Dokumendihaldus aastal 2015 - uurimistöö (0)

TARTU ÜLIKOOL
Sotsiaal- ja haridusteaduskond
Ühiskonnateaduste instituut
Infokorralduse õppekava

DOKUMENDIHALDUS AASTAL 2015

Uurimistöö
Autor: xxx
Tartu 2015

SISUKORD

DOKUMENDIHALDUS AASTAL 2015 1
SISSEJUHATUS 3
1DOKUMENDIHALDUS 4
2DOKUMENDIHALDUSEGA SEOTUD PROBLEEMID 5
1Võimalikud lahendused probleemidele 6
3DOKUMENDIHALDUSE ARENG 7
1Elektrooniline dokumendihaldus 7
4DOKUMENDIHALDUS AASTAL 2015 8
KOKKUVÕTE 9
KASUTATUD KIRJANDUS 10
OTSINGUSÕNADE LOETELU 12
SISSEJUHATUS 3
1. DOKUMENDIHALDUS 4
2. DOKUMENDIHALDUSEGA SEOTUD PROBLEEMID 5
2.1. Võimalikud lahendused probleemidele 6
3. DOKUMENDIHALDUSE ARENG 7
3.1. Elektrooniline dokumendihaldus 7
4. DOKUMENDIHALDUS AASTAL 2015 8
KOKKUVÕTE 9
KASUTATUD KIRJANDUS 10
OTSINGUSÕNADE LOETELU 12

SISSEJUHATUS

Käesolev uurimistöö on tehtud tunni dokumendihalduse alused raames ning töö teemaks on dokumendihaldus. Uurimistöö eesmärgiks on rohkem teada saada dokumendihalduses toimunud arengust siiani ning selle arengusuunast tänapäeval ja dokumendihaldusega seotud probleemidest ning nende võimalikest lahendustest.
Inimesed ja organisatsioonid vajavad üha enam igapäevaelus informatsiooni. Informatsioon võib esineda mitmel kujul. Näiteks paberil kirjutisena ja failis piltidena . Dokumentide loomise, saamise, kasutamise ning säilitamise korraldamisega tegeleb dokumendihaldus. Siinjuures on abiks ka dokumendihaldussüsteemid. Dokumendihaldus on oluline iga asutuse jaoks, mis tegeleb dokumentidega.
Uurimistöö koosneb neljast põhipeatükist. Uurimistöö esimeses peatükis käsitletakse dokumendihaldust üldiselt. Teises peatükis pööratakse tähelepanu dokumendihaldusega seotud probleemidele ja alapeatükis tuuakse välja võimalikke lahendusi. Kolmandas peatükis uuritakse dokumendihalduse arengut ning seejuures käsitletakse eraldi alapeatükina elektroonilist dokumendihaldust. Neljas peatükk hõlmab dokumendihaldust aastal 2015.
Töö hüpoteesiks on, et ka praegusel ajal on dokumendihaldusega seoses mõningaid probleeme. Käesoleva uurimistöö koostamisel on abiks erinevad eesti- ja ingliskeelsed veebileheküljed.

DOKUMENDIHALDUS

Dokumendihaldus on dokumentide loomise, saamise, kasutamise ning säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem. Dokumendihaldussüsteemi eemärk on tagada väärtuslikku teavet tagavate dokumentide säilimine ning kättesaadavus. Dokumendihaldus hõlmab dokumentide haldamist vaatamata nende eale, rahuldamaks avaliku- ja erasektori dokumentide organisatsioonilisi vajadusi ning teenides kogu ühiskonna huve (Dokumendihaldus, 2014).
Dokumendihaldur on laiapõhjalise ettevalmistusega asjatundja, kellel on teadmised ja oskused asjaajamisest, arhiivitööst, infotöötlusest ja infotehnoloogiast. Dokumendihaldureid vajatakse nii riigi- kui ka erasektoris, kus dokumendihalduril tuleb koostöös juhtkonnaga tagada organisatsiooni tegevuse nõuetekohane dokumenteerimine , dokumentide haldamine ning säilimine. (Dokumendihalduri kutse, 2014)
Elektroonilist dokumendihaldust ja digitaalset asjaajamist võib eristada järgmiselt:

• Elektrooniline dokumendihaldus on nii paber- kui digitaaldokumentide haldamine elektrooniliste vahendite abil.
  
• Digitaalne asjaajamine on digitaaldokumentide haldamine ja menetlemine. (Digitaalse…, 2007)
  

DOKUMENDIHALDUSEGA SEOTUD PROBLEEMID

Vajadus võtta suund dokumendihalduselt terviklikule infohaldusele on olnud mõnda aega, kuna vajalikku infot on raske kiiresti leida ja kasutada. Dokumendihaldust on seostatud eelkõige paberi või faili kujul dokumentidega ja nende haldamisega dokumendihaldussüsteemides. Samas luuakse , menetletakse ja hallatakse tänapäeval dokumente ka muudes infosüsteemides ja keskkondades . (Dokumendi-…, 2014)
Elektroonilise dokumendihaldusega seoses on mitmeid probleeme. Näiteks eelistavad paljud ametnikud paberiga majandamist. Palju prinditakse dokumente välja, aga hiljem võib neid jälle vaja olla ja siis peab uuesti sisse skaneerima. (Dokumendi-…, 2014) Sellist käitumist võib pidada harjumuspäraseks ja vanadest tegutsemisviisidest on raske loobuda.
Dokumendihaldussüsteemid muutuvad järjest keerulisemaks erinevate funktsioonide lisandumisega ja süsteemide arendamisega. See aga muudab dokumendihaldussüsteemid kasutajatele kasutamiseks raskeks ja seega ei ole need süsteemid kasutajasõbralikud. (Dokumendi-…, 2014) Kasutajatele on oluline lihtsus ja kasutusmugavus, kui need omadused süsteemil puuduvad, siis on nende selgeks õppimine pikk protsess ja seetõttu pigem loobutakse nende kasutamisest.
Dokumente menetlevad, haldavad ja säilitavad süsteemid ei saa omavahel suhelda. See muudab info kasutamise ja käsitlemise keerulisemaks, kuna ligipääs puudub. Probleemiks on ka see, et menetlussüsteemides hoitavad dokumendid ei säili muutumatuna. Andmeid, mis on dokumentide aluseks, ei vaadata sageli dokumentidena, ja seetõttu tihti neid andmeid muudetakse. (Dokumendi-…, 2014)
Digidokumente dubleeritakse paberil kuna on ebakindlus nende säilimise üle (Dokumendi-…, 2014). Selline tegevus ei ole aga efektiivne ja nii tegutsedes on tööd rohkem, kui lihtsalt digidokumente säilitades. Printides dokumente paberile, tuleb ka nendele säilitamiseks viise luua ja see nõuab omaette aega ja tööd.
Sisse tulnud dokumendid ja avaldused on sageli paberil. See tähendab, et osa menetlusest toimub paberil ja teine osa elektrooniliselt . See muudab dokumentide haldamise keerulisemaks. (Dokumendi-…, 2014)

Võimalikud lahendused probleemidele

Selleks, et asutuse töö oleks paremini korraldatud, tuleb teha tööd tõhusalt. Tuleb ka asutuse kliente teenindada hästi. Näiteks elanikke, ettevõtjaid ja teisi asutusi . (Digitaalse…, 2007) Siinkohal tuleb kasuks võimalike probleemide kiire ja korralik lahendamine.
Erinevate arengutega tuleb kaasas käia ja dokumendihaldussüsteem aitab kindlasti mitmetel toimingutel asutuses kaasa. Näiteks kiirendavad asjaajamist, loovad töötajatele motivatsiooni ning toovad sisse uusi investeeringuid. (Üleminek…)
Asutuses tuleks kokku leppida, kuidas toimitakse dokumendihaldusega. Nii paberkandjal kui ka digitaalselt samade dokumentidega tegelemine on tülikas ja sellel ei ole mõtet. Digitaaldokumente ei ole alati mõtet välja printida. Dokumendis olevate andmete säilimiseks võiks olla süsteemis koht, kuhu jäävad algfailid, mida ei saa muuta. Nii saab vajadusel algfaili kätte ja on võimalik võrrelda ka algfaili ja muudetud faili.
Dokumendihaldusega seoses tuleks läbi viia koolitusi. Näiteks võib omal käel olla dokumendihaldussüsteemide selgeks õppimine keeruline. Selleks on hea, kui keegi asjatundja seletab kohe kõik lahti. (Ülevaade…, 2011)
Kui tegemist on väiksema asutusega, kus ei ole nii palju dokumente kui suurtes asutustes, siis ei ole ka dokumentide haldamine suuremahuline tegevus. Väiksemates asutustes ei ole vaja nii palju töötajaid asjaajamiseks kui suurtes asutustes. (Mäeste, 2009) Sellisel juhul ei ole alati tarvis ennast dokumendihaldussüsteemidega siduda, sest saab ka ilma hakkama.
Probleeme saab lahendada, kui neist ollakse teadlikud. Töötajad võiksid pidevalt asutuse töö kohta tagasisidet anda. Nii on teada, kas asutuse tööd on tarvis parandama või arendama. Muidugi tuleb asutuses ka probleemide puudumisel tegevust parandada ja arendada, et käidaks ajaga kaasas. Kõik uueneb kiiresti ja on hea, kui asutus on ka nendest uuendustest teadlik.

DOKUMENDIHALDUSE ARENG

Dokumendihalduse arengu alguseks võib pidada 13. sajandit, kui koostati esimesed teadaolevad dokumentide registrid Itaalias. Dokumente märgistati erinevate indeksitega. Algelised dokumentide nimistud tekkisid 1313 . aastal Inglismaal. 16.-17. sajandil hakkas tekkima koloniaalsüsteem ning see tõi kaasa oma dokumendiloome koos spetsiaalsete arhiivide asutamisega. Asjaajamise ühtsed alused töötati välja Venemaa tsaaririigis 1720. aastal. Eestis on asjaajamist korraldatud alates 1924. aastast, kui hakkas kehtima registriraamat. Selles registreeriti sissetulnud ja väljaminevad kirjad. Kasutati ka andmeraamatuid ehk tänapäevaselt nimetatuna andmekogusid. Ühe asja kohta käivad dokumendid registreeriti sama numbri all. (Dokumendihaldus, 2014)
Dokumendihaldus kui distsipliin arenes välja 20. sajandil kantselei töö tõhustamise programmidest ja ühest vanemast distsipliinist – arhiivindusest. Dokumendihaldurid palgati avaliku sektori arhiiviinstitutsioonide poolt 20. sajandi keskpaigaks. Eesmärgiks oli kontrollida "kaasaegsete dokumentide" sissevoolu ajaloolistesse arhiividesse. (Dokumendihaldus, 2014)

Elektrooniline dokumendihaldus

Elektrooniline dokumendihaldus sai alguse 1980ndatel aastatel. Esialgu moodustas dokumendihaldus väikese osa infotehnoloogias, nüüdseks on dokumendihaldus kaasatud mitmesse IT lahendusse. Näiteks veebihaldus ja projektitöö . (Sibola, 2002)
Algselt oli elektrooniline dokumendihaldus rakendus , mis asendas hierarhilist failide ning kataloogide süsteemi ja pakkus lihtsat dokumentide lukustamist ning dokumendi atribuutide haldust. Neid programme nimetatakse nüüd „ traditsioonilisteks “ dokumendihaldussüsteemideks. Süsteemi lisati uusi võimalusi ja nii muutus „traditsiooniline“ dokumendihaldus praeguses mõistes „dokumendihalduseks kitsamas tähenduses“. (Sibola, 2002)

DOKUMENDIHALDUS AASTAL 2015

Tänapäeval ei ole enam puhast dokumendihaldust. Tehnoloogia seguneb üha enam teiste IT tehnoloogiatega. Dokumendihalduse funktsionaalsus integreeritakse operatsioonisüsteemidesse või nende lisateenustesse. Andmebaaside juhtimissüsteemid pakuvad järjest enam vahendeid dokumentide haldamiseks ja nende otsimiseks. E-kaubandus toob kaasa kommertstarkvara, milles sisalduvad nii kontori- kui ka grupitöö vahendid. (Sibola, 2002)
Toon välja paar Peati (2015) üles märgitud 2015. aasta probleemid seoses elektroonilise dokumendihaldusega: 1. Informatsiooni paljusus . Palju aega kulutakse informatsiooni otsimisele ja siis ka ei leita kõige hilisemat materjali. 2. Informatsiooni turvalisus. Väga palju saadetakse dokumente manustena teistele, aga selline tegevus ei ole turvaline. Häkkeritel on nendele dokumentidele lihtsam ligi pääseda, kui dokumentidele, mida hoitakse ühes kohas, aga tagatakse ligipääs ainult vajalikele inimestele.
Dokumendihaldus areneb kiiresti ja sellega seoses on Biel’s Document Managementi (2015) leheküljel välja toodud kolm punkti: 1. Mugavus ja kontroll. Efektiivsemaks kasutuseks on oluline neid edendada. 2. Liikuvus. Palju tööd tehakse väljaspool kontorit ja selle pärast on vaja pidevat ligipääsu dokumendihaldussüsteemile. 3. Turvalisus ja Cloud . Kõikidel seadmetel peaks olema turvalisus tagatud. Siinkohal tuleb abiks cloud storage ehk „pilvesüsteem“.
Üha enam ettevõtteid on hakanud kasutama „pilvesüsteemi“. Seal makstakse raha ainult kasutatud ruumi eest, kui paljudes muudes süsteemides tuleb maksta ka ruumi eest, mida ei kasutata. Cloudile pääseb ligi igal ajal, igal pool. Selleks on vaja vaid internetiga seadet . (Hayles, 2015)

KOKKUVÕTE

Käesoleva uurimistöö eesmärgiks oli rohkem teada saada dokumendihalduses toimunud arengust siiani ning selle arengusuunast tänapäeval ja dokumendihaldusega seotud probleemidest ning nende võimalikest lahendustest.
Dokumendihaldust seostatakse eelkõige paberi või faili kujul dokumentidega. Dokumendihaldus on dokumentide loomise, saamise, kasutamise ning säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem. Dokumentide käsitlemisel on abiks dokumendihaldussüsteemid.
Mitmed probleemid dokumendihalduses on seotud dokumentidega paberkandjal. Tihti tehakse digidokumentidest koopiaid paberkandjale ja sellepärast on palju lisatööd. Isegi kui asutuse põhitöö toimub arvutites digidokumentidena, siis tihti saadetakse asutusse ka paberkandjal dokumente ja selle tõttu tuleb osa tööd teha paberil ja teine osa arvutis. Lisaks on ka dokumendihaldussüsteemid paljudele kasutamiseks keerulised.
Probleemidele võivad lahendusi pakkuda erinevad koolitused , dokumendihaldussüsteemide kasutuselevõtt või lihtsalt asutustes kindlaks tegemine, kuidas toimub töö. Kui enamik asutuse sisest tööd toimub arvutites, siis ei ole mõtet dokumentidega paberi näol topelt vaeva näha.
Dokumendihalduse arengu alguseks võib pidada 13. sajandit, kui koostati esimesed teadaolevad dokumentide registrid Itaalias. Eestis on asjaajamist korraldatud alates 1924. aastast, kui hakkas kehtima registriraamat. Elektrooniline dokumendihaldus sai alguse 1980ndatel aastatel.
Töö autori hüpotees, et ka praegusel ajal on dokumendihaldusega seoses mõningaid probleeme, sai neljandas põhipeatükis vastuse. Informatsiooni on väga palju ja sellega seoses on informatsioonis orienteerumine raskem. Ka turvalisusega on probleeme, kuigi paljud seda mõista ei pruugi. Meili teel saadetud kirju on häkkeritel lihtne kätte saada ja seejuures neid ka enda huvides ära kasutada.

KASUTATUD KIRJANDUS

Dokumendihaldus (2014). MTÜ Dokumendihaldurite Ühing. Kasutatud 05.12.2015 http://www.dokumendihaldus.ee/?Dokumendihaldus .
Dokumendihalduri kutse (2014). MTÜ Dokumendihaldurite Ühing. Kasutatud 05.12.2015 http://www.dokumendihaldus.ee/?Dokumendihalduri_kutse .
Digitaalse dokumendihalduse korraldus riigihalduses (2007). Riigikontroll . Kasutatud 05.12.2015 http://www.riigikontroll.ee/LinkClick.aspx?fileticket=ixgVhWjwzzo%3D&tabid=149&mid=765&language=et-EE .
Dokumendi- ja infohalduse hetkeolukorra ja rahvusvaheliste kogemuste analüüs (2014). Lõpparuanne. Kasutatud 05.12.2015 https://www.mkm.ee/sites/default/files/lopparuanne_-_dokumendi-_ja_infohalduse_hetkeolukorra_ja_rahvusvaheliste_kogemuste_analuus_1_2.0.pdf .
Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele - korduma kippuvad küsimused. Tepinfo OÜ. Kasutatud 05.12.2015 http://www.tepinfo.ee/DHPN3/dn-yleminek-kkk.htm#algus .
Ülevaade avaliku sektori toimimisest digitaalse dokumenditöö tõhustamiseks (2011). Uuringu lühikokkuvõte. Kasutatud 05.12.2015 https://www.ria.ee/public/Programm/ddoktoo_uuring_lyhikokkuvote.pdf .
Mäeste,I. (2009). Pärnu linna ja maakonna lasteaedade dokumendihalduse kaasaegsed probleemid ja dokumendihalduse parendamise ettepanekud. Lõputöö . Tartu Ülikool, infohariduse osakond . Kasutatud 05.12.2015 http://dspace.ut.ee/bitstream/handle/10062/10167/maeste_2009_vka__loputoo.pdf .
Sibola, M. (2002). Elektrooniline dokumendihaldus. Magistritöö . Tartu Ülikool, informaatika eriala. Kasutatud 06.12.2015 http://www.sibola.ee/fail/2011/03/Merle-Magistritoo.pdf .
Peat, R. (2015). 5 ‘ Points of Value’ for Electronic Document Management in 2015. Digital Process. Kasutatud 06.12.2015 http://digitalprocess.co.uk/5-points-of-value-for-electronic-data-management-in-2015/ #.
Document Management in 2015 (2015). Biel’s Document Management. Kasutatud 06.12.2015 http://biels.com/document-management-2015/ .
Hayles, W. (2015). Cloud Document Management Has Gone Big In 2015. Cloud Computing Blog. Kasutatud 06.12.2015 http://blog.outscale.com/us/cloud-document-management-has-gone-big-in-2015 .

OTSINGUSÕNADE LOETELU

Kasutasin Google otsingumootorit:

• Dokumendihaldus
  
• Dokumendihalduse probleemid
  
• Dokumendihalduse probleemide lahendused
  
• Dokumendihalduse areng
  
• Dokumendihaldus dspace
  

• Documents
  
• Document Management
  
• Document Management history
  
• Document Management future