Loogiline programmeerimine konspektid (0)

DOKUMENDIHALDUS
Dokumendihalduse  korraldamine
Iga  organisatsioon vajab tegutsemiseks informatsiooni ja jäädvustab eda oma 
tegevuse käigus loodud ja saadud dokumentides . Dokumendi on organisatsiooni mälu.
Informatsioon peab säilima ettenähtud aja jooksul ja olem kättesaadav ning kasutatav. 
Dokumentide haldamise all mõistetakse administratiivset tegevust, mille kaudu 
orgsnisatsioon loob, säilitab, kssutab, kaitseb ja eraldab temale kuuluvaid dokumente. 
Dokumendihaldus on asutuste kui ka äriettevõtete halduse ala, juhtimise ning 
strateegilise planeerimise oluline osa. Infoajastul  on informatsiooni hulk kiiresti 
kasvanud, arvutite kasutajad vajavad pääsu dokumentide juurde. Informatsioon on iga
organisatsiooni väärtuslik resurss , mida tuleb oskuslikult hallata.
Dokument- on mistahes teabekandjal jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud 
asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane 
faktide või tegevuse tõestamiseks.
Arhivaal-on dokument millele avalik arhiiv on andnud hindamise tulemusena 
arhiiviväärtuse. Arhivaal on osa rahvuslikust kultuuripärandist, säilitatakse püsivalt 
Rahvusarhiivis.
Dokumendi element- on informatiivelement, mis kuulub dokumendi  vormingu  
koosseisu.
Dokumendivorming- määrab viisi, kuidas dokumendi elemendid on organiseeriud, st
paigutatud  paberil  või esitatud faili siseselt.
Dokumendi elukäik- Dokumendi elukäigu mõiste. Kolme tsükli iseloomustus. 
Dokumendi elukäik kujutab toiminguid  dokumendiga alates dokumendi 
loomisest või saamisest kuni eraldamiseni dokumendisüsteemist (hävitamiseni
või arhiiviasutusse andmiseni).
Dokumendid  läbivad oma eluaja jooksul järgmised tsüklid:
 Aktiivse
 Väheaktiivse
 Mitteaktiivse 
1) Aktiivse elutsükli ajal on dokumendid töötajate käes, 
tööruumides.  Toimingud :
 Loomine/saamine ( asjajamiskord )
 Registreerimine ( dokumendiregister )
  Menetlemine  ( asjaajamiskord )
 Süstematiseerimine,  liigitamine  (dokumentide  loetelu )
 Korrastamine (asjaajamiskord)
 Arvestuse pidamine (asjajamiskord, ülevaade arhiivi 
koosseisu kohta)
 , mille puhul saab kindlaks tehaHoidmine 
(asjaajamiskord)
 Arhiveerimine (asjajamiskord)
 Üleandmine arhiivihoidlasse (asjaajamiskord)
2) Väheaktiivse elutsükli ajal on dokumendid üldjuhul 
arhiivihoidlas. Toimingud:
 Hoidmine (asjaajmiskord)
 Säilitustingimuste loomine (asjaajamiskord)
 Juurdepääsu tagamine/jälgimine (asjaajamiskord, 
dokumentide loetelu)
 Kasutamine (asjaajamiskord) arhiiviteatis  jne
3) Mitteaktiivse elutsükli ajal on dokumendidhoiul organisatsiooni
arhiivihoidlas kuni eralamiseni. Toimingud:
 Üleandmine arhiiviasutusele (asjaajamiskord), üle 
annab arhiivi moodustajad
 Hävitamine (asjaajamiskord, hävitamisakt)
Dokumendi omadused:
Autentsus - autentsuse tõestamiseks tuleb dokumenteerida dokumentide loomise, 
saamise, edastamise  ja menetlemise protseduurid. On vaja tagada et, 
1. Dokumentide  loojad on selleks volitatud ja identifitseeritavad
2. Dokumendid on kaitstud volitamata lisamise, kustutamise  ja muutmise eest.  
Autentne on dokumeent,  mille puhul saab kindlaks teha, et:
1. Dokument on just, see mis ta on mõeldud olema
2. Dokumendi loojaks või  saajaks  on isik, kes pidi selle looma või saatma
3. Dokument on loodud või  saadetud  ajal, mil see pidi loodama või 
saadetama.
Dokumendi autentsust peab olema võimalik kindlaks teha metaandmete kaudu:
  Usaldatavus -dokument on loodud pädeva isiku poolt ja tavapäraste 
vormielementidega
 Terviklikkus- dokument on täielik ja seda pole muudetud. Dokumenti tuleb 
kaitsts kogu tema elukäigu jooksul muutmise eest pärast selle allkirjastamist.
  Kasutatavus  – kasutatav on dokument, mille asukoha saab kindlaks teha 
elukäigu mis tahes tsüklis ja mis on kättesaadav, esitatav ja tõlgendatav.
Dokumendi  metaandmed - on dokumenti  kirjeldavad andmed, mis  luuakse  
dokumendisüsteemis. Need on andmed dokumendi registreerimise ja haldamise ajaloo
kohta.
Dokumendisüsteem- on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente 
ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. (EVS-ISO 15489-1:2004)
Dokumendihalduse õiguskeskkond:
  Arhiiviseadus
 Avaliku teabe seadus
 Digitaalallkirja seadus
 Märgukirjale ja selgiustaotlusele vastamise seadus
  Haldusmenetluse  seadus
 Töölepingu seadus
 Avaliku teenistuse seadus
 Raamatupidamise seadus
 Keeleseadus
  Karistusseadustik
 Äriseadustik

Arhiivieeskiri

Asjaajamisekorra ühtsed alused

EVS-ISO 15489:2004 Dokumendihaldus

EVS 8821-1:2006 Kiri
Organisatsiooni dokumendisüsteemi  alusdokumendid :
Tänapäeval puutuvad dokumentidega kokku kõik organisatsiooni töötajad, kes peavad
teadma oma kohustusi, ülesandeid ja õigusi dokumentide haldamisel.  Juhtkond  
kehtestab õigusaktidega kõigile organisatsiooni töötajatele täitmiseks kohustuslikud 
dokumentide haldamise alusdokumendid:
1. Asjaajamiskord – esitab nõuded organisatsiooni dokumentide haldamisele 
alates nende loomisest või saamisest kuni eraldamiseni arhiiviasutusse või 
hävitamiseni, samuti kasutajate ülesandeid dokumentide haldamisel
2. Dokumentide loetelu – kehtestab dokumentide  liigitamise  skeemi ja 
säilitamise tähtajad. Kõik dokumendid paigutatakse toimikutesse vastavalt 
dokumentide loetelule. Dokumentide loetelust saab teada juurdepääsupiirngud,
arhiiviväärtuse, toimikute asukoha ja haldamise eest vastutaja. Dokumentide 
loetelu abil saab kontrollida dokumendi elukäiku.
3. Tööprotsessi kirjeldused-koostatakse korduvate tegevusprotsesside 
korraldamise sätestamiseks. Tööprotsessikirjelduses kehtestatakse 
etapiviisiliselt dokumendiga teostatavad toimingud alates dokumendi 
loomisest kuni registreerimiseni, töötajatele tutvustamiseni ja dokumendi 
salvestamiseni (toimikusse paigutamiseni). 
Dokumentide loomine
Dokumendi koostamine 
Dokumendi
 Sisu sõltub juhtimisfunktsioonist, mille kohta dokument on välja antud
 Vorm peab vastama õigusaktides kehtestatud vorminõuetele
 Struktuur sõltub dokumendi liigist ja sisust
Dokument peab olema  vormistatud  korrektselt ja vastavuses konkreetse 
dokumendiliigi  vorminguga.  Ametlikud dokumendidvormistatakse paber-ja /või 
digitaalkandjale. Teabekandja  valikul  tuleb lähtuda dokumendi
 Liigist
 Säilitustähtajast
 Nõudest tagada tõestusväärtuse säilimine ettenähtud säilitustähtaja jooksul
  Arhiveerimise  võimalusest.
Paberkandjale vormistatakse dokumendid dokumendiplankidele. Plankidele 
vormistatakse:
  Ametikirjad
 Õigusaktid (käskkkirjad, korraldused)
  Protokollid
  Aktid  jt dokumendid
Plangile  ei vormistata õiguakti lisa.
Dokumendi  plank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud 
tühjad väljd teatud informatsiooni ülesmärkimiseks.
Ametikiri  koostatakse infovhetuse eesmärgil, adresseeritakse juriidilisele või 
füüsilisels isikule ja  saadetakse  adressaadile posti,  faksi  või e-posti teel. Ametikiri 
vormistatakse kahes eksemplaris: originaal  kirjaplangile  ja ärakiri samas formaadis 
puhtale  pberilehele. Ärakiri on vajalik selleks, et oleks võimalik kontrollida: mida, 
millest ja kellele kirjutati.  Ametikirja  vormingu elemendid on:
1. Autor- on kirja sisu eest otseselt  vastutav  organisatsioon või isik.
2. Logo/ vapp - on kirja  autorit  identifitseeriv visualne kujund. Asukoht:asub 
kirjapeaväljal, ei kasutata kirja taustana
3. Kasutusmärge- on kirja kasutamise korda tähistav märge, vormistatakse 
vajadusel. Eesmärk on tähelepanu juhtimine kirja üldisest korrast erinevale 
menetlemisele. Asukoht:vormistatakse suurte tähtedega adressaadi kohal.
4. Adressaat- on organisatsioon või isik, kellele kiri suunatakse. Asukoht: 
trükitakse umbes 5,5 cm kaugusele plangi ülaservast, nii et  aknaga  ümbriku 
puhul oleks adressaat aknast  tervikuna  näha. Rea pikkus ei tohi ületada 7,6 cm
plangi vasakust veerisest.
5. Aadress- on sideandmed, et kiri jõuaks adressaadini. Asukoht: kirja puhul 
adresaadi all aadressiväljal.
6. Pealkiri- on kirja  sisule  antud nimetus, et hõlbustada kirja leidmist ja eristada 
seda teistest dokumentidest. Asukoht:vormistatakse enne teksti, umbes 9,5 cm 
lehe ülaservast, rea  pikku  ei tohiks ületada täidetava pinna keskjoont. Kirja 
eriliigi puhul märgitakse see pealkirjaväljale suurtähtedega: AVALDUS, 
TÕEND, GARANTIIKIRI , SOOVITUSKIRI,  TEATIS , VOLIIRI, ÕIEND 
jne. Sellistel kirjadel pealkiri puudub.
7. Tekst- on kirja põhisisu, adressaadile informatsiooni edastamine. Asukoht: 
kaks kuni neli põhireavahet pealkirjast allpool.
8.  Allkiri - on kirja sisu selle eest vastutajaga siduv omakäeline allkiri või 
digitaalallkiri. Allkiri kinnitab dokumendi autentsust ja usaldusväärsust.Allkiri
ei ole kohustuslik informatiivse sisuga kirjades. Siis  piisab allkirjastaja 
andmetest. Aduoht: omakäeline allkiri asub pärast lõputervitust ja enne 
allkirjastajat selleks jäetud tühjadel põhireavahedel. Allkiri  kirjutatakse  täpselt 
ees-ja  perekonnanime  kohale, kasutades tindisulepead.
9. Allkirjastaja- on füüsiline isik, kellel on õigus anda allkirjja autorina või autori
nimel. Kirjal võib olla mitu allkirjastajat. Eesmärk on tuvastada allkirja 
andnud füüsiline isik.Element on kohustuslik sõltumata allkirja 
kohustuslikkusest. Allkirjastaja alamelementideks on: eesnimi,  ametinimetus  
või roll, organisatsioon, organisatsiooni allüksus. Asukoht:kolm kuni viis 
põhireavahet pärst teksti allkirja all.
10. Lisamärge- on märge kirjale lisatud dokumendile osutamiseks. Eesmärk on 
hõlbustada kirja terviklikkuse kontrollimist. Kui kirja tekstis on lisale  viidatud,
märgitakse ainult lisa lehtede ja eksemplaride arv. Kui kirjal on tekstis 
märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused, lehtede ja 
eksemplaride arv. Kui lisatud on üks eksemplar, siis eksemplaride arvu ei 
kirjutata. Mitme lisa  olemasolul  need nummerdatakse. Asukoht: 2-4 
põhireavahet allkirjstajast allpool.
11. Lisaadressaat- on organisatsioon või isik, kellele saadetakse kiri teadmiseks, 
mitte täitmiseks. Kasutatakse kui sama sisga  kirjaga  soovitakse  edastada  
informatsiooni adressadile ning teavitada asjasse puutuvaid kolmandaid 
isikuid, kellele see pole suunatud täitmiseks. Asukoht: 2-4 rida allpool 
allkirjastajat või lisamärget. Ruumipuudusel võib vormistda lisamärke 
kõrvale.
12.  Koostaja - on kirjakavandi ettevalmistanud isik. Elemendi olemasolu 
võimaldab adressaadil mugvalt ja kiiresti ühendust võtta kirja saatjaga, kui tal 
tekib küsimusi. Koostaja andmed vormistatakse kõigile väljasaadetavatele 
ametikirjadele, kui allkirjastaja ja koostaja on errinevad isikud. Kirjal võib olla
mitu koostajat. Koostaja andmed esitatakse järjekorras: ees-ja  perekonnanimi , 
telefoninumber, e-posti aadress. Asukoht: alatikontaktandmete välja kohal 
vasakul.
13.  Seosviit - on sissetulnud kirja kuupäev ja  viit . Seosviida eesmärgiks on 
hõlustada ühes asjas peetava kirjavahetuse haldamist, kuna element võimldab 
omavahel siduda algatuskirja ja  vastuskirja  ja muudab dokumendi 
registreerimise operatiivsemaks. Vormistatakse järjekorras: selgitav sõna Teie, 
saabunud dokumendi kuupäev, saabunud dokumendi viit. Asukoht:viiteväljal, 
adressadi esimese  reaga  samal kõrgusel ja ca 9,5 cm kaugusel plangi vasakust 
veerisest peale sõna Teie.
14. Kuupäev- on kirja lõpliku valmimise kuupäev, ajahetk, kui allkirjastaja on 
kirja aksepteerinud. Allkirjastatvatel kirjadel on kuupäevaks allkirja andmise 
kuupäev, allkirjastamisele mittekuuluva  kirj  kuupäevaks on registreerimise 
kuupäev. Kui kirjal on mitu allkirjastajat, loetakse kuupäevaks viimase allkirja
andmise kuupäev. Kuupäev märgitakse numbriliselt järjekorras-pöev, kuu, 
aasta. Päeva üldjuhul ei trükita, selle märgib allkirjastaja üheaegslt 
allakirjutamisega või  assistent  pärast dokumendi registreerimist. Vastuskirjas 
trükitakse kuupöev pärast sõna meie. Asukoht: adressaadi kolmanda reaga 
samal kõrgusel ja ca 9,5 cm kaugusel plangi vasakust veerisest.
15. Viit- on kirjale registreerimisel antud tähistus, mis osutab kirja kohale 
dokumendisüsteemis. Elemendi eesmärk on: hõlmata kiri dokumendisüsteemi,
tõestada registreerimine, hõlbustada dokumendi haldamist ja otsingut. 
Registreeritavatel dokumentidel on see kohustuslik element. Viida koosseisu 
kuuluvad:  sarja  tähis dokumentide loetelu järgi, doumendi järjekorranumber 
dokumendiregistri  järgi.
Avaldus- on dokument, millega isik pöördub tavaliselt isiklikes küsimustes 
organisatsiooni poole.  Avaldused jagunevad: töötajate avaldused (nt 
puhkuseavaldused) ja avaldused eraisikutelt väljaspool asutust (personalikonkursil 
osalemiseks). Avaldused vormistatakse valgele paberilehele formaadis A4. 
Halduakti mõiste-  Haldusakt  on haldusorgani poolt haldusülesannete 
täitmisel avalikõiguslikus suhtes üksikjuhtumi reguleerimiseks 
antud, isiku õiguste või kohustuste tekitamisele, muutmisele või lõpetamisele 
suunatud korraldus, otsus, ettekirjutus, käskkiri või muuõigusakt.
Käskkiri on organisatsiooni täidesaatva jakorraldava tegevuse põhidokument, mille 
annab välja juht ainujuhtimise põhimõttel vastavalt oma pädevusele, et lahendada 
organisatsiooni sisemisi reglementeerimist nõudvaid küsimusi. Käskkiri võib olla nii 
üld-kui üksikakt. Käskkirju antakse välja:
 initsiatiivkorras või
 kõrgemalseisva õigusjõu aktide(seaduste, Valitsuse määruste) täitmiseks.
Kestvuselt  on käskkiri ühekordne vüi kehtib samas küsimuse uue käskkirja 
väljaandmiseni.
Sisu järgi ja erinevatest säilitustähtaegadest tingituna jagunevad käskkirjad:
 põhitegevuse – käskkirjd (sisemise töökorralduse kohta), säiitatakse 
alatiselt
 personalikäskkirjad- (isikkosseisu kohta), säilitatakse 50 aastat
 puhkusekäskkirjad, säilitatakse 7 aastat
 lähetuskäskkirjad, säilitatakse 7 aastat
Käskkiri vormistatkse üldplangile või käskkieja plangile ühes eksemplaris või 
digitaalselt.  Erandiks  on distsiplinaarkäskkiri mis vormistatakse paberkandjale kahes 
originaaleksemplaris.
Käskkirja vormingu elemendid
Käskkirja vormingusse kuuluvad järgmised elemendid:
1. Dokumendiliigi nimetus KÄSKKIRI, trükitakse suurte tähtedega 14 
punktilises kirjas alates plangi vasakust veerisest ja 5,5 cm kaugusel 
dokumendi ülaservast.
2. Koostamise koht trükitakse nimetavas käändes plangi vasakust veerisest 
samale reale käskkirja kuupäeva ja numbriga, so 6,3 cm dokumendi servast
3. Pealkiri- vormistatkse alati õigusakti identifitseerimiseks ja see avab käskkirja 
väljaandmise eesmärgi. Ühel ajal ei saa kehtida kaks sama pealkirjaga 
õigusakti. Kui soovitakse kehtestada sama pealkirjaga käskkiri tuleb eelmine  
sama pealkirjaga õigusakt tunnistada kehtetuks. Pealkiri trükitakse vasakust 
veerisest ca 8,5 cm kaugusele dokumendi ülaäärest.
4. Tekst- peab olema  keeleliselt  orrektne, selgest sõnastatud, et dokumendi sisu 
oleks üheselt arusaadav ja kooskõlas kehtiva seadsusandlusega. Tekst 
trükitakse kaks kuni neli osa pealkirjast allpool ja koosneb üldjuhul: 
 Motiveerivastosast- vormistatakse käskkirja väljaandmise aluseks 
olnud seaduse avaldamismärge
 Korralavast osast- motiveeriva korraldava osa vahele jääb üks tühi 
rida. Korraldava osa tekst esitatakse käskivas vormis ainsuse esimeses 
isikus . Käskkirja täitmise tähtaeg vormistatakse soovitavalt uuelt 
realt.Kui korraldavas osas antakse mitu korraldust siis need 
nummerdatakse.
 Vaidlustamisviitest
5. Viisa(d)   ehk   dokumendi   organisatsiooni   sisene    kooskõlastamine -   käskkirja
kavand   kooskõlastatakse   enne   alllkirjastamist,   kui   nii   on   ettenähtud
asjaajamiskorras.   Kooskõlastavad   teksti   autor   ja   teised   ametiisikud,   kelle
tegevusega  on doument seotud. Kui asjaajamiskord nõuab, vormistab koostaja
omakäelise allkirja ja kuupäeva käskkirja originaalile allkirjast allpool vasakul
lehe   poolel   ja   teised   ametiisikud,   kelle   tegevusega   on   dokument   seotud,
kirjutavad omakäelise allkirja koos kuupäevaga paremale lehe poolele. Kui
kooskõlastajatel   tekib   eriarvamuskavandi   suhtes,   lisatakse   see   käskkirjale
eraldi lehel. Eriarvamuses selgitatakse millega nõus ei olda, miks pole nõus ja
tehakse   ettepanek   küsimuse   lahendmise   kohta.   Eriarvamus   säilitatakse   ka
pärast allkirjutamist originaali juures. Kui käskkirja eelnõu koostaja pole nõus
arvestama kooskõlastajate ettepanekuid, esitab ta oma  poolse  seisukoha samuti
kirjaliku   eriarvamusena.   Otsuse   eriarvamuste   arvestamise   või
mittearvestamise kohta eeb käskkirja allakirjutaja. Dokumendi elektroonilisel
kooskõlastamisel vormisatakse nõusolek dokumendi metaandmetes.
6. Allkiri- käskkirja allkirjastab juht vastavalt oma pädevusele (minister ja 
kantsler , peadirektor, personalidirektor). Allkirjastamise pädevust selgitatakse 
asjaajamiskorras. Paberkandjal käskkiri allkirjastatakse tindisulepeaga, ei ole 
soovitav  ksutada musta tinti.
7. Kuupäev- kirjutatakse samaaegselt allkirjga dokumendile või selle märgib 
dokumendile registreerija pärast dokumendi allakirjutamist. Päev kirjutatakse 
kahekohalisena ja käsitsi, kuu nimetus trükitakse sõnaga ja aastaarv 
neljakohalise numbriga. Kuupäev vormistatakse ca 9,5 cm kaugusel 
dokumendi vasakust veerisest. Käskkiri jõustub allkiirjastamise kuupäevast, 
kui tekstis pole sätestatud muud kuupäeva.
8. Registreerimise järjekorranumber (viit)- igal käskkirja liigil on oma 
numeratsioon . Käskkiri saab järjekorranumbri vastava käskkirjaliigi 
dokumendiregistrist, see märgitakse kuupäeva kõrvale peale käskkirja 
allkirjstmist. Digitaalallkirjaga käskkiri registreeritakse enne allakirjastamist. 
Registreerimise järjekorranumbrid algavad uue asjaajamisperioodi alguses 
number 1-st. 
9.  Jaotuskava - käskkirja tutvustamiseks asjaosalistele tehaks ekäskkirjast 
koopia(d). Originaalkäskkirja jaotuskava real (allkirjastajast allpool) 
märgitakse, täitjad või struktuuriüksused, kellele koopia(d)edastatkse. 
Üldjuhul vormistatkse jaotuskava allkirjast allapoole, käskkirja viimase lehe 
pöördel, eraldi jaotuskavalehele, ki koopia saajaid on arvukalt. Käskkiri tuleb 
teatavaks teha võimalikult kiiresti, sest täitmiseks kohustuslik on ainult 
teatvaks tehtud käskkiri. Üldkäskkiri loetakse tutvustatuks ka siis , kui see on 
edastatud töötajate e- postiaadressidele või kui see on pandud veebilehele.
10. Autor- digitaalkäskkirja vormingusse, mida plangile ei prindita, kuulub 
täiendavalt element Autor. Autoriks võib olla organisatsioon või  ametiisik , 
kellel on organisatsiooni esinadmise õigus.
Käskkirja lisa on dokument, mis käskkirjaga kinnitatakse. Lisa(de)le viidatakse teksti 
korraldavas osas vastava punkti lõpus. Lisa ehk käskkirjaga kinnitatav dokument 
vormistatkse puhtale paberilehele.  Lisal  peavad olema kõik vajalikud elemendid ja ta 
peab olema  allkirjastatud .Iga lisa lehed nummerdatakse eraldi. Lisa esmese lehe 
ülemisse parempoolsesse nurka tehakse märge dokumendi kohta, millega lisa on 
kehtestatud.
Käskkiri registreeritakse peale allakirjutamist vastava käskkirjaliigi registris ühe 
asjaajamisperioodi piires. Digitaalalllirjaga käskkiri reistreeritakse enne 
allkirjastamist. Üldjuhul kantakse  registrisse  vähemal:
 Number
 Akti allakirjutamise kuupäev
 Pealkiri
 Allkirjastaja (kui organisatsioonis on mitu allkirjastajat)
 Koostaja
 Jõustumise kuupäev
 Täitmise tähtaeg
 Kellele suunatud
 Täitmismärge
 Juurdepääsupiirangud
 Andmed kehtivuse kohta
 Andmed akti muutmise kohta vüi kehtetuks tunnistamise kohta
  Andmekandja
Käskkirja täitmise järelvalve- kui käskkirjas on konkreetsed täitmise tähtajad ja 
täitjad, tuleb lahendamine võtta kontrolli alla. Täitmist jälgib koostaja või täitmise 
eest vastutav isik. 
Käskkirja algatamise, väljaandmise ja vormistamise kord sätestatakse organisatsiooni 
asjaajmiskorras.
Nõupidamise ettevalmistamine ja  protokoll .
Nõupidamine on juhtimismeetod, kus kasutatakse spetsialistide teadmisi ja oskusi 
parimae otsustustulemuste saamiseks.
Protokoll on dokument, mis koostatakse nõupidamis või koosoleku käigu ja 
vastuvõetud otsus(t)e fikseerimiseks:
 Millal koosolek toimus
 Kes mida ütles
 Mida otsustati
Koosoleku käigus protokollimise viisid on:
  Audiovisuaalne  salvestus
 Salvestus helilindile diktofoni abil
  Stenografeerimine
 Märkmete tegemine
Lähtuvalt sellest, milline salvestus otsustati valida, vormistatakse :
 Sõna-sõnaline protokoll
 Kokkuvõttev protokoll või
 Ainult vastuvõetud otsus (lühiprotokoll)
Kui kokkuvõtvas protokollis sõnastatakse kokkuvütlikult iga  esineja  olulisem sõnum 
siis lühiprotokollis vormistatakse ainult päevakord ja vstuvõetud otsused.
Protokolli vormingu elemendid on:
1. Dokumendiliigi nimetus PROTOKOLL koos nõupidava organi nimetusega 
trükitakse suurte tähtedega vasakust veerisest 5,5 cm kaugusele dokumendi 
ülaservast.
2. Koostamise koht märgitakse nimetavas käändes altes vasakust veerisest 6,3 
cm kaugusel dokumendi ülaservast
3. Kuupäev- protokolli kuupäevaks on koosoleku toimumise )mitte 
allakirjutamise) kuupäev, seetõttu võib kogu kuupäeva trükkida.
4. Number (viit)- protokollid nummerdatakse jooksvalt asjaajamisperioodi 
algusest kuni selle lõpuni.Numbri saab protokollide registrist, sarja tähise 
dokumentide loetelust.
5. Koosoleku alguse ja lõpu kellaajad- trükitakse dokumendi pealkirja asukohale 
ca 8,5 cm dokumendi ülaservast.
6. Tekst- peab olema konkreetne ja täpne. Teksti osad on järgmised:
 Informastioon osavõtjate kohta
 Päevakord
 Koosoleku käik
7. Allkirjad-protokollile kirjutavad alla koosoleku juhataja ja protokollija, nende 
allkirjad vormistatakse kõrvuti.
8. Jaotuskava- loetelu struktuuriüksustest või täitjatest, kellele saadetakse 
protokolli koopia või väljavõte.
9. Autor- ehk organisatsiooni nimetus kuulub täiendavlt digitaalse protokolli 
vormingusse, mida plangile ei prindita.
Protokolli lisadele viidatakse tekstis vastava otsusepunkti järel. Kui protokollile 
lisatakse  stenogramm , peab sõnavõtja olema sellele alla kirjutanud. NB! Kõik 
protokollile lisatud dokumendid peavad olema allkirjastatud.
Protokoll vormistatakse (trükitakse ja allkirjastatakse) üldjuhul 3 päeva jooksul ühes 
eksemplaris. Protokolli koopia või väljavõtte vormistab ja edastab protokollija 
vastavalt jaotuskavale. Protokolli võib teatavaks teha ka  elektrooniliselt .
Nõupidamise korraldamine.
Nõupidmine on väikese grupi inimeste (optimaalselt 6- 8 inimest) aktiivse vaimse 
koostöö vorm mingi probleemi lahendamisel. Nõupidamise käik protokollitakse. 
Tulemuslikul nõupidamisel on kolm osa:
1. Nõupidamise ettevalmistus
 Määrata nõupidamise eesmärk ja koostada päevakord
 Nõupidamise aeg- nõupidamisest tule ette reatada vähemalt üks nädal.
 Nõupidamise kestus- sõltub arutatavate probleemide sisust. Päevakorra
esimesi küsimusi arutatakse reeglina pikemalt, viimased saavad 
vähema tähelepanu osaks. Sobivaks  kestuseks  peetakse 1,5 tundi.
 Toimumise koht-ruum peaks olema selline kus osalejaid võimalikult 
vähe segatakse ja kus on olemas vajalikud visualiseerimisvahendid.
 Osavõtjad- tuleb kutsuda ainult need, keda vastuvõetav otsus otseselt 
puudutab, kellele on vajalik oskusteave või varasemad kogemused 
probleemi lahendamisel ja kes kannavad vastutust otsuste täitmise eest.
  Kodukord - lepitakse kokku ajalimiit ettekandjale, küsimusteks, 
sõnavõttudeks ja otsuse vastuvõtmiseks. Koosoleku juhataja ülesanne 
on jälgid, et kodukorrast kinni peetakse.
 Nõupidamise läbiviimise ettevalmistamine- määratakse kindlaks 
nõupidamise juhtkond ja nende tööjaotus.
 Otsustamise kord
 Protokollimise viis: sõnasõnaline protokoll, kokkuvõttev protokoll, 
lühiprotokoll
 Otsuse teatavaks tegemise kord
2. Nõupidamise läbiviimine:
 Nõupidamine algb õigeaegselt
 Tehakse teatavaks päevakord, oodatav eesmärk/tulemus, määratakse 
kodukord
 Alustatakse  eelmiste  otsuste täitmise ülevaatamisega ja vajadusel 
protokolli kinnitamisega
 Päevakorrast peetakse kinni
 Iga päevakorrapunkti tutvustamiseks on sissejuhatus lühike, kohe tuleb
jõuda põhiprobleemini
 püütakse kaasa haarata kõik osalejad. 
 Üksikutel ei lubata domineerida
 Jälgitaks eja tuntakse ära nõupidamise  kriitilised punktid: arvamuste 
risused, kõrvallekalded teemast, kiirustavad järeldused, valed otsused
 Nõupidamine peab alati kuhugi välja jõudma: otsuseni või 
konstanteeringuni
3. Nõupidamis ejäreltöö:
 Toimib kindel järelkontrolli süsteem, mis regulaarselt tevitab otsuste 
elluviimise käigust
 Analüüsitakse nõupidamise tulemusi.
Tulemusliku nõupidamise tunnused:
 Selgelt püstitatud eesmärk
 Nõupidamine on korralikult ettevalmistatud
 Nõupidamine algab ja lõpeb õigeaegselt
 Kutsutud vajalikud inimesed
 Aeg ja koht on sobiv nõupidamise korraldamiseks
 Juhataja on täpselt oma õlesanded läbimõelnud
 Koostatakse protokoll
 On olemas järelkontrollisüsteem, et otsused realiseeruksid
 Nõupidamine on efektiivne, st on investeering , mis peab taastootma 
nõupidamiseks kulutatud raha.
Dokumendiringluse korraldamine. Dokumentide registreerimine ja 
menetlemine.
Dokumentide liikumine organisatsioonis nende saamise või koostamise momendist 
kuni täitmise või väljasaatmiseni moodustab dokumendiringluse.
Dokumendiringluse sihipäraseks korraldamiseks on otstarbekas 
organisatsiooniasjaajamiskorrs sätestada dokumendiringluse  skeemid või protsetuurid.
Saabuvate  dokumentide ringluse põhimõtteline  protseduur
1. dokumentide vastuvõtt
3. dokumentide sorteerimine
4. dokumentide registreerimine
5. dokumentide menetlemine
6. vastusdokumendi registreerimine
7. vastusdokumendi väljasaatine/tutvustamine
8. dokumentide  paigutamine  sarja toimikusse vastavalt dokumentide loetelule
Sisedokumentide ringluse põhimõtteline protseduur
1. Töötaja koostab ja vormistab dokumendi eelnõu
2. Koostaja, tema vahetu ülemus ja teised pädevad  spetsialistid viseerivad 
dokumendi
3. Juht(sisu eest vastutaja) allkirjastab ja paneb kuupäeva
4. Dokument kooskõlastatakse teise asutusega (vajadusel)
5.  Tippjuht  kinnitab dokumendi (vajaduse)
6. Koostaja / assistent/registreerib dokumendi vastavs 
dokumendiregistris/allregistris
7. Koostaja/assistent tutvustab dokumenti täitjale vastavalt jaotuskavale 
(valmistab koopiad või edastab elektrooniliselt)
8. Koostaja/assistent paigutab dokumendi originaali dokumentide  loeteluga  
määrtud sarja toimikusse.
1. Dokumendi registreerimise kohustus. Põhjenda.
Ettevõte on kohustatud registreerima ülesannete täitmisel loodud ja saadud 
dokumendid. AÜA §  17.
2. Registreerimise sisu:
 Toimingud enne dokumendi registreerimist
Kontrollida dokumendi terviklikkust, allkirjade olemasolu, 
dokumendis märgitud lisade olemasolu ning adressaadi õigsust AÜA  
§  30.
 Dokumendi registreerimise tähtaeg
Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või 
väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele 
järgneval tööpäeval. Kui  dokumendil  on märge KIIRE, siis dokument 
registreeritakse ja edastatakse viivitamata. AÜA §  32.
 Dokumendi viit
Dok registreeritakse asutuse asjaajamiskorras ettenähtud liikide kaupa 
ja omaette numeratsiooniga. Asjaajamisperioodi algul algab 
registreeritavate dokumentide numeratsioon numbrist 1. Dok reg 
skeem ja viitade süsteem määratakse asutuse asjajamiskorras ja dok 
loetelus . AÜA §  33.
 Algatus-ja vastuskirja registreerimine
Algatuskiri  ja vastuskiri reg ühe asaajamisperioodi piires ühe 
järjekorranumbri all. AÜA §  33 lg 7
 Dokumenti individualiseeriv number
Sama teemat korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel võib 
kasut sama viita ja lisada tuleb individualiseeriv number. AÜA §  33  lg
 8
 Millal on dokument registreeriud
 Dokument on registreeritud kui talle on antud viit ja 
dokumendiregistrisse on kantud dokumendiuvastamist võimaldavad 
andmed vastavalt registreeritava diokumendi liigile. AÜA §  17 lg  3.
3. Registreerimisele kuuluvad dokumendid
 Registreerimisele kuuluvad:
1) Asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid
2) Asutuses kooststud protokollid ja aktid
3)  Lepingud
4) Saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused, 
märgukirjad, taotlused, teabenõude jm).
5)  Suulised tebenõuded, mida ei täideta viivitamata
6) Asutusele tema valitsemisalas või halduses oleva asutuse, 
asutuse struktuuriüksuse, amrniku või töötaja poolt esitatud 
aruanded, selgituse, seletused ja muud dokumendid, kui nende 
esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või see on vajalik 
menetluses oleva asja lahendamiseks
7) Muud õigusaktide ja asutuse asjaajmisekorra kohaselt 
registreerimisele kuuluvad dokumendid. AÜA §  18.
4. Registreerimisele mittekuuluvad dokumendid:
 Isiklikud ja valele  aadressile  või dokumendis mitte märgitud 
adressaadile saabunud dokumendid edastatakse õigele adressaadile neid
asutusesregistreerimata. AÜA §  30 lg 2
5. Ühekordse registreerimise nõue
 Dokumentide regustreerimine asutuses peab olema ühekordne. Juba 
registreeritud dokumente struktuuriüksustes uuesti ei registreerita. AÜA
 §19.
6. Dokumendiregistrisse kantud andmete säilitustähtaeg
 Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris  senikaua , kui 
säilitatakse dokumenti. AÜA §  22
Dokumendiregistrid (Asjaajamiskorra ühtsed alused)
§ 20.  Dokumendiregistrile esitatavad nõuded
 (1) Dokumendiregistri pidamisega tagatakse:
 1) registreeritud dokumentide arvestus;
 2) dokumendi leidmine liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise 
aja, väljaandja, saatja , sarja või muude andmete kaudu;
 3) dokumendist tulenevate ülesannete tähtaegse täitmise kontrolli võimalus.
 (2) Dokumendiregistrisse kantavad andmed seotakse omavahel nii, et neid ei oleks 
hiljem võimalik jälgi jätmata muuta.
 (3) Dokumendiregister võib koosneda allregistritest. 
[RT I, 30.12.2011, 60 - jõust. 02.01.2012]
 (4) Dokumendiregister peab olema varustatud otsingusüsteemiga, mille abil on 
võimalik leida dokumenti registrisse kantud põhiandmete alusel.
Dokumendiregistrisse kantavad andmed 
§ 25.  Õigusaktide kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed
 (1) Asutuses välja antud õigusaktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
 1) akti andja nimetus;
 2) akti liik;
 3) pealkiri;
 4) number;
 5) kuupäev ja vajaduse korral kellaaeg;
 6) jõustumise kuupäev;
 7) juurdepääsupiirangud ( kehtestamise  aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu 
kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
 8) andmed kehtivuse kohta (kehtiv, kehtetu, kehtivuse tähtaeg);
 9) andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta.
 (2) Kui akti jõustumine on seotud akti teatavakstegemise või avaldamisega, siis 
jõustumise kuupäeva registrisse ei kanta.
§ 26.  Protokollide ja aktide kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed
 (1) Asutuses koostatud protokollide ja aktide kohta kantakse registrisse järgmised 
andmed:
 1) organi nimetus (protokollide korral);
 2) number;
 3) kuupäev;
 4) päevakord, teema või pealkiri;
 5) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu 
kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
 6) muud andmed vastavalt asutuse asjaajamiskorrale.
 (2) Töörühmade, komisjonide ja teiste kindla ülesandega üksuste koosolekute 
protokollide kohta võib kanda andmed kirjade juurde registrisse, sidudes need 
asjakohase saabunud või väljasaadetava algatusdokumendi täitmisega.
§ 27.  Lepingute kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed
  Asutuse poolt sõlmitud lepingute kohta kantakse registrisse vähemalt järgmised 
andmed:
 1) lepingupoolte nimed või nimetused ja vajadusel registrikood või sünniaeg;
 2) lepingu liik;
 3) number või tähis;
 4) kuupäev;
 5) lepingu objekt;
 6) jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg või tähtpäev;
 7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu 
kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed).
§ 28.  Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta registrisse kantavad andmed
 (1) Saabunud ja väljasaadetavate dokumentidena registreeritakse § 18 punktides 4 
kuni 6 nimetatud dokumendid koos kõikide  lisadega .
 (2) Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta kantakse registrisse järgmised 
andmed:
 1) saatja või saaja nimi või nimetus ja vajadusel dokumendi registreerija andmed;
 2) saabumise või  saatmise  kuupäev;
 3) saatja posti- või  elektronposti  aadress või muud sideandmed;
 4) dokumendi liik (avaldus, märgukiri,  resolutsioon , teabenõue, kiri vms);
 5) pealkiri või lühike sisukokkuvõte;
 6) dokumendi lisade nimetused ja arv;
 7) dokumendi kuupäev ja vajadusel kellaaeg;
 8) vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul);
 9) mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga 
või anti isiklikult üle);
 10) dokumendi saatja poolt märgitud viit;
[RT I 2007, 54, 365 - jõust. 14.10.2007] 
 11) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu 
kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
 12) sarja tähis;
 13) struktuuriüksuse nimetus või isiku nimi, kellele dokument on suunatud 
lahendamiseks või kes dokumendi koostas;
 14) lahendamise tähtaeg;
 15) täitmismärge (kes täitis, millise toiminguga ja millal);
 16) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad 
õigusaktidega.
Kuidas toimida, kui saabunud dokumendi lahendamine ei kuulu asutuse 
pädevusse ? Tähtaeg ?
Dokumendi  saadan edasi ja informeerin saatjat sellest, et edastasin kirja vastavale 
organisatsioonile, kes tegeleb antud küsimusega 5 tööpäeva jooksul. AÜA § 35 lg 4
Kes on dokumendi läbivaataja ?
Dokument saadetakse asutuse asjaajamiskora kohaselt läbivaatamiseks selle asjaga 
tegelevale struktuuriüksuse juhile või kõrgemalseisvale ametnikule. Juhtkond. AÜA  §
34.
Mida peab läbivaataja määrama ?
Määrab lahendaja, tähtaja ning vajadusel asja lahendamise korra ja muud asjaolud . 
AÜA  § 34.
Andmed dokumendi liikumise kohta täitjalt täitjale märgitakse kohustuslikult 
dokumendiregistrisse.
Kuidas edastatakse paberdokument mitmele täitjale ? 
Mitme täitja puhul edastatakse paberdokument koos selle juurdekuuuluva 
lisamaterjaliga esimesena määratud täitjale, kes juhib asja lahendamist ja vastutab asja
lahendamise eest. Teitele täitjatele edastatakse dokumendi ja selle kjuurde kuuluvate 
materjalide koopiad, koos metaandmetega saadetakse kõigile või täitjad saavad 
vastava sisulise  memo  selle kohta kus dok asub jne
Kuidas edastatakse  digitaaldokument täitjale ?
Digitaaldokumendi väljasaatmisel edastatakse adressaadile:
dokument koos vajalike lisadega ja metaandmetega ning allkirjastatuna, kui seda on 
nõutud
teade milles on märgitud dokumendi saatja, pealkiri, kuupäev, viit ja  viide  dokumendi 
asukohale. AÜA § 42.
Dokumendi täitmise tähtajad.
Ärikirjadele tuleb reageerida 2 tööpäeva jooksul. Dokument vaadatakse läbi, asi 
lahendatakse ja saatjale  teatakse  läbivaatamise ja lahendamise tulemustest  hiljemalt  
30 päeva jooksul kui õigusaktidest ei tulene teisiti. AÜA § 35 lg 1.
Täitmise tähtaja pikendamine.
Tähtaega võib pikendada õigusaktides ettenähtud korras ja tingimustel kahe kuu või 
kuni asja lahendamiseks vajalike täiendavate asjaolude selgitamiseni. Tähtaja 
pikendamise  otsustab asutuse juht või muu pädev isik. Tähtaja pikendamisest 
teatatakse dokumendi esitajale, saatjale või ülesande  andjale  enne tähtaja saabumist. 
AÜA § 35 lg 3.
Dokumendi kooskõlastamine
Dokument saadetakse kooskõlastamiseks kõigepealt astmelt kõige madalamale 
asutusele, ametnikule või töötajale ning seejärel kõrgemal seisvale asutusele või 
astmelt kõrgemale ametnikule või töötajale.  AÜA § 38 lg 1.
Mitmes eksemplaris paberdokumente allkirjastatakse
õigusaktid 1 eksemplaris
protokollid 1 eksemplaris
ametikiri 2 eksemplaris (1 meile ja teine läheb välja)  
lepingud, aktid 2 eksemplaris või siis  vajalikus  arvus AÜA § 40
Kas allkirja faksiimile = omakäeline allkiri
Allkirja faksiimile ega muu allkirja jäljend ei asenda allkirja. AÜA § 40 lg 6.
Millal loetakse asi lahendatuks ?
Asi loetakse lahendatuks kui dokumendist tulenevad toimingud on õigusaktidega 
ettenähtud korras sooritatud ja asjaosalistele on sellest teatatud või kui dokumendi 
saatjale on vastatud. AÜA §  43 lg 1.
Millal loetakse dokument tähtaegselt lahendatuks
Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks või asi lahenatuks kui
vastus on sideettevõttele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtajal
või dokument on asjast  huvitatud isikule digitaalselt kättesaadavaks tehtud või sellest 
on isikule teatatud
või on sooritatud muud õigusaktidega ettenähtud toimingud 
 AÜA § 43 lg 2
Kuidas vormistatakse operatiivselt lahendatud  asja täitmine?
Kui asja lahendamine ei vaja õigusaktide kohaselt eraldi dokumendi koostamist, teeb 
täitja dokumendiregistrisse ja paberdokumendi puhul vajaduse korral ka dokumendile 
täitmismärke, näidates, kuidas, millal ja kes asja lahendas. AÜA § 43 lg 3
Kus sätestatakse dokumentide tähtaegse täitmise kontrollimise kord ?
Dokumentidest tulenevate ülesannete täitmist ning asjade tähtaegset lahendamist 
kontrollitakse vastavalt asutuse asjaajamiskorras sätestatule. 
AÜA§ 44
Dokumendi kooskõlastamine
Dokument saadetakse kooskõlastamiseks kõigepealt astmelt kõige madalamale 
asutusele, ametnikule või töötajale ning seejärel kõrgemal seisvale asutusele või 
astmelt kõrgemale ametnikule või töötajale.  AÜA § 38 lg 1.