teatises tuuakse välja dokumentide nimetused ja daatumid , andmed esitatakse sündmuste järjekorras. Teatises tuuakse välja väljavõtteid dokumendist, paigutades need jutumärkidesse. Asutuse nimetused esmakordsel mainimisel kirjutakse täielikult välja. Korduval mainimisel kasutakse lühinimetusi. Teatise teksti järele paigutatakse aluseks olnud dokumentide arhiiviviidad (nt alus- viidad ). Arhiiviteatisele lisatakse dokumentide koopiad ja väljavõtted, mis kinnitavad teatises toodud andmed.
Arhiivikoopia on küsimust või fakti käsitletava dokumendi kogu teksti sõna-sõnaline taasesitus. Arhiivikoopiat tõestab arhiivi juhataja allkirja ja asutuse pitseriga. Originaaldokumendi üksikuid sõnu mille usaldatavus äratab kahtlust, selgitatakse sõnadega- nii on dokumendis. Arhiiviteatisele kirjutab alla esimesena asutuse juhataja, siis selle koostaja . Tõestatakse asutuse pitseriga. Allkirjastamine toimub astmeliselt.
Sotsiaalõiguslike päringute täitmine
Asutuse arhiiv täidab teiste asutuste ja kodanike avaldusi ning väljastab neile sotsiaalse ja õigusliku iseloomuga arhiivi koopiaid , väljavõtteid ja teatisi. Kodanikele väljastatakse avalduse põhjal arhiivi teatisi tööstaažist, töötasust, teenistusest relvajõududes, haridusest, perekonnaseisust, tööalastes ja varalistest õigustest. Toimikutest on lubatud välja võtta ja väljastada kodanikele isiklikke originaaldokumente, mille asemele tehakse koopia või õiend. Tööstaaži tõestamiseks koostatakse teatis, mille aluseks on käskkirjad, korraldused , palgalehed, töölepingud ja protokollid . Isiklikes toimikutes leiduvaid kaadriarvestuslehti, ankeete ja elulookirjeldusi ei tohi arhiiviteatise koostamise aluseks võtta. Tööstaaži tõendamise teatises tuuakse andmed ainult selle ajavahemiku kohta, mis on märgitud dokumendis. Märgitakse ametikoha täpne nimetus ja ajavahemik. Eluloolised andmed ja mittevastavused dokumentides selgitatakse sõnadega- nii on dokumendis. Kui tekst on raskesti loetav tehakse märge – ei ole loetav. Palgasuuruse teatise koostamiseks kasutatakse palgalehti. Palga suurus näidatakse teatises märgitud perioodil kehtinud vääringus. Hariduse kohta antavatel teatistel on aluseks õppenõukogude ja riiklike eksamikomisjonide protokollid. Varalisi õigusi käsitlevatel teatistel on aluseks notariaalregistri toimikud ja kohtute otsused. Kui arhiiviteatis ei mahu ära ühele lehele jätkatakse järgnevatel lehtedel, sel juhul tõestatakse iga leht asutuse pitseriga.
Avaliku Teabe seaduses jälgi punkte- (kas need on täidetud või mitte):
paragrahv 28 alusel punk 3, punkt 4, punkt 5, punkt 6, punkt 9, punkt 19, punkt 20, punkt 22, punkt 24, punkt 25, punkt 27, punkt 29.
Dokumentide riiklikule säilitamisele üleandmise kord
Asutuse dokumendid antakse riiklikku arhiivi, kinnitatud nimistute alusel. Vastuvõtmine vormistatakse üleandmis- vastuvõtmisaktiga. Enne üleandmist kontrollib riikliku arhiivi esindaja dokumentide füüsilist ja sanitaarhügieenilist seisundit . Puuduste avastamisel transporditakse dokumendid tagasi asutuse kulul. Kui dokumentide tegelik arv ei vasta nimistusse kantud arvuga, koostatakse akt, milles näidatakse täpselt puuduvate toimikute numbrid.
6