Juhtimise alused (2)

AVALIKUSSUHTED:Ükski organisatsioon ei eksisteeri isoleerituna oma kesskonnast. Tema toimimine , kaasarvatud kommu­ni­katsioon on üksikisiku ja keskkonna vastastikuses mõjusfääris. Organisatsiooni üks eesmärke on genereerida hästimõtlemisi nii oma töötajate hulgas kui ka väliskeskkonnas. Organisatsiooniväline kommunikatsioon hõlmab endas ava­lik­kussuhteid ja nende juhtimist. Hästi planeeritud ja korraldatud avalikkussuhete kaudu saab organisatsioon suurenda oma usaldust kõikide osapoolte silmis ja ühiskonnas tervikuna . Avalikkussuhted ei tähenda ainult suhteid meediaga (kirjutava-, rääkiva- ja telepressiga) või reklaami, vaid hõlmab endas palju laiemat suhete spektrit nagu näiteks turunduse- ja müügialane suhtlemine , suhtlemine väliste partnerite ja teiste orga­ni­sat­sioonidega ning suhted kohaliku võimuorganite, valitsusega ning oma personaliga. INTERVJUUD: Intervjuu on suhtlemisvorm, mille kaudu süsteemselt analüüsida kellegi arvamusi teatud teemal. 1.Avatud intervjuu - lepitakse kokku kõne alla tulevas teemas ja niipea kui intervjueerija on esitanud ühe avatud küsimuse nimetatud teemal võivad intervjueeritavad alustada oma arvamusavaldusi. Intervjueerija roll on juhtida vestlust ja hoida seda asjakohasena. Suhtlusvormi puuduseks on see, et saadud informatsiooni on tavaliselt keeruline tõlgendada ja pole piisavalt usaldusväärne.2.Poolstruktureeritud intervjuu - Tavaliselt on põhiteema intervjuu plaanis esitatud mitmete alateemadena. Olenevalt protsessi kulgemisest võib intervjueerija osa küsimusi vahele jätta või uusi lisada. 3. Standardiseeritud intervjuu – kavandatakse kindlad küsimused ja nende esitamise järjestus ja intervjuule kuluv aeg. Sel meetodi eeliseks on saadud andmete töötlemise lihtsus, ent originaalsete mõtete ja ideede jaoks on siin vähe ruumi. Iga eduka intervjuu läbiviimisel on tähtis:Selge eesmärk, Hea ettevalmistus, Võimalused kahepoolseks suhtlemiseks ehk dialoog . Intervjuude tüübid: 1. Töölevõtu intervjuu-Töölevõtu intervjuu on vestlus , mis kestab 20-25 minutit ja mille eesmärk on koguda informatsiooni selgitamaks välja intervjueeritava sobivus pakutavale ametikohale. See informatsioon võib sisaldada töökogemust, haridust, isiklikke eesmärke, tehnilisi või analüütilisi oskusi, hoiakuid jms. Peab selguma kas kandidaat suudab pakutavad tööd teha ja kas ta tahab selles organisatsioonis tööd teha. Intervjuu jaguneb etappidesse: planeerimine , intervjuu läbiviimine ja intervjuu lõpetamine. Intervjueerijal on oluline meeles pidada, et küsimusi tuleks esitada nii vähe kui võimalik ja, et vähemalt 80% ajast kulutatakse kuulamisele. Vältida tuleks küsimusi, millele saab vastata kas „ei“ või „ja“. Nende asemel tuleks kasutada nn avatuid ja lühikesi küsimusi. Intervjuu sujuvale läbiviimisele aitab kaasa kui intervjueerija on eelnevalt kavandanud informatsiooni küsimise blokid. Professionaalne intervjueerija: on ajaliselt täpne, suhtub kõikidesse kandidaatidesse ühtmoodi, on asjalik , ilmutab austust , annab informatsiooni, selgitab intervjuu eesmärki ja üldist läbiviimise käiku. Igal intervjueerijal on oluline meeles pidada, et intervjueeritav samastab intervjueerija organisatsiooniga. 2. Probleemilahendusintervjuud- Eesmärgiks on leida probleemile lahendus ning tavaliselt on mõlemal poolel võrdne huvi. Intervjueerija ülesandeks on luua sõbralik, võrdsete positsioonidega õhkkond. Kokku tuleks leppida selles, missugused on olulised kriteeriumid parima lahenduse valimiseks. Kui on välja valitud parimad lahendused, siis tuleks kokku leppida täideviimise osas. 3. Hindamisintervjuud e. arenguvestlus Toimub enamasti üks kord aastas ning sellise vestluse eesmärgiks on selgitada ootusi ja eesmärke ning anda hinnanguid. Selle intervjuu käigus saadakse ja antakse tagasisidet. Intervjuu käigus hinnatakse erinevate tööks vajalike kompetentside taset, määratletakse arengutegevused ja kompetentsitasu. Oluline on jääda konkreetseks ja kritiseerida vaid teatud töist käitumist. Oluline on see, et töötaja ise määratleks parandamist nõudvad valdkonnad ja uued eesmärgid. Lõpuks teeb intervjueerija kokkuvõte arutelust. Kindlasti peaks töötajat julgustama ja toetama – tänama töötajat jõupingutuste eest, näitama oma soovi töötajat toetada. 4. Distsiplinaarintervjuud-Eesmärk on muuta ebasobivat käitumist.Vestlust peab iseloomustama asjalikkus ja mitteemotsionaalsus. Intervjuu läbiviimise koht peaks kindlasti olema eraldatud. Ettevalmistuseks peaks uurima töötaja tausta . Vestluse läbiviija peaks teadma ka situatsiooni tausta ning analüüsima kuidas on lahendatud varasemad analoogsed juhtumis organisatsioonis. Süüdistus peaks tuginema faktidel ja mitte kuulujuttudel. Oluline on ära kuulata teise inimese arvamus ja olla avatud ka võimalikule uuele teabele. 5. Kaebusintervjuud- Eesmärgiks on anda alluvatele võimalus kaevata oma probleemidest. Et see on varane hoiatus võimalikest tõsisematest organisatsiooni probleemidest, peaksid juhid seda võtma kui väärtuslikku infosaamisvõimalust. Kaebuse esitaja jaoks on see üsna ebamugav protsess. Seepärast on juhi ülesanne luua võimalikult vaba ja sundimatu õhkkond. Tuleb võimalus oma arvamuse väljaütlemiseks anda mõlemale poolele. 6. Lahkumisintervjuud- Püütakse teada saada kas lahkutakse isiklikel või töistel põhjustel. Sageli seda ettevõtetes ei tehta , ehkki nii mõnelgi juhul annaks see väärtuslikku infot – nii tagasi­sidet organisatsioonis toimuvast kui ka teavet tööturutingimuste kohta. See peaks toimuma inimese tööloleku viimastel päevadel. Juht peaks olema psühholoogiliselt ette valmistunud kuulma ebameeldivat tagasisidet. Peaks tänama inimest väärtusliku info eest. KOOSOLEK. Koosolek või nõupidamine on organiseeritud kokkutulek, mille eesmärgiks võib olla: otsustamine, informatsiooni jagamine, ideede kogumine ja vahendamine, probleemi lahendamine, meeskonnatöö kujundamine. Produk­tiivse koosoleku kavandamisel ja läbiviimisel tuleks lähtuda:Eesmärk – kõikidele osavõtjatele peaks olema arusaadavalt edastatud eesmärgid ja soovitav tulemus.Ruumid – leida sobivad ruumitingimused ja vajalikud tehnilised vahendid. Päevakord – peaks olema kooskõlas eesmärkide ja soovitud tulemusega. Osavõtjad – on kutsutud osa võtma need, kellel on ülevaade vastavast valdkonnast kui ka need, kelle võimaluses on kokkulepitud tegevuskava ellu viia. Juhataja – juhataja suunab arutelu päevakorrale toetudes, kohandades selle käiku vas­ta­valt tekkinud situatsioonile . Jälgib, et koosolek kulgeb soovitud tulemuse suu­nas. Vastuvõetud otsused – juhataja ülesanne on selgelt ja arusaadavalt võtta kokku mil­listele otsustele ja kokkulepetele jõuti. Otsuste fikseerimine – koosoleku sekretär protokollib kõik vastuvõetud otsused ja tegevuskavad. Koosoleku õnnes­tumine sõltub igaühe 100%-lisest kohalolekust ja kaasamõtlemisest. Pärast koosolekut tuleb saata kõigile osalejatele ja teemaga seotud olevatele inimestele protokolli koopia. LÄBIRÄÄKIMISED- Läbirääkimine on suhtlemisprotsess, mis toimub alati kui me midagi soovime, kus­juures sageli tuleb pidada läbirääkimised nappide ressursside üle. Läbirääkimine leiab aset ükskõik millisel kohtu­misel, kus huvide ja/või vajaduste vahel on konflikt. See on mõjutamise protsess, kus sageli kasu­tatakse kõiki konf­lik­tidega toimetuleku võtteid, kuid paremaid tulemusi saavutatakse oskusega teha kompro­misse ja leida koostöövõimalusi. Võtmeoskuseks läbirääkimistel on oskus ühildada eesmärgid nii, et osalejad saavad kõik, mida nad tahavad. Võistleva strateegia valinuid saadab uskumus , et elu on võitlus ja eesmärgiks on teine pool nn seljatada. Alistuvat strateegiat kasu­tavad läbirääkijad kalduvad tundmast vähe huvi oma tulemuste saavutamise vastu. Tegevusetus tähendab enamasti tagasitõmbumist või passiivsust, siin ei ilmutata huvi ei enda ega teise poole huvide suhtes. Võitja-võitja või ka probleemi lahendamise strateegia kasutamisel raken­davad mõlemad osapooled lähenemisviise, mis võimaldavad mõlemal poolel kasu saada, ehk võita. Kompromiss on situatsioon, kus mõlemad pooled on saanud mõõ­duka lahenduse oma probleemile. Parim viis oma eesmärgi saavutamiseks on teha kindlaks, et kõik teised osapooled saa­vutaksid ka oma eesmärgid. Head läbirääkijad: ei reageeri teise poole ettepanekule kohese vastuettepanekuga, kasutavad küsimusi. Küsimused annavad järelemõtlemise aega ja on alterna­tii­viks mittenõustumisele, annavad märku oma küsimusest. Näiteks ütlevad nad: „Võin ma esitada Teile selle teema kohta ühe küsimuse?“, on mõistnud lisaväärtuse loomise olulisust, on õppinud, et see, kelle käes on initsiatiiv, saab rohkem informatsiooni, mis tuleb kasuks, kui lisaväärtust jagama hakatakse, on grupis osad ära jaotanud ja hoiavad distsipliini , ei kakle detailide pärast, vaid koondavad tähelepanu kõige tähtsamatele prob­lee­midele. KOMMUNIKATSIOONI MÕISTE Kommunikatsioon on nähtus, mida kõik tajuvad, ent üheselt mõistetavalt pole seda suudetud veel defineerida. Sõltuvalt eesmärgist on mõistet mitmeti defineeritud. Ühe käsitluse kohaselt on see seotud informatsiooni edastamisega ja tugineb mudelile: saatja-sõnum- kanal -vastuvõtja. Teise, traditsiooniline käsitluse esindajad nt Rogers ja Kincard defineerivad kommunikatsiooni kui protsessi, milles osalejad loovad ja jagavad üksteisega informatsiooni vastastikuse arusaamise eesmärgil, dialoogi vormis. ORG. KOMMUNIKATSIOON. Klassikaline lähenemine Fayol, Weber ja Taylor nägid organisatsioone kui masinaid. Töötajad peavad keskenduma organisatsiooni eesmärkidele, mitte isiklikele. Seega kommunikatsioon organisatsioonis peab olema samuti keskendunud ülesande ja eesmärkidega seotud teemadele. Töötajad ei arutle oma töötegemise viise teistega , sest parim viis on juba välja töötatud ja töötaja ei oska seda niikuinii parandada. Kommunikatsioonivoogude suund – kõige tähtsam kurss on vertikaalne infoliikumine mööda hierarhiat. Vähe on tagasisidet. Weber toob seda eelkõige välja, sest peab oluliseks reegleid ja nende fikseerimist kirjalikult. Klassikalised teooriad rõhutavad reegleid ja protseduure organisatsiooni efektiivseks funktsioneerimiseks, toetuvad palju kirjalikule kommunikatsioonile töötaja käsiraamatute, instruktsioonide, eesmärkide, reeglite ja tulemuste hindamisel. Inimsuhete lähenemine Eesmärk on säilitada inimsuhete kvaliteet Maslow järgi peab olema rahuldatud vajadus sotsiaalse interaktsiooni järele selleks, et inimene saaks liikuda edasi kõrgema astme vajaduste juurde nagu sotsiaalse hinnatuse ja eneseteostuse vajadus. Horisontaalset suhtlust julgustatakse väga. Usutakse, et organisatsiooni eesmärkide saavutamisel on töötajate vaheline suhtlemine sama tähtis kui ülalt-alla suhtlemine. Kommunikatsiooni stiil – kuna kesksel kohal on sotsiaalne organisatsioon ja ühtekuuluvusvajaduse rahuldamine, muutub ka kommunikatsioon võimalikult informaalseks. Suhted organisatsioonis. Traditsiooniline lähenemine: töötajaid kontrollitakse reeglite, normide ja tasu- ning karistuse süsteemide läbi, mis kõik toetuvad oluliselt kommunikatsioonile. Suhtumuslik lähenemine: siin on märksõnadeks detsentraliseerimine ja osalev otsustamine. Liikmeid kaasates püütakse luua paindlik organisatsioon, mis on avatud innovatsioonile ja muutustele. Et grupid ja võrgustikud saaksid kanda edasi paindlikkuse ja innovatsiooni ideed, on oluline, et kaastöötajad omavahel suhtleksid ja et tekiksid üksustevahelised sidemed. Kommunikatsioon mitte ainult ei aita organisatsiooni, vaid aitab ka selle liikmetel arendada oma oskusi ja rahuldada vajadusi. Kultuuriline lähenemine: juhid saavad mõjutada alluvate uskumusi, väärtusi ja tajusid reaalsusest ja alluvad loovad toovad organisatsiooni oma uskumusi, väärtusi ja tajusid. Organisatsiooni kultuurid on kommunikatiivsed nähtused. Nad on tavaliselt heterogeensed, koosnevad mitmetest subkultuuridest. KOMMUNIKATSIOONI KLIIMA ORG-S. Kommunikatsioonikliima tekib ametliku ja mitteametliku suhtlemise tagajärjel olemasoleva organisatsiooni struktuuri ja juhtimistegevuse raamistikus. Dennis on defineerinud kommunikatsioonikliimat kui subjektiivselt kogetud organisatsiooni sisekeskkonna kvaliteeti: liikmete tajusid sõnumitest ja sõnumiga seotud sündmustest organisatsioonis. Pace ja Faules kohaselt on see organisatsioonisisese teabevahetuse abstraktne , tunnetuslik koostisosa , mis mõjutab organisatsiooni liikmete käitumist, ootusi, hoiakuid ja suhtlemist. Kommunikatsioonikliima kujunemist mõjutavad viis elementi: organisatsiooni liikmed, töö, juhtkonna tegevus, organisatsiooni struktuur, organisatsiooni suund. Organisatsiooni liikmed ehk töötajad toovad organisatsiooni oma isiklikud huvid ja hoiakud ning osalevad kõigis organisatsiooni tegevustes kujundades nii ametliku kui mitteametliku suhtlemise kaudu kommunikatsioonikliimat. Organisatsiooni struktuur on organisatsiooni eesmärkide saavutamise vahend, mis peegeldab organisatsiooni liikmete vahelisi ametlikke suhteid ja seoseid ning mõjutab organisatsiooni suhet väliskeskkonnaga. Organisatsiooni suund tähistab visiooni, missiooni, eesmärke, strateegiaid protseduure ja reegleid. Seega on organisatsiooni suhtlemiskliima tema liikmete taju juhi tegevuse, töötingimuste, struktuuri, ametisuhtlemise ja liikmetevahelise suhtlemise, otsustamisprotsesside, motiveerimise ja protseduuride ning reeglite kohta. Mõned organisatsioonikultuuri dimensioonid Van der Posti, de Coningi ja Smith’i järgi on:1. Organisatsiooni liikmete osalemismäär. 2. Eesmärkide selgus. 3. Konfliktide lahendamine. 4. Inimestele orienteeritus. 5. Juhtimisstiil . 6. Kliendikesksus . Organisatsioonikliimat iseloomustavad suhted töötajate ja organisatsiooni ning alluva ja ülemuse vahel. Tervet organisatsioonikliimat iseloomustab: töötajate isiklike ja organisatsiooni eesmärkide ühildumine; vastastikune usaldus ja toetus erinevate organisatsiooni tasandite vahel; konfliktide avalik arutamine; töötajate vajaduste, ootuste, erinevuste ja panuse tunnustamine; võrdne tasustamine ja tunnustamine; võimalused isiklikuks arenguks ja karjääri edendamine; lojaalsus organisatsioonile. Avatud kommunikatsiooni märksõnadeks on toetav , osalev ja usalduslik. Toetav: alluv annab kõhklusteta infot, juht võtab igasugust infot avatult vastu, alluv ei tunneta, et info edastamine teda ohustaks, alluv ei tunne hirmu ka halbade uudiste edastamisel, alluvaid peetakse oluliseks info allikaks edu tagamisel . Osalev: alluv tunnetab, et tema sõnumitel on mõjujõudu, juhtkond väärtustab alluvate osalust otsuste tegemisel, alluvate soovitusi rakendatakse; nende muresid võetakse tõsiselt, juhid kuulavad muresid ja vastavad nii sõnas kui teos, juhid on avatud kriitikale, alluvad on valmis oma raskustest rääkima. Usalduslik: kõik räägivad tõtt nii, nagu nad seda tajuvad, usaldusväärsust peetakse iga töötaja suureks väärtuseks, alluvad usuvad oma infoallikatesse. Defensiivne käitumine on käitumine, mis ilmneb kui indiviid tajub ohtu või eeldab ohtu grupis. Inimene, kes käitub defensiivselt pühendab suure hulga oma energiast enese kaitsmisele oodatavate rünnakute eest. Mõtleb enamasti sellest, kuidas ta teistele paistab. Seega on toetav käitumine selline, kus inimene keskendub sõnumile, sest ta ei taju ohtu ei enda sõnumi edastamisest, ega vastuvõetavast sõnumist. Ta ei ole sunnitud ennast kaitsma. Grunig on leidnud viis strukturaalset muutujat, mis kõige enam mõjutavad tööga rahulolu ja kommunikatsiooni: 1) tsentraliseeritus
2) kihistumine 3) formaliseeritus 4) komplekssus 5) osalemine otsustusprotsessis. Organisatsioonisisene suhtlemine saab olla tulemuslik vaid siis, kui tema liikmed on teadvustanud organisatsiooni eksisteerimise peamise põhjuse ehk missiooni, mõistnud missugune nende organisatsioon tahab tulevikus olla ( visioon ) ja kui liikmetel on jagatud põhiväärtused, mis liidavad inimesi emotsionaalselt kujundades käitumist ja suhtlemist. SISEKOMMUNIKATSIOONI KAVALITTET. Vos ja Schoemaker toovad välja sisekommunikatsiooni kvaliteedi mõõtmiseks järgnevad kriteeriumid: 1. Selgus: töötajaskonnale antud info on selge: töötajatele antakse infot punktuaalselt või leiavad nad selle ise kergesti. sisekommunikatsiooni tööriistad on kasutajasõbralikud. 2. Keskkondlik orientatsioon : kommunikatsioon tugevdab pühendumist: organisatsioonile kui tervikule; kommunikatsioonitegevused julgustavad alt-üles kommunikatsiooni ja interaktsiooni, kommunikatsiooni eksperdid toetavad muutuste juhtimist, muutuste protsessides on kommunikatsioon põhjalik. 3. Järjepidevus: inimressursside osakonnas on sidusus, on sidusus teiste kommunikatsiooni tegevustega, info edastamise ajastamiseks on kindlad protseduurid. 4.Reageerimisvõimelisus: kommunikatsioonioskused aitavad kaasa reageerimisvõimele, kommunikatsioon panustab väliste muutuse sisemistesse tajudesse. SISEKOM. KVALITEEDI UURIMINE :Organisatsiooni kommunikatsioonikliimat saab mõista vaadeldes näiteks töötajate omavahelisi suhteid, töötajate suhteid otsese ülemusega ja tippjuhtkonnaga. Kommunikatsioonikliimat mõjutab ka töötajate kaasamine organisatsiooni otsustamisprotsessidesse. üldine kommunikatsioonikliima – peegeldab kuivõrd töötajad on motiveeritud organisatsiooni eesmärke täitma ja näitab üldist suhtumist oma organisatsiooni ja selle suhtlemiskliimasse. suhtlemine juhtidega – määratleb kuivõrd avatuna tajutakse juhtidega suhtlemist ja kuivõrd adekvaatset infot juhtidelt saadakse. suhtlemine alluvatega (vastajaks on keskastme juhid ja juhid) – määratleb kuidas tajutakse üles- ja allapoole kommunikatsiooni kvaliteeti ja kuivõrd ergutatakse alt-üles kommunikatsiooni. oma tööalase olulise info kättesaadavus – peegeldab kuivõrd saadakse informatsiooni oma vahetu töökoha/osakonna vms plaanide kohta ( nt personali puudutavad teated ). Vastav info suurendab töötajates kuuluvustunnet. kommunikatsiooni kanalid ja nende kvaliteet – peegeldab suhtumisi olmesolevatesse kanalitesse nt e-mail, koosolekud , intranet , infotunnid, käskkirjad, korraldused (kirjalike ja suuliste korralduste selgus, lihtsus, kättesaadavus) ja teistesse olulistesse kommunikatsiooni kanalisse
horisontaalne ja mitteametlik informatsioon – peegeldab suhtlemisvõrgustiku aktiivsust, asjakohasust ja suhtlemisvoo vabadust (nt kuivõrd ollakse rahul horisontaalse suhtlemisega või mitteametliku suhtlemisega)
organisatsiooni üldine toimimine – peegeldab kuidas tajutakse organisatsiooni kui terviku toimimist, k.a. muudatuste teavitamine, finants olukord, missioon , visioon ja üldised eesmärgid. individuaalne tagasiside – peegeldab kuivõrd töötajad saavad tagasidet oma töö kvaliteedi kohta; määratleb tunnustamise korra ja ka eksimuste kommunikeerimise viisi