Sekretär lühikirjeldus (1)

OLULISED MOMENDID

• Organisatsioonisisese ja –välise infovahetuse tagamine, dokumendihalduse korraldamine ja selle kaudu organisatsiooni töö efektiivsuse tagamine
  
• Eelduseks täpsus ja korrektsus
  

TÖÖ ISELOOM

Sekretäritöö on äärmiselt tänuväärne – hea sekretäri teeneks on see, kui kogu asjaajamine ja kontorikorraldus laabub tõrgeteta ning juhid ja spetsialistid võivad muretult pühenduda oma põhitööle. Ta oskab asutuses luua sõbraliku ja positiivse õhkkonna, mis soodustab efektiivset tööd, kuid ei jää märkamata ka külalistele. Sekretär on ühenduslüliks kontori ja välismaailma vahel.
Sekretärid tegelevad ettevõtte või organisatsiooni dokumendihalduse ning nii asutusesisese kui asutustevaheliste suhete korraldamisega. Nende kohustuseks on juhi/juhtide poolt antud ülesannete täitmine. Sekretärist oleneb juhtide ja teiste töötajate vaheline infoside, ta on esmases kontaktis ettevõtte külaliste ja klientidega. Sekretäri ülesanded võivad olenevalt konkreetsest töökohast olla erinevad.
Sõltuvalt konkreetsetest tööülesannetest ja vastutusest võib sekretäri ametinimetuseks olla:

• Sekretär- juhiabi
  
• Sekretär- asjaajaja
  
• Sekretär
  
• Sekretär-assistent
  
• Referent
  
• Sekretär-personalitöötaja
  
• Sekretär- raamatupidaja
  
• Reisisekretär
  

Sekretäri põhilised tööülesanded on: telefonile vastamine, vastava info edastamine ; kirjavahetuse korraldamine – saabunud posti sorteerimine, posti suunamine konkreetsele saajale, kirjade koostamine ja saatmine posti, interneti või faksi teel; lähetustega seonduv asjaajamine; büroos majandusalaste tööde ja suuremahuliste koristustööde algatamine, vastavate teenuste tellimine ja nende täitmise kontrollimine; dokumentide tõlkimise korraldamine; ajakirjanduse tellimine ja jälgimine ning vajaliku informatsiooni edastamine; organisatsiooni esitlusteks vajalike dokumentide, materjalide vormistamine; majanduskaupade ja bürootarvete vajaduse väljaselgitamine, tellimine ja nende üle arvestuse pidamine; ühisürituste korraldamine; juhi korraldusel ühekordsete ülesannete täitmine. Siia hulka kuuluvad koosolekute protokollimine, paljundustööde tegemine, külaliste esmane vastuvõtt ja kohvi serveerimine , samuti juhi kohtumiste kokkuleppimine ja koos­kõlastamine ning väiksemate vastuvõttude ja kohtumiste korraldamine.
Tänapäeva sekretäridelt oodatakse sageli enamat kui ainult ülaltoodud ülesannete täitmist. Juhiabina tuleb sekretäril tegeleda märksa keerukamate ülesannetega. Ta peab valdama vald­konna terminoloogiat ja tundma seadusandlust, et vormistada vajaminevat doku­men­tatsiooni.
Juhiabi põhilised tööülesanded: juhi või juhtide ajakava koordineerimine ; juhile vajalike materjalide ( esitlused , aruanded, ettekanded jne) ettevalmistamine; nõupidamiste, lähetuste, vajadusel ühisürituste korraldamine; büroo tööprotsesside haldamine ja juhtimine; dokumendihalduse korraldamine ja nõustamine, vajadusel dokumendihaldust ja muud asjaajamist reguleerivate normdokumentide koostamine; sise- ja väliskommunikatsiooni korraldamine, organisatsiooni veebilehe haldamine; hästitoimiva töökeskkonna tagamine; juhiabi haldusalas olevate tegevuste eelarvete koostamine ja nende täitmise jälgimine; meediakajastuste jälgimine ja vajaliku informatsiooni vahendamine.
 

TÖÖTINGIMUSED 

keskkond – vahendid/materjalid – tööaeg
Sekretäride töökohaks on tavaliselt kontor . Sekretäride töökeskkond peab olema puhas, hea valgustuse, hea ventilatsiooni ja vajaliku temperatuuriga, õhutatud ning mõjuma nii töötajale kui asutuse külastajale meeldivalt ja turvaliselt. Arvestada tuleb sellega, et töö toimub inimeste keskel, teiste silma all. Sekretär on see, keda inimesed kontorisse sisenedes kõige esimesena kohtavad, mistõttu kasutatakse sekretäride puhul tihti märksõna “kontori visiitkaart“. Sekretär peab olema valmis pidevalt inimestega suhtlema , olema kõigile nähtav. Olenevalt sekretäritöö kvalifikatsioonist on sekretäride töötingimused erinevad, seega võib sekretäri töölaua asukohaks olla nii asutuse fuajee kui ka selleks eraldi ettenähtud töökabinet.
Kuna töö on valdavalt istuva loomuga, võivad sellest tulenevalt kimbutama hakata seljahädad ja teised vähesest liikuvusest tingitud tervisehäired. Suur koormus langeb ka silmadele, sest põhiline töö toimub arvutiekraani ees.
Sekretäride peamised töövahendid on erinevad kontoritarbed, sidepidamisvahendid ja büroo­tehnika.
Tööpäeva 8-tunnine pikkus ja töönädala kestus esmaspäevast reedeni ei ole üldine. Sõltuvalt ettevõtte tegevusalast võivad tööpäevad ka pikemad olla, mistõttu ei ole harvad juhused, kui tuleb tööl käia ka puhkepäeviti. Ületundide tasustamist ja kohalolekut puhkepäevade ajal reguleerib vastav seadusandlus ning sõlmitud tööleping.

KUTSENÕUDED JA -EELDUSED

Sekretäritöö valdkonna töötajate kutsenõuded ja –eeldused on kinnitatud kutsestandardites sekretär I, II, juhiabi III, IV.  Sekretäri I kutse taotlemisel on nõutav kutsestandardi nõuetele vastava keskhariduse baasil kutseõppe läbimine.  Sekretäri II kutse taotlemisel on nõutavad kutsestandardi nõuetele vastavad teadmised ja oskused, kutsealane täiendkoolitus ja vähemalt 2 aastat kutsealast töökogemust. Juhiabi III kutse taotlemisel on nõutavad kutsestandardi nõuetele vastavad teadmised ja oskused, 5 aastat töökogemust administratiivtöö valdkonnas või 3 aastat juhiabina ja kutsealane täiendkoolitus.  Juhiabi IV kutse taotlemisel on nõutavad kutsestandardi nõuetele vastavad teadmised ja oskused, 5 aastat töökogemust juhiabina ning kutsealane täiendkoolitus. Juhiabi III ja IV kutsekvalifikatsiooni taotlemise puhul on soovitatav haridustase kõrgharidus.
Kutsetunnistuse omandamise eelduseks on kutseeksami edukas sooritamine . Kutseeksami käigus tuleb tõestada oma kompetentsust ning vastavust taotletavale kutsestandardi tasemele . Eestis on sekretäritöö valdkonna kutset omistavaks organiks Eesti Juhiabi Ühing, kellel on õigus korraldada kutseeksameid ja anda koos Kutsekojaga välja kutsetunnistusi. Kutsetunnistuse omamine on tähtsaks tõendiks omandatud teadmiste ja kogemuste kohta töötajale ning garantiiks ka tema tööandjale.
Sekretäritööks vajalike üldteadmiste hulka kuuluvad:

• Majanduse ja ettevõtluse alused
  
• Poliitikas ja kultuuris orienteerumine
  
• Arvuti kasutamine
  
• Hea keeleoskus
  
• Töökeskkond (tööohutus, -tervishoid ja –hügieen; jäätmekäitlus; esmaabi)
  
• Kutse- eetika .
  
• Juhiabina töötades kuuluvad vajalike üldteadmiste hulka lisaks:
  
• Poliitikas ja kultuuris orienteerumine
  
• Üld- ja sotsiaalpsühholoogia
  
• Ärieetika olemus.
  
• Sekretäritöö põhioskuste ja teadmiste hulka kuuluvad:
  
• Kutsealaga seotud õigusaktid
  
• Büroo- ja sidetehnika kasutamine
  
• Arvutikiri
  
• Dokumendi- ja arhiivihaldus
  
• Teeninduskultuur ( suhtlemine - kommunikatsiooniteooria alused erinevate suhtlustehnikate valdamine, kiire orienteerumine situatsioonis, rollitaju, koostööoskus; klienditeenindus – teeninduskultuuri alused, konfliktide lahendamine, kiituste ja kaebuste käsitlemine, positiivse mulje loomine, erivajadustega klientide, nagu puuetega inimesed, vanurid , jt. teenindamine, erineva kultuuritaustaga klientide teenindamine)
  
• Etikett
  

Juhiabi põhioskuste ja teadmiste hulka kuuluvad lisaks:

• Esitlustehnikad (ettekande koostamine, visualiseerimine ja esitlemine)
  
• Protseduurireeglite ja normdokumentide koostamine
  
• Juhtimine (organisatsioonikäitumine, juhtimise alused; organisatsioonisisene suhtekorraldus; projektijuhtimise põhialused ja meetodid; inimeste juhtimine, motiveerimine, arendamine)
  
• Bürootööd puudutava eelarveosa projekti koostamine.
  

Sekretäride lisaoskustena käsitletakse teadmisi personalitööst, raamatupidamisest ja ilukirjast. Tööleasumisel võivad teatava eelise anda ka autojuhiload. Väiksemates asutustes/ettevõtetes võib sekretäri tööülesandeid täita ka sekretär-raamatupidaja, kes on eriala omandamise käigus läbinud ka sekretäritööks vajalikud põhikursused. Juhiabina töötades käsitletakse lisaoskustena teadmisi ruumikujundusest ja graafilisest disainist, erinevate sotsiaaluuringute analüüsimist ja tõlgendamist, tõlketööde tegemist, ISO kvaliteedijuhtimise süsteemist tulenevad ülesanded ( haldur , siseaudiitor).
Sekretäri või juhiabi kvalifikatsiooniga töötaja peab:

• olema võimeline korrektselt väljendama ja esitama oma mõtteid ja ideid nii suuliselt kui ka kirjalikult
  
• teadma ja oskama vormistada kõiki haldusdokumente vastavalt kehtivatele standarditele
  
• valdama kõrgtasemel eesti keelt
  
• oskama käituda korrektselt, tundma etiketti ja suhtlemispsühholoogiat
  
• tundma ja oskama käsitseda kaasaegset bürootehnikat
  
• orienteeruma majandusküsimustes ja tundma majanduse ning turunduse aluseid
  
• omama teadmisi seadusandluse alustest
  
• omama ülevaadet personalitöö alustest ja oskama vormistada vastavat dokumentatsiooni
  
• omama teadmisi arhiivitööst
  
• oskama koostada ametialaseid kirju ka võõrkeeltes (olenevalt ettevalmistusest ja tööleasumise tingimustest võivad need olla muidugi erinevad)
  
• oskama teksti- ja tabelitöötlust
  
• oskama kasutada Internetti
  
• orienteeruma olulistes kultuuridevahelistes erinevustes
  
• oskama suhelda klientidega ning oma kaastöötajatega, teha meeskonnatööd
  
• tundma tööohutust ja töötervishoidu.
  
• Isikuomadustest ja võimetest tulevad sekretäritöös kasuks:
  
• väga hea suhtlemisoskus
  
• korrektsus - täidab kõik tööülesanded nõuetekohaselt, riietus ja välimus väga korrektsed
  
• iseseisvus - korraldab ise oma tööd, teab, kust leida vajalikku infot ( valdab erinevate infoallikate kasutamist)
  
• kohusetundlikkus - täidab kõik ülesanded nõuetekohaselt ka siis, kui see vajab lisapingutusi
  
• otsustamisvõimelisus - suudab määrata ülesannete täitmise õige järjekorra; oskab aega õigesti planeerida ; teab, mis on firma või asutuse elus enam ja mis vähem tähtis
  
• abivalmidus - võtab täiendavaid ülesandeid ka väljaspool otseseid kohustusi. Annab kasulikku informatsiooni ka sellistele pöördujatele, kes ei ole firma või asutusega otseselt seotud (nn juhuslikud pöördujad)
  
• algatusvõimelisus - pakub tööülesannetele uusi lahendusi, jälgib uudiseid ning kasutab kasulikku oma töös, soovitab seda kolleegidele
  
• operatiivsus - suudab korraldada oma tööd nii, et kõik asjad on õigel ajal valmis organiseerimisvõimelisus - oskab rakendada oma ülesannete täitmisel teisi töötajaid või alltöövõtjaid
  
• paindlikkus .
  

Sekretäri tööd hinnatakse selle järgi, kuivõrd peab ta oma kohustuste täitmisel kinni tähtaegadest ja kas ta järgib kutse-eetika põhimõtteid. Sekretärilt oodatakse asjaajamises süsteemsust, korrektsust ja täpsust, lojaalsust oma asutusele ja kindlasti sõbralikkust ning positiivset ellusuhtumist. Kasuks tulevad veel kohanemisvõimelisus, kehtestavus, tasakaalukus, tolerantsus , süsteemsus, avatus , verbaalne võimekus, empaatilisus, loogilisus ja analüüsioskus.

HARIDUS JA VÄLJAÕPE

Sekretäritöö erialase väljaõppe omandamiseks vajalik baasharidus on keskharidus. Kutset on võimalik omandada erinevates kutseõppeasutustes üle Eesti. Kõrgemat erialast haridust saab omandada rakenduslikes kõrgkoolides, mille läbides ja kogemuste­pagasi kasvatades on võimalik omandada rakenduskõrgharidus juhiabi erialal. Sekretäritöö õppekava läbimine kutsekoolides kestab üldjuhul kaks aastat.
Sekretäritöö erialal on võimalik õppida järgmistes õppeasutustes:
Pärnumaa Kutsehariduskeskus  Õppeaeg kestab 2 aastat ja on päevaõppe vormis. Õppekava sisaldab majandusõpet, riigiõpetust, kultuurilugu , kutse-eetikat, keelekultuuri, raamatupidamist, arvutikirja, arvutiõpet, dokumendi- ja arhiivihaldust, erialast vene keelt ja võõrkeelt, kiirkirja aluseid, õigusõpet, sekretäritööd, teeninduskultuuri, etiketti, organisatsiooni ja juhtimist, avalikkus­suhete aluseid. Lõpetamisel omandatakse kutsekeskharidus.
Olustvere Teenindus- ja Maamajanduskool  Õppeaeg kestab 1 aasta 10 kuud ja on päevaõppe vormis. Õppekava sisaldab sekretäritööd, asjaajamist ja dokumendihaldust, infotöötlust ja arvutikirja, arhiivindust, personalitööd, raamatupidamist, majanduse ja ettevõtluse aluseid, rahanduse ja panganduse aluseid, statistikat, turundust, suhtlemispsühholoogiat, klienditeenindust, etiketti, juhtimise aluseid, organisatsioonikultuuri. Lõpetamisel on võimalik sooritada riiklikud kutseeksamid sekretär I ja raamatupidaja assistendi tasemel. Lõpetamisel omandatakse kutsekeskharidus. 
Tartu Kutsehariduskeskus  Õppeaeg kestab 2 aastat ja on päevaõppe vormis. Õppekava sisaldab õpingukorraldust, majandusõpet, riigiõpetust, kultuurilugu, kutse-eetikat, keelekultuuri, eetika aluseid, keele­kultuuri, arvutikirja, arvutiõpet, dokumendi- ja arhiivihaldust, erialast vene- ja võõrkeelt, kiirjakirja aluseid, õigusõpet, sekretäritööd, teeninduskultuuri, etiketti, organisatsiooni ja juhtimist, avalikkussuhete aluseid. Vastavalt valitud spetsialiseerumisele lisanduvad lisaainetena personalitöö, raamatupidamine , müügitöö arhiivitöö, võõrkeel ja rühiõpetus. Lõpetamisel omandatakse kutsekeskharidus. Võimalus on sooritada Sekretär I kutseeksam , lisaoskuse tõendamisel Personalitöötaja I.  
Tallinna Majanduskool Õppeaeg kestab 2 aastat ja on nii päevases-, õhtuses- kui ka sessioonõppe vormis. Õppekava sisaldab eetika aluseid, keelekultuuri, kultuurilugu, majanduse ja ettevõtluse aluseid, raamatupidamise aluseid, riigiõpetust, töökeskkonnaohutuse aluseid, vene keelt, erialast võõrkeelt, õpingukorraldust, arvutikirja, arvutiõpetust, avalikkussuhete aluseid, dokumendi- ja arhiivihaldust, etiketti, kiirkirja aluseid, organisatsiooni ja juhtimist, sekretäritööd, õigusõpetust, klienditeenindust, suhtlemispsühholoogiat, suhtlemistreeningut. Valikained on catering, rühiõpetus ja personalitöö. Lõpetamisel omandatakse kutsekesk­ haridus . Võimalus on sooritada Sekretär I kutseeksam.
Lääne-Viru Rakenduskõrgkool Õppeaeg kestab 2 aastat ja on päevaõppe vormis. Õppekava sisaldab sissejuhatust sekretäritöö erialasse , majandusõpet ja ettevõtlust, majandusmatemaatikat, turundust, raamatupidamist, rahandust ja pangandust, politoloogiat, kultuuriligu, kommunikatsiooni, infotöötlust, statistikat, eesti-, inglise-, saksa- ja vene keelt, töökeskkonda ja ohutusõpetust, asjaajamist, arhiivinduse aluseid, arvutikirja, kontori- ja sidetehnikat, õiguse aluseid, suhtlemis­psühholoogiat, klienditeenindust, reklaami, sekretäritööd, organisatsiooni käitumist ja juhtimise aluseid, protokolli ja etiketti, kutse-eetikat. Erioskusena lisaks personaliarvestust, tööõigust, töö analüüsi ja töökohtade hindamist, personali planeerimist, personali koolitust ja arendamist , personali värbamist ja valikut. Lõpetamisel omandatakse kutsekeskharidus. Eriala lõpetamisel on võimalus töötada sekretärina, asjaajajana, assistendina, juhiabina nii riigiettevõttes, eraettevõttes kui ka  omavalitsuses.
Talllinna Tehnikaülikoolis saab põhitööd katkestamata omandada erialase ülikoolihariduse, asudes õppima halduskorralduse erialal bakalaureuse õppekava alusel. Õpe on tasuline .
Koolinoortele, kes soovivad tulevikus asuda tööle sekretärina, tuleb üldhariduskoolis pöörata enam tähelepanu eesti keelele, võõrkeeltele ja arvutiõpetusele.

TÖÖVÄLJAVAATED

Sekretärid võivad töötada nii riigi-, era- kui kolmandas sektoris. Neid vajatakse väga erinevate tegevusvaldkondadega tegelevates asutustes ja ettevõtetes. Seega võib sekretär tööd leida nii koolis, pangas, riigiasutuses kui ka remondi - või koristusteenuseid pakkuvas firmas. Nõudlus sekretäritöö järele on püsiv.
2003.a. oli sekretäri kutsealal hõivatud ca 8000 töötajat.
Tööleasumisel on soodustavaks teguriks erialane väljaõpe ja eelnev töökogemus sekretärina.
Karjääriväljavaatena võib käsitleda spetsialiseerumist keskastme juhi (nt personalijuhi) assistendiks või keskastme juhiks.

LÄHEDASED AMETID

Sekretärile lähedased ametid on administraator (nt hotellis ), personalitöötaja, reisibürootöötaja, raamatupidaja, andmesisestaja, teabeteenindusametnik, klienditeenindaja.