"Dokumendihaldus aastal 2015" (0)

Tartu Ülikool
Sotsiaal- ja haridusteaduskond
Ühiskonnateaduse instituut
Infokorralduse õppekava
Riina Udovenko
DOKUMENDIHALDUS AASTAL 2015
Referaat
Tartu 2015

Sisukord

Sisukord 2
Sissejuhatus 3
1Dokumendihaldus 4
1.1Dokumendihaldussüsteemid Eestis 4
1.2Dokumendihalduri kutse 5
2Elektrooniline dokumendihaldus 6
2.1Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele 6
2.1.1Riiklik sektor 6
2.1.2Erasektor 6
3Elektroonilise dokumendihalduse praegused probleemid ja lahendused 8
Kokkuvõte 9
Kasutatud kirjandus 10
Otsingusõnade loetelu 11

Sissejuhatus

Dokumendihaldus on valdkond , millega puutuvad kokku kõik asutused ja organisatsioonid ning elu jooksul valdav enamik inimesi. Teabe hulk maailmas kasvab pidevalt ning kõrvuti traditsioonilise paberdokumendiga kasutatakse kaasaajal selle jäädvustamiseks ühe enam digitaalset kuju elektroonilises keskkonnas. Laienevad võimalused on loonud vajaduse uue ameti, dokumendihalduri, kujunemiseks. (MTÜ Dokumendihaldurite Ühing, 2014)
Inimesed ja organisatsioonid vajavad üha enam oma igapäevases elus informatsiooni. Informatsioon võib esineda nende jaoks mitmel viisil. See võib olla paberil , andmebaasis tabelitena või failis pildina.
Dokumendid on seotud kindla omanikuga, kas inimese või asutusega, kes neid teeb ja kasutab.
Töö eesmärgiks on anda lühiülevaade elektroonilisest dokumendihaldusest ja dokumendihalduse arengust kuni aastani 2015. Samuti tegeleb antud referaat dokumendi probleemide ja lahendustega. Elektroonilise dokumendihalduse materjalidega tutvudes leiame palju ingliskeelseid mõisteid, mis on seotud dokumendihaldusega, näiteks Document Management , Record Management, Content Management.

Dokumendihaldus

Dokumendihaldus on dokumentide loomise, saamise, kasutamise ning säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem. Selle eesmärk on tagada väärtuslikku teavet tagavate dokumentide säilimine ning kättesaadavus. (MTÜ Dokumendihaldurite Ühing, 2014)
Esimesed teadaolevad dokumentide registrid koostati 13. sajandil Itaalias. Neid märgistati erinevate indeksitega. Algelised dokumentide nimistud tekkisid 1313. aastal Inglismaal. 16.-17. sajandil hakkas tekkima koloniaalsüsteem ja see tõi kaasa oma dokumendiloome koos spetsiaalsete arhiivide asutamisega. Eestis on asjaajamine reglementeeritud alates 1924. aastast, kui kehtima hakkas registriraamat. Selles registreeriti sissetulnud ja väljaminevad kirjad. Samuti kasutati andmeraamatuid ehk tänapäevaselt nimetatuna andmekogusid. Ühe asja kohta käivad dokumendid registreeriti sama numbri all. (MTÜ Dokumendihaldurite Ühing, 2014)
Dokumendihaldus kui distsipliin arenes välja 20. sajandil kantselei töö tõhustamise programmidest ja ühest vanemast distsipliinist – arhiivindusest. 20. sajandi keskpaigaks olid dokumendihaldurid palgatud avaliku sektori arhiiviinstitutsioonide poole, eesmärgiga kontrollida „kaasaegsete dokumentide“ sissevooluajaloolistesse arhiividesse. Dokumendihaldus hõlmab dokumentide haldamist vaatamata nende vanusele, rahuldamas avaliku- ja erasektori dokumentide organisatsioonilisi vajadusi ning teenides kodu ühiskonna huve. (MTÜ Dokumendihaldurite Ühing, 2014)

Dokumendihaldussüsteemid Eestis

Eestis olevad dokumendihaldussüsteemide tooted ja nende pakkujad :
Toode
Pakkujad
Alfresco
Nortal, Fujitsu
Amphora
Interinx
DocLogix
Edisoft Estonia OÜ
Documentum
Netgroup
GoPro
IBM Eesti, NetGroup
OpenText Content Server
Nortal
Oracle Universal Content Management/Records Management
Oracle Eesti, Logica Eesti
Postipoiss
Nortal
SharePoint
Helmes, NetGroup, Nortal
Webdesktop
Webware
(MTÜ Dokumendihaldurite Ühing, 2014) 1

Dokumendihalduri kutse

Dokumendihaldur on laiapõhjalise ettevalmistusega asjatundja, kellel on teadmised ja oskused asjaajamisest, arhiivitööst, infotöötlusest ja infotehnoloogiast. Dokumendihaldureid vajatakse nii riigi- kui ka erasektoris, kus dokumendihalduril tuleb koostöös juhtkonnaga tagada organisatsiooni tegevuse nõuetekohane dokumenteerimine , dokumentide haldamine ning säilitamine. (MTÜ Dokumendihaldurite Ühing, 2014)

Elektrooniline dokumendihaldus

Elektrooniline dokumendihaldus on infotehnoloogiliste ja organisatsiooniliste vahendite abil loodav asutuse asjaajamist toetav süsteem. ( Tepinfo OÜ, 2015)

Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele

Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele tähendab enamasti nii organisatsiooni kui ka töökorralduse muutmist. (Tepinfo OÜ, 2015)
Asjaajamise korrastamiseks on enamasti vaja uuesti üle vaadata või kehtestada asjaajamiskord ja dokumentide loetelu. Samuti on andnud üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele suuri võimalusi nii riiklikus kui ka erasektorites. (Peppel)

Riiklik sektor

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi DocLogix on oma dokumentide haldamiseks valinud juba paljude maade riigiasutused . Süsteem aitab hallata sisenevaid, väljuvaid ja asutussiseseid dokumente, võimaldab lihtsalt määrata ülesandeid ja kontrollida nende täitmist, allkirjastada elektrooniliselt dokumente ja täita paljusid muid funktsioone. (DocLogix, 2014)
Riiklikus sektoris kasutavad elektroonilist dokumendihaldust näiteks järgmised kliendid:

• Eesti Kultuuriministeerium,
  
• Eesti Haigekassa,
  
• Leedu Siseministeerium,
  
• Leedu majandusministeerium,
  
• Läti transpordiministeerium,
  
• Türkmenistani Majandusministeerium. (DocLogix, 2014)
  

Erasektor

Erasektorisse kuuluvad nii finants ettevõtted, energeetika ettevõtted kui ka teised ettevõtted. Elektroonilist dokumendihaldussüsteemi DocLogix saab põhimõtteliselt kohandada suvalisele firmale, mis püüdleb kõige tähtsama ressursi – info, efektiivse halduse poole. Seepärast on meie klientuur väga mitmekesine . Nende hulgas on tootmisüksused, ehitusettevõtted, kommunaal- ja muude teenuste pakkujad, transpordifirmad, kaubandusettevõtted, haridus -, teadus- ja meditsiiniasutused. Meie toode - DocLogix ja selle põhjal loodud lahendused annavad ettevõtetele piiramatult võimalusi. (DocLogix, 2014)
Finantssektorisse kuuluvad näiteks:

• KredEx,
  
• Swedbank , AB,
  
• DNB bankas, AB,
  
• Nordea Bank Finland Pic Leedu filiaal. (DocLogix, 2014)
  

Energeetikasektorisse kuuluvad näiteks:

• Vopak E.O.S Ltd,
  
• Lesto, AB (Leedu),
  
• Lietuvos energija, UAB (Leedu),
  
• Litgrid, AB (Leedu). (DocLogix, 2014)
  

Teistesse sektorisse kuuluvad näites:

• Tallinna Vesi,
  
• A. Le Coq,
  
• Tallinna Tehnikaülikool,
  
• Tele2 , UAB (Leedu). (DocLogix, 2014)
  

Elektroonilise dokumendihalduse praegused probleemid ja lahendused

Elektroonilise dokumendihalduse osas on tänapäeval suurim probleem kaasatud kirjelduste ebaühtsus, mistõttu on arhiveerimisel keeruline ühtlustada metaandmeid ning see nõuab väga palju tööd nii elektrooniliste süsteemide kui ka installatsioonide puhul. (Aas, 2009)
Universaalne Arhiveerimismoodul (UAM) valmis 2008. aasta lõpus ning hetkel täiendatakse seda vastavalt pilootprojektidest saadud kogemustele. Sellest hoolimata on enne laiapõhjalist UAM’i kasutuselevõttu tarvilik täiendav pilootprojektide läbi viimine . (Aas, 2009)
Probleeme on ka seadusandluses. Hetkeseisuga on arhiiviseaduses sätestatud, et arhiiviväärtuslikud dokumendid tuleb Rahvusarhiivi edastada 20 aastat peale nende loomist. See on aga liialt pikk aeg. (Aas, 2009)
Nende probleemidega küll tegeletakse ning eelnimetatud küsimustes toimub aktiivne koostöö Rahvusarhiivi ja Riigikantselei vahel, kuid võib eeldada, et probleemide lahenduseni jõutakse alles mitme aasta pärast. (Aas, 2009)

Kokkuvõte

Dokumendihaldusega puututakse igapäevaselt kokku iga inimene poolt. See on vältimatu . Nagu välja tuli, võib sellega kaasneda palju probleeme, millele ei ole lahendust leitud. Need probleemid ei ole lahendamatud. Need on lihtsalt ignoreeritavad, need pole häirivad. Kuid nende lahendamine annaks muidugi väga positiivse tulemuse ning hea arengu dokumendihalduses.
Üleminek elektroonilistele dokumendihaldustele tähendab enamasti nii organisatsiooni kui ka töökorralduse muutmist. (Tepinfo OÜ, 2015)
Töökorralduse muutmine on suur saam igale ettevõttele. See on väga arendav ning arvatavasti viib organisatsiooni õigele ja heale teele, kuid samas on see väga kurnav ning nõuab palju tööd.
Arvan, et antud töö annab üpriski hea lühiülevaate dokumendihaldusest, mis eksisteerib tänapäeva ühiskonnas ja töökeskkonnas. Samuti võib leida tööst tänase dokumendihalduse probleemid ja pakutavad lahendused.

Kasutatud kirjandus

Aas, K. (2009). Dokumendihaldusest digitaalarhiivi. Infopäev „Dokumendihaldus täna ja homme “. Kasutatud 06.12.2015
https://www.ria.ee/public/Programm/2009_koolitused/Kuldar_Aas_-_Dokumendihaldusest_digitaalarhiivi_abstract.pdf
DocLogix, UAB, Kasutatud 05.12.2015
http://www.doclogix.ee/ee/sektorid/riiklik-sektor/
DocLogix, UAB, Kasutatud 05.12.2015
http://www.doclogix.ee/ee/sektorid/teised-sektorid/
DocLogix, UAB, Kasutatud 05.12.2015
http://www.doclogix.ee/ee/sektorid/energeetikasektor/
DocLogix, UAB, Kasutatud 05.12.2015
http://www.doclogix.ee/ee/sektorid/finantssektor/
MTÜ Dokumendihaldurite Ühing, Kasutatud 5.12.2015
http://www.dokumendihaldus.ee/?Dokumendihaldus
Peppel, I. Дигитальное управление документами в Эстонии. Interinx OÜ.
http://avalik.amphora.ee/interinx/html.aspx?df=45538
Tepinfo OÜ, Kasutatud 05.12.2015
http://www.tepinfo.ee/DHPN3/dn-yleminek.ht m

Otsingusõnade loetelu

Digitaalarhiiv
Digitaalne dokumendihaldus
Digitaalse dokumendihalduse probleem* AND lahendus*
Document management
Dokumendihaldur*
Dokumendihaldus
Dokumendihaldus* probleem* AND lahendus*
Dokumendihalduse areng
Dokumendihaldussüsteemid
Elektrooniline dokumendihaldus
Elektrooniline dokument
Infohaldus
Records Management
Дигитальное управление
Управление документами