Organisatsiooni sisene suhtekorraldus (2)

Loeng 2 - Organisatsiooni sisene suhtekorraldus

• Organisatsioonikultuur
  

Sisekommunikatsioon , selle eesmärgid ja sihtrühmad
Sisekommunikatsiooni strateegia ja taktikad
Sisekommunikatsiooni audit
Sisekommunikatsiooni kanalid
Sisekriisid
Konfliktijuhtimine
Organisatsioonikultuur P3.5.1
Väärtuste, hoiakute ja­ põhimõtete kogusumma, st mida inimesed org­is mõtlevad ja usuvad:

• kuidas peab tööd tegema
  

mis on lubatud ja mis keelatud
milline on õige ja milline vale käitumine
kuidas firmas omavahel suheldakse
kuidas lävitakse klientide ja partneritega
Org-i kultuuri kujunemise määravad:
asutajate väärtushinnangud, suhtumised
tippjuhtide ja liidrite mõju
töötajate üksteisele edastatavad kogemused ja teave org-is toimimise tavadest
Sisesuhted
Korporatiivses kommunikatsioonis:
Personalijuhtimine
Informatsiooni talletamine ja töötlemine
Emotsionaalse ja industriaalse intelligentsi toetamine
Firma suhted ametiühingutega
Sisemine turundus
Töötajate suhted piirkonna org-dega
Töötajate rahulolu uuringud
Firmasisese kommunikatsioonistrateegia loomine ja elluviimine
Firmakultuuri (tegutsemistava) sõnastamine
Töötajate lojaalsuse suurendamine
Organisatsiooni sisene suhtekorraldus 11.1
Eesmärgid:

• Suurendada töötajate motivatsiooni, rahulolu ja organisatsioonilojaalsust
  
• Vähendada info abil töötajate ebakindlust
  

Lisaväärtus ettevõttele =
sisekommunikatsiooni põimimine
väliskommunikatsiooni ja
ettevõtte põhitegevusega
Sisekommunikatsiooni eesmärgid 6.8

• suurendada töötajate motivatsiooni ning edastada neile ettevõtte ärieesmärkide saavutamiseks vajalikku teavet
  kaasata töötajad praktiliselt ja emotsionaalselt organisatsiooni eesmärkide täitmisse
  aidata töötajal mõista tema rolli ettevõttes
  aidata kaasa ettevõttesisesele infovahetusele ja koostööle
  tagada ettevõttesisese kommunikatsiooni avatus ja kliendivajaduste täitmine
  luua ning suurendada kuuluvustunnet
  aidata selgitada ettevõtte rolli ühiskonnas
  

Ebaefektiivne kommunikatsioon 11.1
Tagajärjed:

• halb maine organisatsioonis ja väliste sihtrühmade seas
  vähese informeerituse tõttu ebaefektiivne tegutsemine
  võõrandumine kolleegidest, juhtkonnast, teistest osakondadest
  tööjõu suur voolavus
  uute töötajate aeglane sulandumine organisatsiooni
  vale arusaam ettevõtte eesmärkidest, väärtustest, plaanidest
  usaldamatus juhtkonna vastu, vastuseis muudatustele
  vähenev lojaalsus
  koordineerimata ja vastuoluliste sõnumite jõudmine väljapoole
  ettevõtte majandustulemuste ja konkurentsivõime halvenemine
  

Efektiivne kommunikatsioon 11.2.3
Tulemused:

• Töötaja teab juhtkonna eesmärke ja väärtushinnanguid üldistes ja spetsiidilistes küsimustes
  Töötaja on kaasatud firma seisukohalt oluliste otsuste tegemisel
  Töötaja saab firmat ja teda isiklikult puudutava info teada enne või samaaegselt üldise avalikustamisega
  Töötajal on võimalus tsenseerimata ideede ja mõtete avaldamiseks kogu firma ees
  Juhtkond väärtustab kogu kollektiivi ees avalikult töötaja initsiatiivi
  Probleemidega tegeletakse aktiivselt
  Sisekliima on hea
  Organisatsioonikultuur on ühtlane
  

Sihtrühmad organisatsioonis 11.3

• Sihtrühma põhised (tippjuhid, keskastme juhid, tippspetsialistid, spetsialistid jne)
  

• Tegevuspõhised (telefoniteenindajad, letiteenindajad, objektidel käivad teenindajad jne)
  

• Hoiakute ja väärtusepõhised (võtmeisikud, aktivistid , potentsiaalsed uued juhid, uued töötajad jne)
  

Veel liigitamise alused: koolitustase, erialane tase, ametialane tase, huvitatus , seisukohad
.
Sisekommunikatsioon
horisontaalne - üksuste vaheline (n ettepanekud koostööks, andmete esitamine osakondadele, nõupidamiste koordineerimine )
vertikaalne –
juhtkonnalt allapoole (n ülesanded, muutused, instruktsioonid, aastaplaan, töölevõtmise kord)
töötajatelt juhtkonnale (n tööresultaadid, probleemid, ettepanekud, kaebused)
mitteformaalne – (n kuuldused vallandmisest, preemiatest, tööpäeva lühendamisest) võimalik testida töötajate reaktsioone
juht-alluv
Töötajate usaldusisiku seadus P3.3
Kehtestab tööandja ja töötajate vahelise kommunikatsiooni üldreeglid, sh

• tööandja kohustust enne suuremate ja põhimõtteliste töötajaid puudutavate otsuste tegemist töötajatega aru pidada
  

võimaluse korral töötajate arvamusega arvestada
Tööandjad, kelle juures töötab vähemalt 30 töötajat, on kohustatud lisaks üldistele nõudmistele (suhelda töötajatega) pidama kinni nn informeerimise ja konsulteerimise kohustusest.
Informeerimine tähendab usaldusisikule või tema puudumisel töötajatele teabe edastamist:
tööandja struktuurist
majanduslikust olukorrast
tööhõive olukorrast ning võimalikust arengust
muudest töötajate huve puudutavatest asjaoludest.
Sisekomm. strateegia 11.4

Peab põhinema org-i üldisel strateegial ja toetama e/v põhitegevust.
Kava koostatakse pikema perioodi kohta (aasta) või iga sündmuse kohta eraldi.
Strateegiale eelneb audit.
Kommunikatsiooniplaanis peab olema määratud:

• eesmärgid
  
• kommunikatsiooni vajadus
  
• sihtrühmad
  
• sõnumid
  
• sõnumi edastamise kanalid
  
• sõnumi edastamise aeg
  

Kommunikatsiooniplaan tipneb tegevuse hindamisega.
Suhtlemisstrateegiad
Strateegiate võtmeelemendid:

• Regulaarsed ülevaated töötajate hoiakutest (auditid)
  
• Järjekindlus ning lubaduste täitmine (avatud suhtlemine , usaldus)
  
• Personaliseeritud suhtlemine ( face -to-face suhe ülemuste ja omanikega)
  
• Ausus ja avameelsus (skeptilisemad nõuavad rohkem)
  
• Valmidus uuendusteks ja arenguks ( intranet , video)
  

Sisekommunikatsiooni audit
Audit:
annab juhtkonnale teada, millised on sisesuhete
valupunktid , kus on vaja arengut või inimeste koolitamist
Annab suhtekorraldajale teada, kas juhtkond toetab
sisekomm-i
annab teada, kas sisekomm toetab org-i missiooni

• Süvaintervjuud organisatsiooni liikmetega
  

Kommunikatsioonitehnikate efektiivsuse analüüs
Sisekommunikatsiooni audit 11.2.3

• töötajate rahulolu info liikumisega (kanalid, infoallikad, info liikumine liigiti, info sisu jms)
  

hinnang sisekliimale, juhtimisele ja töökorraldusele
Töötajate motivatsioon ja identiteet
Otstarbekas:
ühendada sisekommunikatsiooni audit ning töötajate rahulolu-uuring
korraldada need eri aastatel, et töötajate soov uuringutes osaleda ei kahaneks
SK tüüpilised vead 11.2.3

• Avalikkusele räägitakse teist juttu kui töötajatele
  

Töötaja rolli maine kujundamisel ning e/v suhtekorraldustöös ei hinnata
Infot jagatakse enne väljaspool
SK eest pannakse vastutama ainult kommunikatsioonijuht, sest sisesuhtlust ei käsitleta kui juhtimisvahendit
SK taandatakse siselehele või -veebile ja otsesuhtlust ei eelistata
Töötajad arvavad , et infot on vähe, kuid ei osata öelda, millisest puudust tuntakse
Töötajad ei anna kolleegidele infot
SK toimib ühesuunaliselt
Tagasiside kaob musta auku või paberihunti
Töötajate ettepanekuid ei võeta arvesse või juhid “varastavad” need
Organisatsioonis luuakse infovaakum
SK-i tehakse massimeedia kaudu

• 
  

Sisekommunikatsiooni kanalid 11.5
1. Vahetu suhtlemise kanalid (eelis saada kiiret tagasisidet, täiendada, mõjutada):
Infokoosolekud >>>
Infopäev
Seminarid
E/v üritused (spordiüritused, perepäevad jm)
2. Elektroonilised kanalid (eeliseks operatiivsus, ligipääsetavus, ühesugune info kõigile):
Intranet ehk sisevõrk >>>
Elektrooniline siseleht
Elektronpost >>>
Suhtlustarkvara (MSN), netitelefon (Skype, Hotifon)
3. Info paberil (eelis saada kiiret tagasisidet, täiendada, mõjutada):
Siseleht >>>
Aastaraamat (selgitab org-i eesmärke, mudatusi, meeskonna rahastamise põhimõtteid jms)
Kroonika e almanahh (pikem ajalugu, areng ja muutused)
Infokoosolekud
Vajalik kui palju materjali või kahepoolset kommunikatsiooni

• Peab olema põhjus
  

Õige aeg
Kutse
Koosolekut juhatab asjatundja
Korraldus eeldab head eeltööd
Kestvus
Visuaalne pool
Intranet, e-uudislehed
Planeerimine ;
Webmaster – navigatsioon; toimetaja v töötajad – sisu
Ülesehituse printsiibid :
Sisaldab kriitilist hulka informatsiooni
Informatsioon loogiliselt struktureeritud
Avatud kaastööle
Sisaldab ka mitteformaalset infot (suhtlus, kroonika jm)
Kujundus toetab firma visuaalset indentiteeti
Elektroonilisele siselehele üleminekuks:
Asendada värvitrükk must-valge koopiaga
Infolisti ajalehest resümee
Täisfunktsionaalne värviline veebiversioon
Intraneti rubriigid 11.5.2

• Strateegia ja väärtused
  

Organisatsiooni ABC (organisatsiooni tutvustav info)
Täna ettevõttes (uudised, sünnipäevalapsed)
Müük ja teenindus
Dokumendid
Kontaktid (elektrooniline telefoniraamat)
Tööriistad (vajalikud lingid)
Tehnoloogia
Töökorraldus
Kohvik (mitteametlikku info, teemafoorumid, pildigaleriid jms)
Vaba aeg
Nädala küsimus
Nädala kuum teema
Foorum
Elektronpost
Lugemine teha töötajatele kohustuslikuks
Maililistid
Üle organisatsiooniline infolist
Struktuuriüksuste või sihtrühmade kaupa
Projektipõhised
Uudisegrupp
Online-jututoad
Siselehe eesmärgid

• selgitab organisatsiooni eesmärke, arenguplaane
  

ühendab juhtkonda ja töötajaid
arendab diskussiooni organisatsiooni sees
edastab operatiivteadet töö korraldamiseks
tutvustab töötajaid seotuse suurendamiseks
kujundab organisatsioonikultuuri
loob ühtekuuluvustunde
ennetab kuulujutte
koostab organisatsiooni kroonikat
lahutab meelt
võimaldab töötajatel sulge proovida
Kollektiivi ootused
Uurimuste järgi põhiootused siselehe osas:

• Org-i puudutavad teemad (tooted ja turundus, osakondade tutvustus, väärtused, tulevikusuunad, lood juhtidest ja nendelt)
  

Org-i tegutsemistingimused (keskkonna usaldatavus , majanduslik olukord)
Isiklikud teemad (koolitus, palgasüsteem, sotisaaltoetused, töökaitse ja – tervishoid )
Sotsiaalsed teemad (personali harrastused , vaba aeg)
Siselehe rubriigid 11.5.3

• Persoonilugu või intervjuu
  

Uudised toodete ja teenuste kohta
Kaasautorite artiklid
Organisatsiooni info
Järelkaja ettevõtte üritustest
Uued töötajad, töökohavahetused ettevõttes
Erialarubriik
Üldhuvirubriik
Lugejakirjad ja tagasiside
Meelelahutus
Teated ja õnnitlused
Aastaaruanne töötajatele
Sisaldab:
TIppjuhi pöördumine töötajate poole
Org-i finantsaruanne
Org-i kirjeldus
Sotsiaalse vastutuse põhimõtted
Meeskonna rahastamise põhimõtted
Org-i poliitika
Töötajate esiletoomine
Teadetetahvel

• Arv sõltub organisatsiooni suurusest
  

Asukoht kergesti kättesaadav
Kõrgus sobilik keskmist kasvu inimesele
Korrektne alus
Liigendatus – järgmise nädala sündmused, üldine info jms
toimetaja
Uuenev info
Uue töötaja teavitamine

• Töö, osakond /struktuur, firma
  

Firma omanikud
Eesmärgid
Majandusolukord ja tulevikuplaanid
Tooted ja teenused
Palk, soodustused, pension
Tööleping, lahkumine
Koolitus- ja vabaajavõimalused
Töökaitse ja tervishoid
Toitlustusvõimalused
Töölähetused
Info liikumine, kommunikatsioonivõimalused

• 
  

Sisekriisid 11.6
Tööõnnetused, tehnilised kriisid versus org sisesed kriisid
Sisekriisi tekkimine 11.6
Organisatsioonikliima olukorrad:
Hea – töötajad on rahul
Kriisileene – töötajad nurisevad
Väike kriis – töötajad aktiveeruvad
Suur kriis – töötajad korraldavad väljaastumisi
Katastroof – töökollektiiv laguneb
Peamine põhjus kriiside tekkimiseks - infopuudus
Soovitused juhile 11.6

• vestelge võimalikult sageli oma töötajatega näost
  

näkku, ka mitteametlikult ja oma kabinetist väljaspool
tundke huvi oma töötajate isikliku elu vastu
olge alati sõbralik ja aus
suhtuge lugupidamisega kõikidesse töötajatesse
leidke aega oma inimeste jaoks ja võtke nad alati vastu
kabinetti väljakutsumise asemel harrastage juurde minekut
Sisekriiside tüübid

• Keskkonnareostused
  

Praaktoodang
Vaenulik väikeettevõtte ülevõtmine
Sabotaaž
Juhtkonna liikme surm
Meeskonnaliikme pantvangi võtmine
Arvutisüsteemi kahjustus
Tööstuslik konflikt
Pettus või kuritegu
Kriisialdimad valdkonnad: finantssektor, autode ja õhusõidukite tootmine, tarkvara ettevõtted, meediakirjastused, sport , lennundus, telekommunikatsiooni ettevõtted, juriidilised teenused, tervishoid
Sisekriisi ennetamine 11.6

• org sisekliimast pidevad ülevaateid (auditeid)
  

org infoliikumise kontroll
org SKi üldpõhimõtete sõnastus
– ideaalne sümmeetriline kahesuunaline komm
siseinfo liikumise planeerimine
kõikvõimalike siseinfo kanalite kasutamine, nende efektiivsuse kontroll
näost näkku suhtlemine töötajatega
info avalikustamine esmalt töötajatele
aus ja avameelne info negatiivsetest asjadest
Sisekriisi lahendamise meetodid

• Kriisi lokaliseerimine - personaalne lähenemine ja tühjaksrääkimine/koosolek lahenduste leidmiseks
  

Paberil väljaelamine, kiirküsitlus
Reageerimine muutmisvajadusele
Konfliktijuhtimine 11.6.2
Sisekonflikt – organisatsiooni liikmete huvide või vajaduste avalik vastuolu, mis takistab tööülesannete edukat täitmist
Konfliktitüübid:
Ulatuse järgi – isikute, gruppide ning isiku ja grupi konflikt
Põhjuse järgi – eesmärgi-, seisukohtade - ja emotsionaalne konflikt
Toimetuleku strateegiad:
vältimine (eriarvamustel ei lasta välja kujuneda)
enese kohandamine (antakse järele teise poole soovidele)
kompromiss (suunatud poolte rahuldamisele enam kui sisulise probleemi tõhusale lahendamisele)
võitlus (lahendus surutakse vastasele peale jõupositsioonilt)
koostöö (pooled kaardistavad erimeelsuste põhjused
ja ühishuvid, püüavad leida lahendust )
Kommunikatsioon muutuste ajal 11.7
Sisekommunikatsiooni põhimõtted:

• teavitada töötajaid plaanidest enne muutuste algust
  

küsida plaanide kohta töötajate arvamust
tagada järjepidev infovoog
edastada infot paralleelsete kanalite kaudu
tagada lisaks vertikaalsele ka horisontaalne infolevi
Vead siseinfo edastamisel:

• infot liiga palju või liiga vähe
  

edastamine valel ajal
sõnumite sisu ebakvaliteetne
sobimatud kanalid
puudulik tagasiside
Sõnumid muutuste ajal 11.7
Vastused töötajatele (allüksuste kaupa):
Kes
Mida
Kuhu
Kuidas
Millal

• Muutuste üldeesmärgid ja ajakava
  

Vajalikkuse põhjendus
Mõju organisatsioonile ja selle liikmetele
Konkreetse töötaja konkreetsed töö ümberkorraldused
Lisainfo kontaktid
Ettepanekute ja arvamuste avaldamise võimalused
Kommunikatsiooni barjäärid
Ettevõtte keeruline juhtimisstruktuur (sh kaastöötajate ebavõrdne staatus)
Lahend: juhtide videomaterjalid, kohtumised kõikide töötajatega, juhikabineti lahtiste uste päev
Info üleküllus (n tootmistöötajatele)
Lahend: prioriteetide määratlemine, info filtreerimine
Inforamtsiooni subjektiivne filtreerimine
Lahend: juhtkonna avatus, lubaduste täitmine, töötajatele info eesmärkidest ja tulemustest, info kinnihoidmise karistus)
Kommunikatsioonikanalite tehniline baas
Organisatsiooni sisene suhtekorraldus

• Organisatsioon vajab, et töötajad mõistaksid, mida neilt oodatakse – sisekomm. aitab neile seda edastada.
  
• Sisekomm. on iga juhtkonna liikme vastutusala – tegevdirektorist allüksuse juhi ning nõunikuni.
  
• Tootmispersonal eelistab kuulda uudiseid oma otseselt ülemuselt.
  
• Keskastme juhid peaks olema pigem vahetalitajad kui info blokeerijad.
  
• Loovtöötajaid ning spetsialiste peaks käsitlema ettevaatlikumalt.
  
• Eelistatum on kasutada meediamiksi (intranet, väljaanded, audio jm) kui ühte vahendit.
  
• Oluline on luua kahe- suunaline tagasiside süsteem.
  

11