Säilitamine-helikogu, filmikogu, videokogu ning nende säilitamine ja hoiustamine (0)

Tallinna Ülikool
Digitehnoloogiate Instituut

rahvusarhiivi fotode , filmide , heli- ning videosalvestiste säilitamine

Koostanud : Kirke Põldsamm
Maarja-Liis Tahk
Gerda- Linda Heinsalu
Tallinn 2015

Sisukord

rahvusarhiivi fotode, filmide, heli- ning videosalvestiste säilitamine 1
Sisukord 2
Sissejuhatus 3
rahvusarhiivi ülevaade 4
Hoiustamine 5
Fotomaterjalid 5
Klaasnegatiivid 5
Fotomaterjalide hoiutingimused 6
FILMIMATERJALID 6
HELI- JA VIDEOMATERJALID 7
Informatsiooni uuendamise tingimused 7
Säilikute eksponeerimine ja laenutamine 9
Keskkonnatingimuste seire 10
Konsverveerimis- ja restaureerimistööd 13
Kokkuvõte 16
Kasutatud kirjandus 18

Sissejuhatus

Käesolevas referaadis anname ülevaate Rahvusarhiivi alla kuuluva Filmiarhiivi säilituspoliitikast. Käsitleme peamiselt Rahvusarhiivi poolt välja antud juhendit, mis määratleb kogude hoiutingimused, keskkonnatingimused ja kogude korrastamise. Anname ülevaate Rahvusarhiivist kui organisatsioonist ning selle kogudest, mis sisaldab endas ka audiovisuaalsete teavikute kogu. Uurime kogude korraldust ja optimaalseks säilitamiseks vajalike keskkonnatingimusi, anname ülevaate uute teavikute hankimisest ning vanade esemete konserveerimisest ja restaureerimisest.

rahvusarhiivi ülevaade

Rahvusarhiiv , mis loodi 1. jaanuaril 1999. aastal, on arhiivinduse keskuseks Eestis ning asub Tartus. Põhiülesandeks on tagada ühiskonna kirjaliku mälu (dokumentaalse kultuuripärandi) säilimine ja selle kasutamise võimalus tänastele ja tulevastele põlvkondadele. Rahvusarhiiv kogub ning säilitab Eesti kultuuri, ajalugu, riiklust ja ühiskondlikke olusid dokumenteerivaid arhivaale olenemata nende loomise ajast või kohast. (Rahvusarhiiv1, 2015).
Rahvusarhiiv kui valitsusasutus kuulub Haridus - ja Teadusministeeriumi haldusalasse. Rahvusarhiivi kuuluvad ajalooarhiiv, riigiarhiiv , filmiarhiiv ja neli regionaalset osakonda Haapsalus, Kuressaares, Valgas ja Rakveres . Samuti kuuluvad Rahvusarhiivi alla ka kõik Eesti avalikud arhiivid, välja arvatud Tallinna Linnaarhiiv ja Narva Linnaarhiiv (Rahvusarhiiv1, 2015).
Rahvusarhiivi peamisteks ülesanneteks on:
• koguda sellist dokumenteeritud teavet, mis on ühiskonnale oluline;
• pakkuda kogude kasutamist;
• säilitada kogusid heades tingimustes;
• osaleda elektroonilise dokumendihalduse arendamisel;
• aksepteerida digitaalarhivaale (Rahvusarhiiv2, 2015).
Rahvusarhiivi kogudesse kuulub:
• 8,8 miljonit arhivaali;
• üle 14. miljoni digitaalkujutise veebis ;
• 9,5 miljonit meetrit filmijäädvustusi;
• üle poole miljoni foto;
• umbes 100 000 kaarti ;
• ca 1500 pärgamentdokumenti (Rahvusarhiiv2, 2015).
Rahvusarhiivi kogud on leitavad nii arhiivide, sarjade ja arhivaalide pealkirjade kui ka suvaliste märksõnade järgi arhiivi infosüsteemi AIS vahendusel (Rahvusarhiiv2, 2015).
Ajalooarhiivi kogudesse kuulub 2,7 miljonit säilikut, millest enamus on paberdokumendid. Neile lisanduvad poolteisttuhat pärgamentdokumenti, ligi 80 000 kaarti, 2200 pitserit ja umbes 1500 klaasnegatiivi. Riigiarhiivi kuulub 3,45 miljonit säilikut, millest taaskord enamus on paberdokumendid, kuid leidub ka videoid, helisalvestusi ja fotosid ning 2 pärgamentdokumenti. Filmiarhiivi kuulub umbes 480 000 erinevat nimetust audiovisuaalseid arhivaale ehk filmi-, heli- ja videojäädvustusi. Arhiivis on 9,3 miljonit meetrit (ca 30 000 nimetust) filme, 440 000 fotot , 10 000 helisalvestust ning umbes 1500 videot. (Rahvusarhiiv3, 2015).

Hoiustamine

Fotomaterjalid

Fotomaterjalide tehes on läbi aegade kasutatud erinevaid kemikaale, mistõttu teeb see fotomaterjalide säilitamise üpris raskeks. Säilitades tuleb arvestada keemilise protsessi jätkumise aega ning selle reageerimist keskkonnateguritega. Ebasobivad keskkonnategurid võivad kiirendada hävinemisprotsessi. Samuti tuleb erinevaid fotomaterjale (klaasnegatiiv, värvifoto jne) hoida üksteisest eraldatud ehk on vajalik ümbritsemine. Ümbrised peavad olema arhiivipüsivast materjalist, mis peavad olema läbinud PAT testi. Fotode ümbrised kaitsevad fotosid valguse, tolmu, saate, temperatuuri ja õhuniiskuse järskude muutuste ning kasutamisest tulnud mehaaniliste kahjustuste eest. Rahvusarhiivis kasutatakse eri mõõtmetega ja erinevas tehnikas fotomaterjale ei või hoida ühes ja samas karbis või mapis, sest sisaldavad keemiliselt erinevaid aineid, mistõttu deformeerivad üksteist ja kahjustavad keemiliselt. Samuti ei ole lubatud pakkida samasse karpi klaasnegatiive ja positiive, nitro -, atstaat- ja polüesternegatiive, värvi- ja mustvalgeid negatiive, värvi- ja mustvalgeid fotosid. Negatiive hoiustatakse vertikaalseid, fotosid ja fotoalbumeid horisontaalselt . Hoidlates kasutada metallriiuelid. Pealt lahtiste karpide puhul tuleb hoiuruumides kasutada metallkappe. (Ivi Tomingas, Mare Purde , Sirje-Mai Hallaste, Paavo Annus , Rahvusarhiiv, 2003) Järgmiseks on toodud üks näidetest, kuidas Rahvusarhiiv hoiustab ühte tüüpi fotomaterjali, milleks on klaasnegatiiv. ( Reimo , 2015)

Klaasnegatiivid

Klaasnegatiivid ümbritsetakse neutraalsest paberist volditavaid nelja klapiga ümbriseid, et ümbrisesse asetamine ja ümbrisest väljavõtmine klaasnegatiivi ei kahjustaks. Ümbritsetud klaasnegatiivid asetatakse vertikaalselt pealt suletavatesse karpidesse. (Ivi Tomingas, Mare Purde, Sirje-Mai Hallaste, Paavo Annus, Rahvusarhiiv, 2003)

Fotomaterjalide hoiutingimused

Fotomaterjalide hoiuruum peab olema tolmuvaba, akendeta, pime, akende olemasolul katta aknad rulooga. Õhuniiskus peab jääma 30-40% vahele. Ruum peab olema hästi ventileeritud. Kõige suurem probleem hoiutingimuste loomisel on temperatuuri hoidmine kuna erinevat tüüpi fotomaterjalid vajavad erinevaid temperatuure (pabernegatiiv 15-18 kraadi ja värvinegatiiv 3-5 kraadi). Rahvusarhiiv hoiab värvinegatiive Tartus Eesti Äriarhiivis ja kõiki muid fotomaterjale Tallinnas. (Ivi Tomingas, Mare Purde, Sirje-Mai Hallaste, Paavo Annus, Rahvusarhiiv, 2003)

FILMIMATERJALID

Algselt kasutati filmilindi põhimiku materjaliks nitrotseulluloosilinti, mis on väga heade mehhaaniliste omadustega. Kuni 1950ndate aastateni baseerus sellel kogu filmitööstus. Komponentide ebastabiilsuse tõttu on sellele suured puudused säilitamise osas. See lint on väga tuleohtlik ja võivad 30 kraadi juures ise süttima hakata. Hiljem hakati kasutama atsetaattselluloospõhimikku, mis toatingimustel on võimeline säilima kuni 100 aastat, paremad hoiutingimused pikendavad selle eluiga. 1950ndate alguses võeti kasutusele ka polüesteralusel filmilinte, mille säilivusaeg on kuni 300 aastat. Selleks, et eristada atsetaat- ja polüester filme tuleohtlikest nitroalusel filmidest on ohutud filmilindid varustatud märkega safety, non-flam või besopasnaja. Rahvusarhiiv säilitab filmimaterjale nagu enamus arhiive pimedas , ultraviolettkiirte kaitseks pakendatakse need originaalkarpidesse või – kottidesse ja nende puududes musta puhverdatud või neutraalsesse paberisse. Kaitseks tolmu eest pannakse filmimaterjalid filmikarpidesse ja sealt edasi plastikkottidesse. Samuti kotid aitavad säilitada niiskuserežiimi. Nitroalusel filme ei pakendata õhukindlalt plastikkotti. Eemaldatakse kõik paberdokumendid ja muud asjad, et säilitada maksimaalne kaitse. Hoiuruum peab olema nagu iga teinegi hoiuruum tolmu ja valguse vaba ning akende olemasolul need katta ultraviolettkiirguse eest kaitsva kattega , stabiilse temperatuuriga ja stabiilse niiskusrežiimiga. Õnneks filmimaterjalil ei ole nii temperatuuri kui õhuniiskuse juures peale värvinegatiivi (3-5 kraadi, teistel 10-17 kraadi vahel) erilist vahet.
(Ivi Tomingas, Mare Purde, Sirje-Mai Hallaste, Paavo Annus, Rahvusarhiiv, 2003)

HELI- JA VIDEOMATERJALID

Heliplaate säilitatakse selles pakendis, kus ta originaalselt oli. Heliplaate võib hoida horisontaalses asendis kuid soovitatav oleks hoida vertikaalselt. Samuti kasutatakse karpe, mis kaitsevad neid tolmu eest. Samuti peavad olema helimaterjalid küttekehadest eemal. Hea temperatuur heliplaatidele on 15-20 kraadi ja õhuniiskus 25-45%. (Ivi Tomingas, Mare Purde, Sirje-Mai Hallaste, Paavo Annus, Rahvusarhiiv, 2003)

Vinüülplaat

Vinüülplaadid koosnevad tavalistest vinüülidest ja neid hoiustatakse originaalpakendis. Viimase puudumisel panna tihedasse pärgamenti, tsellofaani või polüetüleenkilesse.
Helilinte hoiustatakse puhtas ja kindlas ruumis. Samuti tuleb olla kindel, et keskkonnas puuduks täielikult magnetväljade ja elektriseadmete mõju, päikesevalgus ja igasugune kokkupuude veega. Sobiv temperatuur on 22 kraadi 40% õhuniiskusega. (Ivi Tomingas, Mare Purde, Sirje-Mai Hallaste, Paavo Annus, Rahvusarhiiv, 2003)
Helikassette hoiustatakse tolmukindlates originaalkarpides. Kuna kassetti sees on helilinti, kasutatakse tema säilitamisel samu tingimusi, mis helilindi juures. Samuti samu säilitus ja hoiustamistingimusi kasutatakse helisalvestiste puhul. (Ivi Tomingas, Mare Purde, Sirje-Mai Hallaste, Paavo Annus, Rahvusarhiiv, 2003)
Heliplaatide ja –lintide temperatuurid jäävad 15-23 kraadi vahele ja õhuniiskus 25-55%. Heliplaatide õhuniiskuse protsent ei tohi ületada 5te, kui samas video ja helilintide õhuniiskuse tase kuni 20%. (Ivi Tomingas, Mare Purde, Sirje-Mai Hallaste, Paavo Annus, Rahvusarhiiv, 2003)

Informatsiooni uuendamise tingimused

Rahvusarhiiv kogub arhiiviväärtuslikke dokumente mis tahes teabekandjal. Arhiivi säilitamisele võetakse nii avalike asutuste, eraõiguslike juriidiliste isikute kui ka eraisikute arhivaale. Arhivaalide üleandmisel on ka eeldus- et dokumendid on hinnatud arhiiviväärtuslikuks. Millised dokumendid täpselt arhiiviväärtuslikud on, selgitatakse välja hindamise teel (Rahvusarhiiv4, 2015).
Hindamist viib läbi rahvusarhiiv ning hindamise tulemuse kohta koostatakse hindamisotsus. Hindamisega otsustatakse, millised dokumendid on osa rahvuslikust kultuuripärandist ja mida seepärast säilitatakse püsivalt arhivaalidena. Dokumentide hindamise peamiseks eesmärgiks on Eesti ühiskonnale ja üksikisikutele olulise teabe võimalikult otstarbekohane väljavalimine (Rahvusarhiiv5, 2015).
Arhiiviväärtuse väljaselgitamisel arvesta rahvusarhiiv järgmiste hindamiskriteeriumitega:

• arhiivimoodustaja ja funktsiooni olulisus;
  
• teabe uurimispotentsiaal;
  
• ajaraam;
  
• teabe unikaalsus ja selle kasutatavus;
  
• seotus teise teabega;
  
• kogumistraditsioon;
  
• vajaminev ressurss teabe säilitamiseks (Rahvusarhiiv5, 2015).
  

Avalikud arhivaalid tekivad avalikke ülesandeid täitvatel asutustel. Sellisteks asutusteks on põhiseaduslikud institutsioonid , valitsusasutused, valitsusasutuste hallatavad asutused, avalik-õiguslikud juriidilised isikud, kohalikud omavalitsused , kohalike omavalitsuste hallatavad asutused ning samuti ka avalike ülesannete täitmiseks loodud eraõiguslikud juriidilised isikud (Rahvusarhiiv3, 2015).
Avalike arhivaalide puhul on asutused kohustatud arhivaalid üle andma rahvusarhiivi hiljemalt 10 aastat pärast nende loomist või saamist olenemata, millisel teabekandjal arhivaal on. Arhivaalid antakse avalikku arhiiv üle siis, kui neid ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks (Rahvusarhiiv3, 2015).
Rahvusarhiiv pöörab tähelepanu ka era- ja mittetulundussektoris tekkivale teabele ehk tegeletakse ka eraõiguslike asutuste dokumentide kogumisega. Rahvusarhiiv teeb sellistele asutustele koosööettepanekud ning asutused, kes on pakkumisele positiivselt reageerinud , kantakse vastavasse kogumisallikate nimekirja (Rahvusarhiiv3, 2015).
Arhiiv kogub ka eraisikute arhivaale, kuid selliste dokumentide puhul võetakse vastu otsus igal üksikul juhtumil eraldi. Ka eraisikute dokumente peab avalik arhiiv hindama. Arhivaalide üleandmisel rahvusarhiivi on eraisikutel õigus kehtestada nende dokumentidele juurdepääsupiirangud seoses nende kasutamisega. Tihti on kordi , kus on eraisikutel järelejäänud dokumendid mõistlikum anda hoopis muuseumidesse (Rahvusarhiiv3, 2015).
Eraarhivaale on rahvusarhiivi võimalik üle anda kingitusena kinkelepingu alusel, pärandina, lihtsalt hoiule või siis ostu-müügilepingu alusel. Eraarhivaalidele omaniku poolt kehtestatud juurdepääsupiirangud ei tohi ületada 50 aastat alates dokumendi üleandmisest (Arhiiviseadus, 2011).
Rahvusarhiivi Filmiarhiivi fotokogu kohta on kirjas, et üle kolmandiku filmiarhiivi fotodest moodustavad pressifotod aastatest 1917–1996. Regulaarseteks kogumisallikateks, kust fotosid rahvusarhiivi on tulnud, on olnud Eesti ajalehtede ja ajakirjade toimetused ning Eesti Teadeteagentuuri fototeegid, fotograafid jt. eravaldajate fotokogud (Filmiarhiiv, 2014).

Säilikute eksponeerimine ja laenutamine

Arhivaalide peaeesmärk pole kõike materjale koguda vaid arhivaalide mõte on arhiveerida, säilitada ja teha kõik säilitatud materjalid inimestele kättesaadavaks. Objektide, mille arhiiviväärtus ei ole nii kõrge ja mis on väga heas korras, neid laenutatakse välja kergemini kui objekte, mille arhiiviväärtus on kõrge (väga vana, ainulaadne ja erilise tähtsusega) ja mida saab näha ainult arhiivi loa alusel. Eksponeerimine raskendab arhiivi kogude säilitamist ja mõnikord selle isegi võimatuks teha. Eriti keeruliseks teeb asjaolu, kui originaalesemete eksponeerimist pole kuidagi võimalik vältida. Selle tõttu rakendatakse mitmeid abinõusid. Kui on esemeid, mis on õrnad ja nende säilimine on raskendatud, on võetud vastu erinevaid meetmeid kuidas nende kestvust pikendada. Raamatute puhul on kasutama hakatud näiteks digiteerimist. Samuti paljusid heli-, filmi- ja fotomaterjale on hakatud digitaalselt kättesaadavaks tegema, et vähendada eksponeerimise vajadust ning nende originaalobjektide kahjustamist vältida. Fotosid digiteeritakse täpselt samamoodi nagu teavikuid. Heli-ja videosalvestisi laaditakse internetti keskkonda üles. Sõltuvalt autoriõiguste seadustele need kas tehakse tasuliselt laenutatavaks või kättesaadavaks kindla ajani. Laenutamisi on kahte tüüpi. Kas laenutatakse mõneks näituseks või eraisikule koju. Näituseks laenaja teeb laenutaotluse, kus põhjendab ära laenamise vajaduse. Seejärel laenutaja tutvub sellega ja nõustamise järel laenaja saadab laenutustaotluse, kus on erinevad nõuded ja lõpuks pooled sõlmivad omavahel laenulepingu. Eraisikule laenamine käib täpselt samamoodi nagu teavikutega. Samamoodi tuleb näituseks ja välja laenutamiseks laenutatud esemed tagastada kui need laenutati. (Ivi Tomingas, Mare Purde, Sirje-Mai Hallaste, Paavo Annus, Rahvusarhiiv, 2003)

Keskkonnatingimuste seire

Üleüldised nõuded arhiivihoidlate keskkonnatingimuste jaoks on sätestatud riikliku arhiivieeskirja üheksandas peatükis paragraafis 28, mis kohustab tagama aastaringselt nõuetele vastavad ja stabiilsed keskkonnatingimused. Hoidla keskkonnatingimusi peab regulaarselt kontrollima nõuetekohaselt kalibreeritud seadmetega. Hoidlad ehitatakse ilma akendeta. Hoidla põranda kandevõime peab vastama hoidla sisustuse ja arhivaalide kaalule ja paigutusele hoidlas. Hoidla peab vastama tuleohutusnõuetele (Arhiivieeskiri, 2011).
Keskkonnatingimused on paika pandud vastavalt kogu sisule – erinevatel andmekandjatel on erinevad hoiutingimused, mis on sätestatud Rahvusarhiivi juhistest fotode, filmide, heli- ning videosalvestiste säilitamise kohta käivas dokumendis.
Üldjuhul sõltub a/v ainese füüsiline seisukord kolmest komponendist : alusmaterjalist ja selle omadustest (näiteks nitrofilm, klaasplaat, magnetlint vms), tehnilise teostuse viisist ja selle tegijate oskustest (kui hoolikas on olnud fotograaf filmi ilmutamisel, missuguse kvaliteediga seadmeid ja tehnilisi võtteid on kasutatud) ja hoiutingimustest (seisnud valguse käes, niiskuse ja temperatuuri mõju jne).

Fotomaterjalide hoiutingimused
Õhuniiskust tuleb hoida nii stabiilsena kui võimalik 30% ja 40% vahel (lubatud kõikumine +-5% ööpäevas) ning temperatuuri nii konstantsena (lubatud kõikumine +-2° C ööpäevas) ning madalana kui võimalik. Kõrgemat õhuniiskust saab kompenseerida madalama temperatuuriga. Fotomaterjalidele mõjuvad halvemini temperatuuri ja õhuniiskuse järsud kõikumised kui ebaõige, aga stabiilne hoiureziim (Rahvusarhiivi juhised, 2003).
Vanu ja uusi fotomaterjale (vt identifitseerimine) samas ruumis säilitades peab arvestama, et uutele materjalidele sobiv madal õhuniiskus ei kõlba hästi vanadele fotomaterjalidele, mis võib eriti klaasnegatiividel põhjustada emulsioonikihi eraldumise põhimikult. Väljapääs oleks kas eraldi hoiuruumid või siis nii vanade kui ka uute materjalide säilitamiseks sobiva optimaalse keskkonna loomine(Rahvusarhiivi juhised, 2003).
Mustvalgete fotomaterjalide vananemist mõjutavad kõige rohkem õhuniiskusja saasteained , värvifotomaterjalide vananemist valgus ja kõrge õhutemperatuur (Rahvusarhiivi juhised, 2003).
Kuna kogu koosneb värvinegatiividest, peaks hoiuruumi temperatuur olema võimalikult madal, ideaalne 3° C, õhuniiskus 35%-40 % juures, igal juhul alla 60%. Kui eraldi hoiuruumi ei ole, kaaluda niiskusvaba termokapi muretsemist (Rahvusarhiivi juhised, 2003).
Fotohoidla
Optimaalne keskkond fotode hoiustamiseks

Filmide keskkonnatingimused
Filmide pikaajalisel säilitamisel on eriti tähtis temperatuuri ja niiskusreziimi stabiilsus. Valitud temperatuurist ei ole lubatud kõikumised rohkem kui +- 2° ja suhtelise niiskuse kõikumised +-5% ööpäeva jooksul.
Esmalt lagunevad sinise värvained, muutes kujutise pruunikaskollaseks.
Seetõttu säilitatakse värvinegatiive 0º C lähedasel temperatuuril. Samal ajal ei tohi lubada temperatuuri järske üleminekuid. Madalal temperatuuril hoitud värvinegatiivid vajavad kasutamisel aklimatiseerumiseks aega, temperatuuri tõsta ööpäevas mitte üle 5º C (Rahvusarhiivi juhised, 2003).
Optimaalne keskkond fotode hoiustamiseks

Heliplaatide keskkonnatingimused
Säilitamiseks sobiv temperatuur on 15°-20° C. Ööpäevane kõikumine suuremate kogude olemasolul mitte üle 2° C. Suhteline õhuniiskus 25% - 45%. Ööpäevane kõikumine mitte üle 5%.
Heliplaatide ja -lintide hoiutingimused

Konsverveerimis- ja restaureerimistööd

Fotode konserveerimine hõlmab kuivpuhastust (tolmuosakeste eemaldamine pehme lapi, pintsli või purki suletud puhta suruõhu abil), märgpuhastust (spetsiaalsed lahused , alkohol , destilleeritud vesi), rebendite parandamist kasutades arhiivikindlast materjalist valmistatud spetsiaalset kleeplinti.
Konserveerimine hõlmab enamikel juhtudel fotodokumentide läikepoolt, emulsioonipoolel esinevate vigade puhul pöörduda spetsialisti poole.
Konserveerimisel peab tundma fotomaterjale, et mitte kasutada valesid vahendeid.
Unikaatide puhul tuleb kõne alla ainult ümbriskarpide puhastamine ja parandamine, klaasita unikaadi pühkiminegi võib teda kriimustada.
Kolloodiumnegatiive ei või puhastada alkoholi või eetriga, sest emulsioonile sattununa lahustavad need ained sideainena kasutatud kolloodiumi ja negatiiv hävib (Filmiarhiiv, 2015).
Audiovisuaalsete teavikute konserveerimistöid teostatakse filmiarhiivis , kus valmistatakse neid ette ka digiteerimiseks.
Ümbristamine
Õige ümbristamine on üks fotokogu säilimise eeldusi .
Erinevate mõõtmetega fotomaterjale ei või säilitada ühte karpi või mappi asetatuna, sest nad võivad üksteist deformeerida, klaasnegatiivide puhul üksteist katki murda.
Ümbrised peavad kaitsma fotosid valguse, tolmu, saasteainete (erinevad gaasid, saastunud õhk, näpuhigi), temperatuuri ja õhuniiskuse järskude muutuste, kasutamisest tingitud mehaaniliste kahjustuste eest.
Ümbristest on eelistatumad need, mille valmistamiseks ei ole kasutatud liimühendusi. Liimühendusega ümbriste korral ei tohi liimühendus paikneda ümbrise keskel. Liimidest võib kasutada mittehappelisi liime (näiteks akrüülliime).
Materjalid, millest kasutatavad ümbrised on valmistatud, peaksid vastama spetsiaalsetele standarditele – olema läbinud PAT (Photographic Activity Test) testi. PAT test näitab ümbriste valmistamiseks kasutatavate materjalide toimet fotomaterjalidele.
Juhuslikesse ümbristesse (värvilised paberid, kirjaümbrikud, korduvkasutusega paber, pakkepaber, vana fotopaber jms) fotomaterjale mitte pakendada.
Ümbriste valmistamiseks kasutatakse nii neutraalset kui ka aluselise reserviga (puhverdatud) paberit ja plastikmaterjale.
Ümbriste valik sõltub säilitatavatest fotomaterjalidest.
Igasuguse kahtluse korral on soovitav kasutada neutraalse reaktsiooniga paberit (pH 7.0-7,5).
Plastikmaterjalidest sobivad ümbriste valmistamiseks polüester (kõige jäigem), polüpropüleen ja polüetüleen.
Plastikümbriste eeliseks on läbipaistvus, kujutist on võimalik vaadelda ilma fotot ümbrisest välja võtmata, mis vähendab kasutamisest tingitud mehaanilisi kahjustusi.
Plastikümbrised ei tohi olla kaetud, st matistatud, ei tohi sisaldada plastifikaatoreid, värvaineid, kloriide, oksüdeerivaid ühendeid.
Plastikmaterjalide puuduseks on staatilise elektrilaengu olemasolu, mis tõmbab ligi tolmu, ja umbsus, nad ei lase õhku ega niiskust läbi.
Kõrge õhuniiskusega ja muutliku hoiukliimaga hoidlates ei tohi kasutada plastikümbriseid, sest nende sisepinnale võib tekkida kondensvesi (Filmiariiv, 2015).
Klaasnegatiivide ümbristamiseks kasutatakse paberist volditavaid nelja klapiga ümbriseid, et klaasnegatiivi ümbrisesse asetamine ja ümbrisest väljavõtmine negatiivi ei kahjustaks.
Ümbristatud klaasnegatiivid asetatakse vertikaalselt pealt suletavatesse karpidesse, kusjuures 5-10 plaadi järel pannakse jäigast neutraalsest papist vaheleht. Klaasnegatiiv toetatakse pikema serva peale.
Klaaspõhimikul fotomaterjale ei tohi hoiustada plastikümbristes.
(Filmiarhiiv, 2015)
Filminegatiive (filmirulle) võib ümbristada ühekaupa kaadriteks lõigatuna taskutes või 5-6 kaadri kaupa ribadeks lõigatuna ribataskutes.
Ümbristes negatiive hoitakse karpides, kuhu nad on asetatud vertikaalselt. Kõidetavad üksiktaskud ja ribataskud asetatakse vutlariga arhiiviregistraatorisse.
Keemiliselt ebastabiilsete nitrotselluloos - ja atsetaattselluloosnegatiivide ümbristamiseks ei tohi kasutada plastikmaterjale. Nitrotselluloos- ja atsetüültselluloosfilmid lagunevad oma ebastabiilsuse tõttu aja jooksul. Lagunemist ei ole võimalik peatada, seda võib ideaalsete hoiutingimustega ainult aeglustada. Filmide lagunemisel eralduvad gaasilised laguproduktid, mis peavad takistamatult ümbrisest välja pääsema (mida just takistab plastikümbris), ümbrisse jäänuna kiirendavad gaasid veelgi lagunemisprotsessi ja vananemist. Ümbristamiseks on soovitav kasutada puhverdatud paberit (pH 7,2-9). Igasuguse kahtluse korral kasutada neutraalset paberit (pH 7,0-7,5).
Polüesternegatiivide ümbristamiseks võib kasutada nii paber- kui ka plastikümbriseid, eelistada võiks plastikümbriseid nende läbipaistvuse ja suurema vastupidavuse tõttu.
Värvinegatiive ei tohi hoida puhverdatud ümbristes, hoida neutraalsest paberist või plastikust ümbristes.
Diapositiive hoitakse ilma raamita või raamitult diapositiivide hoidmiseks valmistatud plastiktaskutes või neutraalsest paberist ümbristes. Värvidiapositiivide ümbristamiseks ei tohi kasutada puhverdatud paberit.
Ümbristatud diapositiivid asetatakse karpidesse, kui nad asetsevad köidetavates plastiktaskutes, siis vutlariga arhiivikarpi.
(Filmiarhiiv, 2015)
Fotod ümbristatakse igaüks eraldi, ümbriseks on ümbrikusarnane fototasku või kokkuvolditav klapptasku.
Fotode ümbristamiseks võib üldjuhul kasutada nii paber- kui ka plastikmaterjale.
Kahjustatud emulsioonikihiga, retuðeeritud fotosid, ferrotüüpe ja dagerrotüüpe ei tohi hoida plastikümbristes.
Ilukarpides fotod (dagerrotüübid, ambrotüübid) mähitakse siidipaberisse ja asetatakse sobivate mõõtmetega karbis horisontaalselt riiulile.
Raamides ja paspartuudes fotosid hoitakse madalates (sügavus kuni 5 cm), tugevates karpides, mis on asetatud riiulile horisontaalselt.
Puhverdatud ümbristes ei tohi hoida tsüanotüüpe, albumiinfotosid, värvifotosid.
Mehaaniliselt nõrkade fotode toetamiseks võib nende taha asetada papilehe.
Ühekaupa ümbristatud fotod tuleb suuruste järgi asetada mappidesse või karpidesse.
Ühes mapis või karbis asetsevate fotode suurus võib natuke erineda, aga kõik ümbrised peavad olema ikkagi ühesuurused.
Kui fotod asetatakse karpi ilma individuaalse ümbriseta, tuleb nad üksteisest eraldada paberist vahelehtede abil.
Fotoalbumid. Kui fotosid ei ole võimalik albumist eemaldada, tuleb nad eraldada siidipaberist vahelehtede abil. Fotoalbumeid hoiustatakse horisontaalselt pealtavatava kaanega karpides.
Laiatarbekaubana turustatavad fotoalbumid on fotode säilitamiseks kõlbmatud.
(Filmiarhiiv, 2015)
8mm ja Super 8mm kinofilmi digiteerimine
8mm filmi digitaliseerimise käigus salvestatakse film üksikute kaadrike haaval MS DV AVI formaati ja kantakse siis kas DATA-DVD plaadile või kliendi välisele kõvakettale. Kuna salvestame filmi kaadrike haaval, jääb kvaliteet praktiliselt parim võimalikest alternatiivsetest lahendustest.
Selline digitaalkoopia on filmi suurepäraseks säilitusvahendiks: ta on hõlpsasti paljundatav ja kasutatav kas otse filmi originaalkujul vaatamiseks või siis lähteallikana edasiseks montaažiks. Filmi vaatamisel võib ainsaks häirivaks asjaoluks ehk olla selles kujutatud tegevuse ajaskaala erinevus tegelikust.
Ühele DATA-DVD(5) plaadile saab paigutada nii kuni 120 meetri pikkuse filmi digitaliseeringu; see on kaheksa kitsasfilmikaamera 2x7,5m filmirullitäit (Momento, 2015).

Kokkuvõte

Rahvusarhiiv on arhiivinduse keskuseks Eestis. Rahvusarhiiv loodi 1. jaanuaril 1999. aastal ning selle põhiülesandeks on tagada ühiskonna kirjaliku mälu säilimine ja selle kasutamise võimalus tänastele ja tulevastele põlvkondadele. Rahvusarhiiv kogub ja säilitab Eesti kultuuri, ajalugu, riiklust ja ühiskondlikke olusid dokumenteerivaid arhivaale.
Rahvusarhiivi kuuluvad ajaloo-, riigi- ja filmiarhiiv ning neli regionaalset osakonda. Samuti kuuluvad Rahvusarhiivi ka Eesti avalikud arhiivid, välja arvatud Tallinna Linnaarhiiv ja Narva Linnaarhiiv.
Arhiivi kogutakse arhiiviväärtuslikke dokumente mis tahes teabekandjal. Rahvusarhiiv võtab vastu avalikke ja eraõiguslikke arhivaale ning era- ja mittetulundussektoris tekkivaid arhivaale. Millised dokumendid täpselt arhiiviväärtuslikud on, selgitatakse välja hindamise teel.
Fotode ja helimaterjalide ning samuti ka videomaterjalide säilitamisel kasutatakse erinevaid ümbriseid, et kaitsta neid tolmu, valguse ja soojuse eest. Kõiki eelnevaid materjale kasutatakse erineva niiskustasemega ning see raskendab arhiivide säilitamistegevust. Samuti kõikide nende materjalide eksponeerimine ja laenutamine raskendab samuti arhiividele säilitamise tööd. Ka keskkonna seirel on suurel mõjud säilitatavatele esemetele. Nende säilitamisel kasutatakse nii konserveerimist kui restaureerimist (kui on vajadust).

Kasutatud kirjandus

Rahvusarhiiv1. (1.12.2015). http://www.ra.ee/et/kes-me-oleme-2/ (3.12.2015).

Rahvusarhiiv2. (1.12.2015). http://www.ra.ee/et/millega-tegeleme/ (3.12.2015).

Rahvusarhiiv3. (1.12.2015). http://www.ra.ee/et/kogude-hoidmine-2/ (3.12.2015).

Rahvusarhiiv4. (1.12.2015). http://www.ra.ee/et/kogumine-ja-hindamine/ (3.12.2015).

Rahvusarhiiv5. (1.12.2015). http://www.arhiiv.ee/public/Kogumine/RA_hindamispoliitika_ja_-strateegia_15.02.2010.pdf (3.12.2015).

Arhiiviseadus. (2011). RT I 2011, 229. https://www.riigiteataja.ee/akt/129122011229?leiaKehtiv (3.12.2015).

Filmiarhiiv. (11.09.2014). http://www.filmi.arhiiv.ee/index.php?lang=est&show=asutusest&sub_id=100079 (3.12.2015).

Konserveerimine, Filmiarhiiv.

http://filmi.arhiiv.ee/index.php?lang=est&show=nouanded&sub_id=100099 (02.12.2015)

Konserveerimine, Rahvusarhiiv.

https://www.ra.ee/et/konserveerimine/ (03.12.2015)

Ivi Tomingas, Mare Purde, Sirje-Mai Hallaste, Paavo Annus, Rahvusarhiiv. (2003). Rahvusarhiivi juhised : fotode, filmide, heli- ning videosalvestite säilitamine. Ajalooarhiiv.

Rahvusarhiiv. (04. 12 2015. a.). Allikas: http://www.ra.ee/et/kes-me-oleme-2/

Rahvusarhiiv. (04. 12 2015. a.). Allikas: http://www.ra.ee/et/millega-tegeleme/

Reimo, T. (04. 12 2015. a.). Allikas: https://moodle.hitsa.ee/pluginfile.php/1156091/mod_resource/content/1/S%C3%A4ilitamine.pdf

Momentor. (03.12.2015). http://www.momentor.ee/8mm/
19