TÖÖTAJATE KOOLITUS JA ARENDUS (0)

VII TÖÖTAJATE KOOLITUS JA ARENDUS
ORGANISATSIOONI TÖÖTAJATE ARENDAMINE JA KOOLITAMINE
Pikka aega oldi Eestis arvamusel, et töötaja arendamine ja koolitamine on kulutus organisatsioonile.
Tänaseks on jõutud arusaamisele, et töötaja pidev arendamine ja koolitamine on investeering ja tuleb ainult kasuks konkurentsi- võimelisena püsida soovivale organisatsioonile.
Personali koolitamisel ette tulevad mõisted:

• Haridus – baasteadmiste ja oskuste omandamine koolis ja ülikoolis.
  
• Treening – konkreetse töö tegemiseks vajalike oskuste omandamine koolitusfirmades saavutatakse treeningute kaudu.
  
• Arendamine – organisatsiooni arenguvajadustest tulenevalt personali kompetentsuse tõstmine töökohal
  
• Personali arendamise eesmärk – töötajate ametialase kompetentsuse pideva tõusu tagamine vastavalt organisatsiooni vajadustele.
  
• Personali arendamise ja koolituse etapid - arendus- ja koolitusvajaduste väljaselgitamine; koolituse planeerimine ja koolitusplaani koostamine; koolituse korraldamine; tulemuslikkuse hindamine ja õpitu rakendamine.
  
• Juhtkonna osalus – osaleb koolituse tulemuslikkuse hindamisel
  
• Töötaja osalus – osalevad koolitusel vastutades oma kvalifikatsiooni tõstmise eest
  
• Personalitöötaja osalus – osaleb protsessi kõigis etappides ja tema ülesandeks on kogu korralduslik pool.
  
• Protseduuri vajalikkus – sätestab üldpõhimõtete rakendamise täpsed reeglid.
  

TÖÖTAJATE TÖÖALANE HINDAMINE
Organisatsioonid , kes ei kuulu avaliku teenistuse seaduse tegevusraamidesse, võivad välja töötada vastavalt organisatsiooni vajadustele oma hindamissüsteemi, mil tagaks parima tulemuse töötaja hindamise ettevalmistamise, selle läbiviimise ja hindamistulemuste kasutamise protsessi.
Töötaja tööalane hindamine on süstemaatiline tegevus, mille käigus antakse hinnang tööalasele tegevusele – töö protsessi, selle kvaliteedi, tulemuslikkuse, rahulolu jne osas.
Hindamine toimub juhi ja alluva perioodilise (iga-aastase) vestluse vormis, kus tagasiside peab olema mõlemapoolne.
Töötaja saab teada, kuidas tema tööga rahul ollakse ja missugused on tema arenguvõimalused.
Tööandja saab ülevaate töökorraldusest ja selle täiustamist vajavatest tegurist töötaja arvamuste ja ettepanekute põhjal.
Vestluse käigus vaadatakse läbi eelneval perioodil püstitatud eesmärgid ning töö vastavust sellele, hinnatakse hetke olukorda ning lepitakse kokku ootused aja vajadused eelseisvaks perioodiks nii isiklikul kui organisatsiooni tasandil.
Hindamine võib olla formaalne ja mitteformaalne.
Formaalne hindamine on ametlik ja süsteemne protseduur , mis eeldab hindamissüsteemi olemasolu ja kindla metoodika kasutamist. Tulemused vormistatakse kokkulepitud viisil. Aastas on soovitav läbi viia üks formaalne hindamine.
Mitteformaalne hindamine toimub töö käigus ja see on juhi ning alluva igapäevane suhe, suurt oskust nõudev tegevus, mis eeldab kompetentsust, eetilisust, püsivust ja tähelepanelikkust.
ORGANISATSIOONI HINDAMISSÜSTEEM
Formaalse hindamise läbiviimiseks on organisatsioonil vaja hindamissüsteemi, mille väljatöötamisprotsessi kaastakse kõiki töötajaid.
Protsessi käigus hinnatakse süsteemselt töökohti ning määratakse kindlaks iga töökoha keerukus ja olulisus organisatsioonis teiste töökohtade suhtes.
Hindamise eesmärgid on:

• Teha kindlaks iga töötaja tugevad ja nõrgad küljed
  
• Teha kindlaks arendamis- ja koolitusvajadus
  
• Võimaldada inimestel oma tööd parandada
  
• Selgitada tööd segavad asjaolud, parandada töökorraldust
  
• Motiveerida töötajaid, otsustada kompenseerimine (palk)
  
• Avastada reserve .
  

Hindamine aitab otsustada edutamise, roteerimise, tööülesannete muutmise, aga ka töösuhete lõpetamise küsimusi.
Hindamissüsteemi väljatöötamisel tuleb

• Püstitada hindamise eesmärk (miks on vaja hinnata?)
  
• Määrata hindamise kriteeriumid (mida hinnatakse?)
  
• valida hindamise meetodid (mille abil hinnata?)
  
• töötada välja hindamise protseduur (kuidas korraldada hindamist?) s.h otsustada
  

- kas hinnatakse kõiki töötajaid
- kui sageli hinnatakse : kord aastas, kaks korda aastas
- kes hindab: vahetu juht, kolleegid, alluvad
- kuidas kasutatakse hindamistulemusi: tõstetakse palka, edutatakse, koolitatakse, vallandatakse.
HINDAMISE PROTSEDUUR

Hindamise ettevalmistamine

Määratakse organisatsiooni prioriteedid lähiaastateks

Püstitatakse personali hindamise eesmärgid
- personali planeerimine (karjääri planeerimine, ümberpaigutamine, edutamine, töösuhte lõpetamine)
- personali tööülesannete täpsustamine ja parandamine (tunnustamine, motiveerimine)
- personali arengu- ja koolitusvajaduste väljaselgitamine ning koolituse tulemuslikkuse hindamine
- personalitöösuhete hindamine (töö kvaliteet, tööaja võimed , reservide avastamine)
- töökorralduse parandamine
- palkade korrigeerimine
-töötajatevaheliste suhete parandamine ( pinged , intriigid, suhted)
- personaliinformeerimine tööalastest ootustest
3. Kehtestatakse tööle esitatavad nõuded ( ametijuhendis )
4. Lähtuvalt hinnatavast tööst valitakse sobiv hindamismeetod
Meetodi valikul tuleb lähtuda selle usaldatavusest, kasutamise lihtsusest, sobivusest kasutajale, arusaadavusest hinnatavale.
Meetodi valik sõltub ka hinnatavast ametikohast.
Hindamismeetodiks võib olla

• Test
  
• Eksam
  
• Tehniliste oskuste katse
  
• Arvestus
  
• Vestlus , jne
  

Hindamismeetoditest kasutatakse kõige sagedamini vestlusi, mida liigitatakse erinevate teemade kaupa – tulemus-, hindamis -, arenguvestlusteks.
Näiteks juhtide ja spetsialistide hindamisel peetakse sobivaks meetodiks arenguvestlust.
Arenguvestlus on juhi – alluva vaheline kombineeritud vestlus, mis on üles ehitatud etapiliselt, alustades möödunud perioodi analüüsist lõpetades tulevikueesmärkide püstitamisega.
Alustatakse möödunud perioodi tulemuste saavutamise analüüsist, millele järgneb tehtud tööle ja selle kvaliteedile hinnangu andmine ning hetke olukorra iseloomustamine .
Hinnatakse töötaja panuse andmist organisatsiooni eesmärkide saavutamiseks ning vastutust.
Järgmiseks sõnastatakse töötaja ootused ja püstitatakse uued eesmärgid eelseisvaks perioodiks.
Antakse hinnang töötaja töö senisele arengule ning tuuakse välja koolitusvajadus või arendamist vajavad isiksuseomadused.
Kombineeritud vestlus võib kesta 2 -4 tundi.
Arenguvestlus eeldab vastavate küsitlusvormide väljatöötamist.
5. Töötatakse välja hindamiskriteeriumid .
- töösooritus
* kvaliteet (täpsus, kiirus, veatus, täiuslikkus)
* vastutus (otsustavus, sõnapidavus)
* koostöö ( tolerantsus , teistega arvestamine )
* organiseerimisvõime (oskus asju liikuma panna, läbi suruda, leida õigeid inimesi ja panna neid tegutsema)
* kommunikatiivsus (verbaalne võimekus, seltsivus )
*initsiatiiv (algatuslikkus)
- töösse suhtumine
*hoolsus
* distsipliin
*enesekontroll
* enesekriitilisus
*suhtumine korraldustesse
-töö tulemuslikkus
*kvaliteet
* kvantiteet
*kompetentsus
-meeskondlikkus
*läbisaamine juhtide, kolleegide ja alluvatega
-loomingulisus
* ideederohkus
-lojaalsus
* ausus tööandja suhtes
6.Informeeritakse töötajaid
Hindamise ettevalmistuse käigus tuleb kogu personali informeerida eelseisvast hindamisprotseduurist, mis koosneb hindamise eesmärkidest, sisust ja korralduslikust poolest.
Info hindamisprotseduurist peab olema avalikustatud ja kõigile kätte saadav.
7.Hindamiseeelne koolitus hindamisvigade vältimiseks
Hindajaks on isik, kes annab hinnangu hindamisprotsessis.
Hindajaks võib olla:

• Vahetu juht, kes on tavaliselt vestluse läbiviija, omab alluva kohta infot tema töökoha keerukuse ja töötulemuste kohta ning tunneb organisatsiooni vajadusi ja töö eripära
  
• Hinnatav ise, kes teab oma nõrku ja tugevaid külgi ning seoses sellega püstitab endale reaalsemaid eesmärke ja ülesandeid
  
• komisjon , kus on kompetentsed ja erapooletud isikud ning vajadusel vähendab see vahetu juhi subjektiivset hinnangut.
  

Hinnangu andja peab suutma hinnanguid ka objektiivselt pühjendada.
2.Hindamise läbiviimine
Hindmisel tuleb olla aus ja objektiivne!
Hindmisprotsessi läbiviimiseks võib-olla hindamisjuhend – kava tegevuste kohta, kus on määrtletud:

• hindamisprotsessis osalejate kohustused (kes, mida, mis ajaks teeb)
  
• koostatavad vajalikud dokumendid ja vormid ning muud abimaterjalid (kes koostab ja missugused)
  
• koolitusküsimused (kellele, millal ja missugused koolitused)
  
• eelseisvast hindamisest teavitamine
  
• hindamistulemustega tutvumise õigus
  
• hindamisinformatsiooni analüüs (kes, kus ja kuidas).
  

Hindamise lõbiviimine võib toimuda hindamislehe ja vestluse põhjal.
1)Hindamislehe täitmine
Hindamislehe küsimustik koostatakse lähtuvalt asutuse spetsiifikast ja organisatsiooni poolt püstitatud hindamise eesmärkidest.
Vormistab selle personalitöötaja hindaja (vahetu juhi) abiga.
Enne vastamist tuleb konfidentsiaalsust ning vajadusel hindamislehe säilitamise korraldust.
Küsimuste koostamisel on oluline nende järjekord. Küsimused peaksid olema grupeeritud ning nende vahel peab olema loogiline seos.
Alustada tuleks sissejuhatavatest ja lihtsamatest küsimustest.
Hindamislehe küsimustik peab andma tagasiside töötaja:

• erialaste teadmiste ja oskuste osas
  
• ameti- ja kutsealaste teadmiste ja oskuste (õigus-, majandus-, juhtimis ja infotehnoloogia alased teadmised ja oskused, keeleoskus , jne) osas
  
• võimete ja tööalase käitumise (koostöö-, algatus -, vastutus-,otsustusvõime, jne) osas
  
• käitumist iseloomustavate omaduste ( korrektsus , suhe töösse, jne) osas
  
• arendamise j koolituse osas
  
• töötulemuste osas.
  

Vestluse käigus peab tagasiside olema mõlemapoolne – informatsiooni tuleb anda ja saada, olenemata sellest, kas see on positiivne või negatiivne.
Kaks nädalat enne vestluse läbiviimist teatab vahetu juht isiklikult vestluse toimumise ajast ja kohast.
Etteteatamisaeg jääb ettevalmistusajaks nii töötajale kui ka hindajale.
Vestlus algab neutraalse teema ja üldiste küsimustega, kus informeeritakse töötajat vestlusele kuluvast ajast ning läbirääkimisele tulevad teemad.
Vestluse läbiviimine koosneb etappidest:

• soodsa, usaldusliku vestlus –õhkkonna loomine ning vestluse sisus ja ajas kokkuleppe saavutamine
  
• tagasivaade eelnevale perioodile ning vahepealsete muudatuste väljatoomine
  
• küsimused ja vastused, kommentaarid, tagasiside ja vahekokkuvõtete tegemine olulisema väljatoomisega
  
• ootuste ja eesmärkide sõnastamine ning edasise tegevuskava koostamine
  
• vestlustulemustes kokkuleppele jõudmine
  
• vestlusest kokkuvõtte tegemine ja positiivne lõpetamine.
  

Vestluse lõpus on oluline üle kontrollida, kas mõlemad pooled on teemast ühtemoodi aru saanud.
Erimeelsuste puhul tuleb püüda need lahendada.
2.Hindamistulemuste läbiarutamine iga töötajaga personaalselt
Vahetu juhi poolt antakse hinnang läbitud teemadele ja kogu protseduurile.
Töötajale selgitatase edasist protsessi, samas ka võimalusest hindamistulemust vaidlustada.
3.Eriarvamuste lahendamine
Hinnangute võimalike sõnastusi:

• antud ametikohal maksimaalne (või selle lähedal)
  
• on võimeline saavutama edu
  
• vajab täiendõpet
  
• tuleb toime ametijuhendis toodud kohustustega
  
• sobib töökohale
  
• edutamise võimalus
  
• ümberpaigutamise vajadus.
  

3.Hindamistulemuste avalikustamine ja rakendamine
1. Kokkuvõtete tegemine
Igale vestlusele võib järgneda hindaja eneseanalüüs, et järgneval vestlusel vigu mitte korrata .
2.Tulemuste üldine (mitte personaalne ) analüüs, avalikustamine
Analüüsida tuleb ka hindamisprotsessi käigus tekkinud hindamisvigu, mis võivad olla seotud hindamislehe väljatöötamisega, puuduliku küsimustiku, või hindamissituatsiooniga, (vt ptk Ebaõnnestunud valik – II osas)
Hindamisvead võivad muuta hindamisotsust ning mõjutada oluliselt tulemust.
Hindamistulemused tuleb dokumenteerida.
Vestluste perioodi lõpus tuleb teostada analüüs, teha kokkuvõtted ja avalikustada.
Avalikustatakse aid kokkuvõte.
3.Tulemuste rakendamine (administratiivsete otsuste täitmine)
Tulemuste põhjal võetakse vastu otsused, mis on aluseks:

• Organisatsiooni arengu planeerimisele
  
• Töökorraldusalaste muudatuste kavandamisele ja personali paigutamisele, edutamisele
  
• Saavutatud töötulemuste analüüsimisele
  
• Koolitustegevuse planeerimisele
  
• Töötasustamisele.
  

4.Hindamisprotseduuri käigus ilmnenud VIGADE ANALÜÜS, protseduuri täiustamine
Analüüsida tuleb kogu asutuste hindamiosprotsessi, mille põhjal antakse lõpphinnang ja vajadusel korrigeeritakse.
Hindamisprotsess ja hindamistulemuste kasutamine peab töötajatele garanteerima edasise ausa ja usaldusliku kohtlemise luues neile head töötingimused.
AVALIKU TEENISTUJA ATESTEERIMINE
Avaliku teenistuse seadus näeb ette avalike teenistujate perioodilise atesteerimise läbiviimise kohustust üks kord kolme aasta jooksul.
Sseadusest tulenevalt on isiku atenteerimine tema töötulemuste ja ametikohal esitatavatele nõuetele vastavuse hindamine.
Atesteerimisel on nõuded haridusele, kogemustele, teadmistele ja oskustele ning isiksuseomadustele.
Atesteeritakse ametnikke ja ametnikukandidaate ning atesteerimisvormid on seotud:

• perioodilise atesteerimisega
  
• edutamisega
  
• avaliku konkursiga
  
• ametinike reservi arvamisega.
  

Atesteerimisperioodiks loetakse perioodilist atesteerimist, mis toimub üks kord kolme aasta jooksul.
Atesteerimisperiood sisaldab ka juhi – alluva iga-aastaseid vestlusi.
Ametnikke atesteerivad komisjonid ning nende moodustamise kord aon sätestatud seadusega.
Komisjoni peab kuuluma vähemalt 5 liiget, töövormiks on koosolek, mis protokollitakse.
Atesteeritavale ametnikule avatakse atesteerimisleht, mille vorm ja töitmise juhendi kehtestab Vabariigi Valitsus.
Atesteerimise ajast, kohast ja viisist (vestlus, eksam, test) teatatakse ette kirjalikult vähemalt kaks nädalat.
Komisjon teeb atenteerimise otsuse kolme päeva jooksul ja teatab tulemustest otsuse tegemisee järgneval tööpäeval.
Otsus võib olla:

• atenteeritud
  
• mitteatenteeritud
  
• atesteerimise edasi lükkamine kuni üheks aastaks.
  

Tulemustega mittenõustumisel võib nõuda kordusatesteerimist kahe nädala jooksul, millest teatab ette kirjalikult vähemalt ühe nädala.
Ametnikul on õigus tulemuste vaidlustamiseks pöörduda halduskohtu poole ühe kuu jooksul.
KOOLITUSVAJADUSE ANALÜÜS
Personalitöötajale algab koolitusvajaduse analüüsi protsess juba uue töötaja värbamise ja valikuga, kus antakse esmane hinnang töötaja haridusele, oskuseleja kogemusele läbitud koolituste ning eelnevate töökogemuste põhjal.
Tööle asumisel on uuele töötajale vajalik tööalane väljaõpe. Selle vajadus otsustatakse vastavalt ametijuhendile.
Koolitusvajaduse analüüsi protsessi käigus kogutakse infot kolmelt tasandilt :

• organisatsiooni põhitegevuse ja arengu tasandil
  
• töökoha nõuete tasandil
  
• töötaja teadmiste, oskuste ja isiksuslike omaduste tasandil.
  

Lähtuvalt personalipoliitikast analüüsib tippjuhtkond organisatsiooni tegevust ja selle arengut.
Kui on selge, kus ollakse antud momendil ja kuhu tahetakse jõuda lähitulevikus, mõeldakse läbi struktuuriüksuste lähiaasta arengukavad, kuhu on kaasatud ka allstruktuuride juhid.
Analüüsitakse struktuuriüksustes teostatavaid töid töökohtade otstarbekuse ja võimeluste seisukohalt.
Arvestada tuleb struktuuriüksustes töötavate inimeste võimete taseme- ja panusega ning nende vajalikkusest organisatsioonile.
Arvesse võttes kõikide töötajate arvamusi ja ettepanekuid hinnatakse koolitusvajadused ja püstitatakse eesmärgid.
Kokkuvõtvalt saab koolitusvajadusi hinnata:

• intervjuude , hindamislehtede ning töötajate arvamuste ja ettepanekute põhjal
  
• koolitusel osalenute tagasiside põhjal (koolituse hindamisleht )
  
• töötajate katseaja lõpuvestluse hindamise põhjal
  
• arenguvestluse tulemuste põhjal.
  

KOOLITUSVAJADUSE HINDAMISE PROTSEDUUR TÖÖTAJA TASANDIL
Koolitusvajaduse väljaselgitamise protseduur seisneb juhi ja alluva individuaalses arenguvestluses.

Arenguvestluseks ettevalmistamisel tuleb juhi poolt läbi mõelda struktuuriüksuse arengukava ja anda hinnang alluva senisele tööle. Arvestades alluva varasema koolitusega, püstitab juht konkreetsed ootused töötaja suhtes.
Samaaegselt alluv analüüsib olulisemad arendamist vajavad valdkonnad ning mõtleb võimalustele oma oskuste rakendamiseks.

Juht vestleb oma vahetu alluvaga tema töö protsessist ja tulemustest ametikohal. Lähtudes organisatsiooniarenguperspektiividest, töötaja ametijuhendist ning kvalifikatsiooninõuetest varasemast koolitusest ning oskuste ja võimete tasemest.

Arenguvestluse tulemusel täidetakse individuaalne koolitusvajadusleht, kuhu märgitakse kokkulepitud koolitusvajadus õppimise aja, koha ja oskuste osas. Lehele märgitakse vestluse kuupäev ja allkirjastatakse.

Juhtkond analüüsib koolitusvajaduse otstarbekust ja võimalusi ning määratakse koolituse prioriteedid.
Koolitustegevus kooskõlastatakse kooltitusega tegelevate spetsialistidega, kes organiseerivad koolituse nii sisuliselt kui ka ajaliselt

Koolitusvajadus muutub koolitustegevuseks, kus vastavalt vajadustele ja võimalustele saadetakse töötaja koolitusele.
PERSONALI KOOLITAMINE
Vastavalt täiskasvanute koolituse seadusele võib koolitus olla:

• Tasemekoolitus
  

Võimaldab õhtuses, kaugõppevormis või eksternina omandada põhiharidust ja üldkeskharidust, õhtuses või kaugõppe õppevormis kutsekeskharidust põhihariduse baasil, kutseharidust keskhariduse baasil ja osakoormusega või eksternina kõrgharidust.
Tasemekoolituse läbimist tõendab tunnistus või diplom .
Tasemekoolituses osalemiseks antakse töötaja soovil õppesessioonideks õppepuhkust koolitusasutuse teatise alusel õppeaasta jooksul.

• Tööalane koolitus
  

Võimaldab kutse-, ameti-, ja/või erialaste teadmiste, oskuste ja vilumuste omandamist ja täiendamist, samuti ümberõpet kas töökohas või koolitusasutuses.
Tööalase koolituse läbimist tõendab tunnistus või tõend.

• Vabahariduslik koolitus
  

Võimaldab isiksuse, tema loovuse, annete , initsiatiivi ja sotsiaalse vastutustunde arengut ning elus vajalike teadmiste, oskuste ja võimete lisandumist.
Õpe toimub kursuste, õpiringi või muus õppijatele sobivas vormis.
Vabahariduskoolituses osalemiseks antakse töötaja avalduse ning koolitusasutuse teatise alusel palgata õppepuhkust.
KOOLITUSE PLANEERIMINE
Personali koolitus on firma süsteemne tegevus töötajate teadmiste, oskuste, hoiakute muutmisel vastavalt organisatsiooni vajadustele.
Koolitus on investeering, mitte kulutus. Ta on vajalik firma püsimiseks konkurentsivõimelisena.
Koolituse eesmärgid on:

• Töötajates aktiivsuse suurendamine
  
• Enesearendamiseks tingimuste loomine
  
• Töö efektiivsuse suurendamine
  
• Panna töötajad täitma oma ülesandeid firma vajaduste kohaselt.
  

Juhid peavad meeles pidama , et arendamine eeldab alluvate arengu jälgimist, hindamist ja toetamist.
Arenguvõimaluste puudumine on töötajate organisatsioonist lahkumise oluline põhjus.
Töötajad peavad jälgima, et nende teadmised ja oskused vastaksid nõudmistele.
Hinnatud professionaaliks kujuneb üksnes see, kes end pidevalt täiendab.
Personalikoolitust koordineerib personalijuht , kes koostab koolitusprogrammi järgnevaks kalendriaastaks vastavalt koolituseks ettenähtud eelarve võimalustele.
Koolitusvajaduse väljaselgitamise aluseks on:

• Hindamistulemuste analüüsi andmed
  
• Töötajate sooviavaldused (esildised, taotlused).
  

Soovitav on välja töötada firma personalikoolituse protseduur:

Töötulemuste ANALÜÜS, töötajate nõrkade külgede kindlakstegemine e koolitusvajaduse väljaselgitamine

KOOLITUSPROGRAMMI koostamine

• Koolituse eesmärgid
  
• Missugust koolitust on vaja
  
• Kes selle korraldab (kus, millal)
  
• Koolituse hind
  
• Koolitusvõimaluste valik.
  

Koolituse TELLIMINE

Koolitusele LÄHETAMINE

TAGASISIDE

Tulemuste HINDAMINE ja analüüs

Järelduste tegemine: ametialane EDUTAMINE:
Koolitusprogrammi kootamisel tuleb kindlasti arvestada koolituse tulemuslikkusega.
Koolitusprogrammiga kaasneb koolituseelarve, kus kajastuvad koolitusele tehtavad kulutused.
Koolituseelarve on dokumenti, mis sisaldab vastavalt koolitusprogrammile planeeritud kulutusi.
Selle koostamisel tuleb analüüsida ja hinnata koolitusturgu, et välja selgitada kvaliteedi ja hinna parimat suhet.
Tuleb arvestada koolitusalase tagasiside tulemusi, kui tulemuslik oli eelnev koolitus.
Koolituseelarve koostamisel on aluseks koolitusfirmade poolt tehtavad hinnapakkumised ja koolitusprogrammid.
Koolituseelarves tuleb arvestada püsivate ja muutuvkuludega.
Püsivate kulude alla kuuluvad lähetuskulud, transport, majutus, toitlustamine , ruumi üür ,jne.
Muutuvkulud on koolitusel osalemise tasu, lektoritasu, koolituseks vajaminevad materjalid ja vahendid.
Personalikoolituse dokumenteerimine
eelnevate etappide läbimise tulemusel on olemas koolitusvajaduse analüüsi kokkuvõte, koolitusprogramm ja koolituseelarve.
Nende põhjal saab personalitöötaja korraldada edasist koolitustegevust.
Vähemalt nädal enne koolituse toimumist informeerib personalitöötaja kõiki koolitusest osavõtjaid.
Etteteatamise aeg peab sõltuma koolituse läbiviimise ajast ja kohast.
Koolitusele mineja esitab kirjaliku avalduse, taotluse personalitöötajale, mis on kooskõlastatud vahetu juhiga.
Avaldus, taotlus peab sisaldama infot koolituse sisu, toimumise aja, koolitaja ja maksumuse kohta.
Koolitusel osaleva töötajaga sõlmitakse koolitusleping , kui koolitus on suuremahuline või pikaajaline.
Koolitusleping on kokkulepe tööandaja ja töötaja vahel, millega määratakse töötajate õigused ja kohustused koolitamisel.
Üldjuhul määratakse tööandja kohustus tasuda töötaja koolituskulud ning töötaja kohustus töötada organisatsioonis kindlaksmääratud ajani.
Kokkulepitud ajast varasema lahkumise korral aga hüvitama koolituskulud.
Koolitusekohustused võib kokku leppida tähtajalises töölepingus ja koolituskulusid käsitletakse siis kui erisoodustust.
Tähtajalise töölepingu kõrval on teiseks võimaluseks sõlmida töölepinguga mitteseotud eraldi koolitusleping, milles samuti lepitakse kokku töötaja õigused ja kohutused ning koolituskulude hüvitamise kord.
Koolituskulude tagasimaksmist ei saa nõuda kui selles eelnevalt kokku ei lepitud.
Kui organisatsioon teeb ise ettepaneku tööleping lõpetada ja see pole seotud

• Usalduse kaotamisega või
  
• Tööga mittetoimetulekuga,
  

Siis koolituskulusid üldjuhul tagasi ei nõuta.
Koolitusleping koostatakse 2 eks, millest üks jääb tööandjale ja säilitatakse töötaja isiklikus toimikus ning teine antakse töötajale.
Koolitus üksiktöötaja tasemel toimub sageli spontaanselt, sõltuvalt töötaja jooksvalt pakutavatest kursustest ning osalemiseks lepivad organisatsiooni juht ja töötaja iga kord kokku.
Kursusel osalemiseks vormistab töötaja esildise , märkides

• Milline teema pakub huvi
  
• Põhjendus, miks pakub huvi
  
• Kursus , mida soovib kuulata
  
• Aeg
  
• Hind.
  

Tagasisidena kursuselt tagasi tulles töötaja

• Märgib esildisele hinnangu selle kohta, mida kasulikku ta teada sai ja kuidas kursusega rahule jäi (hinnang koolitusfirma kohta)
  
• Esitab personalijuhile kursuse läbimise kohta saadud tõendi.
  

Personalitöötaja

• Teeb tõendist koopia ja paigutab selle töötaja isiklikku toimikusse,
  
• Tagastab tõendi originaali töötajale.
  

KOOLTUSE TULEMUSLIKKUSE HINDAMINE
Koolituse tulemuslikkuse hindamine on vajalik edasiseks koolitustegevuseks.
Koolituse hindamiseks ja vajaliku info saamiseks koostab personalitöötaja küsimustiku e koolituse hindamislehe.
Küsimustik peab puudutama koolituse korralduslikku poolt (koolituse sisu, koolitaja, materjalid, läbiviimine, arusaadavus, jne) ning andma vastase küsimusele, kas koolitus vastas ootustele.
Hindamislehel võib olla veel soovituslikke punkte personalitöötajale edasise koolitustegevuse parandamise kohta.
Koolitusel osalenud töötaja annab oma hinnangu läbitud koolitusele täies hindamislehe ja esitades selle personalitöötajale koos tunnistusega.
Personalitöötaja teeb tunnistusest koopia ja säilitab seda töötaja isiklikus toimikus.
Hindamislehelt saab personalitöötaja tagasiside vajaliku informatsiooniga, mis on aluseks edasiseks koolitustegevuseks.
Saadud hinnanguid analüüsitakse ning arvestatakse nendega järgnevate perioodide koolituse planeerimisel.
Õpitu rakendamise kõige optimaalsem aeg on 1,5- 2 kuud pärast koolitust, mis võib väljenduda uute ideede, töövõtete, käitumismallide, jne näol.
Töötajat tuleb kindlasti toetada ja tunnustada.
Tagasiside on vajalik ka koolitajatelt, kes saavad koolituse käigus hea ülevaate töötaja teadmistest ja oskustest, kuid millest tööandja ei pruugi teadlik olla.
Koolitaja saab anda soovitusi ja nõuandeid töötajatele koolitusvajaduste kohta.
Koolitusaasta lõpuks ning koolituse tulemuslikkuse hindamise tulemusena peab valmima kokkuvõte.
Personalitöötaja analüüsib saadud info põhjal koolitstegevuse efektiivsust , koolitusprogrammi ja koolituseelarve täitmist ning koostab aruande, mis on arvestatav dokument juba järgneva perioodi koolitusvajaduste analüüsi protsessis.
Iga-aastase töö rahulolu uuringuga on võimalik saada üldine hinnang organisatsiooni koolitustegevusele.
Töötajate arendamine ja koolitusprogramm peab tagama üldiste teadmiste ja oskuste suurendamise täienduskoolituse ning organisatsioonisisese rotatsiooni kaudu liikumisega ühelt töökohalt teisele, mille tulemuseks on mitmekülgse kogemuse omandamine.
11