Inimesed ja organisatsioonid vajavad üha enam igapäevaelus informatsiooni. Informatsioon võib esineda mitmel kujul. Näiteks paberil kirjutisena ja failis piltidena. Dokumentide loomise, saamise, kasutamise ning säilitamise korraldamisega tegeleb dokumendihaldus. Siinjuures on abiks ka dokumendihaldussüsteemid. Dokumendihaldus on oluline iga asutuse jaoks, mis tegeleb dokumentidega. Uurimistöö koosneb neljast põhipeatükist. Uurimistöö esimeses peatükis käsitletakse dokumendihaldust üldiselt. Teises peatükis pööratakse tähelepanu dokumendihaldusega seotud probleemidele ja alapeatükis tuuakse välja võimalikke lahendusi. Kolmandas peatükis uuritakse dokumendihalduse arengut ning seejuures käsitletakse eraldi alapeatükina elektroonilist dokumendihaldust. Neljas peatükk hõlmab dokumendihaldust aastal 2015. Töö hüpoteesiks on, et ka praegusel ajal on dokumendihaldusega seoses mõningaid probleeme.
teineteisega lahutamatult seotud osad. Dokumendisüsteemi osad: Dokumendid (Asutuse tegevuse käigus loodud või saadud dokumendid toimingud (Dokumendihalduse toimingud) tehnoloogia (digitaalsete dokumentide loomise ja haldamise tarkvaraline rakendus, mis võimaldab dokumentide sisu ja versioonide haldamist ehk dokumentide haldamisel kasutatav tehnoloogia) inimesed (susteemi kasutajad e dokumentide haldamises osalevad inimesed) Dokumendihaldust reguleerivat õigusaktid: Seadused: ,,Andmekogude seadus" ,,Arhiiviseadus" (1998) ,,Avaliku teabe seadus" (2000) ,,Märgukirjale ja selgitustaotlusele vaastamise seadus"(2004) ,,Digitaalallkirja seadus"(2000) ,,Haldusmenetluse seadus" ,,Isikuandmete kaitse seadus"(2003) ,,Keeleseadus" ,,Riigivapi seadus" ,,Vabariigi Valitsuse seadus" Määrused: ,,Arhiivieeskiri" (1998) ,,Asjaajamiskorra ühtsed alused"(2001) Standardid: EVS-ISO 15489-1:2004"Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus
informatsiooni õigsuse eest ja ametijuhendis toodud tööülesannete õigeaegse ja kvaliteetse täitmise eest; 2.2 Vastutab talle teenistuse tõttu teatavaks saanud riigisaladuse, teiste inimeste perekonna-ja eraellu puutuvate andmete ning muu konfidentsiaalsena saadud informatsiooni hoidmise eest 2.3 Kannab vastutust ametialase dokumentatsiooni säilimise eest. 3. KOHUSTUSED 3.1 Dokumentatsiooni korraldamine; 3.2 Vajadusel dokumendihaldust reguleerivate normdokumentide koostamine (asjaajamiskord ja dokumentide loetelu); 3.3 Telefonile vastamine ja kõnede suunamine, teadete vastuvõtmine ja edastamine; 3.4 Töö postiga; 3.5 Kontrollida direktori ja direktori asetäitja korralduste õigeaegset täitmist; 3.6 Töötajate nõustamine asjaajamise ja arhiiviga seotud küsimustes 3.7 Kontoriruumi ja nõupidamiste ruumi korrashoiu tagamine, koosolekute toimumiseks vajalike vahendite ning materjalide ettevalmistamine; 3
Et ei hakkaks olema mingeid lahkarvamusi. (nt valitsuse esitatus seaduseelnõusid maha hääletades) Eestile on omane Koalitsioonivalitsus, vähemusvalitsus. EESTI VALITSUSE STRUKTUUR. *peaminister- juhib ja esindab valitsust *Ministrid- juhib ministeeriumi, korraldab ministeeriumi valitsemisalasse kuuluvaid küsimusi, annab seaduse alusel välja määrusi ja käskkirju. (erinevad ministrid , haridus jne) *Riigikantselei- korraldab valitsuse ja peaministri asjaajamist ja dokumendihaldust, annab välja Riigi Teatajat, korraldab Vabariigi Valitsuse ja peaministri suhtlemist Riigikoguga. Riigikantseleid juhib riigisekretär(Heiki Loot), kelle nimetab ametisse peaminister. Ministeerium- moodustatud vastava valitsemisala korraldamiseks. Igapäeva tööd juhib kõrgema riigiametnikuna kantseler. Eesti Valitsuse residents, Stenbocki maja, Toompeal VALITSUSE OTSUSED *istung, kord nädalas, juhatab peaminister, osalevad kõik valitsuseliikmed
kvaliteetse täitmise eest; 2.2. vastutab talle teenistuse tõttu teatavaks saanud riigisaladuse,teiste inimeste perekonna-ja eraellu puutuvate andmete ning muu konfidentsiaalsena saadud informatsiooni hoidmise eest; 2.3 kannab vastutust ametialase dokumentatsiooni säilimise eest. 3. Kohustused Sekretäri kohustused on: 3.1 dokumentatsiooni korraldamine; 3.2 vajadusel dokumendihaldust reguleerivate normdokumentide koostamine (asjaajamiskord ja dokumentide loetelu); 3.3 telefonile vastamine j kõnede suunamine,teadete vstuvõtmine ja edastamine; 3.4 töö postiga; 3.5 kontrollida direktori ja direktori asetäitja korralduste õigeaegset täitmist; 3.6 töötajate nõustamine asjaajamise ja arhiiviga seotud küsimustes; 3.7 kontoriruumi ja nõupidamiste ruumi korrashoiu tagamine,koosolekute toimumiseks
kvaliteetse täitmise eest; 2.2. vastutab talle teenistuse tõttu teatavaks saanud riigisaladuse,teiste inimeste perekonna-ja eraellu puutuvate andmete ning muu konfidentsiaalsena saadud informatsiooni hoidmise eest; 2.3 kannab vastutust ametialase dokumentatsiooni säilimise eest. 3. Kohustused Sekretäri kohustused on: 3.1 dokumentatsiooni korraldamine; 3.2 vajadusel dokumendihaldust reguleerivate normdokumentide koostamine (asjaajamiskord ja dokumentide loetelu); 3.3 telefonile vastamine j kõnede suunamine,teadete vstuvõtmine ja edastamine; 3.4 töö postiga; 3.5 kontrollida direktori ja direktori asetäitja korralduste õigeaegset täitmist; 3.6 töötajate nõustamine asjaajamise ja arhiiviga seotud küsimustes; 3.7 kontoriruumi ja nõupidamiste ruumi korrashoiu tagamine,koosolekute toimumiseks
Kirje: Eesti muusika arhiivisalvestisi IX. [Helisalvestis]. (2003). Tallinn: Eesti Muusikaakadeemia. 8) Milline tuntud kirjandusteos ilmus "Kooli kirjavara" sarjas 1982. aastal ning mille tõlkijaks oli Betti Alver? Esitage kirje. Kuidas otsingu läbi viite? Liitotsing, autor Betti Alver , pealkiri koolikirjavara, aasta 1982. Teos on Jevgeni Onegin. Kirje: Puskin, A. (1982). Jevgeni Onegin. Tallinn: Eesti Raamat. 9) Leidke elektrooniline õppematerjal, mis käsitleb dokumendihaldust riigiasutuses. Esitage kirje. Kuidas otsingu läbi viite? Liitotsing, e-ressursid, märksõna õppematerjalid, märksõna dokumendihaldus, märksõna riigiasutused. Kirje: Porila, H. (1998). Asjaajamise korraldamine riigiasutuses. [Võrguteavik]. Tallinn: Riigikantselei. [2012,jaan.03]. http://www.riigikantselei.ee/arhiiv/atp/Koolitus/oppematerjal/asja.htm#S
aastal ning mille tõlkijaks oli Betti Alver? Esitage kirje. Kuidas otsingu läbi viite? Liitotsing, aasta ,,1982", autor ,,Betti Alver", pealkiri ,,Kooli kirvajara". Puskin, A. (1982). Jevgeni Onegin [Värssromaan] Tallinn : Eesti Raamat. Praktiline töö nr 1 Teaviku leidmine ekataloogi ESTER vahendusel 10) Leidke elektrooniline õppematerjal, mis käsitleb dokumendihaldust riigiasutuses. Esitage kirje. Kuidas otsingu läbi viite? Liitotsing, märksõna"õppematerjalid", ,,dokumendihaldus", ,,riigiasutused", kataloog "E- Ressursid" Porila, H. (1998) Asjaajamise korraldamine riigiasutuses [Võrguteavik] Tallinn : Riigikantselei. 11) Milline teavik ilmub ISSN numbri 1406-9938 all? Esitage pealkiri. Kuidas otsingu läbi viite? Lihtotsing, ISBN/ISSN " 1406-9938"
määrusi ega käskkirju), Taavi Rõivas-Sotsiaalminister. Enamusvalitsus- omane proportsionaalse valimisüsteemiga Riikidele. Valitsus on kahe või rohkema partei võimuliit. Vähemusvalitsus- moodustanud partei (de)l puudub enamus Parlamendis, selle võib põhjustada mõne valitsuserakonna Lhkumine võimukoalitsioonist või parlamendivalimised absoluutse Enamusega võitnud parteide soovimatus osaleda valitsuse Moodustamisel. RIIGIKANTSELEI: korraldab valitsuse ja peaministri asjaajamist Ning dokumendihaldust, annab välja riigiteatajat, koordineerib Euroopa Liidu asjades Eesti seisukohtade kujundamist. Riigikantselid juhib riigisekretär, kelle nimetab ja vabastab ametist peaminister Ministeerium- vastava valitsemisala korraldamiseks moodustatud. Igapäevatööd Juhib kantsler, võib olla ka abiministrite ja asekantslerite kohti. Nt: ( justiits-, kaitse-, rahandus-, sise-, välis-. Sotsiaalministeerium): Minister- juhib ministeeriumi, annab seaduse alusel välja määrusi ja käskkirju.
keerukamate ülesannetega. Ta peab valdama valdkonna terminoloogiat ja tundma seadusandlust, et vormistada vajaminevat dokumen- tatsiooni. Juhiabi põhilised tööülesanded: juhi või juhtide ajakava koordineerimine; juhile vajalike materjalide (esitlused, aruanded, ettekanded jne) ettevalmistamine; nõupidamiste, lähetuste, vajadusel ühisürituste korraldamine; büroo tööprotsesside haldamine ja juhtimine; dokumendihalduse korraldamine ja nõustamine, vajadusel dokumendihaldust ja muud asjaajamist reguleerivate normdokumentide koostamine; sise- ja väliskommunikatsiooni korraldamine, organisatsiooni veebilehe haldamine; hästitoimiva töökeskkonna tagamine; juhiabi haldusalas olevate tegevuste eelarvete koostamine ja nende täitmise jälgimine; meediakajastuste jälgimine ja vajaliku informatsiooni vahendamine. TÖÖTINGIMUSED keskkond vahendid/materjalid tööaeg Sekretäride töökohaks on tavaliselt kontor
„Kalevipoja lingukivi ehk Suurkivi“. Märksõna: Kalevipoja kivi Allika: Eesti Loodus Andmebaas: Geoloogia 8. Kas olete TLÜ raamatukogu andmebaase varem kasutanud? Tehke prooviotsinguid enda erialast ja huvidest lähtuvalt ning hinnake kasutatud andmebaasi (kasutamismugavus, otsinguvõimalused jne). Pange ka kirja, mida ja kuidas otsisite. Ei ole varem TLÜ raamatukogu andmebaase enda teada kasutanud. Otsisin infootsingu teemal. Leidsin kaheksa kirjet. Algul proovisin dokumendihaldust, aga sel teemal ei leidnud midagi. Mugav ja lihtne kasutada. Kõigil otsingukohtadel paistab sarnane süsteem olevat. Märksõna: infootsing Andmebaas: Haridus Nimi: Õpperühm: Riigi Teataja - www.riigiteataja.ee 9. Millisest seadusest pärineb: „(1) Emal või isal on õigus saada lapsehoolduspuhkust kuni lapse kolmeaastaseks saamiseni. Lapsehoolduspuhkust on õigus korraga kasutada ühel isikul.“ Töölepingu seadusest pärineb.
tööprotsessides; arhiivihalduse korraldamine; koolitamine ja nõustamine 10. Mille eest vastutavad dokumendihaldurid organisatsioonis? Dokumendihaldurid on vastutavad dokumendihalduse kõigi aspektide eest, sh dokumendisüsteemi ja sellega teostatavate operatsioonide väljatöötamise, juurutamise ja korraldamise ning igale kasutajale vajalike dokumendihalduse ja dokumendisüsteemi operatsioonide õpetamise eest. 11. Nimeta olulisemaid dokumendihaldust reguleerivaid õigusakte. Seadused: • Arhiiviseadus • Avaliku teabe seadus • Digitaalallkirja seadus • Haldusmenetluse seadus • Isikuandmete kaitse seadus • Keeleseadus • Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus • Riigivapi seadus • Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus • Vabariigi Valitsuse seadus Määrused: • Arhiivieeskiri
· enne istungi toimumist toimub materjalide elektrooniline arutelu, arvamuste avaldamine · loodussõbralik, aitab suurendada otsustamise läbipaistvust 15.03.2010 halduskorraldus 16 Riigikantselei · toetab valitsust ja peaministrit poliitika kujundamisel ja elluviimisel · toetab ministri, kes ei juhi ministeeriumi, tegevust · arendab Eesti avalikku teenistust · arendab dokumendihaldust ja korraldab arhiivindust · korraldab Riigi Teataja avaldamist 15.03.2010 halduskorraldus 17 Vabariigi Valitsuse liikmed 1) peaminister; 2) haridus- ja teadusminister; 3) justiitsminister; 4) kaitseminister; 5) keskkonnaminister; 6) kultuuriminister; 7) majandus- ja kommunikatsiooniminister; 8) põllumajandusminister; 9) rahandusminister; 91 ) regionaalminister;
Muuhulgas sätestatakse arhiivipüsivad vormingud, mida tuleb arvestada pikaajaliste, sh arhiiviväärtusega digitaaldokumentide loomisel ja haldamisel. EELNÕUDE INFOSÜSTEEM (EIS)- töökeskkond, kus toimub dokumentide asutustevaheline kooskõlastamine, edastamine ja valitsuse istungile esitamine ning ka avalik konsultatsioon. Eisis on kättesaadavad ka Euroopa Liidu õigusaktide eelnõud ja muud El seotud dokumendid. DOKUMENDIHALDUST REGULEERIVAD ÕIGUSAKTID: (Normatiivid) Seadused: Arhiiviseadus Haldusmenetluse seadus Riigivapi seadus Avaliku teabe seadus Isikuandmete kaitse seadus Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus Digitaalallkirja seadus keeleseadus Vabariigi Valitsuse seadus Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus
Kultuuriminister (Inderk Saar) Maj-ja Kommun. Minister (Kristen Michal ) Maaeluminister (Urmas Kruuse) Rahandusminister (Sven Sester) Siseminister (Hanno Pevkur) Sotsiaalminister (Margus Tsahkna) Välisminister (Marina Kaljurand) MINISTEERIUM tööd juhib kantsler RIIGIKANTSELEI - juhib riigisekretär (nimetab, vabastab ametist PM) korraldab asjaajamisi ja dokumendihaldust, annab välja Riigi Teatajat AVALIK HALDUS JA KORRUPTSIOON Bürokraatia ehk ametnikkond– ametnike võim, rangete reeglite ja hierarhia alusel toimiv juhtimiskorraldus. Ametnikkond tegeleb riigivõimu otsuste igapäevase täideviimise ehk avaliku haldusega. Ametnikkonna ülesanded: Poliitika elluviimine. Süsteemi stabiliseerija, vahekohtuniku funktisooni täitmine. Iseenda taastootmine, aerndamine ja inimressursi juhtimine..
DOKUMENDIHALDUSE KORRALDAMINE ASUTUSES Töö eesmärk: tutvuda asjaajamist/dokumendihaldust reguleeriva riikliku normdokumendiga ja mõista dokumendi juriidilist keelt. Töö käik: töö tegemiseks moodustage rühmad, kuhu kuulub 4-5 üliõpilast. Ülesanne: kasutades Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001. a määrust nr 80 «Asjaajamiskorra ühtsed alused» leidke vastused alljärgnevatele küsimustele (määruse teksti sõna-sõnaline kopeerimine ei ole lubatud): 1) Mis on dokumendiringluse kord ja miks on seda asutuses vaja?
nõuded ja asukoha dokumendil 17. Mis on dokumendi metaandmed (EVS-ISO 15489-1:2017) Andmed andmetest, mis luuakse dokumendisüsteemis 18. Teabehalduse alategevused (TKTA § 3 lg 1) Andmehaldus, dokumendihaldus, sisuhaldus sise- ja välisveebis ning teabele juurdepääsu ja teabe kaitse korraldamine 19. Selgita oma sõnadega TKTA-s toodud dokumendihalduse mõistet Dokumendihaldusena teabehalduse alategevuse tähenduses käsitatakse määruses traditsioonilist dokumendihaldust, mis osaleb teabe korrastamises ning mis korraldab arhiiviseaduse § 2 lõigetes 1 ja 2 nimetatud teabe haldamist, menetlemist, vahetamist ja sellele juurdepääsu, kui see teave on jäädvustatud paberile, faili või e-posti sõnumisse. 20. Kui dokumenti ei allkirjastata, siis mis on selle kuupäevaks (AÜA): Registreerimiskuupäev 21. Mida peab tagama asutuse teabehalduse korraldus (TKTA § 11) Teabe kvaliteedi ka kättesaadavuse; teabe hoiu, vahetamise ja kasutamisega seotud
õigusliku juriidilise isiku asutus, organ, ametnik, töötaja või kollegiaalorgani liige. 3. Dokumendihalduse valdkonna standardid: ISO 15489:2004 4. Kes on AvTS järgi teabenõudja? Teabenõudja võib olla eraisik või juriidiline isik. Teabenõudja võib olla iga isik kes esitab teabevaldajale teabenõude käesolevad seaduses sätestatud korras. 5. Kuidas võib teabenõude esitada? suuliselt ja kirjalikult 6. Sisemised dokumendihaldust reguleerivad normdokumendid asjaajamise kord, dokumentide loetelu, dokumendihalduse kord, ametijuhendid, struktuuriüksuste põhimäärused, sisekorraeeskiri, arvutite ja arvutivõrgu kasutamise kord, teabenõuete menetlemise kord 7. Üldjuhul kehtestatakse sisemised dokumendihaldust reguleerivad õigusaktid asjaajamiskorda 8. Järjesta asjaajamisekorra kohustuslikud regulatsioonid *asutuse asjaajamisperiood või -perioodid (kalendriaasta, õppeaasta, majandusaasta, tegevusperiood)
suuri võimalusi nii riiklikus kui ka erasektorites. (Peppel) 2.1.1 Riiklik sektor Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi DocLogix on oma dokumentide haldamiseks valinud juba paljude maade riigiasutused. Süsteem aitab hallata sisenevaid, väljuvaid ja asutussiseseid dokumente, võimaldab lihtsalt määrata ülesandeid ja kontrollida nende täitmist, allkirjastada elektrooniliselt dokumente ja täita paljusid muid funktsioone. (DocLogix, 2014) Riiklikus sektoris kasutavad elektroonilist dokumendihaldust näiteks järgmised kliendid: Eesti Kultuuriministeerium, Eesti Haigekassa, Leedu Siseministeerium, Leedu majandusministeerium, Läti transpordiministeerium, Türkmenistani Majandusministeerium. (DocLogix, 2014) 2.1.2 Erasektor Erasektorisse kuuluvad nii finants ettevõtted, energeetika ettevõtted kui ka teised ettevõtted.
tehastesse, väikeettevõtetesse ja teaduslikesse laboritesse. 1968.aastal asutati Data General Corporation mis on loodud teadlaste poolt kes olid lahkunud DEC- st. Teadlased Data General Corporationis tutvustasid Nova miniarvutit, millel oli 32 kilobaiti mälu ja maksis 8 000 dollarit. AT&T Bell Laboratooriumi programmeerijad Kenneth Thompson ja Dennis Ritchie lõid aastal 1969 operatsioonisüsteemi UNIX, mis võimaldas suuresti ajasäästu ja dokumendihaldust mitme kasutajaga. 10 Joonis 3 DEC PDP-1 koos graafilise ekraaniga 11 12
INFOOTSING JA KASUTAMINE- Osa informatsiooni hankimisest, mille puhul kasutatakse abivahendina arvutit. Informatsiooni oskuslik kasutamine on tänapäeva ühiskonnas toimetuleku oluline eeldus. INFOÜLEKÜLLUS- Informatsiooni toodetakse kiirelt ja palju. INFOKIRJAOSKUS ehk INFOPÄDEVUS- Teadmised, oskused ja hoiakud informatsiooni leidmiseks, hindamiseks ja kasutamiseks. INFOJUHTIMINE- Käsitletakse kui ulatuslikku ja kõikehaaravat mõistet, mis sisaldab nt dokumendihaldust, teadmusjuhtimist, raamatukogujuhtimist jpm; Võib sisaldada traditsioonilisi juhtimisprotsesse nagu inimressursside juhtimist. TEADMUSJUHTIMINE- Teadmiste kogumise, salvestamise, jagamise ja kasutamise korraldamine ja juhtimine organisatsioonis. INFOPOLIITIKA- Infopoliitikad moodustavad infojuhtimise olulise aspekti kõikidel tasanditel. Rahvuslikud ja teadus määral rahvusvahelised poliitikad määravad suusres osas infoühiskonna
Valitsuse struktuur 1. Peaminister juhib ja koordineerib valitsuse tööd 2. Ministrid juhivad ministeeriumi tööd; annavad välja seadustele tuginevaid määrusi ja käskkirju 3. Ministeerium mingi kindla valdkonna haldamiseks · Igapäevase töö kõrgeim juht on kantsler · Võib luua ka abiministri ja asekantslerite ametikohad 4. Riigikantsler- korraldab peaministri ja valitsuse igapäevast tööd ja dokumendihaldust Valitsuse otsuste vastuvõtmine Otsused tehakse enamast kord nädalas toimuval valitsuse istungil. Eestis toimub see teisipäeviti Stenbocki majas. Istungit juhib peaminister, osalevad kõik ministrid. Osalevad ka riigisekretär, riigikontrolör jt tähtsad isikud. Otsused võetakse vastu konsuensuslikult. Valitsuse volituste lõpetamine · Uue Riigikogu koosseisu ametisse asumisel · Peaministri tagasiastumise või surma korral
Kohvris asuv modem leiutati 1966. aastal. Kui liinid olid halvad või toimus taustal midagi, siis andmed liikusid tavalist telefoniliinipidi jupphaaval ja katkendlikult, kuid see modem võimaldas andmeid telefoniliinipidi saata olenemata taustahelidest. AT&T Bell Laboratooriumi programmeerijad Kenneth Thompson ja Dennis Ritchie lõid aastal 1969 operatsioonisüsteemi UNIX, mis võimaldas suuresti ajasäästu ja dokumendihaldust mitme kasutajaga. Intel 4004 mikroprotsessor leiutati aastal 1971. Seda kasutati Jaapani kalkulaatorites. Intel 4004 mikroprotsessor võimaldas teha 60 000 toimingut sekundis. Intel 8008 mikroprotsessor leiutati aastal 1972, mis suutis esmakordselt lugeda kõiki klaviatuuri märke: nii suuri kui väikeseid jne. Esimene hiireväljundiga tööjaam, Xerox Alto, leiutati aastal 1974
Ettevõtte dokumendihaldus on eelkõige seotud oma õiguste kaitsega, klienditeenindusega ja kvaliteetse teenuse osutamisega. Õigusaktide kehtivuse ala on erinev, st mõned kehtivad nii avaliku sektori asutustele kui ka eraettevõtetele, osa aga ainult riigi- ja omavalitsuse asutustele. Seaduste täitmisel eraõiguslikele isikutele kehtib põhimõte: kõik mis pole keelatud, on lubatud. Avalik sektor peab aga arvestama, et kõik mis pole lubatud, on keelatud. Erasektori dokumendihaldust ei reguleeri eriti miski, v.a dokumentide säilitustähtajad (nt raamatupidamisdokumendid 7 aastat, töölepingu ja isikukaardi 50 aastane säilitamise tähtaeg). 14. Kui asutuse asjaajamine antakse üle lahkuvalt juhilt uuele juhile, siis millised andmeid Teie arvates selle kohta peaks sisaldama asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt? 1) täitmisel olevate lepingute loetelu 2) pooleli olevate lepingute loetelu 3) lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu
6. majandus-ja kommunikatsiooniministeerium Urve Palo 7. põllumajandusminsiteerium Ivari Padar 8. rahandusministeerium Maris Lauri 9. siseministeerium Hanno Pevkur 10. sotsiaalministeerium Helmen Kütt 11. välisministeerium Keit Pentus-Rosimannus Riigikantselei- korraldab valitsuse ja peaministri asjaajamist ning dokumendihaldust. Kanstler- juhib ministeeriumi igapäevatööd 4. Koalitsioonivalitsus? Mis on enamusvalitsus? Vähemusvalitsus? Enamusvalitsus-valitsus on kahe või rohkema partei võimuliit, millele kokku kuulub enamik parlamendi saadikukohti Koalitsioonivalitsus-võimuliit, mooduatab valitsuse Vähemusvalitsus- puudub enamus parlamendis. Nt mingi erakonna lahkumine võimukolaitsioonist 5. Milline on valitsuse võim piirkondlikul tasandil (maavalitsused)
korra ning serveriruumi taasteplaani. Selline ohtrate plaanide tegemine ja kehtestamine tuleneb erinevate õigusaktide nõuetest, mis ei ole omavahel seotud. Dokumendi- ja arhiivihalduse korraldamisel lähtutakse peamiselt ArhE-st, ArhS-st ning Rahvusarhiivi juhendist, mis käsitleb arhiivi ohuplaani koostamist. See näitab, et asutused panevad suuremat rõhku arhiivi ja arhivaalide kaitsele, kuid elektroonilisele dokumendihaldusele ja dokumendihaldust toetavatele infosüsteemidele suurt tähelepanu veel ei pöörata. Magistritöö tegemise käigus sai pöördutud ka Riigiarhiivi järelevalveosakonna poole, et selgitada välja, kui paljudel valitsusasutustel on valminud arhiivi ohuplaan. Selgus, et enamik asutustest on koostanud asjakohase plaani peamiselt ArhS ja ArhE alusel.
Dokumendihalduri tööülesanded: dok süst toimimise tagamine; dok haldamise alusdok väljatöötlemine, arhiivihalduse korraldamine; töötajatele dok hald alase koolituse korraldamine ; erialane nõustamine Dokumendihaldus- halduse ala, mis tegeleb dok loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ja eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohje, sealjuures organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja info dok.süsteemi hõlmamise ja dokumentidega alalhoidmisega. Dokumendihaldust reguleerivad õigusaktid- arhiivieeskiri, asjaajamiskorra ühtse alused. Dokumendihaldussüsteem- dok haldamise, kontrollimise ja neile juurdepääsu tagasmise elektrooniline tarkvara. Dokumendi sisu- info, tähendus enda jaoks. Dokumendisüsteem riist ja tarkvarast sõltumatu infosüsteem, mille otstarve on dok hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul. Koosneb: dokumendid, dokumentide haldamise toimingud, inimesed ja tehnoloogia. Omadused:
dokumendisüsteemi ja sellega teostatavate operatsioonide väljatöötamise, juurutamise ja korraldamise ning igale kasutajale vajalike dokumendihalduse ja dokumendisüsteemi operatsioonide õpetamise eest. 23. Millest koosneb dokumendisüsteem? Dokumendid jm teaberessurss Dokumentide (ja arhiivi) haldamise protsessid Inimesed, kes kasutavad dokumente Tehnoloogia ja süsteemid. 24. Nimeta olulisemaid dokumendihaldust reguleerivaid õigusakte. avalikku haldust korraldavad õigusaktid asjaajamist ja arhiivindust korraldavad õigusaktid info- ja teabehaldust korraldavad õigusaktid muud dokumenteerimist käsitlevad õigusaktid Kordamisküsimused dokumendihalduse aluste eksamiks 1. Mis on dokumendikäitlus? Dokumendikäitlus salvestiste pidev ja süstemaatiline kogumine ja töötlemine hoiu, liigitamise, otsingu, kasutamise või edastamise jaoks. 2
Õigus määruseid ja käskkirju välja anda puudub nn portfellita ministril ehk ministril, kes ei juhi ministeeriumi. Ministeeriumite igapäevatööd juhivad kõrgeima riigiametnikuna kantslerid. Ministeeriumites võib lisaks olla ka abiministrite ja asekantslerite ametikohti. Ministeeriumite valitsemisalas tegutsevad mitmesugused ametid ja inspektsioonid (nt sotsiaalministeeriumis Ravimiamet ja Tööinspektsioon). Riigikantselei korraldab valitsuse ja peaministri asjaajamist ja dokumendihaldust, annab välja Riigi Teatajat, korraldab valitsuse ja peaministri suhtlust Riigikogu ja teiste põhiseaduslike institutsioonidega ning koordineerib Euroopa Liidu asjades Eesti seisukohtade kujundamist. Riigikantseleid juhib riigisekretär, kelle nimetab ametisse ja vabastab ametist peaminister. Valitsuse ülesanded: 1) viib ellu riigi sise- ja välispoliitikat: 2) suunab ja koordineerib valitsusasutuste tegevust;
registreerimis- ja koraaldamisprotsessid. Elementaarne dokumendihaldus hõlmab endas kirjade panemist kaustadesse, arvete, lepingute, pakkumiste jms dokumentide paigutamist eraldi. Ja kui see sama süsteem viiakse arvutisse, on tegemist elektroonilise dokumendihaldussüsteemiga, mille eeliseks on see, et dokument on arvutist otsingu abil kiiremini leitav. Arenenud tehnilised vahendid võimaldavad dokumente luua, muuta, kustutada, salvestada ja arhiveerida. Olenevalt vajadusest, saab dokumendihaldust lihtsustatult vaadelda kolmest aspektist: 1) protsessihalduse süsteem - keskenduvad dokumentide loomisele ja nendega teostavate protsesside jälgimisele. Nimetatud süsteemi funktsioonideks on kuluaruannete aktsepteerimine, kuuraportite esitamine, tellimuste täitmine, lepingute ülevaatus 2) dokumendihalduse süsteem - keskenduvad igapäevaste dokumentide klassifitseerimisele, salvestamisele ja leidmisele. Funktsioonideks on näiteks sissetulevate ja väljaminevate kirjade
osa peale peaministri vähemalt pool valitsuse koosseisust *istungist võtab lisaks ministrile sõnaõigusega osa riigisekretär,sõnaõigusega võib osa võtta õiguskantsler ja oma ülesannetesse kuuluvaid asjus riigikontrolör Riigikantselei *toetab valitsust ja peaministrit poliitika kujundamisel ja elluviimisel *toetab ministri,kes ei juhi ministeeriumi,tegevust *arendab Eesti avalikku teenistust *arendab dokumendihaldust ja korraldab arhiivindust *korraldab Riigi Teataja avaldamist Vabariigi Valitsuse liikmed peaminister,haridus-ja teadusminister,justiitsminister,kaitseminister, keskkonnaminister,kultuuriminister, majandus- ja kommunikatsiooniminister, põllumjanadusminister,rahandusminister,regionaalminister,siseminister, sotsiaalminister, välisminister,ministrid Vabariigi Valitsuse õigusaktid *VV annab seaduse alusel ja täitmiseks määrusi ja korraldusi
7) Andmekogude seadus 8) Tõestamisseadus 9) Haldusmenetluse seadus 10) Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus Standardid 1) EVS 8:2000 (infotehnoloogia reeglid eesti keele kuultuuri keskkonnas) 2) Hea dok ja arhiivi juhised Asutusesisesed õigusaktid/ normdokumendid 1) Asjaajamise kord või dokumentide süsteem või kvaliteet juhtimise süsteem 2) Arhiivi ohuplaan 3) Teabenõuete menetlemise plaan Digitaalne asjaajamine Amphora Amphora võimaldab digitaalset dokumendihaldust ja asjaajamist. Amphora on juhtivaid digitaalse asjaajamise tarkvarasid Eestis. Tarkvara on loodud kasutajate vajadustest lähtuvalt ning mitmete funktsionaalsuste arendus on toimunud kasutajate tellimusel. Postipoiss Postipoiss on elektrooniline dokumendihalduse süsteem, mis mõeldud elektroonilisel ja paberkandjal oleva dokumenteeritud informatsiooni (kirjad, avaldused, käskkirjad, lepingud, õigusaktid, protokollid, korraldused jne.) haldamiseks
Analüüsida asjaajamise korralduse eest vastutatava töötaja ametiülesandeid, vastavust kutsestandardile Sekretär, tase 5; Analüüsida organisatsiooni dokumendihalduse korraldust, seda reglementeerivaid normdokumente, vastavust normdokumentidele; Luua, vormistada erinevaid dokumente; Registreerida dokumente, osaleda dokumentide menetlusprotsessis; Kasutada dokumendihaldussüsteemi; Teostada ja korraldada dokumendihaldust läbi dokumendi elukäigu; Osata käsitsema organisatsioonis kasutatavat tehnoloogiat ja tehnikat. Praktikat teostades, lähtusin ma mulle antud ülesannetest. 2 ETTEVÕTTEST Trafox Eesti OÜ kuulub Muuntosähkö - Trafox gruppi, haldab Muuntosähkö Oy Viljandi tehast ja järgib Muuntosähkö Oy põhimõtteid. 3 Muuntosähkö Oy on loodud aastal 1947 perefirmana ning on püsinud perefirmana tänase päevani. 2003
1. Nimetage dokumendihaldust reguleerivaid õigusakte (7) Arhiiviseadus Arhiivieeskiri Avaliku teabe seadus Digitaalallkirja seadus Asjaajamiskorra ühtsed alused Isikuandmete kaitse seadus Äriseadustik, mittetulundusühingute seadus 2. Nimetage Eestis kasutusel olevaid elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme (6) Livelink - maailma maastaabis turuliider organisatsiooni teabehalduslahenduste hulgas (Gartner Group). Samuti enimlevinud maailma suurlahendus Eesti turul (11 installatsiooni). Tegu on veebipõhise lahendusega, mis ühendab kogu funktsionaalsuse, mis on vajalik organisatsiooni ressursside ja kollektiivse teabe veelgi tulemuslikumaks kasutamiseks. DocLogix - üle Baltikumi arendatav dokumendihaldussüsteem, millega saab hallata kogu asutuse dokumente alates nende saamisest/loomisest kuni nende arhiveerimiseni. Samuti võimaldab tarkvara hallata asutuste partnerite kontaktandmeid, teostada otsinguid süsteemis ja genereerida aruandei...
Õigus määruseid ja käskkirju väljaanda puudub nn portfellita ministril ehk ministril, kes ei juhi ministeeriumi. Ministeeriumite igapäevatööd juhivad kõrgeima riigiametnikuna kantslerid. Ministeeriumites võib lisaks olla ka abiministrite ja asekantslerite ametikohti. Ministeeriumite valitsemisalas tegutsevad mitmesugused ametid ja inspektsioonid (nt sotsiaalministeeriumis Ravimiamet ja Tööinspektsioon). Riigikantselei korraldab valitsuse ja peaministri asjaajamist ja dokumendihaldust, annab välja Riigi Teatajat, korraldab valitsuse ja peaministri suhtlust Riigikogu ja teiste põhiseaduslike institutsioonidega ning koordineerib Euroopa Liidu asjades Eesti seisukohtade kujundamist. Riigikantseleid juhib riigisekretär, kelle nimetab ametisse ja vabastab ametist peaminister. Valitsuse moodustamine. Riigipea nimetab peaministri kandidaadi. Kaheparteilises demokraatias kinnitab riigipea formaalselt kahekordse valiku tulemuse: algul valib partei oma
portfellita ministril ehk ministril, kes ei juhi ministeeriumi. Ministeeriumite igapäevatööd juhivad kõrgeima riigiametnikuna kantslerid. Ministeeriumites võib lisaks olla ka abiministrite ja asekantslerite ametikohti. Ministeeriumite valitsemisalas tegutsevad mitmesugused ametid ja inspektsioonid (nt sotsiaalministeeriumis Ravimiamet ja Tööinspektsioon). Riigikantselei korraldab valitsuse ja peaministri asjaajamist ja dokumendihaldust, annab välja Riigi Teatajat, korraldab valitsuse ja peaministri suhtlust Riigikogu ja teiste põhiseaduslike institutsioonidega ning koordineerib Euroopa Liidu asjades Eesti seisukohtade kujundamist. Riigikantseleid juhib riigisekretär, kelle nimetab ametisse ja vabastab ametist peaminister. Valitsuse moodustamine. Riigipea nimetab peaministri kandidaadi. Kaheparteilises demokraatias kinnitab riigipea formaalselt kahekordse valiku
tarnijate arvu kellele saata pakkumiskutse; välistada mittesobilikud tarnijad Eelvaliku kriteeriumid: tarnija geograafiline kaugus; tarnijaettevõtte suurus; toodete loetelu; majanduslik jätkusuulikkus; hinnatase; kavliteeditase; maine Informatsiooni päring- äriprotsess, mille käigus ettevõte kogub võimalikelt tarnijatelt kirjalikku infot nende ettevõtete ja nende toodete/teenuste kohta, et teha parimaid ostuotsuseid Riskide hindamine. Selleks uuritakse turuosa muutust, dokumendihaldust, automatiseerituse taset, turgu kus tarnija tegutseb Kutse pakkumise tegemiseks(request for tender)- kutse osaleda müügipakkumise tegemise protsessis. sellega kaasnevad dokumendid on teenuse või toote kirjeldus; pakkumise tingimused ja nende sisu ja formaat; hindamiskriteeriumid; protsessigraafik ja lepingutingimused Töödeulatus (scope of work)- dokument määratleb suhted ostja, tarnija ja nende alltöövõtjate vahel
Seaduse avaldamine riigiteatajas. 10p pärast avaldamist seadus jõustub. Riigiteataja Riigi Teatajas avaldatakse õigusaktid ja muud dokumendid vastavalt Riigi Teataja seaduse § 2. Ilmub alates 28. novembrist 1918. Ilmub Internetis alates 1997. aastast. Ametlik elektrooniline Riigi Teataja (eRT) võeti kasutusele 1. juunist 2002. Alates 01.01 2011. annab Riigiteatajat välja Justiitsministeerium, väljaandja ülesandeid täidab Justiitsministeeriumi Riigi Teataja talitus. Dokumendihaldust reguleerivad õigusaktid Seadused: Arhiiviseadus Avaliku teabe seadus Digitaalallkirja seadus Haldusmenetluse seadus Isikuandmete kaitse seadus Keeleseadus Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus Riigivapi seadus Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus Vabariigi Valitsuse seadus Määrused: Arhiivieeskiri Asjaajamiskorra ühtsed alused Arhiiviseadus 01.01.2012 Sätestab: dokumentide hindamise; arhivaalide kogumise ja säilitamise; neile juurdepääsu võimaldamise;
Ministeeriumite igapäevatööd juhivad kõrgeima riigiametnikuna kantslerid. Ministeeriumites võib lisaks olla ka abiministrite ja asekantslerite ametikohti. Ministeeriumite valitsemisalas tegutsevad mitmesugused ametid ja inspektsioonid (nt sotsiaalministeeriumis Ravimiamet ja Tööinspektsioon). Riigikantselei korraldab valitsuse ja peaministri asjaajamist ja dokumendihaldust, annab välja Riigi Teatajat, korraldab valitsuse ja peaministri suhtlust Riigikogu ja teiste põhiseaduslike institutsioonidega ning koordineerib Euroopa Liidu asjades Eesti seisukohtade kujundamist. Riigikantseleid juhib riigisekretär, kelle nimetab ametisse ja vabastab ametist peaminister. 5.4. Valitsuse ülesanded: Vastavalt põhiseadusele (§ 87) Vabariigi valitsus: 1) viib ellu riigi sise- ja välispoliitikat:
moodustanud hoiab enamus hääli; vähemusvalitsus – valitsuse moodustanud liit hoiab enda käes vähemuse hääli). Valitsuse struktuur Peaminister – juhib ja esindab valitsust Minister – juhib ministeeriumi ja korraldab enda ala kuuluvaid küsimusi, annab välja määrusi ja käskkirju Ministeerium – vastava valitsusala korraldamiseks moodustunud institutsioon Riigikantselei – korraldab valitsuse ja peaministri asjaajamist ja dokumendihaldust Sada päeva – ajavahemik, mille jooksul ajakirjandus ei kritiseeri uut valitsust. 2. Sõda kui välispoliitika vahend. Rahvusvaheline Kriminaalkohus. Õiglane sõda. Sõjalist jõudu on peetud diplomaatia argumendiks. Kuigi toimuvad nii riigisisesed kui ka –välised sõja, on naad kõik mingi kindla eesmärgi saavutamiseks, mida saadakse poliitika, siplomaatia ja sõjategevuse alusel. Sõja pidamist on alati proovitud reguleerida mitmete
Ministeeriumites võib lisaks olla ka abiministrite ja asekantslerite ametikohti. Ministeeriumite valitsemisalas tegutsevad mitmesugused ametid ja inspektsioonid (nt sotsiaalministeeriumis Ravimiamet ja Tööinspektsioon). Demokraatliku ühiskonna valitsemine Ühiskonnaõpetus I kursus Koostaja: P.Reimer Riigikantselei korraldab valitsuse ja peaministri asjaajamist ja dokumendihaldust, annab välja Riigi Teatajat, korraldab valitsuse ja peaministri suhtlust Riigikogu ja teiste põhiseaduslike institutsioonidega ning koordineerib Euroopa Liidu asjades Eesti seisukohtade kujundamist. Riigikantseleid juhib riigisekretär, kelle nimetab ametisse ja vabastab ametist peaminister. 5.4. Valitsuse ülesanded: Vastavalt põhiseadusele (§ 87) Vabariigi valitsus: 1) viib ellu riigi sise- ja välispoliitikat:
Neid arvestatakse asutuse dokumendihalduse alusdokumentide väljatöötamisel. Normatiivaktide hulka kuuluvad: seadused, Vabariigi Valitsuse määrused, ministri määrused ja käskkirjad, kohaliku omavalitsuse määrused, Eesti ja rahvusvahelised standardid, soovituslikud juhised, eeskirjad, näidised ja teised nn hea tava juhised. Toodud loetelu pole ammendav. 4.3.2 Seadused Dokumendihaldust terviklikult ja ühtselt reguleerivat seadust Eestis ei ole. Seetõttu on vajalik kindlaks teha kõik teised asjaomased seadused. Avaliku sektori asutused peavad dokumendihalduse korraldamisel arvestama: avaliku teabe seadust ja isikuandmete kaitse seadust, millest tulenevad teabe ava- likustamise ja dokumentidele juurdepääsu korraldamise nõuded; arhiiviseadust, mis reguleerib arhiivifunktsioonide täitmist;
iseloomust. RA ülesandeks on: · Koguda ühiskonnale olulist dokumenteeritud teavet · Pakkuda kogude võimalikult laia kasutamist · Hoida kogusid heades säilitustingimustes · Juhendada asutusi dokumentide haldamisel ja hoidmisel · Osaleda riigi elektroonilise DH arendamisel · Võtta vastu digitaalarhivaale RA-d juhib riigiarhivaar. Alates 2001-...Priit Prisko, 1999-2001 Jaak Rand. Arhiivihaldust reguleerib Haridus- ja Teadusministeerium, Dokumendihaldust Riigikantselei. 1. arhiiviseadus 1935 2. arhiiviseadus 1998 3. arhiiviseadus 2011 Riigiarhiivi antakse 5a vanused dokumendid, edasi 15a möödudes ajalooarhiivi, kuhu koondati kõik varasemate aegade dokumendid. Vanim dokument 1241a. Erasektoris tegutsevad eraarhiivid, järgi jäänud suuremad: Eesti äriarhiiv Balti äriarhiiv Arhiivikeskus Kespriarhiiv (vt järgmisele lehele ) Riigi arhiivisüsteem kannab nimetust Rahvusarhiiv. Seda juhib riigiarhivaar
8) Tõestamisseadus 9) Haldusmenetluse seadus 10) Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus [muuda]Standardid 1) EVS 8:2000 (infotehnoloogia reeglid eesti keele kuultuuri keskkonnas) 2) Hea dok ja arhiivi juhised [muuda]Asutusesisesed õigusaktid/ normdokumendid 1) Asjaajamise kord või dokumentide süsteem või kvaliteet juhtimise süsteem 2) Arhiivi ohuplaan 3) Teabenõuete menetlemise plaan [muuda]Digitaalne asjaajamine [muuda]Amphora Amphora võimaldab digitaalset dokumendihaldust ja asjaajamist. Amphora on juhtivaid digitaalse asjaajamise tarkvarasid Eestis. Tarkvara on loodud kasutajate vajadustest lähtuvalt ning mitmete funktsionaalsuste arendus on toimunud kasutajate tellimusel. [muuda]Postipoiss Postipoiss on elektrooniline dokumendihalduse süsteem, mis mõeldud elektroonilisel ja paberkandjal oleva dokumenteeritud informatsiooni (kirjad, avaldused, käskkirjad, lepingud, õigusaktid, protokollid, korraldused jne.) haldamiseks
Valitsus asub ametisse ametivande andemisega Riigikogu ees. Eestis teostab täidesaatvat võimu Vabariigi Valitsus põhiseaduse ja seaduste alusel kas vahetult või ministeeriumite ja valitsusasutuste kaudu. Riigikantselei on Vabariigi Valitsuse juures olev valitsusasutus, mis o toetab valitsust ja peaministrit poliitika kujundamisel ja elluviimisel o toetab ministri, kes ei juhi ministeeriumi , tegevust o arendab Eesti avalikku teenistust o arendab dokumendihaldust ja korraldab arhiivindust o korraldab Riigi Teataja avaldamist Ministrid Andrus Ansip Helir-Valdor Seeder Peaminister Põllumajandusminister Tõnis Lukas Ivari Padar Haridus- ja teadusminister Rahandusminister Rein Lang Urve Palo Justiitsminister Minister
Ministeeriumid: Koostavad lähtuvalt oma valitsemisalast Eesti seisukohti ELi algatuste ja eelnõude kohta. Sealjuures on ministeeriumide ülesandeks korraldada seisukohtade kaitsmine ELi institutsioonides ning jõustunud ELi õigusaktide rakendamine. Peaminister:Juhib ELi küsimuste siseriikliku koordineerimist. Riigikantselei ELi sekretariaat (ELS): Nõustab valitsust ja peaministrit, teenindab ametkondadevahelist koordinatsioonikogu, korraldab ELi dokumendihaldust, osaleb valitsuse ELi alaste seisukohtade kujundamises ning seirab ELi õigusloome rakendamist. Ametkondadevaheline koordinatsioonikogu (KOK): Ülesandeks on tagada ministeeriumidevaheline kooskõla valitsuse positsioonide osas, vaidlus-küsimuste lahendamine, infovahetus ning kõikvõimalike muude Euroopa Liiduga seotud probleemide kaardistamine ja lahenduste leidmine. KOK sõelub välja algatused, mille osas on
annaabi.ee 
