google docsis kui enda arvutil puudub vastav tarkvara. Teiseks oleks siis Windows Live Skydrive, see on ka siis tasuta Live keskkonna teenus, mis lubab siis kasutajatel hoida võrgus 5GB ulatuses omi asju. SkyDrive kontole pääseb ligi igast võrguühendusega arvutist ja võimalik on andmeid hoida ainult endale kuid saab ka soovitud inimeste vahel jagada. Eestis kõige populaarseim on(vähemalt netist lugesin nii) Webdesktop(peaks olema tasuline). Sisaldab võimalusi grupitööks, kalendrite ja ülesannede halduseks, arutelude pidamiseks või siis lihtsalt e-posti kliendiks. Tegemist on siis kaasaegse internetipõhise lahendusega mis on teostatud digitaalse asjaajamise nõudeid. Internetipõhisest lahendusest tulenevalt ei vaja Webdesktop lisatarkvara ( mis on selle asja juures väga hea ja) ja ligipääs on kõikjalt kus on võimalik ühenduda internetiga.
dokumentide haldamisel kasutatav tehnoloogia Dokumendisüsteemis kehtestatakse dokumentide haldamiseks selged reeglid, mis pannakse kirja organisatsiooni dokumendihalduse alusdokumendis (asjaajamiskord) ja sellest juhinduvad kõik dokumendisüsteemi kasutajad. NB Sõnad “dokumendisüsteem” ja “dokumendihaldussüsteem” ei ole samatähenduslikud. Dokumendihaldussüsteem tähendab mõnda spetsiaalset dokumendihalduse tarkvarasüsteemi: Webdesktop, Amphora, GoPro, Postipoiss, Delta, Directo, Axapta. Peamised organisatsiooni dokumentide haldamise toimingud on dokumentide loomine ja saamine dokumentide liigitamine dokumentide registreerimine dokumentidele säilitustähtaja määramine dokumentide säilitamine dokumentidele juurdepääsu tagamine dokumentide kasutamise jälgimine dokumentide hävitamiseks eraldamine või arhiivi üleandmine DOKUMENTIDE LOOMINE JA SAAMINE
DocLogix Edisoft Estonia OÜ Documentum Netgroup GoPro IBM Eesti, NetGroup OpenText Content Server Nortal Oracle Universal Content Oracle Eesti, Logica Eesti Management/Records Management Postipoiss Nortal SharePoint Helmes, NetGroup, Nortal Webdesktop Webware 4 (MTÜ Dokumendihaldurite Ühing, 2014) 1 1.2 Dokumendihalduri kutse Dokumendihaldur on laiapõhjalise ettevalmistusega asjatundja, kellel on teadmised ja oskused asjaajamisest, arhiivitööst, infotöötlusest ja infotehnoloogiast. Dokumendihaldureid vajatakse nii riigi- kui ka erasektoris, kus dokumendihalduril tuleb koostöös juhtkonnaga tagada
aastast. Postipoiss on enim kasutatav dokumendihaldussüsteem avalikus sektoris. Mõned suuremad asutused, kes kasutavad Postipoissi: Riigikantselei, Sotsiaalkindlustusamet, Politseiamet, Tallinna Linnavalitsus, Piirivalveamet, Kaitseministeerium. Postipoissi kasutab ka Kuressaare Linnavalitsus. Riigikantselei andmete alusel kasutab Postipoissi 51% ministeeriumidest, lisaks kasutatakse veel selliseid dokumendihaldustarkvarasid - eBüroo, Commence, Webdesktop, Sharepoint, Documentum, GoPro. Postipoisi kasutamiseks on koostatud MicroLinki poolt väga põhjalik juhendmaterjal, mida täiendatakse vastavalt tarkvaras tehtud muudatustele. Juhendmaterjali sisaldab tekste kui ka programmi pilte kasutamise hõlbustamiseks. Microlink pakub lisaks Postiposile ka teist dokumendihalduse tarkvara, milleks on Livelink. Gartneri sõltumatu konsultatsioonifirma hinnanguil on OpenText Livelink
.. 2011). GoProd on lihtne installeerida (GoPro Portal 2011). Nagu eelpool öeldud, on seda ka lihtne juurutada. 7 2. TARKVARA RAKENDAMINE GoPro dokumendihaldussüsteeme on üpriski palju. GoPro laadsed dokumendihaldussüsteemid, millel on olemas DVK spetsifikatsioonile vastav liides (Dokumendivahetuskeskus 2011): · Amphora; · LiveLink; · PostiPoiss; · SharePoint DHS; · WebDesktop; · UCM. Kõige suuremaks konkurendiks on GoProle Eestis dokumendihaldussüsteem PostiPoiss (Joonis 2.). Postipoiss võimaldab juhtida ja hallata organisatsiooni saabuvaid ja väljaminevaid dokumente, neid registreerida/luua, hallata, säilitada ja kontrollida kasutades automaatseid protsesse ning lõpuks arhiveerida (Roosalu 2009: 4). Sama võimaldab ka GoPro. PostiPoisi eeliseks oleks see, et see on arenenud koos Eesti
kogu nende elukäigu jooksul. Koosneb: dokumendid, dokumentide haldamise toimingud, inimesed ja tehnoloogia. Infosüsteem, millega hõlmatakse, hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. DS peab tagama, et haldamine toimub süstemaatiliselt ja toimingud on tuvastatavad. DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEM- dokumentide haldamise, kontrollimise ja neile juurdepääsu tagamise elektrooniline tarkvara. (amphora, postipoiss, delta, webdesktop) DOKUMENDI ELUKÄIK- toimingud dokumendiga alates selle loomisest kuni hävitamise või arhiiviasutusse üleandmiseni. DOKUMENDIHALDUR- laiapõhjalise ettevalmistusega spetsialist, kellel on teadmised ja oskused asjaajamisest, arhiivitööst, infotöötlusest ja infotehnoloogiast. DOKUMENDIHALDURI KUTSESTANDARD- dokument, mis kirjeldab kutsetegevust ning vastaval kutsel tegutsemiseks vajalikku kompetentsust ehk töö edukaks tegemiseks vajalike oskuste, teadmiste ja hoiakute kogumit
3. Dokumendihaldus Halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega 4. Dokumendihaldussüsteem Elektrooniline tarkvara dokumentide haldamine, kontrollimine ja neile juurdepääsu tagamine Dokumendihaldussüsteemid: Amphora, Webdesktop, Postipoiss, Delta (Alfresco põhine arendus), Sharepointi põhised arendused jt 5. Dokumendisüsteem Infosüsteem - dokumentide haldamine, hõlmamine ja neile pideva juurdepääsu tagamine (kogu nende elukaare jooksul) 6. Dokumendiliik Nimetus, mis tähistab ühesuguste tunnustega (otstarve, tähendus, vormistus) dokumente Käsikiri, leping, käskkiri, volitus 7. Dokumendi elukaar (e. -käik)
mis firma asjaajamise oluliselt lihtsamaks teevad. Üks dokumendihalduses kasutatav programm on Webware. Webware OÜ poolt väljatöötatud täisfunktsionaalne dokumendihalduse tarkvara, mis sisaldab võimalusi ka grupitööks, kalendrite ja ülesannete halduseks, arutelude pidamiseks ning sisaldab ka lihtsat e-posti klienti. Tegemist on kaasaegse internetipõhise lahendusega, mis on teostatud digitaalse asjaajamise nõudeid, vajadusi ja andmete turvalisust silmas pidades. Webdesktop on kasutusel nii avalikus sektoris kui ka erasektoris, http://www.webdesktop.webware.ee/ Dogre on veebipõhine dokumendiregister mis võimaldab digitaalallkirjaga dokumentide vastuvõttu ning dokumentide allkirjastamist kasutades ID-kaarti. Saab luua loendurid ja dokumentide liigitusskeeme. http://www.piksel.ee/dogre
• ARTIKLITÜÜBID: IMF Baltic on kasutusele võtnud järgmised kategooriad: Artikkel, Juhtkiri, Elektroonilised vahendid• Internet, Intranet• Blogid (ajaveebid) & “blogosfäär”• Podcasting/ Messenger – Arvamus/Kommentaar, Uudislugu, Lühiuudis, Pressiteade. kas ajaröövel või kiire otsustusprotsess?• E-mail – kirjarühmad, cc/bcc, netiket;• WebDesktop• Skype Meediasuhted-on sk üks olulisi töövahendeid. O seisukohast on kasulik avalikkusega suhelda ja oma Vookogud ehk uudisvoogude agregaatorid (nt.Netvibes, Pageflakes) võimaldavad tellida ja kombineerida tegevusest teada anda.• Meedia ei ole mingil juhul kuulekas kanal kellegi sõnumi edastamiseks, vaid pigem erinevaid infovooge vastavalt infotarbija vajadustele.töötavad teatud infovahetusstandardite: RSS ehk Realy
dokumentide kirjeldamine; dokumentide täitmise kontrollimine; dokumentide säilitustähtaegade haldamine; arhiveerimine jms. EDHS tagab teabe kiirema kättesaadavuse; kokkuhoiu ajas, mida kulutatakse dokumentide loomiseks või teabe otsimiseks; juurdepääsu suuremale hulgale teabele; parema tööprotsesside sujuvuse; parema infoturbe; dokumentide juurdepääsu kontrolli (kontrolljälg); kiirema teabevahetuse. Dokumendihaldussüsteeme Eestis Postipoiss Amphora Alfresco/Delta Webdesktop OpenText SP põhised lahendused Väljatöötamise ja juurutamise metoodika EVS ISO 15489-1:2004 näitel A. Lähteuuring Liigitusskeemi koostamisel Määratletakse dokumentidega seotud probleemid. Antakse hinnang asutuse dokumendihalduse nõrkadele ja tugevatele külgedele. Hinnatakse probleemide lahendamise teostatavust ja riske. B. Organisatsiooni tegevuse analüüs Aitab mõista seoseid organisatsiooni tegevuse ja selle käigus tekkinud dokumentide vahel.
annaabi.ee 
