Tulevase ettevõtte asjaajamise kord (0)

AS NUNNU Ettevõtte asjaajamise kord
ÜLDEESKIRJAD
1. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi.
2. Koostatud dokumendid peavad olema vastavuses haldusdokumentide vormistamise põhinõuetega
3. Asjaajamise korraldajaks on sekretär,  kelle põhiülesandeks on:
- dokumentide vastuvõtmine
- dokumentide registreerimine
- dokumentide vahendamine
- dokumentide väljastamine
- järelvalve dokumentide täitmise üle
- dokumentide hoidmine
- nõustamine asjaajamisega seotud küsimustes
- asjaajamise pidev täiustamine
- telefakside lähetamine
- kirjade, panderollide, trükiste lähetamine
- asjaajamises vajaminevate teatmematerjalide muretsemine
HALDUSDOKUMENTIDE KOOSTAMINE JA VORMISTAMINE
Dokumentide liigitus
Dokumendid liigitatakse:
- informatsioonilised dokumendid - ametkiri , iseloomustus, teade, akt, õiend, tõend, ettekanne, aruanne, teatis jne.
- korraldavad dokumendid ehk haldusaktid - käskkiri, korraldus, otsus, juhend
- organisatsioonilised dokumendid – põhikiri, põhimäärus
- kollegiaalse otsustusega dokument on protokoll
Dokumendi plank
Ametlikud dokumendid vormistatakse plankidel. Kehtib üks formaat A4 ( 210 x 297 mm) .
Plangile trükitavate rekvisiitide järgi kasutatakse kahte liiki planke :
1 ) üldplank – käskkirja, korralduse, otsuse, määruse, juhendi, tõendi, teatise, protokolli ja akti vormistamiseks
2) kirjaplank - ametikirja vormistamiseks.
Dokumendiplangid kujundatakse käesolevale korrale lisatud näidisvormingute alusel (LISAD 1 – 2 ), mis vastavad Eesti Vabariigi haldusdokument ide vormistamise põhinõuetele (EV ST 3-92).
Tänukirjade ja kutsete vormistamisel kasutatakse erivormistusega planke.
Üldplangile trükitavad rekvisiidid on:
• dokumendi autori nimi
• väljaandmise koht
• kuupäeva ja numbri ( indeksi ) koht
Dokumendi vormistamne
Käskkirja vormistamisel kasutatakse planki :
• dokumendi autor 
• dokumendi nimetus KÄSKKIRI
• väljaandmise koht  
• kuupäeva ja numbri koht
-Dokumendi liigi nimetus ( käskkiri, akt, protokoll jne ) märgitakse nimetavas käändes, suurte tähtedega
-Kuupäev märgitakse kas numbriliselt või sõnalis-numbriliselt järjestuses: kuupäev, kuu, aasta. Kuupäev ja kuu märgitakse alati kahekohalistena, aasta neljakohalisena. Aastaarvu järgi punkti ei kasutata.
-Kirja number e. registreerimisindeks peab sisaldama järjekorranumbrit registri järgi ja toi-
miku tähist (numbrit) toimikute loetelus .
-Vastusdokumendile märgitakse sissetulnud dokumendi kuupäev ja number jälgides täpselt selle kirjapilti
-Dokument adresseeritakse asutusele, struktuuriüksusele, juriidilisele või füüsilisele isikule. Rekvisiidi koostisosad märgitakse järgmiselt: isik, asutus, asutuse struktuuriüksus; tänav, maja- või korterinumber; asula või sidejaoskond, sihtnumber , linn või maakond; riik. Viimane sihtkoht märgitakse suurtähtedega
-Vajadusel tehakse dokumendile kasutamise kohta sellekohane märge ( “isiklik”, “ametialaseks kasutamiseks”) enne rekvisiiti “adressaat”, kasutades suurtähti.
- Dokumendiliigi nimetus märgitakse nimetavas käändes ( käskkiri, korraldus, otsus, määrus, akt, protokoll jne), suurtähtedega ja paksus kirjas. Protokolli kohta näidatakse ära, mille kohta vastav protokoll on koostatud.
N. KORRALDUS
-Pealkiri ehk sisuviide avab lühidalt dokumendi sisu. Pealkirja põhisõna märgitakse nimetavas käändes ning pealkirja lõpus kirjavahemärki ei kasutata. Dokumentide pealkirjad vormistatakse paksus kirjas.
N: Taotlus
- Pöördumises kasutatakse ametinimetust, viisakustiitlit ( lp, hr, pr, prl ), tiitleid, auastmeid või isiku nime. Eesnime kasutatakse pöördumisel juhul, kui see on oluliseks täpsustuseks ( kui asutuses on mitu samanimelist isikut jne. )
-Dokumendi tekst peab olema lühike, täpne ja keeleliselt korrektne ega tohi võimaldada erinevaid tõlgendusi.
- Rekvisiit “ Allkiri ” koosneb dokumendi alla kirjutanud isiku allkirjast e. signatuurist, selle desifreeringust ja ametinimetusest, kusjuures signatuuri jaoks tuleb vabaks jätta kolm kuni viis rida. Originaaldokumentide allkirjastamisel kasutatakse sinist värvi dokumendipliiatsit.
-Ametikirja tekstis nimetatud lisade puhul märgitakse lisade reale nende lehekülgede ja eksemplaride arv.
-Protokollide puhul märgitakse lisa nimetus tekstis. Lisale tehakse ülemisse parempoolsesse nurka märge dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub.
Dokumendi kinnitamine
Kinnitusmärge koosneb sõnast “ kinnitan ”, rekvisiidist “allkiri” ja kuupäevast või sõnast “kinnitatud” kinnitatava dokumendi autorist, väljaandja ametikohast, kuupäevast, dokumendi nimetusest ning numbrist. Sõnad “kinnitan” ja “kinnitatud” märgitakse suurte tähtedega ning kirjavahemärkideta.
Resolutsioon
Resolutsioon koosneb selle töötaja eesnimetähest ning perekonnanimest, kellele dokument suunatakse, märkest ettekirjutatava tegevuse ning täitmise korra ja tähtaja kohta, resolutsiooni koostaja signatuurist ja allakirjutamise kuupäevast. Resolutsioon märgitakse dokumendile.
Pitser
Pitser pannakse rekvisiidi “Allkiri” juurde nii, et see riivaks dokumenti allkirjastanud isiku allkirja viimaseid tähti. Tekst või vapi kujutis pitseril peab jääma õiget pidi.
Märge dokumendi originaalsuse või terviklikkuse kohta
Dokumendiks võib olla originaal , koopia, ärakiri või väljavõte.
Originaal - dokumendi esimene, lõplikult vormistatud ja allakirjutatud eksemplar
Koopia - originaali kopeerimise teel saadud täpne dokumendi kordus, mis vastab originaalile nii sisult kui vormilt.
Ärakiri - originaali sisuline kordus.
Väljavõte - originaali osaline taasesitus.
-Kui dokumendist on tehtud ärakiri, koopia või väljavõte, tehakse vastav märge dokumendi parempoolsesse ülemisse serva suurtähtedega .
Nt: ÄRAKIRI
VÄLJAVÕTE
KOOPIA
-Dokumendi ärakirjad, koopiad ja väljavõtted tõestatakse märkega, mis koosneb suurtähtedega vormistatud sõnadest “ärakiri õige” või “väljavõte õige” , dokumendi tõestanud isiku signatuurist ja selle desifreeringust, ametinimetusest, tõestamise kuupäevast ning vajadusel pitserist. Kui dokument koosneb mitmest lehest, siis tehakse tõestusmärge viimasele lehele. Pitser asetatakse nii et see riivaks sõna “õige” viimaseid tähti.
-Dokumentide mitmes eksemplaris valmistamisel (paljundamisel) tekkinud koopiaid on lubatud tõestada pitseriga oma asutusesiseseks kasutamiseks või allasutustele saatmiseks.
-Väljavõte vormistatakse valgele paberile. Väljavõtte ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna “VÄLJAVÕTE”. Väljavõttes peavad olema taastatud kõik andmed, mille abil saab identifitseerida dokumendi väljaandjat, dokumendiliiki, väljaandmise aega ja kohta. Väljavõtete õigsust võib tõestada ainult pitseriga. Väljavõtte, mille abil saab tõestada isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, õigsust, tuleb tõestada tõestusmärke ja pitseriga.
Pitsat
Dokumentidele, mis nõuavad autentsuse tõestamist, pannakse pitser.
Dokumenditöö korraldamine
Dokumendi koostamise või saamise fakti fikseerimine
-Saabunud kirjade registreerimiseks kasutatakse dokumendihaldussüsteemi. mis sisaldab järgmisi andmeid:
- registreerimise järjekorra number
- saabunud dokumendi kuupäev ja indeks
- kellelt saadud
- sisu
- resolutsioon või kellele dokument suunatud
-Väljasaadetavate dokumentide registreerimiseks dokumendihaldussüsteemi, mis sisaldab järgmisi andmeid:
- registreerimise järjekorra number
- dokumendi kuupäev
- kellele saadetud
- sisu
- toimiku indeks
- täitmise märge
-Tõendite registreerimiseks on koolis kasutusel dokumendihaldussüsteemi, mis sisaldab järgmisi andmeid:
- järjekorranumber
- tõendi väljaandmise kuupäev
- tõendi saaja perekonna- ja eesnimi
- tõendi saaja elukoht
- tõendi sisu
- tõendi vastuvõtja allkiri
Saabunud dokumendid
-Saabunud posti võetab vastu sekretär.
-Dokumentide originaalid säilitatakse sekretäri juures
-Dokumentide läbivaatamise tulemused kajastatakse resolutsioonis. Resolutsioon peab sisaldama selle töötaja nime, kellele dokument suunatakse, vajadusel ka tähtaja, resolutsiooni kirjutaja allkirja ja kuupäeva.
Väljasaadetavad dokumendid
-Väljasaadetavate dokumentide ringlus hõlmab dokumendi koostamist, vormistamist, signeerimist ja väljasaatmist.
-Dokumendid saadetakse välja sekretäri poolt.
Dokumentide säilitamine
-Dokumentide süstematiseerimise, säilitamistähtaegade määramise ning dokumentide hulga ja asukoha arvestuse aluseks on toimikute loetelu , mis hõlmab kõiki kooli tegevuse dokumenteeritavaid lõike.
-Pärast asjajamisaasta lõppemist valmistatakse dokumendid ette säilitamiseks ja kasutamiseks.

Ettevõtte vastust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontroll.
-Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul.
-Kui teabenõuet ei ole võimalik teabenõudja esitatud andmete puudulikkuse tõttu täita, siis teavitab sekretär sellest teabenõudjat 5 tööpäeva jooksul teabenõude täpsustamiseks.
-Teabenõude menetluse tähtaegu arvestatakse alates teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast.
-Kui on vaja teabenõuet täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib sekretär teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos põhjendustega teatab sekretär teabenõudjale viie tööpäeva jooksul.
-Teabenõue loetakse täidetuks, kui:
- teave on teabenõudjale edastatud;
•  teabenõue on edastatud vastavalt kuuluvusele ja sellest on teabenõudjale teatatud.
Dokumentide hoidmise ja hävitamise kord
-Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua , kui säilitatakse dokumenti. ----Dokumentide hävitamine on vajalik, et neis sisalduv informatsioon ei satuks kolmandate isikute kätte. Eesmärgiks on kaitsta inimesi, kes võivad andmete väärkasutuse tõttu kannatada saada.
- Hävitamisele kuuluvad järgmised andmekandjad:
•  dokumentide mustandid, dokumentide koopiad, arvuti väljatrükid, disketid , CD-d;
•  asjaajamises ja arhiivihoidlas säilitustähtaja ületanud dokumendid.
-Arhivaale võib hävitada ainult hävitamisakti alusel.
-Dokumente ei tohi hävitada rebimise või põletamise teel.
-Dokumendid hävitatakse purustamise või teabe kustutamise teel.
- Paberkandjal olevate dokumentide purustamisele kehtivad järgmised rahvusvahelised standardid:
1. Turvalisuse aste:
kirjalike dokumentide jaoks, mis tuleb muuta loetamatuks – riba laius 12 mm, riba pikkus – lõpmatus;
2.turvalisuse aste:
-Siseste dokumentide jaoks, mis tuleb muuta loetamatuks – riba laius 6 mm, riba pikkus – lõpmatus;
3.turvalisuse aste:
-konfidentsiaalsete dokumentide jaoks – osakeste laius 4 mm, pikkus – 60 mm;
4.turvalisuse aste:
-dokumentide tarvis, mis sisaldavad saladusi – osakeste laius 2 mm, pikkus – 15 mm.
5.turvalisuse aste:
Eriti kõrgete turvalisuse tingimuste korral – osakeste laius 0,8 mm, pikkus – 15 mm.

Töötaja töölt vabastamise või töösuhte peatumise korral asjaajamise üleandmise kord.
-Enne töölepingu lõpetamist või töölepingu peatumist tuleb asjaajamine üle anda juhatajale /omanikule/direktorile.
-Asjaajamise üleandmine vormistatakse üleandmis-vastuvõtmis-aktiga, mis sisaldab:
-üleandja käes lahendamisel olevate dokumentide loetelu ,
-tähtajaks täitmata dokumentide loetelu,
-toimikute loetelu vastavalt toimikute (või dokumentide) loetelule.
-koosseisunimestikku, ettevõtte ja allüksustes töötavate isikute arvu;
-pitsatite arvu, liike, asukohta ja andmeid pitsatite hoidmise eest vastutava ametiisiku kohta  juhi lahkumise korral viimase tema poolt allakirjutatud korraldava dokumendi ja ametikirja dokumendiregistri numbrit.
-Akt vormistatakse kahes eksemplaris, millest üks jääb üleandjale, teine vastuvõtjale. Aktile kirjutavad alla:
•  üleandja
•  vastuvõtja
•  üleandmise juures viibinud isik.
-Kui vastuvõtja ei ole akti sisuga nõus, koostab ta eriarvamuse, mis lisatakse aktile. Vastavasisuline märge tehakse akti teksti allkirjadest allpool.