Dokumendihaldus töö jaoks (1)

Dokumendihalduse normdokumendid: seadused, Vabariigi Valitsuse määrused, standardid ja juhised.
Dokument – ( Arhiiviseadus ) mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldased faktide või tegevuse tõestamiseks.
(EVS-ISO 15489) on organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate ülesannete täitmise või äritegevuse käigus loodud, saadud ning tõestuseks ja teadmiseks alalhoitud informatsioon.
Asjaajamine – on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi.
Dokumendi elukäik – toimingud dokumendiga alates selle loomisest kuni arhiveerimiseni või hävitamiseni.
Dokumendisüsteem – infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs.
Dokumendi autentsus – autentne on dokument, mille ehtsust on võimalik kindlaks teha.
Dokumendiplank – trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. Üldplank ja kirjaplank : neid eristab neile trükitavate elementide koosseis. Üldplangil vaid logo ja asutuse nimi, kirjaplangil logo+kontaktandmete väli. Kasutatakse kahte formaati: A4 ja A5. Dokumendiplangi pind jaguneb veeristeks ja nende vahele jäävaks täidetavaks pinnaks. Vasak 30mm, parem 15mm, ülemine ja alumine 12mm. Täidetav pind jaguneb: kirjapeaväli, adressaadiväli, viidaväli, tekstiväli, kontaktandmete väli.
Kirja elemendid: aadress, adressaat, allkiri , allkirjastaja, autor, kasutusmärge, kontaktandmed , koostaja, kuupäev, lisaadressaat, lisamärge, logo, pealkiri, seosviit , tekst, viit .
Dokument – arhiiviseadus+ISO 15489
Asjaajamine ja dokumendihaldus (koos)
Dokumendi elutsükkel, passiivne ( arhiivis ,lõpp), aktiivne (loomine, saamine, registreerimine), poolaktiivne (säilitatakse, et seda kasutada).
Dokumendihaldus:
Metaandmed –dokumendi kirjeldamiseks andmed.
Kuidas jaguneb dokumendiplank (infoväljad), veerised, väljad, kirja vormielemendid , normdokumendi (dokumendihaldus e juhised) * asjaajamiskord *dokumendi loetelu .
Dokumendi süsteem. Kooskõlastamine