Leidsid 33 sarnast õppematerjali, mis on seotud failiga "Dokumendihalduse aluste definitsioonid". Need materjalid aitavad sul teemat sügavamalt mõista.
hald, arhivaal, organisatsioon, õigusnorm, infosüsteem, õigusakt, loetelu, arhivaalide, õigusaktid, andmekogu, dokumendihaldus, teadmus, õigusnormid, subjekt, registreerimine, kooskõlastamine, jälg, arhiivis, edastamine, asjaajamise, haldamiseks, dispositsioon, salvestamine, jälgimine, üleandmine, toimik, tegevusega, terviklikkus, elektroonilinehald. ühing) DOKUMENDIHALDUS- haldusala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohje, sealhulgas organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ja dokumentidena alalhoidmisega. ASJAAJAMISKORD- alusdokument asutuse asjaajamise ja dok. halduse korraldamiseks. Kehtestab asutuse juht. LIIGITUSSKEEM- (1)asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. Asutuse dok struktureeritud loetelu. (2)FUNKTSIOON- üks või mitu tegevust, millega täidetakse kindlat asutuse eesmärki või/ja ülesannet (nn. asutusel mitu funktsiooni- toetavad põhitegevust) (3)SARI liigitus, korrastus- ja kirjeldusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi ja/või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. (4)TOIMIK- on asjaajamise käigus ühe sarja piires loodud või saadud dokumentidest moodustatud üksus.
3. Dokumendihalduse valdkonna standardid: ISO 15489:2004 4. Kes on AvTS järgi teabenõudja? Teabenõudja võib olla eraisik või juriidiline isik. Teabenõudja võib olla iga isik kes esitab teabevaldajale teabenõude käesolevad seaduses sätestatud korras. 5. Kuidas võib teabenõude esitada? suuliselt ja kirjalikult 6. Sisemised dokumendihaldust reguleerivad normdokumendid asjaajamise kord, dokumentide loetelu, dokumendihalduse kord, ametijuhendid, struktuuriüksuste põhimäärused, sisekorraeeskiri, arvutite ja arvutivõrgu kasutamise kord, teabenõuete menetlemise kord 7. Üldjuhul kehtestatakse sisemised dokumendihaldust reguleerivad õigusaktid asjaajamiskorda 8. Järjesta asjaajamisekorra kohustuslikud regulatsioonid *asutuse asjaajamisperiood või -perioodid (kalendriaasta, õppeaasta, majandusaasta, tegevusperiood) * dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord;
neile juurdepääsu korraldamist, sealhulgas arhiiviteatise väljastamist avaliku arhiivi poolt. Sätestab arhiivi moodustamise põhimõtted: Päritolupõhimõte ei tohi erinevate asutuste dokumente segi ajada Algse korra austamise põhimõte asutuse poolt antud korra järgi säilitada, mitte muuta. Arhiivi hoidmine Säilitustähtaja lõpuni Avalikku arhiivi üleandmiseni Arhiivipüsivusnõuded Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. Liigitusskeemi tasandid on: funktsiooni tasand; sarja tasand Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel: dokumendiliik; sisu või teema; funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse koht asjaajamissüsteemis; säilitustähtaeg; Juurdepääsutingimus Liigitusskeemi kavand kooskõlastatakse avaliku arhiiviga. Dokumentide hindamine on avaliku arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide
Dokumendihaldus – on halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa süstemaatilise ohjega. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente võimaldatakse neile pidev juurdepääs Dok. süsteemi moodustavad: 1. inimesed 2. elektrooniline dok. haldus. Süsteem (EDHS) 3. dok. halduse toimingud (asjaajamiskord, dok. loetelu, arhivaalide loetelu, ohuplaan) 4. tehniline vahend 5. tegevuse käigus loodud, saadud dokumendid Dokumendihalduse riiklikud normdokumendid ja juhendmaterjalid: Seadused Arhiiviseadus – seadus sätestab arhivaalide kogumise, hindamise, arhiveerimise, säilitamise ja nende juurdepääsu korraldamise ning arhivaalide tegevuse alused. Avaliku teabe seadus – sätestab: avalikule teabele juurdepääsu tingimused, korra ja viisid ning
2012/13 KEVAD PÕHIMÕISTED Arhiivindus, arhiivihaldus Arhiiv Kollektsioon Arhiivimoodustaja Dokument Arhivaal Säilik Sari TEEMAD Arhiivinduse arengulugu Dokumendi elukaar: dokumendihaldus, arhiivihaldus, asjaajamise korraldamine Liigitamine: dokumentide liigitusskeem, arhiiviskeem Korrastamine: provenientsprintsiip, pertinentsprintsiip Kirjeldamine: kirjelduselement, kirjeldustasand Teatmestu: arhiivi ülevaade, nimistu, arhivaalide loetelu Hindamine: teabeväärtus, tõestusväärtus Hävitamine Avalikku arhiivi üleandmine Arhiivinduslikud printsiibid Dokumendid luuakse alati kindlatel põhjustel, nad on eelkõige jälg neid loonud asutuse tegevusest. Arhiivi korrastamisel ja kirjeldamisel peab lähtuma arhivaalide ladestumisest ja kinnistama nende tekkekonteksti. Mida vähem on toimunud muudatusi dokumentide asjaajamises ladestumise ja arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise vahel, seda selgema
asutuse arhiivis ning sarjade kaupa korrastatakse ja kirjeldatakse ka üleandmiseks avalikku arhiivi. Sarjad on jälgitavad ka kronoloogilise järjestussüsteemi puhul. Näide: Aastapõhine korrastus. 1990: käskkirjad, protokollid, plaanid, aruanded. Sarjapõhine korrastus. Käskkirjad: 1990-1991, 1992, 1993, 1994. Arhiivinduslike õigusaktide kohaselt luuakse arhiiv vastavalt dokumentide loetelule ja arhiivi halda-miseks asutuses koostatakse arhivaalide loetelu. Edaspidine korrastamine ja kirjeldamine põhineb sel juhul nimetatud dokumentides toodud seostel. Nimistu koostamiseks vajalik arhiivskeem luuakse neis esitatud liigitusskeemi järgides. Ei ole võimalik anda ühtset reeglit ega ainuõiget daatumit, mis hetkest alates tuleb kronoloogiliselt süsteemilt üle minna sarjapõhisele süsteemile. Määravaks teguriks saab siin arhiivi ja tema kirjeldamise terviklikkus. Võimalik on nii pärast nõukogude perioodi saadud arhivaale korrastada
Dokument- mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks Dokumendi elukäik-(elukaar)-dok i loomine kuni selle hävitamine või saadame arhiivi,kuidas reg ida haldamine toimetame, kõik see mis puudutab dokumenti põhineb dokumentide väärtuse muutumises ajas.dokumendi elukäik võib kesta 1aasta,10 aastat või sada aastat jne. . Aktiivses faasi olev dokument läbib elukäigu jooksul kolm faasi:akttivse,poolaktiivse ja mitteaktiivse Dokumendi elukäigu all mõistetakse dokumendi haldamist, alalhoidmist ja kasutamist selle loomise hetkest kuni hävitamise või arhiivi üleandmiseni. Dokumendi elukäik jaguneb etappideks (nt. loomine, registreerimine, kasutamine, säilitamine, jne.), mille käigus teostatakse dokumendiga erinevaid asjaajamistoiminguid ning vastutust dokumendi haldamise eest antakse edasi (nt. töötajalt asutusele ja sealt e
Korrastusüksus, mis ühendab funktsiooni-, liigi-, sisu- või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid arhivaale. Sarja võib korrastamisel liigendada allsarjadeks. 6. Mis on säilik? Korrastusüksus arhivaalide haldamiseks. Säiliku võib moodustada: o ühte sarja kuuluvatest kokku rühmitatud (toimik, mapp, karp jms) arhivaalidest; o üksikarhivaalist (kiri, foto jne). 7. Mis on liigitusskeem? Asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. 8. Nimeta, missugused on põhilised dokumentide ja arhiivi haldamise protsessid (vt: RA juhis Dokumendi- ja arhiivihaldus. 2009, skeem lk. 22) Protsessid võivad toimuda paralleelselt või siin toodust teises järjekorras. 9. Kes või mis on arhiivimoodustaja? Asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. 10. Mis on asjaajamiskord?
dokumenditöö korraldamist. Asjaajamiskorra peamine ülesanne on esitada asutuse dokumendihalduse poliitikad ja vastused Dokumendihaldus on üksikdokumendiga selle elukäigu haldamiseks teostatavad toimingud. Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Dokumentide loetelu on arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks koostatud loetelu. Sari on liigitusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Plank on kilndla formaadiga trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on trükitud koostatavate dokumentide püsielemendid ja jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks
6.3.1 Dokumentide haldamise põhimõtted 29 6.3.2 Dokumentide loomise ja haldamise toimingud, kasutajarühmade ülesanded 29 6.4 Asjaajamiskorra juurutamine 31 6.4.1 Asjaajamiskorra kehtestamine 31 6.4.2 Asjaajamiskorra kaasajastamine 31 7 Dokumentide loetelu 32 7.1 Üldist 32 7.2 Dokumentide loetelu väljatöötamine 33 7.2.1 Andmete kogumine ja konteksti tundmaõppimine 33 7.2.2 Liigitusskeem 34 7.2
20. saj, arhiivindus 13. Milliste kriteeriumite alusel hinnatakse dokumentide väärtust (kaks peamist) Tõestusväärtus, teabeväärtus 14. Millised on dokumendi kohustuslikud elemendid (TKTA) Autor, kuupäev, tekst, allkirjastaja 15. Mis on dokumendisüsteem (EVS-ISO 15489-1:2017) Infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs 16. Mida reguleerib kirjastandard EVS 882:1-2013 Kirja elementide loetelu, elementide määratluse ja selgitused, nende vormistamise nõuded ja asukoha dokumendil 17. Mis on dokumendi metaandmed (EVS-ISO 15489-1:2017) Andmed andmetest, mis luuakse dokumendisüsteemis 18. Teabehalduse alategevused (TKTA § 3 lg 1) Andmehaldus, dokumendihaldus, sisuhaldus sise- ja välisveebis ning teabele juurdepääsu ja teabe kaitse korraldamine 19. Selgita oma sõnadega TKTA-s toodud dokumendihalduse mõistet
Arhiiviseadus § 1. Reguleerimisala (1) Käesolev seadus sätestab dokumentide hindamise, arhivaalide kogumise ja säilitamise, neile juurdepääsu võimaldamise, nende kasutamise korraldamise ja vastutuse nende kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest, avalikke ülesandeid täitvate asutuste ja isikute dokumendihalduse aluste kehtestamise ning Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi (edaspidi koos avalik arhiiv) tegevuse alused. § 2. Dokument ja arhivaal (1) Dokument käesoleva seaduse tähenduses on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks. (2) Arhivaal on dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse, Ta on osa rahvuslikust kultuuripärandist ning seda säilitatakse püsivalt. (4) Avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud
arhiivihalduse toimingutele: dokumentide loomine ja saamine- jah registreerimine, liigitamine ja säilitustähtaegade määramine- jah säilitamine asutuses- jah arhivaalide kaitse- jah juurdepääsutingimused- jah kasutamise jälgimine- ei hävitamine ja üleandmine- jah Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid reguleerivaid akte, milliseid? Ei ole. Kes vastutab järgmiste asjaajamistoimingute eest: asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine- Ülikooli asjaajamise eest vastutab rektor. Ülikooli asjaajamist korraldab rektoraadi büroo. Struktuuriüksuse asjaajamise eest vastutab struktuuriüksuse juht, kes oma tegevuses juhindub asjaajamiskorrast. Ülikooli struktuuriüksuste asjaajamise eest vastutavad struktuuriüksuste töötajad, kellele töölepinguga on pandud vastav kohustus. Struktuuriüksuse juht tutvustab asjaajamiskorda igale uuele töötajale, kes
säilitamine asutuses- jah arhivaalide kaitse- jah juurdepääsutingimused- jah kasutamise jälgimine- ei hävitamine ja üleandmine- jah Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid reguleerivaid akte, milliseid? Ei ole. Kes vastutab järgmiste asjaajamistoimingute eest: asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine- Ülikooli asjaajamise eest vastutab rektor. Ülikooli asjaajamist korraldab rektoraadi büroo. Struktuuriüksuse asjaajamise eest vastutab struktuuriüksuse juht, kes oma tegevuses juhindub asjaajamiskorrast. Ülikooli struktuuriüksuste asjaajamise eest vastutavad struktuuriüksuste töötajad, kellele töölepinguga on pandud vastav kohustus
Millised erinevused on asjaajamise korraldamisel eraettevõttes ja riigiasutuses (puhtalt isikliku kaemuse kirjeldamine, siin ei ole õiget ega vale vastust, loeb arvamuse põhjendatus)? 14. Kui asutuse asjaajamine antakse üle lahkuvalt juhilt uuele juhile, siis millised andmeid Teie arvates selle kohta peaks sisaldama asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt? - Asjaajamise üleandmine vormistatakse üleandmis-vastuvõtmis-aktiga, mis sisaldab: -üleandja käes lahendamisel olevate dokumentide loetelu, -tähtajaks täitmata dokumentide loetelu, -toimikute loetelu vastavalt toimikute (või dokumentide) loetelule. -koosseisunimestikku, ettevõtte ja allüksustes töötavate isikute arvu; -pitsatite arvu, liike, asukohta ja andmeid pitsatite hoidmise eest vastutava ametiisiku kohta juhi lahkumise korral viimase tema poolt allakirjutatud korraldava dokumendi ja ametikirja dokumendiregistri numbrit. -Akt vormistatakse kahes eksemplaris, millest üks jääb üleandjale, teine vastuvõtjale. Aktile
organisatsiooni dokumenditöös osalevate töötajate õigused, kohustused ja ülesanded. Asjaajamiskord kehtestatakse (kinnitatakse) organisatsiooni juhi käskkirjaga. Asjaajamiskorda muudetakse kui toimuvad õigusaktides või organisatsioonis muudatused, kord aastas peaks asjaajamiskorra üle vaatama selleks määratud töötaja. Liigitusskeem on organisatsiooni funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. Liigitusskeem on vajalik dokumentide haldamiseks ehk liigitamiseks, säilitustähtaegade määramiseks, peab sisaldama juurdepääsutingimusi. Liigitusskeem on dokumentide loetelu üks osa ja pole mõeldud eraldiseisva dokumendina. Dokumentide loetelust/liigitusskeemist saab teada organisatsiooni dokumentide liigitusskeemi
väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhiiv Asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. Asjaajamise korraldamine Asutuse sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides määratakse asjaajamistoiminguid korraldavad (vastutavad) struktuuriüksused ja ametnikud: Asjaajamise korraldamine (sh. asjaajamiskorra, dokumentide loetelu koostamine) Dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine Dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine (sh.teabenõuete täitmine) Arhivaalide hoidmine asutuses ja avalikku või eraarhiivi üleandmiseks ettevalmistamine Dokumentide tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine Asjaajamine jaguneb a) Tsentraliseeritud kõik asjaajamise toimingud toimuvad ühes kohas; b) Detsentraliseeritud kõik asjaajamise toimingud toimuvad struktuuriüksustes;
Dokument, elukäik ja omadused DOKUMENDIHALDUS Organisatsiooni kultuur asjaajamiskultuur Dokumendihalduse õiguslik keskkond Asjaajamiskord ja dokumentide loetelu Dokumendid (elemendid, plangid, liigid, loomine) 2008/2009 Dokumendiringlus, dokumentide menetlemine Dokumentide hoidmine, säilitamine, hävitamine
alalhoidmine. (Standardi EVS-ISO 15489-1:2004 põhjal) b) asjaajamise käigus dokumentidega tehtavad toimingud, millega tagatakse nende autentsus, usaldusväärsus, terviklus ja kasutatavus kogu elukäigu jooksul. Dokumendihaldussüsteem (vt EDHS) Dokumendiregister avaliku teabe seaduses toodud dokumendiliikide registrite või dokumentide loetelu koondnimetus. Dokumendiringlus dokumentide liikumine asjaajamise/töövoo käigus. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteemi komponentideks on: dokumendid, protsessid, tehnoloogia ja inimesed. Dokumendi elukäik kontseptsioon, mis hõlmab a) ajalist kestust dokumendi loomisest või saamisest selle hävitamise või arhiiviasutusse andmiseni ning b) dokumendihalduse toiminguid selle aja kestel. Dokumendivahetuskeskus (DVK) on elektrooniliste dokumendihaldussüsteemidele keskne
nende autentsust, usaldusväärsust, terviklikkust ja kasutatavust. 4. Arhivaali valdaja tagab arhivaali kasutamise selliselt, et see ei kahjusta arhivaali seisundit ega ohusta selle edasist säilimist. Dokumentide liigitusskeem- (1) Asutus töötab oma dokumentide liigitamiseks välja funktsioonide, struktuuri ja tööprotsesside ning nendega seotud toimingute analüüsil põhineva liigitusskeemi. (2) Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. (3) Liigitusskeem peab sisaldama vähemalt: 1) asutuse nimetust; 2) funktsiooni nimetust ja selle tähist; 3) sarjade nimetusi ja nende tähiseid. (4) Arhiivimoodustajate liigitusskeem peab põhifunktsioonide osas sisaldama lisaks: 1) funktsiooni kirjeldust (tegevused või tööprotsessid, mida tehakse funktsiooni täitmiseks); 2) volitust funktsiooni teostamiseks ehk viidet õigusakti(de)le;
DOKUMENDIHALDUS Dokumendihalduse korraldamine Iga organisatsioon vajab tegutsemiseks informatsiooni ja jäädvustab eda oma tegevuse käigus loodud ja saadud dokumentides. Dokumendi on organisatsiooni mälu. Informatsioon peab säilima ettenähtud aja jooksul ja olem kättesaadav ning kasutatav. Dokumentide haldamise all mõistetakse administratiivset tegevust, mille kaudu orgsnisatsioon loob, säilitab, kssutab, kaitseb ja eraldab temale kuuluvaid dokumente. Dokumendihaldus on asutuste kui ka äriettevõtete halduse ala, juhtimise ning
kuupäev (dokumendi valmimise kuupäev- K), Lisaadressaat (V), lisamärge (V), logo (S), pealkiri (K), seosviit (V-vastuskirjade puhul), tekst (K), viit (V). Dokumendi vormielemendid-ehk informatiivelemendid moodustavad dokumendi vorminugu. Paljud dokumendi elemendid on ühised enamusele dokumentidele( pealkiri, tekst, kuupäev, number, allkiri jne) 9 Standard EVS 882-1-2006. Meie rahvustandard. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri *sätestab kirja elementide loetelu, elementide määratlused ja selgitused, nende vormistamise nõuded ja asukoha dokumendil. * kirjana käsitletakse paberkandjal kirja, e-kirja ja manusena lisatud e- kirja. Asjaajamist reglementeerivad organistatsiooni sisemised normdokumendid (kehtestamine) Asjaajamiskord sisemine normdokument või dokumentide kogum, mis reglemnteerib dokumenitöö korraldamist lähtuvalt kehtivatest õigusaktidest, pidades silmas konkreetseid organisatsiooni tingimusi.
ega ohusta selle edasist säilimist. § 4. Arhiivi hoidmine (1) Dokumente hoitakse alles kuni säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni liigitusskeemist tulenevate sarjade kaupa. Säilitustähtaja jooksul või avalikku arhiivi üleandmiseni peavad dokumendid olema ülesleitavad ja kättesaadavad. . 3. peatükkDokumentide liigitamine § 6. Liigitusskeem Liigitusskeemi on vaja selleks, et asutusel oleks olemas struktureeritud loetelu ja raamistik dokumentide hõlmamiseks ja haldamiseks . (2) Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. § 7. Liigitusskeemi tasandid Sari on tüüp dokumentide kogumiseks (4) Sari seob ühe või mitme tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel: 1) dokumendiliik; 2) sisu või teema; 3) funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse;
Dokumendi registreerimine tõestab dokumendi olemasolu Paberdokumente on registreeritud aegade jooksul registreerimisraamatutes Elektroonilises süsteemis on dokumendi registreerimine möödapääsmatu, muidu ei leia hiljem dokumenti üles Registreerimine pole ühekordne toiming, vaid protsess. Registriandmeid täiendatakse vastavalt asja lahendamise käigule, näit. täitmismärge lisatakse alles siis, kui asjaajamine on lõpetatud. Organisatsioon määrab kindlaks, missuguseid andmeid iga dokumendi kohta kindlasti registreeritakse. Tavaliselt on iga dokumendi kohta märgitud: 1) dokumendi autor 2) pealkiri 3) koostamise kuupäev 4) registreerimise või saamise kuupäev 5) viit e dokumendi järjekorranumber Registreerimisel seostatakse dokument liigitusüksusega, millesse ta registreeritakse. Seda seost väljendab viit. Näit. 12-6-3/117, kus
· EVS-ISO 5127:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik" · EVS-ISO 23081-1:2006 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid. Dokumentide metaandmed. Osa 1: Põhimõtted". · EVS 8:2000 "Infotehnoloogia reeglid Eesti keele ja kultuuri keskkonnas" · EVS882 -1:2006 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri". II Asutuse individuaalsed · Asjaajamisjuhend · Toimikute/dokumentide loetelu Dokumentide loetelu kehtestatakse tähtajatult asutuse struktuuri ja allüksuste kaupa. Dokumentide kohta märgitakse vähemalt: 1. arhiivimoodustaja nimi 2. osakonna või funktsiooni tähis ja nimetus 3. sarja tähis ja nimetus 4. säilitustähtaeg või arhiiviväärtus Dokumentide loetelu võib täiendada dokumentide haldamiseks vajalike lisaandmetega, näiteks sarja moodustavate dokumentide piirdaatumid, toimikute või muude üksuste arv, juurdepääsupiirang, asukoht
AVALIKU TEABE SEADUS Avalik teave on mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale jäädvustatud ja dokumenteeritud teave, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites. Teabevaldajaks on: 1) riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutus; 2) avalik-õiguslik juriidiline isik; 3) eraõiguslik juriidiline isik ja füüsiline isik käesoleva paragrahvi lõikes 2 sätestatud tingimustel. Teabenõue on teabenõudja poolt käesolevas seaduses sätestatud korras teabevaldajale esitatud taotlus teabe saamiseks. Juurdepääs teabele võimaldatakse teabevaldaja poolt: 1) teabenõude täitmisega; 2) teabe avalikustamisega. Asutuse dokumendiregister on digitaalselt peetav andmekogu, mida asutusse saabunud ja asutuses koostatud dokumentide registreerimiseks ja neile juurdepääsu tagamiseks peab riigi- või kohaliku omavalitsuse asutus või avalik-õiguslik juriidiline isik. Dokumendiregistris registreeritakse: 1. asutusele saa
7) Koostaja/ assistent tutvustab dokumenti täitjale vastavalt jaotuskavale (valmistab koopiad ja edastab elektrooniliselt) 8) Koostaja/ assistent paigutab dokumendi originaali dokumentide loeteluga määratud sarja toimikusse. 9. Millised dokumendid ei kuulu registreerimisele riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ja avalik-õiguslike juriidiliste isikute dokumendiregistris? Asutuse asjaajamiskorras on esitatud registreerimisele mittekuuluvate dokumentide loetelu, kuid üldjuhul ei kuulu registreerimisele: · kutsed; · raamatupidamise arved; · informatsioonilise sisuga trükised, perioodika; · tänukirjad, õnnitlused, kaastundeavaldused; · anonüümkirjad, mis ei sisalda kontrollimist vajavat teavet; · allakirjutamata dokumendid; · kirjad märkega ISIKLIK; · reklaamväljaanded ja trükised; · rämpspost. 10. Nimeta olulisemad asutusesised asjaajamise korraldamist reguleerivad normdokumendid
Meridio - Salvestatud dokumendid on kohe kättesaadavad erinevate klientrakendustega ja võimalik integreerida veebikeskkonda. Sisseehitatud dokumentide vaatamise ja HTMLi konverteerimise vahendid. Koostöö protsessihalduse ja skaneerimissüsteemidega. Microsoft SharePoint Portal Server 2001 - Microsoft SharePoint Portal serveri funktsionaalsus: intraneti portaal; dokumendihaldus; grupitöövahend. Postipoiss - enim kasutatav dokumendihalduse süsteem avalikus sektoris. Dokumendihalduse infosüsteem POSTIPOISS on internetipõhine dokumendihaldustarkvara, mis on mõeldud elektroonilisel ja paberkandjal asuva dokumenteeritud info (kirjad, õigusaktid, avaldused, käskkirjad, jne.) haldamiseks, hõlmates kogu protsessi alates dokumendi loomisest kuni selle arhivaaliks viimiseni. 3. Mis on metaandmed? Metaandmed on andmed inforessursside kohta, või levinumalt ka andmed andmete kohta. Metaandmed (inglise keeles metadata) on mingeid andmeid kirjeldavad andmed ehk nii-öelda andmed
Arhiivinduse lõpparvestuse kordamisküsimused 1. Rahvusarhiiv, selle struktuur, põhilised ülesanded. Rahvusarhiiv on Eesti arhiivinduse keskus. Rahvusarhiivi põhiülesanne on tagada ühiskonna kirjaliku mälu – dokumentaalse kultuuripärandi – säilimine ja kasutatavus tänastele ja tulevastele põlvkondadele. Teisalt kindlustab arhiiv autentsete dokumentide hoidmise kaudu kodanike põhiõiguste ja -kohustuste kaitse ning demokraatliku riigi läbipaistvuse. 2. Õigusaktid, mis reguleerivad arhiivihaldust. Asutuste ja organisatsioonide dokumendi- ja arhiivihaldust ning teabega ümberkäimist reguleerivad olulisemad õigusaktid on seadustest: •Arhiiviseadus •Avaliku teabe seadus •Isikuandmete kaitse seadus •Digitaalallkirja seadus •Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus •Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus ja määrustest: •Asjaajamiskorra ühtsed alused •Arhiivieeskiri 3. Paberka
avaliku- Õiguslike juriidiliste isikute asjaajamisele esitavaid nõudeid,dokumendi vormistamise nõudeid. Isikuandmete kaitse seadus-sätestab isikuandmete töötlemise tingimused ja korra isikuandmete töötlemise riikliku järelvalve korra vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest. Missuguste sisedokumentidega reglementeeritakse asutuses asjaajamist? Asjaajamise korraldamine (sh. asjaajamiskorra, dokumentide loetelu koostamine) Dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine Dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine (sh.teabenõuete täitmine) Arhivaalide hoidmine asutuses ja avalikku või eraarhiivi üleandmiseks ettevalmistamine Dokumentide tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine Mis on asutuse asjaajamiskord? Asutuse asjaajamiskord on normdokument, mis reguleerib dokumentide töökorraldust konkreetses asutuses, arvestades selle tegevuse spetsiifikat.
KORDAMISKÜSIMUSED kontrolltööks: Määratle, mis on... dokument (laiemas tähenduses) – jäädvustatud terviklik teave dokument (kitsamas tähenduses) – jäädvustatud terviklik teave, mis on küllaldane faktide või toimingute tõendamiseks dokumendihaldus – tegevused dokumendisüsteemi loomiseks ja haldamiseks; dokumentide koostamiseks ning dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks dokumendihaldussüsteem – dokumendisüsteemi tehnoloogiline osa dokumentide koostamiseks, hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks dokumendisüsteem – isikute, dokumentide, dokumendihalduse tegevuste, tehnoloogiate ja nendevaheliste seoste kogum. Dokumendisüsteemi eesmärk on dokumentide haldamiseks vajaliku reeglistiku määratlemine ja rakendamine o Millest koosneb dokumendisüsteem? • Dokumendid jm teaberessurss • Dokumentide (ja arhiivi) h
ARHIVAALIDE KARBISTAMINE Vastuvõetud arhivaalid pannakse hoidlas arhiivipüsivast materjalidest arhiivikarpidesse. Säilikute hulk karbis peab olema kasutamise hõlbustamiseks optimaalne, s.t igas karbis peab olema ca 2 cm ulatuses vaba ruumi. Üksteise peale paigutatakse kuni kolm karpi. Säilikud on soovitav hoida horisontaalasendis vältimaks dokumentide deformeerumist. Lühi- ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaale on lubatud hoida ka vertikaalasendis. Kuna ühe arhivaalide loetelu säilikud peavad paiknema üheskoos iga aastase saabumise järjekorras, tuleb arvestada arhiiviainese juurdekasvuga ja vastava sarja juurde jätta ruumi edaspidi lisanduvale säilikute paigutamiseks. Arhivaalide kiireks leidmiseks koostatakse sarjade asukoharegister. Register annab teada, kus (riiul, kapp ja laud) konkreetse sarja säilikud asuvad. Näide: viit 1a/3/4 sarja asukohana tähendab, et arhivaalid on paigutatud esimese kahepoolse riiuli a- poole kolmanda kapi neljandale laudile.
3. Millised teabevaldaja kohustused laienevad eraõiguslikule juriidilisele isikule ja füüsilisele isikule? § 5 lg 2,3. 4. Teabenõude mõiste. 5. Teabenõudja mõiste. 6. Millise tähtaja jooksul tuleb täita teabenõue? 7. Teabevaldaja kohustused. 8. Teabenõude kohta kehtivad nõuded. 9. Teabenõude täitmise tähtaeg. 10. Teabenõude täitmise kulude katmine. 11. Teabevaldaja kohustuse teave avalikustada. 12. Kellele AvTS on teinud kohustuseks veebilehe pidamise? 13. Mis on andmekogu? Mõiste. 14. Juurdepääsupiirangu tähtajad. 15. Kes teevad järelevalvet avaliku teabe seaduse (AvTS) täitmise üle? 16. Mis eesmärki teenib isikuandmete kaitse seadus? 17. Millised on delikaatsed isikuandmed? NB! Vaja kõiki täpselt teada! 18. Kes on andmesubjekt? 19. Mida tähendab seaduslikkuse põhimõte? 20. Mida tähendab eesmärgikohasuse põhimõte? 21. Mida tähendab minimaalsuse põhimõte? 22. Mida tähendab andmete kvaliteedi põhimõte? 23
annaabi.ee 
