Asjaajamiskorra analüüsimine (0)

Riigiasutus : Kunda Ühisgümnaasium
Analüüsitakse asjaajamiskorra , mis kehtib alates 16.05.2011 (link: http://www.kundakool.ee/asjaajamiskord.pdf )
Asjaajamise korraldamise aluseks on järgmised õigusaktid ja standardid:
1)“ Arhiiviseadus ”;
2)“Avaliku teabe seadus”;
3)“Digitaalallkirja seadus”;
4)“Isikuandmete kaitse seadus”;
5)“Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus”;
6)„Töölepingu seadus“
7)„Põhikooli ja gümnaasiumiseadus“, haridus -ja teadusministri kehtestatud määrused
8) Vabariigi Valitsuse 26.02.2001 määrus nr 80 “Asjaajamiskorra ühtsed alused”;
9) Vabariigi Valitsuse 29.12.1998 määrus nr 308 “Arhiivieeskiri”;
10) Vabariigi Valitsuse 18.04.2000 määrus nr 131 “ Kunda Ühisgümnaasiumi põhimäärus”;
11) EVS 882-1:2006 “Informatsioon ja dokumentatsioon–Dokumendielemendid. osa 1: „Kiri”
Asjaajamiskorra peatükid:
1. Üldosa
1.1.Normatiivne keskkond
1.2. Asjaajamise korraldamine ja vastutus
1.3. Infosüsteemid
1.4. Juurdepääs dokumentidele
1.5. Arhiiviregistrile andmete esitamine
1.6. Asjaajamise üleandmine -vastuvõtmine
2. Dokumentide koostamine ja vormistamine
2.1. Dokumendiplangid ja dokumendivormid
2.2. Dokumentide vormistamine
2.3. Dokumendiliigid
2.4. Pitsatid , nende hoidmine ja kasutamine
2.5. Dokumendi väljavõte ja ärakiri
3. Dokumentide vastuvõtmine ja väljasaatmine
3.1. Posti vastuvõtmine, esmane läbivaatamine ja täitmisele suunamine
3.2. Kontroll dokumendi täitmise üle ja dokumendi lahendatuks lugemine
3.3. puudub
3.4. Dokumentide väljasaatmine
4. Dokumentide haldamine
4.1. Dokumentide registreerimine ja hõlmamine
4.2. Dokumentide liigitamine ja dokumentide loetelu koostamine
4.3. Asjaajamisest väljunud dokumentide arvestus ja hoid
4.4. puudub
4.5. Arhivaalide hävitamine
Küsimustele vastamine:
1. Kõik õigusaktid, mis võeti aluseks on kehtivad, kuid on toimunud mõned muudatused pärast aastast 2012. Määrused nr 80 ja 308 kehtivad, määrust nr 131 pole leida, ilmselt see enam ei kehti. Standart EVS 882-1:2006 om kehtetu . Uus version on EVS 882-1:2013.
2. Kunda Ühisgümnaasium on järgitud:
1.AÜA nõuded
Näided: “Dokumendi tekst/sisu peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne , üheselt arusaadav ja
Võimalikult lühike.” (AÜA §10 p 2)
“Dokumendi kohustuslikud elemendid on:
1) autor;
2) kuupäev;
3) tekst (sisu);
4) allkirjastaja(d). “ (AÜA §12 p 2)
2. AvTS nõuded:
Näided: “Koolisisestele dokumentidele tagatakse juurdepääs teabe avalikustamisega Kunda Ühisgümnaasiumi veebilehel.” (peatükk 2)
Dokumendi registreerimine (peatükk 3)
Asjaajamise üleandmine-vastuvõtmine (peatükk 5)
3. MSVS nõuded:
Näided: “Märgukirjade ja selgitustaotluste edastamine vastavalt kuuluvusele ja avaldajale edastamisest teatamine” (MSVS §5 p 3)
On järgitud EVS 882-1:2006 “Informatsioon ja dokumentatsioon–Dokumendielemendid. osa 1: „Kiri”
3. Kunda Ühisgümnaasium ei ole kehtestatud kõik kohustuslikud regulatsioonid , mis võib leida §4. Näiteks, pole teada asutuse asjaajamisperioodi, asutuse dokumendiringlust, asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord.
On olemas vähe informatsiooni dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise korrast, dokumentide hoidmise ja hävitamise kord, ametniku teenistusest või töötaja töölt vabastamise, teenistus - või töösuhte peatumise või asutuse töökorralduse muutmise korral asjaajamise üleandmise kord
4. Üldiselt Kunda Ühisgümnaasiumi asjaamiskord tundub loogiline, võttes arvesse selle sisukorra . Kuid on avastatud, et on puudu kaks alapeatüki ja pole teada kas see on kehtetu või see on lihsalt viga. Asjaasmiskord on lühike, kuid meie arvates on mingil määral puudu informatsioonist, nagu asutuse asjaajamisperioodi, dokumendiringlus. Ilmselt kool kasutab ka mingi tarkvara dokumentide registreerimiseks ja haldamiseks , selleks võib rohkem kirjutada.
Praegu pole enam arhivaali hüvitamist.
5. Meile tundub, et antud asjaajamiskord on kasutajasõbralik. Seda on lihtsasti leida, see pole pikk ja enamuses koosneb olulisest informatsioonist. Tekst pole keeruline, seega kasutajad saavad sellest hästi aru. Üksikute sõnade definitsiooni saab leida seadustes või üldiselt Internetis. Arvame, et see võiks olla jälgitav. Kindlasti see on kasuitajale abiks, sest seadusi on palju ja sisu on pikk, kuigi see on põhjalikum, aga inimene ei viitsi pikki tekste lugeda. Protsessikeskne lähenemisviis – soovitud tulemused saavutatakse tõhusamalt siis, kui tegevusi ja tegevustega seotud ressursse juhitakse kui protsesse. Me arvame, et antud asjaajamiskod on protsessikeskne, kuna on toodud erinevaid protsesse, kellega tegelevad mitu inimest. Kunda Ühisgümnaasiumi asjaajamise ja dokumentide haldamise korraldamise eest vastutabasutuse juht. Õppe-ja kasvatustöö –õppealajuhataja, personalitöö, õpilastega seotud asjaajamine - juhiabi . Kooli raamatukogu asjaajamise eest vastutab raamatukoguhoidja . Kõik koolitöötajad vastutavad oma tööülesannete piires dokumendi loomise ja haldamise eest. Dokumendihaldussüsteemis ja teistes infosüsteemides asuvatest dokumentidest, andmetest ja registritest varukoopiate tegemise ja säilitamise eest vastutab infojuht . Uue koolitöötaja tööleasumisel tutvustab talle asjaajamiskorda asutuse juht. Töötaja kohustub täitma ja annab selle kohta allkirja.