Asjaajamise alused (0)

Ärakiri – originaali sisuline kordus (sisu on sama, vorm on erinev) Ära läheb plangil kiri, asutusse jääb valgelpaberil kiri.
Koopia – täpne jäljend originaalist ( kinnitus , et koopia on õige: allkiri + ees ja perekonnanimi + kuupäev + pitser peab läbima allkirja viimaseid tähti)
Väljavõte – mingist dokumendist osaline välja võtmine/taas esitamine (väljavõte arhiivist). (kinnitamine, väljavõte õige – allkiri + nimi + ametinimetus + kuupäev + pitser)
Millega saab dokumenti kinnitada? – Allkirjaga ja õigusaktiga (käskkirjaga)
Näide allkirjaga kinnitamise kohta: Kinnitan-allkiri, eesnimi - ja perekonnanimi, ametinimetus, kuupäev (kinnitatud direktori 15. Mai 2012 aasta käskkirjaga nr 53)
Planki liigid on kirjaplank ja üldplank
ÜLDPLANK – vormistatakse ettekirjutused, aktid , käskkirjad
Vormistatakse ühes eksemplaris, osapooltele lähevad koopiad.
Käskkiri- on korraldav dokument lahendamaks asutuse tegevuse sisemisi reglementeerimist nõudvaid küsimusi. Vormistatakse üldplangile ühes eksemplaris. Käskkirjal kuupäev ja nr ei trükita, vaid sõnadega välja. Käskkirja täitmist jälgib koostaja . Käskkirja saab muuta või kehtetuks tunnistada sama ametiisiku või kõrgemalseisva ametiisiku uue käskkirjaga, märge tehakse käskkirja viimases osas.
Kirjad jagunevad: algatuskirjad, vastuskirjad, kaaskirjad.
ARHIIVINDUS
Reguleeriv seadusandlus : Arhiiviseadus , Arhiivieeskiri, Asjaajamiskorra ühtsed alused
Arhiiviseadus sätestab: *Dokumentide hindamise * Arhivaalide kogmise ja säilimise *Arhivaalidele juurdepääsu võimaldamise ja kasutamise korraldamise *Vastutuse arhivaalide kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest *Rahvusarhiivi ja KOV arhiivi tegevus alused
Arhiivieeskirjas: *Täpsustatakse dokumentide hindamist *Arhivaalide säilitamist avalikku ülesannet täitva asutuse või isiku juures kuni üleandmiseni arhiivile *Arhivaalide arhiivi üleandmise korda *Arhivaalide säilitamist ja kaitset Rahvusarhiivis *Arhivaalidele juurdepääsu korraldamist, sh arhiiviteatiste väljaandmist arhiivi poolt
Dokumentide säilitamine
Säilitustähtaeg kehtestatakse:
Aastates:

• Lühiajalised kuni 10 aastat (kaasaarvatud)
  
• Pikaajalised kauem kui 10 aastat:
  

• Alatisena
  
• Tähtajani, mis on seotud kinlaks määratud sündmuse toimumisega
  

Säilitustähtaeg arvestatakse kuupäevast, millal dokument: *loodi *saadi *väljastati
Dokumente hoitakse asjaajamises maks 3 aastat.
Dokumentide loetelu on vajalik:

• Ametikirjade indekseerimiseks
  
• Dokumentide ülesleidmiseks sarjadest
  
• Dokumentide säilitustähtaegade määramisek
  

NB! Dokumentide loetelu on alatise säilitustähtajaga
Arhiivi korrastamise vajalikkus: 1) Tagatakse arhivaalide otstarbekas säilitamine 2) Soodustatakse juurdepääsu arhivaalidele 3) Võimaldatakse arhivaalide üleandmine arhiivi
Korrastamine: 1) Dokumendid võetakse registraatorist või kiirköitjast välja 2) Metallkinnitid (klambrid) eemaldatakse 3) Dokumendid paigutatakse säilitamiseks sobivasse ümbrikusse ( mapp ) ja kinnitatakse.
Arhiivi hoidlas on keelatu: Suitsetada, kasutada lahtist tuld , kasvatada taimi, hoida kõrvalisi esemeid.
Ohuplaan Koostamisel:
* Analüüsitakse erinevaid riske (4 gruppi) ( tulekahju, veekahjustused ) * Planeeritakse ennetusmeetmed * Töötatakse välja õnnetuse reageerimise protsetuurid * Koostatakse ohuplaan ( kinnitatakse asutuse juhi käskkirjaga )
AKT - Vormistatakse üldplankile nagu ka käskkirjad ja avaldused VEEL VAJA TEADA: Kui ei ole AKT-i sisuga nõus, siis enne kui dokumendile allakirjutan on võimalus kirjutada oma eriarvamus ja see lisatakse aktile.