Asjaajamise aluste vorming mõistekaart (0)

Dokument- mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks
Dokumendi elukäik-(elukaar)-dok i loomine kuni selle hävitamine või saadame arhiivi,kuidas reg ida haldamine toimetame, kõik see mis puudutab dokumenti
põhineb dokumentide väärtuse muutumises ajas.dokumendi elukäik võib kesta 1aasta,10 aastat või sada aastat jne. . Aktiivses faasi olev dokument läbib elukäigu jooksul kolm faasi:akttivse,poolaktiivse ja mitteaktiivse
Dokumendi elukäigu all mõistetakse dokumendi haldamist, alalhoidmist ja kasutamist selle loomise hetkest kuni hävitamise või arhiivi üleandmiseni. Dokumendi elukäik jaguneb etappideks (nt. loomine, registreerimine, kasutamine, säilitamine, jne.), mille käigus teostatakse dokumendiga erinevaid asjaajamistoiminguid ning vastutust dokumendi haldamise eest antakse edasi (nt. töötajalt asutusele ja sealt edasi arhiivile). Dokumendi elukäigu etappe on jaotatud kahe faasi vahel: nn. asjaajamise faas, kuhu mahub dokumendi loomine ja aktiivne kasutamine; ning nn. arhiivi või väheaktiivse kasutamise faas, kus väärtust omavad dokumendid (arhivaalid) eraldatakse asjaajamisest ja säilitatakse pikema aja jooksul. Selline faaside eristamine lähtub eelkõige dokumentide haldamise eest vastutuse jaotumisest asjaajamisteenistuse ja arhiiviteenistuse vahel
dokumendi tüüp- saame määratleda sisu järgi,enamasti on meil teksti dok id,helisalvestised,fotodok, cd-d
dokumendi element-dokumendi koostisosa (informatiivosa)
dokumendi vorming e vormistus-kuidas me dok i vormistame kust kui palju vahesid jätta, ridade vahed jne, vormielemendid -saame vormistada
dokumendi liik- näeme ära sisu esitamise viisi ja vormingu, protokoll akt neil on erinevad liigid ja vormingud,kirjad adressaat kuupäev
liike on kaks 1.kirjaplank(kirjad- mille peale vormistame ettevõtte kirjad) 2.üldplank(käskkiri otsus korraldus akt protokoll - värviline paber värvilise kirjaga ettevõtte logo -vormistatakse käskkiri ,esimene leht dok i vormielemendid )
dokumendiga seotud isikud- org i juht ,autor-on org , koostaja -kes tegelikult selle kirja on koostanud,allkirjastaja,prog lööb autom orga i nime ,kellele kiri läks dokument nõuab kolme isiku osalust:väljaandja,adressaat ja koostaja
dokumendi usaldatavus-(tõene, pole võltsitud) peame saama sisus avada peame teadma faktid,et toiming on tõene,keegi ei ole seda infot muutnud ,reg mine peab olema võimalikult täpselt et saame tõestada usaldusvärsust
dokumendi autentsus -(päritolu võib usaldada ) et määrata ehtsust erinevate võimalustega-millal sisse tuli millal registreeriti,annab kindluse et see on ehtne (30 päeva on aega vastu saata dok i )kui ei ole interneti siis pead kõik üles kirjutama kellele mida andnud oled mis hiljem tuleb registreerida,pead haldama korralikult et saaksid ka hiljem aru mida sa üles kirjutanud oled,et kõik oleks tõene,peame saama ehtsust tõestada,dok peab olema terviklik
metaandmed- on andmed andmete kohta,põhiandmed :puudutab konkreetset sisu ,üks või kaks sõna selle kohta ,kuupäev ,reg nr id , dok i liik ja tüüp, kuhu saatis jneprog lööb autom kuupäeva org i ,andmed dok i ajaloo kohta ,registreerimis andmed ;
asjaajamine - teeb kõike määrab ära korra,kes vastutavad,kuidas dok liiguvad mis on tähtajad (dokumentide loomine, registreerimine, edastamine ,süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi)
jaguneb:
a) Tsentraliseeritud – kõik asjaajamise toimingud toimuvad ühes kohas;
b) Detsentraliseeritud – kõik asjaajamise toimingud toimuvad struktuuriüksustes;
c) Diferentseeritud – osa asjaajamist toimub tsentraliseeritud ja osa struktuuriüksustes.
dokumendi haldus-on üks osa asjaajamisest,keskendub ühele asjale,org ide vaheline dokumentide saatmine dok saamine loomine vahetamine,dokumendi kavandi loomine ja vormistamine koostamine,õigete vormingu parameetrite vormistamine,kooskõlastamine registreerimine allkirjastamine teatavaks tegemine edastamine menetlemine avalikustamine arhiveerimine,juurdepääs piirangud-kes mingit sisu näeb ,mis dok kellele mis kuppäeval läinud on kas on vastatud see on näha kõigile määrused neid jälgida ja neist kinni pidada ,saame seostada teiste dok idega ,kiri käskkiri akt leping protokoll,erinevates kaustades aga neil on ühine seos,hävitamine,meelde tuletada tööülesandeid määrata meeldetuletuse ajad,tehtuid toiminguid kindlaks teha ,mida oleme reg nud kuhu oleme reg nud kellele oleme reg nud mis nr tega kes on lahendanud,saame ära määratleda asjaajamis korras-kes vastutab ,kuidas hävitame ,kuidas määrame dokumendi ringluse,juurdepääsu õigused ,säilitus tähtajad
elektrooniline dokumendi haldus: ((dokumendi saamine-dokumendi registreerimine- liigitamine -säilitustähtaja määramine-säilitamine ja erladamine-dokumendi hävitamine
amphora -võimaldab digitaalset dokumendi haldust ja asjaajamist.Amphora on juhtivaid digitaalse asjaajamise tarkvarasid Eestis. Tarkvara on loodud kasutajate vajadustest lähtuvalt ning mitmete funktsionaalsuste on toimunud kasutajate tellimusel.
Postipoiss-on elektrooniline dokumendi haldusesüsteem,mis mõeldud elektroonilisel ja paberkandjal oleva dokumenteeritud informatsiooni(kirjad,avaldused,käskkirjad.lepingud,õigusaktid,protokollid, korraldused jne ) haldamiseks .Postipoiss hõlmab dokumendi protsesse alates nende loomisest/saamisest, registreerimisest ,haldamisest asutusesiseselt kuni selle arhivaaliks viimiseni.))
kiired ülekandmised(võrreldes tavalise dokumendi saatmisega kirjaposti teel-algul kiri tuli sisse siis läks aega vastvõtmisega siis templid peale saadad kellegile viseerimiseks siis millal tagasi tuleb siis saadad kellegile lahendamiseks , nii kui dokument tuleb kohe registreerid-programm lööb paljud asjad automaatselt: reg.nr id ,metandmed , ainult nupuliigutus kellele kuhu läheb),lihtsam-orienteerumine,dokumentide loomine ja vormistamine,kindel dokumendi põhi :kuupäev pealkiri sisu allkirjad et ei pea igakord uuesti kirja vormistama ja mugavam-palju valikuvõimalusi mille põhjal kiirelt otsida,teiste org ide ,dokumentidega tegelemiseks jääb rohkem aega.Ülevaatlikum-kõik dokumendid õn ühes kohas koos,ka kodanik saab vaadata lisaks töötajatele näed kohe vastust jne . Kiireneb teabe levik saame kiiremine edasi anda ja kiiremini vastu võtta,dokumendi leidmine ja nende menetlus protsesside tegemine muutub kiiremaks ja lihtsamaks(leiame kiirelt üles mida vaja ,registreerimine ,edasi saatmine vastuvõtmine –kõik see on lihtsam,asutuste vaheline dokumendi vahetamine ei pea postiga saatma või eraldi meiliga ,saab programmiga vaadata ,hoiame paberi,tahma,postikulusid,oma aega kokku
Dokumendi sisu-faktid,millest dokument räägib
dokumendi süsteem- saame jäädvustada dok i halduse osa ,enamvähem sama mis dok i haldus samas ka kuulub asjaajamise alla kuula lindilt mis veel rääkis
Dokumendisüsteem on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteem peab tagama, et dokumentide ja arhiivi haldamine toimuks süstemaatiliselt ja et kõik dokumentidega tehtavad toimingud oleksid tuvastatud.
Teabevaldaja -
• riigi ja kohaliku omavalitsuse asutused
• avalik-õiguslikud juriidilised isikud
• eraõiguslikud juriidilised isikud ja füüsilised isikud, kes täidavad seaduse, haldusakti või lepingu alusel avalikke ülesandeid teabe osas, mis puudutab nende ülesannete täitmist
Teabenõue-
• teabenõudja ees- ja perekonnanimi
• asutuse või juriidilise isiku nimel esitatava teabenõude puhul juriidilise isiku nimi või asutuse nimetus
• teabenõudja sideandmed, mille kaudu teabevaldaja saaks teabe väljastada või teabenõudjaga ühendust võtta
• taotletava teabe sisu või dokumendi liik, nimetus ja sisu või teabenõudjale teada olevad dokumendirekvisiidid
• taotletav teabenõude täitmise viis
Teabenõudja-esitab teabevaldajale teabenõude :
• suuliselt, pöördudes teabevaldaja poole vahetult või telefoni teel, või
• kirjalikult, andes teabenõude üle isiklikult või edastades selle posti, faksi või elektronpostiga.
Juurdepääsu võimaldamine teabele-
• teabele juurdepääs tuleb tagada igaühele võimalikult kiirel ja hõlpsal viisil
• juurdepääsu võimaldamisel peab olema tagatud isiku eraelu puutumatus
• juurdepääs teabele võimaldatakse tasuta, välja arvatud juhul, kui teabe väljastamisega seotud otseste kulutuste eest maksmine on seadusega ette nähtud
• igaühel on õigus vaidlustada teabele juurdepääsu piiramist, kui selline piirang rikub tema õigusi ja vabadusi
Teabe avalikustamise viisid-
• Asutusel tuleb teabenõudele vastata üldjuhul nii kiiresti kui saab ja mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul.
• Iga asutus on kohustatud avalikustama teavet Internetis. Seaduses on üksikasjalikult
loetletud, mille kohta peavad asutused veebilehele teavet paigutama.
Teabevaldaja kohustused-
• tagama juurdepääsu neile dokumentidele,millele teabenõudja juurdepääsu taotleb ja millele
teabenõudjal on juurdepääsuõigus
• pidama arvestust oma valduses olevate dokumentide üle (dokumendiregister)
• avalikustama avalikustamisele kuuluva teabe seaduses sätestatud korras
• andma avalikkusele korrapäraselt teavet avalike ülesannete täitmisest
• vajadusel abistama teabenõudjat• teavitama teabenõudjat dokumentide suhtes kehtivatest juurdepääsupiirangutest
• tagama juurdepääsupiirangutest kinnipidamise
• mitte andma teadvalt eksitavat, tegelikkusele mittevastavat või ebaõiget teavet ning kontrollima kahtluse korral väljastatava teabe õigsust ja vastavust tegelikkusele
Teabenõude esitamise viis- Igaüks võib, kes soovib saada riigi- ja omavalitsusasutustelt teavet, esitada asutusele kas kirjaliku või suulise (näiteks telefoni teel) teabenõude.
Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus-
Vastamise tähtaeg
Märgukirjale või selgitustaotlusele vastatakse viivitamata, kuid mitte hiljem kui 30 kalendripäeva jooksul selle registreerimisest. Erilise vajaduse korral lähtuvalt vastamise keerukusest võib vastamise tähtaega pikendada kuni kahe kuuni . Isikut teavitatakse vastamise tähtaja pikendamisest ja pikendamise põhjusest.