Projektikava (0)

TARTU ÜLIKOOL
Pärnu kolledž
Turismiosakond
Grete Jakobson
Katriin Mats
TH2
NOORTESEMINAR TEEMAL ÕPPIMISE-JA TÖÖTAMISEVÕIMALUSED VÄLISMAAL
Projektikava
Pärnu 2012
SISUKORD
SISUKORD 2
KOKKUVÕTE 3
1. PROJEKTI ORGANISATSIOON JA TEOSTAJATE HINDAMINE NING HUVIGRUPPIDE MÄÄRATLEMINE 5
2. PROBLEEMIDE ANALÜÜS JA EESMÄRGISTAMINE 8
3. STRATEEGIA KUJUNDAMINE JA EELDUSTE NING RISKIDE MÄÄRATLEMINE 13
4. TEGEVUSKAVA JA PROJEKTI EELARVE NING FINANTSPLAAN 17

KOKKUVÕTE

Antud projekti raames korraldab organisatsioon MTÜ Euroopa Noored seminari noortele vanuses 18-25, kes on Eesti kooli või ülikooli nimekirjas, tutvustamaks õppimis-ja töötamisvõimalusi väljaspool Eestit. Tegemist on väikeprojektiga, mille eesmärk on anda ülevaade erinevate organisatsioonide toetusvõimalustest, elamistingimustest välismaal, sotsiaalsetest toetustest, koostööpartnerite tööpakkumistest-ja tingimustest, töötasudest ja nõudmistest ning pakkuda igakülgset informatsiooni kogu antud valdkonna kohta. Väikeprojekti strateegiline tähtsus on väiksem kui 50 000 eurot. Väikeprojekti ajaline kestus on 1,5 kuud.
Seminari kestus on kolm päeva ja see viiakse läbi Harjumaal Pähklimetsa puhketalus, kus on seminari korraldamiseks soodsad eeldused, sealhulgas traadita internet ja konverentsitehnika, seminariruumid ning ööbimis-ja toitlustusvõimalused. Seminar algab reedel, 15.06.2012 orienteeruvalt kell 18.00 ning lõppeb pühapäeval, 17.06.2012 kell 12.00. Seminaril osalemisel on vajalik eelnev registreerimine telefonil 60 89 888 või organisatsiooni ametlikul koduleheküljel, mis asub aadressil www.euroopanoored.ee. Seminaril saab osaleda maksimaalselt 30 inimest.
Seminari esimesel õhtul tutvutakse üksteisega ning räägitakse oma ootustest ja eeldustest välismaal elamise suhtes. MTÜ Euroopa Noored seminari korraldajad viivad läbi loengu, kus selgitatakse üldiselt kultuuride erinevusi, räägitakse oma kogemustest ja püütakse tekitada huvi välismaal õppimise-ja töötamise vastu. Peale loengut pakutakse seminaril osalejatele õhtusööki ning sellele järgneb vaba aeg.
Seminari teine päev algab hommikusöögiga kell 10.00. Peale hommikusööki algavad loengud teemadel kindlustus, viisad , erinevad koostööpartnerid ja töökohad, elamistingimused, toetused, lepingutingimused ja kohustused. Loengute vahel pakutakse lõuna-ja õhtusööki ning loengud lõppevad orienteeruvalt kell 18.00. Peale õhtusööki toimub vabamas õhkkonnas koosviibimine, kus vahetatakse muljeid ning nauditakse üksteise seltskonda.
Seminar lõppeb pühapäeval kell 12.00. Enne seda pakutakse seminaris osalejatele hommikusööki ning antakse neile kaasa voldikud seminaris käsitletud informatsiooniga.
Projekti idee on anda terviklik ülevaade õppimise-ja töötamisevõimalustest noortele Euroopas ja seda läbi kolmepäevase seminari Harjumaal. MTÜ Euroopa Noored missioon on informeerida Eesti noori kõikidest enesearendamisevõimalustest välismaal. MTÜ Euroopa Noored projekti visiooniks on iga-aastane noorteseminar, mis tekitaks noortes huvi välismaal õppimise ja töötamise vastu.

1. PROJEKTI ORGANISATSIOON JA TEOSTAJATE HINDAMINE NING HUVIGRUPPIDE MÄÄRATLEMINE

1.1 Projekti teostajad ja nende hindamine

Väikeprojekti teostab Eesti aktiivsetest noortest koosnev projektimeeskond MTÜ Euroopa Noored. Meeskonda kuulub orienteeruvalt 10 inimest. Kõik meeskonnaliikmed omavad varasemaid kogemusi ürituste korraldamises ning on seejuures ka ise töötanud või õppinud välismaal jagades vabatahtlikult oma kogemusi. Projektijuht on seminari peakorraldaja ning määrab neljale vabatahtlikule vastavalt nende kogemustele ja oskustele tööülesanded ning neile alluvad omakorda 5 vabatahtlikku, kellele delegeeritakse osa oma tööülesandeid.
Projekti meeskonna tugevuste, nõrkuse, võimaluste ja ohtude hindamiseks on koostatud SWOT analüüs (vt tabel 1).
Tabel 1. Projekti meeskonna institutsionaalne hindamine SWOT meetodil
Tugevused
Nõrkused

• Organisatsiooni MTÜ Euroopa Noored hea maine Eestis
  
• Eelnev ürituste korraldamise kogemus
  
• Motiveeritud vabatahtlikud korraldajad
  
• Haridusasutuste ja ülikoolide toetus
  
• Vabatahtlike kogemused välismaal õppimise ja töötamise kohta
  
• Vabatahtlikud on läbinud eelnevalt mitmeid koolitusi
  
• Piisav huvi antud valdkonna vastu noorte poolt
  

• Võimalikud projekti meeskonna sisesed konfliktid
  
• Ühtse vaba aja leidmise võimaluse puudumine
  
• Algteadmised projektijuhtimisest
  

Võimalused
Ohud

• Paljude rahvusvaheliste koostööpartnerite olemasolu
  
• Stipendiumi-ja toetusfondide olemasolu
  
• Seminari tutvustamisvõimalused haridus -ja infomessidel, koolides ja ülikoolides
  
• Informeerivad reklaamplakatid avalikes kohtades
  

• Piiratud eelarve
  
• Ilmastikust tingitud tõkked seminari läbiviimisel
  
• Konkureerivate organisatsioonide olemasolu
  
• Võimalik sidemete katkemine koostööpartneritega
  

Antud projekti puhul on tegemist puhta projektiorganisatsiooniga, sest projektimeeskonnal on projektijuht ja komplekteeritud projektimeeskond, kuhu kuuluvad nii toetavate organisatsioonide liikmed kui ka inimesed väljastpoolt. Projektiorganisatsioonis esineb maatriksstruktuur , sest tööülesanded jaotuvad mitmele tasandile. Projektijuht määrab meeskonna liikmetele ülesanded vastavalt nende oskustele ja huvidele, mis lihtsustab projekti korraldamist ja ürituse läbiviimist.

1.2 Huvigruppide määratlemine

Projekti raames korraldatava seminari huvigruppideks on Eesti noored, kes on huvitatud õppimis-ja töötamisvõimalustest Euroopas ning kõik seminari korraldamisega seotud organisatsioonid . Viimasteks on erinevad Eesti haridusautused ja ülikoolid, stipendiumifond ERASMUS ning koostööpartnerid välismaal (Euroopa ülikoolid, Hi! Hotels, Animafest jne). Huvigruppide huvid, toetamise tingimused ja osalemise mehhanism on välja toodud tabelis 2.
Tabel 2. Projekti huvigrupid
Huvigrupp
Vastava grupi huvid
Toetamise tingimused
Osalemise mehhanism
Eesti noored
Töötamine ja õppimine välismaal, kogemuste ja elamuste omandamine väliskeskkonnas ning enesearendamine
Toetamise tingimused puuduvad
Seminaril osalemine ja aktiivne osavõtt loengutest ning diskussioonidest
Eesti haridusasutused ja ülikoolid
Oma õpilaste ja üliõpilaste arendamine ja koostööpartneritest ülikoolidega suhtlussidemete loomine
Õpilane/üliõpilane peab olema antud kooli/ülikooli nimekirjas ning koostama hiljem aruande
Õpilasel/üliõpilasel on võimalik saada lisapunkte/ hindeid programmis osaledes ning haridusasutused reklaamivad projekti suusõnaliselt
Stipendiumifond ERASMUS
Anda võimalus Eesti õpilastele õppida või töötada Euroopa riigis ning luua uusi kontakte erinevate kõrgkoolide ja töökohtadega
Õppetöö väliskõrgkoolis või töötamine välisriigis peab kestma 3-12 kuud ning õpilane peab antud ajavahemikul olema kooli nimekirjas
Rahaline finantseering
Koostööpartnerid (Euroopa kõrgkoolid, erinevad ettevõtted)
Reklaamida enda koolides pakutavaid õppimisvõimalusi Eesti õpilaste seas; ettevõtete huvideks on reklaamide enda töövõimalusi ja saada odavat tööjõud noorte inimeste näol
Koolide/ülikoolide tingimuseks on õppenormi täitmine ja ettevõtete tingimusteks on töökohustuste täitmine ja reeglite järgmine.
Antud koolid, ülikoolid ja ettevõtted pakuvad tasuta õpet, majutusvõimalusi, toitlustust ning ettevõtete poolt on minimaalne palk
Tabelist selgub , et antud huvigrupid on projektiga tihedalt seotud, kuid ei saa sellest rahalist kasu. Viimased kolm huvigruppi on eelkõige huvitatud Eesti noorte arendamisest ja seeläbi Eesti haridus-ja töötaseme tõstmisest. Kaudset kasu saavad nad enda reklaamimisega ja tutvustamisega välisriikides. Projekti huvigruppide sekka võib lugeda MTÜ Euroopa Noored vabatahtlikke, kelle huvideks on enesearendamine, eneseteostus ning Eesti noorte hariduse-ja tööoskuste parandamine. Nende toetamise tingimusteks võib olla seminari õnnestumine ning osalemise mehhanismiks projekti käivitamine ja töösuhe.

2. PROBLEEMIDE ANALÜÜS JA EESMÄRGISTAMINE

2.1 Probleemide sõnastamine ja nende põhjuslike seoste määramine

MTÜ Eesti Noored poolt koostatud projektil on head võimalused teoks saada, kui sellest olenemata on projektil ka puudujääke ning probleeme. Projekti selle staadiumi eesmärk on konkreetselt püstitada ja piiritleda probleemide sisu, mis annaks selge pildi probleemi ulatuslikkusest ning annaks projekti koostajatele võimaluse välja tuua erinevaid alternatiive probleemide lahendamiseks. Järgnevalt on loetletud projektis esineda võivad lahendust vajavad probleemid.
1. Piiratud eelarve
2. Võimalik vähene huvi seminari vastu
3. Komplikatsioonid tehnikaga
4. Külastajate ootused seminarist ei vasta tegelikkusele
5. Ideede innovaatilisuse puudumine
6. Konfliktid toetavate organisatsioonidega
7. Korraldajate ebakompetentsus
8. Liiga vähe kogemusi nii suure ürituse korraldamisega
9. Raskusi suure projektimeeskonna kõikide liikmete ühise vaba aja leidmisega
10. Konfliktid projektimeeskonna liikmete vahel
11. Vähene reklaamitegevus
12. Probleemid ajakava järgimisega
Projektist tulenevate probleemide lahendamiseks koostati “probleemide puu”, mis analüüsib kehtivat olukorda selleks, et leida algpõhjused, miks organisatsioon ei pruugi olla edukas oma eesmärgi saavutamisel.
Joonisel 1 kujutatud “probleemide puu”, mis näitab kuidas probleemid on alt ülesse omavahel seotud ning probleem number 7 ehk korraldajate ebakompetentsus võib kujuneda keskseks probleemiks. Probleemide lahendamine peaks algama alt üles.
Joonis 1. Probleemide puu ( autorite koostatud).
Projekti keskmeks probleemiks võib kujuneda korraldajate ebakompetentsus (probleem number 7), mille järgi on ülejäänud probleemid jagatud põhjusteks ja tagajärgedeks. Peamisteks probleemideks võivad kujuneda piisavate kogemuste puudumine taolise seminari korraldamiseks (number 8), piiratud eelarve (number 1) ning raskused projektimeeskonna kõikide liikmete ühise vaba aja leidmisega (number 9), millest võivad tuleneda konfliktid projektimeeskonna liikmete vahel (number 6).
Peamise probleemi tagajärjeks võivad olla ideede innovaatilisuse puudumine (number 5), konfliktid toetavate organisatsioonidega (number 6), millest johtuvalt võivad kannatada reklaamitegevus (number 11) ja tekkida probleemid ajakava järgmisega (number 12). Tagajärgedeks võivad olla komplikatsioonid seminaritehnikaga (number 3), seminaril osalejate ootuste mitte täitmine (number 4) ning vähene huvi seminari vastu (number 2).

2.2 Probleemide transformeerimine eesmärkideks

Eesmärkide puu ülesandeks on probleemide muutmine ratsionaalseteks eesmärkideks. Antud puu-tehnika peaks andma projekti koostajatele võimaluse kalkuleerida oodatav kasu, kui pakutud lahendus viidaks ellu, näidata võimalikke kõrvalnähte ning luua alusbaasi nende negatiivsete tagajärgede ärahoidmiseks või mõju vähendamiseks.
Järgnevalt on projekti koostamisel tekkinud võimalikud probleemid muudetud eesmärkideks.
1. Piiratud eelarve oskuslik kasutamine.
2. Seminari populaarsemaks ja atraktiivsemaks muutmine erinevate reklaamikanalite kaudu.
3. Kogemustega tehnikud, kes oskaksid olemasolevat seminaritehnikat oskuslikult kasutada.
4. Kõik välja reklaamitud tegevused ja loengud tuleb läbi viia vastavalt ajakavale ning nii nagu neid reklaamiti.
5. Arvestada tuleks kõikide meeskonnaliikmete ideedega, et leida neist kõige innovaatilisemad.
6. Toetavate organisatsioonidega tuleks õigeaegselt ja täpselt läbi rääkida kõik küsimused ja probleemid, et seminar kulgeks sujuvalt .
7. Projektimeeskonda tuleks valida usaldusväärsed ja motiveeritud inimesed.
8. Projektimeeskonda tuleks kaasata inimesed, kes omavad võimalikult palju kogemusi suurte ürituste ja seminaride korraldamises.
9. Projekti korraldamiseks tuleks kõikidel liikmetel planeerida piisavalt aega ja vajadusel tuleks muud tegevused kõrvale jätta, sest seminari korraldamine peaks olema kõigile liikmetele tähtsaim.
10. Projektimeeskonna liikmed peavad oskama tegutseda meeskonnana ning arvestama teiste liikmetega.
11. Seminari reklaamimiseks tuleks kasutada populaarsemaid infokanaleid, sealhulgas sotsiaalmeediakanaleid.
12. Seminari toimumine peab olema hästi planeeritud ja läbi mõeldud.
Joonisel 2 on eesmärkide puu, kus on üleval pool on eesmärgid ning all vahendid. Antud puu näitab, kuidas eesmärgid on alt ülesse omavahel seotud. All on eesmärk, milleni tuleks kõigepealt jõuda. Eesmärgi puu keskmeks on number 7 ehk eesmärk valida projektimeeskonda usaldusväärsed ja motiveeritud liikmed.
Joonis 2. Eesmärkide puu (autorite koostatud).
Eesmärgiks muudetud probleemide analüüsimisel saab välja tuua projekti läbiviimiseks vajalikud peamised eesmärgid ja vahendid. Eesmärgi puu keskseks eesmärgiks on usaldusväärsete inimeste valimine ning kaasamine projektimeeskonda (number 7), korraldamaks võimalikult atraktiivne seminar huvitunutele. Peamisteks eesmärkideks on korraldada ja läbi viia kõik reklaamitud loengud ja tegevused, täitmaks külastajate ootused (number 4), kasutada piiratud eelarvet oskuslikult ja ratsionaalselt (number 1), muuta seminar atraktiivseks erinevate reklaamkanalite kaudu (number 2), luua meeskond , kus toimib koostöö (number 10) ning hästi planeeritud ja läbimõeldud üritus (number 12).
Peamisteks vahenditeks eesmärkide saavutamisel on kogemustega tehnikute kaasamine (number 3), kõikide meeskonnaliikmete ideedega arvestamine (number 5), sujuv koostöö toetavate organisatsioonidega (number 6), kogemustega inimeste kaasamine projektimeeskonda (number 8), oskuslik aja planeerimine vabatahtlike poolt (number 9) ja populaarsete infokanalite kasutamine seminari reklaamimiseks (number 11).

3. STRATEEGIA KUJUNDAMINE JA EELDUSTE NING RISKIDE MÄÄRATLEMINE

3.1 Strateegia kujundamine

Projekti strateegiliseks kavandamiseks, juhtimiseks ja hindamiseks on autorid koostanud loogilise raamsüsteemi ehk LRS maatriksi (vt tabel 3). Seeläbi sõnastatakse selgemini eesmärgid ja seostatakse tegevused, väljundid ning eesmärgid.
Tabel 3. Loogiline raamsüsteem ehk LRS
Kirjeldus
Saavutamisnäitajad
Mõõtmine
Üldised eesmärgid:

• Eesti noorte informeerimine;
  
• atraktiivne seminar;
  
• oskuslik eelarve kasutamine;
  
• korraldamise sujuvus ja ajakavast kinnipidamine .
  

Üldiste eesmärkide saavutamisnäitajad:

• Seminaril osalenute rahulolu;
  
• osalenute maksimaalne arv;
  
• kõikide kulude katmine ;
  
• hästi toimiv meeskonnatöö.
  

Infoallikad ja meetodid saavutuste kontrollimiseks:

• Tagasiside seminaril osalenutelt;
  
• seminaril osalenute arv;
  
• arved tasutakse korrektselt ja kõigile;
  
• kõik ülesanded täidetakse.
  

Spetsiifilised eesmärgid:

• Toetavate organisatsioonide leidmine;
  
• sisuka ajakava koostamine;
  
• seminari reklaamimine.
  

Spetsiifiliste eesmärkide saavutamisnäitajad:

• Hea koostöö projekti toetajatega;
  
• seminaril osalenute aeg on sisustatud;
  
• seminari reklaamitakse sotsiaalmeedias ja reklaamplakatitega
  

Infoallikad ja meetodid saavutuste kontrollimiseks:

• Osapoolte rahulolu ja koostöö võimalus tulevikus;
  
• ettenähtud kava täidetakse;
  
• piisav reklaam .
  

Väljundid ja tulemused:

• Iga-aastase seminari korraldamise võimaluse tekkimine;
  
• külastajate rahulolu.
  

Väljundite ja tulemuste saavutamisnäitajad:

• Seminari korraldatakse edaspidi iga aasta;
  
• seminar ühendab ühiste huvidega Eesti noori ja pakub enesearendamisvõimalusi
  

Infoallikad ja meetodid saavutuste kontrollimiseks:

• Tagasiside seminaril osalenutelt ja toetavatelt organisatsioonidelt.
  

Tegevused:

• Idee teke;
  
• projekti koostamine;
  
• vajaduste ja võimaluste uuring;
  
• koostööpartnerite ja rahastajate leidmine;
  
• majutuskoha otsimine ja tehnika seadistamine;
  
• lepingute sõlmimine;
  
• vabatahtlike otsimine ja värbamine;
  
• vabatahtlike koolitamine ;
  
• seminari läbiviimine.
  

Sisendid : vajalikud füüsilised ja inimressursid:

• Seminari toimumiskoht;
  
• aeg;
  
• tehnika;
  
• projektimeeskond
  
• loengute läbiviijad
  
• toitlustus .
  

Vajalike füüsiliste- ja inimressursside kulu:

• Vahendite maksumus;
  
• kulud reklaamile.
  

Strateegia sisaldab omavahel seotud eesmärke ning eelpool nimetatud eesmärgid on teostatavad. Loogilise raamsüsteemi maatriksi järgi on kavandatud ka tegevuste, eesmärkide ja väljundite vaheline loogiline seos ning on loodud raamistik projekti edenemise jälgimiseks ja hindamiseks. Projekti keskmeks on seminari korraldamine ning Eesti noorte informeerimine ning ühine vaba aja veetmine . Sellest tulenevalt on oluline põhjalik seminari planeerimine ja finantseerimisressursside leidmine.

3.2 Eelduste ja riskide määratlemine

MTÜ Eesti Noored poolt korraldataval seminaril “Noorte töötamis-ja õppimisvõimalused välismaal” võib tulla ette korraldajatest mitte olenevaid ootamatuid komplikatsioone, mis on peamiselt seotud välisteguritega. Projekti eelduste ja riskide määratlemine aitab projektimeeskonnal teha strateegilisi valikuid , mis toimuvad kolmes etapis . Esimeses etapis leitakse vajalikud eeldused ja võimalikud riskid . Teises etapis analüüsitakse riskitegurite mõju ulatust ning esinemise tõenäosust ja kolmandas etapis analüüsitakse mõjude tagajärgi ning tehakse vajalikud korrektuurid projekti tegevuskavades.
Järgnevalt on välja toodud võimalikud välistegurid, mis võivad mõjutada seminari toimumist soovitud kujul ning viimased on toodud välja olulise järjekorras.

Kattuv seminari toimumisaeg konkurentide seminaridega.

Seminaril osalejate vähene huvi ja osavõtt.

Eelarvega mitte toimetulek .

Probleemid seminari reklaamimisega.

Loengute läbiviijate ootamatu haigestumine.

Loengute läbiviimiseks vajaliku tehnika tõrked.

Ilmastikust tingitud tõkked seminari läbiviimisel.
Enne seminari toimumisaja määramist ning välja reklaamimist tuleks veenduda, et see ei kattu MTÜ Eesti Noored organisatsioonile sarnaste organisatsioonide üritustega. See elimineerib võimaluse, et seminarist huvitatud eelistavad antud seminarile mõnda teist üritust. Juhul kui seminari toimumisaega pole võimalik muuta ning see kattub mõne teise seminari toimumisajaga, tuleks antud üritus muuta võimalikult atraktiivseks, et huvitatud eelistaksid MTÜ Eesti Noored poolt korraldatavat loengusarja.
Seminarist osavõtjate arv sõltub suurel määral nende teadlikkusest ürituse toimumisest. Seetõttu on oluline, et seminari reklaamitaks aktiivselt infomessidel ja eelkõige sotsiaalmeediavõrgustikes, kuna viimases viibivad enim noored vanuses 18-25, kes on MTÜ Eesti Noored sihtgrupp . Oluline on teha teavitustööd ka koolides ja ülikoolides ning tekitada võimalikult suur huvi antud seminari vastu. Kindlasti tuleks igal võimalusel mainida, et tegemist on tasuta seminariga, kus osaleemise eest maksma ei pea.
Eelarvega toimetulekuks tuleb koostada täpne eelarve plaan ning selles tuleb rangelt kinni pidada. Eelarvesse plaanitavad summad peavad olema võimalikult reaalsed ja projekti elluviimiseks piisavad . Projekti teostamise käigus ei tohiks esineda sagedasi eelarve muudatusi, sest see nõuab omakorda ajakulu .
Seminari reklaamimisel võib esineda tõkkeid, mis on seotud reklaamikuludega ja reklaamplakatite valmimisajaga. Reklaamplakatite valmistamisel tuleks arvestada ajaga , mis kulub reklaamplakatite kujundamisele ja printimisele. Lisaks tuleb varuda aega nende üles panemiseks avalikesse kohtadesse ja levitamiseks. Seminari reklaamimine haridusmessidel vajab samuti ettevalmistust.
Loengute läbiviijate haigestumist on võimatu ette näha, kuid kui see peaks juhtuma, on oluline, et projektimeeskonnal oleks võimalus kasutada asendusinimesi, kes on samamoodi kursis loengu sisuga ja on suutelised selle oskuslikult läbi viia. Tehnikarikete vältimiseks ja võimalikult kiireks parandamiseks tuleks teha koostööd professionaalsete tehnikutega.
Seminar tuleks korraldada aastaajal, mil ilmastik ei muutuks segavaks faktoriks. Halva ilma korral pole võimalik teatud loenguid läbi viia vabas õhus ja teedevõrgustik võib olla häiritud, mis takistab osalejatel jõuda kohale õigeaegselt. Seminar tuleks korraldada suvel, kui ilmad on soojad ja päikesepaistelised. Väga halva ilma korral tuleks seminar edasi lükata ning kõikvõimalike infokanalite kaudu sellest inimesi aegsasti teavitada.

4. TEGEVUSKAVA JA PROJEKTI EELARVE NING FINANTSPLAAN

4.1 Projekti tegevuskava

MTÜ Eesti Noored huviks on korraldada sujuvalt toimiv seminar ning seetõttu on vaja koostada täpne tegevuskava ürituse läbiviimiseks ja viimasest tuleb rangelt kinni pidada. Järgnevalt on koostatud antud projekti tegevuskava:
1. Projektimeeskonna koostamine
1.1. Projektijuhi määramine
1.2. Projektimeeskonna liikmete määramine
1.3. Ülesannete jaotamine
2. Sponsoritega läbirääkimised eelarve suhtes
3. Ürituse toimumispaiga otsimine ning broneerimine
4. Tehnikavahendite otsimine/ rentimine
5. Ürituse kava koostamine
6. Ettevalmistused enne üritust
7. Ürituse läbiviimine
Kordaläinud ürituse jaoks tuleks eelnevalt koostada ürituse ajakava, kus oleks täpselt määratletud kõik tegevused, mis kolme päeva jooksul aset leiavad. Järgnevalt on välja toodud seminari ajakava:
15.06.2012
16.30 – 17.45 Seminaril osalejate transportimine majutusasutusse.
18.00 – 18.30 Seminari avamine
19.00 – 20.00 Osalejate tutvumine ning ootustest ja eeldustest rääkimine.
20.15 – 20.45 Õhtusöök
21.00 - .. vaba aeg ning erinevad seltskonnamängud
16.06.2012
10.00 – 10.30 Hommikusöök
11.00 – 14.30 Loengud erinevatel seminari teemadel
14.45 – 15. 15 Lõunasöök
15.30 – 18.00 Loengud erinevatel seminari teemadel
18.15 – 18.45 Õhtusöök
19.00 – .. vaba aeg ning erinevad seltskonnamängud
17.06.2012
10.00 – 10.30 Hommikusöök
10.45 – 11.15 Seminari kokkuvõtte tegemine, voldikute jagamine
11.15 – 11.45 Asjade pakkimine ning bussi viimine
12.00 – 13.15 Osalejate transportimine linna tagasi
Seminari ajakava peaks olema piisavalt sisutihe, et anda noortele kogu vajalik informatsioon välismaal õppimise-ja töötamisvõimaluste kohta ning seejuures arvestada loengute jooksul tekkinud küsimustega ja neile täpselt vastata. Oluline on, et loengutesarja kõrvalt jääks üritusel osalejatel aega omavaheliseks suhtlemiseks ja piisavalt vaba aega.

4.2 Projekti eelarve ja finantsplaan

Seminari läbiviimiseks vajalik kapital saadakse kahelt allikalt: Haridusministeeriumilt ja Tallinna Linnavalituselt, kes finantseerivad üritust enda eelarvetest eraldatud rahadega. Seminari “Noorte õppimis-ja töövõimalused välismaal” korraldab mittetulundusühing Eesti Noored ja seetõttu puudub seminaril osalustasu ning seminari viivad läbi vabatahtlikud, kes otsest rahalist kasu ürituse korraldamisest ja läbiviimisest ei saa.
Tabel 4. Rahavoo plaan
Sissetulek Haridusministeeriumilt
1750EUR
Sissetulek Tallinna Linnavalituselt
1000 EUR
Sissetulek kokku
2750 EUR
Haridusministeerium toetab ürituse läbiviimist 1750 euroga ja Tallinna linnavalitsus 1000 euroga. Seega kokku sponsoreeritakse üritust 2750 euroga. Selle eest tasutakse transpordi, majutuse , toitlustuse ning tehnika eest (vt tabel 5).
Tabel 5. Eelarve
Kulu
Ühik
Hind
Arv
Summa
Transport majutusasutusse ja tagasi
Tükki
225EUR
2
450EUR
Majutusasutuse rent
Tükki
1000EUR
1
1000EUR
Tehnika rent
Tükki
550EUR
1
550EUR
Toitlustus
Tükki
150EUR
5
750EUR
Kokku
2750EUR
Haridusministeeriumilt ja Tallinna linnavalitsuselt saadud kapital kasutatakse ainult eesmärgipõhiselt ning ürituse läbiviimiseks. Projektimeeskond korraldab seminari vabatahtlikkuse alusel.
19