Dokumendihalduse konspekt (0)

Dokumendihaldus
Asjaajamise tähtsus:

• Tõendusmaterjal, mis selgitab toimunud tegevusi
  
• Oluline info säilitatakse
  
• Info kättesaadavus
  
• Info kasutatavus
  

Asjaajamise eesmärk:

• Jäädvustada tõene informatsioon
  
• Jäädvustada piisav info nii praeguste kui ka tulevikuvajaduste tarbeks
  
• Tagada, et info säilitataks nii kaua kuni seda vajatakse
  
• Tagada, et info oleks hõlpsasti leitav, selleks luuakse süsteem
  

Eesmärk saavutatakse organisatsiooni dokumendisüstemi abil.
Alatised dokumendid : asutusdokumendid; üldjuhtimist puudutavad dokumendid.
Asjaajamine peab tagama:

• Asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise
  
• Nõetekohase dokumentide vormistamise
  
• Dokumentide kiire ringluse
  
• Dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile
  
• Dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise
  
• Dokumentide tähtaegse täitmise
  

Põhimõisted
Asjaajamine – dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmisel arhiivi.
Dokument – mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.
Arhivaal – dokument, millele on kehtestatud sälitustähtaeg või mida sälitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule.
Asjaajamiskord /asjaajamisjuhis

• Asjaajamiskord reguleerib asutuse dokumendihaldsuse korralsemist st. kogu tööd dokumentatsiooniga ja dokumentide ringlust kõigil etappidel .
  
• Hea asjaajamiskord määrab täpsed õigused ja kohustused igale töötajale, kes dokumendihaldusega kokku puutub.
  

Asjaajamiskord sätestab:

• Dokumentide loomine (vormistamise nõuded)
  
• Dokumentide registreerimine (protseduurireeglid)
  
• Dokumentide menetlemine ja hoidmine asutuses
  
• Asjaajamise üleandmine
  

Seadusega on sätestatud avalik-õiguslike organisatsioonide asjaajamiskord.
Eesti Haridusinfosüsteemis säilitatakse andmeid 75. aastat.
Asjaajamise õiguslik keskkond
Dokumentide täthtsuse tõttu reguleeritakse ja juhendatakse nende haldamist:

• Riiklike dokumendihalduse normdokumentidega
  
• Seadustega
  
• Vabariigi Valitsuse määrustega
  
• Standarditega
  
• Riigikantselei juhendmaterjalidega
  
• Rahvusarhiivi juhistega
  

Arhiivieeskiri:

• ... juhtnöörid dokumendite liigitamise ,
  
• neile säilitusaegade määramise,
  
• alalhoidmise ja säilitamise,
  
• juurdepääsu võimaldamise,
  
• korraldamise ja kirjeldamise,
  
• hävitamise ja avalikku arhiivi üle andmise kohta
  

Asutus peab ka oma dokumendite haldamisel koostama dokumentide loetelu , arhivaalide loetelu, hävitamisakt jm.
Asjaajamiskorra ühtsed alused
...käsitleb nii asutuste asjaajamise korraldamist kui ka teatud dokumendihalduse küsimusi

• nõuded dokumendiplankidele, rekvisiitidele
  
• dokumentide registreerimine, menetlemine
  

Asjaajamise õiguslik keskkond
Avaliku teabe seadus

• Avalik teave on dokumendid, andmebaasid jms, mida asutused avalite ülesannete täitmisel loovad
  
• Avalik teave:
  
  • Teave, mis tuleb avalikustada
    
  • Teave, millele tagatakse juurdepääs teabenõudega
    
  • Juurdepääsupiiranguga teave
    
• Nt. karistusregister, kinnistusregister , väärtpaberiomanige register , jne
  

Avaliku teabe juurdepääsupiirangud on enamasti inimeste eraelu kaitseks.
Digitaalallkirja seadus

• ...digitaalallkirja ja digitaalse templi kasutamiseks vajalikud tingimused ning sertifitseerimisteenuse ja ajatempliteenuse osutamise üle järelvalve teostamise kord
  
• Digitaalallkiri seob endasse allkirja andnud inimese isikuandmed , allkirja andmise ajahetke ja tehnilised andmed, mida on vaja allkirja õigsuse kontrollimiseks tagantjärele.
  

Isikuandmete kaitse seadus

• ...kaitsta isikuandmete töötlemisel füüsilise isiku põhiõigusi ja –vabadusi, eelkõige õigust eraelu puutumatusele
  

Põhiseaduse §26 – õigus perekonna- ja eraelu puutumatusele.
Isikuandmete jaotus:

• Nn tavalised isikuandmed
  
  • Nimi
    
• Delikaatsed isikuandmed
  
  • Terviseseisund , pärilikkus, biomeetrilised andmed, jm
    
• Eraldi töötlemisnõuetele alluv isikukood
  

Isikuandmete avalikustamine

• Mitmed ettevõtted märgivad oma kodulehel klientide turvalisuse huvides isikuandmete töötlemise tingimused:
  
  • Privaatsuskokkulepe
    
  • Privaatsusteade
    
  • Isikuandmete töötlemise tingimused
    
  • Jne...
    

Lõppenud äriühingu dokmente tuleb hoida 10 aastat peale äritegevuse lõppemist.
Töölepinguid tuleb sälitada 10 aastat peale töösuhte lõpemist.
Riskianalüüsi tuleb sälitada ettevõttes 55 aastat.
Tervisekaart, hambakaart tuleb sälitada 110 aastat alates inimese sünnist.
Dokumentidele juurdepääsu korraldamine

• Seaduse järgi saab kohanik asutused teavet kahel viisil:
  
  • Esiteks võib igaüks, kes soovib saada riigi- ja omavalitsuse teavet, esitada asutusele kas kirjaliku või suulise teabenõude.
    
  • Teiseks on iga asutus kohustatud avalikustama teavet internetis. Seaduses on üksikasjalikult loetletud, mille kohta peavad asutused veebilehele teavet paigutama.