Asjaajamise kontrolltöö küsimused (0)

KONTROLLTÖÖ KÜSIMUSED
Asjaajamise eesmärk-on tagada asutuse töö vastavalt õigusaktidest ja standartites kehtestaud vorminõuetele.
Mis on dokumenidhaldus-halduse ala,mis tegeleb dokumentide loomise,saamise,alalhoidmise,kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega
Dokument-organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate täitmise või äritegevuse käigus loodud,saadud ning tõestuseks ja teadmiseks alalhoitud informatsioon.
Dokumendi haldamise toimingud -dokumentide loomine ja saamine,registeerimine, liigitamine ,
Säilitustähtaja määramine,säilitamine,juurdepääsu tagamine,dokumentide kasutamise jälgimine.
Dokumendi elukäik-toimingud dokumentidega alates selles loomisest kuni hävitamise või arhiiviasutuss
ülekandmiseni.
ÕIGUSAKTID:
Arhiiviseadus -seadus sätestab arhivaalise kogumise,hindamise, arhiveerimise ,säilitamise ja nende juurde-
pääsu korraldamise ning arhiivide tegevuse alused.
Ariivieeskiri-sätestab dokumentide säilitustähtaegade kehtestamise , arhivaalide hindamise,hävitamise või arhiivi ülekandmiseks eraldamise,arhiveerimise,säilitamise,kaitse,kasutamise ja avalike arhiivide poolt arhivaalide kogumise nõuded ja korra
Märgukirjale ja selgitustaotluse vastamise aeadus-sätestab isiku pöördumise vastamise korra niivõrd,kuivõrd see ei ole sätestatud teise seadusega.
Avaliku teabe sedaus-eesmärk on tagada üldiseks kasutamiseks mõeldud teabele avalikuse ja igaühe juurdepääsu võimalus.(Kuritegevuse ja väärtegude üldistav statistika,andmete riigieelarve tulude laekumise kohta,andmete ohu kohta inimeste elule,tervisele ja varale)
Digiallkirja seadus-sätestab digiallkirja ja digitaalse temli kasutamiseks vajalikud tingimused ning sertifitseerimisteenused.
Asjaajamiskorra ühtsed alused-määrus reguleerib riigi ja kohaliku omavalitsuse asutuste ning avaliku-
Õiguslike juriidiliste isikute asjaajamisele esitavaid nõudeid,dokumendi vormistamise nõudeid.
Isikuandmete kaitse seadus-sätestab isikuandmete töötlemise tingimused ja korra isikuandmete töötlemise riikliku järelvalve korra vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest.
Missuguste sisedokumentidega reglementeeritakse asutuses asjaajamist?
Asjaajamise korraldamine (sh. asjaajamiskorra, dokumentide loetelu koostamine)
Dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine
Dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine (sh.teabenõuete täitmine)
Arhivaalide hoidmine asutuses ja avalikku – või eraarhiivi üleandmiseks ettevalmistamine
Dokumentide tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine
Mis on asutuse asjaajamiskord ? Asutuse asjaajamiskord on normdokument , mis reguleerib dokumentide töökorraldust konkreetses asutuses, arvestades selle tegevuse spetsiifikat.

Milleks on vajalik dokumentide loetelu Täidetud dokumentide süstematiseerimiseks sarjadesse

Ametikirjade indekseerimiseks,dokumentide ülesleidmiseks sarjadesse,dokumentide säilitustähtaegade määramiseks
Mis dokumendiga üldjuhul kehtestatakse asjaaajamiskord ja dokumentide loetelu?
Asjaajamiskord võib olla kehtestatud ühtse dokumendina või koosneda mitmest regulatsioonist (dokumentide vormistamise kord, dokumendihalduse kord, teabe avalikustamise kord, juurdepääsupiirangute kehtestamise kord, e- kirjade haldamise kord jne)
Asjaajamiskord kehtestatakse (kinnitatakse) asutuse juhi käskkirjaga, milles muuhulgas nähakse ette ka selle kohustuslikkus kõikidele asutuse töötajatele ja tutvustamise kord.
AMETIKIRI:
Nimeta dokumendi näidisvormingu veerised: (parem1,5, vasak3, ülemine1,2, alumine1,2)
Too näide aadressi kirjutamise kohta personaliosakonda?
Garantiikiri - vormistatakse lubadusi sisaldavaid kirju. Näiteks tähtajaliselt teatud tingimustel mingi töö täitmiseks, makse sooritamiseks jms. Garantiikirjal ei ole võrreldes ametikirjaga suuremat juriidilist jõudu. Garantiikirjale ei vormistata pöördumist ega lõputervitus.
Volikiri - on kirjalikus vormis antud volitus. Volikirjaga annab juriidiline või füüsiline isik ehk volitaja oma nõusoleku mingiks tegevuseks selleks määratud isikule ehk volitatule.Volikirja koostamise algatus tuleb juhtkonnalt või töötajalt, kes tööülesannete tõttu peab esindama organisatsiooni.
Volikirja tekstis volitatakse töötajat personaalselt esindama organisatsiooni või teostama tema nimel tehinguid.volikirja saab kasutada ainult koos isikut tõendava dokumendiga. Volikirjas isikukoodi kasutamine on lubatud seadusega pandud ülesannete täitmiseks või isiku nõusolekul.
Tõend- on kirjalik dokument, mis tõendab mingit fakti. Organisatsioon annab tõendi välja kui on vaja organisatsiooniga seotud fakti tõendada, näiteks kinnitada isiku kuuluvust, omadusi, mingit olukorda jne.Tõendis ei vormistata pealkirja, pöördumist ega lõputervitust.Tõend kinnitatakse pitseriga.
Missugusele plangile vormistatakse kirjad?
Kirjaplangile
Kuidas jagunevad asjaajamise seisukohalt kirjad?
Algatuskirjad,vastuskirjad,kaaskirjad
Nimeta 4 ametikirjade eriliiki?
Järelpärimiskiri,garantiikiri,meeldetuletuskiri,tõend,volikiri
Protokoll-on dokument, mis koostatakse nõupidamise või koosoleku käigus. Protokollis fikseeritakse vastuvõetud otsused. Protokollis tuleb kirja panna, millal koosolek toimus, kes osalesid, kes-mida ütles, mida otsustati.
Käskkiri-organisatsiooni tegevust korraldav haldusakt . Käskkirja annavad välja organisatsiooni juht ja tema asetäitjad vastavalt oma õiguspiiridele. Käskkirju antakse välja initsiatiivkorras või kõrgemal seisva õigusjõu aktide täitmiseks. Kestvuselt on käskkiri ühekordne ja kehtib samas küsimuses uue käskkirja väljaandmiseni.
Sisu järgi (erinevatest säilitustähtaegadest tingituna ) jagunevad käskkirjad:

• Põhitegevuse käskkirjad (sisemise töökorralduse kohta);
  
• Personalikäskkirjad (isikkoosseisu kohta);
  
• Puhkuse käskkirjad;
  
• Lähetuse käskkirjad.
  

Akt-on dokument, millega saab tuvastada fakti (dokumentide üleandmist-vastuvõtmist).
Asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt peab sisaldama:
1) täitmisel olevate lepingute loetelu;
2) pooleli olevate õigusaktide eelnõude loetelu;
3) lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu;
4) üleantavate üksikdokumentide ning toimikute loetelu
Dokumnediringlus-on dokumentide liikumine alates nende saamisest või koostamisest kuni täitmise või väljasaatmiseni. Dokumendiringlus peab olema korraldatud operatiivselt ja sihipäraselt
Dokumentide registreerimine- on dokumentide koostamise või saamise ajaline fikseerimine, talle
järjekorranumbri andmise ja teiste kindlaksmääratud andmete märkimisega.
Dokumente registreeritakse järgmistel eesmärkidel:
dokumentide arvestuseks , dokumentide leidmiseks (liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude andmete kaudu dokumendi elutsükli faasides , dokumentide täitmise kontrolli korraldamiseks, dokumentide kaotsimineku vältimiseks, tagada avalikkuse juurdepääs avalikele dokumentidele.
Dokumentide menetlemine - et juhtkond vaatab dokumendi läbi ja märgib nendele korralduse asja lahendamise käigu kohta, dokumendiga seotud küsimus lahendatakse ja dokumendi käsitlemise käigus koostatakse ning vormistatakse (trükitakse, kooskõlastatakse, allkirjastatakse, kinnitatakse) vastusdokument, kontrollitakse asjade tähtaegset täitmist, tehakse teatavaks vastus, asja lahendamise tulemus