kooskõlastusviisade kohal. Suurema hulga kooskõlastuste puhul käsutatakse kooskõlastuslehte. mis lisatakse dokumendile. Kui kooskõlastajaks on ametiisik ainuisikuliselt, vormistatakse järgmiselt: KOOSKÕLASTAN . . .(allkiri) Teel Kaalikas Tallinna Tööinspektsiooni peainspektor _.06.2008 Dokumendi kooskõlastamine kollegiaalse arutelu tulemusena vormistatakse järgmiselt: KOOSKÕLASTATUD Tallinna Tööinspektsiooni 22. juuni 2008. a otsusega nr 4 Kinnitusmärge Allkirjaga kinnitatav dokument vormistatakse üldplangile. Kinnitusmärge trükitakse sel juhul dokumendiliigi nimetusest allpool, nn. kuupäeva ja dokumendiregistri numbri väljal 63 mm, plangi ülaservast ja 92 mm plangi vasakust veerisest. Näide: KINNITAN . . . (allkiri) Paul Puu Juhatuse esimees _.11.2008 Korraldava dokumendiga (nt. käskkirjaga) kinnitatav dokument (nt asjaajamiskord) vormistatakse valgele
Kui komisjoni liikmel tekib eriarvamusi, vormistatakse need valgele lehele. Akti lisad vormistatakse 24 rida allkirjast allpool. Akti allkirjastavad kõik komisjoniliikmed ja juht kinnitab selle. Kuupäevaks on allkirrjastamise päev. NB! Allkirjastatakse kõik eksemplarid. Eksemplaride arv sõltub asjast huvitatud osapoolte arvust. Akti elemendid ehk rekvisiidid · Dokumendi liiginimetus: AKT (5,5 cm) · Dokumendi kuupäev ja number · Kinnitusmärge paremas veerus (9,2 cm) · Koostamise koht · Pealkiri · Teksti vormistamine algab sõnaga alus, kuhu vormistatakse käskkirja andmed komisjoni moodustamise kohta. Järgneb: komisjoni koosseis. Järgnevalt trükitakse, millest juhenduti. Edasi trükitakse faktid, mida tuvastati. Lõpuks märgitakse järeldused. · Eksemplaride arv · Komisjoni liikmete allkirjad · Märkus lisade kohta
mitu korraldust, siis need nummerdatakse. Korralduspunktide vahele jäetakse tühi rida. Käskkirja vorming Kui käskkirjaga kinnitatakse mingit dokumenti, siis nimetatakse seda käskkirja lisaks. Käskkirja lisa(de)le viidatakse teksti korraldavas osas vastava punkti lõpus, mitte teksti all. N: Kinnitan AS Tubli asjaajamiskorra (lisatud). Kinnitan aktsiaseltsi asjaajamiskorra (Lisa 1). Lisa esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge. N: KINNITATUD AS Tubli tegevdirektori 09.oktoobri 2010. a käskkirjaga Käskkirja vorming Viisad Viisa on nõusolek ja vastutus dokumendi täitmise ja koostamise eest Viisad vormistatakse käskkirja originaaleksemplarile. Koostaja viisa vormistatakse vasakule, kooskõlastusviisad lehe paremale poolele Käskkirja vorming Allkiri Käskkirjal on üks allkiri ja must-valgel plangil sinise värviga (pastakas, sulepea, jne). Käskkirja vorming Kuupäev
Kui akt vajab kinnitamist, trükitakse kuupäev ebatraditsiooniliselt dokumendi vasakust veerisest 2 rida dokumendiliigi nimetusest allapoole. Kui akt kinnitamisele ei kuulu, vormistatakse kuupäev samale reale koostamise kohaga ca 9,5cm dokumendi vasakust veerisest. 9. Akti kirjutavad alla komisjoni esimees ja kõik komisjoni liikmed. Akt kinnitatakse koostamise päeval või üks päev pärast koostamist kõrgemalseisva juhi allkirjaga. 10. Kinnitusmärge trükitakse samale reale kuupäeva ja nriga sõnumivälja paremale poolele, st ca 9,5cm dokumendi vasakust vasakust veerisest. N: KINNITAN /allkiri/ Leo Lõvi Juhatuse esimees 06.02.2006 11. Akti tekst koosneb: 1) sissejuhatav osa (akti koostamise alus, komisjoni koosseis) 2) konstateeriv osa (tuvastatud faktid, järeldused ja ettepanekud, akti originaaleksemplaride arv, jaotuskava) 12
Mis on blankett? Blankett on dokumendi näidis tühjade väljadega. Et dokumendil allkirjast oleks võimalik välja lugeda allkirjastaja nime alati, selleks on dokumendil... ... Millised on dokumendi lisarekvisiidid? · asutuse sümbol (logo) · asutuse registrikood · väljaandmise koht · menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge · adressaat · indeks · dokumendiliigi nimetus · kinnitusmärge · pöördumine · märkus lisade kohta · lisaadressaadid · kooskõlastusmärge · viisa · pitser, ärakirja või koopia, väljavõtte ja arvutiväljatrüki kinnitamise märge · koostaja või vastutava väljaandja nimi · pealkiri Mis on dokumnendihalduse mõistes plank? Dokumendi plank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks; dokumendi põhi.
6- dokumenti individualiseeriv number 29. Mis on element LISAMÄRGE? Märge kirjale lisatud lisade osutamiseks 30. Millal ja miks vormistatakse kirjal seosviit? Lisatakse ühel teemal kirjutatud kirjale, et oleks lihtsam hallata. Võimaldab siduda sissetuleva ja väljamineva kirja. 31. Millisel juhul vormistatakse ametkirja pealkiri Pealkiri on kohustuslik 32. Kus viidatakse e-kirja lisadele Teksti sees 33. Milline on dokumendiplangil elemendi „kinnitusmärge“ asukoht ja kuidas see vormistatakse Paremasse ülemisse äärde. NT: KINNITATUD direktori 12.09.2012 käskkirjaga nr 21 34. Mille poolest erineb teabenõue selgitustaotlusest, märgukirjast? Teabenõudega saab asutuselt nõuda juba olemasolevat jäädvustatud teavet, nt konkreetset dokumenti 35. Mida tähendab dokumentide algatuspõhine registreerimine? Algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse ühe asjaajamisperioodi piires üldjuhul ühe
signatuurist, selle desifreeringust ja ametinimetusest, kusjuures signatuuri jaoks tuleb vabaks jätta kolm kuni viis rida. Originaaldokumentide allkirjastamisel kasutatakse sinist värvi dokumendipliiatsit. -Ametikirja tekstis nimetatud lisade puhul märgitakse lisade reale nende lehekülgede ja eksemplaride arv. -Protokollide puhul märgitakse lisa nimetus tekstis. Lisale tehakse ülemisse parempoolsesse nurka märge dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub. Dokumendi kinnitamine Kinnitusmärge koosneb sõnast "kinnitan", rekvisiidist "allkiri" ja kuupäevast või sõnast "kinnitatud" kinnitatava dokumendi autorist, väljaandja ametikohast, kuupäevast, dokumendi nimetusest ning numbrist. Sõnad "kinnitan" ja "kinnitatud" märgitakse suurte tähtedega ning kirjavahemärkideta. Resolutsioon Resolutsioon koosneb selle töötaja eesnimetähest ning perekonnanimest, kellele dokument suunatakse, märkest ettekirjutatava tegevuse ning täitmise korra ja tähtaja kohta, resolutsiooni
Reavahe 1 või 1,5 või automaatne reavahe Allkiri või allkirjad Lisarekvisiidid asutuse sümbol või embleem, asutuse registrikood, Plokkstiil teksti iseseisvad mõttelised osad tuleks väljaandmise koht, adressaat, dokumendiregistri indeks, dokumendiliigi nimetus, kinnitusmärge, pöördumine, lisade märge, lisaadressaadid, eraldada täiendava reavahega kooskõlastusmärge Ametikiri Ametikirja eriliigid Ametikiri vormistatakse kahes eksemplaris Järelpärimine Originaal kirjaplangile Tellimiskiri
nimed ja mis teemast räägib), siis sõna võttis/võtsid ja lõpuks otsus, mis ühiselt otsustati 7. allkirjad (vähemalt kaks allkirja koosoleku juhataja ja protokollija allkirjad) allkirjad kõrvuti 8. jaotuskava 9. autor Akt – koostatakse komisjoni/volitatud isiku poolt faktide, olukorra, sündmuse vm fikseerimiseks – tõendamiseks. Näide lk 161 1. dokumendiliigi nimetus AKT 2. koostamise kuupäev 3. number/ viit 4. koostamise koht 5. kinnitusmärge 9,5 6. pealkiri 7. tekst (sissejuhatav ja konstateeriv osa. Sissejuhatavas osas akti koostamise aluse trükkimisega, järgnevalt loetletakse komsjoni koosseis. Konst. Osas tuuakse välja faktid, järelduse ja ettepanekud. Lõpus näidatakse originaaleksemplaride arv ja jaotuskava. 8. allkirjad (komisjoni esimees, komisjoni liikmed 9. viisa (eraettevõttes, arhivaalide hävitusakt – viseerida nende töötajate poolt, kelle dokumente hävitatakse) Lisadele viidatakse allkirjast allpool
numbriline, eristades üksteisest punktidega, kuupäeva elemndid tuuakse ära ühel real *dokumendiregistri indeks s.o asutuste asjaajamist reguleerivatel dokumentidel *viide sissetulnud dokumendi kuupäevale ja dok reg indeksile *välja andmise koht *dok läbivaatamise ja kasutamise korda reguleeriv märge , kasutatakse suuri tähti nt "KIIRE", "KONFIDENTSIAALNE" *adressaat, kirja saaja nimi nimetavas käändes *kinnitusmärge tehakse dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka *pealkiri p.o igal dokumendil, p.o lühike ja avama üldistatult dok põhisisu. Pealkirjal ehk sisuviitel punkti lõpus ei ole. *pöördumine ametikirjas esitatakse ametinimetus, viisakus-tiitlid ja isiku nimi, kirjavahemärke ei pea kasutama. *tekst dok tekst liigendatakse peatük-kideks, jagudeka, punktideks ja alapunktideks. Peapunktid ja jaod pealkirjastatakse. *tervitus-vormel *allkiri
infrastruktuure (elektri-, keskkütte-, vee-, kanalisatsiooni-, gaasi-, ventilatsioonisüsteemi ja alarmseaded, tuletõrjehüdrantide asukohti, kõikide ruumide võtmete aukohti). Koostatakse juhendid -tegutsemiseks tulekahju korral -tegutsemiseks keskküttesüsteemi avarii korral -pommiähvarduse korral -kahjustatud arhivaalide töötlemiseks. · Koostatakse ohuplaan. Ohuplaan koosneb järgmistest osadest: 1. Tiitelleht, millele vormistatakse -kinnitusmärge -asutuse nimetus -aadress, telefon, faks, e-posti aadress -arhiivi eest vastutava isiku nimi -ohuplaani koostamise aeg -ohuplaani asukohad. 2.Sisukord 3.Tekst: -asutuse ja hoone lühiiseloomustus -kommunikatsioonisüsteemide lülitussõlmed -personali vastutusalad hädaolukordades -tegutsemine hädaolukordades (tuleõnnetuse, veeõnnetuse, biokahjustuse, elektrikatkestuse, inimründe puhul). -hädaolukorrast teavitamise kord erinevate ohtude korral (esmane tegevus, evakueerumise plaan,
Haldusorgan võib ametlikult kinnitada enda peetava automatiseeritud andmekogu väljatrüki õigsust. Haldusorgan võib seaduse või määrusega sätestatud juhtudel ametlikult kinnitada teise haldusorgani väljastatud dokumendi ärakirja või väljavõtte õigsust või teise haldusorgani peetava automatiseeritud andmekogu väljatrüki õigsust. Ärakirja õigsuse ametlikuks kinnitamiseks tuleb sellel oleva teksti lõppu lisada kinnitusmärge, mis peab sisaldama: 1) selle dokumendi väljaandjat, väljaandmise kuupäeva ja asukohaviita dokumendiregistris; 2) kinnitust, et ärakiri on originaaliga samane; 3) kui originaali ei ole väljastanud ärakirja õigsust kinnitav haldusorgan, siis märkust, et ärakiri on väljastatud esitamiseks üksnes märkuses nimetatud haldusorganitele; 4) andmeid dokumendis sisalduvate lünkade, läbikriipsutuste, vahelekirjutuste, loetamatute
külaliste kostitamise erinevad võimalused Ametkondlik protokoll on range ja eksida ei tohi. Protokoll arvestab alati ka stiiliühtsust. (Ei sobi tellida suurt torti suupistetega vastuvõtule/riigivapiga torti Vabariigi Presidendi iseseisvuspäeva vastuvõtule). Protokoll suhtleb, annab märku, tasandab teed ametlikus ja ka mitteametlikus suhtluses meile soodsa tulemuse saavutamiseks. (Kui jätame heiskamata külalise lipu, võib see olla märk, et külaline ei ole oodatud). 1) Kinnitusmärge dokumentidel. Mõningad dokumendid omandavad juriidilise jõu alles peale kinnitamist. Dokumente võib kinnitada : a) korraldava dokumendiga ehk õigusaktiga. Korraldava dokumendiga kinnitatakse : põhimäärus / põhikiri asjaajamiskord dokumentide loetelu Dokumendi kinnitamiseks antakse välja korraldav dokument, kui : kinnitamisele peab järgnema rida protseduure (kinnitatava dok. tutvustamine) vastutustäitmine tagamise eest.
Dokumentide vormistamiseks on kasutusel järgmised rekvisiidid: 1) asutuse logo, 2) dokumendi väljaandja (asutuse nimi), 3) asutuse registrinumber, 4) dokumendiliigi nimi, 5) kuupäev, 6) dokumendiregistri indeks (number), 7) viide sissetulnud dokumendi kuupäevale ja dokumendiregistri indeksile, 8) väljaandmise koht, 9) dokumendi läbivaatamise ja kasutamise korda reguleeriv märge (KIIRE, KONFIDENTSIAALNE, USALDUSLIK, ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS), 10) adressaat, 11) kinnitusmärge, 12) pealkiri, 13) pöördumine, 14) tekst, 15) tervitusvormel, 16) allkiri, 17) märkus lisade kohta, 18) lisaadressaadid (jaotuskava), 19) kooskõlastusmärge, 20) viisa, 21) pitsat, 22) märge dokumendi ettevalmistuse astme, originaalsuse või terviklikkuse kohta (EELNÕU, ÄRAKIRI, KOOPIA, VÄLJAVÕTE), 23) ärakirja, koopia, väljavõtte tõestusmärge, 24) koostaja nimi ja telefoninumber, 25) arvutifaili tähis, 26) kontaktandmed
2. Dokumendil on kohustuslikud ja vastavale dokumendiliigile omased rekvisiidid. Kohustuslikud rekvisiidid: väljaandja nimi või nimetus dokumendi kuupäev tekst allkiri vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul) Dokumendiliigist lähtuvad lisarekvisiidid · asutuse sümbol (logo) · asutuse registrikood · väljaandmise koht · menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge · adressaat · indeks · dokumendiliigi nimetus · kinnitusmärge · pöördumine · märkus lisade kohta · lisaadressaadid · kooskõlastusmärge · viisa · pitser, ärakirja või koopia, väljavõtte ja arvutiväljatrüki kinnitamise märge · koostaja või vastutava väljaandja nimi · pealkiri Dokumendiringlus Dokumendiringlus on dokumentide liikumine asutuses alates nende saamisest või koostamisest kuni nende täitmise ja väljasaatmiseni. Dokumendiringluse eesmärk on piirata dokumentide põhjendamatuid ümberpaigutusi.
01.10.2009] 2) dokumendi väljaandja; 3) kohtu registrinumber; 4) dokumendiliigi nimetus; 5) väljaandmise koht; 6) kuupäev; 7) dokumendiregistri viit; [RTL 2010, 3, 43 - jõust. 18.01.2010] 8) viide sissetulnud dokumendi kuupäevale ja viidale; [RTL 2010, 3, 43 - jõust. 18.01.2010] 9) märge dokumendi menetlemise korda või juurdepääsu reguleerimise kohta („KIIRE”, „ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS”); 10) adressaat; 11) kinnitusmärge; 12) pealkiri või pöördumine; 13) tekst; 14) lugupidamisavaldus; 15) allkiri, allkirjastaja nimi ja ametikoht; 16) märkus lisade kohta; 17) lisaadressaadid; 18) kooskõlastusmärge; 19) pitser (õigusaktides ettenähtud juhul); 20) märge dokumendi ettevalmistuse astme, originaalsuse või terviklikkuse kohta („EELNÕU”, „KOOPIA”, „ÄRAKIRI”, „VÄLJAVÕTE”, „VÄLJATRÜKK”); [RT I, 25.04.2013, 5 - jõust. 28.04.2013]
annaabi.ee 
