Motivatsioon ja sekretäritöö (0)

TALLINNA MAJANDUSKOOL
Ametnikutöö osakond
Meery-Heleen Pikkor
SR118
KURSUSETÖÖ
Motivatsioon ja sekretäritöö
Juhendaja : Anne Ilp
Tallinn 2013
AUTORIDEKLARATSIOON
Olen koostanud antud töö iseseisvalt. Kõik töö kasutaud materjali ja muud allikad on välja toodud. Käesolevat tööd ei ole varem esitatud kaitsmisele kusagil mujal.
Kuupäev:
Autor: Allkiri :

SisukorD

SisukorD 4
SISSEJUHATUS 5
1. MOTIVATSIOON 6
1.1 Motivatsiooni olemus 6
1.2 Motivatsiooni tõukejõud 7
1.3 Hüvitiste tüübid 9
2. SEKRETÄRITÖÖ OLEMUS 12
2.1 Motivatsiooni kadumine sekretäritöös 13
2.2 Motivatsiooni leidmine sekretäritöös 15
2.3 Juht, kui motivatsiooni tekitaja 17
3. SEKRETÄRI JA JUHI KOOSTÖÖ 19
KOKKUVÕTE 21
KASUTATUD ALLIKAD 22
SISSEJUHATUS 4
1. MOTIVATSIOON 5
1.1 Motivatsiooni olemus 5
1.2 Motivatsiooni tõukejõud 6
1.3 Hüvitiste tüübid 8
2. SEKRETÄRITÖÖ OLEMUS 12
2.1 Motivatsiooni kadumine sekretäritöös 13
2.2 Motivatsiooni leidmine sekretäritöös 15
2.3 Juht, kui motivatsiooni tekitaja 17
3. SEKRETÄRI JA JUHI KOOSTÖÖ 19
KOKKUVÕTE 21
KASUTATUD ALLIKAD 22

SISSEJUHATUS

Valisin teemaks motivatsioon sekretäritöös. Kuna töötas ise ettevõttes, kus on antud teemaga puudused, siis püüan koguda vajalikku informatsiooni antud teema kohta, et meie ettevõttes paraneks motivatsioonitase. Toon välja motivatsiooni tähenduse, kuidas parandada motivatsiooni ja miks tekkib näiteks sekretäritöös rutiin ja kuidas ennast motiveerida , ja kuidas peaks seda tegema ettevõtte juht. Leian, et see teema on igati aktuaalne nii sekretäride töös kui ka individuaalselt.
Ühiskond ei kahtle, et kõige olulisem resurss iga firma jaoks on ettevõtte oma töötajad. Siiski paljud juhid ei tea, kui raske on juhtida seda ressurssi. Mida efektiivsem ja tõhusam on iga töötaja töö, seda edukam on ettevõte.
Tööga rahulolu tekkib siis, kui töö toob tulemust, valitsevat head suhet ja jätkub ka ruumi isiklikuks arenguks. Sekretäri töös on olulisel kohal ka oskus ise püstitada eesmärke ja hinnata oma tööd. Sekretäri töö võib sisaldada palju erinevaid tööfunktsioone ja erineva tasemega vastutust. Tööülesannete mitmekesisus nõuab kiiret ja paindlikku tegutsemist , korrektsust, täpsust, pigetaluvust nong oskust planeerida oma tööd ja aega. Rahulolu tööga ja töökohaga tekib siis, kui töötaja näeb oma tegevuses resultaate.
Olulist rolli mängib töö vajalikkus ja sekretäri tähtsus organisatsioonis. Rahuldust pakub iseseisvus ja autonoomia oma tegevuses. Tööga rahulolematuse põhjus võib viia alla motivatsiooni. Kuna sekretäritöö on enamjaolt üks ja seesama töö igapäevaselt, siis tuleb püstidada endale eesmärgid, panna paika kava mis motiveerib sind tegutsema ja selles kõiges peab kaasa aitama juht. Kui juht ei motiveeri oma töölisi siis kollektiv pole püsiv, toimub tihti tööliste vahetus ja see ei jäta firmast head muljet. Ülemus peab toime tulema nii praktiliste ülesannetega, näiteks eelarve täitmine kui ka emotsionaalsete ülesannetega nagu positiivne motiveerimine . Rahulolu oma töö ja ametiga põhineb efektiivsel koostööl.
Peamine motiveeriv tegur on palk, kuid on olemas ka palju teisi tegureid, mis panevad töötajat tööle. Praegu kindla isiku motiveerimiseks on tohutult võimalusi ja nende hulk pidevalt suureneb.

1. MOTIVATSIOON

1.1 Motivatsiooni olemus

Motivatsiooniks nimetatakse inimese tegevust mõjutavaid sisemisi motiive, stiimuleid, põhjusi ja jõude. Motivatsioon tähendab töötaja soovi rakendada oma võimeid see tähendab teadmised, oskused ja energia minigi konkreetse eesmärgi saavutamiseks.
Motivatsioonli on oluline koht juhtimis- ja eestvedamisteooriates ning nende praktilisel rakendamisel. Töötajate motiveerimine on tõhusa juhtimise ja eestvedamise eelduseks .
Motiivid on kui inimese sisemised seisundid ja jõud, mis panevad ta tegutsema, kontsenteerides inimenergia mingite eesmärkide saavutamiseks. Motiivid on inimese vajaduse konkretiseeritud vorm tegelikkuses, milleks võib olla mingi objekt, mis õrgitab inimest sihikindlale tegevusele, määretles kindlaks suuna, mille poole püüda.
Juhid tuginevad töötajate motiveerimisel ametlikule võimule, saksioonidele ja hüvitistele. Olulisel kohal on kontrollil põhinev töösoorituse hindamise ja töötasustamise süsteem.
Motivatsiooni võib liigitada mikro- ja maktomotivatsiooniks. Mikromotivatsioon seondub inimese käitumisega organisatsioonis, markomotivatsioon on seotud aga ühiskonna mõjudega sealhulgas organisatsiooni makrokeskkonna teguridega ja ühiskonnas valitsevate väärtuste, eetika ja tõekspidamisetega. Motiveerimisel tuleb otsustada, kas asetada rõhk töötajate esmaste vajaduste väljaselgitamisele ja nende raduldamisele või tugineda töösuhete kujundamisele, töötajate loomevõime arendamisele ja saavutusvajadustele.
Enamus inimese teadlikke tegevusi on sihipärased. See tähendab, et need tegevused on planeeritud ja neil on konkreetne eesmärk. Rahvasuus nimetatakse sihipärast ja visa konkreetse eesmärgi nimel tegusemist tahtejõu ilminguks, psühholoogid nimetavad seda motivatsiooniks. Sõna pärineb ladina keelest motus (liikumapanev jõud, tung, aje, hoog ). Motivatsioon on inimese sisemised ajendid , põhjused ja jõud, mis mõjutavad inimese tegevust. Motivatsioon jaguneb sisemiseks ja välimiseks.
Sisemiselt motiveeritud käitumise algallikaks on psühholoogilised vajadused ning antud käitumise poolt tekitatud rahulolu. Väliselt motiveeritud käitumise põhjused sõltuvad nimetatud käitumisest.
Kust tuleb motivatsioon?

• Iga inimese motiveeritus algab tema mõtlemisest ja suhtumisest.
  
• Eelkõige mõjutab motivatsiooni töö, mida inimene teeb.
  
• Pühendumine. Selle juures on ülioluline, et inimene töötaks ettevõttes, mille väärtused, keskkond ja teised töötajad talle sobiksid.
  
• Oskus õppida tehtud vigadest ja seejuures võime säilitada oma tahet.
  

Töötajat motiveerib:

• Huvitav töö, sõltumatus.
  
• Usaldus ja head suhted, tunnustus.
  
• Juht, kes oskab töötajaid panna tundma oma tähtsust üksikisikuna.
  
• Tasustamine, mis on seotud töö tulemustega.
  
• Juhtkonna tagasiside töö ja selle tulemuste kohta.
  

Töötajat ei motiveeri:

• Juht, kes annab harva tagasisidet.
  
• Juht, kes seab halvasti eesmärke.
  
• Madal palk.
  
• Juht, kes valetab, vassib ega täida antud lubadusi
  

1.2 Motivatsiooni tõukejõud

McClelland motivatsiooni tõukejõudude teooria

Inimestel on teatud motivatsiooni tõukejõud (tugev soov millegi suhtes), mis lähtub kultuurilisest keskkonnast, milles nad elavad. Need tõukejõud mõjutavad seda, kuidas inimesed näevad oma tööd ja elu. David McClelland Harvardi Ülikoolist arendas välja klassifikatsiooniskeemi kolmest domineerivast motivatsiooni tõukejõust: saavutus, kuulumine ja võim ning esitas nende tähenduse motivatsioonile.
Saavutusmotivatsioon . Motivatsiooni tõukejõud, mis sunnib inimesi püstitama ja saavutama väljakutsuvaid eesmärke. Saavutus on olulisem kui tasu selle eest. Saavutusvajadusega inimene töötab jõudsamalt, kui ta tunneb usaldust, tal on soov teha midagi paremini ja efektiivsemalt. Nad eelistavad väljakutset probleemi kallal töötamisel ja isiklikku vastutust edu või ebaedu eest. Nad väldivad tööülesandeid, mida nad tajuvad väga kerge või väga raskena. Kui on enamvähem võrdne võimalus eduks ja ebaeduks, siis on võimalus kogeda edukat saavutamist ja rahuolu oma jõupingutusest.
Kuulumismotivatsioon. Inimese soov sõbralike ja lähedaste inimestevaheliste suhete järele. Sotsiaalsusvajadusega inimesed soovivad teistele meeldida ja olla nende poolt aktsepteeritud. Nad otsivad sõprust, eelistavad pigem koostöösituatsioone kui võistluslikke olukordi ja soovivad vastastikusel mõistmisel põhinevaid suhteid. Kõrge kuulumismotivatsiooniga juhtide võib olla raskusi olla efektiivne juht. Sotsiaalset dimensiooni ületähtsustades võib juhil olla keeruline anda väljakutsuvaid tööülesandeid, suunata tööd ning jälgida tööefektiivsust.
Võimumotivatsioon.Võimumotivatsioon on tõukejõud mõjutada teiste käitumist, kontrollida ja muuta olukordi. Võimumotivatsiooniga inimesed soovivad mõjutada oma organisatsiooni ja on valmis selleks riske võtma. Kord kui võim on omandatud, kasutatakse seda kas konstruktiivselt või destruktiivselt.
Võimumotivatsiooniga inimesed on suurepärased juhid, kui nende tõukejõud on  institutsionaalne võim isikuvõimu asemel. Institutsionaalne võim on vajadus mõjutada teiste käitumist selliselt , et see on hea kogu organisatsioonile. Isikuvõimuga töötaja pigem kaotab teiste töötajate usaldust ja austust ning võib olla organisatsiooni ebaedukas liider.
Motivatsiooni tõukejõudude tundmine võimaldab juhil mõista iga töötaja töössesuhtumist. See võimaldab valida iga inimese jaoks sobivaima inimese.´
Kui vaadata lähemalt, mis on organisatsioon ja kuidas see töötab, siis võib leida sellest sadu ja tuhandeid tööülesandeid. Ülesanded on koondunud töökohtadesse. Töö kujundamine on ülesannete koondamine töökohtadesse. 
Töötsooni laiendamine. Kui töö on kitsalt spetsialiseeritud, näiteks tootmisliinil, on töötajate motiveerimine tõeline väljakutse. Üks võimalusi spetsialiseerimisest tulenevate puuduste kõrvaldamiseks on töötsooni horisontaalne laiendamine tööulatuse suurendamise kaudu. Tööulatus on erinevate tööülesannete arv ühel ametikohal ja sagedus, millega need korduvad. Sellist tüüpi töökujundamise valik on töötsooni laiendamine.
Töö rikastamine . Teine lähenemine töökujundamises on vertikaalne laiendamine, lisades töökohale näiteks vastutust planeerimises ja arendamises. Töö rikastamine suurendab töö sügavust, mis on töötajatel olev kontrollimäär oma töö üle. 
Töö karakteristikute mudel võimaldab analüüsida ja võrrelda erinevaid töökohti organisatsioonis ning luua töökohti, mis on oma olemuselt motivatsiooni pakkuvad. Töö karakteristikute mudelis on viis töö omadust. Iga töökohta saab kirjeldada järgmiste karakteristikute abil: 

• Oskuste mitmekesisus – kui palju nõuab antud töökoht erinevaid tegevusi, kui palju on töötajal vaja erinevaid teadmisi ja oskuseid. 
  
• Ülesande terviklikkus – kuivõrd on tajutav töökoha ja töö osa tervikus, konkreetses tootes , teenuses või tulemuses.
  
• Ülesande tähtsus – kui oluline on antud töö, milline on selle mõju teiste inimeste elule või tööle
  
• Iseseisvus – kuivõrd kindlustab töökoht inimesele reaalse vabaduse, sõltumatuse ja diskreetsuse töö plaanimisel ja kasutatavate töövõtete kindlaksmääramisel.
  
• Tagasiside – millisel määral saab töötaja antud töökohal oma töö efektiivsuse kohta otsest ja selget tagasisidet
  

Kolm esimest omadust loovad töö tähendusrikkuse. Iseseisvus annab vastutuse tulemuste eest ja tagasiside kaudu saab töötaja teada, kui efektiivselt ta töötab.
Mida rohkem on töökohal neid omadusi, seda suurem on töötaja motivatsioon, tootlikus ja töörahulolu. Töö karakteristikud võimaldavad arvutada motivatsioonipotentsiaali antud töökohal ja kujundada motiveerivaid töökohti.

1.3 Hüvitiste tüübid

Välised hüvitised
Sisemised hüvitised
Individuaalsed hüvitised
Preemia, lisatasu
Eneseteostus
Organisatsioonilised hüvitised
Soodustus
(kindlustushüvitis)
Organisatsiooni liikmeksolek
Tabel: Hüvitiste tüübid
Sisemised hüvitised (intrinic rewards) on seotud inisese seesmise rahuldusega, mida ta tunneb tööprotsessis. Individuaalseks sisemiseks hüvitiseks võib näiteks olla probleemi lahendamine, millest ka teised kasu saavad. Keeruka ülesande täitmine võib tekitada aga meeldiva saavutustunde ja inimene tunneb end kompententsena. Sisemine hüvitis on indiviidi poolt seesmiselt tunnetatav, võimaldades tal ennast paremini määratleda.
Välised hüvitised (extrinsic rewards) antakse teise inimese (juhi) poolt ning need koosnevad eelkõige töötasust ja edutamisest. Välised küvitised võimaldavad inimestel rahuldada oma esmavajadusi ning nad on tavaliselt seotud konkreetse tööülesande täitmisega.
Organisatsioonilised hüvitised (system- wide rewards) on kõigile töötajatele ühised. Väline organisatsiooniline hüvitis on näiteks soodustus või kindlustushüvitis töötajatele. Sisemine organisatsiooniline hüvitis võib olla uhkusetunne töötamisest soliidses ja edukas organisatsioonis.
Individuaalsed hüvitised ( individual rewards) on organisatsioonis töötavate inimeste vahel erinevad. Väline individuaalne hüvitis on näiteks individuaalne preemia (lisatasu), sisemine individuaalne hüvitis aga eneseteostuse tunne mingil töökohal.
Mitmekesise tööjõu mõtiveerimine.
Et suurendada motivatsiooni tänapäeva mitmekesise tööjõu hulgas, tuleb juhtidel mõelda paindlikkusele. Näiteks, uuringud näitavad, et iseseisvus on meestele tähtsam kui naistele. Vastandina, võimalus õppida, sobivad töötunnid ja head inimestevahelised suhted on tähtsamad naistele. Juhtidel tuleb tunnistada, et see, mis motiveerib täistööajaga töötavat kahe lapsega üksikema, võib olla väga erinev üksiku noore, osalise tööajaga töötaja vajadustest või vanema töötaja vajadustest, kes teenib töötades pensionilisa. Töötajatel on erinevad isiklikud vajadused ja eesmärgid, mida nad loodavad rahuldada läbi oma töö. On vaja erinevat tüüpi hüvitusi mitmesuguse vajadustega töötajate motiveerimiseks. Sõltuvalt tööjõuturu tingimustest, töö liigist ja töötajate eelistustest , võivad juhid rakendada lühendatud töönädalat, paindlikku tööaega, kaugtööd.
Töötasu tulemuslikkus alusel.
Töötajate töötasu on seotud nende töö tulemuslikkusega. Tulemuslikkuse mõõtmiseks võib kasutada individuaalset tootlikkust, meeskonna või töörühma tootlikkust, osakonna tootlikkust või kogu organisatsiooni kasumit. Töötasu tulemuslikkuse alusel on tõenäoliselt kõige sobivam ootuste teooriaga. Inimesed tajuvad tugevat seost oma tulemuse ja selle eest saadava hüvituse vahel. Kui hüvitused on seotud ainult mittetulemuslike faktoritega, nagu staaži, töökoha või üldise palgatõusuga, siis töötajad tõenäoliselt pingutavad vähem.
Avatud juhtimine.
Motivatsiooniline lähenemine, mille puhul organisatsiooni finantsseisud ("raamatud") on avatud kõigile töötajatele. Avatud juhtimise eesmärk on panna töötajaid mõtlema nagu omanikud, kes näevad, millist mõju nende otsused ja tegevused avaldavad finantsseisule. Kuid, kuna enamikul töötajatel ei ole teadmisi või tausta finantsseisu mõistmiseks, tuleb neid õpetada, kuidas lugeda ja aru saada organisatsiooni finantsseisust.
Professionaalide juhtimine.
Professionaalsed töötajad on pühendunud oma tegevusalale. Nad on sageli lojaalsemad oma erialale kui tööandjale. Et olla kaasaegsed oma alal, vajavad nad regulaarset täiendamist. Mis motiveerib professionaali? Raha ja edutamine ei ole nende prioriteedid. Nad on tavaliselt hästi makstud ja nad naudivad oma tööd. Neile meeldib leida probleemidele lahendusi. Parim hüvitus nende töös on töö ise. Professionaalid väärtustavad ka toetust. Neile tuleks anda väljakutsuvaid projekte, iseseisvust, neid tuleks hüvitada koolitusvõimalustega, tunnustada ja väärtustada nende tööd.
Ajutiste töötajate motiveerimine.
Ulatuslikud koondamised on suurendanud osalise tööajaga, lepinguliste jt. ajutiste töötajate hulka. Ajutistel töötajatel ei ole seda turvalisust ja stabiilsust, mis on alalistel töötajatel, nad ei samastu organisatsiooniga ega ole pühendunud nagu teised töötajad. Mõnede väheste eranditega (tudengid, töötavad emad, pensionärid jne), ei ole töötajad ajutised omal valikul. Mis motiveerib ajutist töötajat? Nähtavasti alaline töö, võimalus seda edaspidi saada. Koolitusvõimalus. Kui töötaja näeb, et töö, mida ta teeb, aitab arendada tema konkurentsivõimelisust, siis motivatsioon suureneb. 
Madala kvalifikatsiooniga, miinimumpalgaga töötajate motiveerimine.
Üks lõks, kuhu juhid langevad, on arvamus, et inimesi saab motiveerida ainult raha abil. Kuigi raha on tähtis motivaator, ei ole see ainus, mida inimesed ihaldavad ja mida juhid võivad kasutada. Üks, mida paljud ettevõtted kasutavad, on töötajate tunnustamise programmid, nagu "kuu töötaja" valimine koos vastava tseremooniaga või teised töötajate saavutuste tähistamised. Oluline on ka kiitus, kuid seejuures tuleb olla kindel, et see on siiras ja õige asja eest.

2. SEKRETÄRITÖÖ OLEMUS

Sekretäritöö on äärmiselt tänuväärne – hea sekretäri teeneks on see, kui kogu asjaajamine ja kontorikorraldus laabub tõrgeteta ning juhid ja spetsialistid võivad muretult pühenduda oma põhitööle. Ta oskab asutuses luua sõbraliku ja positiivse õhkkonna, mis soodustab efektiivset tööd, kuid ei jää märkamata ka külalistele. Sekretär on ühenduslüliks kontori ja välismaailma vahel.
Sekretärid tegelevad ettevõtte või organisatsiooni dokumendihalduse ning nii asutusesisese kui asutustevaheliste suhete korraldamisega. Nende kohustuseks on juhi/juhtide poolt antud ülesannete täitmine. Sekretärist oleneb juhtide ja teiste töötajate vaheline infoside, ta on esmases kontaktis ettevõtte külaliste ja klientidega. Sekretäri ülesanded võivad olenevalt konkreetsest töökohast olla erinevad.
Sekretäri põhilised tööülesanded on: telefonile vastamine, vastava info edastamine ; kirjavahetuse korraldamine – saabunud posti sorteerimine, posti suunamine konkreetsele saajale , kirjade koostamine ja saatmine posti, interneti või faksi teel; lähetustega seonduv asjaajamine; büroos majandusalaste tööde ja suuremahuliste koristustööde algatamine, vastavate teenuste tellimine ja nende täitmise kontrollimine; dokumentide tõlkimise korraldamine; ajakirjanduse tellimine ja jälgimine ning vajaliku informatsiooni edastamine; organisatsiooni esitlusteks vajalike dokumentide, materjalide vormistamine; majanduskaupade ja bürootarvete vajaduse väljaselgitamine, tellimine ja nende üle arvestuse pidamine; ühisürituste korraldamine; juhi korraldusel ühekordsete ülesannete täitmine. Siia hulka kuuluvad koosolekute protokollimine, paljundustööde tegemine, külaliste esmane vastuvõtt ja kohvi serveerimine , samuti juhi kohtumiste kokkuleppimine ja koos­kõlastamine ning väiksemate vastuvõttude ja kohtumiste korraldamine.
Tänapäeva sekretäridelt oodatakse sageli enamat kui ainult ülaltoodud ülesannete täitmist. Juhiabina tuleb sekretäril tegeleda märksa keerukamate ülesannetega. Ta peab valdama vald­konna terminoloogiat ja tundma seadusandlust, et vormistada vajaminevat doku­men­tatsiooni. Sekretäride töökohaks on tavaliselt kontor. Sekretäride töökeskkond peab olema puhas, hea valgustuse, hea ventilatsiooni ja vajaliku temperatuuriga, õhutatud ning mõjuma nii töötajale kui asutuse külastajale meeldivalt ja turvaliselt. Arvestada tuleb sellega, et töö toimub inimeste keskel, teiste silma all. Sekretär on see, keda inimesed kontorisse sisenedes kõige esimesena kohtavad, mistõttu kasutatakse sekretäride puhul tihti märksõna “kontori visiitkaart“. Sekretär peab olema valmis pidevalt inimestega suhtlema , olema kõigile nähtav. Olenevalt sekretäritöö kvalifikatsioonist on sekretäride töötingimused erinevad, seega võib sekretäri töölaua asukohaks olla nii asutuse fuajee kui ka selleks eraldi ettenähtud töökabinet.
Kuna töö on valdavalt istuva loomuga, võivad sellest tulenevalt kimbutama hakata seljahädad ja teised vähesest liikuvusest tingitud tervisehäired. Suur koormus langeb ka silmadele, sest põhiline töö toimub arvutiekraani ees.
Sekretäride peamised töövahendid on erinevad kontoritarbed, sidepidamisvahendid ja büroo­tehnika.
Tööpäeva 8-tunnine pikkus ja töönädala kestus esmaspäevast reedeni ei ole üldine. Sõltuvalt ettevõtte tegevusalast võivad tööpäevad ka pikemad olla, mistõttu ei ole harvad juhused, kui tuleb tööl käia ka puhkepäeviti. Ületundide tasustamist ja kohalolekut puhkepäevade ajal reguleerib vastav seadusandlus ning sõlmitud tööleping.

2.1 Motivatsiooni kadumine sekretäritöös

Miks kaob sekretäritöös motivatsioon, see küsimus on minu töö peamine küsimus. Olen eelnevalt pikalt kirjutanud motivatsioonist. Olen arvamusel, et sekretäritöö on igapäevaselt üks ja seesama, korduvad tööülesanded ja vahel ka mingid lisaülesanded.
Käisin oma teisel sekretäritöö praktikal ja praktikal olles tekkis mul rutiin sellel ametikohal, kui tekkib rutiin kaob ka motivatsioon, eriti kui ülemused ei kiida ja kui ettevõttes ei ole mõelda tööliste motiveerimise peale. Esimesel prakrikal ei tekkinud rutiini, kuna kõik oli uus ja ei osanud enamus asju, aga teisel oli juba teisiti, olin töö käiku näinud ja teadsin mida tegema pean.
Ettevõttes kus ma hetkel töötan, on sama probleem, meil on müügisekretäri ametikoht , müügisekretäri igapäevasteks ülesanneteks on:

• Ettevõtte poolt pakutavate toodete tutvustus ja müük klientidele.
  
• Müügidokumentide korrektne ja täpne vormistamine.
  
• Regulaarne suhtlemine ettevõtte klientidega, nende murede ja soovide lahendamine ning klientidelt tellimuste kogumine.
  
• Tellimuste edastamine lattu ja klientide poolt tellitud kauba transpordi organiseerimine.
  
• Klientide võlgnevuste jälgimine ja klientide teavitamine võlgnevustest.
  
• Müügiaruannete koostamine.
  
• Kursis olemine ettevõttes teostavate tööde toimumise, iseloomu ja kestusega. Kõigi ettevõtte poolt pakutavate toodete tundmine ja klientidele informatsiooni jagamine toodete kohta.
  
• Osalemine ettevõtte turundusprojektide ettevalmistuses ja läbiviimises.
  
• Kirjavahetuse vahendamine ettevõtte ja juriidiliste isikute vahel, nimeliste kirjade edastamine ning väljuvate kirjade vormistamine ja postitamine.
  
• Olema teadlik ettevõtte juhi ja müügijuhi ajagraafikust.
  
• Olema kursis majandustegevusega riigis, aitama kaasa väliskontaktide loomisele ja arendamisele.
  
• Suhtlemine ettevõtte töötajate, klientide, äripartnerite ja muude füüsiliste ning juriidiliste isikutega, vahendamaks kõikvõimalikku vajalikku informatsiooni.
  
• Müügijuhi kohene informeerimine kõigist probleemidest ja takistustest, mis võivad
  

mõjutada ettevõtte majandustulemusi.

• Täitma teisi ettevõtte juhi ja müügijuhi poolt antud korraldusi, mis on seotud antud
  

ametikohaga.
Meie ettevõttes on kontoris koguaeg pinge õhus, keegi ei suhtle omavahel ja tööpäeva jooksul ollakse ainult töösse keskendunud. Kui ülemus on majas siis tema on alati nii endast väljas, kuna firmal ei lähe kõige paremini, ja selle olekuga mõjutab ta ka teisi. Ta ise ei näe firma puuduseid ja ei mõista miks töölised nii kiiresti vahetuvad. Olen paaril korral öelnud koosolekutel , et töötajaid tuleb kuidagi motiveerida. Motivatsioon kaob sellepärast, et koguaeg on üks ja seesama päevast päeva. Kui sa ise ei oska rutiinist välja tulla ja kui sinu ülemus selleks midagi ei tee, kaob motivatsioon sinu sekretäritöö.

2.2 Motivatsiooni leidmine sekretäritöös

Kuidas leida motivatsiooni? On olemas erinevaid motiveerimise teooriaid . Üks nendest on näiteks, McClelland motivatsiooni tõukejõudude teooria

Inimestel on teatud motivatsiooni tõukejõud (tugev soov millegi suhtes), mis lähtub kultuurilisest keskkonnast, milles nad elavad. Need tõukejõud mõjutavad seda, kuidas inimesed näevad oma tööd ja elu. David McClelland Harvardi Ülikoolist arendas välja klassifikatsiooniskeemi kolmest domineerivast motivatsiooni tõukejõust: saavutus, kuulumine ja võim ning esitas nende tähenduse motivatsioonile.
Usun ausalt , et McClellandi teooria toimib väga hästi, kuna iga inimene (sekretär) tahab saavutad midagi oma elus või töös. Lisaks kuhugile kuulumistunne annab nii palju juurde. Kui sa tunned neid tundeid, siis oled sa ka motiveeritud. Iga sekretär peab mingil määral tundma neid kolme tunnet .
Saavutusmotivatsioon. Motivatsiooni tõukejõud, mis sunnib inimesi püstitama ja saavutama väljakutsuvaid eesmärke. Saavutus on olulisem kui tasu selle eest. Saavutusvajadusega inimene töötab jõudsamalt, kui ta tunneb usaldust, tal on soov teha midagi paremini ja efektiivsemalt. Nad eelistavad väljakutset probleemi kallal töötamisel ja isiklikku vastutust edu või ebaedu eest. Nad väldivad tööülesandeid, mida nad tajuvad väga kerge või väga raskena. Kui on enamvähem võrdne võimalus eduks ja ebaeduks, siis on võimalus kogeda edukat saavutamist ja rahuolu oma jõupingutusest.
Kuulumismotivatsioon. Inimese soov sõbralike ja lähedaste inimestevaheliste suhete järele. Sotsiaalsusvajadusega inimesed soovivad teistele meeldida ja olla nende poolt aktsepteeritud. Nad otsivad sõprust, eelistavad pigem koostöösituatsioone kui võistluslikke olukordi ja soovivad vastastikusel mõistmisel põhinevaid suhteid. Kuuluvusmotivatsiooniga inimesed ümbritsevad end sõprade ja meeldivate inimestega. 
Kõrge kuulumismotivatsiooniga juhtide võib olla raskusi olla efektiivne juht. Sotsiaalset dimensiooni ületähtsustades võib juhil olla keeruline anda väljakutsuvaid tööülesandeid, suunata tööd ning jälgida tööefektiivsust.
Võimumotivatsioon. Võimumotivatsioon on tõukejõud mõjutada teiste käitumist, kontrollida ja muuta olukordi. Võimumotivatsiooniga inimesed soovivad mõjutada oma organisatsiooni ja on valmis selleks riske võtma. Võimumotivatsiooniga inimesed on suurepärased juhid, kui nende tõukejõud on institutsionaalne võim isikuvõimu asemel. Institutsionaalne võim on vajadus mõjutada teiste käitumist selliselt, et see on hea kogu organisatsioonile.Isikuvõimuga töötaja pigem kaotab teiste töötajate usaldust ja austust ning võib olla organisatsiooni ebaedukas liider.
Motivatsiooni tõukejõudude tundmine võimaldab juhil mõista iga töötaja töössesuhtumist. See võimaldab valida iga inimese jaoks sobivaima inimese.
Selleks, et motivatsiooni kadumise põhjusest paremini aru saada, tuleks analüüsida, millise motivatsiooniteguri puudumine Sind kõige rohkem häirib, ehk milline neist tegureist kõige olulisem on.
Motivatsiooni kahanemine on reeglina seotud töötaja poolt tajutud panuse/tulemuse ning motivaatorite vahelise tasakaalu kadumisega.
Siinkohal maksaks teada, milliseks hindab Sinu panust ja tulemust ülemus. Tavaliselt ongi koer just sinna maetud. Seda sama kinnitab ka hiljuti USAs läbi viidud uuring, mille kohaselt kipuvad juhid enamasti arvama , et töötajaid motiveerivad kõige rohkem hea palk, töökaitse ja hea töökeskkond ning edutamine; töötajad ise leiavad aga, et nad ootavad esmajärjekorrasisikupärast tunnustust, kindlustunnet tuleviku suhtes, osalemise võimalust tööd ja firmat puudutavate otsuste langetamisel ning abi isiklike probleemide lahendamisel.
Kuna Eesti juhid seavad endale enamasti eeskujuks ameerikalikud äritavad ja juhtimismeetodid, siis kehtivad selle uuringu tulemused ka Eesti kohta.
Töörahulolu ja motiveeritus kujunevad ettevõttes selliseks, milline on organisatsiooniline keskkond ehk juhtide poolt tööks loodud tingimused. Juhid on need, kes oma käitumisega paratamatult demonstreerivad, mis on kellelegi lubatud ja mis keelatud (keda mille eest tunnustatakse või tunnustamata jäätakse, kellele mida lubatakse või keelatakse). Alluvate motivatsiooni on võimatu kujundada “paremaks” kui seda on näiteks juhi enda motivatsioon tööd teha, küll aga võib see valede juhtimisotsuste mõjul kujuneda halvemaks või hoopis kaduda. Et kogu olukorda ootuspärases suunas mõjutada, tuleks juhiga läbirääkimistele asuda: rõhutada fakte oma hea töö kohta, millega ka ülemus nõustub; kujundada ühtne arusaam, kuidas peaksid oma tööd tegema.
Kui selles osas ollakse ühele meele jõutud, on alust teatada, milliseid samme ootad ülemuselt oma motivatsiooni tõstmiseks.
Sekretär on ettevõtte nägu, kui sinu firmasse astub sisse klient , siis tihtipeale ootab teda ees sekretär. Sekretär peab olema motiveeritud oma tööd tegema, ja selleks ei pea ta üksi pingutama, vaid peab ka firma juht pingutama. Kuna temale on väga tähtis mis mulje jääb firmast. Firma juht peab mõtlema erinevaid viise kuidas motiveerida oma töölisi tööle. Arvan, et iga töölisega on võimalik leida mõlemale sobiv motiveerimismeetod. Ja kui seda ei leita, järelikult juhti ei huvita kas ta tööline on motiveeritud tööle ja kui ta teab et tegemist on sellise tööga, kus kaob kiiresti motivatsioon. Meie ettevõttes on täpselt selline tunne ja sellest on väga kahju. Kuna ainult sekretär ei tunne nii, vaid ka teised töölised.

2.3 Juht, kui motivatsiooni tekitaja

Juhi roll motiveerimisel:

• Innustaja
  
• Motiveerimise võtmeisik
  
• Töötajal aitab edasi liikuda arenguvestlus
  
• Tunne ja kiida
  
• Õogete inimeste värvamine
  
• Hooli alluvate arvamusest
  
• Mooekonnatöö
  
• Info jagamine
  

Motivatsioon on teema millega puutume me kokku päevast päeva, kas siis me teadvustame seda endale või mitte. Üksinda töötades motiveerime me end ise, kuid meeskonnas või ettevõttes töötades. Juhi roll on oluline igas ettevõttes, juht peab teadma kuidas oma alluvaid motiveerida ja neid paremini tööle panna, et nad teeksid oma tööd innukumalt ja oleksid loovamad, kuid teisi motiveerida on väga raske ja vägisi seda teha ei saa. Töötaja peab olema ka ise valmis ja tahtma tööd teha ja olema vastuvõtlik meetoditele, millega püütakse teda motiveerida. Kui töötajad ei ole piisavalt motiveeritud ja neid ei hinnata piisavalt, siis võib see viia selleni, et lahkutakse töölt. Väga oluline on, et meil oleks häid ja motiveeritud sekretäre, kuna sekreär on ikkagi firma nägu.
Teisi inimesi motiveerida on keeruline ja mõnikord ka võimatu. Ainus mida ettevõtete juhid saavad teha, on luua sellised tingimused, mis innustavad inimesi töötama.
Motiveeritud töötajad ( sekretärid) annavad endast rohkem, kui neilt nõutakse. Nad ei piirdu ametijuhendi poolt esitatavate nõudmiste täitmisega ning ületavad oma võimete piire mitte selle pärast, et nad peavad seda tegema, vaid seetõttu, et nad tahavad. Motiveeritud sekretärid mitte ainult ei tee tööd korralikult, vaid veenduvad ka, et nende tegevus on õige
ja vajalik, ning teevad seda hea meelega.
Kui sekretärid on motiveeritud, siis nad tahavad anda endast palju rohkem, kui võib olla neilt nõutakse. Töötajad peavad olema niivõrd motiveeritud, et kui neil on võimalus valida, tegutsevad nad vastavalt organisatsiooni huvidele.

3. SEKRETÄRI JA JUHI KOOSTÖÖ

Hästi funktsioneeriva meeskonna eluline osa on juht. Selleks, et ärid luhta ei lähe, ei tohi kahe silma vahele jätta tulevase edu panuse andjaid, siis inimesi, kes hakkavad tööd organiseerima ja tegema.
Meeskonnatöö on väga tähtis ja võimalused selleks saab anda juht, kes tunneb hästi oma kollektiivi kui ka tema liikmeid eraldi. Tähtis on töötajate valik ja koostöö valmiduse suurendamine . Juht peab aru saama mitte ainult sellest, et aitamine on juhatamise põhifunktsioon, vaid ta peab andma meeskonnaliikmetele ka teada, et ta on kättesaadav ja et ka tema tahab neid aidata. Mõnikord ilmneb see abi toetuse ja empaatia näol, mõnikord ärakuulamisena. Palju olulisem on aga see, et inimesed saaksid ülesandeid, mis neile pinget pakuvad, et nad saaksid areneda õppides omaenda edust ning ka vigadest.
Igasugune nõustamine juhi poolt pole mitte hädavajadus kui aega on, vaid see annab häid tulemusi kui töötajaid õhutatakse tegutsema vastavalt nende võimetele. Inimesed hakkavad näitama oma kompetentsust, suurendavad panust ja nii kasvab ka tootlikkus ja ettevõtte tugevus. Vaid üksikud juhid suudavad väga tõhusalt töötada ilma sekretärita. Sekretärilt teeb ju asendamatut tööd kirjutades arvutil, vastu võttes sõnumeid, vastates telefonile, võttes vastu külalisi, korraldades kokkusaamisi ja tellides reisipileteid. Kõige olulisemaks võib pidada aga seda, et sekretär teab sageli väga palju juhtimisest, majandusest ja ärielu puudutavate küsimustega seotud asjadest.
Sekretär on pädev oma ametialal ja tal on märkimisväärne mõju juhile ja kogu ettevõtte
heaolule. Panus, mida sekretär tegelikult annab, on muidugi hoopis suurem kui eelpool öeldud. Juhi ja tema sekretäri vahelistel suhetel on väga suur tähendus, mis tuleb eriti esile siis kui ülesannete täitmisel nõutakse efektiivsust .. Kõigi tasemete juhid töötavad tänapäeval üha suurema pinge all. Paljudel neist on ka juba sellised sekretärid, kes on valmis töötama täispingega kui selle järele vajadus tekib. Mitmelgi põhjusel teevad ülemused neile raskeks sellise töö leidmise, mis pakuks rahuldust või oleks vaeva väärt.
Kõik juhid ei nõua sekretärilt sugugi samu oskusi. Juhtide töö on erinev ja seepärast on erinev ka sekretäride töö. Et partnerlus toimiks meeskonna mõlema osapoole huvides, on vaja, et nii sekretär kui juht mõistaksid üksteise rolle. Iga sekretäri töö erineb teise omast.
Eestimaal on traditsiooniliselt juhi ja sekretäri koostöö laabumises kajastunud sekretäri hea väljanägemine, käitumine, meelerahu ja silmavaade. Kui iga tööpäev algab rõõmsa tõdemusega, et tööle on meeldiv tulla, sest sekretäri vajatakse ja oodatakse, siis laabub ka töö rõõmsameelselt. Sellisena pole raske olla ettevõttes tunnustatud ja sõbralik perenaine . Niisuguse olemisega sekretäri silmates hindab ka ettevõtte külastaja kindlasti asutuse kultuuri, edukuse ja sisekliima positiivseks . Ka kolleegid saavad juhi jutule tulles julgust , sest sekretäri suhtumisest mõistetakse väga tihti juhi soosingut või siis sallimatust.
Eduka koostöö tagab Eesti ettevõtete juhtide arvates :

• sekretäri ametialane kompetentsus
  
• tema distsipliin
  
• nägus ja puhas välimus ning heatujulisus.
  

Äärmiselt tähtis on sekretäri informeerida nii enda kui asutuse plaanidest ja töökorraldusest.Sekretäri autoriteedi tagab peaasjalikult juhi isik. Juhi edukuse tagab suures osas tema korralik pere-elu. Hea sekretär on aga kodus eeskujulik perekonnaliige.
Enamasti ei kasuta juhid sekretäri abi oma aja tõhusamaks kasutamiseks sugugi kõige otstarbekamalt. Suuremalt osalt kasutavad nad sekretäre telefonikõnede vastuvõtmiseks või nendele vastamiseks, tee või kohvi keetmiseks ja külastajate sissekutsumiseks. Sageli on juhid väga saamatud oma aja korraldamisel ja see avaldab suurt mõju ka sellele, kui tõhusalttöötavad nende sekretärid.
On levinud ka arvamus, et selle inimese aeg, kellele kõige rohkem makstakse, on olulisem kui selle oma, kellel vähem makstakse. Tegelikkuses on aga töötasu üsna vähe või üldse mitte seotud sellega, kui väärtuslik on konkreetse isiku aeg. Kõik see, mida juht teeb või tegemata jätab, mõjutab seda, kuidas tema sekretär oma aega korraldab. Juht peab oma tööd ja töösuhet sekretäriga korraldama nii, et mõlema töö oleks tõhus. Sekretäri aeg on sama väärtuslik kui juhi oma! Meeskonnatööl on väga palju kasulikke omadusi, kui neid mõistlikult kasutada.
Koos töötamine tekitab arusaama, et ollakse vastastikuses sõltuvuses. Kui inimesed saavad aru üksteise aitamise kasulikkusest ja sellest, et seda oodatakse, siis töötavad nad koos ja saavutavad ühiseid eesmärke. Juht ja sekretär peavad saama hästi läbi, ja nad peavad olema motiveeritud, sellest sõltub konkreetselt firma edu.

KOKKUVÕTE

Valisin teemaks „Motivatsioon sekretäritöös“, kuna meie enda ettevõttes puudub paljudel ametikohtadel motivatsioon ja töölised lahkuvad töölt. Toon oma töös välja motivatsiooni tähenduse ja olemuse, mida saab teha juht selleks, et motivatsioon ei kaoks, ja mis on täpsemalt sekretäritöö. Kui olen lahti seletanud ka sekretäritöö olemuse saavad kõik hästi aru miks tekkib näiteks sekretäritöös motivatsiooni puudus, seda võib juhtuda loomulikult kõikidel ametikohtadel, aga minu kursusetöös on lähtutud minu erialast .
Motivatsiooni protsess on kogu ettevõtte protsess. Kõik meetodid, mille abil motiveeritakse töötajat, kujunevad tavaliselt organisatsiooni siseselt. Lähtuda tuleb kogemustest ja ümbritsevast keskkonnast. Eesmärgiks on luua motiveeriv õhkkond.
See kuidas motivatsiooni leida, ei puuduta ainult sekretäri vaid, juht on motivatsiooni allika looja. Olen oma töös koguaeg arvanud, et ainult mina pean motivatsiooni endale ise leidma, aga tänu oma lõputööle sain aru, et ma ei saa seda üksi teha.

KASUTATUD ALLIKAD

Elenurm T. (2002). Tööõhkkond kujundab motivatsiooni.

Landsberg M. (2003). Motiveerimise kunst. Inspireeri ennast ja teisi.

Mölder E. (2001). Juhi abi ja juhi efektiivne koostöö.

Templar R. (2003) Töö mängureeglid

Malmberg K. (2005) Tahte tekitajad

Türk K. (2001) Eestvedamine

http://www.tlu.ee/files/arts/8104/K%C3%A4tl5c4b76b8ce8592a2bc720e9f8aa74190.pdf

http://sekretar83.onepagefree.com/?id=3760&onepagefree=5b37e69081251967f812ad9aaf6ddc56

http://web.ametikool.ee/jane/okj/?2._Motivatsioon:Juhtumianal%C3%BC%C3%BCs

http://web.ametikool.ee/jane/okj/?2._Motivatsioon

http://www.elvag.edu.ee/~ardo/praks/motivatsioon.pdf