Sekretäritöö Praktikaaruanne (0)

OLUSTVERE TEENINDUS- JA MAAMAJANDUSKOOL
Sekretäritöö eriala
Riine Riitmuru
SEKRETÄRITÖÖ PRAKTIKA ARUANNE

Kristiina Kikas
Trafox Eesti OÜ, personalijuhataja
Olustvere 2014
SISUKORD
1 SISSEJUHATUS 3
2 ETTEVÕTTEST 3
3 TÖÖKORRALDUS JA DOKUMENDIHALDUS 5
4 SEKRETÄRI AMETIKOHT TRAFOX EESTI OÜs 6
5 TÖÖÜLESANDED 7
5.1 Arhiivitöö 7
5.2 Isikukaartide täitmine 8
5.3 Suvepäevade korraldamine 9
5.3.1 Kirjavahetus ja telefonisuhtlus suvepäevade korraldamisel 9
5.3.2 Suhtlemisoskuse arendamine suvepäevadel 11
5.3.3 Midagi naljakat ka 12
6 KOKKUVÕTE 13
LISA 1 14
LISA 2 17
LISA 3 18

1 SISSEJUHATUS

Praktika läbiviimiseks valisin ettevõtte Trafox Eesti OÜ. Olen selles ettevõttes ametlikult tööl käinud aastast 2008 ning mul avanes hea võimalus oma tootmise töö mõneks ajaks katkestada, asendades see kooliks vajaliku praktika teostamisega. Praktika algas 21.04.2014 ja kestis kuni 26.06.2014 (10 nädalat).
Praktika eesmärgiks oli:

• Kirjeldada organisatsiooni, selle tegevust, töökorraldust;
  
• Analüüsida asjaajamise korralduse eest vastutatava töötaja ametiülesandeid, vastavust kutsestandardile Sekretär, tase 5;
  
• Analüüsida organisatsiooni dokumendihalduse korraldust, seda reglementeerivaid normdokumente, vastavust normdokumentidele;
  
• Luua, vormistada erinevaid dokumente;
  
• Registreerida dokumente, osaleda dokumentide menetlusprotsessis;
  
• Kasutada dokumendihaldussüsteemi;
  
• Teostada ja korraldada dokumendihaldust läbi dokumendi elukäigu;
  
• Osata käsitsema organisatsioonis kasutatavat tehnoloogiat ja tehnikat.
  

Praktikat teostades, lähtusin ma mulle antud ülesannetest.

2 ETTEVÕTTEST

Trafox Eesti OÜ kuulub Muuntosähkö - Trafox gruppi, haldab Muuntosähkö Oy Viljandi tehast ja järgib Muuntosähkö Oy põhimõtteid.
Muuntosähkö Oy on loodud aastal 1947 perefirmana ning on püsinud perefirmana tänase päevani.
2003. aastast juhib ettevõtet Jyri Taskinen .
Muuntosähkö Oy toodab erineva suurusega trafosid ja reaktoreid, nii omatooteid kui ka klientide tooteid.
Trafox Eesti OÜ on registreeritud 2000. aastal, eesmärgiga luua Joensuu kõrvale teine konkurentsivõimeline tootmisüksus . Tootmisega alustati 2001. aastal ja on sellest ajast peale tegutsenud erinevates paikades Viljandis ja Viljandi lähiümbruses. Tootmise sisseseade ja tootmispõhimõtted toodi üle Joensuust. Aastast 2009 toimub Trafox Eesti tootmistegevus aadressil Reinu tee 44, Viljandi.
Ettevõtte struktuur

3 TÖÖKORRALDUS JA DOKUMENDIHALDUS

Meie ettevõttes asjaajamist korraldavate isikute töökorraldus on paika pandud töölepingutesse. Ametijuhend on olemas vaid koristajal. Enamus asjaajamisega seotud toimingud teeb ära personali- ja tootmisjuht. Kogu info töötajate tööaegade ning tootlikkuse kohta läheb ühiskasutatavasse Lean´ programmi süsteemi. Selle kaudu käib töötajate sisse- ja väljalogimine, palgaarvestus ning toormaterjali ja valmislao kontrollimine.
Normdokumentide nimistus on olemas vaid üldine juhend, kuidas peaks asjaajamine ning töökorraldus ettevõttes toimima. Ühe vajalikest dokumentidest sain aga ise vormistada, mida varem olemas ei olnud. Selleks oli dokumendite loetelu ning nende säilitamise kord. Dokumendihaldus toimib peamiselt kooskõlas seaduste, määruste ning õigusaktidega.
Muuntosähkö OY grupile on loodud dokumendiringluseks ühine Sunprofile e-mail. Sealt saab kätte erinevad kvaliteedidokumendid, tööjuhendid, juhendid ka ettevõttes olevatele masinatele . Paljud neist dokumentidest on seal soome keeles ning vajadusel tõlgitakse need meie ettevõtte jaoks ringi.
Mis puudutab igapäevast kirjavahetust, siis vastavalt tööülesannetele tulevad inimestele ka erinevatelt klientidelt meilid. Kõik tootmisega seotud e-mailid saadab juhatus kõikidele teemat puudutavatele isikutele laiali. E-maile säilitatakse elektrooniliselt ning välja prinditakse vaid juhul, kui seadus nõuab taasesitatavas vormis alusdokumenti.
Dokumentide registreerimise kohta puuduvad ettevõttes kindlad alusdokumendid. Iga asjaajamisega tegelev töötaja on loonud enda jaoks sobiva süsteemi.
Digiallkirjastamist nõuavad meil kõik tööinspektsiooni dokumendid , kõik teistesse asutustesse minevad dokumendid ning samuti allkirjastatakse enamus lepinguid digitaalselt.
Arhiivitöö korraldus on asutusesisene. Väljaarvatud raamatupidamisdokumendid, mis teatud aja jooksul suunatakse seda teenust pakkuva firma arhiivi. Arhiveeritakse dokumente aasta alates dokumendi loomisest ja saamisest. Arhiivihoidla on asutuses olemas ning seal on koos kõik majaehitusega seotud dokumendid, personalidokumendid ja ka raamatupidamisdokumendid. Täpsem loetelu on ära toodud Lisa1 lehtedel.

4 SEKRETÄRI AMETIKOHT TRAFOX EESTI OÜs

Meie ettevõttes puudus selline ametinimetus nagu sekretär. Kõik olid oma tööülesanded juba ära jaganud ning sekretäri polnudki nagu otseselt vaja olnud. Enamus sekretäri töökohustustest oli siiani ära teinud personali- ja tootmisjuhataja.
Mind pandi istuma ühte ruumi koos kõikide teiste kontoritöötajatega (liiniliidrid, ostulogistikud, müügisekretär ). Eraldi ruumis viibisid kvaliteediinsenerid, personalijuhataja ning tegevjuht.
Sain selle praktika käigus istuda erinevate laudade taga pea iga kahe nädala järel, sõltuvalt siis sellest, kes puudus. See oli omaette huvitav kogemus, mis vajas kiiret kohanemist ning uute töövahenditega harjumist. Minu peamisteks töövahenditeks olid arvuti, printer -skänner-koopiamasin, paberihunt ja mobiiltelefon (kasutasin praktika vältel enda telefoni).
Kuna ma olin juba sügisel sellest praktika sooritamise soovist rääkinud, oli personalijuhatajal aega ka mulle kindlad ülesanded välja mõelda. Arhiivi korrastamine ja suvepäevade korraldamine olid minu kindlad tööd, mille pidin ära tegema nende 10 nädala jooksul. Kuid siiski nagu tuli mul kui praktikandil teha ka lihtsamaid ja igapäevasemaid töid. Mulle see meeldis, sain kuidagi end kasulikult tunda.

5 TÖÖÜLESANDED

5.1 Arhiivitöö

Arhiivitöö kujunes minu praktika käigus kõige suuremahulisemaks tööks. Alustasin oma praktikat seadustes kolamisega ning tegin endale selgeks milliseid nõuded kehtivad eraettevõttes dokumentide säilitamisele arhiivis. Järgnevalt tuli vormistada otsitu põhjal Muuntosähkö OY grupi standardi järgi uus dokumendiringluse skeem. (Lisa 1) Kuna ma ei olnud kursis kõikide kohapeal olevate dokumentidega, siis tuli ka nendega enne tutvuda, kui dokumenti vormistama hakkasin.
Kui paberid korras, tuli hakata seda reaalselt seadma nii, et ühel päeval saaks arhiivist taas arhiiv. Kõigepealt tegin sorteerimistööd selle kallal, millised dokumendid peaksid alles jääma, millised mitte ning põhiline asi - kuidas neid tohib hävitada!? Dokumente, mida korrastada oli vaja, oli aastast 2000. Hävitamisele läks neist ligi u 50 % .
Algul ma ei saanud päris täpselt aru, milliseid dokumente ma pean hävitama hundiga ning millised võib lihtsalt prügikasti visata . Käisin selle kohta aru pärimas üpris palju, et kindel olla, kas teen õigesti. Suur mure oli selles, et paberihunt ise oli nii väike ja väeti, et kogu seda hävitatavat kogust ei olnud ta nii lihtsalt nõus endale võtma ning kuumenes iga poole tunni järel üle.
Kui olin ära suutnud sorteerida mis läheb ära viskamisele ning mis mitte, pidin hakkama alles olevates dokumentides korda looma. Pidin jagama ära raamatupidamisdokumendid aastate ning sisu järgi, personalidokumendid samuti. Alles tuli jätta ka kõik juhendid ning majaehitusega seotud dokumendid. Erinevad saatelehed ja asutusesisene kirjavahetus. Õnneks on paljud neist paberitest alles meil vaid veebipõhiselt, seega jäi mulle tööd veidi vähem.
Raamatupidamisdokumentidega mis olid vanemad kui aasta, tuli mul teha veel eraldi kordaseadmine. Meie juhatus oli otsustanud et viib 6 aasta dokumendid ära meie ettevõtte poolt palgatud raamatupidamisteenuse pakkuja arhiivi. See eeldas seda, et pidin tõstma ära kõik need dokumentidest ümber uude kausta, mis on papist ( metalli ei tohi olla). Selleks, et spetsiaalseid kaustu saada, pidin ma helistama Viljandis asuvasse Knopka kauplusesse ning tellimuse esitama. See oli minu esimene telefonisuhtlus praktika ajal.
Arhiivitööd mul kahjuks ei õnnestunudki päris lõpuni teha, sest aega jäi lihtsalt väheks. Selle tõttu ei koostanud mina ka ühtegi hävitusakti.

5.2 Isikukaartide täitmine

Sellel kevadel otsustas juhatus muuta meie töösisekorraeeskirja ning sellega seoses sain mina ka endale mõned ülesanded täitmiseks.
Esmalt , kui eeskiri oli valmis saadud, anti minu kätte mustand, et saaksin selle üle vaadata. Tuli kontrollida kogu keeleline pool ja käiku panna kõik koolist omandatu. Teiseks oli vaja mul endal sellega põhjalikult tutvuda, et hiljem allkirju kogudes ma hätta ei jääks .
Kui eeskiri oli trükki lastud, tuli mul kui ajutisel sekretäril tegeleda asutuses olevate isikukaartide täitmisega. Igal inimesel meie ettevõttes on oma kaart ning sinna pannakse kirja kõik omandatud juhised, tööriided ja isikukaitsevahendid. Vastu antakse töötajate poolt allkirjad .
Ühesõnaga minu ülesanne oli kirjutada igale isikukaardile eeskirja nr ning kehtima hakkamise kuupäev. Edasi ootas mitu päeva tootmises ringi kõndimist, et inimestega rääkida ning arutleda uute punktide üle. Oli nii mõnigi töötaja, kellel tekkis mitu küsimust ja minul tuli esimest korda vastata ettevõttepõhiselt. See oli üsna keeruline, sest mõnel hetkel oleks soovinud töötajana ka ise vastu vaielda.
See töö mulle meeldis sellepärast, et sain end kehtestada ning olla julge ja enesekindel . Õppisin mitte igast intriigist välja tegema ning selgitama olenemata vastasest ettevõtte poolset põhjust selliseks käitumiseks.

5.3 Suvepäevade korraldamine

Ühel päeval tehti kontoris juttu sellest, kas ettevõtte planeerib ka sel aastal suvepäevi korraldada ning kuna see juhtus minu praktika sooritamise ajal, siis sain selle ülesande endale täitmiseks.
Anti ette kindel eelarve ning muu oli juba kontori korraldada - toitlustus, ööbimine ning erinevad tegevused, kuidas inimesi rõõmsatena hoida nende suvepäevade käigus. Kõik need punktid arutasime kontoris omavahel läbi ning mina pidin need hiljem kinnitama ja kohtades broneeringud tegema.
Kui esialgne plaan oli paika pandud, tegime töötajate seas küsitluse. Sellega saime teada, kui suure rahvahulgaga tuleb meil majutust ja bussi broneerides arvestada. Peale seda algas loomulikult otsing, et kuhu kõik need 50 inimest ära mahutada ja kuidas nende kõhud täis hoida.
Sellise suure ja mitmepäevase ürituse korraldamine oli minu jaoks esmakordne ning andis mulle palju võimalusi enda suhtlemist arendada nii kirja kui ka telefoni teel. Oskused, kuidas alustada kõnet ja milline hääletoon tuleb valida jäid mul koolist kuidagi meelde ning üritasin neid alati rakendada. Sain täiendada ka oma oskust verbaalse suhtlemisega seoses, aga räägin sellest kõigest lähemalt juba järgmistes punktides.

5.3.1 Kirjavahetus ja telefonisuhtlus suvepäevade korraldamisel

Suvepäevade korraldamise käigus sain ma suhelda väga paljude inimeste ja asutustega nii telefoni teel kui ka e- maili põhiselt. Esmalt tuli helistada läbi mitu erinevat kohta, kuhu saaksime end paigutada, sest meie tegevuskava hõlmas väga mitmeid üritusi ning majutuskohta oli juba juunis raske saada. Kui telefonikõned oli tehtud ja majutuskoht välja valitud, järgnes kirjavahetus ööbimiskoha sekretäriga. Seal sai ära määratud meie saabumis- ja lahkumisaeg, meie soovid toitlustuse osas ning õhtuse kava plaan. Lisasin ühe näidise meie kirjavahetusest ööbimiskoha sekretäriga (vaata Lisa 2).
Kui majutuskoht oli olemas, oli asi palju kindlamaks saanud ning tuli ära tellida ürituste piletid . Selleks esmalt tuli helistada Piletilevi infonumbrile ning kindlaks teha, kuidas piletid meieni jõuaksid. Järgnevalt tuli mul koostada e-tellimus (vaata Lisa 3).
Kirjavahetust ning helistamist jätkus veel mitmeteks kordadeks, sest alati tundus nagu midagi jäi arusaamatuks ja kuna mängus oli ikkagi 50 inimese rahulolu, siis tuli kõik kindlasti jooksma saada.
Vahetult enne suvepäevi võtsin veel ühendust kõikide asjaosalistega ning kontrollisin kõik igaksjuhuks üle.

5.3.2 Suhtlemisoskuse arendamine suvepäevadel

Mitmeid kordi tuli suvepäevadel osalejate käest käia küsimas nende mõtteid ja soove meie välja pakutud kava osas. See kõik nõudis suurt julgust ja enesekindlust, sest oli ka neid inimesi, kes ei olnud alati kõigega päri ning neile tuli meie pakkumise mõtet selgitada. Kuna ma olin selles ettevõttes juba pikalt töötanud ning töökaaslased polnud enam väga võõrad, oli seda tunduvalt lihtsam teha.
Selleks ajaks kui suvepäevad kätte jõudsid, oli ka selgunud , et meiega kaasa ei tule ühtegi juhatuse liiget ning kohapeal tuleb meil ka ise hakkama saada. Ööbimiskohta jõudes tuli ära paigutada inimesed õigetesse tubadesse nii, et ennetada konfliktide puudumist. Koha peal tuli rääkida juhatajaga ning anda osalistele edasi meie kirja pandud päevakava. Tavaliselt oli kõik selle töö ära teinud meie personalijuhataja ning nüüd ise seda rolli läbi elades ei tundunudki see nii lihtne. Esimene päev ja õhtu läks õnneks väga lõbusalt ja probleemide vabalt ning võisin südamerahuga hingata.
Järgmisel päeval oli meil plaanis mitu erinevat kultuurisündmust ning tuli lahendada ka paar pisemat arusaamatust. Ühe arusaamatuse käigus sain aru, et on väga oluline, kuidas kaks inimest saavad telefonivestluses üksteisest aru ning milliseid probleeme see kaasa võib tuua. Õnneks suutsin segaduse lahendada mõlematele asjapooltele sobivalt ning päev sai ilusti jätkuda.
Suvepäevade korraldamine andis mulle võimaluse näidata end väga täiskasvanulikust poolest ning võtta vastutust ka seal, kus muidu oleksin hea meelega sellest loobunud . Mul on hea meel, et mulle anti võimalus end teostada ning mis põhiline, et meie ettevõtte juhatus usaldas mind seda tegema.

5.3.3 Midagi naljakat ka

Algselt pani suvepäevadele kirja end rohkem inimesi, kui lõpuks kohale tuli ning see tähendas vaid üht – ürituste pileteid jäi üle.
Kuna me ei soovinud seda raha lihtsalt kaotsi lasta, siis oli meil mõte, et müüme need suurel häälel värava ees maha. Algul Bonnie Tyleri väravatele lähenedes me juba kahtlesime, et võib-olla on see siiski liiga tobe ettevõtmine ning las need piletid ikka olla. Ühel hetkel tuli üks meie töötajatest minu juurde ning küsis paljuga ma oleksin nõus pileti ära andma. Ütlesin siis summa ning järsku läks lahti korralik komöödia . Kuna ots oli juba lahti tehtud ja esimene kõvema häälega piletimüügi hind välja öeldud, tegid ka teised häälepaelad valla ning siis tundus see juba väga lõbus tegevus. Pileteid oli meil ülearu 8 tk ning pileti hinda kuuldes, olid inimesed valmis tagumistest kõndivatest ridadest ettepoole lausa jooksma, et oma pilet odavamalt saada. Mõni kaugelt juba karjus , et ma võtan lausa kaks piletit. Muidugi, kui pileti hinnad erinesid 8 EUR. Lõpuks kujunes sellest väga naljakas ja tore ettevõtmine. Mõlemad pooled ju võitsid.
Järgmisel päeval saime seda raha ühe vale arusaama jaoks ära kasutada ning kõik olid õnnelikud.

6 KOKKUVÕTE

Olen väga rahul, et sain praktikat teostada just oma ettevõttes. See koht on minu jaoks kui teine kodu, seega oli hea tutvuda ja vaadata üle ka nö kontoripoolsed tegemised.
Praktika käigus üritasin ära teha kõik ülesanded, mis täitmisele kuulusid ning vältisin probleemide ja konfliktide tekkimist. Kollektiiv oli mulle väga tuttav ning see tegi asja tunduvalt lihtsamaks.
Oma ülesannete täitmisel ei kahelnud ma kordagi nõu küsimast, kui tundus, et võin mõnd asja valesti sooritada . Mulle tundus, et parem on küsida kui hiljem ümber teha.
Kõige rohkem teadmisi ja oskusi omandasin ma arhiivi korralduse ning meeskonnatöö ja suhtlemise kohapealt.
Kahjuks tuli mul praktikaajaga läbisegi sooritada ka tootmist oma vanal kohal ning seetõttu jäi mul võib-olla oma eesmärkide täitmine pisut poolikuks. Oleksin soovinud rohkem teadmisi dokumendihalduse kohta. Dokumentide vormistamine standardi järgi mul põhimõtteliselt puudus. Ainus kord kui seda harjutasin, oli vahetult enne koolieksamit, kui tuli kirjutada 10 erinevat näidist.
Õnneks on meil üks võimalus sekretäritöö praktika sooritamiseks veel ning tean, et selle käigus pööran rohkem rõhku erinevate dokumentide vormistamisele.
Kindlasti andis see praktika juurde mulle enesekindlust ning julgust. Ootan juba põnevusega uut praktikat.
LISA 1
Dokumentide loetelu ja säilitamise kord Trafox Eesti OÜ
Dokument
Elektrooniline
Paberkandjal
Selgitus
Nr
Nimetus
Säilituskoht ja aeg
Säilit. aeg
Säilituskoht
Hävitamine
1
Trafox Eesti OÜ ostuarved
1+6aastat
Arhiiv
HUNT
2
Tarfox Eesti OÜ müügiarved
1+6aastat
Arhiiv
HUNT
3
Kassadokumendid
7aastat
Arhiiv
HUNT
4
Reklamatsioonid
ERP
1+9aastat
Arhiiv
HUNT
Ärisaladus
5
Pangaülekanded
1+6aastat
HUNT
6
Raamatupidamise sise-eeskiri
7aastat kehtivuse kaotamisest
Juhatus
HUNT
7
Raamatupidamis
registrid
DHS 7aastat
7aastat
Arhiiv
HUNT
8
Raamatupidamise
aruanded
7aastat lepingu tähtaja lõppemisest
Arhiiv
HUNT
9
Asutamis- ja registreerimisdokumendid
Alatine
Arhiiv
10
Tooteinfo dokumendid
Alatine
Arhiiv
Ärisaladus
11
Juhatuse ja üldkoosolekute protokollid
Alatine
Arhiiv
12
Töölepingud
10. a alates tl lõppemisest
Arhiiv
HUNT
Enne 7.01.2001 lõpetatud töölepinguid ning lahkunud töötajate isikukaarte säilitatakse 75 aastat. 7.01.2001-01.07.2009 lõpetatud tl, isikukaarte ja tööraamatuid säilitatakse 50 aastat
13
Töökaardid
ERP
6kuud
liiniliider
HUNT
14
Palkadega seotud dokumendid
ERP
10aastat
Arhiiv
HUNT
Juurdepääsupiiranguga
15
Riskianalüüs
55aastat
Töökeskkonna osakond
16
Tööõnnetuse akt
55aastat
Töökeskkonna osakond
HUNT
17
Kutsehaigestumise andmed
55aastat
Juhatus
HUNT
Juurdepääsupiiranguga
18
Materjalide jälitusdokumendid
6aastat
Arhiiv
Prügikast
19
Materjalide tellimused
ERP
5aastat
Arhiiv
Prügikast
20
Saateleht
6kuud
Laoruum
Prügikast
21
Testiraport
diskett
10aastat
Arhiiv
Prügikast
22
Hooldused/kalibreerimine
1+6aastat
Kvaliteediosakond
Prügikast
23
Projektid /Investeerimislehed
ERP
1+6aastat
Kvaliteediosakond
Prügikast
24
Masinate kasutusjuhend
Seadme hävinemiseni
Kvaliteediosakond
Prügikast
25
Reklaam
1 aasta
Osakonna riiul
Prügikast

LISA 2

Kellele
[email protected]
CC
Teema
Trafox Eesti OÜ suvepäevad
Tere jälle!
Vaatasin teie menüü üle ning tegime omapoolsed soovid kindlaks.
Palun teha siis teiepoolne hinnapakkumine järgnevatele asjadele:
1. Majutus 45 inimest 1 öö
2. Hommikusöök koos omletiga kindlasti ja pannkookidega (seega see rammus variant)
45 inimest
3. Õhtusöök- Aprikoosi ja juustutäidisega kanatasku ning magustoiduks puuviljasalat kohupiimakreemiga.
4. sauna kasutus
Jääme tagasiside ootama!
Kõike head!
Riine Riitmuru
Trafox Eesti OÜ
tel 5626 9357

LISA 3

Kellele
[email protected]
CC
Teema
Tellimus Trafox Eesti OÜ
Tere!
Palume vormistada tellimus Trafox Eesti OÜle järgnevate soovidega:

45 piletit Bonnie Tyleri kontserdile 8. august 2014 Lohusalu sadamas

45 piletit etendusele „ Valge Daami öö“ 9. August 2014 Haapsalu piiskoplinnuses
Arve palume saata [email protected]
Tasume arve 7 päeva jooksul peale selle saabumist.
Piletid palume saata aadressile :
Trafox Eesti OÜ
Reinu tee 44
Viljandi
71020
Kõike head!
Riine Riitmuru
Trafox Eesti OÜ
Tel 5626 9357